Fas 2 - Beslutsdokument - Bilaga 2.5: BC11 - Leverantörsfakturahantering - Projektplan

1. PROJEKTÖVERSIKT

Projektinformation

• Projektnamn: Leverantörsfakturahantering (Ekonomisidan)
• Projektkod: FAKTURA-2025-BC11
• Projektägare: Liza Fyhr (PÄ)
• Projektledare: Lars Diethelm (PL)
• Projektteam:
  • Matilda Björklind (Processexpert/Huvudanvändare)
  • Lars Diethelm (PL-Extern)
  • Rebecka Englund (PL-intern)
• Startdatum: 2025-10-14 (Vecka 42)
• Slutdatum: 2025-12-20 (Vecka 51)
• Total tidsram: 2,5 månader
• Budget: 60 000 kr (År 1) + 18 000 kr (Årlig drift från År 2)

Målbild från Business Case

• Problem: 30% av leverantörsfakturorna saknar korrekt projektinformation vilket skapar 4 timmars manuellt arbete varje vecka
• Lösning: AI-driven fakturaanalys med automatisk projektnummerdetektion och intelligent refusering
• Förväntad nytta:
  • ROI: 10 månader (optimistisk: 6 månader)
  • NPV 3 år: 113 520 kr
  • Årlig besparing: 69 800 kr

Projektomfattning

Inkluderat:

• AI-mjukvara för fakturaanalys (licens + uppsättning)
• Automatisk projektnummerdetektion från fritextfält
• Intelligent refusering med återkoppling
• Integration med Fortnox och WorkCloud
• Utbildning av Matilda och ekonomiteam
• Pilottest med topp 3 problemleverantörer

Exkluderat:

• Hantering av kundfakturor
• Integration med andra ekonomisystem än Fortnox
• Automatisk attestering
• Hantering av utländska fakturor

2. FASINDELNING ENLIGT OPTIMA-METODIKEN

Fas 1: Förstudie ✓ GENOMFÖRD

Period: Vecka 35-38 (Augusti-September 2025)

• Business Case framtagen och validerad
• ROI och NPV beräknad

Fas 2: Målbild & Krav ✓ Pågående

Period: Vecka 39-41 (September-Oktober 2025)

• FAS 2-intervjuer genomförda med Matilda
• Nuläge kartlagt (87 820 kr/år i kostnader)
• Workshop genomförd 24/9
• Detaljerad input från Matilda validerad
• Styrgruppsbeslut utestående

Fas 3: Förberedelse & Kunskap

Period: Vecka 42-43 (Oktober 2025)

Huvudaktiviteter:

• Val av AI-lösning
• Detaljerad kartläggning av problemleverantörer
• Samla historisk fakturadata för träning
• API-specifikation för Fortnox/WorkCloud

Leveranser:

• AI-lösning vald och etablerad
• Träningsdata förberedd (minst 100 fakturor)
• Integrationskrav specificerade
• Topp 3 problemleverantörer identifierade

Beslutspunkt BP3:

• AI-lösning upphandlad
• Träningsdata kvalitetssäkrad
• Budget för Fas 4 frigiven

Fas 4: FASM-sprintar (Förenkla, Automatisera, Standardisera, Mäta)

Period: Vecka 44-47 (Oktober-November 2025)

Sprint 1 - Förenkla (Vecka 44):

• Kartlägg nuvarande fakturaflöde
• Eliminera onödiga kontrollpunkter
• Definiera minimikrav för fakturagodkännande

Sprint 2 - Automatisera (Vecka 45-46):

• Installation och grundkonfiguration av AI
• Träning med historiska fakturor
• Automatisering av projektnummerdetektion
• Uppsättning av refuseringsregler

Sprint 3 - Standardisera (Vecka 46-47):

• Standardisera leverantörskommunikation
• Skapa mallar för refuseringsmeddelanden
• Utveckla rutin för undantagshantering

Sprint 4 - Mäta (Vecka 47):

• Definiera KPI:er (träffsäkerhet, tidsbesparing)
• Sätta upp dashboard för uppföljning
• Validera AI:s prestanda

Leveranser:

• Förenklad fakturaprocess
• AI-system tränat och konfigurerat
• Standardiserade rutiner
• Mätbart system med KPI:er

Beslutspunkt BP4:

• Pilottest godkänt (>80% träffsäkerhet)
• Matilda har testat och godkänt
• Go-live beslut fattat

Fas 5: Införande

Period: Vecka 48-50 (December 2025)

Huvudaktiviteter:

• Pilottest med topp 3 problemleverantörer (Vecka 48)
• Gradvis utrullning till alla leverantörer
• Utbildning av ekonomiteam
• Finjustering baserat på feedback

Leveranser:

• Pilotresultat dokumenterat
• Fullt driftsatt AI-system
• Utbildningsmaterial och användarguider
• Överlämning till förvaltning

Beslutspunkt BP5:

• System i full drift
• Matilda självgående
• Förväntade besparingar börjar realiseras

