BC02 - FAS 3 - Processmaterial efter WS

1. EXTRAHERAD DATA FRÅN BUSINESS CASE

Grundläggande processinformation:

• Processnamn: AI-driven dokumentanalys för förfrågningsunderlag
• Projektkod: BC02
• Processägare: Emil Gråberg (VD)
• Processexperter: Mattias Svensson (Kalkylator/Sälj), Karin Asp (Kalkylator)
• Årlig volym: ~550 förfrågningar (uppskattning, varierar med konjunktur)
• Nuvarande tid per vecka: Varierar stort - erfaren kalkylator snabbare, Karin betydligt längre tid
• Primärt problem: 90% av innehåll i 100+ sidors dokument irrelevant

2. FÖRBEREDELSEFORMULÄR - FÖRFYLLT OCH UPPDATERAT

Problem från transkript (kvantifierade där möjligt):

1. Dokumentsökning tar för lång tid

• Mattias: "Korta ner det här sökandet i dokumenten"
• 100+ sidors dokument som måste gås igenom
• "Det kan ta lite tid att dra igenom de här ordentligt"

2. Kvalitetsproblem:

• Mattias: "Man missar saker. Det är rätt mycket data"
• Emil: "Vi går igenom varandra eftersom då har vi alla fel"
• Mattias: "Det kan gå fort i världen" (om att göra misstag)

3. Erfarenhetsberoende:

• Karin: "Jag klarar inte av Danmarkförordningen själv. Bara för att jag kan inte. Jag vet inte vad jag ska hitta."
• Mattias: "Det är ganska stor tidsskillnad på någon som är lite nyare och lite grönare"

4. Kapacitetsbegränsning:

• Emil: "Allting ska hänga på Mattias också. Kan du ta den? Nej, jag hinner inte. Hur gör vi nu då?"

4. INTERVJUFRÅGOR - BESVARADE FRÅN TRANSKRIPT

FRÅGOR TILL EMIL (Timme 1)

Strategiska frågor:

"Vad är din vision för hur AI ska förändra offertprocessen?"

EMIL SVAR:

• "När förfrågan kommer in så tar AI tag i den direkt"
• "Kvitterar ut: vad ligger det? Vad är det för typ av projekt? Hur mycket plåt? Hur mycket är det faktiskt i högt skikt?"
• "Summerar. Jag tror kanske inte att det finns en lite eller en tyngre version, för jag tror att det kommer bara bli rätt och slett en version"
• "Den kanske veta om vad vi faktiskt söker. Den kanske kommer bli med och ge oss ett tips att det här borde ni inte räkna på"
• "Det här blir en mängdningsmapp. Det här är det ni ska ha"
• "Jag är rätt säker på att det kommer att mängda allting själv i de här ritningarna" (framtida steg)

MATTIAS SVAR:

• "Korta ner det här sökandet i dokumenten egentligen"
• "Kan jag dessutom få det summerat efteråt så är det ju tomt"
• "Jag vill kunna definiera vad den ska gå igenom kanske. Eller liksom mata den med det"
• "Jag tänker mig att den ska finnas nyckelord redan färdiga för vad den ska söka efter lite. Men jag vill kunna addera till det"
• "Jag vill gärna få den att kunna söka på ytor och det hade också varit intressant"
• Två versioner:
  • "Light för att liksom filtrera är relevant"
  • "Den här lite tyngre är att nu är vi i ombudsfasen"
• "Dels i två steg. Ett, för den här första överblicken egentligen. Ska vi ens räkna på det? Vad är det för någonting? Och sen i ett skarpt läge."

"Vilken träffsäkerhet är acceptabel för automatisk prioritering?"

SVAR:

• Mattias: "7 av 10" (70-75%)
• Emil: "Ja" (bekräftar)
• Lars: "Och sen lär vi oss av de 25 där vi gick fel"
• Kontext: Detta gäller rekommendationen att räkna/inte räkna, inte den slutgiltiga mängdningen

"Hur ser du på balansen mellan automation och mänsklig kontroll?"

