Av Lars Diethelm • 26 nov 2025 • 10 min read

FAS 2 BESLUTSDOKUMENT - BILAGA BC34 - KUNSKAPS- & REGELVERKSPLATTFORM

Version: 2.0
Datum: 2025-11-26
Status: För beslut
Kategori: Strategisk portföljmöjlighet (kombinerar BC03 + BC07)

HÄR! - FAS 2 Beslutsdokument - Bilaga BC34

HÄR! - FAS 2 Beslutsdokument - Bilaga BC34.pdf

548 KB

SAMMANFATTNING

Problem: Två relaterade tidstjuvar dränerar organisationen dagligen: (1) Osökbara regelverks-PDF:er kräver 30-60 min manuell bläddring per sökning, och (2) projektkunskap finns i medarbetares huvuden, inte dokumenterat, vilket leder till 2-5 timmars söktid per informationsbehov och konstanta avbrott av seniora medarbetare. Adrian: "Det är oerhört tidskrävande att leta i alla de här PDF:erna." Nada: "Det är nästan omöjligt att leta bland alla projektmappar."

Lösning: En integrerad AI-driven kunskaps- och sökplattform som kombinerar regelverks-RAG med projektkunskapsdatabas. Samma tekniska infrastruktur (dokumentläsning, vektorsökning, AI-motor, användargränssnitt) används för BÅDE regelverkssökning OCH projektkunskap, vilket ger betydande skalfördelar.

Nyckeltal	Värde
Investering	325 000 kr
Årlig drift	144 000 kr
Årlig besparing	1 429 000 kr
Netto besparing/år	1 285 000 kr
NPV (3 år, 10%)	3 126 000 kr
ROI	4,4x
Återbetalningstid	3,4 månader
Implementeringstid	16 veckor

Strategisk fördel: Istället för två separata system (investering 428,5k, drift 252k/år) får vi en integrerad plattform med gemensam AI-infrastruktur och 24% lägre investering. BC34 är portföljens mest värdeskapande initiativ med högst NPV.

1. PORTFÖLJKONTEXT

BC34 är en del av HÄR!s samlade AI-automationsportfölj:

Portfölj	Investering	Besparing/år	NPV (3 år)	Status
BC32 - Förfrågningsunderlag	405 000 kr	916 000 kr	1 524 000 kr	Separat beslut
BC33 - BIM-Strategiplattform	543 000 kr	858 000 kr	1 763 000 kr	Separat beslut
BC34 - Kunskaps & Regelverk	325 000 kr	1 429 000 kr	3 126 000 kr	Detta dokument
BC17 - Klimatberäkningar	291 000 kr	726 000 kr	1 581 000 kr	Framtida beslut
TOTAL PORTFÖLJ	1 564 000 kr	3 929 000 kr	7 994 000 kr

BC34 har portföljens högsta NPV (3,1 MSEK) och kortaste återbetalningstid (3,4 månader).

BC34 Ingående komponenter

Ursprunglig BC	Beskrivning	Separat inv.	I BC34	Modul
BC03	Regelverks-PDF OCR & RAG	128 500 kr		Regelverksmodul
BC07	AI-driven Kunskapsdatabas	300 000 kr		Kunskapsmodul
TOTALT		428 500 kr	325 000 kr	16 veckor

Synergieffekt investering: -103 500 kr (-24%)

Driftsynergier

Kostnadspost	BC03 separat	BC07 separat	BC34 kombinerat	Besparing
Molntjänster	12 000 kr	60 000 kr	72 000 kr	-
AI-licenser	36 000 kr	120 000 kr	48 000 kr	-108 000 kr
Support/underhåll	24 000 kr	0 kr	24 000 kr	-
TOTALT/ÅR	72 000 kr	180 000 kr	144 000 kr	-108 000 kr

Synergieffekt drift: -108 000 kr/år (-43%)

2. NULÄGE (Validerat FAS 2)

2.1 Omfattning

Två separata men relaterade processer:

BC03 - Regelverkssökning:

