Optimeringscanvas - Taktema
Canvas-översikt
Projekt: TakTema AI Automation
Datum: 2025-09-09
Version: 2.0 Post-Workshop
Status: Pre-Validation
Ansvarig: Lars Diethelm
1. PROCESSFLÖDE 📊
Hur ser processen ut från början till slut?
Huvudprocess: Offert till Betalning
[Kundförfrågan via telefon/e-post] ✓
↓
[Initial granskning av Kalkylator] ✓
↓
[Kreditkontroll med Lisa] ✓
↓
[Dokumentgranskning & informationssökning] ⚠️ TIDSTJUV 🤖
Tid: 30% av arbetstiden
↓
[Ritningsanalys i Bluebeam] ✓
Tid: Varierar per projekt
↓
[Manuell överföring till WorkCloud] ⚠️ 🔄🤖
Tid: 5-10 överföringar/vecka
↓
[Kalkylering i WorkCloud] ✓
↓
[Manuell överföring till Word-mall] ⚠️ 🔄🤖
↓
[Ledningsgodkännande för prissättning] ⚠️ BEKRÄFTAD FLASKHALS 🤖
Tid: 30-45 min/dag för Emil och Tommy
↓
[Offert skickas till kund] ✓
↓
[30-dagars uppföljning] ⚠️ 🤖
Problem: Ofta hoppas över pga tidsbrist
↓
[Avtalsskrivning] ⚠️
Problem: Säkerställa muntliga överenskommelser dokumenteras
↓
[Projektöverlämning] ✓
↓
[Projektuppstart] ✓
↓
[Projektutförande] ✓
↓
[Fakturering via WorkCloud] ✓
↓
[Betalning] ✓
↓
[Projektuppföljning genom Emil, Liza och PL] ✓
↓
[Återkoppling till Kalkylator] ⚠️
Problem: Hinns pga tidsbrist inte alltid med
Supporting Quotes - Huvudprocess:
- "Informationssökningen står för mer än halva... vi får med alldeles för mycket underlag mot vad vi behöver" - Mattias
- "Det görs manuellt via mig. Jag skriver in det" - Karin
- "Man skulle vilja att offerten, Bluebeam och WorkCloud pratar mer med varandra" - Karin
- "Det ska vara färdigt när folk ska titta på det... bara kolla på avvikelser" - Workshop om offertgodkännande
Sidoprocess 1: Tidsrapportering & Lönehantering
[Montörer rapporterar tid] ⚠️ FLASKHALS HÄR
Problem: Montörer rapporterar sent
↓
[Projektledare granskar] ⚠️
↓
[Attestering senast 5:e] ⚠️ 🤖
Tid: 0,5 dag per projektledare
↓
[Ekonomi processar] ✓
↓
[Lönefil skapas] ✓
Sidoprocess 2: Leverantörsfakturahantering (Ekonomi)
[Leverantörsfaktura inkommer] ✓
↓
[Kontroll av information] ⚠️
↓
[Manuella korrigeringar] ⚠️ FRIKTION 🤖
Frekvens: Flera gånger/vecka
Tid: 3-4 timmar/vecka
↓
[Projektallokering] ⚠️
Problem: Projektledare ej tillgängliga
↓
[Bokföring i Fortnox] ✓
Sidoprocess 3: Processflöde för Onboarding
[Ny medarbetare anställs] ✓
↓
[Samla in personaldata] ✓
↓
[Manuell inmatning i WorkCloud] ⚠️ 🔄🤖
↓
[Manuell inmatning i Fortnox] ⚠️ 🔄🤖
↓
[Manuell inmatning i ABAX] ⚠️ 🔄🤖
↓
[Manuell inmatning i behörighetssystem] ⚠️ 🔄🤖
↓
[Excel-sammanställning för dokumentation] ⚠️ 🔄
Tid: 0,5 dag per ny anställd
Sidoprocess 4: Leverantörsfakturahantering (Projektledardelen)
[PL tar över projekt] ✓
↓
[Skickar beställning till inköp] ✓
↓
[Inköp lägger beställning] ✓
↓
[Leverans + Mottagningskvittering] ✓
↓
[Faktura till ekonomi] ⚠️
Problem: Fakturor på leveransnivå, ej projektnivå
↓
[PL fakturakontroll] ⚠️ KOMPLEX 🤖
Problem: Matcha flera leveranser, kontrollera rabatter/priser
Tid: 2-3 timmar/vecka
↓
[Attestering eller korrigering] ⚠️
Sidoprocess 5: Avtalsgranskning
[Diskussion/muntlig överenskommelse] ✓
↓
[Avtalsskrivning] ⚠️
Problem: Säkerställa att muntliga överenskommelser dokumenteras
↓
[Avtalsuppdatering] ⚠️ 🤖
Problem: Jämföra avtalsversioner för att upptäcka ändringar
↓
