Fas 2 - Beslutsdokument - Bilaga 1: Prioriteringsanalys

Investeringsbeslut och Portföljprioritering

SAMMANFATTNING

Datum: 2025-10-01
Projekt: Taktema AI Automation
Antal möjligheter: 7
Total potentiell besparing: 1 843 141 kr/år
Total investering År 1: 1 023 760 kr

STEG 1: NYCKELTAL OCH DATAUTVINNING

Sammanställning av Business Cases

*Komplexitet beräknas i Steg 2

Kategorisering av Ekonomisk Påverkan

Kategorier för årlig besparing:

• HÖG: >400 000 kr/år → BC3 (541 000 kr)
• MEDIUM: 200 000-400 000 kr/år → BC2 (394 420 kr), BC4 (382 000 kr), BC5 (352 168 kr)
• LÅG: 100 000-200 000 kr/år → Inga
• MINIMAL: <100 000 kr/år → BC6 (86 093 kr), BC7 (69 660 kr), BC11 (69 800 kr)

ROI-Kategorier

• Quick Win (<6 månader): BC3 (5 mån), BC4 (3 mån)
• Medium (6-12 månader): BC2 (6 mån), BC11 (10 mån), BC5 (12 mån)
• Lång (>12 månader): BC6 (19 mån), BC7 (21 mån)

Datakvalitetskontroll

✅ Alla finansiella siffror verifierade mot business cases
✅ Ingen saknad data identifierad
⚠️ BC7 har relativt svag NPV (71 420 kr)
✅ Inga negativa NPV identifierade

STEG 2: KOMPLEXITETSPOÄNGRAM

Poängsättning per Dimension (1-5 skala)

Detaljerad Komplexitetsberäkning

BC2 - AI-Dokumentanalys:

• Teknisk: 3 (Standard AI-utveckling med träning)
• Tid: 3 (10 veckor)
• Beroenden: 3 (CRM och dokumentsystem)
• Poäng: 3×0.4 + 3×0.3 + 3×0.3 = 3.0

BC3 - Intelligent Kontraktsanalys:

• Teknisk: 4 (Komplex NLP för svenska juridiska texter)
• Tid: 3 (12 veckor)
• Beroenden: 3 (Juridisk expertis, leverantör)
• Poäng: 4×0.4 + 3×0.3 + 3×0.3 = 3.4

BC4 - Mötestranskribering:

• Teknisk: 1 (Befintlig Teams-funktion)
• Tid: 2 (8 veckor)
• Beroenden: 2 (Policy och IT-support)
• Poäng: 1×0.4 + 2×0.3 + 2×0.3 = 1.6

BC5 - Leverantörsfakturahantering PL:

• Teknisk: 4 (Komplex helhetslösning med AI)
• Tid: 4 (16 veckor)
• Beroenden: 4 (Många externa beroenden)
• Poäng: 4×0.4 + 4×0.3 + 4×0.3 = 4.0

BC6 - Systemintegration:

• Teknisk: 3 (Standard integration)
• Tid: 2 (8 veckor)
• Beroenden: 3 (API-tillgång krävs)
• Poäng: 3×0.4 + 2×0.3 + 3×0.3 = 2.6

BC7 - Tidsrapporteringspåminnelse:

• Teknisk: 2 (Enkel SMS-integration)
• Tid: 3 (12 veckor)
• Beroenden: 2 (Intern integration)
• Poäng: 2×0.4 + 3×0.3 + 2×0.3 = 2.3

BC11 - Leverantörsfakturahantering Ekonomi:

• Teknisk: 2 (Enkel AI-konfiguration)
• Tid: 2 (6 veckor)
• Beroenden: 2 (Fortnox API)
• Poäng: 2×0.4 + 2×0.3 + 2×0.3 = 2.0

STEG 3: PRIORITERINGSMATRIS

Kvadrantplacering

HÖG PÅVERKAN (>400k/år)
↑
    ┌───────────────────┼────────────────────┐
    │                   │     TRANSFORM      │
    │                   │        BC3         │
    │                   │    (541k, 3.4)     │
    ├───────────────────┼────────────────────┤
    │  QUICK WINS       │     STRATEGISK     │
    │     BC4           │      BC2, BC5      │
    │  (382k, 1.6)      │(394k,3.0)(352k,4.0)│
    ├───────────────────┼────────────────────┤
    │   ENKLA VINSTER   │       ÖVERVÄG      │
    │       BC11        │                    │
    │     (70k, 2.0)    │                    │
    ├───────────────────┼────────────────────┤
    │   DEPRIORITERA    │        UNDVIK      │
    │     BC6, BC7      │                    │
    │(86k,2.6)(70k,2.3) │                    │
    └───────────────────┴────────────────────┘
↓
LÅG PÅVERKAN (<100k/år)
               