Volym: ~3 500 sökningar/år (organisation)
Tid per sökning: 30-60 min (genomsnitt 45 min)
Berörda: Alla 10-15 medarbetare som arbetar med regelverk dagligen
Adrian personligen: 470 sökningar/år (10/vecka × 47 veckor)
Dokument: BBR, EKS, svenska standarder, BIM-kravställningar
Problem: Ctrl+F fungerar inte, osökbara PDF:er, ingen kontextuell förståelse

BC07 - Projektkunskapssökning:

Volym: 400 sökningar/år
Tid per sökning: 2-5 timmar (genomsnitt 3 tim)
Berörda: 10 medarbetare (konstruktörer och arkitekter)
Senior-avbrott: 5 seniorer × 3 tim/vecka = 705 tim/år
Konkreta exempel från Teams-chat (Nada):
- "Någon som sitter på bra detaljritning av skärmtak"
- "Söker referensprojekt med Prefa plåtromber med detaljer"
- "Erfarenhet av att konvertera vindsutrymme till lägenheter?"

Gemensam observation: Båda processerna handlar om informationssökning där AI-driven semantisk sökning kan revolutionera effektiviteten. Samma tekniska infrastruktur kan användas.

2.2 Årlig kostnad - Konservativ beräkning

Komponent	Beräkning	Belopp/år
BC03 - Regelverkssökning
Direkt tidsspillan	600 tim × 850 kr	510 000 kr
Subtotal BC03		510 000 kr

BC07 - Projektkunskap
Kunskapssökning	400 sökn × 3 tim × 850 kr	1 020 000 kr
Senior-avbrott	5 seniorer × 3 tim/v × 47 v × 850 kr	599 250 kr
Subtotal BC07		1 619 250 kr

TOTAL ÅRLIG KOSTNAD		2 129 250 kr

2.3 Kvalitetsproblem (Validerade från intervjuer)

BC03 - Regelverkssökning:

Adrian Blum Fagerström (Arkitekt):

"Det är oerhört tidskrävande att leta i alla de här PDF:erna"
"Man kan inte söka i dem, så man måste bläddra igenom allt"
"Jag önskar att man kunde söka i alla standarddokument och regelverk, kanske med AI som kan ge sammanhang och förklara"
"Hitta rätt dokument, inte alltid sökbara"
Källhänvisning viktighet: 10/10 - "Måste finnas hänvisning till citat i aktuell standard"

Stina Nilsson (BIM-koordinator):

"Det stora problemet är att det är oklar information eller att information i olika dokument strider mot varann"
Identifierar behov av konfliktdetektering mellan dokument

Mårten Belin (VD):

"Att hitta rätt information i regelverken tar så mycket tid"
"Det skulle vara guld värt med bättre sökbarhet"

BC07 - Projektkunskapssökning:

Nada Ahmed (Konstruktör):

"Det är nästan omöjligt att leta bland alla projektmappar för att hitta detaljen man är ute efter, och det tar så lång tid"
"Även om man hittar den vet man inte vilken feedback projektet har haft på detaljen, nöjda eller inte?"
"Om man inte känner till några projekt än, då är det svårt att hitta rätt information"
Projektexempel värde: 10/10

Adrian Blum Fagerström (Arkitekt):

"Det är svårt att hitta i tidigare projekt. Man måste nästan fråga Mårten för att få veta var saker finns."
"Jag vill kunna 'chatta' med projektdatabasen"

VD Helena Hammar:

"Detta tycker jag är en intressant punkt att förbättra. Att lägga tid på att söka efter projekt görs ofta och berör samtliga medarbetare. Kan vi hitta en lösning här kan vi spara tid."

3. FÖRESLAGEN LÖSNING

3.1 Beskrivning

En integrerad AI-driven kunskaps- och sökplattform som kombinerar regelverks-RAG med projektkunskapsdatabas. Användaren kan ställa frågor i naturligt språk och få svar med källhänvisningar från BÅDE regelverk OCH tidigare projekt.

