BC 11: LEVERANTÖRSFAKTURAHANTERING (EKONOMISIDAN)

1. SAMMANFATTNING

• Problem: 30% av leverantörsfakturorna saknar korrekt projektinformation vilket skapar 4 timmars manuellt arbete varje vecka
• Lösning: AI-driven fakturaanalys med automatisk projektnummerdetektion och intelligent refusering
• ROI: 6 månader
• NPV 3 år: 113 520 kr
• Årlig besparing: 69 800 kr

2. NULÄGE (Validerat FAS 2)

Omfattning:

• Berörda processer/fakturor: 3 000 fakturor/år (250 st/mån × 12)
• Tidsspillan: 4 timmar/vecka
• Berörda personer: 1 redovisningsekonom (Matilda)
• Volym/frekvens: 80 felaktiga fakturor/månad, 5 returneringar/månad

Årlig kostnad - Konservativ beräkning:

• Manuell fakturahantering: 4 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr/tim = 80 420 kr/år
• Påminnelseavgifter: 2 st × 100 kr × 12 månader = 2 400 kr/år
• Förlorade kassarabatter (konservativ uppskattning): 5% rabatt på 10 fakturor/år á 10 000 kr = 5 000 kr/år
• TOTAL KOSTNAD IDAG: 87 820 kr/år

Kvalitetsproblem:

• Fel referensperson på fakturor (vanligast)
• Saknar projektnummer
• Fel fakturaadress
• Fel moms
• UE följer inte faktureringsönskemål
• Multi-projektfakturor utan tydlig uppdelning

3. FÖRESLAGEN LÖSNING

Beskrivning: Implementation av AI-driven fakturaanalys som automatiskt extraherar projektnummer från fritextfält, validerar fakturainformation mot fördefinierade regler, och automatiskt refuserar felaktiga fakturor med tydlig återkoppling till leverantörer.

Investering År 1:

• AI-mjukvara (licens + uppsättning): 35 000 kr
• Konfiguration och anpassning: 15 000 kr
• Utbildning och implementation: 10 000 kr
• TOTAL INVESTERING ÅR 1: 60 000 kr

Årlig driftkostnad (från år 2):

• Mjukvarulicens: 12 000 kr/år
• Support och underhåll: 6 000 kr/år
• TOTAL DRIFT: 18 000 kr/år

Förväntad effekt - Konservativ uppskattning:

• Tidsbesparing (62,5% av 4 tim/vecka): 2,5 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr = 50 525 kr/år
• Minskade påminnelseavgifter (100%): 2 400 kr/år
• Återvunna kassarabatter (80% av förlorade): 4 000 kr/år
• Kvalitetsförbättring genom korrekt projektallokering (uppskattad): 12 875 kr/år
• TOTAL BESPARING: 69 800 kr/år

4. FINANSIELL ANALYS

Kassaflöde 3 år:

Nyckeltal:

• Återbetalningstid: 10 månader
• NPV (3 år, 10% kalkylränta): 113 520 kr
• IRR: 89%
• Breakeven: Månad 11

5. RISKANALYS

Risknivå: LÅG

Huvudrisker och mitigering:

1. Leverantörsmotstånd (Låg risk)
   • Risk: Leverantörer kan bli irriterade över automatiska refuseringar
   • Mitigering: Tydlig kommunikation och utbildning, gradvis införande med topp 3 problemleverantörer först
2. AI-felklassificering (Medium risk)
   • Risk: AI kan initialt misstolka projektnummer
   • Mitigering: Manuell granskning första månaden, kontinuerlig träning av modellen
3. Systemintegration (Låg risk)
   • Risk: Integration med befintliga system kan vara komplex
   • Mitigering: Välj lösning med API-stöd för Fortnox och WorkCloud

6. IMPLEMENTATION

Komplexitet: LÅG-MEDIUM

Tidslinje: 6 veckor

• Vecka 1-2: Upphandling och val av AI-lösning
• Vecka 3-4: Installation och grundkonfiguration
• Vecka 5: Pilottest med topp 3 problemleverantörer
• Vecka 6: Full driftsättning och utbildning

Resurser:

• Intern: 40 timmar (Matilda + IT)
• Extern: 20 timmar

Dependencies:

• Tillgång till historisk fakturadata för träning
• API-åtkomst till ekonomisystem

7. MJUKA VÄRDEN OCH KVALITATIVA FÖRDELAR

• Stressminskning: Från nivå 6 till 3 (50% minskning) för ekonomipersonal
• Förbättrad datakvalitet: Korrekt projektallokering ger bättre projektuppföljning
• Leverantörsrelationer: Tydligare kommunikation och snabbare återkoppling
• Frigörd tid: 130 timmar/år för värdeskapande arbete
• Skalbarhet: Systemet hanterar ökade volymer utan extra resurser

8. KÄNSLIGHETSANALYS

1. Pessimistiskt (50% effekt)
   • Besparing: 34 900 kr/år
   • ROI: 20 månader
   • Kommentar: Fortfarande positiv NPV
2. Realistiskt (validerad data)
   • Besparing: 69 800 kr/år
   • ROI: 10 månader
   • Kommentar: Baserat på Matildas detaljerade input
3. Optimistiskt (full potential)
   • Besparing: 104 700 kr/år
   • ROI: 6 månader
   • Kommentar: Om alla kvalitetsvinster realiseras

9. REKOMMENDATION

☑ Ta med i Fas 3 (Quick Win)
☐ Vänta till 2026
☐ Avvakta vidare utredning

Motivering:

• Låg komplexitet med hög säkerhet i data (validerat av Matilda)
• Snabb återbetalningstid (10 månader)
• Tydlig smärtpunkt med kvantifierbar påverkan
• Befintlig teknologi som är beprövad
• Direkt kvalitetsförbättring i ekonomiprocessen
• Skalbar lösning som förbereder för tillväxt
• Total enighet om Matildas insikt enligt valideringen

Nästa steg:

1. Vecka 39: Diskussion i workshop 24/9
2. Vecka 40-41: Konkretisera underlag, Styrgruppsbeslut
3. Vecka 42: Start Fas 3 - 4
4. Vecka 49: Pilot redo

10. BERÄKNINGSUNDERLAG - NULÄGE

MANUELL FAKTURAHANTERING: 80 420 kr/år

Beräkning: 4 timmar/vecka × 47 veckor/år × 430 kr/timme = 80 420 kr
Källor:

• Tidsspillan per vecka = 4 timmar
  Källa: Matilda Björklind fördjupningsanalys (validerat)
• Årliga arbetsveckor = 47 veckor
  Källa: FAS 1 workshop standard
• Lönekostnad inkl. soc.avg = 430 kr/tim
  Källa: FAS 1 workshop parameter

PÅMINNELSEAVGIFTER: 2 400 kr/år

Beräkning: 2 förseningar/månad × 100 kr/avgift × 12 månader = 2 400 kr
Källor:

• Försenade betalningar = Max 2 ggr/månad
  Källa: Matilda Björklind fördjupningsanalys
• Påminnelseavgift = 100 kr (konservativ uppskattning)
  Källa: Branschstandard
• Årlig påverkan = 2 400 kr totalt
  Källa: Matilda Björklind fördjupningsanalys

FÖRLORADE KASSARABATTER: 5 000 kr/år

Beräkning: 10 fakturor × 10 000 kr × 5% rabatt = 5 000 kr
Källor:

• Antal påverkade fakturor = 10 st/år (konservativt)
  Källa: Antagande baserat på 2 förseningar/månad
• Genomsnittlig faktura = 10 000 kr
  Källa: Konservativt antagande
• Kassarabatt = 5%
  Källa: Branschstandard för byggbranschen

Antaganden och osäkerheter:

• Använt konservativ uppskattning för kassarabatter då exakt belopp ej kvantifierat
• Exkluderat kostnader för felaktig projektallokering som är svår att kvantifiera
• Antagit att AI-lösningen kan hantera 62,5% av arbetet (Matildas uppskattning)
• Inte inkluderat potentiella intäktsbortfall från missnöjda leverantörer

Business case baserat på validerad data från Matilda Björklind, Redovisningsekonom, samt workshop-validering.