EMIL SVAR:

• "Vi har fortfarande sista ordet"
• "Vi kommer ju ändå se" (även om AI rekommenderar)
• Jämförelse med World Cloud-kalkylen: "I början var vi väldigt... Vi testkörde den hela tiden. Dubbelt upp, dubbelt upp, dubbelt upp"
• "Sen börjar det här. Men vi filar ju än idag på kalkylen"
• "Till slut så blir det ju typ fri gående. Men vi kollar ju ändå, dubbelkollar ju ändå allting"

MATTIAS SVAR:

• "Det handlar inte om att vi ska hitta fel, det handlar om att ha någon som du också är med på"
• "Någonstans kommer man hela tiden slippa mer och mer"
• "Den personliga touchen vill vi ändå ha på det"

Prioriteringsfrågor:

"Vilka faktorer ska väga tyngst vid prioritering av förfrågningar?"

SVAR (från Mattias):

1. Vad är projektet för någonting? (Projekttyp)

• Hall vs Kvarter (bostadsprojekt)
• "Vi har olika typer av områden"
• Tak och terass - båda är för dem men byggs olika

2. Vem är kunden?

• "Vi har tackat nej åt kunder som har varit shady"
• "Det behöver inte vara en parameter som gör att vi struntar i den heller"
• "I många förfrågningslägen så kommer det många kunder att fråga på samma projekt"

3. Omfattningen av arbetet:

• "Vad ska det innehålla?"
• "Det ställs ju oftast i någon form en förfrågan till oss, det här vill vi ha pris på"
• "Det skiftar jättemycket från att man får en bunteritning, hej jag vill ha pris"

4. Geografi - Vart:

• "Geografiskt. Just nu är vi ju inte mycket nedåt i landet, kan ju vända"
• "Det är väldigt ansatt nedåt, just nu så vi har släppt regionen helt, det är inte värt"
• "Men det kan vända, vi har gjort det i Tyskland"
• "Det är också något som kommer svängen framöver"
• För hallar: "Där är du ju lite beroende på säsong och tillfälle ändå"
• För kvarter: "Är det ett kvarter? Absolut nej. Om det inte är här i Mälardalen"
• För hallar: "Är det våra hallar, så är vi ju mer öppna för att åka lite"

5. När (timing):

• "Någonstans kanske, jag vet inte, väldigt svag parametern när"
• "Projekt alltid åker. Det är sällan det går in i planen när vi räknar på att vi ska starta i november och sen slutar med att vi startar i april nästa år"
• "Det är därför man sällan kanske vill tacka nej till det i det läget. För att det mycket väl kan vara så att det passar längre fram"

"Ska AI kunna avvisa förfrågningar automatiskt?"

SVAR:

• NEJ - AI ska ge rekommendation men de vill ha sista ordet
• Mattias: "Oavsett om den har luktat på att vi inte ska räkna på det, så kan det ju ändå vara någonting som gör att, nej men fan just det här vill vi inte göra"
• Emil: "Ja men du vet ju själv, det händer ju att vi, vi ändrar oss liksom"
• Mattias: "Så att nej, det går inte tror jag. Då missar vi en massa saker"
• "Det är bättre att det kommer en extra gång att jag får trycka ner"

"Hur ofta ändras prioriteringskriterierna?"

SVAR:

• Mattias: "Det ändrar ju oss hela tiden"
• Exempel: "Nu skulle vi ha plått. Nu älskar vi plått. Men då får man väl ta ett omtag då?"
• "Nu ändrar vi oss. Nu har vi ändrat oss lite"
• Lösning: "I och med att vi baserar på det ni säger så kommer vi försöka bygga det hela parametriserat"
• Lars förslag: "Nu har vi blivit av med plåtspecialister, nu ska vi inte ha någon plåt närmare stÃ¥ret, så bara ticka bort plåt"

Validering:

"Är målet realistiskt?"

• Emil: "Det kommer ju bara spotta ut offerter" (om framtida automation)
• Mattias: "Cool shit, vilken räkningsnurra vi blir"
• Mattias om tajming: "Jag tänker mig också att det kan inte ta en hel natt, för den tankeprocessen har gått helt galen i så fall"

"ROI och tidsbesparing?"