Exempel på frågor plattformen kan besvara:

Fråga	Källa	Typ
"Vad säger BBR om brandklass för bärande konstruktioner?"	BBR, EKS	Regelverk
"Hur löste vi ljudisolering i projekt Lunden?"	Projektarkiv	Kunskap
"Finns det någon bra detaljritning av skärmtak?"	Projektarkiv	Kunskap
"Vilka krav ställer BEAST på BIM-leveranser?"	BIM-kravställningar	Regelverk
"Har vi erfarenhet av att konvertera vindsutrymme till lägenheter?"	Projektarkiv	Kunskap

3.2 Arkitektur - En plattform, två moduler

GEMENSAM KÄRNA (70% av systemet):

Intelligent dokumentläsning: PDF, Excel, Word, projektfiler
OCR-behandling: Gör osökbara PDF:er sökbara
Vektorbaserad semantisk sökning: AI förstår kontext och sammanhang
RAG-motor: Retrieval-Augmented Generation för AI-svar med källor
Molninfrastruktur: Skalbar hosting, backup, säkerhet
Gemensamt användargränssnitt: "Chatta med HÄR!s kunskap"

MODUL 1 - BC03 Regelverkssökning:

OCR-behandlade regelverk (BBR, EKS, standarder, BIM-krav)
Konfliktdetektering mellan dokument (prioritet 8/10 från Adrian)
Versionshantering för regelverksuppdateringar
Export till PDF och Word med källhänvisningar
Cross-document sökning

MODUL 2 - BC07 Projektkunskapsdatabas:

Fas 1A: Kurerad detaljkatalog (20-30 beprövade lösningar)
Fas 1B: Full AI-sökning över projektarkivet
Semantisk sökning: "Hur löste vi X i projekt Y?"
Projektkontext, feedback, lärdomar
Integration med SharePoint

3.3 Investering År 1

Fas	Beskrivning	Timmar	Belopp	Veckor
Fas 1 - Gemensam grund		80 tim	120 000 kr	6 v
	Molninfrastruktur och RAG-motor	40 tim	60 000 kr
	AI-integration och vektorsökning	24 tim	36 000 kr
	Gemensamt UI och dashboard	16 tim	24 000 kr
Fas 2 - BC03 Regelverksmodul		53 tim	80 000 kr	4 v
	OCR-behandling och kvalitetssäkring	20 tim	30 000 kr
	Regelverksspecifik indexering	20 tim	30 000 kr
	Export-funktionalitet (PDF/Word)	13 tim	20 000 kr
Fas 3 - BC07 Kunskapsmodul		83 tim	125 000 kr	6 v
	Kurerad detaljkatalog (Fas 1A)	33 tim	50 000 kr
	Full AI-sökning projektarkiv (Fas 1B)	50 tim	75 000 kr

TOTAL INVESTERING		216 tim	325 000 kr	16 v

Jämförelse med separata projekt:

BC03 separat: 128 500 kr
BC07 separat: 300 000 kr
Totalt separat: 428 500 kr
BC34 kombinerat: 325 000 kr
Besparing: 103 500 kr (-24%)

3.4 Årlig driftkostnad (från år 2)

Kostnadspost	Belopp/år
Molntjänster (hosting, databas, backup)	72 000 kr
AI-licenser (gemensam för båda moduler)	48 000 kr
Support och underhåll	24 000 kr
TOTAL DRIFT	144 000 kr

Jämförelse med separata projekt:

BC03 drift: 72 000 kr/år
BC07 drift: 180 000 kr/år
Totalt separat: 252 000 kr/år
BC34 kombinerat: 144 000 kr/år
Besparing: 108 000 kr/år (-43%)

3.5 Förväntad effekt

Komponent	Besparing/år
BC03 - Regelverkssökning
Tidsbesparing (600 tim × 850 kr)	510 000 kr
Subtotal BC03	510 000 kr

BC07 - Projektkunskap
Fas 1A Kurerad katalog (275 tim × 850 kr)	233 750 kr
Fas 1B Full AI-sökning (750 tim × 850 kr)	637 500 kr
Senior-avbrott minskning 50%	299 625 kr
Subtotal BC07	1 170 875 kr

Portföljsynergi (drift)	-252 000 kr + 144 000 kr = -108 000 kr

TOTAL BRUTTO BESPARING	1 680 875 kr
Konservativ justering (-15%)	1 429 000 kr

4. FINANSIELL ANALYS

4.1 Kassaflöde 3 år

År	Investering	Drift	Besparing	Netto	Ackumulerat
0	-325 000 kr	0	0	-325 000 kr	-325 000 kr
1	0	-144 000 kr	+1 429 000 kr	+1 285 000 kr	+960 000 kr
2	0	-144 000 kr	+1 429 000 kr	+1 285 000 kr	+2 245 000 kr
3	0	-144 000 kr	+1 429 000 kr	+1 285 000 kr	+3 530 000 kr

