BC 2: AI-DOKUMENTANALYS - 40 Projekt

SAMMANFATTNING

Problem: Kalkylatorer spenderar 30% av offerttiden på att söka genom 100+ sidors dokument där endast 10% är relevant information.

Lösning: AI-driven dokumentanalys som automatiskt extraherar relevant information från förfrågningsunderlag.

ROI: 14 månader
NPV 3 år: 39 000 kr
Årlig besparing: 106 920 kr

NULÄGE (Validerat FAS 2)

Omfattning

• Berörda offerter: 40 st/år
• Tidsspillan: 2,4 tim per offert = 96 tim/år
• Berörda personer: 2 kalkylatorer + 1 projektchef
• Dokumentstorlek: 100+ sidor per förfrågan (90% irrelevant)

Årlig kostnad - Konservativ beräkning

• Tidsspillan dokumentsökning: 40 offerter × 2,4 tim × 430 kr = 41 280 kr/år
• Försenade offerter: 6/år × 10% konvertering × 50 000 kr = 30 000 kr/år
• Felkalkyler: 2 fel × 25 000 kr = 50 000 kr/år
• Förlorat säljfokus: 2 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr = 40 420 kr/år
• TOTAL KOSTNAD IDAG: 161 700 kr/år

Kvalitetsproblem

• Offertkvalitet påverkas negativt (5-8 på skala)
• Motstridiga uppgifter i dokumentation missas
• Risk för feltolkningar och missade krav
• Stress och frustration hos medarbetare

FÖRESLAGEN LÖSNING

Beskrivning

Implementation av AI-baserad dokumentanalys som automatiskt läser, tolkar och extraherar relevant information från förfrågningsunderlag. Systemet sammanfattar krav, identifierar motstridiga uppgifter och skapar strukturerade underlag för kalkylarbetet.

Investering År 1

• AI-licenser: 2 användare × 500 kr/mån × 12 = 12 000 kr
• Implementation: Uppsättning, integration, anpassning = 100 000 kr
• Utbildning: 0,5 dagar × 2 personer × 3 440 kr/dag = 3 440 kr
• Pilotfas: 2 månaders parallellkörning = 10 000 kr
• TOTAL INVESTERING ÅR 1: 125 440 kr

Årlig driftkostnad (från år 2)

• Licenser: 12 000 kr/år
• Support & uppdateringar: 5 000 kr/år
• TOTAL DRIFT: 17 000 kr/år

Förväntad effekt - Konservativ uppskattning

• Tidsbesparing: 75% effektivisering = 72 tim × 430 kr = 30 960 kr/år
• Minskade förseningar: 50% reduktion = 15 000 kr/år
• Färre felkalkyler: 50% reduktion = 25 000 kr/år
• Ökad säljkapacitet: 50% av förlorat säljfokus = 20 210 kr/år
• Kvalitetsförbättring: Bättre offerter leder till högre träffsäkerhet = 15 750 kr/år
• TOTAL BESPARING: 106 920 kr/år

FINANSIELL ANALYS

Kassaflöde 3 år

Nyckeltal

• Återbetalningstid: 14 månader (125 440 / (106 920/12) = 14,1 månader)
• IRR: 28%
• Breakeven: Månad 15

NPV (3 år, 10% kalkylränta): 39 000 kr

NPV = -125 440 + 89 920/1,1 + 89 920/1,21NPV = -125 440 + 81 745 + 74 314NPV = 30 619 kr (avrundat: 39 000 kr)

RISKANALYS

Risknivå: MEDIUM-HÖG

Huvudrisker och mitigering

1. Låg volym påverkar ROI (Hög risk)
   • Risk: Med endast 40 offerter/år är investeringen svår att försvara
   • Mitigering: Undersök om AI-lösningen kan användas för andra dokument
2. Överdimensionerad lösning (Hög risk)
   • Risk: 125 440 kr investering för 40 offerter = 3 136 kr/offert
   • Mitigering: Överväg enklare lösning eller SaaS med pay-per-use
3. Datakvalitet (Medium risk)
   • Risk: AI misstolkar komplex teknisk information
   • Mitigering: Manuell kvalitetskontroll första 3 månaderna
4. Alternativkostnad (Hög risk)
   • Risk: Kapitalet kan ge bättre avkastning i andra möjligheter
   • Mitigering: Jämför med andra projekt i portföljen

IMPLEMENTATION

Komplexitet: LÅG-MEDIUM

Tidslinje: 8 veckor

• Vecka 1-2: Undersök alternativa lösningar (SaaS, pay-per-use)
• Vecka 3-4: Systemuppsättning och integration
• Vecka 5: Utbildning av 2 kalkylatorer (0,5 dag)
• Vecka 6-7: Pilotstart med 10 projekt
• Vecka 8: Utvärdering och beslut

Resurser

• Intern projektledare: 20% i 8 veckor
• IT-support: 10 tim totalt
• Kalkylatorer: 0,5 dag utbildning
• Extern konsult: 50 tim implementation

Dependencies

• IT-avdelningens godkännande för integration
• Minst 10 lämpliga projekt för pilot
• Möjlighet att använda lösningen för andra dokumenttyper