• Ingen exakt siffra validerad i transkript
• Men tydligt att tidsbesparing är viktigt
• Emil: "Vi kommer att få massor med spännande hjälpredor som gör 80% av jobbet"

FRÅGOR TILL PROJEKTTEAMET (Mattias, Timme 2-3)

Processdetaljer:

"Visa mig steg för steg hur ni hanterar en förfrågan idag"

MATTIAS GENOMGÅNG:

Steg 1: Mottagande

• "Vi får ett mail med länk till en portal"
• "Från det hämtar jag hem filerna på den här ZIP-filen"
• Storlek: Exempel på 422 MB
• "Det finns ett gäng olika portaler. Det kan vara Docs, det kan vara iBinder, det kan vara Sprend"

Steg 2: Initial orientering

• "Det första jag gör nu, jag vet ingenting om projektet"
• "Så det första jag gör, jag går på ritningar. Jag går på avhandlingar"
• "Jag vill liksom se vad är det för någonting vi nu ska göra"

Steg 3: Ritningsgranskning

• Arkitektritningar först:
  • "Jag kan ju ritningsnummer rätt så bra. Det finns ju ett system för det här"
  • "Jag börjar med att kolla fasadritningar. Det är det som är sträck 3"
  • "Vad är det vi ska bygga? Är det en hall? Vad är det för någonting?"
• Identifiera projekttyp:
  • "Jag ser direkt att det är ett bostadsprojekt"
  • Då kan misstänka: tak, terrasser, innergårdar, grundkappor
• Takplan:
  • Kollar vad som är plåttak vs papptak
  • "Det här är ett typiskt projekt där han inte får sortera bort någonting på grund av plåten utan han kan highlighta att det finns plåttak men det finns båda delar"

Steg 4: Konstruktionsritningar

• "Så går vi direkt på konstruktion istället"
• Letar efter litterering (benämning) på ytor
• "Då finns det alltid en tillhörande ritning som berättar vad de här ska vara"
• Hittar detaljritningar som visar "kappor" - hur arbetet ska utföras
• "Här säger den egentligen vad jag ska göra. Det är den texten som är här"

Steg 5: Mängdning

• Använder Bluebeam (PDF-verktyg)
• "Jag har min lilla verktygslÃ¥da här som jag byggt"
• "Går ut på terass, väljer en yta. Markerar ytan"
• "Måste ha ställt in en skala först"
• Mängdar ytor och kappor
• Skapar teckenförklaring och summering

Steg 6: Teknisk beskrivning

• "Vi har också det som är en beskrivning"
• Teknisk beskrivning på 25-60 sidor
• "Egentligen vet jag att jag ska på Y och C" (AMA-koder)
• Läser igenom relevanta kapitel
• Kollar krav: "Vilka garantier ska jag lämna? Är det några speciella miljökrav?"

Steg 7: AF-del (Administrativa Föreskrifter)

• "Sätter också ram mot mig"
• "Här står förutsättningarna för projektet. När det ska starta och sådana saker"

Steg 8: CRM - Skapa affärsmöjlighet

• "Egentligen så gör vi så kanske att jag öppnar upp först som jag gjorde med ritningen och orienterar mig om vad det är"
• "Då går jag in och skapar en affärsmöjlighet. Jag registrerar den på kunden"
• Fyller i standardvärden

Steg 9: OneNote - Översikt

• Mattias och Karin har separat OneNote för att ha koll
• Flaggning i Outlook för att ta koll
• "Sorterar dem efter datum när de ska in så jag får liksom en viss kronologisk struktur"
• "Vi fyller i vem som har vad. Normalt sett fyller vi lite mer med status här också"

Steg 10: Kreditkontroll (vid ny kund)

• "Dels är det en ny kund ska jag skicka en kredit till Lisa"
• "Vad kommer det här handla om för pengar?"
• "Jag vet ungefär vad det brukar vara per kvadrat eller krona per kvadrat"

Steg 11: Svar till kund

• "Från det svarar jag till kunden naturligtvis"
• "Hej och tack för din förfrågan. Självklart vill vi vara med"

Steg 12: Kalkyl

• Bygger kalkylen med värden från mängdningen
• "Massa olika värden som motsvarar egentligen... olika värden som jag har mottat upp"
• "Får ut en lönesumma i tider"
• "Sen har vi en kalkylsida med lite mera innehåll och ett utfall med vinst"

Steg 13: Offert redo genomgång

• "Lägger den i vad som vi kallar för offert redo genomgång"
• "Mest för min egen skull att veta att den är redo"
• "Ibland bara så här. Ibland så drar jag ett mail dagen före. I morgon klockan tolv tänkte jag ha en genomgång"

Steg 14: Genomgång med Emil

• "Så kör vi den, vi sätter nivåer, det är det vi kallar för vinst per timme"
• "Om vi går igenom också så känns saker rimligt. Jag menar, man missar saker. Det är rätt mycket data att ta in"

Steg 15: PDF och utskick

• Skapar PDF av offerten
• Skickar till kund

Steg 16: Uppföljning

• "Efter 30 dagar så kommer det ut en notis till mig att nu har det gått 30 dagar. Vi offererar ju på 30 dagar"
• "Nu är det dags att kika vad som har hänt"
• Flyttar runt i CRM beroende på status

"Var exakt uppstår tidsspillan?"

