Av Lars Diethelm • 24 okt 2025 • 3 min read

Appendix B: AI-policy-mall

[FÖRETAGSNAMN] POLICY FÖR ARTIFICIELL INTELLIGENS

Antagen: [DATUM]
Nästa revidering: [DATUM]
Ansvarig: [NAMN/TITEL]

1. SYFTE OCH OMFATTNING

1.1 Syfte

Denna policy definierar riktlinjer för användning av AI-teknologi inom [Företagsnamn] för att säkerställa:

Ansvarsfull och etisk användning av AI
Skydd av företagets och kundernas data
Efterlevnad av gällande lagstiftning
Maximering av affärsnytta med kontrollerad risk

1.2 Omfattning

Denna policy gäller för:

Alla anställda och konsulter
All användning av AI-verktyg och AI-tjänster
All utveckling av AI-lösningar
All hantering av data för AI-ändamål

2. GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER

2.1 Människan i centrum

AI ska stödja och förstärka mänskligt beslutsfattande, inte ersätta det
Kritiska affärsbeslut ska alltid involvera mänsklig bedömning
AI får aldrig diskriminera baserat på kön, ålder, etnicitet eller andra skyddade attribut

2.2 Transparens och förklarbarhet

Vi ska kunna förklara hur våra AI-system fungerar på en grundläggande nivå
Kunder och medarbetare ska informeras när de interagerar med AI-system
AI-beslut som påverkar individer ska kunna granskas

2.3 Dataskydd och integritet

Personuppgifter används endast för legitima affärsändamål
Minimal datainsamling - endast nödvändig data
Tydligt samtycke för AI-behandling av personuppgifter

3. TILLÅTEN ANVÄNDNING

3.1 Godkända AI-verktyg

Automatiskt godkända för alla medarbetare:

[ChatGPT/Claude för texthjälp - specificera version]
[Grammarly för språkgranskning]
[Företagets egna AI-automationer]

Kräver godkännande från IT-chef:

Nya AI-verktyg för företagsdata
AI-integrationer med befintliga system
AI-verktyg som hanterar kunddata

3.2 Tillåtna användningsområden

✅ Tillåtet:

Textformulering och språkförbättring
Idégenerering och brainstorming
Kodgenerering som granskas av människa
Dataanalys av icke-känslig information
Automatisering av repetitiva administrativa uppgifter

⚠️ Tillåtet med försiktighet:

Översättning av affärsdokument (granska alltid resultatet)
Sammanfattning av stora datamängder
Första utkast till kundkommunikation (granska innan sändning)

❌ Förbjudet:

Behandling av personuppgifter utan explicit samtycke
Automatiska beslut om anställning, befordran eller uppsägning
Generering av juridiska dokument utan juridisk granskning
AI-analys av känslig affärsinformation utan säkerhetsgranskning

4. DATAHANTERING

4.1 Datakategorisering

Öppen data: Kan användas i externa AI-tjänster

Allmän företagsinformation från hemsida
Publika produktbeskrivningar
Icke-konfidentiell marknadsinformation

Intern data: Endast i företagets egna AI-system

Interna processbeskrivningar
Aggregerad försäljningsstatistik
Intern projektdokumentation

Konfidentiell data: Särskild hantering krävs

Kundlistor och kontaktuppgifter
Finansiell information
Strategiska planer och affärshemligheter

Personuppgifter: GDPR-compliance obligatorisk

Medarbetardata
Kundpersonuppgifter
Alla data som kan identifiera individer

4.2 Datasäkerhet

Ingen känslig data får laddas upp till externa AI-tjänster utan kryptering
Regelbundet ta bort AI-chatthistorik som innehåller företagsdata
Använd företagets VPN vid AI-användning med känslig data
Rapportera omedelbart eventuella dataläckage till IT-chef

5. KVALITETSKONTROLL

5.1 AI-genererat innehåll

Allt AI-genererat innehåll ska granskas av människa före användning
Källor och faktapåståenden ska verifieras
Juridiska och finansiella texter kräver expertgranskning

