BC08: SITUATIONSPLAN-AI (PRIVAT)

1. SAMMANFATTNING

Problem: Privatprojekt kräver manuell uppritning av repetitiva situationsplaner som tar värdefull tid från design.

Lösning: AI-generering av situationsplaner från tomtdata och standardmallar.

ROI: 260+ månader (Ej lönsam)
NPV 3 år: -65,000 kr
Årlig besparing: 15,000 kr

2. NULÄGE (Validerat FAS 2)

Omfattning:

• Berörda processer: Privatprojekt (ca 40% av verksamheten)
• Tidsspillan: 2 timmar/vecka enligt Emma (reviderat från initialt 4-9)
• Berörda personer: 2 byggnadsutformare (Emma Sandgren, Magdalena Hellström)
• Volym/frekvens:
  • Emma: 4-6 situationsplaner/månad
  • Magdalena: 1-2 timmar/vecka på situationsplaner
  • Total: Cirka 60-80 situationsplaner/år

Årlig kostnad - Konservativ beräkning:

Manuellt arbete situationsplaner: 94 timmar × 750 kr/tim = 70,500 kr/år

• Beräkning: 2 tim/vecka (Emma) + 1,5 tim/vecka (Magdalena snitt) × 47 veckor = 164 timmar
• Justerat till konservativt värde: 2 tim/vecka totalt för båda = 94 tim/år

Kvalitetskostnader (dubbelkontroll och korrigeringar): 20 timmar × 750 kr/tim = 15,000 kr/år

• Källa: Emma betonar behov att "dubbelkolla placering"

Alternativkostnad (minskad kreativ tid): 30 timmar × 750 kr/tim = 22,500 kr/år

• Källa: Emma "Mer lugn, fler alternativ, den där lilla extra grejen"

TOTAL KOSTNAD IDAG: 108,000 kr/år

Kvalitetsproblem:

• Repetitivt arbete som "ser nästan alltid likadana ut" (Emma)
• Tar tid från kreativ design
• Kvalitetskrav: Rätt tomt och storlek måste säkerställas
• Ingen standardisering mellan projektens situationsplaner

⚠️ KRITISK INSIKT FAS 2:

Emma's realistiska bedömning av AI-potential:

• "Tidsbesparing möjlig: Endast 5% (NEJ till 80%)"
• Vision: AI sätter dit hus, mäter avstånd, men Emma måste dubbelkolla placering manuellt
• Komplexitet i situationsplaner underskattat - varje tomt är unik
• Manuell kontroll och justering tar fortfarande majoriteten av tiden

3. FÖRESLAGEN LÖSNING

Beskrivning: AI-system som automatiskt genererar situationsplaner från digitala tomtkartor och fastställda standardmallar. Systemet placerar automatiskt byggnader enligt byggregler, mäter avstånd och skapar underlag som arkitekten granskar och justerar vid behov.

⚠️ VIKTIGT: Emmas bedömning visar att även med AI måste majoriteten av arbetet fortfarande göras manuellt pga unika tomtförhållanden.

Investering År 1:

AI-verktyg/mjukvara (årslicens första året): 35,000 kr

• Specialiserad CAD-automation för situationsplaner

Integration och konfiguration: 15 timmar × 1,200 kr/tim = 18,000 kr

• Extern konsult för systemintegration

Utbildning: 12 timmar × 750 kr/tim = 9,000 kr

• Intern tid för Emma och Magdalena

Pilotprojekt och finjustering: 20 timmar × 750 kr/tim = 15,000 kr

• Testning på 10-15 verkliga projekt

TOTAL INVESTERING ÅR 1: 77,000 kr

Årlig driftkostnad (från år 2):

Mjukvarulicens: 30,000 kr/år

Support och uppdateringar: 8,000 kr/år

Kvalitetsgranskning och manuell justering (95% av tidigare tid): 89 timmar × 750 kr/tim = 66,800 kr/år