SVAR:

• Steg 2-4: Orientering och hitta rätt ritningar
  • Karin: "Jag klarar inte av Danmarkförordningen själv. Jag vet inte vad jag ska hitta. Det är ritningar överallt"
  • "Det kan ta lite tid att dra igenom de här ordentligt"
• Varierar med underlag:
  • "Ibland så är det betydligt mer komplicerat än så här. Då finns det liksom delritningar"
  • "Ibland så kan det handla om 15 ritningar vi ska gå igenom och sortera"
• Erfarenhetsberoende:
  • Mattias: Snabb pga känner till ritningsnummer och system
  • Karin: "Det tar ju enormt mycket längre tid än henne att sortera igen"

"Vilka delar av processen fungerar bra och ska behållas?"

SVAR:

• Manuell bedömning och beslut ska behållas
• Genomgång mellan Mattias och Emil fungerar bra
• Emil: "Vi går igenom varandra eftersom då har vi alla fel"
• Mattias: "Det handlar inte om att vi ska hitta fel, det handlar om att ha någon som du också är med på"

"Vad är det första ni letar efter i ett förfrågningsunderlag?"

SVAR (Mattias):

1. Projekttyp: "Vad är det vi ska bygga? Är det en hall? Vad är det för någonting?"
2. Ytor: Hur mycket tak/terass
3. Material: Plåt vs papp
4. Omfattning: Vad ingår i uppdraget
5. Tekniska krav: Från beskrivningar
6. Kommersiella villkor: Från AF-del

Konkreta exempel:

"Visa exempel på ett typiskt 100+ sidors underlag"

SVAR:

• Mattias visade exempel på 422 MB ZIP-fil
• Innehåller:
  • Arkitektritningar
  • Konstruktionsritningar (K-ritningar)
  • Detaljritningar
  • Teknisk beskrivning (25-60 sidor)
  • AF-del (administrativa föreskrifter)
  • Eventuellt plåtbeskrivning separat

"Peke ut exakt vilka sidor/avsnitt som är relevanta"

SVAR (Mattias):

I ritningar:

• Fasadritningar (sträck 3): För att se vad det är
• Takplan: För att se plåt vs papp, ytor
• K-ritningar (konstruktion) högt upp: För taklösningar
• Detaljritningar: För att se exakt uppbyggnad
• Sektioner: För att förstå kappor och utförande

I beskrivningar:

• Y-kapitlet (AMA-kod): För tätskikt
• C-kapitlet: För kompletterande info
• Garantiavsnitt: Utökade garantier (t.ex. tätskyddsgarantier)
• Miljökrav: Specifika krav
• Förutsättningar: När projekt ska starta

"Visa exempel på motstridiga uppgifter ni hittat"

SVAR (implicit från transkript):

• Mattias nämnde "det finns mycket i huvudet" om erfarenheter
• Nämnde Eskilstuna Torget som exempel där mark/tätskikt hade oklarheter
• "Vi hade med en viss bit upp, Mark hade med en viss bit ner. Ett mellanlag eller två missade"

"Hur ser en färdig offertsammanfattning ut idag?"

SVAR (Mattias visade):

• "Så här ser våran offert ut i kunden"
• "Kan tyckas rörigt, men för de som är vana att läsa den så är den rätt så"
• "Den måste tyvärr vara så här detaljerad, om man ska veta"
• Innehåller:
  • Olika typer av uppbyggnader
  • Ytor per typ
  • Pris per område eller totalt
  • "Pris för samtliga ovanstående positioner"
  • Mycket standardtext
• "Jätterörig presentation och lite fel ordning på den, men huvuddelarna finns där"

Systemfrågor:

"Logga in och visa hur CRM:et fungerar"

SVAR:

• Mattias visade WorkCloud (eller liknande CRM)
• Skapar affärsmöjlighet per kund
• Kan ha flera affärsmöjligheter för samma projekt (olika byggare)
• Viktning: "Här har vi en viktning. Så just nu är vi nere på 11% viktning"
• Uppföljning efter 30 dagar med notiser
• Flyttar affärsmöjligheter genom olika statusar

"Visa mappstrukturen i dokumenthanteringen"

SVAR:

• ZIP-filer från portaler
• Underlag/Ritningar/Beskrivningar-struktur
• "I det här fallet så ser strukturen ut så här"
• Ofta inte konsekvent mellan projekt: "Det är ingen som är helt konsekvent. I grund och botten, ja. Men det är ingen som är konsekvent."