5.2 Bias och diskriminering

Testa AI-system för potentiell bias innan implementation
Övervaka AI-beslut för diskriminerande mönster
Rapportera misstänkt bias till närmaste chef

6. ANSVARSOMRÅDEN

6.1 VD/Ledningsgrupp

Sätta strategisk riktning för AI-användning
Allokera resurser för AI-implementationer
Säkerställa efterlevnad av denna policy

6.2 IT-chef/AI-ansvarig

Godkänna nya AI-verktyg och integrationer
Övervaka säkerhet och compliance
Utbilda medarbetare i säker AI-användning

6.3 Avdelningschefer

Säkerställa att teamet följer AI-policyn
Identifiera AI-möjligheter inom sitt område
Rapportera AI-relaterade problem

6.4 Alla medarbetare

Följa denna policy i all AI-användning
Rapportera säkerhets- eller etikproblem
Hålla sig uppdaterade om AI-riktlinjer

7. UTBILDNING OCH KOMPETENSUTVECKLING

7.1 Obligatorisk utbildning

Alla medarbetare: Grundkurs i AI-säkerhet (årligen)
Chefer: AI-etik och ansvarsfull implementation
IT-personal: Teknisk AI-säkerhet och integration

7.2 Kontinuerlig utveckling

Månatliga AI-tips och best practices
Kvartalsgenomgång av nya AI-verktyg
Årlig revidering av AI-kompetens och behov

8. INCIDENTHANTERING

8.1 Rapportering

Rapportera omedelbart till IT-chef:

Misstänkt dataläckage genom AI-verktyg
AI-system som beter sig oväntat
Potentiell diskriminering eller bias
Säkerhetsincidenter relaterade till AI

8.2 Åtgärdsprocess

Omedelbart: Stoppa användning av problematisk AI-tjänst
Inom 24h: Utvärdera omfattning och påverkan
Inom 72h: Implementera korrigerande åtgärder
Inom 1 vecka: Dokumentera lärdomar och uppdatera riktlinjer

9. LEVERANTÖRER OCH PARTNERS

9.1 Krav på AI-leverantörer

GDPR-compliance och databehandlingsavtal
Transparent information om AI-modeller och träningsdata
Möjlighet att exportera eller radera företagsdata
Support på svenska under svenska arbetstider

9.2 Due diligence

Säkerhetsgranskning av alla nya AI-verktyg
Kontroll av leverantörens finansiella stabilitet
Referenscheck från liknande företag

10. COMPLIANCE OCH LAGSTIFTNING

Laglig grund för AI-behandling av personuppgifter
Tydlig information till registrerade
Möjlighet för individer att begära rättelse eller radering

10.2 EU AI Act

Riskklassificering av alla AI-system
Dokumentation av högrisksystem
Regelbunden övervakning och testning

10.3 Branschspecifik reglering

[Lägg till relevanta branschregleringar]
[T.ex. finansiella tjänster, healthcare, etc.]

11. POLICYLRÖVNING OCH UPPDATERING

11.1 Regelbunden revidering

Årlig genomgång av hela policyn
Kvartalsvis uppdatering av verktygslistor
Omedelbar uppdatering vid nya regleringar

11.2 Feedback och förbättringar

Medarbetare uppmuntras att föreslå förbättringar
Regelbunden utvärdering av policyns effektivitet
Anpassning baserat på erfarenheter och incidenter

12. KONTAKTINFORMATION

AI-ansvarig: [Namn], [Email], [Telefon] IT-chef: [Namn], [Email], [Telefon] Dataskyddsombud: [Namn], [Email], [Telefon]

För akuta AI-säkerhetsincidenter: [24/7 kontaktuppgifter]

SLUTSATS

Denna policy ska ses som ett levande dokument som utvecklas med vår AI-mognad och externa förutsättningar. Målet är att möjliggöra innovation och effektivitet genom AI samtidigt som vi upprätthåller säkerhet, etik och lagefterlevnad.

Senast uppdaterad: [DATUM]
Nästa obligatoriska revidering: [DATUM]

Genom att använda AI-verktyg i sitt arbete accepterar medarbetaren att följa denna policy och rapportera eventuella avvikelser eller problem.