BC02 - FAS 3 MATERIAL - AI-DOKUMENTANALYS FÖR OFFERTER

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Extraherad data från Business Case
2. Förberedelseformulär - Förfyllt och uppdaterat
3. Workshop-agenda - Anpassad tvåstegsprocess
4. Intervjufrågor - Förberedda och uppdelade
5. Frågebatteri för uppföljningssamtal
6. Datainsamlingsmatrix - Komplett
7. Validerad processdata
8. Beslutspunkter i offertprocessen
9. Riskregister - Uppdaterat
10. Framgångskriterier - Reviderade
11. Kontextbehov och hypoteser - Validerade
12. Kvalitetssäkringschecklista
13. Sammanfattning och nästa steg

1. EXTRAHERAD DATA FRÅN BUSINESS CASE

Grundläggande processinformation:

• Processnamn: AI-driven dokumentanalys för förfrågningsunderlag
• Projektkod: AIDA-2025-BC2
• Processägare: Emil Gråberg (PÄ)
• Processexperter: Mattias Svensson (Kalkylator/Sälj), Karin Asp (Kalkylator)
• Årlig volym: 550 förfrågningar totalt (220 komplexa, 330 enkla)
• Nuvarande tid per vecka: 11,2 timmar (528 tim/år)
• Felfrekvens: 6 felkalkyler/år + 30 försenade offerter/år
• Årlig kostnadspåverkan: 567 460 kr

Problem från BC:

1. 30% av offerttiden går till dokumentsökning - 2,4 tim per offert = 227 040 kr/år
2. Offertkvalitet påverkas negativt (5-8 på skala)
3. Motstridiga uppgifter i dokumentation missas
4. Risk för feltolkningar och missade krav
5. Stress och frustration hos medarbetare
6. Försenade offerter: 30/år × 10% konvertering × 50 000 kr = 150 000 kr/år
7. Felkalkyler: 6 fel × 25 000 kr = 150 000 kr/år

Föreslagen lösning:

• AI-baserad dokumentanalys som automatiskt läser och extraherar relevant information
• Automatisk prioritering av förfrågningar
• CRM-integration med automatisk uppdatering
• Djupanalys för komplexa offerter

Ekonomiska nyckeltal:

• Investering År 1: 161 520 kr
• Årlig drift (År 2+): 29 000 kr
• Årlig besparing: 340 490 kr
• ROI: 5,3 månader
• NPV 3 år: 766 000 kr
• IRR: 140%

2. FÖRBEREDELSEFORMULÄR - FÖRFYLLT OCH UPPDATERAT

Grundläggande processinformation (VALIDERAT):

• Processnamn: AI-driven dokumentanalys för förfrågningsunderlag
• Processägare: Emil Gråberg
• Årlig volym: 550 förfrågningar (220 komplexa @ 6-7h/offert, 330 enkla @ 1h/offert)
• Antal involverade personer: 2 kalkylatorer (Mattias, Karin) + 1 projektchef (Emil) + 1 ekonomi (Liza)
• Faktisk process: 15 steg (inte 5-10 som antaget)
• Dokumentsökningstid: Utspritt över steg 2-7, totalt 2-3 timmar
• Årlig kostnadspåverkan: 567 460 kr

Problem från BC (VALIDERAT av Mattias):

1. Huvudproblem: Dokumentsökning och analys
   • Faktisk tid: Utspritt över steg 2-8 (Initial orientering t.o.m. AF-del)
   • Total tid: 100-255 minuter (1,7-4,25 timmar) per komplex offert
   • Specifika dokument: AF-del, AFD-1, AFD.472, K-ritningar, A-handlingar, teknisk beskrivning
2. Kvalitetsproblem (validerade):
   • Missade krav i AFD-1 Omfattning
   • Speciella garantikrav i AFD.472
   • Fel entreprenadform (AB vs ABT)
   • Missad littrering på K-ritningar
   • Motstridiga uppgifter mellan dokument

BEKRÄFTAT I WORKSHOP:

✅ 15 processteg kartlagda i detalj
✅ Konkreta dokumenttyper identifierade
✅ Sökkriterier specificerade
✅ Tre beslutspunkter definierade
✅ System och verktyg kartlagda
✅ 10 kompletta förfrågningsunderlag tillgängliga som träningsdata

3. WORKSHOP-AGENDA - ANPASSAD TVÅSTEGSPROCESS

Workshop: AI-Dokumentanalys BC02 (GENOMFÖRD)

Status: Mattias har levererat processdata och exempel
Nästa steg: Validering med Emil (1 timme)

DEL 1: MED EMIL GRÅBERG (KVARSTÅR - 1 timme)

Agenda för Emil-möte:

00-15 min - Validering av Mattias processdata

• Bekräfta 15-stegsprocessen
• Validera de tre beslutspunkterna
• Godkänna prioriteringsmatrisen

15-45 min - Prioriteringskriterier för Beslut 1

• Vilka projekt ska AI rekommendera "Go" för?
• Tröskelvärden för projektstorlek
• Geografiska begränsningar
• Kundkategorier (A/B/C)
• Marginalkrav

45-60 min - KPI:er och uppföljning

• Vilken träffsäkerhet krävs för AI:s Go/No-go rekommendation?
• Rapporteringsfrekvens
• Eskaleringsvägar

DEL 2: MED PROJEKTTEAMET (GENOMFÖRD - Data från Mattias)

Insamlad data:

• 15-stegsprocess med tidsuppskattningar
• Konkreta sökkriterier och dokumenttyper
• System och verktyg
• 10 kompletta förfrågningsunderlag

4. INTERVJUFRÅGOR - BESVARADE AV MATTIAS

PROCESSRELATERADE FRÅGOR (BESVARADE):

✅ "Visa mig steg för steg hur ni hanterar en förfrågan idag"

• Svar: 15 detaljerade steg dokumenterade

✅ "Var exakt uppstår de 2,4 timmarnas tidsspillan?"

• Svar: Steg 2-8, totalt 100-255 minuter

✅ "Vilka dokument letar ni efter?"

• Svar: AF-del, AFD-1, AFD.472, K-ritningar, A-handlingar, teknisk beskrivning, takplaner

✅ "Vilka system används?"

• Svar: ZIP-fil, mappstruktur, CRM (WorkCloud), OneNote, UC, Blue (ritningsverktyg)

KVARSTÅENDE FRÅGOR TILL EMIL:

Prioriteringsfrågor:

• "Vilka faktorer ska väga tyngst vid Beslut 1 (Go/No-go)?"
• "Vid vilken projektstorlek säger vi automatiskt ja?"
• "Vilka kunder är alltid högprioriterade?"
• "Vilken är lägsta acceptabla marginalen?"

Kvalitetskrav:

• "Vad är miniminivån för AI:s träffsäkerhet? 80%? 90%?"
• "Om AI missar en viktig kund, vad är konsekvensen?"

5. FRÅGEBATTERI FÖR UPPFÖLJNINGSSAMTAL (DELVIS BESVARAT)

DEL A: UPPFÖLJNING MED EMIL (KVARSTÅR)

Kritiska frågor för prioriteringsmatris:

1. Projektstorlek: "Under X MSEK = låg prio, X-Y = medium, över Y = hög?"
2. Marginal: "Vid vilken förväntad marginal tackar vi nej?"
3. Geografi: "Vilka geografiska områden prioriteras?"
4. Kundkategori: "Vilka kunder är A-kunder som alltid prioriteras?"
5. Kapacitet: "Hur många offerter kan vi hantera per vecka?"

DEL B: MATTIAS HAR SVARAT PÅ:

✅ Detaljerad processkartläggning (15 steg)
✅ Dokumenttyper och sökkriterier
✅ Tidsanalys per steg
✅ System och verktyg
✅ 10 exempel på förfrågningsunderlag

6. DATAINSAMLINGSMATRIX - UPPDATERAD

DEL 1: Validering av BC-data (UPPDATERAD)

7. VALIDERAD PROCESSDATA FRÅN MATTIAS (NY SEKTION)

Huvudprocess (15 steg):

Total tid: 255-600 minuter (4,25-10 timmar)

Kritiska sökområden för AI (VALIDERAT):

Administrativa dokument (AF-del):

• AFD-1 Omfattning - VAD ska levereras (kritisk för scope)
• AFD.472 Garantitider - Speciella garantikrav utöver standard
• Entreprenadform - AB eller ABT (påverkar ansvar och risk)

Tekniska dokument:

• Kapitel 41 - Övergripande tekniska krav
• Avsnitt JSE - Specifika krav för takarbeten
• Ramsbeskrivningar - Detaljerade materialspecifikationer

Ritningar att identifiera och analysera:

• A-handlingar - Arkitektritningar (översikt, estetik)
• K-handlingar - Konstruktionsritningar (bärande, tekniskt)
• Uppställningsritning tak - Specifik taklayout
• Takplaner med littrering - Materialfördelning på tak

Informationsflöde genom processen:

Steg 1-2: Grundförståelse → Projekttyp, byggare, omfattning
Steg 3-6: Ritningsanalys → Ytor, material, komplexitet
Steg 7-8: Kravanalys → Tekniska krav, garantier, ansvar
→ BESLUT 1: Go/No-go (baserat på ovanstående)
Steg 9-11: Administration → Kredit, CRM, dokumentation
Steg 12-13: Kalkylering → Priser, timmar, kostnader
Steg 14-15: Slutförande → Justering, utskick