[Identifiera luckor och risker] ⚠️ MANUELL PROCESS 🤖
Problem: Ingen systematisk process för kontraktsgranskning
↓
[Projektuppföljning mot avtal] ⚠️
Problem: Svårt att verifiera att avtal följsSupporting Quotes - Avtalsgranskning:
- "Säkerställa att muntliga överenskommelser kommer med i skriftliga avtal"
- "Ingen systematisk process för kontraktsgranskning"
- "Väldigt hög ROI potential"
Processdata
- Offertvolym: ~750 offerter/år (validerat i workshop)
- Offertgranskningstid: 30-45 min/dag för Emil och Tommy tillsammans
- Genomloppstid offert: ~2 veckor
- Attesteringsförseningar: 1-3 dagar varje månad (pga montörer)
- Leverantörsfakturor med fel: 30-40%
- Informationssökning: 30% av kalkyltiden
2. MÄNNISKOR & ROLLER 👥
Vilka är involverade och vad gör de?
Rollkarta
| Roll | Antal personer | Huvudansvar | % av arbetstid på process | Kritisk kunskap | Single Point of Failure |
|---|---|---|---|---|---|
| VD (Tommy) | 1 | Strategisk ledning, prissättning | 20% VD + 40% produktion | Vision, prissättning | ⚠️ Prissättning (med Emil) |
| Ekonomichef (Liza) | 1 | Ekonomistyrning, controller | 40% ekonomi + 35% utveckling | Systemintegration | ⚠️ UC-process, ekonomikunskap |
| Projektchef (Emil) | 1 | Projektansvar, projektledningsstöd, prissättning, kundrelationer | 50% stöd till PMs + 20% strategi + 30% standby | Prissättning, kundhantering, projektövergång | ⚠️ Prissättning (med Tommy), Projektchefsfunktion |
| Kalkylator/Säljare (Mattias) | 1 | Offerter, försäljning | 50% mängdning + 30% säljstöd | Prissättning, kundrelationer | ⚠️ Kalkylatorexpertis |
| Kalkylator (Karin) | 1 (ny 4v) | Mängdning, offerter | 70% kalkylation | Kalkylatorexpertis | - |
| Redovisningsekonom (Matilda) | 1 | Bokföring, fakturering | 60% kärnarbete + 20% admin | Fortnox, skattefrågor | - |
| Ekonomi/HR (Rebecka) | 1 | Löner, HR, onboarding | 50% lön/HR + 30% admin | Löneprocess, onboarding | ⚠️ Ensam om löneprocess |
| Projektledare | 6-8 | Projektutförande, tidsattestering, fakturakontroll | Varierar | Projektkunskap | - |
| Montörer | ~15-20 | Utförande, tidsrapportering | 100% produktion | Takarbete | ⚠️ Tidsrapportering |
Supporting Quotes - Roller:
- "Tommy och Emil för prissättningsgodkännande" - Mattias (flaskhals)
- "Det är inte projektledarna som är flaskhalsen, utan montörerna som inte rapporterar i tid" - Workshop
Handoffs & Överlämningar med Problem
[Montörer] ──tidsrapporter──> [Projektledare]
Problem: FLASKHALS - montörer rapporterar sent
Typ: Personproblem
[Säljare/Kund] ──offertunderlag──> [Kalkylator]
Problem: "alldeles för mycket underlag" - Mattias
Typ: Kommunikationsproblem
[Kalkylator] ──prissättning──> [VD/Ledning]
Problem: BEKRÄFTAD FLASKHALS - ledning ej tillgänglig
Typ: Process/Personproblem
[Leverantör] ──fakturor──> [Ekonomi + PL]
Problem: Leveransnivå istället för projektnivå
Typ: Systemproblem
[WorkCloud] ──fakturaunderlag──> [Fortnox]
Problem: Manuell överföring krävs för kreditnotor
Typ: Systemproblem
Kompetensgap
- AI-kompetens: Begränsad men växande förståelse för automationsmöjligheter
- Systemintegration: Beroende av enskilda personer
- Dokumenthantering: Ingen standardiserad/automatiserad struktur
3. SYSTEM & TEKNIK 💻
Vilka system och verktyg används?
