Protokoll - FAS 2 Workshop

Mötesuppgifter

Datum: 2025-09-24
Tid: 10:04 - 12:30 (2 timmar 26 minuter)
Plats: TakTemas kontor, Västerås
Facilitator: Lars Diethelm
För protokollet: Lars Diethelm

Närvarande

• Emil Gråberg - Projektchef, TakTema
• Liza Fyhr - Ekonomichef, GT Support
• Mattias Svensson - Kalkylator/Säljare, TakTema
• Rebecka Englund - Ekonomi- och Löneansvarig, TakTema
• Johannes Ganström - Projektledare, TakTema (ny i arbetsgruppen)
• Lars Diethelm - Facilitator, Ahrens Optimate

FATTADE BESLUT

Business Case-validering och prioritering

BC2 - AI-dokumentanalys

• Beskrivning: Mattias korrigerade den initiala bedömningen kraftigt - endast 40 stora projekt per år behöver AI-stöd, inte 220 som först antagits. Gruppen diskuterade mörkertalet i missade saker i offerter men konstaterade att detta är svårt att kvantifiera. Lösningen ska automatiskt läsa och tolka förfrågningsunderlag för att sammanfatta krav och identifiera motstridiga uppgifter.
• BESLUT: Justerad från 220 till 40 stora projekt per år. BC räknas om.
• Ansvarig: Lars

BC3 - Intelligent kontraktsanalys

• Beskrivning: Emil uppskattade 500 000 kr/år i direkta missar från kontraktsproblem, exemplifierat med scaffolding-ärendet som kostat ca 100 000 kr i juristkostnader. Gruppen enades om att lösningen ska kunna jämföra muntliga överenskommelser med skriftliga avtal samt kontrollera mot AB/ABT-regelverk. Mattias påpekade att AB och ABT är väldigt olika och ofta blandas felaktigt.
• BESLUT: Godkänd med tillägg om avtalsversionshantering och AB/ABT-kontroll
• Ansvarig: Lars

BC3 - Mötestranskribering

• Beskrivning: Johannes förstod inte Tommys del i business caset vilket ledde till beslut att ta bort den raden. Gruppen fokuserade istället på projektledningsmöten där man ofta glömmer beslut mellan torsdagsmöten och måndagar. Emil ser potential i att ha en "AI-Fred" som kan svara på frågor om tidigare diskussioner.
• BESLUT: Ta bort Tommy-raden, fokusera på projektmöten

BC5 - Leverantörsfakturahantering

• Beskrivning: Johannes förklarade att grundproblemet ligger tidigare i kedjan - orderbekräftelser hamnar hos olika personer, leverantörer märker fel, och fakturor kommer på leveransnivå istället för projektnivå. Gruppen insåg att hela processen från offert till faktura måste ses över, inte bara fakturahanteringen. Diskussion om att införa regel "ingen order utan projektnummer".
• BESLUT: Måste omarbetas från grunden - backa till orderbekräftelseprocessen
• Ansvarig: Lars. Behöver involvera Mats (inköp)

BC6 - Dataöverföringsautomatisering

• Beskrivning: Mattias korrigerade tidsbedömningen från 6,7 till 2,5 timmar då det egentligen bara är två överföringar (mängder till Word, sedan pris tillbaka), inte fyra som först antagits. Gruppen diskuterade att WorkCloud-uppgraderingen inom 12-18 månader kan göra lösningen obsolet, men beslutade att temporär lösning ändå är värd investeringen.
• BESLUT: Justerad till 2,5 timmar per överföring. BC skall räknas om.
• Ansvarig: Lars

BC7 - Automatisk tidsrapportering

• Beskrivning: Johannes ifrågasatte behovet då de redan förbättrat processen markant sedan sommaren. Emil argumenterade för att bygga in automatisering nu när det fungerar så systemet kan växa. Gruppen var delad - Johannes ser inte värdet medan Emil vill ha "tjat-Maya" som påminner automatiskt. Diskussion om att problemet främst gäller 3-5 montörer.
• BESLUT: Validera genom djupare analys med projektledare
• Ansvarig: Rebecka ska kartlägga faktisk tid under veckan. Lars gör om BC.
• Deadline: 2025-09-25

