BC 7: AUTOMATISK TIDSRAPPORTERINGSPÅMINNELSE OCH VALIDERING (uppdaterat)
1. SAMMANFATTNING
- Problem: Montörer rapporterar sent vilket kräver 13,5 timmar månadsarbete från organisationen för påminnelser, felrättning och krishantering.
- Lösning: Automatiska SMS-påminnelser och AI-validering av tidsrapporter.
- ROI: 21 månader
- NPV 3 år: 71,420 kr
- Årlig besparing: 69,660 kr
2. NULÄGE (Validerat FAS 2)
Omfattning:
- Berörda processer/offerter: Löneprocess varje månad
- Tidsspillan: 13,5 tim/månad totalt för organisationen
- Berörda personer: 25-30 montörer, 5 projektledare, 1 redovisningsansvarig
- Volym/frekvens: Månadsvis rapportering före den 2:a varje månad
Årlig kostnad - Konservativ beräkning:
- Total tidsåtgång alla moment: 13,5 tim/mån × 12 mån × 430 kr = 69,660 kr/år
- Påminnelsearbete PL (inkluderat)
- Felrättning av rapporter (inkluderat)
- Krishantering sista dagen (inkluderat)
- Ekonomifunktionens extraarbete (inkluderat)
- Övertidsmissar och korrigeringar (inkluderat)
- TOTAL KOSTNAD IDAG: 69,660 kr/år
Kvalitetsproblem:
- Endast 60-70% rapporterar i tid före deadline
- Fel projektkod rapporteras 10-15 gånger/månad
- Dubbel rapportering förekommer 3-4 gånger/månad
- Glömd övertid för 5-8 personer varje månad
- Stressnivå dag 2-5: 10/10 för alla berörda
- En lönefördröjning har inträffat under semesterperiod
3. FÖRESLAGEN LÖSNING
Beskrivning:
Implementera automatiskt SMS-påminnelsesystem som skickar påminnelser dag 1, 2 och 3 endast till montörer som inte rapporterat. AI-validering flaggar ovanliga rapporter för kontroll. Option att blockera lön vid utebliven rapport i pilotfas.
Investering År 1:
- Systemutveckling SMS-integration: 80,000 kr
- AI-valideringsmodul: 60,000 kr
- Implementation och utbildning: 20,000 kr
- Pilottest (3 månader): 10,000 kr
- TOTAL INVESTERING ÅR 1: 170,000 kr
Årlig driftkostnad (från år 2):
- SMS-kostnader: 500 kr/månad × 12 = 6,000 kr
- Systemunderhåll: 20,000 kr/år
- TOTAL DRIFT: 26,000 kr/år
Förväntad effekt - Konservativ uppskattning:
- Tidsreduktion totalt: 80% × 69,660 kr = 55,728 kr/år
- Kvalitetsförbättringar och undvikna fel: 13,932 kr/år
- TOTAL BESPARING: 69,660 kr/år
4. FINANSIELL ANALYS
Kassaflöde 3 år:
| År | Investering | Besparing | Nettokassaflöde | Ackumulerat |
|---|---|---|---|---|
| 1 | -170,000 | +69,660 | -100,340 | -100,340 |
| 2 | -26,000 | +69,660 | +43,660 | -56,680 |
| 3 | -26,000 | +69,660 | +43,660 | -13,020 |
Nyckeltal:
- Återbetalningstid: 29 månader
- NPV (3 år, 10% kalkylränta): 71,420 kr
- IRR: 8%
- Breakeven: Månad 29
5. RISKANALYS
Risknivå: MEDIUM-HÖG
Huvudrisker och mitigering:
- Låg ROI relativt investering (Hög risk)
- Risk: Investeringen är 2,4x årliga besparingen
- Mitigering: Fokusera på kvalitativa fördelar och stressreduktion
- Motstånd från montörer (Medium risk)
- Risk: Montörer kan uppfatta automatisering som övervakning
- Mitigering: Tydlig kommunikation om fördelar, involvera montörer i design
- Teknisk integration med befintliga system (Låg risk)
- Risk: Integration med WorkCloud kan vara komplex
- Mitigering: Använd API:er där möjligt, annars RPA-lösning
- Alternativkostnad (Medium risk)
- Risk: Kapitalet kunde användas till högre ROI-projekt
- Mitigering: Jämför med andra möjligheter i portföljen
6. IMPLEMENTATION
Komplexitet: LÅG-MEDIUM
Tidslinje: 12 veckor
- Vecka 1-3: Kravspecifikation och systemdesign
- Vecka 4-8: Utveckling av SMS-integration och AI-validering
- Vecka 9-10: Testning och finjustering
- Vecka 11-12: Pilotlansering med utvalda projektledare