"Vilka fält fylls i manuellt idag som AI kunde fylla?"

SVAR (implicit):

• Projektbeskrivning
• Ytor (kvadratmeter)
• Projekttyp
• Omfattning
• Kund
• Uppskattad storlek
• Status och datum

"Finns några system vi inte pratat om?"

SVAR:

• Bluebeam: PDF-verktyg för mängdning
• OneNote: För översikt och koordinering (Mattias och Karin)
• Outlook: Flaggning av mejl
• Excel/egna verktyg: Mattias: "Jag har min lilla verktygslåda här som jag byggt"
• Olika portaler: Docs, iBinder, Sprend för att hämta underlag

Kvalitetssäkring:

"Hur kontrollerar du att du inte missat något viktigt i en förfrågan?"

SVAR:

• Genomgång med Emil innan utskick
• Emil: "Vi går igenom varandra eftersom då har vi alla fel"
• Mattias: "Farsan har hållit på med det här sedan 2007 och han gör ju fel"
• "Vi vill ju gå igenom varandra eftersom då har vi alla fel"

"Finns det en checklista du följer?"

SVAR:

• Ingen formell checklista nämnd
• Mattias har etablerad rutin baserad på erfarenhet
• System med ritningsnummer (sträck 3 för fasader etc)

"Hur ofta behöver du gå tillbaka och komplettera?"

SVAR:

• Inte specifikt besvarat
• Men Mattias nämnde att det är "rätt mycket data" och man kan missa saker

Önskat framtida läge:

"Om AI kunde göra precis vad du ville, vad skulle det vara?"

MATTIAS:

• "Jag vill kunna definiera vad den ska gå igenom kanske"
• "Jag vill att det ska finnas nyckelord redan färdiga för vad den ska söka efter lite. Men jag vill kunna addera till det"
• "Jag vill gärna få en summering, att jag hittar det här och det här och det här"
• "Jag vill gärna få den att kunna söka på ytor"
• "Jag vill gärna få ett underlag som är markerat och färdigt. Han har hittat de här grejerna. Han har highlightat de grejerna åt mig"
• Spara markerat underlag: "Dels för i början när vi ska dubbelchecka, men även framöver när vi åker ut på kundmötet"

"Vilken information önskar du att AI sammanfattar och hur ska den presenteras?"

MATTIAS:

• Projekttyp (hall/kvarter)
• Ungefär så här många kvadratytor tak och terass
• Material (behöver inte vara exakt uppbyggnad i första läget)
• "En liten summering, att det här är vad projektet handlar om"
• Två nivåer:
  • Light: "För den här första överblicken egentligen. Ska vi ens räkna på det?"
  • Tyngre: "Nu är vi i ombudsfasen" - detaljerad analys

EMIL:

• "Kvitterar ut: vad ligger det? Vad är det för typ av projekt? Hur mycket plåt? Hur mycket är det faktiskt i högt skikt?"
• "Det här är det som innefattar det här projektet"
• Tips om projektet är bra för dem eller inte

"Hur skulle den perfekta AI-genererade offertsammanfattningen se ut?"

SVAR:

• Med markerat underlag (highlightade avsnitt)
• Hyperlänkar till relevanta ritningar/avsnitt
• Summering av:
  • Projekttyp
  • Ytor (uppdelat på tak/terass)
  • Material
  • Omfattning
  • Kund
  • Geografi
  • Specialkrav (garantier etc)
• Rekommendation: Räkna på det / Räkna inte på det (med motivering)

5. DATAINSAMLINGSMATRIX - KOMPLETT MED SVAR

DEL 1: Validering av BC-data

DEL 2: Data validerad med Emil

DEL 3: Data samlad från projektteam

DEL 4: Prioriteringskriterier (Detaljerat)

6. RISKREGISTER

7. FRAMGÅNGSKRITERIER

Kvantifierade mål (från diskussion):

Fas 1 (Light-version):

• Träffsäkerhet prioritering: 70-75%
• Identifiera projekttyp: >90%
• Uppskatta ytor: ±20% (grovt)
• Tid för orientering: Reduceras med 50%

