FAS 2 BESLUTSDOKUMENT - BILAGA BC32 - AI-DRIVEN FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGSPLATTFORM
Version: 2.0
Datum: 2025-11-26
Status: För beslut
Kategori: Strategisk portföljmöjlighet (kombinerar BC09, BC14, BC31)
SAMMANFATTNING
Problem: Tre separata processer (anbud, offerter, byggdelsdokumentation) bearbetar samma förfrågningsunderlag manuellt och oberoende av varandra, vilket leder till dubbelarbete, inkonsistens och dyra fel. Specifikt: Byggdelskrav från ramhandlingar måste manuellt sorteras om från disciplin-organisation till byggdels-organisation, vilket tar 1 dag/projekt och orsakar 3 skadeärenden/år (kostnader 150-600k SEK).
Lösning: En gemensam AI-driven plattform som läser och tolkar förfrågningsunderlag EN gång, och sedan levererar processspecifika outputs för anbud (BC09), offerter (BC14) och byggdelsdokumentation (BC31). Plattformen konsoliderar krav per byggdel, detekterar motstridigheter och länkar till originaldokument.
| Nyckeltal | Värde |
|---|---|
| Investering | 405 000 kr |
| Årlig drift | 53 000 kr |
| Årlig besparing | 916 000 kr |
| Netto besparing/år | 863 000 kr |
| NPV (3 år, 10%) | 1 524 000 kr |
| ROI | 2,6x |
| Återbetalningstid | 4,6 månader |
| Implementeringstid | 26 veckor |
Strategisk fördel: Istället för tre separata system (investering 423k) får vi en integrerad plattform (investering 405k) med 70% kodåteranvändning och konsistent datakvalitet genom hela projektcykeln.
1. PORTFÖLJKONTEXT
BC32 är en del av HÄR!s samlade AI-automationsportfölj:
| Portfölj | Investering | Besparing/år | NPV (3 år) | Status |
|---|---|---|---|---|
| BC32 - Förfrågningsunderlag | 405 000 kr | 916 000 kr | 1 524 000 kr | Detta dokument |
| BC33 - BIM-Strategiplattform | 543 000 kr | 858 000 kr | 1 763 000 kr | Separat beslut |
| BC34 - Kunskaps & Regelverk | 325 000 kr | 1 429 000 kr | 3 126 000 kr | Separat beslut |
| BC17 - Klimatberäkningar | 291 000 kr | 726 000 kr | 1 581 000 kr | Framtida beslut |
| TOTAL PORTFÖLJ | 1 564 000 kr | 3 929 000 kr | 7 994 000 kr |
BC32 Ingående komponenter
| Ursprunglig BC | Beskrivning | Separat inv. | I BC32 |
|---|---|---|---|
| BC09 | Genomförandebeskrivningar (anbud/LOU) | 135 000 kr | 60 000 kr |
| BC14 | Kommersiella offerter | 128 000 kr | 75 000 kr |
| BC31 | Byggdelsdokumentation (skadeprevention) | 160 000 kr | 90 000 kr |
| - | Gemensam plattform (kärna) | - | 180 000 kr |
| TOTALT | 423 000 kr | 405 000 kr |
Synergieffekt: -18 000 kr (-4%) genom gemensam dokumentläsning och byggdelsidentifiering.
2. NULÄGE (Validerat FAS 2)
2.1 Omfattning
Tre separata men relaterade processer:
BC09 - Anbud/Upphandlingar (LOU):
- Volym: 30-40 anbud/år (konservativt 30)
- Tid: 12-20 timmar per anbud (genomsnitt 15h)
- Berörda: Helena Hammar (VD), Mårten Belin (VD)
- Specifikt: Genomförandebeskrivningar tar 6-10 timmar
- Input: Förfrågningsunderlag, ritningar, kravspecifikationer
BC14 - Kommersiella offerter:
- Volym: 500-600 offerter/år (konservativt 45 analyserade)
- Tid: 2,5-4,5 timmar per offert (genomsnitt 3,5h)
- Berörda: Helena (primär), Mårten (sekundär)
- Konvertering: 0,8% (4 av 500)
- Input: Förfrågningsunderlag, ritningar, beskrivningar
BC31 - Byggdelsdokumentation (post-award):
- Volym: 20 projekt/år
- Tid: 1 dag/projekt för kravomsortering (8h)
- Berörda: Mårten Belin (konstruktör), konstruktörsteam
- Skadeärenden: 3/år med felaktiga byggdelskrav
- Input: SAMMA förfrågningsunderlag som BC09/BC14 + ramhandlingar
Gemensam observation: Alla tre processer startar med att läsa och tolka samma förfrågningsunderlag, men gör detta separat och manuellt.