8. BESLUTSPUNKTER I OFFERTPROCESSEN (NY SEKTION)

Beslut 1: Ska vi räkna på det? (Efter steg 2-8)

Input för beslut:

• Projekttyp (tak, fasad, omfattning)
• Kund (ny/befintlig, betalningshistorik)
• Geografi (avstånd, logistik)
• Omfattning (storlek, komplexitet)
• Konkurrens (förväntad)
• Egen kapacitet

Beslutsfattare:

• Mattias (erfaren kalkylator) självständigt för standardprojekt
• Mattias + Emil för strategiska/stora projekt

Kriterier (BEHÖVER VALIDERAS MED EMIL):

• Projektstorlek: [Tröskelvärden saknas]
• Marginal: [Minimikrav saknas]
• Geografisk radie: [Max avstånd saknas]
• Kundkategori: [A/B/C-definition saknas]

AI-stöd:

• Sammanfattning av alla kritiska punkter
• Jämförelse med historiska projekt (vunna/förlorade)
• Rekommendation med motivering
• Källhänvisningar till specifika dokument

Beslut 2: Kreditgodkännande (Efter steg 9)

Input:

• Kundinfo (org.nr, namn)
• Projektstorlek (kreditutsättning)
• UC-rating

Beslutsfattare: Liza (ekonomi)

Kriterier:

• UC-rating över [tröskelvärde]
• Tidigare betalningshistorik
• Projektstorlek vs kundens omsättning

AI-stöd:

• Automatisk UC-kontroll
• Historik från CRM
• Riskbedömning

Beslut 3: Prissättning (Steg 14)

Input:

• Kalkyl från Mattias
• Marknadssituation
• Konkurrenssituation
• Strategisk betydelse

Beslutsfattare: Mattias + Emil

Kriterier:

• Målmarginal
• Konkurrenssituation
• Relation till kund
• Kapacitetsläge

AI-stöd:

• Benchmarking mot liknande projekt
• Marginalanalys
• Känslighetsanalys

9. RISKREGISTER - UPPDATERAT

10. FRAMGÅNGSKRITERIER - REVIDERADE

Kvantifierade mål (UPPDATERADE):

Tidsbesparing per process:

• Steg 2-8: Från 100-255 min till 30-45 min (70-80% reduktion)
• Beslut 1: Från 15 min till 2 min (AI-rekommendation)
• Steg 12 Mängdning: AI-assisterad, spara 50% (30-90 min)
• Total besparing: 3-4 timmar per komplex offert

AI ska kunna identifiera och extrahera:

• ✅ 10 kritiska dokumenttyper (AF, AFD, K, A, etc.)
• ✅ AFD-1 Omfattning - automatisk extraktion
• ✅ AFD.472 Garantitider - flagga avvikelser
• ✅ Entreprenadform (AB/ABT) - identifiera och rapportera
• ✅ Tekniska krav från 25-60 sidor - sammanfatta till 1 sida
• ✅ Motstridigheter mellan dokument - flagga och lista

Beslutsstöd:

• Go/No-go rekommendation med >85% träffsäkerhet
• Automatisk jämförelse med 5 liknande historiska projekt
• Motivering med källhänvisningar

KPI:er för uppföljning:

• Tid steg 2-8: <45 minuter (från 100-255 min)
• AI träffsäkerhet dokumentidentifiering: >95%
• AI träffsäkerhet Go/No-go: >85%
• Antal missade kritiska krav: <1 per månad
• Systemtillgänglighet: >99%

11. KONTEXTBEHOV OCH HYPOTESER - VALIDERADE

VALIDERADE SÖKTERMER FRÅN MATTIAS:

Dokument AI måste kunna identifiera (prioritetsordning):

1. AF-del (Administrativa föreskrifter)
   • Alltid i PDF-format
   • Typiskt 10-30 sidor
   • Innehåller avtalsvillkor
2. AFD-1 Omfattning
   • Sektion i AF-del
   • Kritisk för scope
   • Definierar VAD som ska levereras
3. AFD.472 Garantitider
   • Sektion i AF-del
   • Standard 2 år, men kan vara 5-10 år
   • Kritisk för riskbedömning
4. AB/ABT (Entreprenadform)
   • AB = Utförandeentreprenad
   • ABT = Totalentreprenad (mer ansvar)
   • Påverkar prissättning
5. K-handlingar (Konstruktionsritningar)
   • DWG eller PDF format
   • Innehåller littrering
   • Kritisk för mängdning
6. A-handlingar (Arkitektritningar)
   • Översikt och estetik
   • Första intrycket av projekt
7. Teknisk beskrivning Kapitel 41
   • Generella tekniska krav
   • Kvalitetsnivåer
8. Avsnitt JSE (Takarbeten)
   • Specifika krav för tak
   • Material och utförande
9. Takplaner med littrering
   • Visar materialfördelning
   • Underlag för mängdning
10. Ramsbeskrivning
    • Detaljerade materialspec
    • Fabrikat och kvalitet

