Flaskhalsanalys
Projekt: Sajt Arkitektstudio AI Automation
Datum: 2025-09-26
Version: 2.2 Pre-Workshop
Status: Pre-Validation
Ansvarig: [TBD]
Sammanfattning
Dubbla processer med distinkta flaskhalsar
📍 FÖRETAGSFLASKHALS: Kundfeedback-väntetid från flera beslutfattare - stoppar projekt i veckor
📍 PRIVATFLASKHALS: Prisförhandlingar och värdeförståelse - 2-3 tim/projekt
📍 GEMENSAM FLASKHALS: Repetitiva CAD-uppgifter - 10-19 tim/vecka
Total påverkan: 28-40 timmar tidsspill per vecka / Uppskattat 3.5+ MSEK årligen
Åtgärdsförslag: Differentierad strategi för företag vs privat, plus gemensam CAD-automation
1. Analysmetodik
Dual-Process Theory of Constraints
Organisationen driver parallella processer med olika karaktäristik:
- Företagsprojekt: ~60% av omsättning, komplexa beslut, längre cykler
- Privatprojekt: ~40% av omsättning, känslomässiga beslut, prispress
Datainsamling
- Processkartering: 8 intervjuer med rollfördelning mellan kundtyper
- Processdifferentiering: Tydlig uppdelning företag vs privat
- Sidoprocesser: 7 identifierade stödprocesser
- Friktionsanalys: 10 huvudsakliga flaskhalsar kartlagda
2. Systemöversikt - Dubbla värdeflöden
Företagskundprocess (Huvudprocess)
[Företagsförfrågan] ✓
↓
[Kravspecifikation med flera intressenter] ✓
↓
[Platsbesök/möten] ✓
↓
[Offertarbete kommersiell byggnad] ✓
↓
[Designskisser/3D] ⚠️ FLASKHALS: Repetitiva CAD-uppgifter
↓
[Presentation för beslutsteam] ✓
↓
[Väntan på feedback] 🔴 HUVUDFLASKHALS: Veckor av väntan
↓
[Revidering - flera intressenters input] ⚠️ KOMPLEXITET
↓
[Bygglovshandlingar] ✓
↓
[Projektuppföljning] ❓ SAKNAS HELT
Privatkundprocess (Sidoprocess 1)
[Privatperson kontaktar] ✓
↓
[Känslomässig process] ✓
↓
[Situationsplan] ⚠️ FLASKHALS: Repetitivt arbete
↓
[Offert] 🔴 HUVUDFLASKHALS: Prisförhandlingar
↓
[Design/presentation] ✓
↓
[Revidering] ⚠️ Osäkerhet/tveksamhet
↓
[Leverans] ✓
Systemets begränsningar - Uppdelat per kundtyp
| PROCESS | FÖRETAG | PRIVAT | TOTAL | POTENTIAL |
|---|---|---|---|---|
| Repetitiva CAD | 6-10 tim/v | 4-9 tim/v | 10-19 tim/v | 8-15 tim besparing |
| Feedback-väntan | 5+ tim/v | - | 5+ tim/v | 4 tim besparing |
| Prisförhandlingar | - | 2-3 tim/v | 2-3 tim/v | 2 tim besparing |
| E-post VD | 4 tim/v | 4 tim/v | 8 tim/v | 6 tim besparing |
| Tekniska beskrivningar | 2 tim/v | 1-3 tim/v | 3-5 tim/v | 3 tim besparing |
3. Differentierade flaskhalsar - Detaljanalys
A. Företagsprojekt - Huvudflaskhals
Kundfeedback från multipla beslutfattare
- Påverkade: Mikael (företagsfokus), Nina, projektteam
- Karaktäristik: Externa beslutsteam, flera intressenter
- Konsekvens: Projekt står still i veckor
- Kostnad: Svår att kvantifiera men hög opportunitetskostnad
- Rotorsak: Ingen strukturerad feedbackprocess med deadlines
B. Privatprojekt - Huvudflaskhals
Prisförhandlingar och värdeförståelse
- Påverkade: Emma, Magdalena (privatfokus)
- Karaktäristik: Känslomässig process, bristande värdeförståelse
- Konsekvens: 2-3 timmar per projekt, stress
- Kostnad: 75,000 SEK/år direkt + förlorade affärer
- Rotorsak: Avsaknad av standardiserade prispaket
C. Gemensam flaskhals
Repetitiva CAD-uppgifter
- Påverkade: Alla 8 arkitekter/ingenjörer
- Omfattning: 10-19 timmar/vecka totalt
- Kostnad: 250,000+ SEK/år per person
- Rotorsak: ArchiCAD (8% marknadsandel) saknar automationsstöd
4. Konsekvensanalys - Processpecifik påverkan
Företagsprojekt - Konsekvenser
- Kassaflöde: Försenade betalningar pga långa beslutscykler
- Konkurrenskraft: Tappar projekt till snabbare konkurrenter
- Resursutnyttjande: Personal väntar på besked
- Opportunitetskostnad: Kan inte ta nya projekt
Privatprojekt - Konsekvenser
- Marginalerosion: Prispress utan värdeförståelse
- Stress: Känslomässig handholding tar energi
- Kvalitet: Tidpress vs kvalitet-konflikten
- Kundnöjdhet: Osäkerhet skapar missnöje
Total ekonomisk påverkan - Reviderad