Systemlandskap
| System | Syfte | Användare | Problem | Integration | Automation |
|---|---|---|---|---|---|
| Bluebeam | Ritningsanalys & mängdning | Kalkylatorer | Ingen integration | ❌ Manuell export | 🤖 Computer Vision möjlig |
| WorkCloud | Projekt & kalkyl | Alla | Saknar kreditnotafunktion, projektbyggnadsfunktion | ⚠️ Delvis med Fortnox | 🤖 API-potential |
| Word | Offertmallar | Kalkylatorer | Manuell inmatning | ❌ Ingen | 🤖 Mallautomation |
| Fortnox | Ekonomisystem | Ekonomi | Fungerar bra men manuell export till Limit Ledger | ✅ WorkCloud | ✅ Redan automatiserad |
| UC/Limit Ledger | Kreditkontroll | Ekonomi | Manuell process | ❌ Ingen | 🤖 RPA/API möjlig |
| Teams | Möten & samarbete | Alla | Underutnyttjad - transkribering finns men används ej | N/A | 🤖 Meeting AI klar att aktivera |
| Gula Mappar | Fillagring | Alla | Manuell dokumenthantering, svår sökning | ❌ Ingen standard | 🤖 RAG |
| Excel | Diverse beräkningar | Alla | Kritiska processer i individuella filer | ❌ Manuell | 🤖 Makron/RPA |
Supporting Quotes - System:
- "Vi använder inte de verktyg vi redan har tillgång till" - Workshop om Teams-transkribering
- "Bluebeam fungerar väldigt bra" - Karin (5-10x snabbare än manuellt)
- "Det tar liksom fem minuter per dag, men... 25 timmar [per år]" - Liza / Lars (UC-process)
Teknisk skuld
- Legacy-arbetsflöden: Manuella Excel-baserade processer
- Saknade integrationer: Bluebeam ↔ WorkCloud ↔ Word
- Manuella workarounds: UC-export/import, tidsattestering
- Underutnyttjade funktioner: Teams-transkribering redan tillgänglig
4. DATA & INFORMATION 📈
Hur flödar data genom processen?
