Logga in Prenumerera
Av Lars Diethelm • 24 okt 2025 • 19 min read

Kapitel 10: Budgetera för AI - Från experiment till skala

"Hur mycket kostar AI?" frågade styrelsen.

"Mellan 50 000 och 50 miljoner," svarade konsulten. Och man såg på honom att han tyckte att frågan var korkad.

"Kan du vara mer specifik?"

"Det beror på vad du menar med AI."

Tre timmar senare visste styrelsen fortfarande inte vad de skulle budgetera. Så de budgeterade ingenting. Och därmed dog AI-satsningen innan den ens började.

Hos konkurrenten sa CFO:n: "Vi kör på en AI-Automations-partnerskaps-modellen. Första sprinten kostar 150 000 kr och tar 30 - 60 dagar. Om den fungerar, kör vi nästa. Om inte, stoppar vi."

Gissa vilket företag som nu leder marknaden?

Det här kapitlet handlar om att budgetera för något du aldrig gjort förut, utan att varken under- eller överinvestera. Det handlar om att bygga en AI-budget som faktiskt håller – och som styrelsen faktiskt förstår.

Och framför allt: En budget som bygger er kompetens, inte ert beroende av konsulter.

DEN BRUTALA SANNINGEN OM AI-KOSTNADER

VAD AI VERKLIGEN KOSTAR (INTE VAD SÄLJARNA SÄGER)

Verklighet från svenska SME-implementationer med en AI Automations partnerskapsmodell:

Första FASM-sprinten (30 dagar, 1 process):

  • Investering: 150 000 - 200 000 kr
  • Tid: 4 veckor (enligt FASM-modellen)
  • Resultat: Fungerande automation + tränat team
  • Månadskostnad efteråt: 3 000 - 8 000 kr
  • Break-even: 3-5 månader

3-4 FASM-sprinter (3-6 processer, 6 månader):

  • Investering: 500 000 - 700 000 kr
  • Tid: 6 månader
  • Resultat: Flera automationer + självgående team
  • Månadskostnad efteråt: 15 000 - 30 000 kr
  • Break-even: 8-12 månader

Full transformation (10+ processer, helt år):

  • Investering: 1,2 - 1,8 miljoner kr
  • Tid: 12 månader
  • Resultat: AI-driven organisation + oberoende kompetens
  • Månadskostnad efteråt: 30 000 - 80 000 kr (bara verktyg)
  • Break-even: 12-18 månader

Men här är grejen: Du börjar ALLTID med en 30-dagars sprint. Alltid.

KOSTNADSFÄLLORNA SOM DÖDAR AI-PROJEKT

Fälla 1: "All-in från dag ett"

  • Budget: 1 miljon år 1 för "AI-plattform"
  • Resultat: 500 000 kr bortkastat
  • Varför: För stort, för snabbt, för lite lärande

Fälla 2: "Vi testar lite gratis verktyg"

  • Budget: 0 kr
  • Resultat: Ingenting händer
  • Varför: Ingen tar det seriöst utan budget

Fälla 3: "Vi köper lösningen, inte kompetensen"

  • Budget: 800 000 kr till konsult som bygger allt
  • Resultat: Ingen i teamet kan underhålla
  • Varför: Skapar beroende istället för oberoende

Fälla 4: "Vi anställer en AI-expert"

  • Budget: 1,5 miljoner kr/år (lön + sociala avgifter)
  • Resultat: Experten bygger grejer ingen förstår
  • Varför: Se Kapitel 9

AI AUTOMATIONS PARTNERSSKAPSMODEL

Det här är hur budgetering fungerar när du bygger kompetens istället för beroende.

FASINDELNING ENLIGT OPTIMA-METODEN

FAS 1-2: NULÄGESANALYS & PRIORITERING
Tid: Månad 1-2
Vad som händer: Kartläggning och förberedelse

Kostnadsfördelning:

  • Kunskapsöverföring (40%): 60 000 kr
    • Kickoff-workshop med hela företaget
    • Rollspecifik träning för ditt team
    • Process mapping tillsammans med partner
  • Strategisk rådgivning (30%): 45 000 kr
    • Identifiera automationsmöjligheter
    • Prioritera första FASM-sprinten
    • Teknisk feasibility-bedömning
  • Verktyg och licenser (20%): 30 000 kr
    • Grundläggande AI-verktyg
    • Testmiljöer
    • Dokumentationsverktyg
  • Buffer (10%): 15 000 kr

Total investering Fas 1-2: 150 000 kr

Vad du får:

  • Kartlagda processer med automationspotential
  • Prioriterad lista på 3-5 möjligheter
  • Utbildat team (5 personer i rätt roller)
  • Valt första FASM-sprint projekt
  • Ingen teknisk skuld (bara förberedelse)

Viktigt: Detta är ren kompetensuppbyggnad. Ingen automation ännu, men teamet förstår nu hur AI fungerar och vad som är möjligt.

FAS 3-4: TECHNOLOGY ASSESSMENT & FÖRSTA FASM-SPRINTEN Tid: Månad 3-4
Vad som händer: Bygga första automationen TILLSAMMANS

30-dagars FASM-sprint breakdown:

Vecka 1: Förenkla (Partner gör 70%, teamet 30%)

  • Kostnad: 40 000 kr partner + 10 000 kr verktyg
  • Process-städning och optimering
  • Datapreparation tillsammans
  • Teamet lär: Hur man förenklar innan man automatiserar

Vecka 2: Automatisera (Partner gör 60%, teamet 40%)

  • Kostnad: 50 000 kr partner + 15 000 kr verktyg
  • Tech-enabler bygger MED partner
  • Verksamhetsexpert validerar logik
  • Teamet lär: Hur man implementerar automation

Vecka 3: Standardisera (Partner gör 50%, teamet 50%)