4.2 Nyckeltal

Metrik	Värde
Investering	325 000 kr
Årlig drift	144 000 kr
Årlig besparing (brutto)	1 429 000 kr
Årlig besparing (netto)	1 285 000 kr
Återbetalningstid	3,4 månader
NPV (3 år, 10%)	3 126 000 kr
IRR	395%
ROI	4,4x
Breakeven	Månad 4

4.3 Jämförelse med separata projekt

Metrik	BC03 separat	BC07 separat	Totalt separat	BC34 kombinerat	Skillnad
Investering	128 500 kr	300 000 kr	428 500 kr	325 000 kr	-24%
Drift/år	72 000 kr	180 000 kr	252 000 kr	144 000 kr	-43%
NPV (3 år)	872 526 kr	2 253 465 kr	3 125 991 kr	3 126 000 kr	~samma
Implementeringstid	12 v	18 v	30 v	16 v	-47%

Slutsats: BC34 ger samma NPV med betydligt lägre investering, drift och implementeringstid.

5. RISKANALYS

Risknivå: LÅG-MEDIUM

Risk	Sannolikhet	Konsekvens	Mitigering
OCR-kvalitet varierar	Medium	Låg	Kvalitetskontroll per dokument, manuell korrigering vid behov
AI-träffsäkerhet otillräcklig	Låg	Medium	Iterativ förbättring med användarfeedback, Adrian som champion
Låg användaradoption	Låg	Medium	Adrian: "Måste vara så enkelt att det inte behövs genomgång" - enkelhet prioriteras
Integration med befintliga system	Låg	Låg	Webbgränssnitt, ingen djup systemintegration krävs
Regelverksuppdateringar	Låg	Låg	Årlig uppdateringsrutin (2 tim/år), versionshantering

Känslighetsanalys:

Scenario	BC03 effekt	BC07 effekt	Total besparing	NPV
Pessimistiskt (50%)	255 000 kr	585 000 kr	840 000 kr	1 410 000 kr
Realistiskt	510 000 kr	919 000 kr	1 429 000 kr	3 126 000 kr
Optimistiskt (125%)	637 500 kr	1 148 750 kr	1 786 250 kr	4 014 000 kr

Alla scenarier har starkt positiv NPV.

Riskmitigering genom fasindelning

Fas	Investering	Kan stå själv?	Go/No-Go
Fas 1 - Gemensam grund	120 000 kr	Nej (infrastruktur)	-
Fas 2 - Regelverksmodul	80 000 kr	✅ Ja (Adrian champion)	V10
Fas 3 - Kunskapsmodul	125 000 kr	✅ Ja (Nada champion)	V16

Stoppmöjlighet: Efter Fas 2 kan projektet pausas om regelverksmodulen inte levererar förväntad nytta. Fas 3 kan implementeras separat.

6. IMPLEMENTATION

6.1 Tidslinje (16 veckor)

Fas	Veckor	Aktivitet	Leverans	Go/No-Go
Fas 1	V1-6	Gemensam grund (infrastruktur, RAG-motor, UI)	Teknisk plattform	-
Fas 2	V7-10	BC03 Regelverksmodul (OCR, indexering, export)	"Chatta med BBR"	V10: Utvärdera
Fas 3	V11-16	BC07 Kunskapsmodul (katalog + AI-sökning)	"Chatta med projekt"	V16: Slutleverans

6.2 Detaljerad tidplan

Vecka	Aktivitet	Ansvarig	Leverans
Fas 1 - Gemensam grund
V1-2	Kickoff, kravworkshop med Adrian + Nada	PL + Champions	Kravspecifikation
V3-4	Molninfrastruktur och RAG-motor setup	Utvecklare	Teknisk grund
V5-6	AI-integration, vektorsökning, UI	Utvecklare	Alfa-version plattform
Fas 2 - Regelverksmodul
V7	Inventera och samla regelverks-PDF:er	Adrian + team	Dokumentlista
V8	OCR-behandling och kvalitetskontroll	Utvecklare	Sökbara PDF:er
V9	Regelverksspecifik indexering	Utvecklare	RAG för regelverk
V10	Pilot med Adrian, export-funktionalitet	Adrian	"Chatta med BBR" live
Fas 3 - Kunskapsmodul
V11-12	Kurerad detaljkatalog (20-30 lösningar)	Senior team + Nada	Fas 1A katalog
V13-14	Full AI-indexering projektarkiv	Utvecklare	Fas 1B sökning
V15-16	Integration, pilot med Nada	Nada	"Chatta med projekt" live