Dataflöde
[Kundritningar PDF] ──manuell läsning──> [Bluebeam]
↓
[Manuell inmatning] 🔄
↓
[WorkCloud] <──copy/paste── [Mängdningsdata] 🔄
↓
[Beräkningar] ──manuell överföring──> [Word-mall] 🔄
↓
[Offert] ──email──> [Kund]
[Fortnox] ──Excel-export──> [Manuell bearbetning] 🔄
↓
[Copy/paste till UC] 🔄
[Personaldata] ──manuell inmatning──> [System 1-5] 🔄
[Leverantörsfaktura] ──leveransnivå──> [PL kontroll] 🔄
↓
[Manuell matchning mot projekt]
Dataproblem
| Problem | Var uppstår det | Konsekvens | Frekvens | Kategori |
|---|---|---|---|---|
| Dubbelinmatning 🔄 | Bluebeam→Word→WorkCloud→Word | Risk för fel, tidsspillan | 5-10 ggr/vecka | System |
| Överflödig data | Kundunderlag | 30% av tiden på sökning | Varje projekt | Kommunikation |
| Leveransnivå vs projektnivå | Leverantörsfakturor | Komplex matchning | Dagligen | Process |
| Inkonsistent format | Leverantörsfakturor | Manuella korrigeringar | Flera ggr/vecka | System |
| Saknad projektinfo | Fakturaallokering | Förseningar, fel | 30-40% av fakturor | Process |
Supporting Quotes - Data:
- "Massivt med data i kundunderlag - 200+ sidor när bara 10+ är relevanta" - Workshop
- "Fakturor på leveransnivå, inte projektnivå" - Workshop
Databehov
- Saknad data: Strukturerad projektinformation för automatisering
- Redundant data: Överdetaljerad dokumentation från kunder (200+ sidor)
- Datakvalitet: Bristfällig leverantörsinformation ⚠️
5. FLASKHALSAR 🚧
Var är den kritiska begränsningen?
Huvudflaskhals - BEKRÄFTAD I WORKSHOP
📍 BEKRÄFTAD FLASKHALS: Ledningsgodkännande för prissättning
- Plats i processen: Mellan kalkyl och offertutskick
- Orsak: Tommy/Emil engagerade i andra uppgifter
- Påverkan: "Kunde producera mycket mer offerter" - Mattias
- Mätbar effekt: 30-45 min/dag, begränsar offertkapacitet
- Evidence Level: STARK - Workshop konsensus
- Root Cause: Ingen delegationsram för standardofferter, överbelastning av Emil/Tommy
- Åtgärd beslutad: Kartlägga delegationsmöjligheter omgående (Emil/Tommy/Mattias)
Sekundära begränsningar
- Montörers tidsrapportering: Försenar löneprocess med 1-3 dagar/månad - Evidence: STARK
- Dokumentsökning: 30% av kalkyltiden - Evidence: STARK
- Avtalsgranskning: Manuell process utan systematik - Evidence: STARK (ny från workshop)
- Leverantörsfakturakontroll (PL): Komplex matchning 2-3 tim/vecka - Evidence: STARK
- Systemintegration: 3-4 timmar/vecka per kalkylator - Evidence: MEDIUM
Beroenden
- Uppströms: Kundunderlag kvalitet → dokumentsökningstid
- Nedströms: Montörsrapportering → attestering → löneprocess → ekonomisk rapportering
6. FRIKTION & FRUSTRATION 😤
Vad skapar mest irritation i vardagen?
Top Friktionspunkter (Uppdaterat efter workshop)
| Rang | Friktion | Kategori | Frekvens | Tidsspillan | Frustration | Impact Score | Evidence |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Informationssökning i dokument | Kommunikation | Varje offert | 12 tim/vecka | 🔴 6/10 | 84 | STARK |
| 2 | Väntan på ledningsgodkännande | Process/Person | Varje offert | 5+ tim/vecka (fördröjning) | 🔴 7/10 | 49 | STARK |
| 3 | Leverantörsfakturor med fel | System | Dagligen | 4 tim/vecka | 🔴 7/10 | 49 | STARK |
| 4 | Leverantörsfakturor på leveransnivå | Process | Dagligen | 2-3 tim/vecka | 🔴 6/10 | 36 | STARK |
| 5 | Manuell Bluebeam→Word→WorkCloud→Word | System | 5-10 ggr/v | 4 tim/vecka | 🟡 3/10 | 30 | MEDIUM |
| 6 | Sena tidsrapporter från montörer | Person | Månadsvis | 4+ tim/månad | 🔴 7/10 | 21 | STARK |
| 7 | Avtalsgranskning | Process | Per projekt | 1-2 tim/projekt | 🟡 5/10 | 20 | STARK |
| 8 | Filsökning i mappar | System | Dagligen | 2 tim/vecka | 🟡 6/10 | 20 | STARK |
| 9 | UC kreditkontroll manuell | System | Dagligen | 0,5 tim/vecka | 🟡 5/10 | 10 | STARK |
| 10 | Mötesanteckningar (dyslexi) | Person | Dagligen | 2-3 tim/vecka | 🔴 8/10 | - | STARK |
Citat från organisationen - Friktion
- "30% av tiden på dokumentsökning är ohållbart" - Workshop reflektion
- "Vi har mycket mer offerter än vi trodde - 750 per år är en ögonöppnare" - Workshop
- "Det ska vara färdigt när folk ska titta på det... bara kolla på avvikelser" - Workshop om offertgodkännande
7. KVANTIFIERING & MÄTNING 📏
Hur stor är påverkan i siffror?