  • Kostnad: 40 000 kr partner
  • Skapa dokumentation tillsammans
  • Utbildningsmaterial för användare
  • Teamet lär: Hur man skapar hållbara lösningar

Vecka 4: Mät (Partner gör 40%, teamet 60%)

  • Kostnad: 30 000 kr partner
  • Sätt upp mätningar
  • Samla användarfeedback
  • Första ROI-beräkning
  • Teamet lär: Hur man följer upp och optimerar

Total första FASM-sprint: 185 000 kr

Månadskostnad efteråt:

  • Verktyg: 5 000 kr/månad
  • Partner-support: 10 000 kr/månad (4 timmar)
  • Total: 15 000 kr/månad

Vad du får:

  • En fungerande automation i produktion
  • Team som kan bygga liknande automation
  • Dokumenterad process
  • Mätbar ROI (bevisad eller motbevisad)
  • Beslutspunkt: Fortsätta eller stoppa?

Kritiskt: Efter första sprinten VET ni om detta fungerar. Ingen gissning. Inga PowerPoints. Verklig automation som antingen sparar tid eller inte gör det.

FAS 5: UPPSKALNING - FLER FASM-SPRINTER
Tid: Månad 5-10
Vad som händer: 3-4 fler sprinter, minskande partnerberoende

Sprint 2 (Månad 5):

  • Partner gör 50%, teamet 50%
  • Kostnad: 120 000 kr + verktyg
  • Teamet driver mer självständigt

Sprint 3 (Månad 6-7):

  • Partner gör 30%, teamet 70%
  • Kostnad: 80 000 kr + verktyg
  • Partner validerar mest

Sprint 4 (Månad 8-9):

  • Partner gör 20%, teamet 80%
  • Kostnad: 50 000 kr + verktyg
  • Teamet nästan självgående

Sprint 5 (Månad 10):

  • Partner gör 10%, teamet 90%
  • Kostnad: 30 000 kr + verktyg
  • Endast kvalitetssäkring

Total kostnad månad 5-10:

  • Partner: 280 000 kr (sjunkande)
  • Verktyg: 180 000 kr (6 månader × 30 000 kr)
  • Total: 460 000 kr

Månadskostnad efter månad 10:

  • Verktyg: 30 000 kr/månad
  • Partner: Vid behov (timpris)

Vad du har efter 10 månader:

  • 5-6 automationer i produktion
  • Team som driver 90% självständigt
  • Dokumenterade metoder och best practices
  • Intern AI-kompetens värd miljoner

FAS 6: SJÄLVSTÄNDIGHET - TEAM-DRIVEN EXPANSION
Tid: Månad 11-12 och framåt
Vad som händer: Ni driver själva, partner är strategisk rådgivare

Månadskostnad:

  • Verktyg: 30 000 - 50 000 kr
  • Partner: 10 000 kr/månad (2 timmar strategisk rådgivning)
  • Total: 40 000 - 60 000 kr

Ny automation per månad:

  • Ditt team bygger själva
  • Intern kostnad: Personal × tid
  • Verktyg: Marginellt mer
  • Partner: Validering vid behov

Detta är målet: Ni är oberoende. Partner är en sparringpartner, inte en nödvändighet.

DETALJERAD KOSTNADSUPPDELNING

KUNSKAPSÖVERFÖRING (20-30% AV TOTAL BUDGET)

Detta är kärnan i OPTIMA-modellen. Du betalar för att ditt team ska lära sig, inte för att någon annan ska göra jobbet.

Fas 1-2 utbildning (Månad 1-2):

  • Kickoff hela företaget: 20 000 kr
  • Rollspecifik träning (5 personer): 30 000 kr
  • Process mapping-workshop: 10 000 kr
  • Subtotal: 60 000 kr

Under FASM-sprinter (Månad 3-10):

  • Hands-on träning under implementation: Ingår i partnerkostnad
  • Varje beslut förklaras
  • Varje teknik överförs
  • Dokumentation skapas löpande

Resultat: Efter 10 månader har ni 5-8 personer som kan:

  • Kartlägga processer för automation
  • Bygga AI-automationer
  • Integrera system
  • Driva förändringsledning
  • Mäta och optimera

Värde av denna kompetens: 2-3 miljoner kr (motsvarande att anställa experter)

IMPLEMENTATION TILLSAMMANS (30-40% AV BUDGET)

Detta är där automationen faktiskt byggs. Men till skillnad från traditionell konsulting, bygger DITT TEAM med partnerns guidning.

Första FASM-sprinten (Månad 3-4):

  • Partner: 160 000 kr (80 timmar × 2 000 kr)
  • Fördelning: 70% partner, 30% team
  • Resultat: Automation + kunskap

Sprint 2-5 (Månad 5-10):

  • Partner: Totalt 280 000 kr
  • Fördelning: Gradvis från 50/50 till 10/90
  • Resultat: Fler automationer + självständighet

Kritisk skillnad från traditionell konsulting:

Traditionell modell:

  • Konsult: 200 timmar × 2 000 kr = 400 000 kr
  • Konsult bygger allt själv
  • Teamet tittar på
  • Resultat: Automation som ingen kan underhålla

AI Automations Partnerskaps-modell:

  • Partner: 160 timmar × 2 000 kr = 320 000 kr
  • Partner + team bygger tillsammans
  • Teamet gör mer och mer
  • Resultat: Automation + team som kan bygga nästa

Besparing: 20% lägre kostnad + obegränsad framtida kapacitet

VERKTYG OCH PLATTFORMAR (20-30% AV BUDGET)

Fas 1-2: Grundläggande verktyg

  • AI-tjänster (ChatGPT, Claude): 5 000 kr/månad
  • Automation-plattform (n8n/Make): 3 000 kr/månad
  • Testmiljöer: 2 000 kr
  • Subtotal månad 1-2: 16 000 kr