Fas 6: Uppföljning

Period: Vecka 51 (December 2025)

Huvudaktiviteter:

• Utvärdera projektresultat mot BC
• Mäta faktiska tidsbesparingar
• Dokumentera lessons learned

Leveranser:

• Slutrapport med faktiska resultat
• Rekommendationer för vidareutveckling
• Projektavslut

Beslutspunkt BP6:

• Projekt formellt avslutat
• Överlämning till linjeorganisation genomförd

3. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Leverantörsfakturahantering [FAKTURA-2025-BC11]
├── 1. Projektledning [PL]
│   ├── 1.1 Projektplanering och uppstart
│   ├── 1.2 Styrgruppsmöten (månadsvis, 3 st)
│   ├── 1.3 Statusrapportering (veckovis)
│   └── 1.4 Projektavslut och dokumentation
│
├── 2. Fas 3: Förberedelse & Kunskap [F3]
│   ├── 2.1 AI-upphandling
│   ├── 2.2 Leverantörsanalys
│   ├── 2.3 Datainsamling fakturor
│   └── 2.4 Integrationskrav
│
├── 3. Fas 4: FASM-sprintar [F4]
│   ├── 3.1 Sprint 1: Förenkla
│   ├── 3.2 Sprint 2: Automatisera
│   ├── 3.3 Sprint 3: Standardisera
│   └── 3.4 Sprint 4: Mäta
│
├── 4. Fas 5: Införande [F5]
│   ├── 4.1 Pilottest
│   ├── 4.2 Utbildning
│   ├── 4.3 Go-live
│   └── 4.4 Överlämning
│
└── 5. Fas 6: Uppföljning [F6]
    ├── 5.1 Resultatutvärdering
    ├── 5.2 Lessons learned
    └── 5.3 Slutrapport

4. TIDPLAN - GANTT-SCHEMA

Aktivitet                V42 V43 V44 V45 V46 V47 V48 V49 V50 V51
                         Okt     Nov         Dec
═══════════════════════════════════════════════════════════════════
Projektledning           ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███
Fas 3: Förberedelse      ███ ███
  AI-upphandling         ███ ███
  Leverantörsanalys      ███ ███
  Datainsamling              ███
  Integrationskrav           ███
Fas 4: FASM-sprintar             ███ ███ ███ ███
  Sprint 1: Förenkla             ███
  Sprint 2: Automatisera             ███ ███
  Sprint 3: Standardisera               ███ ███
  Sprint 4: Mäta                         ███
Fas 5: Införande                             ███ ███ ███
  Pilottest                                  ███
  Utbildning                                 ███ ███
  Go-live                                        ███
  Överlämning                                        ███
Fas 6: Uppföljning                                       ███
  Utvärdering                                            ███
  Slutrapport                                            ███

Milstolpar:              BP3         BP4         BP5     BP6

5. RESURSPLAN

Resursmatris per Fas

6. BUDGET OCH KOSTNADSPLAN

Kostnadsfördelning från Business Case

Mappning av BC-kostnader:

• Licenser: AI-mjukvara (licens + uppsättning) = 35 000 kr
• Automationsutveckling (A): Konfiguration och anpassning = 15 000 kr
• Implementeringssäkring (I): Utbildning och implementation = 10 000 kr

*Interna resurser tas inom befintlig bemanning

7. KOMMUNIKATIONSPLAN

Intressentmatris

Mötesstruktur

8. KVALITETSPLAN

KPI:er

9. RISKHANTERINGSPLAN

S = Sannolikhet, P = Påverkan (H=Hög, M=Medium, L=Låg)

10. PROJEKTAVSLUT

Aktiviteter vid projektavslut (Vecka 51):

1. Slutleverans och godkännande
   • Verifiering att AI-systemet uppnår >80% träffsäkerhet
   • Godkännande från Matilda att tidsbesparing uppnås
2. Överföring till förvaltning
   • Överlämning till IT-avdelning
   • Supportrutin etablerad med leverantör
3. Lessons learned workshop
   • Workshop med Matilda och projektteam
   • Dokumentation av framgångsfaktorer
4. Projektdokumentation arkivering
   • Alla projektdokument till dokumenthanteringssystem
   • AI-konfiguration dokumenterad
5. Resursfrigörande
   • Externa konsulter avslutas
   • Interna resurser återgår till linjen
6. Slutrapport till styrgrupp
   • Faktisk ROI vs planerad
   • Realiserade tidsbesparingar
   • Rekommendationer för optimering

Dokumentinformation

Version: 1.0
Skapad: 2025-10-02
Senast uppdaterad: 2025-10-02
Nästa revision: Vid beslutspunkt BP3 (Vecka 43)
Dokumentägare: Lars Diethelm, Projektledare

Denna projektplan säkerställer att implementation av AI-driven leverantörsfakturahantering följer Optima-metodiken och levererar förväntad affärsnytta med ROI på 10 månader (konservativt) och årlig besparing på 69 800 kr.