Tidsmätningar (Validerat i workshop)
| Aktivitet | Tid idag | Optimal tid | Potential | Evidence Level |
|---|---|---|---|---|
| Dokumentsökning (kalkylatorer) | 12 tim/vecka | 3 tim/vecka | 9 tim besparing | STARK |
| Offertgranskning (ledning) | 30-45 min/dag | 10 min/dag | 20-35 min/dag | STARK |
| Leverantörsfakturahantering (ekonomi) | 4 tim/vecka | 1 tim/vecka | 3 tim besparing | STARK |
| Leverantörsfakturakontroll (PL) | 2-3 tim/vecka | 0.5 tim/vecka | 2 tim besparing | STARK |
| Manuella systemöverföringar | 4 tim/vecka | 0 tim/vecka | 4 tim besparing | MEDIUM |
| Tidsattesteringsuppföljning | 4 tim/månad | 0,5 tim/månad | 3,5 tim besparing | STARK |
| VD administration | 5-8 tim/vecka | 2 tim/vecka | 5 tim besparing | MEDIUM |
| TOTALT | 110-145 tim/vecka | ~20 tim/vecka | ~90-125 tim/vecka | STARK |
Supporting Quotes - Kvantifiering:
- "Total aggregerad tidsförlust: 110-145 timmar/vecka" - Workshop
- "Årlig kostnad: ~2,2+ miljoner SEK" - Workshop beräkning
Kostnadspåverkan (Validerat)
- Direkt tidskostnad: ~2,200,000 SEK/år (110 tim × 430 SEK/tim × 47 veckor)
- Förlorad offertkapacitet: Minst 50% fler offerter möjliga (~375 extra offerter/år)
- Kvalitetsbristkostnad: Avtalsmissar, faktureringsfel
- Total potential: >3,000,000 SEK/år
Nuvarande KPI:er
- Offerter per år: ~750 (validerat, inte 900-1000)
- Offertgranskningstid: 30-45 min/dag
- Attesteringstid: 0,5 dag per projektledare
- Fakturor med fel: 30-40%
- Genomloppstid offert: ~2 veckor
8. MÖJLIGHETER & QUICK WINS 🎯
Vad kan vi göra åt det?