Fas 3-4: Första FASM-sprinten

  • AI-tjänster (ökad användning): 8 000 kr/månad
  • Automation-plattform: 5 000 kr/månad
  • Integrationskostnader: 10 000 kr (engång)
  • Subtotal månad 3-4: 26 000 kr + 10 000 kr

Fas 5: Uppskalning (Månad 5-10)

  • AI-tjänster: 15 000 kr/månad
  • Automation-plattform: 10 000 kr/månad
  • Nya integrationer: 5 000 kr/månad
  • Subtotal: 30 000 kr/månad

Viktigt att förstå:

  • Verktyg kostar mer när ni gör mer
  • MEN: Det är linjär kostnad för exponentiell nytta
  • Första automationen: 8 000 kr/månad
  • Femte automationen: 30 000 kr/månad (6 kr/månad per automation)

Jämför med anställning:

  • En AI-expert: 125 000 kr/månad
  • 30 000 kr i verktyg = Obegränsat antal automationer

FÖRÄNDRINGSLEDNING (10-20% AV BUDGET)

Detta är vad de flesta glömmer – och därför misslyckas 70% av AI-projekten.

Fas 1-2: Förberedelse

  • Change management-plan: 15 000 kr
  • Kommunikationsmaterial: 10 000 kr
  • Stakeholder management: Ingår i partnerkostnad

Under varje FASM-sprint:

  • Användarträning: 10 000 kr per sprint
  • Kommunikation och support: 5 000 kr per sprint
  • Adoption-mätning: Ingår

Månad 5-12: Kontinuerlig adoption

  • Månatliga användarmöten: 2 000 kr/månad
  • Success stories: 3 000 kr/kvartal
  • Intern ambassadörsprogram: 5 000 kr/kvartal

Total förändringsledning år 1: 120 000 kr

ROI på förändringsledning:

  • Utan: 40% adoption, 60% av investeringen bortkastad
  • Med: 85% adoption, full ROI realiserad
  • Värde: 300 000 - 500 000 kr i räddad investering

ROI-BERÄKNING SOM STYRELSEN FÖRSTÅR

DEN ENKLA FORMELN

Årlig besparing = (Sparade timmar per vecka × 45 veckor × Timkostnad) 
                  - Årlig AI-kostnad

Exempel från första FASM-sprinten:

Investering:

  • Månad 1-2: 150 000 kr (förberedelse)
  • Månad 3-4: 185 000 kr (första sprint)
  • Total: 335 000 kr

Resultat efter 4 månader:

  • Sparad tid: 12 timmar/vecka
  • Timkostnad: 650 kr
  • Månadsbesparing: 12 × 4 × 650 = 31 200 kr

Break-even:

  • 335 000 kr ÷ 31 200 kr/månad = 10,7 månader
  • Plus 4 månader implementation = 14,7 månaders payback

Men det är bara början:

Efter 10 månader (5 FASM-sprinter):

  • Total investering: 795 000 kr
  • Sparad tid: 65 timmar/vecka
  • Månadsbesparing: 65 × 4 × 650 = 169 000 kr
  • Break-even: 4,7 månader framåt (redan passerat!)

År 2 och framåt:

  • Verktyg: 50 000 kr/månad = 600 000 kr/år
  • Partner: 10 000 kr/månad = 120 000 kr/år
  • Total årskostnad: 720 000 kr
  • Fortsatt besparing: 169 000 kr/månad = 2 028 000 kr/år
  • Netto år 2: 1 308 000 kr
  • ROI år 2: 182%

DE TRE TYPERNA AV ROI

1. Hård ROI (lätt att mäta):

  • Sparad arbetstid: 65 timmar/vecka × 45 veckor = 2 925 timmar/år
  • Minskade felkostnader: 40 000 kr/månad
  • Snabbare genomloppstid: 15% orderökning = 300 000 kr

2. Mjuk ROI (svårare men verklig):

  • Högre medarbetarnöjdhet: 25% mindre sjukfrånvaro = 150 000 kr
  • Bättre kundupplevelse: 10% ökad retention = 200 000 kr
  • Snabbare beslutsfattande: Omätbart men värdefullt

3. Strategisk ROI (långsiktig):

  • Intern AI-kompetens: Värde 2-3 miljoner kr
  • Konkurrensfördel: Omätbart
  • Attraktivare arbetsgivare: 30% fler kvalificerade sökande
  • Innovationskultur: Grund för framtida tillväxt

KOMPETENS-ROI: DEN DOLDA VINSTEN

Detta är vad ingen annan pratar om. Efter 12 månader med OPTIMA-modellen har du:

5-8 personer med AI-kompetens:

  • Problemägare: Kan driva AI-projekt = värde 80 000 kr/månad anställd
  • Tech-enabler: Kan bygga automationer = värde 90 000 kr/månad anställd
  • Datagrävar: Kan hantera AI-data = värde 85 000 kr/månad anställd
  • Verksamhetsexpert: Kan optimera processer = värde 75 000 kr/månad
  • Förändringsledare: Kan driva adoption = värde 80 000 kr/månad

Total kompetens-värde: 410 000 kr/månad = 4,9 miljoner kr/år

Jämför med att anställa samma kompetens:

  • 5 nya medarbetare × 100 000 kr/månad = 500 000 kr/månad
  • Rekrytering: 5 × 100 000 kr = 500 000 kr
  • Onboarding: 6 månader till produktivitet
  • Total kostnad: 6 500 000 kr första året

OPTIMA-modell:

  • Utveckla befintlig personal: 795 000 kr
  • Produktiva från dag 1 (de känner verksamheten)
  • Ingen rekrytering nödvändig
  • Total kostnad: 795 000 kr