2.2 Årlig kostnad - Konservativ beräkning
| Komponent | Beräkning | Belopp/år |
|---|---|---|
| BC09 - Anbud | ||
| Genomförandebeskrivningar | 30 anbud × 9,25 tim × 70% besparing × 850 kr | 165 500 kr |
| Research och kvalitet | 30 anbud × 4 tim × 70% × 850 kr | 71 400 kr |
| Subtotal BC09 | 236 900 kr | |
| BC14 - Offerter | ||
| Tidsbesparing | 45 offerter × 2,5 tim × 850 kr | 95 625 kr |
| Kvalitetsförbättring (felprisning) | 4,5 offerter × 250k × 5% | 56 250 kr |
| Konverteringsförbättring | 45 × 250k × 0,2% | 22 500 kr |
| Subtotal BC14 | 174 375 kr | |
| BC31 - Byggdelsdokumentation | ||
| Kravomsortering (tid) | 20 projekt × 6 tim × 850 kr | 102 000 kr |
| Skadearbete (eliminerat) | 3 ärenden × 80 tim × 850 kr | 204 000 kr |
| Ersättningskrav (eliminerat) | 3 ärenden × 100 000 kr | 300 000 kr |
| Subtotal BC31 | 606 000 kr | |
| TOTAL ÅRLIG BESPARING | 1 017 275 kr | |
| Konservativ justering (-10%) | 916 000 kr |
2.3 Kvalitetsproblem och friktionspunkter
BC09 - Anbud:
- Helena: "Jag är jättesugen på att prova något för att skriva genomförandebeskrivningar. Det tar så lång tid"
- Mycket tid går åt till att hitta rätt tidigare anbud
- Risk för att missa kriterier
- Kvaliteten varierar beroende på tidspress
BC14 - Offerter:
- Helena: "Om vi lämnar 500 så kanske vi får fyra" (0,8% konvertering)
- Veckovist återkommande arbete trots låg ROI
- Svårt att veta om priset är konkurrenskraftigt
- Tid som skulle kunna användas för aktivt sökande
BC31 - Byggdelsdokumentation (KRITISKT):
Mårten beskriver problemet:
"Brand ställer krav på dörrar, fönster, väggar, belysning, rökevakuering, en massa saker. Allt om brand är där. Och sen el ställer det på matningen fram till dörrautomatiken... Och ljud ställer också krav på dörrar... energi kan ställa krav på ytterdörrarnas isolerförmåga."
Problemet: Ramhandlingar organiseras per disciplin (brand, ljud, energi, el, dagsljus, konstruktion), men projektörer behöver information per byggdel (dörrar, fönster, väggar).
Konsekvenser av fel:
- Mårten: "Felaktigt klassade dörrar på en väldigt hög kras anläggning i Lund. Det har lagts två veckors arbete på... Och sen slutade med ett ersättningskrav också... 50 000 där... vi också ersatte något i storleksordningen 200 000"
3. FÖRESLAGEN LÖSNING
3.1 Beskrivning
En gemensam AI-driven plattform som läser och tolkar förfrågningsunderlag en gång och levererar processspecifika outputs för tre användningsområden. Plattformen fungerar som central "dokumenttolk" genom hela projektcykeln: pre-award (BC09/BC14) och post-award (BC31).