    LÅG ←────────────────────────────────→ HÖG
              KOMPLEXITET (1-5 poäng)

Kvadrantdefinitioner och Möjligheter

TRANSFORM (Hög påverkan, Hög komplexitet):

• BC3: Intelligent Kontraktsanalys (541 000 kr/år, komplexitet 3.4)

QUICK WINS (Hög påverkan, Låg komplexitet):

• BC4: Mötestranskribering (382 000 kr/år, komplexitet 1.6)

STRATEGISK (Medium påverkan, Medium-Hög komplexitet):

• BC2: AI-Dokumentanalys (394 420 kr/år, komplexitet 3.0)
• BC5: Leverantörsfakturahantering PL (352 168 kr/år, komplexitet 4.0)

ENKLA VINSTER (Låg påverkan, Låg komplexitet):

• BC11: Leverantörsfakturahantering Ekonomi (69 800 kr/år, komplexitet 2.0)

DEPRIORITERA (Låg påverkan, Medium komplexitet):

• BC6: Systemintegration (86 093 kr/år, komplexitet 2.6)
• BC7: Tidsrapporteringspåminnelse (69 660 kr/år, komplexitet 2.3)

STEG 4: INTRESSENTVALIDERING

Status: Valideringssteg har genomförts inom ramen av Fas 1 Styrgruppsmöte och Fas 2 Workshop.

De prioriterade möjligheterna har validerats.

STEG 5: BEROENDEN OCH REKOMMENDATIONER

Beroendemappning

A. Tekniska Beroenden

Delade plattformar:

• AI-plattform delas mellan BC2, BC3, BC5 och BC11
• Fortnox-integration krävs för BC5 och BC11
• Teams/Office 365 för BC4

Systemintegrationer:

• BC6 kräver Bluebeam API-tillgång
• BC5 och BC11 kräver leverantörssamarbete
• BC2 och BC7 behöver WorkCloud-integration

B. Organisatoriska Beroenden

Förändringsledning:

• BC4 kräver policyutveckling och GDPR-granskning
• BC5 kräver samarbete med förstemontörer
• BC7 kan behöva fackligt godkännande

Utbildningsbehov:

• Alla BC kräver användarutbildning
• BC3 kräver juridisk kompetens

C. Externa Beroenden

Leverantörer:

• BC5: Kritiskt beroende av leverantörsvilja
• BC3: Behov av juridisk expertis
• BC6: Beroende av Bluebeam API
• BC2 och BC7: Beroence av Workcloud API

Implementeringsfaser

Riskjusterade Rekommendationer

QUICK WINS - Implementera Omedelbart (Q4 2025)

BC4 - Mötestranskribering

• ✅ ROI: 3 månader
• ✅ Låg komplexitet (1.6)
• ✅ Hög påverkan (382 000 kr/år)
• ✅ Låg investering (73 200 kr)
• Beslut: IMPLEMENTERA OMEDELBART

BC11 - Leverantörsfakturahantering Ekonomi

• ✅ ROI: 10 månader
• ✅ Låg komplexitet (2.0)
• ⚠️ Låg påverkan (69 800 kr/år)
• ✅ Låg investering (60 000 kr)
• Beslut: IMPLEMENTERA SOM DEL AV QUICK WINS

BC3 - Intelligent Kontraktsanalys

• ✅ ROI: 5 månader
• ⚠️ Medium-hög komplexitet (3.4)
• ✅ Högst påverkan (541 000 kr/år)
• ✅ Medium investering (194 000 kr)
• Beslut: PILOT I Q4 2025

STRATEGISK - Nästa Kvartal (Q1 2026)

BC2 - AI-Dokumentanalys

• ✅ ROI: 6 månader
• ⚠️ Medium komplexitet (3.0)
• ✅ Hög påverkan (394 420 kr/år)
• ⚠️ Högre investering (209 760 kr)
• Beslut: IMPLEMENTERA Q1 2026

OPTIMERA - Utvärdera Efter Quick Wins (Q2 2026)