Quick Wins (Prioriterade efter workshop)
| Quick Win | Beskrivning | Ägare (förslag) | Effekt | Evidence | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Teams-transkribering | Aktivera befintlig funktion för möten | TBD | 2-3 tim/vecka | STARK | ⏳ Omgående |
| "Förtuggad information" | Förbereda beslutsunderlag för offertbeslut | Mattias/Emil | 20-35 min/dag | STARK | ⏳ Planerad |
| Delegationsregler för offertgodkännande | Kartlägga och implementera | Emil/Tommy/Mattias | 70% färre godkännanden | STARK | ⏳ Omgående |
| UC-automatisering | API/RPA-koppling | Liza | 25 tim/år | STARK | ⏳ Planerad |
| Leverantörschecklista | Standardisera krav, automatisk refusering för stora leverantörer | Matilda | 50% färre fel | MEDIUM | ⏳ Planerad |
| Onboarding-process | Central databas med RPA | Rebecka | 90% tidsbesparing | STARK | ⏳ Planerad |
Mellanstora förbättringar (1-3 månader)
| Förbättring | Beskrivning | Ägare (förslag) | Potential | Evidence |
|---|---|---|---|---|
| AI-dokumentfiltrering | NLP för informationsextraktion, testa på historiska projekt | Mattias | 9 tim/vecka | STARK |
| Intelligent kontraktsanalys | Jämföra muntliga överenskommelser med skriftliga | Ledning | "Väldigt hög ROI" | STARK |
| Automatisk tidsvalidering | Regelmotor + anomalidetektering | Liza + Projektledare | 3,5 tim/månad | MEDIUM |
| Temporära systemintegrationer | Workarounds medan WorkCloud uppgraderas | IT/Liza | 4 tim/vecka | MEDIUM |
Strategiska initiativ (3+ månader) - Fas 2 fokus
| Initiativ | Business Case | Ägare (förslag) | ROI | Evidence |
|---|---|---|---|---|
| AI-kalkylautomatisering | Computer Vision för ritningar | Tommy + Kalkylteam | 75% tidsbesparing | STARK |
| Fullständig systemintegration | API:er Bluebeam-WorkCloud-Word | IT + Leverantörer | Eliminerar manuellt | MEDIUM |
| AI för dokumentsökning | Bygga "recept" för vad AI ska leta efter | Kalkylteam | 9 tim/vecka besparing | STARK |
| Intelligent kontraktsanalys | NLP för riskidentifiering och ändringar | Ledning | Minskar affärsrisker | STARK |
Supporting Quotes - Möjligheter:
- "Väldigt hög ROI potential" - Workshop om kontraktsanalys
- "Det ska vara färdigt när folk ska titta på det... bara kolla på avvikelser" - Workshop om offertgodkännande
- "Testa på historiska projekt först" - Workshop om AI-dokumentsökning
SAMMANFATTNING
Nuläge i ett nötskal
Organisationen hanterar cirka 750 offerter årligen men begränsas allvarligt av en bekräftad flaskhals i ledningsgodkännande som tar 30-45 minuter dagligen. Informationsöverflöd tar 30% av kalkyltiden, och bristande systemintegration skapar omfattande manuellt arbete. Workshop bekräftade att tidsrapporteringsproblemet ligger hos montörerna, inte projektledarna. Total tidsspillan uppgår till 110-145 timmar per vecka, motsvarande över 2,2 miljoner SEK årligen.
Största potentialen
Den största förbättringspotentialen ligger i att åtgärda den bekräftade flaskhalsen genom delegationsregler och "förtuggad information" för ledningen. AI-driven dokumentanalys kan frigöra 9 timmar per vecka, och intelligent kontraktsanalys har identifierats som "väldigt hög ROI". Quick wins som Teams-transkribering är redan beslutade för omedelbar implementation.
Rekommenderat fokus för Fas 2 (Validerat i workshop)
- Primärt: Offertprocessen och ledningsgodkännande - huvudflaskhals som påverkar 750 offerter/år
- Sekundärt: AI för dokumenthantering - 30% av tiden, snabb ROI
- Tertiärt: Temporära systemintegrationer - vänta inte på WorkCloud-uppgraderingar
Kritiska framgångsfaktorer
- Enabler: Exceptionell förändringsvilja och engagemang visat i workshop