TOTAL DRIFT: 104,800 kr/år

Förväntad effekt - Realistisk uppskattning baserat på Emma's bedömning:

Tidsbesparing situationsplaner: 4,7 timmar × 750 kr/tim = 3,500 kr/år

• Endast 5% av manuellt arbete elimineras enligt Emma
• AI kan skapa initial layout men kräver omfattande manuell kontroll och justering
• Varje tomt är unik vilket begränsar standardiseringsmöjligheter

Minskade kvalitetskostnader: 1 timme × 750 kr/tim = 750 kr/år

• Mycket begränsad förbättring eftersom manuell kontroll fortfarande krävs

Ökad kreativ tid (marginell): 1,5 timmar × 750 kr/tim × 20% marginal = 225 kr/år

• Nästan ingen faktisk frigjord tid för kreativt arbete

TOTAL BESPARING: 4,500 kr/år

⚠️ NETTOKOSTNAD: Med driftskostnad 104,800 kr/år och besparing 4,500 kr/år blir nettokostnaden -100,300 kr/år

4. FINANSIELL ANALYS

Kassaflöde 3 år

Nyckeltal:

Återbetalningstid: 260+ månader (aldrig lönsam med nuvarande driftskostnader)
NPV (3 år, 10% kalkylränta): -65,000 kr
IRR: Ej beräkningsbar (negativ)
Breakeven: Aldrig uppnås

⚠️ KRITISKT: Projektet genererar negativa kassaflöden under hela treårsperioden.

5. RISKANALYS

Risknivå: HÖG

Huvudrisker och mitigering:

1. Emmas realistiska bedömning bekräftas - endast 5% besparing (Hög risk)
   • Risk: AI-automation fungerar inte för unika tomtförhållanden
   • Mitigering: Ingen effektiv mitigering - investering bör inte göras
2. Löpande driftkostnader överstiger besparingar kraftigt (Hög risk)
   • Risk: Årlig förlust på 100,000+ kr
   • Mitigering: Inte genomförbart - finansiellt oacceptabelt
3. Teknisk komplexitet underskattat (Hög risk)
   • Risk: Integration och anpassning tar mer resurser än beräknat
   • Mitigering: Skulle förvärra redan negativ business case
4. Begränsad användbarhet för komplexa tomter (Hög risk)
   • Risk: AI fungerar bara för 5% av projekt enligt Emma
   • Mitigering: Bekräftar att investering ej bör göras
5. Alternativkostnad av investering (Hög risk)
   • Risk: 77,000 kr skulle kunna investeras i projekt med positiv ROI
   • Mitigering: Prioritera andra möjligheter (CAD-automation, kunskapssystem)

6. IMPLEMENTATION

Komplexitet: LÅG-MEDIUM

⚠️ OBS: Även om implementeringskomplexiteten är hanterbar, rekommenderas INTE implementation pga negativ business case.

Tidslinje: 12 veckor (ej relevant pga negativ ROI)

• Vecka 1-2: Kravspecifikation och leverantörsutvärdering
• Vecka 3-4: Upphandling och licensanskaffning
• Vecka 5-7: Integration, konfiguration och utbildning
• Vecka 8-10: Pilotprojekt med 10-15 verkliga situationsplaner
• Vecka 11-12: Finjustering och full utrullning

Resurser:

Internt:

• Emma Sandgren: 20 timmar (kravspec, utbildning, pilot)
• Magdalena Hellström: 12 timmar (utbildning, pilot)
• Benjamin Anselmo: 5 timmar (IT-support integration)

Externt:

• CAD-automation konsult: 15 timmar
• Leverantörssupport: Ingår i licensavtal

Dependencies:

• ArchiCAD-kompatibilitet måste verifieras
• Digitala tomtkartor måste vara tillgängliga
• Standardmallar för olika tomttyper måste definieras
• Granskningsrutin måste etableras

⚠️ VIKTIGT: Även om alla dependencies uppfylls, motiveras inte investering pga negativ ROI.