BC5 - Leverantörsfakturahantering PL

• ⚠️ ROI: 12 månader
• ❌ Hög komplexitet (4.0)
• ✅ Hög påverkan (352 168 kr/år)
• ⚠️ Hög investering (300 000 kr)
• Beslut: UTVÄRDERA EFTER BC11 IMPLEMENTATION

SKJUT UPP - Omvärdera 2026

BC6 - Systemintegration

• ❌ ROI: 19 månader
• ⚠️ Medium komplexitet (2.6)
• ❌ Låg påverkan (86 093 kr/år)
• Beslut: VÄNTA PÅ WORKCLOUD-UPPGRADERING

BC7 - Tidsrapporteringspåminnelse

• ❌ ROI: 21 månader
• ⚠️ Låg-medium komplexitet (2.3)
• ❌ Låg påverkan (69 660 kr/år)
• Beslut: DEPRIORITERA

Framgångsmått

Nyckeltal att följa upp:

INVESTERINGSBESLUT SAMMANFATTNING

QUICK WINS (Omedelbart) - 327 200 SEK

BC4: Mötestranskribering (73k) - Projektledare
BC11: Leverantörsfaktura Ekonomi (60k) - Matilda
BC3: Intelligent Kontraktsanalys (194k) - Emil
→ 992 800 SEK årlig besparing, 4-5 månaders återbetalningstid

STRATEGISK (Q1 2026) - 209 760 SEK

BC2: AI-Dokumentanalys (210k) - Kalkylatorer
→ 394 420 SEK årlig besparing, 6 månaders återbetalningstid

SKJUT UPP (Utvärdera senare)

BC5: Leverantörsfaktura PL - Leverantörsberoende
BC6: Systemintegration - Vänta på WorkCloud
BC7: Tidsrapportering - För lång ROI

TOTAL: 537k investering → 1 387k årlig besparing (2.6x ROI)

NYCKELBEROENDEN:

• AI-plattform för BC2, BC3, BC11
• GDPR-policy för BC4
• Leverantörssamarbete för BC5

HUVUDRISKER:

• Adoptionsmotstånd (Låg)
• Teknisk integration (Medium)
• Leverantörsberoenden (Hög för BC5)

BESLUT KRÄVS:

1. Godkänn Quick Wins-paket (327 200 kr)
2. Säkra AI-plattformslicenser
3. Utse projektledare per BC

DETALJERAD ANALYS PER KATEGORI

Quick Wins (3 möjligheter)

• Total investering: 327 200 kr
• Total årlig besparing: 992 800 kr
• Genomsnittlig ROI: 6 månader
• Implementeringstid: Q4 2025
• Nyckelberoenden: GDPR-policy, AI-plattform
• Huvudrisker: Adoptionsmotstånd, juridisk komplexitet
• Framgångskriterier: 80% adoption inom 3 månader

Strategisk (1 möjlighet)

• Total investering: 209 760 kr
• Total årlig besparing: 394 420 kr
• Genomsnittlig ROI: 6 månader
• Implementeringstid: Q1 2026
• Nyckelberoenden: CRM-integration, dokumentsystem
• Huvudrisker: Datakvalitet för prioritering
• Framgångskriterier: 70% automatisering av förfrågningar

Skjut upp (3 möjligheter)

• Total investering: 600 000 kr
• Total årlig besparing: 507 921 kr
• Genomsnittlig ROI: 17 månader
• Implementeringstid: TBD
• Nyckelberoenden: Externa system, leverantörer
• Huvudrisker: Lång ROI, komplexitet
• Framgångskriterier: Omvärdering efter Quick Wins

KVALITETSSÄKRING

Checklista

✅ Alla 7 business cases inkluderade
✅ Finansiella beräkningar verifierade
✅ Komplexitetspoäng dokumenterade
✅ Beroenden kartlagda
✅ Risker identifierade
✅ Implementeringsfaser tydliga
✅ Beslutspunkter definierade
✅ Framgångsmått specificerade
✅ Executive summary komplett

Nästa Steg

1. Vecka 41: Styrgruppspresentation
2. Vecka 41: Investeringsbeslut
3. Vecka 42: Kickoff Quick Wins
4. Vecka 49: Första piloter klara
5. Q1 2026: Utvärdering och nästa fas

Denna analys är baserad på validerade business cases från Taktema-projektet och följer den standardiserade processen för portföljprioritering version 2.0.