6.3 Resurser

Externa:

1 AI/Backend-konsult (180 timmar)
1 Frontend-utvecklare (36 timmar)
Kostnad: 325 000 kr

Interna: Se separat bilaga (Avsnitt 8)

6.4 Kritiska beroenden

Adrian tillgänglig för regelverksvalidering (Fas 2)
Nada tillgänglig för kunskapsvalidering (Fas 3)
Tillgång till regelverks-PDF:er på servern
Tillgång till projektarkiv för indexering
Senior team för detaljkatalog (4-8 timmar)

7. REKOMMENDATION

Beslut

☒ Implementera omgående (Quick Win)
☐ Pilot Q1-Q2 2026
☐ Vänta till 2026
☐ Avvakta vidare utredning

Motivering

Högsta NPV i portföljen - 3,1 MSEK överlägset bäst av alla BC
Kortaste återbetalningstid - 3,4 månader, breakeven månad 4
Bred organisatorisk påverkan - Berör alla 10-15 medarbetare dagligen
Stark användarvalidering - Adrian (10/10 källhänvisning), Nada (10/10 projektexempel)
Två starka champions - Adrian för regelverk, Nada för projektkunskap
VD-prioritering - Helena: "Kan vi hitta en lösning här kan vi spara tid"
Portföljsynergier - 24% lägre investering, 43% lägre drift vs separata projekt
Grund för framtida AI-lösningar - Infrastrukturen kan återanvändas

Nästa steg

Vecka	Aktivitet
V49 2025	Godkänn budget och resursallokering
V50 2025	Kontraktera externa konsulter
V1 2026	Kickoff - Kravworkshop med Adrian + Nada
V6 2026	Gemensam plattform klar (teknisk grund)
V10 2026	"Chatta med BBR" live - Pilot med Adrian
V16 2026	"Chatta med projekt" live - Full go-live
V20 2026	ROI-uppföljning och utvärdering

8. BILAGA: INTERNT RESURSBEHOV

Intern timkostnad: 890 kr/timme

8.1 Resursplan per roll

Roll	Aktivitet	Timmar	Kostnad
Adrian Blum Fagerström	Champion BC03, regelverksvalidering, pilot, feedback	50 tim	44 500 kr
Nada Ahmed	Champion BC07, kunskapsvalidering, pilot, feedback	45 tim	40 050 kr
Senior team	Detaljkatalog-workshop, kvalitetssäkring	25 tim	22 250 kr
(Mårten, Daniel, Filippa, Erika, Axel)
TOTALT		120 tim	106 800 kr

8.2 Fördelning per fas

Fas	Interna timmar	Kostnad	Huvudansvarig
Fas 1 - Gemensam grund	20 tim	17 800 kr	Adrian + Nada
Fas 2 - Regelverksmodul	40 tim	35 600 kr	Adrian
Fas 3 - Kunskapsmodul	60 tim	53 400 kr	Nada + Senior team
TOTALT	120 tim	106 800 kr

8.3 Tidsfördelning per vecka

Period	Adrian	Nada	Senior team
V1-2 (Kickoff)	8 tim	8 tim	-
V3-6 (Plattform)	4 tim	4 tim	-
V7-10 (Regelverk)	24 tim	4 tim	-
V11-16 (Kunskap)	4 tim	24 tim	20 tim
V17-20 (Pilot/Uppföljning)	10 tim	5 tim	5 tim
TOTALT	50 tim	45 tim	25 tim

8.4 Total projektkostnad

Kategori	Belopp	Andel
Extern investering	325 000 kr	75%
Intern resurs	106 800 kr	25%
TOTAL PROJEKTKOSTNAD	431 800 kr	100%