Fas 2 (Detaljerad version):

• Hittar alla relevanta avsnitt: >95%
• Markerar korrekt: >90%
• Mängdning: 80-90% träffsäkerhet (framtida mål)

Kvalitativa mål (från transkript):

Mattias önskemål:

• Kan definiera vad AI ska granska
• Kan lägga till nyckelord per projekt
• Får markerat underlag att ta med till kund
• Sparar tid för både erfarna och nya kalkylatorer

Emil önskemål:

• AI tar tag direkt när förfrågan kommer
• Ger rekommendation med motivering
• Skapar mängdningsmapp automatiskt
• Kan lära sig över tid

Acceptanskriterier:

• "Vi har fortfarande sista ordet"
• Stegvis införande med dubbel kontroll
• Parametrar kan ändras när behoven ändras
• Fungerar även för mindre erfaren personal (Karin)

8. KONTEXTBEHOV OCH HYPOTESER

Kontext som AI behöver (från transkript):

1. Ritningssystem och struktur:

• Ritningsnummer (sträck 3 = fasad, etc)
• Arkitekt vs Konstruktion
• Takplan, detaljritningar, sektioner
• Litterering (benämningar på ytor)

2. AMA-koder och standarder:

• Y-kapitlet = tätskikt
• C-kapitlet = kompletterande
• BBR (byggregler)
• Garantikrav

3. Projekttyper och material:

• Hall vs Kvarter (bostadsprojekt)
• Tak vs Terass (olika uppbyggnad)
• Plåt vs Papp
• Grundkappor, innergårdar

4. Geografiska preferenser:

• Mälardalen = kärn för kvarter
• Flexibel för hallar
• Söder om Sverige = ej intressant just nu (kan ändras)

5. Kundkategorisering:

• A/B/C-kunder (implicit)
• "Shady" kunder
• Relationskunder (Yasmin-exempel)

6. Omfattningskategorier:

• Från "bunteritning" till detaljerad förfrågan
• Multi-projektfakturor
• Helhetsuppdrag vs delmoment

7. Taktema-specifika termer:

• Kappor
• Mängdning
• Tätskikt
• Ombudsfas
• Vittningsystem (implicit)

Hypoteser att testa:

Hypotes 1: Ritningsnummer ger 80% rätt kategorisering

• Test: Analysera 50 ritningar
• Förväntan: Sträck 3 = fasad i >80% av fall

Hypotes 2: Projekttyp kan identifieras från fasadritning

• Test: Visa 20 fasadritningar för AI
• Förväntan: Hall vs Kvarter korrekt i >90%

Hypotes 3: Nyckelord finns i 70% av tekniska beskrivningar

• Test: Skapa lista med 50 nyckelord, sök i 30 dokument
• Förväntan: >70% av relevant info innehåller nyckelord

Hypotes 4: Motstridigheter följer mönster

• Test: Analysera historiska exempel
• Förväntan: 5-10 återkommande typer av motstridigheter

Hypotes 5: Erfarenhet minskar tid med 60-70%

• Bekräftat: Mattias vs Karin
• Betyder att AI kan ha stor effekt för mindre erfarna

9. PROCESSBESKRIVNING - DETALJERAD

Huvudprocess (15 steg):

Beslutsprocesser:

Beslut 1: Ska vi räkna på det? (Efter steg 2-8)

• Input: Projekttyp, kund, geografi, omfattning
• Beslutsfattare: Mattias (erfaren) eller tillsammans med Emil
• Kriterier: Se prioriteringsmatris
• Output: Go → fortsätt till mängdning, No-go → tacka nej

Beslut 2: Kreditgodkännande (Efter steg 9)

• Input: Kundinfo, projektstorlek
• Beslutsfattare: Lisa (ekonomi)
• Output: Go → fortsätt, No-go → kräv säkerhet

Beslut 3: Prisättning (Steg 14)

• Input: Kalkyl, marknadssituation, konkurrens
• Beslutsfattare: Mattias + Emil
• Output: Slutligt pris

10. TEKNISKA SPECIFIKATIONER

System som måste integreras:

Dokumentformat:

• Ritningar: PDF (ibland DWG men sällan)
• Beskrivningar: PDF
• Mejl: Standard mejlformat
• ZIP-filer: Från portaler (Docs, iBinder, Sprend)

Mappstruktur (exempel):