7. MJUKA VÄRDEN OCH KVALITATIVA FÖRDELAR

Potentiella fördelar (begränsade):

Medarbetarnöjdhet (minimal påverkan):

• Endast 5% mindre repetitivt arbete
• Emma måste fortfarande dubbelkolla och justera manuellt
• Risk för frustration om systemet inte levererar förväntad nytta

Kundupplevelse (marginell förbättring):

• Ingen märkbar förbättring i leveranstid (5% besparing = 10 minuter/plan)
• Emma behöver fortfarande lika lång tid för att säkerställa kvalitet

Kompetensutveckling:

• Viss erfarenhet av AI-verktyg
• Dock inte värt investeringen för minimal praktisk nytta

Strategisk positionering:

• Ingen verklig konkurrensfördelar med 5% förbättring
• Risk för negativ marknadsföring om system inte fungerar som utlovat

⚠️ KRITISK BEDÖMNING:

De mjuka värdena kan INTE motivera en investering med årlig förlust på 100,000 kr.

8. KÄNSLIGHETSANALYS

Scenario 1: Pessimistiskt (0% effekt)

Antaganden:

• AI fungerar inte alls för verkliga projekt
• Tidsbesparingen 0 timmar/år
• Besparingen blir 0 kr/år

Finansiellt:

• Nettokassaflöde År 1: -77,000 kr
• Nettokassaflöde År 2-3: -104,800 kr/år
• NPV 3 år: -283,000 kr
• Kommentar: Värsta scenario - total förlust

Scenario 2: Realistiskt (5% effekt enligt Emma)

Antaganden:

• 5% av situationsplaner kan effektiviseras enligt Emmas bedömning
• 4,7 timmar/år tidsbesparing
• 4,500 kr/år total besparing

Finansiellt:

• Nettokassaflöde År 1: -72,500 kr
• Nettokassaflöde År 2-3: -100,300 kr/år
• NPV 3 år: -265,000 kr
• Kommentar: Genomför INTE - årlig förlust 100,000 kr

Scenario 3: Optimistiskt (25% effekt)

Antaganden:

• AI fungerar bättre än Emma förväntar - 25% automation möjlig
• 23,5 timmar/år tidsbesparing
• 22,500 kr/år total besparing

Finansiellt:

• Nettokassaflöde År 1: -54,500 kr
• Nettokassaflöde År 2-3: -82,300 kr/år
• NPV 3 år: -213,000 kr
• Kommentar: Fortfarande negativ business case - genomför INTE

Scenario 4: Mycket optimistiskt (50% effekt)

Antaganden:

• Betydligt bättre än någon indikation visar - 50% automation
• 47 timmar/år tidsbesparing
• 45,000 kr/år total besparing

Finansiellt:

• Nettokassaflöde År 1: -32,000 kr
• Nettokassaflöde År 2-3: -59,800 kr/år
• NPV 3 år: -147,000 kr
• Kommentar: Fortfarande ej lönsam - kräver orealistiska antaganden

9. REKOMMENDATION

☐ Implementera omgående (Quick Win)
☐ Pilot Q4 2025
☐ Vänta till 2026
☑ Avvakta vidare utredning / Genomför EJ

Motivering:

1. Emma's realistiska bedömning dödar business casen: Endast 5% tidsbesparing (4,500 kr/år) mot investering 77,000 kr och årlig driftkostnad 104,800 kr
2. Negativa kassaflöden alla tre år: Projektet genererar förlust på 100,000+ kr/år
3. NPV starkt negativ: -265,000 kr över 3 år - ekonomiskt oacceptabelt
4. Alternativkostnad: 77,000 kr bör investeras i möjligheter med positiv ROI (CAD-automation, kunskapssystem)
5. Även optimistiska scenarier negativa: Inte ens med 50% automation (10× bättre än Emma bedömer) blir projektet lönsamt
6. Risknivå hög: Emma känner verksamheten och hennes bedömning bör vägas tungt
7. Bättre alternativ finns: Fokusera på möjligheter med dokumenterad ROI under 12 månader