Kompetens-ROI: 717% (5,7 miljoner sparade)

FINANSIERINGSALTERNATIV

ALTERNATIV 1: SPRINT-BASERAD SJÄLVFINANSIERING (REKOMMENDERAS)

Så fungerar det:

  • Betala för en sprint i taget (150-185k per 30-dagars sprint)
  • Mät ROI efter varje sprint
  • Beslut om nästa sprint baserat på resultat
  • Totalt engagemang aldrig mer än 185 000 kr framåt

Fördelar:

  • Minimal risk (max 185k åt gången)
  • Snabba beslut (30 dagar mellan beslutspunkter)
  • Ingen långsiktig skuld
  • Kan stoppa när som helst

Nackdelar:

  • Kräver att första sprinten lyckas (men det gör den)
  • Konkurrerar med andra projekt varje månad

När det passar:

  • Företag som vill minimera risk
  • Skeptiska styrelsen som vill se bevis
  • Första AI-satsningen

Exempel: Byggföretaget Lindberg:

  • Sprint 1: 175 000 kr → Sparade 8 tim/vecka → ROI bevisad
  • Sprint 2: 175 000 kr → Sparade 12 tim/vecka till → Fortsatte
  • Sprint 3: 150 000 kr → Sparade 15 tim/vecka till → Full fart framåt
  • Total: 500 000 kr över 4 månader, men beslut varje månad

ALTERNATIV 2: OPTIMA-PAKET (6-12 MÅNADER)

Så fungerar det:

  • Commitment till 4-6 FASM-sprinter
  • Totalkostnad: 650 000 - 800 000 kr
  • Betala månadsvis eller kvartalsvis
  • Garanterad partner-tillgänglighet

Fördelar:

  • 10-15% rabatt vs sprint-för-sprint
  • Partner kan planera långsiktigt
  • Säkrad tid hos partner
  • Bättre resultat genom kontinuitet

Nackdelar:

  • Större initialt commitment
  • Svårare att stoppa mitt i

När det passar:

  • Efter första framgångsrika sprinten
  • När ni vet att ni vill satsa
  • God kassa och ledningens buy-in

Exempel: Tillverkaren Svensson Metall:

  • 6-månaders paket: 680 000 kr
  • 5 FASM-sprinter genomförda
  • Besparingar: 45 tim/vecka
  • ROI: 240% efter 12 månader

ALTERNATIV 3: BIDRAG OCH STÖD

Tillgängliga stöd i Sverige:

Digitaliseringscheckar (Tillväxtverket):

  • Upp till 250 000 kr
  • 50% av godkänd kostnad
  • Ansökning: 4-8 veckor
  • Tips: Ansök EFTER första sprinten, använd för sprint 2-3

Kompetensutvecklingstöd:

  • Upp till 60% av utbildningskostnad
  • Gäller kunskapsöverföring från partner
  • Perfekt för OPTIMA-modellen

Regionala utvecklingsmedel:

  • Varierar per region
  • 25-50% av projektkostnad
  • Längre handläggningstid

VIKTIGT: Börja inte här. Börja med första sprinten själva, bevisa värde, SEDAN ansök om stöd för uppskalning.

Exempel:

  • Sprint 1: 175 000 kr egen finansiering
  • Bevisa ROI och ansök om digitaliseringscheck
  • Sprint 2-4: 50% finansierat av bidrag
  • Total egen kostnad: 175k + 175k + 175k = 525k (istället för 700k)

ALTERNATIV 4: OMFÖRDELNING FRÅN PLANERADE REKRYTERINGAR

Räkneexempel:

Original plan:

  • Anställa 1 administratör: 45 000 kr/månad
  • Anställa 1 junior controller: 55 000 kr/månad
  • Total: 100 000 kr/månad = 1 200 000 kr/år

OPTIMA-alternativ:

  • År 1 investering: 800 000 kr
  • Verktyg år 1: 200 000 kr
  • Total: 1 000 000 kr
  • Besparing: 200 000 kr + ingen rekrytering

Resultat:

  • Samma arbete blir gjort (och mer)
  • Befintlig personal utvecklas
  • Ingen rekrytering nödvändig
  • 200 000 kr sparade direkt

Detta är vår rekommendation för många företag: Investera i automation och kompetensutveckling istället för nya tjänster.

BUDGETFÄLLOR ATT UNDVIKA

FÄLLA 1: "VI SPARAR PÅ KUNSKAPSÖVERFÖRING"

Vad som händer:

  • Budget: 90% teknik, 10% träning
  • Partner bygger allt själv (snabbare)
  • Teamet tittar på och nickar
  • Efter 6 månader: Automation fungerar men ingen kan underhålla
  • Konsekvens: Permanent beroende av partner

Lösningen:

  • Minst 25% av budgeten till kunskapsöverföring
  • Insistera på att ditt team gör jobbet (med guidning)
  • Mät teamets ökande självständighet
  • Hellre långsammare implementation med kunskap än snabb utan

Verklighetsexempel:

  • Företag A: 600k budget, 500k teknik, 100k träning
    • Resultat: 3 automationer, kan inte bygga fler själva
  • Företag B: 600k budget, 400k teknik, 200k träning
    • Resultat: 3 automationer, kan bygga 10 fler själva

Vem vann? Företag B, och det är inte ens nära.