Projektnamn.zip
├── Underlag/
│   ├── Ritningar/
│   │   ├── Arkitekt/
│   │   │   ├── A-301 Fasad.pdf
│   │   │   ├── A-401 Takplan.pdf
│   │   ├── Konstruktion/
│   │   │   ├── K-501 Bjälklag.pdf
│   │   │   ├── K-601 Detaljer.pdf
│   ├── Beskrivningar/
│   │   ├── Teknisk beskrivning A.pdf
│   │   ├── AF.pdf
│   │   ├── Plåtbeskrivning.pdf (ibland)

OBS: "Det är ingen som är helt konsekvent" - struktur varierar

11. SAMMANFATTNING OCH NÄSTA STEG

Vad vi har lärt från transkripten:

✅ Tydlig vision:

• Emil: AI tar tag direkt, rekommenderar, summerar, skapar mängdningsmapp
• Mattias: Light + tyngre version, markerat underlag, hyperlänkar, kan lägga till nyckelord

✅ Prioriteringskriterier definierade:

1. Projekttyp (hall vs kvarter)
2. Kund (men inte absolut avvisning)
3. Geografi (varierar med projekttyp)
4. Omfattning
5. Timing (svag parameter)

✅ Träffsäkerhetskrav:

• 70-75% för rekommendationer
• Högre för faktaextraktion
• Viktigt: De vill ha sista ordet

✅ Stegvis införande önskas:

• Börja med light-version
• Bygg tillit över tid (som med World Cloud-kalkylen)
• Dubbelkoll i början
• Gradvis ökad autonomi

✅ 15-stegsprocess kartlagd:

• Tydliga automationsmöjligheter i steg 2-8
• Mänsklig bedömning behövs i steg 13-14

Vad som fortfarande behöver samlas in:

📋 Dokumentation:

• [ ] 100+ exempel på förfrågningsunderlag (olika typer)
• [ ] 10+ exempel på motstridiga uppgifter
• [ ] Lista med 50-100 nyckelord (Mattias har, behöver extraheras)
• [ ] Mallar för offertsammanfattning
• [ ] Checklistor (om formella finns)

🔧 Teknisk verifiering:

• [ ] WorkCloud API-dokumentation
• [ ] Testmiljö för WorkCloud
• [ ] Bluebeam integration möjligheter
• [ ] Portal-API:er (Docs, iBinder, Sprend)

💾 Historisk data:

• [ ] Senaste årets förfrågningar med utfall
• [ ] Exempel på vunna vs förlorade offerter
• [ ] Tidsstatistik (om finns)
• [ ] Felstatistik (om dokumenterad)

Kritiska framgångsfaktorer (från transkript):

1. Ritningsanalys fungerar: Mattias skeptisk, måste bevisas
2. Variation i underlag hanteras: "Ingen är helt konsekvent"
3. Markerat underlag: Viktigt för Mattias att ha med till kund
4. Parameterisering: Måste kunna ändra när behov ändras
5. Stegvis införande: Bygga tillit över tid
6. Fungerar för Karin: Inte bara för Mattias
7. OneNote-integration eller ersättning: Måste lösas

Beslutspunkter:

BP3 (Vecka 2): Gå vidare till prototyp?

• [ ] 100+ träningsexempel insamlade
• [ ] WorkCloud API verifierat (eller alternativ plan)
• [ ] AI kan identifiera projekttyp med >90% träffsäkerhet
• [ ] Proof of concept för ritningsanalys
• [ ] Budget godkänd

BP4 (Vecka 8): Pilotimplementation?

• [ ] Light-version fungerar med 70-75% träffsäkerhet
• [ ] Markerat underlag genereras korrekt
• [ ] Mattias och Karin testat och godkänt
• [ ] Integration med WorkCloud funkar
• [ ] Hyperlänkar till ritningar fungerar

BP5 (Vecka 15): Go-live?