- Risk: Perception att manuell kontroll = kvalitet (måste adresseras med "förtuggad information")
- Möjlighet: Teams-transkribering redan tillgänglig - quick win
- Insikt: TOC-teorin gav ny förståelse för prioritering
Valideringsstatus
| Element | Status | Evidence Level | Validerad av | Datum |
|---|---|---|---|---|
| Processflöde | ✅ Validerad | STARK | Workshop (5 personer) | 2025-09-09 |
| Roller | ✅ Validerad | STARK | Workshop | 2025-09-09 |
| System | ✅ Validerad | STARK | Workshop | 2025-09-09 |
| Data | ✅ Validerad | STARK | Workshop | 2025-09-09 |
| Flaskhals | ✅ BEKRÄFTAD | STARK | Workshop konsensus | 2025-09-09 |
| Friktion | ✅ Validerad | STARK | Workshop | 2025-09-09 |
| Kvantifiering | ✅ Validerad | STARK | Workshop (110-145 tim/v) | 2025-09-09 |
| Möjligheter | ⚠️ Preliminärt prioriterad | MEDIUM | Workshop | 2025-09-09 |
Canvas-historik
- v1.0 - 2025-09-08 - Canvas från 9 intervjuer (pre-workshop)
- v2.0 - 2025-09-11 - Post-Workshop
- Bekräftad huvudflaskhals
- Korrigerat: Montörer (inte PL) är tidsrapporteringsproblemet
- Tillagt: Avtalsgranskning och leverantörsfakturakontroll (PL)
- Uppdaterat: 750 offerter/år, 110-145 tim/vecka tidsspillan
Beslut och nästa steg
| Beslut/Aktivitet | Ansvarig | Deadline | Status |
|---|---|---|---|
| Huvudflaskhals bekräftad | Workshop | 2025-09-09 | ✅ Klart |
| Kartlägga delegationsmöjligheter | Emil/Tommy/Mattias | Omgående | ⏳ Planerad |
| Aktivera Teams-transkribering | TBD | Omedelbart | ⏳ Planerad |
| Färdigställa nulägesrapport | Lars | 2025-09-13 | ⏳ Planerad |
| Presentera för ledningsgruppen | Lars + Liza | 2025-09-16 | ⏳ Planerad |
| Fas 2 workshop | Alla | 2025-09-24 kl 10 | ⏳ Planerad |
Change Readiness Assessment
| Person/Roll | Förändringsvilja | Energy Level | Huvudoro | Nyckelcitat |
|---|---|---|---|---|
| Tommy Gråberg (VD) | 🟢 Mycket hög | Hög | Teknik blir föråldrad | "Jag älskar förändringar. Jag trivs inte om det inte hela tiden är lite obehag" |
| Emil Gråberg (Projektchef) | 🟢 Hög | Positiv | Behöver fokusera på sälj | "jag är nog bättre lämpad till att hitta nya projekt och kundhantering" |
| Liza Fyhr (Ekonomichef) | 🟢 Hög | Engagerad/Analytisk | Datasäkerhet med AI | "Jag tror inte att jag har flaskhalsar... Det är väl så här de är så små" |
| Mattias Svensson (Kalkyl/Sälj) | 🟢 Hög | 10/10 | Ingen uttryckt | "Jag kopierar det manuellt... det blir också för mig som en liten extra kontroll" |
| Karin Asp (Kalkylator) | 🟢 Mycket hög | 10/10 | Ingen uttryckt | "Company openness rated 10/10" |
| Matilda Björklind (Redovisning) | 🟢 Hög | Positiv | Tappa kontrollen | "Att tappa kontrollen när saker automatiseras" |
| Rebecka Englund (Ekonomi/HR) | 🟢 Hög | 8/10 | Ingen uttryckt | "Organisation openness rated 8/10" |
| Johannes Ganström (Projektledare) | 🟢 Hög | 8/10 | Ingen uttryckt | "Älskar mitt jobb... väldigt social" (valde AI-intervju själv) |
| Linus Karlsson (Projektledare) | 🟢 Mycket hög | 10/10 | Informationssäkerhet | "Company openness rated 10/10" (experimenterar aktivt med ChatGPT) |
Konflikt: Automation vs. Kontroll
Divergerande perspektiv identifierat:
- Team Kontroll: "Manuell överföring ger kvalitetssäkring" - Karin, Mattias, Johannes (ÄTA)
- Team Effektivitet: "System ska prata med varandra" - Karin, Tommy, Liza
Lösningsförslag från workshop:
- Implementera "förtuggad information" - automation MED kontroll
- Kalkylautomation med inbyggda kontrollpunkter
- Pilot där båda metoder jämförs
- Visa hur AI kan ge BÄTTRE kontroll genom validering
OPTIMERINGSCANVAS™ är ett verktyg utvecklat av Ahrens Optimate för strukturerad processanalys och förbättringsarbete.