1. Sammanställning av intervjuer

Översikt

• Antal genomförda intervjuer: 9
• Period: 2024-08-29 till 2024-09-05
• Intervjumetod: 7 hybrid AI-intervjuer + 2 HI-intervjuer
• Total intervjutid: ~5 timmar
• Analysansvarig: Lars Diethelm

Deltagarlista

2. Gemensamma teman och mönster

Identifierade huvudteman

Tema 1: Manuell Data Överföring Mellan System

Frekvens: Nämnt av 9 av 9 intervjuade
Sammanfattning: Omfattande manuell dataöverföring mellan system skapar ineffektivitet och risk för fel

Representativa citat:

• "Man skulle vilja att offerten, Bluebeam och WorkCloud pratar mer med varandra... Man hade kunnat göra fler offerter per vecka" - Kalkylator
• "Det görs manuellt via mig. Jag skriver in det" - Kalkylator
• "jag tar ut en Excel från fortnox... gör manuellt tar ut den kopierar den in i ett excelark" - Ekonomichef

AI-analys: Systemintegrationsgap identifierat som genomgående problem
Mänsklig tolkning: Organisationen har investerat i bra system men saknar integrationer, vilket skapar onödigt manuellt arbete

Tema 2: Tids rapportering och attesteringsflaskhals

Frekvens: Nämnt av 4 av 9 intervjuade
Sammanfattning: Månadsvis återkommande problem med försenade tidsattesteringar påverkar löneprocessen

Representativa citat:

• "projektledarna ska vara klara med sina tider... den femte varje månad och sen har det ju inte blivit det" - Ekonomichef
• "Det tar säkert en halv dag för dem att sitta och attestera" - Ekonomichef

AI-analys: Systematiskt problem med deadline-efterlevnad
Mänsklig tolkning: Brist på automatiska påminnelser och valideringsverktyg skapar onödig administration

Tema 3: Dokumentations Overload

Frekvens: Nämnt av 5 av 9 intervjuade
Sammanfattning: Projektledare och kalkylatorer spenderar oproportionerligt mycket tid på dokumenthantering

Representativa citat:

• "Informationssökningen står för mer än halva... vi får med alldeles för mycket underlag mot vad vi behöver" - Kalkylator/Säljare
• "Få fram all väsentlig information genom dokument och kunna presentera det för beställare... Det skulle frigöra tid för mig att vara ute på projektet mer" - Projektledare

Frustrationspunkter (Top 10)

3. Processflöden och arbetssätt

Nuvarande arbetsflöde (AS-IS)

Process: Offert- och kalkylprocess

Beskrivning enligt intervjuer:

[Start: Kundförfrågan] → 
[Steg 1: Kreditkontroll med UC] → 
[Steg 2: Dokumentgranskning och informationssökning] → 
[Steg 3: Mängdning i Bluebeam] → 
[Steg 4: Manuell överföring till WorkCloud] → 
[Steg 5: Manuell överföring till Word-offertmall] → 
[Steg 6: Ledningsgodkännande (FLASKHALS)] → 
[Steg 7: Offert skickas] → 
[Slut: Uppföljning]

Identifierade problem:

• Vid steg 2: Överväldigande mängd irrelevant dokumentation
• Vid steg 4-5: Manuell dataöverföring skapar dubbelarbete men ses som kontrollfunktion
• Vid steg 6: Ledningen ofta otillgänglig, skapar väntetid
• Vid steg 8: Uppföljning prioriteras bort pga tidsbrist

Tidsåtgång: 2-4 timmar per offert
Frekvens: 20-40 offerter per vecka totalt

Handoffs och överlämningar

4. Tidsanalys

Tidsfördelning per roll

Ekonomichef/Verksamhetscontroller (Liza)

Total arbetstid fördelning:

• Kärnverksamhet: 40%
• Administration: 35%
• Möten: 15%
• Utvecklingsarbete: 10%

Största tidstjuvarna:

• UC-process manuellt - 0.5 timmar/vecka
• Rapportkompilering - 2-3 timmar/vecka
• Attestationsjakt - 1 timme/vecka

Kalkylator/Säljare (Mattias)

Total arbetstid fördelning:

• Kärnverksamhet (mängdning): 20%
• Informationsgranskning/-sökning: 30%
• Kalkylarbete: 20%
• Sälj/kundkontakt: 30%

Största tidstjuvarna:

• Dokumentsökning - 12 timmar/vecka
• Manuell dataöverföring - 4 timmar/vecka
• Väntan på godkännande - 3 timmar/vecka

Projektledare (Johannes/Linus)

Total arbetstid fördelning:

• Kärnverksamhet (på plats): 40-60%
• Administration: 40%
• Möten: 10-20%

Största tidstjuvarna:

• Dokumentation/KMA - 4-10 timmar/vecka
• ÄTA-hantering - 1-8 timmar/vecka
• WorkCloud workarounds - 2-3 timmar/vecka

Aggregerad tidsförlust (grovt estimat)

5. System och verktyg

Nuvarande systemlandskap

Dataflöden

[Bluebeam] --manuell inmatning--> [WorkCloud] --manuell export--> [Word]
                                        ↓
                                   [Excel export]
                                        ↓
                                    [Fortnox]
                                        ↓
                                  [Manuell import]

Identifierade databrott:

• Bluebeam → WorkCloud (all mängddata matas in manuellt)
• WorkCloud → Word (offertdata kopieras manuellt)
• Fortnox → UC/Limit Ledger (Excel-export och manuell import)
• Alla system → Gula mappar (ingen central databas)

6. Förbättringsförslag från deltagarna

"Om jag hade en trollstav..."

Quick wins identifierade av deltagarna

1. Automatiska påminnelser för tidsattest: Systemstöd för att påminna projektledare - kan spara 5 tim/vecka totalt
2. UC-automation: API-koppling för kreditkontroll - sparar 25 timmar/år
3. Excel-mallar för återkommande beräkningar: Standardisering av vanliga processer - minskar felrisk
4. Sökfunktion för gula mappar: Sökbarhet skulle spara 2+ tim/vecka per person
5. Delegationsregler för standardofferter: 70% av offerter kunde auto-godkännas

7. AI-specifika insikter

Mönster identifierade av AI

Språkanalys:

Mest frekventa ord/fraser:

• "manuellt" (67 förekomster)
• "väntar på" (34 förekomster)
• "jaga/påminna" (28 förekomster)
• "dubbelarbete" (22 förekomster)
• "söka information" (19 förekomster)

Sentiment: Övervägande positiv trots frustrationerna - hög energi och förändringsvilja

Stress-indikatorer:

• Linus: Självpålagd press 8-9/10
• Johannes: Kalenderstress
• Rebecka: Ensam om kritiska processer, dokumenterar dessa

Kopplingar AI:n gjorde:

• Stark korrelation mellan systemintegrationsbrist och arbetstillfredsställelse
• Mönster där erfarna medarbetare accepterat ineffektivitet som "normalt"
• Yngre/nyare medarbetare (Karin) ser tydligare förbättringsmöjligheter

Avvikelser och outliers

Personer med avvikande perspektiv:

• Johannes: Gillar faktiskt ÄTA-arbetet (0/10 frustration) medan andra ser det som tidstjuv
• Karin: Ser manuell inmatning som kvalitetskontroll (1/10 frustration) medan andra vill automatisera

Processer som fungerar bra:

• WorkCloud-Fortnox integration (efter 3 års optimering)
• Gula mappars struktur (när man väl hittar rätt)
• Bluebeam för mängdning (5-10x snabbare än manuellt)

8. Validering och kvalitetssäkring

Valideringsprocess

Trovärdighet

Styrkor i datainsamlingen:

• Hög svarsfrekvens och engagemang
• Bred representation från olika roller
• AI fångade känslomässiga nyanser väl
• Konkreta exempel och kvantifieringar

Begränsningar:

• Inga montörer intervjuades (operativ nivå underrepresenterad)
• Ingen från inköpsavdelningen
• Intervjuer genomförda under högsäsong (kan påverka stressnivåer)

9. Slutsatser och nästa steg

Huvudinsikter

1. Systemintegration är kritisk: Organisationen förlorar 2,900,000 kr/år på manuell datahantering mellan system som kunde automatiseras
2. Dokumentationsparadox: Projektledare vill vara ute på projekt men fastnar i dokumentation - AI-stöd kunde frigöra 10 tim/vecka
3. Ledningsflaskhals: Godkännandeprocessen för offerter begränsar skalbarhet - delegering skulle öka kapaciteten markant

Prioriterade områden för fördjupning

Frågor för workshop

Validering:

• Stämmer vår bild av att 30% av kalkylatorernas tid går till informationssökning?
• Har vi rätt i att ledningsgodkännande är huvudflaskhalsen för offerter?
• Är systemintegration verkligen högsta prioritet?

Fördjupning:

• Hur skulle den ideala offertprocessen se ut?
• Vad hindrar er från att delegera godkännanden redan idag?
• Vilken systemintegration skulle ge störst effekt?

Prioritering:

• Om vi bara kunde lösa ett problem, vilket skulle det vara?
• Vilken förändring skulle påverka kundnöjdheten mest?
• Vad är ni beredda att investera tid i under Q1?

10. Individuella intervjusammanfattningar

Deltagare 1: Tommy Gråberg - VD

AI-intervju sammanfattning

Huvudteman: AI-assistans för administration, automatisering av kalkylprocessen
Frustrationsnivå: Medel
Nyckelcitat: "Den våta drömmen är ju att man kan prata med AI och säga 'kolla upp hotell' och fem sekunder senare får man fem alternativ"

Mänsklig uppföljning

Fördjupade insikter: Dyslexi påverkar dagligt arbete mer än förväntat
Känslomässiga aspekter: Mycket hög energi, älskar förändring
Specifika exempel: Spenderar 40% av tiden i produktion för att leva verksamheten

Deltagare 2: Mattias Svensson - Kalkylator/Säljare

AI-intervju sammanfattning

Huvudteman: För lite tid för säljarbete, informationsöverflöd
Frustrationsnivå: Hög
Nyckelcitat: "Informationssökningen står för mer än halva... vi får med alldeles för mycket underlag"

Mänsklig uppföljning

Fördjupade insikter: Vill verkligen fokusera på sälj men fastnar i kalkylarbete
Känslomässiga aspekter: Frustrerad men positiv till förändring
Specifika exempel: Hanterar allt från 2 rader till 200 sidor underlag

Deltagare 3: Liza Fyhr - Ekonomichef

AI-intervju sammanfattning

Huvudteman: Tidsattest-problematik, systemutveckling
Frustrationsnivå: Låg-Medel
Nyckelcitat: "Jag tror inte att jag har flaskhalsar... Det är väl så här de är så små"

Mänsklig uppföljning

Fördjupade insikter: Underskattar egna ineffektiviteter, fokuserar på andras
Känslomässiga aspekter: Engagerad, analytisk, lite prestationsångest
Specifika exempel: UC-processen tar "bara" 5 minuter men blir 25 timmar/år

Deltagare 4: Karin Asp - Kalkylator

AI-intervju sammanfattning

Huvudteman: Systemintegration mellan Bluebeam-WorkCloud-Word
Frustrationsnivå: Låg (ny medarbetare, 4 veckor)
Nyckelcitat: "Man skulle vilja att offerten, Bluebeam och WorkCloud pratar mer med varandra"

Mänsklig uppföljning

Fördjupade insikter: Ser manuellt arbete som kvalitetskontroll
Känslomässiga aspekter: Extremt positiv (10/10 energi), läraktig
Specifika exempel: 5-10 manuella dataöverföringar per vecka