• [ ] Pilot genomförd med 10+ riktiga förfrågningar
• [ ] Träffsäkerhet bekräftad
• [ ] Tidsbesparingar dokumenterade
• [ ] Inga kritiska fel funna
• [ ] Emil godkänt för skalning

Rekommenderade nästa steg (prioriterat):

Vecka 1 (Omedelbart):

1. Rebecka: Boka uppföljningsmöte med Mattias för att få:
   • 10 exempel på förfrågningsunderlag (anonymiserade)
   • Lista med nyckelord han använder
   • Exempel på motstridiga uppgifter (minst 3-5 st)
2. Rebecka: Verifiera WorkCloud API
   • Kontakta WorkCloud support
   • Begär API-dokumentation
   • Testa tillgänglighet
3. Lars: Börja dokumentera:
   • Ritningsanalysalgoritm
   • NLP-strategi för beskrivningar
   • Prioriteringsalgoritm

Vecka 2:

4. Rebecka + Mattias: Samla 100 träningsexempel
   • Olika typer (hall/kvarter)
   • Olika komplexitet
   • Dokumentera vad som är relevant i varje
5. Lars: Skapa proof of concept
   • Kan AI identifiera projekttyp från fasadritning?
   • Kan AI extrahera ytor från takplan?
   • Kan AI hitta rätt kapitel i teknisk beskrivning?
6. Alla: Beslutspunkt BP3
   • Granska resultat från PoC
   • Beslut om fortsättning till prototyp

Risker att övervaka:

12. APPENDIX

A. Citat från transkript (nyckelinsikter)

Om AI-vision:

"När förfrågan kommer in så tar AI tag i den direkt. Kvitterar ut: vad ligger det? Vad är det för typ av projekt? Hur mycket plåt? Hur mycket är det faktiskt i högt skikt? Summerar." - Emil

"Jag vill kunna definiera vad den ska gå igenom kanske. Jag vill att det ska finnas nyckelord redan färdiga för vad den ska söka efter lite. Men jag vill kunna addera till det." - Mattias

Om prioritering:

"Det ändrar ju oss hela tiden. Nu skulle vi ha plått. Nu älskar vi plått. Men då får man väl ta ett omtag då?" - Mattias

"Projekt alltid åker. Det är sällan det går in i planen när vi räknar på att vi ska starta i november och sen slutar med att vi startar i april nästa år." - Mattias

Om kvalitet och kontroll:

"Vi går igenom varandra eftersom då har vi alla fel." - Emil

"Vi har fortfarande sista ordet. För ibland bara... Vi testar kynningsrum nede i Göteborg. Alltså, fast vi inte ska göra det." - Emil

Om erfarenhet:

"Jag klarar inte av Danmarkförordningen själv. Bara för att jag kan inte. Jag vet inte vad jag ska hitta. Det är ritningar överallt." - Karin (implicit, återberättat)

"Det är ganska stor tidsskillnad på någon som är lite nyare och lite grönare skulle jag säga jämfört med [erfaren]." - Mattias

Om framtiden:

"Det kommer ju bara spotta ut offerter." - Emil (om långsiktig vision)

"Jag är rätt säker på att det kommer att mängda allting själv. I de här ritningarna." - Emil (framtida mål)

B. Ordlista (branschtermer)

C. Exempelscenarier

Scenario 1: Hallprojekt i norra Sverige

• Projekttyp: Hall
• Geografi: Norrland
• Omfattning: 5000 kvm tak
• Kund: Känd, bra relation
• Beslut: Räkna på det (hall = flexibel geografi)

Scenario 2: Kvarter i Göteborg

• Projekttyp: Kvarter (bostäder)
• Geografi: Göteborg (för långt)
• Omfattning: 2000 kvm tak + terrasser
• Kund: Okänd
• Beslut: Troligen nej (för långt för kvarter)
• Undantag: Om starkt relation eller speciellt projekt

Scenario 3: Plåttaksprojekt med terrasser (Tavbjörkeby-typen)

• Projekttyp: Blandat
• Huvudsakligen: Plåttak (normalt nej)
• Men också: Terrasser och andra arbeten
• Beslut: AI bör flagga plåt men INTE auto-avvisa
• Motivering: "I det här fallet var det faktiskt inte för oss. Det finns terrasser som är för oss. Taket är plåt."

13. VERSIONSHANTERING

DOKUMENTSTATUS: Klart för användning i FAS 4

Godkännanden behövs från:

• [ ] Emil Gråberg (Processägare)
• [ ] Mattias Svensson (Processexpert)
• [ ] Rebecka Englund (PL Intern)
• [ ] Lars Diethelm (PL Extern)

Nästa milstolpe: BP3 - Vecka 2 - Beslut om prototyputveckling

Detta dokument baseras på transkriberade intervjuer från 2025-10-14 och innehåller direkta insikter från Emil Gråberg och Mattias Svensson om deras offertprocess och önskemål för AI-automation.