FÄLLA 2: "VI TAR ALLT PÅ CAPEX"

Vad som händer:

  • Budget: 800 000 kr CAPEX (engångsinvestering)
  • Ingen OPEX för drift och utveckling
  • Efter 6 månader: Automation fungerar men stagnerar
  • Efter 12 månader: Gammal teknik, ingen utveckling
  • Konsekvens: Investering som blir irrelevant

Lösningen:

  • 50/50 mellan CAPEX och OPEX första året
  • CAPEX: Implementation och setup
  • OPEX: Verktyg, partner-support, vidareutveckling
  • Planera för 3 års driftskostnad från början

Budgetfördelning:

År 1:
  CAPEX: 400 000 kr (implementation)
  OPEX: 400 000 kr (verktyg + support)
  
År 2:
  CAPEX: 200 000 kr (nya automationer)
  OPEX: 600 000 kr (drift + expansion)
  
År 3:
  CAPEX: 100 000 kr (optimering)
  OPEX: 700 000 kr (självständig drift)

FÄLLA 3: "VI VÄNTAR PÅ NÄSTA ÅRS BUDGET"

Vad som händer:

  • December 2024: "Låter spännande, men budget 2024 är slut"
  • Januari 2025: "Vänta på Q1-genomgång"
  • Mars 2025: "Beviljat, men uppstart i Q3"
  • Juni 2025: "Resurser först i höst"
  • Resultat: 12 månaders försening

Verkligheten: Under dessa 12 månader:

  • Konkurrenten körde 8 FASM-sprinter
  • Sparade 80 timmar/vecka
  • Byggde intern AI-kompetens
  • Leder nu marknaden

Lösningen:

  • Hitta 150 000 kr NU (se action plan nedan)
  • Omfördela från annat projekt
  • Använd oanvänd konsultbudget
  • Ta från marknadsföringsbudget
  • Kör första sprinten, bevisa värde, få mer budget

Sanningen: 150 000 kr finns ALLTID någonstans. Det är en prioriteringsfråga, inte en penningfråga.

FÄLLA 4: "VI BETALAR FÖR LÖSNINGAR ISTÄLLET FÖR KOMPETENS"

Vad som händer:

  • Kontrakt: "Vi bygger 5 automationer för 800 000 kr"
  • Leverans: 5 fungerande automationer
  • Kunskap: Ingen
  • 6 månader senare: Behöver ändringar → betala konsult igen
  • 12 månader senare: Vill bygga ny automation → betala konsult igen
  • Konsekvens: Evig konsult-beroende

OPTIMA-lösningen:

  • Kontrakt: "Vi bygger 5 automationer MED ert team för 800 000 kr"
  • Leverans: 5 automationer + team som kan bygga 20 till
  • Kunskap: Totalt
  • 6 månader senare: Teamet gör ändringar själva
  • 12 månader senare: Teamet bygger själva
  • Resultat: Total oberoende

Hur man kontrakterar rätt:

Fel (traditionellt):

Leverans: 3 automatiserade processer
Kostnad: 500 000 kr
Support: 20 000 kr/månad

Rätt (OPTIMA):

Leverans: 
- 3 automatiserade processer
- Ert team kan bygga liknande automation självständigt
- Dokumentation och metodöverföring
- Självständighetsmål: 80% efter 6 månader

Kostnad: 550 000 kr
Mätning: Teamets förmåga att bygga automation 4-6 själva
Support: Avtagande från 20k till 5k/månad

Ja, det kostar 50 000 kr mer. Men det sparar miljoner över tid.

BUDGET-EVOLUTION: FRÅN NYBÖRJARE TILL SJÄLVSTÄNDIG

MÅNAD 1-2: NYBÖRJARE (150 000 KR)

Mål: Förstå vad AI kan göra för ER verksamhet

Budget:

  • OPTIMA Fas 1-2: 150 000 kr
    • Organizational Readiness: 75 000 kr
    • Process Discovery: 75 000 kr

Vad ni får:

  • Kartlagda processer
  • Identifierade automationsmöjligheter
  • Utbildat team (5 personer)
  • Business case för första FASM-sprinten
  • Go/No-go beslut med faktaunderlag

Framgångskriterier:

  • Identifierat minst 3 processer värda att automatisera
  • Team som förstår OPTIMA och AI-möjligheter
  • ROI-kalkyl för första projektet visar 200%+ potential
  • Ledningens buy-in för nästa steg

Beslutspunkt: Kör vi första FASM-sprinten eller inte?

MÅNAD 3-4: PROOF-OF-CONCEPT (185 000 KR)

Mål: Bevisa att det fungerar med RIKTIGA resultat

Budget:

  • Första FASM-sprinten: 185 000 kr
    • Partner: 160 000 kr
    • Verktyg: 25 000 kr
  • Månadskostnad efteråt: 15 000 kr

Vad ni får:

  • EN fungerande automation i produktion
  • Mätbara tidsbesparingar (8-15 tim/vecka)
  • Team som kan bygga liknande automation
  • Dokumenterad metodik
  • Verklig ROI-data (inte prognoser)

Framgångskriterier:

  • Automation används dagligen av 80%+ av användare
  • Sparar minst 8 timmar/vecka
  • ROI-väg till break-even inom 12 månader
  • Team kan förklara hur det byggdes

Beslutspunkt: Skalar vi upp eller optimerar vi första automationen?

MÅNAD 5-10: SYSTEMATISK EXPANSION (460 000 KR)

Mål: Bygga flera automationer och teamets självständighet

Budget:

  • Sprint 2: 150 000 kr (partner 70% → 50%)
  • Sprint 3: 120 000 kr (partner 50% → 30%)
  • Sprint 4: 100 000 kr (partner 30% → 20%)
  • Sprint 5: 90 000 kr (partner 20% → 10%)
  • Verktyg: 180 000 kr (6 månader × 30k)
  • Total: 640 000 kr

Vad ni får:

  • 4-5 nya automationer i produktion
  • Team driver 70-80% självständigt
  • Dokumenterade best practices
  • Intern AI-kompetens etablerad
  • Repeaterbar process för nya automationer

Framgångskriterier:

  • 5-6 automationer i drift
  • 40-60 timmar/vecka sparade
  • Team kan driva nya projekt med minimal guidning
  • ROI överstigande 150%
  • Andra avdelningar vill ha automation

Beslutspunkt: Full självständighet eller fortsatt partner-mentorskap?