BC8 - UC-kreditkontroll

• Beskrivning: Liza hade redan korrigerat tiden till 2 minuter per kontroll. Med så låg tidsbesparing blir investeringen inte lönsam.
• BESLUT: Negativ NPV, läggs till handlingarna

BC9 - 30-dagars uppföljningsautomatisering

• Beskrivning: Tiden nedjusterad från 4 timmar till 75 minuter vilket ger negativ NPV. Gruppen noterade att vid fördubblad verksamhet kan detta bli aktuellt igen.
• BESLUT: Negativ NPV, läggs till handlingarna

BC10 - 30-dagars säljuppföljning

• Beskrivning: Mattias och Emil har olika syn på behovet. De har nyligen infört daglig uppföljning som fungerar, men Emil vill ha mer automatisk "tjatning". Mattias är skeptisk till AI-genererade mejl och menar att kunder märker skillnaden. Beslut att utvärdera nuvarande manuella process först.
• BESLUT: Pausad till årsskiftet för utvärdering
• Ansvarig: Emil/Mattias

BC11 - Leverantörsfakturahantering (ekonomi)

• Beskrivning: Matilda har bekräftat att innehållet stämmer förutom att det inte bara är projektinformation som saknas. Rebecka påpekade att lösningen måste kunna kategorisera leverantörer i grupper med olika regler.
• BESLUT: Godkänd med kategorisering av leverantörsgrupper

BC12 - Offertgodkännande

• Beskrivning: Den "förtuggade informationen" som diskuterades i FAS 1 finns redan i Mattias huvud när de går igenom offerter. Processen tar bara 5 minuter och ger ingen tidsbesparing att automatisera.
• BESLUT: Läggs till handlingarna (0 kr besparing)

ÖVRIGA DISKUSSIONER

ROI-metodik och prioritering

Lars introducerade NPV (Net Present Value) som visar värdet av investeringar över 3 år med hänsyn till ränta. Gruppen diskuterade olika viktningsmodeller där tid kan viktas 80% om snabbhet prioriteras, vilket helt förändrar prioriteringsordningen.

Organisatoriskt minne och AI-potential

Emil föreslog att mata in alla projekt sedan 2007 i en AI för att kunna "prata med projekten" och fråga om historiska utmaningar. Lars förklarade konceptet RAG (Retrieval Augmented Generation) för en permanent TakTema specifikt vektordatabas. Gruppen såg de framtida möjligheterna men enades om att fokusera på de 11 identifierade möjligheterna först.

Inspelning och integritet

Inledande diskussion om inspelning av möten och svensk lagstiftning som tillåter inspelning av samtal man deltar i. Emil föreslog att börja spela in byggmöten för kunskapsuppbyggnad. Mattias påpekade byggbranschens konservatism som potentiellt hinder.

AI:s träffsäkerhet

Lars varnade för att AI har 80-85% träffsäkerhet vilket kräver parallell granskning initialt. Diskussion om att bygga AI-nätverk som övervakar varandra för högre säkerhet.

Framtida arbetssätt

Filosofisk diskussion om hur AI kommer förändra arbetet - Mattias kommer inte förlora jobbet utan kunna producera 3-4 gånger fler kalkyler. Lars betonade att målet är att automatisera det tråkiga så medarbetare kan fokusera på det roliga och värdefulla.

NÄSTA STEG

Omedelbart (före styrgruppsmöte)

1. Rebecka: Validera BC7 tidsrapportering - deadline 2025-09-26
2. Lars & Liza: Uppdatera alla business cases med nya siffror
3. Lars: Skapa prioriteringsmatris och rekommendation

Styrgruppspresentation

• Datum: 2025-10-07
• Underlag: Reviderade business cases, prioriteringsmatris, implementeringsplan
• Deltagare: Ledningsgruppen

PARKERADE FRÅGOR

1. Leverantörsfakturaprocess: Kräver djupare analys med inköpsansvarig Mats
2. WorkCloud-uppgradering: Påverkar BC6 - temporär lösning prioriteras
3. Organisatoriskt minne/RAG: Framtida projekt efter FAS 3
4. Utvärdering av förlorade offerter: AI-analys för lärande

Protokollet godkänt av:

Dokumentinformation:

• Version: 1.0
• Upprättat: 2025-09-24
• Distribution: Arbetsgruppen, Styrgruppen
• Konfidentialitet: Internt dokument