Alternativa åtgärder:

1. Avvakta teknologiutveckling: Återbesök om 1-2 år när AI-verktyg är mer mogna
2. Utvärdera vid volymökning: Om privatprojekt ökar till 150+ situationsplaner/år, räkna om
3. Fokusera på andra möjligheter: Investera i CAD-automation, kunskapssystem eller paketpris istället
4. Enklare förbättringar först: Standardmallar och checklistor utan AI kan ge viss förbättring

Villkor för att ompröva:

• Teknologi: AI-verktyg visar minst 40% tidsbesparing i verifierade piloter hos jämförbara företag
• Volym: Sajt når 150+ situationsplaner/år (dubblering av nuvarande)
• Kostnad: Licenskostnader sjunker till under 10,000 kr/år
• Validering: Emma ser tydliga exempel på framgångsrik automation i branschen

Nästa steg:

1. Omedelbart: Informera Emma och Magdalena om beslutet och motiveringen
2. Vecka 41: Omdirigera planerade resurser till BC1 (CAD-automation) som har ROI 11 månader
3. Q4 2025: Dokumentera Emmas arbetsmetoder och skapa enkla standardmallar utan AI
4. Q2 2026: Återbesök möjligheten om teknologi eller volymer förändrats markant

10. BERÄKNINGSUNDERLAG - NULÄGE

MANUELLT ARBETE SITUATIONSPLANER: 70,500 kr/år

Beräkning: 2 tim/vecka × 47 veckor × 750 kr/tim = 70,500 kr

Källor:

• Tid per vecka = 2 timmar totalt
  Källa: Emma Sandgren intervju FAS 2 - "2 timmar/vecka (NEJ till 4-9)" + Magdalena "1-2 timmar/vecka". Konservativt använder vi 2 tim/vecka totalt för båda.
• Arbetsveckor = 47 veckor
  Källa: Standardantagande (52 veckor minus 5 veckors semester)
• Timkostnad = 750 kr/tim
  Källa: Reviderad projektparameter

KVALITETSKOSTNADER: 15,000 kr/år

Beräkning: 20 tim/år × 750 kr/tim = 15,000 kr

Källor:

• Tid dubbelkontroll = 20 timmar/år
  Källa: Emma FAS 2 - "Manuellt: Dubbelkolla placering" + "Kvalitetskrav: Rätt tomt och storlek". Uppskattat 15 minuter extra kontroll per situationsplan × 80 planer/år ≈ 20 timmar.
• Timkostnad = 750 kr/tim
  Källa: Reviderad projektparameter

ALTERNATIVKOSTNAD (KREATIV TID): 22,500 kr/år

Beräkning: 30 tim/år × 750 kr/tim = 22,500 kr

Källor:

• Förlorad kreativ tid = 30 timmar/år
  Källa: Emma FAS 2 - "Mer lugn, fler alternativ, den där lilla extra grejen". Konservativ uppskattning att 30% av situationsplanstiden (94 tim) skulle kunna användas mer värdeskapande.
• Timkostnad = 750 kr/tim
  Källa: Reviderad projektparameter

FÖRVÄNTAD BESPARING (REALISTISK - 5% ENLIGT EMMA)

TIDSBESPARING SITUATIONSPLANER: 3,500 kr/år

Beräkning: 4,7 tim/år × 750 kr/tim = 3,500 kr

Källor:

• Tidsbesparing = 4,7 timmar/år
  Källa: Emma FAS 2 - "Tidsbesparing möjlig: Endast 5% (NEJ till 80%)". Beräkning: 94 tim/år × 5% = 4,7 tim/år. Motivering: Emma bedömer att även med AI måste hon "dubbelkolla placering" och "ser nästan alltid likadana ut" betyder fortfarande unika anpassningar per tomt.
• Timkostnad = 750 kr/tim
  Källa: Reviderad projektparameter

MINSKADE KVALITETSKOSTNADER: 750 kr/år

Beräkning: 1 tim/år × 750 kr/tim = 750 kr

Källor:

• Minskad kontroll = 1 timme/år
  Källa: Uppskattning baserat på Emmas 5% besparing. Med 20 tim/år nuvarande kvalitetskontroll × 5% = 1 tim/år besparing. Motivering: Manuell kontroll fortfarande nödvändig enligt Emma.
• Timkostnad = 750 kr/tim
  Källa: Reviderad projektparameter

ÖKAD KREATIV TID: 225 kr/år

Beräkning: 1,5 tim/år × 750 kr/tim × 20% marginal = 225 kr

Källor:

• Friggjord kreativ tid = 1,5 timmar/år
  Källa: Med 4,7 tim besparing totalt och hälften används för kreativt arbete = ca 1,5 tim/år effektivt.
• Marginalvärde = 20%
  Källa: Konservativt antagande för värde av kreativ tid
• Timkostnad = 750 kr/tim
  Källa: Reviderad projektparameter

Antaganden och osäkerheter:

Kritiska antaganden baserade på Emma's bedömning:

• Endast 5% tidsbesparing är realistisk - detta är den absolut viktigaste parametern
• Emma måste fortfarande dubbelkolla alla situationsplaner manuellt
• Varje tomt är unik vilket begränsar standardiseringsmöjligheter kraftigt
• AI kan ge initial layout men kräver omfattande manuella justeringar

Konservativa val:

• Använder Emmas reviderade 2 tim/vecka istället för initiala 4-9 tim/vecka
• Använder Emmas realistiska 5% besparing (inte 80% eller 85%)
• Beräknar endast på verifierad volym (60-80 situationsplaner/år)
• Inkluderar fullständiga driftkostnader (104,800 kr/år)

Exkluderad data och motivering:

• Emmas initiala uppskattning "4-9 timmar/vecka" - reviderad till 2 tim/vecka i FAS 2
• Emmas uppskattning "80% tidsbesparing" - explicit avvisad av Emma själv
• Optimistiska automationsgrader från leverantörer - använder Emmas realistiska bedömning
• Potentiella ökade volymer - räknar endast på nuvarande 60-80 planer/år

Datakvalitet:

• Validerad: Emmas 2 tim/vecka, Magdalenas 1-2 tim/vecka, Emmas 5% besparing (direkta intervjusvar FAS 2)
• Uppskattad: Kvalitetskostnader 20 tim/år (baserat på Emmas beskrivning av dubbelkontroll)
• Antagen: Driftkostnader 104,800 kr/år (mjukvarulicens + support + kvalitetsgranskning)

⚠️ KRITISK OSÄKERHET: Den största osäkerheten är om Emma's bedömning är korrekt. Men som den som faktiskt utför arbetet dagligen bör hennes bedömning väga tungt. Även om hon skulle underskatta med 100% (10% besparing istället för 5%) förblir business casen negativ.

SAMMANFATTANDE SLUTSATS

Denna investering rekommenderas INTE.

Med Emma's realistiska bedömning på endast 5% tidsbesparing genererar projektet:

• Negativa kassaflöden alla tre år
• NPV på -265,000 kr
• Årlig förlust på 100,000+ kr
• ROI över 20 år (praktiskt aldrig)

Resurser bör istället fokuseras på:

• BC1: CAD-automation (ROI 11 månader, validerad potential)
• BC5: Kunskapssystem intern AI (strategiskt viktigt, alla bekräftar behov)
• BC3: Paketpris (Nina öppen, direkt värde)

Återbesök möjligheten om:

• AI-teknologi visar 40%+ besparing i verifierade branschpiloter
• Volymen fördubblas till 150+ situationsplaner/år
• Licenskostnader sjunker till under 10,000 kr/år

Business Case version 2.0 - Situationsplan-AI (Privat)
Baserad på FAS 2 fördjupningsanalys, 8 respondenter
KRITISK REVIDERING: Emmas realistiska 5% besparing
Rekommendation: Genomför EJ - negativ ROI