MÅNAD 11-12: MOT SJÄLVSTÄNDIGHET (120 000 KR)

Mål: Teamet driver, partner coachar strategiskt

Budget:

  • Verktyg: 60 000 kr (2 månader × 30k)
  • Partner: 60 000 kr (strategisk rådgivning, 2 dagar/månad)
  • Total: 120 000 kr

Vad ni får:

  • 1-2 nya automationer (team-driven)
  • Optimering av befintliga
  • Framtidsplan och technology radar
  • Full intern självständighet
  • Partner som bollplank, inte nödvändighet

Framgångskriterier:

  • Team bygger automation utan daglig guidning
  • Partner konsulteras vid komplexa problem
  • Innovation kommer inifrån
  • Ni överväger att lära ut till andra företag

Beslutspunkt: Fortsätt med partner som strategisk rådgivare eller gå helt själva?

ÅR 2+: SJÄLVFINANSIERANDE TRANSFORMATION

Mål: AI som konkurrensfördel och självfinansierande

Budget:

  • Finansieras av besparingar från år 1
  • Återinvestera 30-40% av nettovinsten
  • Kontinuerlig innovation

Månadskostnad:

  • Verktyg: 40 000 - 60 000 kr
  • Partner: 10 000 kr (vid behov)
  • Nya projekt: Täcks av besparingar

Framgångskriterier:

  • AI i alla kärnprocesser
  • 100+ timmar/vecka sparade
  • Team kan lära ut till andra
  • Branschledande position
  • Exportera kunskap (konferenser, artiklar)

STYRELSEPRESENTATIONEN SOM FAKTISKT FUNGERAR

Här är exakt hur du pitchar OPTIMA-budgeten till styrelsen.

SLIDE 1: PROBLEMET (30 SEKUNDER)

Titel: "Vi spenderar 2 miljoner per år på manuellt arbete som AI kan göra för 200 000"

Innehåll:

Nuläge:
• 80 timmar/vecka går till repetitivt arbete
• Årskostnad: 80 × 45 × 650 kr = 2 340 000 kr
• Felfrekvens: 8-12% → Extra 400 000 kr/år
• Total kostnad: 2 740 000 kr/år

Problemet:
• Personalen frustrerad över meningslöst arbete
• Långsam time-to-market
• Konkurrenter automatiserar (vi förlorar marknadsandelar)

Vad du säger: "Vi kastar bort nästan 3 miljoner per år på arbete som maskiner kan göra bättre, snabbare och billigare. Samtidigt automatiserar våra konkurrenter. Vi förlorar."

SLIDE 2: LÖSNINGEN - OPTIMA-METODEN (45 SEKUNDER)

Titel: "Systematisk automation med byggd intern kompetens"

Innehåll:

OPTIMA-metoden (beprövad på 100+ företag):

Fas 1-2: Förberedelse (Månad 1-2)
→ Kartläggning + utbildning: 150 000 kr

Fas 3-4: Första automation (Månad 3-4)
→ 30-dagars FASM-sprint: 185 000 kr
→ Resultat: Fungerande automation + tränat team

Fas 5: Uppskalning (Månad 5-10)
→ 4 fler sprinter: 460 000 kr
→ Resultat: 5-6 automationer + självständigt team

Total investering år 1: 795 000 kr

Vad du säger: "Vi använder OPTIMA-metoden – beprövad i över 100 företag. Systematisk implementering där vårt team lär sig medan vi bygger. Efter 10 månader är vi självgående."

SLIDE 3: INVESTERINGEN - TRANSPARENT OCH FASAD (30 SEKUNDER)

Titel: "795 000 kr år 1, självfinansierade år 2+"

Innehåll:

Investeringsplan:

Månad 1-2: 150 000 kr (förberedelse)
  ✓ Ingen teknisk risk
  ✓ Kan stoppa här om vi vill

Månad 3-4: 185 000 kr (första automation)
  ✓ Bevis på ROI
  ✓ Beslutspunkt: fortsätta eller inte?

Månad 5-10: 460 000 kr (uppskalning)
  ✓ Minskande partnerberoende
  ✓ Växande intern kompetens

År 2: 720 000 kr
  ✓ Finansieras av år 1 besparingar
  ✓ Obegränsad expansion

Beslutspunkter varje månad → Minimal risk

Vad du säger: "Vi investerar stegvis. Efter varje fas beslutar vi om nästa steg. Vi kan stoppa när som helst. Maximal risk: 185 000 kr. Trolig risk: Noll – det här fungerar."

SLIDE 4: AVKASTNINGEN - DUBBEL ROI (60 SEKUNDER)

Titel: "Ekonomisk ROI + Kompetens-ROI"

Innehåll:

EKONOMISK ROI:

Månad 4: Första automation
  → Sparar 12 tim/vecka
  → 31 200 kr/månad
  
Månad 10: Fem automationer
  → Sparar 65 tim/vecka
  → 169 000 kr/månad
  
År 2: Full drift
  → Besparing: 2 028 000 kr
  → Kostnad: 720 000 kr
  → Netto: 1 308 000 kr
  → ROI: 182%

KOMPETENS-ROI:

Efter 12 månader:
  → 5-8 personer med AI-kompetens
  → Värde: 4,9 miljoner kr
  → Kan bygga automation obegränsat
  → Ingen rekrytering nödvändig

Alternativet (anställa experter):
  → Kostnad: 6,5 miljoner kr
  → 6 månader till produktivitet
  → Känner inte vår verksamhet

Vad du säger: "Vi får dubbel avkastning: Direkta besparingar på 2 miljoner per år, PLUS 5 miljoner i kompetens vi inte behöver anställa. Konkurrensen kan inte köpa detta. Det måste byggas."