| KOSTNADSPOST | FÖRETAG/ÅR | PRIVAT/ÅR | TOTALT/ÅR |
|---|---|---|---|
| Repetitiva CAD-uppgifter | 1,200,000 | 800,000 | 2,000,000 |
| Feedback/Prisförhandling | 500,000 | 300,000 | 800,000 |
| VD e-posthantering | 175,000 | 175,000 | 350,000 |
| Förlorade projekt | 300,000 | 200,000 | 500,000 |
| TOTAL | 2,175,000 | 1,475,000 | 3,650,000 |
5. Differentierad förbättringsstrategi
Fas 1: Quick Wins - Processpecifika (30 dagar)
För Företagsprojekt:
| ÅTGÄRD | POTENTIAL | ÄGARE |
|---|---|---|
| Strukturerad feedback-process med deadlines | 50% kortare väntetid | Mikael |
| Statusrapporteringsmallar | Bättre kommunikation | Nina |
| Projektspårningssystem | Transparens | Hanna |
För Privatprojekt:
| ÅTGÄRD | POTENTIAL | ÄGARE |
|---|---|---|
| Standardiserade prispaket | 80% mindre förhandling | Emma |
| Automatiserade situationsplaner | 2 tim/projekt besparing | Emma |
| Värdevisualiseringsmallar | Bättre förståelse | Magdalena |
För Båda:
| ÅTGÄRD | POTENTIAL | ÄGARE |
|---|---|---|
| Notebook LM för alla | 30% effektivare | Benjamin |
| AI e-postfilter VD | 50% tidsbesparing | Nina |
| Kunskapsdelningskanal | Effektivare arbete | Görel |
Fas 2: Systemoptimering (90 dagar)
| INVESTERING | FÖRETAGSNYTTA | PRIVATNYTTA | TOTAL ROI |
|---|---|---|---|
| ArchiCAD AI-plugin | Stora volymer | Situationsplaner | 6 månader |
| Feedbackhanteringssystem | Kritisk | - | 4 månader |
| Priskonfigurator | - | Kritisk | 3 månader |
| Projektuppföljningssystem | Hög | Medium | 8 månader |
Fas 3: AI-transformation (180 dagar)
- Fullständig CAD-automation för båda processtyper
- Intelligent kundkommunikation (olika för företag/privat)
- Prediktiv projektplanering baserat på kundtyp
6. Kritiska sidoprocesser att adressera
| SIDOPROCESS | STATUS | PÅVERKAN | ÅTGÄRD |
|---|---|---|---|
| TIL-granskning (Görel/Sergej) | Manuell | Medium | Digitalisera |
| KA-kontroll (Benjamin) | Fungerar | Låg | Behåll |
| 3D-visualisering | Integrationsproblem | Hög | Automatisera export |
| IT-support (Benjamin) | Informell | Stjäl tid | Formalisera |
| Kunskapsdelning | SAKNAS | Kritisk | Implementera omedelbart |
| Projektuppföljning | SAKNAS | Kritisk | System behövs |
7. Implementeringsplan - Differentierad
Vecka 1-2: Validering och segmentering
- [ ] Workshop: Separata diskussioner företag vs privat
- [ ] Validera: 60/40 fördelning av omsättning
- [ ] Kartlägg: Exakta roller per kundtyp
Månad 1: Parallella Quick Wins
Företagsspår:
- [ ] Feedback-deadlines implementation
- [ ] Beslutsteam-kommunikationsmallar
Privatspår:
- [ ] Prispaket-utveckling
- [ ] Situationsplan-automation pilot
Gemensamt:
- [ ] CAD-automation förstudie
- [ ] Notebook LM utrullning
Månad 2-3: Mätning och anpassning
- [ ] KPI:er per kundtyp
- [ ] A/B-testning av lösningar
- [ ] Justerad resursallokering
Workshop-frågor för validering
Segmenteringsfrågor
- Stämmer 60/40 fördelningen företag/privat?
- Vilka arbetar primärt med vilken kundtyp?
- Kan processer standardiseras mer per segment?
Företagsspecifika frågor
- Vilka företagskunder har längst beslutstider?
- Kan vi införa "fast-track" för vissa projekt?
- Hur hanterar konkurrenter feedback-processen?
Privatspecifika frågor
- Vilka prisintervall fungerar för paket?
- Hur mycket handholding är verkligen nödvändig?
- Kan AI hjälpa med känslomässig kommunikation?
Rekommendation
Strategisk approach: Behandla företags- och privatprocesser som separata värdeströmmar med olika optimeringsstrategier, medan gemensamma tekniska problem (CAD) löses centralt.
Prioritering:
- CAD-automation - Gynnar båda, högst ROI
- Företag: Feedbackhantering - Stoppar hela projekt
- Privat: Prispaket - Minskar friktion direkt
Förväntad effekt:
- Företagsprojekt: 40% kortare ledtider
- Privatprojekt: 60% mindre förhandlingstid
- Totalt: 3.6 MSEK årlig besparing
Version 2.2 - Uppdaterad med tydlig företags/privat-segmentering