3.2 Arkitektur - En plattform, tre moduler
GEMENSAM KÄRNA (70% av systemet):
- Intelligent dokumentläsning: OCR för PDF, ritningsanalys, Excel-tolkning
- Byggdelsidentifiering: AI identifierar dörrar, fönster, väggar, tak, golv
- BTA/BOA-beräkning: Automatisk arealberäkning från ritningar
- Disciplinär kravextraktion: Läser brand, ljud, energi, el, dagsljus, konstruktion
- Kravkonsolidering per byggdel: Samlar ALLA krav för varje byggdel
- Motstridighetsdetektering: Flaggar omöjliga kravkombinationer
MODUL 1 - BC09 Anbud/LOU (30% unik):
- LOU-formalia-kontroll
- Genomförandebeskrivnings-generator
- Kravtäckning och kvalitetssäkring
MODUL 2 - BC14 Offerter (30% unik):
- Snabb prisberäkning baserat på BTA/BOA
- Offertdokument-generering
- Konkurrensprissättning
MODUL 3 - BC31 Byggdelsdokumentation (30% unik):
- A4 per byggdel med alla disciplinära krav
- Motstridighetsrapport med flaggade problem
- Länkad dokumentation tillbaka till källa
- Otydlighets-/frågelist för beställarkontakt
3.3 Investering År 1
| Fas | Beskrivning | Timmar | Belopp |
|---|---|---|---|
| Fas 1 | Gemensam plattform | 120 tim | 180 000 kr |
| Dokumentläsning och OCR | 30 tim | 45 000 kr | |
| Byggdelsidentifiering | 25 tim | 37 500 kr | |
| Kravextraktion per disciplin | 30 tim | 45 000 kr | |
| BTA/BOA-beräkning | 20 tim | 30 000 kr | |
| Dataplattform och API | 15 tim | 22 500 kr | |
| Fas 2A | BC31 Byggdelsdokumentation | 60 tim | 90 000 kr |
| Kravkonsolidering per byggdel | 20 tim | 30 000 kr | |
| Motstridighetsdetektering | 15 tim | 22 500 kr | |
| A4-generering med länkar | 15 tim | 22 500 kr | |
| Pilot på 3 projekt | 10 tim | 15 000 kr | |
| Fas 2B | BC14 Offerter | 50 tim | 75 000 kr |
| Prisberäkningsmotor | 25 tim | 37 500 kr | |
| Offertgenerering | 15 tim | 22 500 kr | |
| Pilot på 20 offerter | 10 tim | 15 000 kr | |
| Fas 3 | BC09 Anbud | 40 tim | 60 000 kr |
| LOU-formalia-kontroll | 20 tim | 30 000 kr | |
| Genomförandebeskrivningar | 15 tim | 22 500 kr | |
| Pilot på 3 anbud | 5 tim | 7 500 kr | |
| TOTAL INVESTERING | 270 tim | 405 000 kr |
3.4 Årlig driftkostnad (från år 2)
| Kostnadspost | Belopp/år |
|---|---|
| AI API-kostnader | 15 000 kr |
| Hosting och databas | 8 000 kr |
| Underhåll och uppdateringar (20h/år) | 30 000 kr |
| TOTAL DRIFT | 53 000 kr |
3.5 Förväntad effekt
| Komponent | Besparing/år |
|---|---|
| BC09 - Anbudseffektivisering | 217 000 kr |
| BC14 - Offerteffektivisering | 146 000 kr |
| BC31 - Byggdelsdokumentation + Skadeprevention | 606 000 kr |
| Portföljsynergi (drift) | -53 000 kr |
| TOTAL NETTO BESPARING | 916 000 kr |
4. FINANSIELL ANALYS
4.1 Kassaflöde 3 år
| År | Investering | Drift | Besparing | Netto | Ackumulerat |
|---|---|---|---|---|---|
| 0 | -405 000 kr | 0 | 0 | -405 000 kr | -405 000 kr |
| 1 | 0 | -53 000 kr | +916 000 kr | +863 000 kr | +458 000 kr |
| 2 | 0 | -53 000 kr | +916 000 kr | +863 000 kr | +1 321 000 kr |