SLIDE 5: RISKERNA - ÄRLIG BEDÖMNING (30 SEKUNDER)

Titel: "Låg risk med inbyggda stoppunkter"

Innehåll:

Teknisk risk: LÅG
  ✓ Beprövad teknologi (1000+ installationer)
  ✓ Standard verktyg (inget experimentellt)
  ✓ Andra i vår bransch har redan lyckats

Ekonomisk risk: LÅG
  ✓ Max 185k åt gången
  ✓ Beslutspunkt varje månad
  ✓ Kan stoppa efter varje sprint

Genomförande risk: MEDIUM → LÅG
  ✓ 70% av AI-projekt misslyckas (branschsnitt)
  ✓ 95% av OPTIMA-projekt lyckas
  ✓ Systematisk metodik minskar risk drastiskt

Största risken: ATT INTE GÖRA DET
  ✓ Konkurrenter automatiserar NU
  ✓ Varje månad: 195 000 kr bortkastat på manuellt arbete
  ✓ 12 månaders väntan = 2,3 miljoner förlorade

Vad du säger: "Tekniken är beprövad. Risken är låg. Vi kan stoppa när som helst. Den verkliga risken är att vänta medan konkurrenterna springer ifrån oss."

SLIDE 6: BESLUTET (15 SEKUNDER)

Titel: "Go eller No-go?"

Innehåll:

Vi behöver 150 000 kr för Fas 1-2
  → 6 veckors kartläggning och förberedelse
  → Inga automationer ännu (bara lärande)
  → Beslutspunkt: Kör vi första sprinten?

Om vi säger ja idag:
  ✓ Start inom 2 veckor
  ✓ Första resultaten: 10 veckor
  ✓ Break-even: 14 månader
  
Om vi säger nej idag:
  ✗ 195 000 kr/månad fortsatt slöseri
  ✗ Konkurrenter går vidare
  ✗ Samma diskussion om 6 månader

Förslag: Go för Fas 1-2. Beslut om Fas 3-4 om 6 veckor.

Vad du säger: "150 000 kronor. 6 veckor. Sen vet vi om detta är rätt för oss. Om inte – vi har lärt oss något värdefullt för 150 000. Om ja – vi har 12 månader till ledande position. Vad säger ni?"

STYRELSENS VANLIGASTE FRÅGOR (OCH SVAR)

Fråga 1: "Varför inte bara anställa en AI-expert?"

Svar: "Vi har undersökt det. En AI-expert kostar 1,5 miljoner kr/år. Efter 12 månader har vi en person som kan AI. Med OPTIMA får vi 5-8 personer som kan AI OCH vår verksamhet för 795 000 kr. Plus: Experten slutar förr eller senare. Vår kompetens stannar."

Fråga 2: "Kan vi inte göra detta själva?"

Svar: "Jo, men det tar 18-24 månader och kostar mer i misslyckanden. OPTIMA-partnern har gjort detta 100 gånger. Vi lär oss av deras misstag, inte våra egna. Efter 6 månader driver vi nästan själva ändå. Frågan är: Vill vi 18 månader trial-and-error eller 6 månader guidad framgång?"

Fråga 3: "Vad händer om partnern slutar eller går i konkurs?"

Svar: "Det är därför vi bygger kompetens internt från dag 1. Vi använder standard open-source verktyg, inte proprietära system. Efter 6 månader kan vi byta partner utan att förlora något. Efter 10 månader behöver vi knappt någon partner alls."

Fråga 4: "Varför inte vänta tills AI blir billigare/bättre?"

Svar: "Två svar: Ett, det blir billigare varje månad – men konkurrenterna använder det NU. Varje månads fördel de får är svår att ta igen. Två, vi slösar 195 000 kr i månaden på manuellt arbete. 6 månaders väntan = 1,2 miljoner bortkastat. Frågan är inte om AI blir bättre, utan om vi har råd att vänta."

SAMMANFATTNING

KOM IHÅG: OPTIMA-BUDGETREGLERNA

Regel 1: Börja alltid med 150 000 kr eller mindre

  • Fas 1-2: Förberedelse och lärande
  • Ingen automation ännu
  • Låg risk, hög kunskap

Regel 2: Bevisa ROI innan du skalar

  • Varje FASM-sprint = Beslutspunkt
  • Mät faktiska besparingar
  • Ingen gissning, bara data

Regel 3: 25% kunskapsöverföring minimum

  • Inte bara automation
  • Bygg kompetens parallellt
  • Mät teamets ökande självständighet

Regel 4: Budget för 12 månader, inte 3

  • Implementation: 795 000 kr
  • Drift år 1: Inkluderat
  • Drift år 2: 720 000 kr (självfinansierat)

Regel 5: Partnerberoende ska MINSKA över tid

  • Månad 3-4: Partner 70%, team 30%
  • Månad 10: Partner 10%, team 90%
  • År 2: Team 95%, partner 5%

TUMREGLER FÖR OPTIMA-BUDGETERING

Förberedelse:

  • 1-2 månadslöner för en senior: 150 000 kr
  • Fas 1-2: Organizational Readiness + Process Discovery

Första FASM-sprinten:

  • 3-4 månadslöner: 185 000 kr
  • 30 dagar från start till produktion
  • Break-even: 10-14 månader

Uppskalning:

  • 10-12 månadslöner första året: 795 000 kr
  • 5-6 FASM-sprinter
  • Break-even: 12-18 månader

Självständighet:

  • År 2 ROI: Minst 150%
  • Partner-beroende: <10%
  • Verktyg: 40-60k/månad

TRE SAKER ATT GÖRA DENNA VECKA

1. HITTA 150 000 KR (MÅSTE)

Det finns alltid 150 000 kr någonstans. Här är var:

Oanvänd konsultbudget:

  • Kollar budgeterade men ej förbrukade konsulttimmar
  • Ofta 100-300k över på året
  • Omfördela till OPTIMA Fas 1-2

Pausade marknadsföringskampanjer:

  • Den kampanjen ni skulle köra i Q2
  • Den LinkedIn-annonsering som ändå inte fungerat
  • Den mässan ni inte är säkra på

Rekrytering som kan vänta:

  • Ni skulle anställa en administratör: 45k/månad
  • Vänta 4 månader = 180 000 kr
  • Använd till OPTIMA istället

IT-projekt som inte är kritiska:

  • Uppgradering som kan vänta
  • System som "vore trevligt att ha"
  • Support-kontrakt ni inte använder

Ledningens konferens/resa-budget:

  • En resa som kan skjutas
  • En konferens som går att skippa
  • Representation som kan vänta

Gör så här:

  1. Boka 2 timmar med CFO på måndag
  2. Gå igenom budgeten rad för rad
  3. Hitta 150 000 kr
  4. Omfördela officiellt

De finns. Du vet det. CFO vet det. Hitta dem.

2. RÄKNA PÅ ERT CASE (MÅSTE)

Ta er största tidstjuv och gör denna kalkyl:

Steg 1: Identifiera processen

Process: ________________
Exempel: Fakturahantering

Steg 2: Mät nuläget

Tid per uppgift: _____ minuter
Uppgifter per vecka: _____
Total tid per vecka: _____ timmar
Timkostnad (inkl OH): _____ kr

Vecko-kostnad: _____ × _____ = _____ kr
Årskostnad: _____ × 45 = _____ kr

Exempel: 120 fakturor/vecka × 10 min = 20 tim
20 tim × 650 kr = 13 000 kr/vecka = 585 000 kr/år

Steg 3: Uppskatta automation-effekt

Konservativ besparing: 70% av tiden
Ny tid per vecka: _____ timmar
Besparing per vecka: _____ kr
Årsbesparing: _____ kr

Exempel: 70% av 20 tim = 14 tim sparade
14 tim × 650 kr = 9 100 kr/vecka = 410 000 kr/år

Steg 4: Beräkna ROI

OPTIMA-investering (första sprinten): 335 000 kr
Årsbesparing: _____ kr
Netto nytta år 1: _____ kr
ROI: _____% 
Break-even: _____ månader

Exempel: 410 000 kr - 335 000 kr = 75 000 kr
ROI: 22% (år 1)
Break-even: 10 månader

Steg 5: Projektera år 2-3

År 2:
  Besparing: _____ kr
  Kostnad: 200 000 kr (verktyg + lite partner)
  Netto: _____ kr
  ROI: _____%

År 3:
  Besparing: _____ kr
  Kostnad: 150 000 kr (bara verktyg)
  Netto: _____ kr
  ROI: _____%

Exempel År 2: 410k - 200k = 210k (105% ROI)
Exempel År 3: 410k - 150k = 260k (173% ROI)

Ta med denna kalkyl till CFO-mötet.

3. BOKA OPTIMA-PARTNERMÖTE (BÖR)

Efter att du har pengarna och kalkylen, boka ett möte med en OPTIMA-partner.

Vad du ska fråga:

  1. Om deras metodik:
    • "Förklara OPTIMA-processen för oss"
    • "Hur säkerställer ni kunskapsöverföring?"
    • "Hur mäter ni vårt teams självständighet?"
  2. Om erfarenhet:
    • "Har ni jobbat med företag i vår bransch?"
    • "Kan ni visa ROI från liknande projekt?"
    • "Vad är er success rate?"
  3. Om ekonomi:
    • "Vad kostar Fas 1-2 exakt?"
    • "Hur ser kostnaden ut månad för månad?"
    • "När kan vi förvänta oss att vara självgående?"
  4. Om arbetssätt:
    • "Hur mycket tid behöver vårt team lägga?"
    • "Vilka roller behöver vi fylla?"
    • "Hur snabbt kan vi starta?"
  5. Om referenser:
    • "Kan vi prata med 2-3 av era kunder?"
    • "Helst i vår bransch eller storlek?"

Röda flaggor (avsluta mötet):

  • Vill sälja "AI-strategi" för 500k innan implementation
  • Kan inte visa konkreta ROI-exempel
  • Pratar mer om tekniken än er verksamhet
  • Vill använda proprietära verktyg
  • Kan inte förklara hur kunskapsöverföring fungerar

Gröna flaggor (boka Fas 1-2):

  • Fokuserar på er verksamhet, inte tekniken
  • Visar tydlig progression till självständighet
  • Har konkreta case från liknande företag
  • Pratar om 30-dagars sprinter och beslutspunkter
  • Kan starta inom 2 veckor

NÄSTA KAPITEL

Nu vet du:

  • Exakt vad OPTIMA-implementering kostar (795k år 1)
  • Hur du budgeterar fas för fas
  • Varför kompetens-ROI är viktigare än teknik-ROI
  • Hur du hittar 150 000 kr för att starta
  • Hur du presenterar för styrelsen

Men en fråga kvarstår: Vad händer med människorna?

När AI kommer in i organisationen väcker det starka känslor. Rädsla för att bli ersatt. Oro för förändring. Motstånd från mellanchefer.

Nästa kapitel handlar om den mänskliga sidan av AI-transformation. Om hur du får med dig organisationen. Om hur du hanterar rädsla, bygger förtroende och skapar enthusiasmer istället för motstånd.

Men först: Hitta 150 000 kr. Räkna på ditt case. Boka partnermöte.

Nu. Inte nästa vecka. Nu.

För medan du funderar kostar den manuella fakturahanteringen 13 000 kr i veckan.

Och din konkurrent har redan kört sin tredje FASM-sprint.