Deltagare 5: Matilda Björklind - Redovisningsekonom

AI-intervju sammanfattning

Huvudteman: Leverantörsfakturahantering, filsystemskaos
Frustrationsnivå: Medel-Hög
Nyckelcitat: "Med bra förarbete kan spara mycket tid... det är ju något som man gör ändå ganska ofta"

Mänsklig uppföljning

Fördjupade insikter: 30-40% av leverantörsfakturor har fel
Känslomässiga aspekter: Engagerad men frustrerad över upprepade fel
Specifika exempel: 3-4 timmar/vecka på fakturakorrigeringar

Deltagare 6: Rebecka Englund - Ekonomi/Löneansvarig

AI-intervju sammanfattning

Huvudteman: Onboarding-ineffektivitet, påminnelsehantering
Frustrationsnivå: Medel
Nyckelcitat: "Det skulle ju vara just det att få hjälp att jag bara behöver fylla i uppgifterna på ett ställe"

Mänsklig uppföljning

Fördjupade insikter: Ensam om kritiska processer utan backup
Känslomässiga aspekter: Positiv (8/10 energi) trots frustration
Specifika exempel: 0.5 dag per nyanställd för datainmatning i 5+ system

Deltagare 7: Linus Karlsson - Projektledare Stora Projekt

AI-intervju sammanfattning

Huvudteman: Dokumentationsbelastning, stress
Frustrationsnivå: Hög
Nyckelcitat: "Få fram all väsentlig information genom dokument... skulle frigöra tid för mig att vara ute på projektet mer"

Mänsklig uppföljning

Fördjupade insikter: Självpålagd press mycket hög (8-9/10)
Känslomässiga aspekter: Engagerad men stressad, vill vara mer på plats
Specifika exempel: Kunde spara 10 timmar/vecka med AI-dokumentstöd

Deltagare 8: Johannes Ganström - Projektledare Stockholm

AI-intervju sammanfattning

Huvudteman: WorkCloud-begränsningar, ÄTA-hantering
Frustrationsnivå: Låg-Medel
Nyckelcitat: "Att AI på något sätt analyserar våra ritningar... sammanställa allt som kan tänkas behövas i KMA-pärmen"

Mänsklig uppföljning

Fördjupade insikter: Gillar faktiskt ÄTA-arbetet (unik perspektiv)
Känslomässiga aspekter: Mycket social, hög energi (8/10)
Specifika exempel: Mejlar sig själv påminnelser som workaround

Deltagare 9: Emil Gråberg - Projektchef

AI-intervju sammanfattning

Huvudteman: Rollkonflikt mellan operation och affärsutveckling
Frustrationsnivå: Medel
Nyckelcitat: "Vi har pratat om att det borde finnas en annan projektchef... jag är nog bättre lämpad till att hitta nya projekt"

Mänsklig uppföljning

Fördjupade insikter: Fastlåst i operativ roll trots strategisk kompetens
Känslomässiga aspekter: Engagerad men otillfredsställd med rollfördelning
Specifika exempel: Kunde fokusera 50% mer på affärsutveckling med rätt stöd

Bilagor

Bilaga A: AI-intervjuguide

[AI-promptstruktur använd för intervjuer - detaljerad i separata dokument]

Bilaga B: Uppföljningsfrågor

[Mall för mänskliga uppföljningssamtal - finns i projektdokumentation]

Bilaga C: Rådata

[Fullständiga transkriberingar finns i projektets konfidentiella databas]

Dokumentinformation

• Version: 1.0
• Sammanställd: 2024-09-06
• Konfidentialitet: Strikt konfidentiellt - endast för projektteamet
• Nästa uppdatering: Efter workshop 2024-09-XX

Detta dokument innehåller känslig information från intervjuer och ska hanteras med största försiktighet. All personidentifierbar information är konfidentiell.