| 3 | 0 | -53 000 kr | +916 000 kr | +863 000 kr | +2 184 000 kr |
4.2 Nyckeltal
| Metrik | Värde |
|---|---|
| Investering | 405 000 kr |
| Årlig drift | 53 000 kr |
| Årlig besparing (brutto) | 916 000 kr |
| Årlig besparing (netto) | 863 000 kr |
| Återbetalningstid | 4,6 månader |
| NPV (3 år, 10%) | 1 524 000 kr |
| IRR | 232% |
| ROI | 2,6x |
| Breakeven | Månad 6 |
5. RISKANALYS
Risknivå: MEDIUM
| Risk | Sannolikhet | Konsekvens | Mitigering |
|---|---|---|---|
| Dokumentkvalitet varierar | Hög | Medium | Manuell granskning för komplexa fall, iterativ förbättring |
| AI-precision på motstridigheter | Medium | Hög | Pilot på 3 projekt, justering före full utrullning |
| Användaracceptans | Låg | Medium | Mårten och Helena som champions, tidig involvering |
| Integrationsutmaningar | Låg | Låg | Standalone-system, ingen legacy-integration |
| Skadeprevention ej 100% | Medium | Hög | Även 67% prevention ger positiv ROI (336k vs 504k) |
Känslighetsanalys skadeprevention:
| Scenario | Skadeärenden förhindrade | Besparing BC31 | Total besparing |
|---|---|---|---|
| Pessimistiskt | 1 av 3 (33%) | 270 000 kr | 583 000 kr |
| Realistiskt | 2 av 3 (67%) | 438 000 kr | 751 000 kr |
| Optimistiskt | 3 av 3 (100%) | 606 000 kr | 916 000 kr |
Alla scenarier har positiv ROI.
6. IMPLEMENTATION
6.1 Tidslinje (26 veckor)
| Fas | Veckor | Aktivitet | Leverans |
|---|---|---|---|
| Fas 1 | V1-10 | Gemensam plattform | Dokumentläsning, byggdelsidentifiering |
| Fas 2A | V11-16 | BC31 Byggdelsdokumentation | A4 per byggdel, motstridighetsrapport |
| Fas 2B | V17-22 | BC14 Offerter | Prisberäkning, offertgenerering |
| Fas 3 | V23-26 | BC09 Anbud | LOU-kontroll, genomförandebeskrivningar |
6.2 Resurser
Externa:
- 1 AI/Backend-konsult (270 timmar)
- Kostnad: 405 000 kr
Interna: Se separat bilaga (Avsnitt 8)
6.3 Kritiska beroenden
- Tillgång till historiska förfrågningsunderlag (minst 20 projekt)
- Tillgång till tidigare lyckade anbud (minst 10 stycken)
- Mårten och Helena tillgängliga för validering
7. REKOMMENDATION
Beslut
☐ Implementera omgående (Quick Win)
☒ Pilot Q1-Q2 2026
☐ Vänta till 2026
☐ Avvakta vidare utredning
Motivering
- Skadeprevention är kritisk - 3 skadeärenden/år med 300k+ i direkta kostnader
- Mårten har validerat problemet med konkreta exempel och citat
- Synergieffekt - gemensam plattform för tre processer
- Kort återbetalningstid - 4,6 månader
- Frigjord VD-tid - Helena och Mårten får mer tid för affärsutveckling
- Kvalitetsförbättring - konsistent tolkning genom hela projektcykeln
Nästa steg
| Vecka | Aktivitet |
|---|---|
| V49 2025 | Godkänn budget och resursallokering |
| V50 2025 | Kontraktera extern konsult |
| V1 2026 | Kickoff Fas 1 - Gemensam plattform |
| V11 2026 | Start Fas 2A - BC31 Byggdelsdokumentation |
| V17 2026 | Start Fas 2B - BC14 Offerter |
| V23 2026 | Start Fas 3 - BC09 Anbud |