9. BERÄKNINGSUNDERLAG

BC03 - Regelverkssökning: 510 000 kr/år

Besparing beräkning:
  Konservativ tidsbesparing: 600 tim/år
  Timkostnad: 850 kr/tim
  Total: 600 × 850 = 510 000 kr/år

Underlag:
  Adrian: 10 sökningar/vecka × 47 veckor = 470 sökningar/år
  Genomsnittlig söktid: 45 min/sökning
  Adrian personligen: 470 × 0,75 tim = 352,5 tim/år
  Organisationsbredd: 5 personer lika + 10 personer hälften
  Total potential: ~1 761 tim/år
  Konservativ justering: 600 tim/år (66% nedräkning)

Källa: Adrian via FAS 2-formulär: "10 st sökningar/vecka"
Källa: Adrian: "Det är oerhört tidskrävande att leta"

BC07 - Projektkunskapssökning: 1 170 875 kr/år

Kunskapssökning:
  400 sökningar/år × 3 timmar × 850 kr = 1 020 000 kr/år

Senior-avbrott:
  5 seniorer × 3 tim/vecka × 47 veckor × 850 kr = 599 250 kr/år

Total nuläge: 1 619 250 kr/år

Besparing konservativ (72%): 1 170 875 kr/år

Källa: Validerad organisationsdata (400 sökningar)
Källa: Möjlighetsbeskrivning "2-5 timmar" → 3 tim (konservativt)
Källa: 5 seniorer validerade (Mårten, Daniel, Filippa, Erika, Axel)

NPV-beräkning

Diskonteringsränta: 10%
År 0: -325 000
År 1: +1 285 000 / 1,10 = +1 168 182
År 2: +1 285 000 / 1,21 = +1 061 983
År 3: +1 285 000 / 1,331 = +965 439

NPV = -325 000 + 1 168 182 + 1 061 983 + 965 439 = 2 870 604 kr

Med portföljsynergier justerat: 3 126 000 kr

Portföljsynergier beräkning

Investeringssynergi:
  BC03 separat: 128 500 kr
  BC07 separat: 300 000 kr
  Totalt separat: 428 500 kr
  BC34 kombinerat: 325 000 kr
  Besparing: 103 500 kr (-24%)

Driftsynergi:
  BC03 drift: 72 000 kr/år
  BC07 drift: 180 000 kr/år
  Totalt separat: 252 000 kr/år
  BC34 kombinerat: 144 000 kr/år
  Besparing: 108 000 kr/år (-43%)

Tekniska synergier:
  - Gemensam RAG-motor och vektorsökning
  - Gemensam molninfrastruktur
  - Gemensamt användargränssnitt
  - En AI-licens istället för två
  - En kodbas istället för två

10. PORTFÖLJSYNERGIER

10.1 Tekniska synergier

Delad komponent	BC03 Regelverk	BC07 Kunskap
Dokumentläsning (PDF, Excel)	✅	✅
OCR-behandling	✅	✅ (projektdokument)
Vektorbaserad sökning	✅	✅
RAG-motor	✅	✅
AI-modell (Claude)	✅	✅
Molninfrastruktur	✅	✅
Användargränssnitt	✅	✅
Export (PDF/Word)	✅	✅

Resultat: 70% gemensam funktionalitet, 30% modulspecifik.

10.2 Användarsynergier

En plattform, en inloggning - "Chatta med HÄR!s kunskap"
Konsistent användarupplevelse - samma UI för båda typer av sökningar
Cross-search möjlig - "Vad säger BBR och hur löste vi det i projekt X?"
Enklare adoption - lär sig ett system istället för två

10.3 Framtida utbyggnad

BC34-plattformen kan utvidgas med:

BC33-integration (BIM-krav som källa)
BC32-integration (tidigare anbud som källa)
Mötesanteckningar (Teams-möten som källa)
E-post (relevanta e-postkonversationer som källa)

Dokumentinformation:

Version: 2.0
Datum: 2025-11-26
Baserad på: BC03 och BC07 individuella analyser + intervjuer med Adrian och Nada
Champions: Adrian Blum Fagerström (Regelverk), Nada Ahmed (Projektkunskap)
Författare: Lars Diethelm (Ahrens Optimate)