Träningsdata (TILLGÄNGLIG):

• ✅ 10 kompletta förfrågningsunderlag från Mattias
• ✅ Varje innehåller alla dokumenttyper
• ✅ Olika projekttyper och storlekar
• ✅ Exempel på motstridigheter

Information att extrahera per dokument:

Från AF-del:

• Entreprenadform
• Betalningsvillkor
• Garantitider
• Viten
• Försäkringskrav

Från ritningar:

• Takytor (m²)
• Taktyp (plåt/papp)
• Littrering
• Höjder
• Komplexitet

Från teknisk beskrivning:

• Materialspecifikationer
• Kvalitetskrav
• Utförandekrav
• Miljökrav

12. KVALITETSSÄKRINGSCHECKLISTA

Data som validerats av Mattias:

✅ 15-stegsprocess dokumenterad
✅ Tidsåtgång per steg
✅ Konkreta dokumenttyper (10 st)
✅ Sökkriterier specificerade
✅ System och verktyg identifierade
✅ 10 förfrågningsunderlag tillgängliga
✅ Beslutspunkter kartlagda

Data som väntar på Emil:

⚠️ Prioriteringsmatris för Go/No-go
⚠️ Tröskelvärden för projektstorlek
⚠️ Marginalkrav
⚠️ Geografiska begränsningar
⚠️ Kundkategorisering (A/B/C)
⚠️ KPI:er och träffsäkerhetskrav

Nästa steg för implementation:

• [ ] Analysera de 10 förfrågningsunderlagen
• [ ] Träna AI på dokumentidentifiering
• [ ] Skapa extraktionsregler för AFD-sektioner
• [ ] Bygga jämförelsedatabas från historiska projekt
• [ ] Utveckla Go/No-go algoritm (väntar på Emil)

13. SAMMANFATTNING OCH NÄSTA STEG

VAD VI HAR UPPNÅTT:

✅ Komplett processförståelse - 15 steg detaljerat kartlagda
✅ Konkreta sökkriterier - 10 dokumenttyper identifierade
✅ Träningsdata - 10 kompletta exempel tillgängliga
✅ Systemlandskap - Alla verktyg och integrationer kartlagda
✅ Tidsanalys - Exakt var tid spenderas i processen

KRITISKA INSIKTER:

1. Dokumentsökning är utspridd över steg 2-8, inte koncentrerad
2. AF-delen är kritisk - särskilt AFD-1 och AFD.472
3. Tre tydliga beslutspunkter där AI kan ge stort värde
4. Mängdning tar mest tid (60-180 min) efter dokumentsökning

OMEDELBAR HANDLINGSPLAN:

Vecka 1 (NU):

1. ✅ Analysera de 10 förfrågningsunderlagen
2. [ ] Extrahera alla AFD-sektioner för mönsteranalys
3. [ ] Boka möte med Emil för prioriteringsmatris
4. [ ] Påbörja AI-träning på dokumentidentifiering

Vecka 2:

1. [ ] Validera prioriteringskriterier med Emil
2. [ ] Bygga första prototyp för AFD-extraktion
3. [ ] Testa på 5 av de 10 exemplen
4. [ ] Justera baserat på resultat

Vecka 3:

1. [ ] Utöka till alla 10 dokumenttyper
2. [ ] Bygga Go/No-go beslutsstöd
3. [ ] Integrera med befintliga system
4. [ ] Pilottest med Mattias

FÖRVÄNTAD NYTTA (REVIDERAD):

• Tidsbesparing: 3-4 timmar per komplex offert
• 220 komplexa offerter/år × 3,5h × 430 kr = 331 100 kr/år
• Ökad träffsäkerhet: Färre missade krav
• Snabbare beslut: Go/No-go på 2 minuter istället för 15

NÄSTA BESLUTSPUNKT:

BP3 (Efter Emil-möte): GO/NO-GO för utveckling

• Kräver: Komplett prioriteringsmatris
• Kräver: Godkända tröskelvärden
• Kräver: Budget bekräftad

KONTAKTLISTA OCH ANSVAR

VERSIONSHANTERING

Dokumentet är uppdaterat med validerad processdata från Mattias. Nästa steg är möte med Emil för att fastställa prioriteringsmatrisen och sedan påbörja AI-utveckling baserat på de 10 tillgängliga exemplen.