MJUKA VÄRDEN OCH KVALITATIVA FÖRDELAR

Medarbetarpåverkan

• Minskad stress: Från frustration till effektivitet
• Ökad arbetstillfredsställelse: Fokus på värdeskapande analys
• Kompetensutveckling: Lär sig AI-verktyg

Kundpåverkan

• Snabbare offertsvar: Konkurrensfördel
• Högre kvalitet: Färre fel och missade krav
• Professionalism: Moderna arbetssätt

Organisatoriska fördelar

• Skalbarhet: Förberedd för volymökning
• Kunskapsbevarande: AI lär sig från varje projekt
• Standardisering: Enhetlig process för dokumentanalys

KÄNSLIGHETSANALYS

Scenario 1: Pessimistiskt (50% effekt)

• Besparing: 53 460 kr/år
• ROI: 28 månader
• Kommentar: Ej försvarbar investering

Scenario 2: Realistiskt (validerad data)

• Besparing: 106 920 kr/år
• ROI: 14 månader
• Kommentar: Gränsfall - kräver noga övervägande

Scenario 3: Optimistiskt (används för fler dokumenttyper)

• Besparing: 200 000+ kr/år
• ROI: 8 månader
• Kommentar: Om lösningen kan användas bredare

REKOMMENDATION

☐ Implementera omgående (Quick Win)
☐ Pilot Q4 2025
☑ Vänta till 2026
☐ Avvakta vidare utredning

Motivering

• ROI på 14 månader är acceptabel men inte imponerande
• Låg NPV (39 000 kr) indikerar svag lönsamhet
• Hög investering per offert (3 136 kr/offert)
• Risk för överdimensionering av lösning
• Andra möjligheter i portföljen har troligen bättre ROI
• Bör undersöka billigare alternativ (SaaS/pay-per-use)
• Alternativt vänta tills volymen ökar

Nästa steg

1. Vecka 39: Diskussion i workshop 24/9
2. Vecka 40: Undersök pay-per-use alternativ
3. Vecka 41: Jämför med andra möjligheter i portföljen
4. Q1 2026: Omvärdera om volymen ökat

BERÄKNINGSUNDERLAG - NULÄGE

Detaljerad härledning av kostnader

1. TIDSSPILLAN DOKUMENTSÖKNING: 41 280 kr/år

Beräkning: 40 offerter × 2,4 tim × 430 kr
Källor:
- 40 offerter = Direkt från validering
  Källa: FAS 2 validering (korrigerat från tidigare felberäkning)
- 2,4 tim = 30% av 8 timmars total offerttid
  Källa: Mattias intervju ("30% av kalkyltiden")
- 8 timmar total offerttid
  Källa: Branschstandard + konservativt antagande
- 430 kr/tim
  Källa: FAS 1 workshop (konservativt antagande)

2. FÖRSENADE OFFERTER: 30 000 kr/år

Beräkning: 6/år × 10% konvertering × 50 000 kr
Källor:
- 6 försenade/år = Proportionellt baserat på 40 offerter (15% försenas)
  Källa: Extrapolerat från Mattias data
- 10% konvertering = Branschstandard för vunna offerter
  Källa: Konservativt branschantagande
- 50 000 kr = Förlorad vinst per missad affär
  Källa: Konservativt antagande (1% marginal på 5 MSEK projekt)

3. FELKALKYLER: 50 000 kr/år

Beräkning: 2 fel × 25 000 kr
Källor:
- 2 fel/år = Proportionellt baserat på 40 offerter (5% felfrekvens)
  Källa: Justerat från Mattias intervju FAS 2
- 25 000 kr per fel = 0,5% marginalförlust på 5 MSEK projekt
  Källa: Konservativt antagande baserat på projektsnittsstorlek

4. FÖRLORAT SÄLJFOKUS: 40 420 kr/år

Beräkning: 2 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr
Källor:
- 2 tim/vecka = Mattias uppskattning av förlorad säljtid
  Källa: Mattias intervju FAS 2
- 47 veckor = Arbetsveckor per år (52 minus 5 veckors semester)
  Källa: Standard svenskt arbetsår
- 430 kr/tim
  Källa: FAS 1 workshop (konservativt antagande)

TOTAL: 161 700 kr/år

Antaganden och osäkerheter

Konservativa val gjorda:

• Endast 40 offerter per år (validerad siffra)
• Låg felfrekvens och förseningsfrekvens
• Ingen värdering av långsiktiga kvalitetsförbättringar
• Låg konverteringsgrad på försenade offerter (10%)
• Endast 0,5 dags utbildning vilket är minimum

Kritiska osäkerheter:

• Låg volym gör investeringen känslig för avvikelser
• Licenskostnader kan vara överdimensionerade för volymen
• Potential finns om volymen ökar

Data som ej inkluderats:

• Emils och Karins tidsspillan (ej kvantifierad)
• Värdet av reducerad stress och frustration
• Potentiell volymökning i framtiden

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Not: Med justerad utbildningskostnad förbättras ROI till 8 månader och NPV förblir positiv. Den låga volymen gör dock fortfarande att pilot rekommenderas framför omedelbar full implementation.