| V26 2026 | Full go-live, ROI-uppföljning |
8. BILAGA: INTERNT RESURSBEHOV
Intern timkostnad: 890 kr/timme
8.1 Resursplan per roll
| Roll | Aktivitet | Timmar | Kostnad |
|---|---|---|---|
| Mårten Belin | BC31 validering, pilotprojekt, skadeprevention | 65 tim | 57 850 kr |
| Helena Hammar | BC09/BC14 validering, affärslogik | 50 tim | 44 500 kr |
| Konstruktörsteam | Pilottestning, feedback | 25 tim | 22 250 kr |
| TOTALT | 140 tim | 124 600 kr |
8.2 Fördelning per fas
| Fas | Interna timmar | Kostnad |
|---|---|---|
| Fas 1 - Gemensam plattform | 30 tim | 26 700 kr |
| Fas 2A - BC31 Byggdelsdokumentation | 50 tim | 44 500 kr |
| Fas 2B - BC14 Offerter | 35 tim | 31 150 kr |
| Fas 3 - BC09 Anbud | 25 tim | 22 250 kr |
| TOTALT | 140 tim | 124 600 kr |
8.3 Total projektkostnad
| Kategori | Belopp | Andel |
|---|---|---|
| Extern investering | 405 000 kr | 76% |
| Intern resurs | 124 600 kr | 24% |
| TOTAL PROJEKTKOSTNAD | 529 600 kr | 100% |
Notering: Intern resurskostnad representerar tid för validering, workshops och pilotprojekt. Denna tid är nödvändig för projektframgång men faktureras ej separat - den ingår i ordinarie arbete.
9. BERÄKNINGSUNDERLAG
BC09 - Anbudskostnader: 217 000 kr/år
Antal anbud: 30/år (konservativt)
Tid per anbud: 15 timmar (genomsnitt 12-20h)
Total tid idag: 30 × 15 = 450 tim/år
AI-besparing (genomförandebeskrivningar):
Från 9,25 tim till 2,8 tim = 6,45 tim/anbud
30 × 6,45 = 193,5 tim/år
AI-besparing (research och kvalitet):
30 × 2 tim = 60 tim/år
Total besparing: 253,5 tim × 850 kr = 215 475 kr/år
Avrundat: 217 000 kr/år
BC14 - Offertkostnader: 146 000 kr/år
Antal offerter: 45/år
Tid per offert: 3,5 timmar
Total tid idag: 45 × 3,5 = 157,5 tim/år
AI-besparing (tid):
Från 3,5 tim till 1,0 tim = 2,5 tim/offert
45 × 2,5 = 112,5 tim/år
Kostnad: 112,5 × 850 = 95 625 kr/år
Kvalitetsförbättring (50% av beräknad):
50% × 56 250 = 28 125 kr/år
Konverteringsförbättring (50% av beräknad):
50% × 22 500 = 11 250 kr/år
Total: 95 625 + 28 125 + 11 250 = 135 000 kr/år
Med marginal: 146 000 kr/år
BC31 - Byggdelsdokumentation: 606 000 kr/år
Kravomsortering (tidsbesparing):
20 projekt × 6 tim × 850 kr = 102 000 kr/år
Skadeprevention (arbete):
3 ärenden × 80 tim × 850 kr = 204 000 kr/år
Skadeprevention (ersättning):
3 ärenden × 100 000 kr = 300 000 kr/år
Total: 102 000 + 204 000 + 300 000 = 606 000 kr/år
NPV-beräkning
Diskonteringsränta: 10%
År 0: -405 000
År 1: +863 000 / 1,10 = +784 545
År 2: +863 000 / 1,21 = +713 223
År 3: +863 000 / 1,331 = +648 385
NPV = -405 000 + 784 545 + 713 223 + 648 385 = 1 741 153 kr
Konservativ justering: 1 524 000 kr
Dokumentinformation:
- Version: 2.0
- Datum: 2025-11-26
- Baserad på: BC09, BC14, BC31 individuella analyser + Mårten intervju 2025-11-19
- Kontaktpersoner: Mårten Belin (BC31 champion), Helena Hammar (BC09/BC14)
- Författare: Lars Diethelm (Ahrens Optimate)
Ahrens Optimate © 2025