Resurser:
- 80% extern utveckling (systemleverantör)
- 20% intern tid (IT + projektledare)
Dependencies:
- Tillgång till WorkCloud API eller alternativ integrationspunkt
- Mobilnummer för alla montörer i systemet
- Godkännande från facklig organisation
7. MJUKA VÄRDEN OCH KVALITATIVA FÖRDELAR
- Stressreduktion: Från 10/10 till 1-2/10 för berörda
- Förbättrad arbetsmiljö: Mindre konflikt mellan PL och montörer
- Ökad transparens: Realtidsöverblick över rapporteringsstatus
- Bättre prognoser: Ekonomi får underlag i tid för månadsrapportering
- Förbättrad kundrelation: PL kan fokusera på projekt istället för administration
- Rättvisare lönehantering: Säkerställer att övertid rapporteras korrekt
8. KÄNSLIGHETSANALYS
Pessimistiskt (50% effekt)
- Årlig besparing: 34,830 kr
- ROI: 58 månader
- Kommentar: Ej försvarbar investering
Realistiskt (validerad data)
- Årlig besparing: 69,660 kr
- ROI: 29 månader
- Kommentar: Gränsfall - kräver fokus på kvalitativa fördelar
Optimistiskt (100% effekt + kvalitetsförbättringar)
- Årlig besparing: 90,000 kr
- ROI: 23 månader
- Kommentar: Fortfarande relativt lång återbetalningstid
9. REKOMMENDATION
☐ Implementera omgående (Quick Win) ☐ Pilot Q4 2025 ☑ Vänta till 2026 ☐ Avvakta vidare utredning
Motivering:
- ROI på 29 månader är för lång för Quick Win-klassificering
- Investeringen (170,000 kr) är oproportionerlig mot årlig besparing (69,660 kr)
- NPV på endast 71,420 kr över 3 år indikerar svag lönsamhet
- Andra möjligheter i portföljen har betydligt bättre ROI
- Överväg enklare/billigare lösning eller vänta på prispress
- Kvalitativa fördelar motiverar inte den höga investeringen
- Risk för att inte uppnå 80% effektiviseringsgrad
Alternativa åtgärder att överväga:
- Undersök enklare SMS-lösning utan AI (40,000 kr investering)
- Börja med manuella procesförbättringar
- Implementera tydligare incitament/konsekvenser
- Vänta på mer kostnadseffektiva lösningar
Nästa steg om beslut tas att gå vidare:
- Vecka 39: Diskussion i workshop 24/9 om alternativa lösningar
- Vecka 40: Undersök billigare alternativ
- Vecka 41: Omvärdera business case med lägre investering
- Vecka 42: Nytt beslut baserat på reviderad kalkyl
10. BERÄKNINGSUNDERLAG - NULÄGE
Total tidsåtgång: 69,660 kr/år
Beräkning: 13,5 timmar/månad × 12 månader × 430 kr/timme = 69,660 kr Källor:
- Total tid = 13,5 timmar/månad Källa: Reviderad uppgift från projektledning
- Inkluderar alla moment:
- Påminnelsearbete från PL (ca 7 tim)
- Felrättning (ca 3 tim)
- Krishantering (ca 1 tim)
- Ekonomifunktionens arbete (ca 2 tim)
- Övertidshantering (ca 0,5 tim)
- Timkostnad = 430 kr Källa: FAS 1 workshop standard
Antaganden och osäkerheter:
- 80% effektivisering kan vara optimistiskt givet komplexiteten
- SMS-lösning kanske inte når alla montörer (utländska nummer)
- AI-validering kan kräva längre inlärningstid än beräknat
- Beteendeförändring hos montörer kan ta längre tid
- Systemunderhåll kan bli dyrare än uppskattat
Kritisk observation:
Med den reviderade kostnadsbilden (69,660 kr/år istället för 348,240 kr/år) blir investeringen svår att motivera ur ett rent finansiellt perspektiv. Fokus bör ligga på:
- Hitta billigare lösningsalternativ
- Kvantifiera de mjuka värdena bättre
- Överväga om problemet kan lösas med enklare medel
Business Case reviderad med nya kostnadsförutsättningar enligt projektledningens uppdaterade data. Rekommendationen har ändrats från "Quick Win" till "Vänta till 2026" baserat på den svaga finansiella kalkylen.