Nulägesrapport

OPTIMA Fas 1

Version 3.1

Introduktion

Under de senaste veckorna har vi genomfört de första stegen i Sajt Arkitektstudio AI Automation-projektet. Vi befinner oss i Upptäckdelen (Fas 1 & Fas 2) och fokus har legat på att göra en nulägesanalys - kartlägga flaskhalsar och identifiera möjligheter.

I de kommande två veckorna, inom ramen av Fas 2, kommer vi att skapa tydliga business case per möjlighet som ska möjliggöra prioritering.

Denna Fas 1-rapport är en sammanfattning av arbetet som gjorts och utgör grunden för beslutsunderlag. Flaskhalsar har identifierats både inom och utom projektets ramar, men tas med i informativt syfte.

Inom ramen av Fas 1 genomfördes 8 intervjuer och en planerad workshop på 4 timmar.

Sammanfattning - Identifierade möjligheter

Projektet identifierade utifrån intervjuerna sammanlagt 15 effektiviseringsmöjligheter. 10 av dessa kommer föras vidare till Fas 2 där de kommer att valideras ur ekonomiskt, tekniskt och riskperspektiv.

De 10 prioriterade möjligheterna för Fas 2

1. AI-driven CAD-automation

• Problem: 10-19 timmar/vecka på repetitiva uppgifter
• Beskrivning: Arkitekterna spenderar omfattande tid på manuell elementmärkning, uppritning av befintliga byggnader, tekniska beskrivningar och repetitiva CAD-formaliteter. Benjamin uttrycker det som "Jag vill aldrig göra en sak två gånger" medan Anna uppskattar att 20-30% av hennes tid går till "manuellt klickande" i ArchiCAD.
• Påverkar: Alla arkitekter
• Möjlighet: ArchiCAD-plugin med AI för elementmärkning och automatisering av tekniska beskrivningar
• Potential: 70-80% tidsbesparing

2. Kundfeedback-hanteringssystem (Företag)

• Problem: Väntetider på veckor från multipla beslutfattare
• Beskrivning: Företagsprojekt stannar upp när feedback ska inhämtas från flera intressenter hos kunden. Mikael beskriver hur projekt kan stå still i veckor medan olika avdelningar hos företagskunden ska ge input, vilket skapar kassaflödesproblem och försenar nya projekt.
• Påverkar: Alla företagsprojekt
• Möjlighet: Strukturerad process med deadlines
• Potential: 40% kortare ledtider

3. Standardiserade prispaket (Privat)

• Problem: 2-3 timmar prisförhandling per projekt
• Beskrivning: Emma och Magdalena upplever att privatkunder har svårt att förstå värdet av arkitekttjänster och förhandlar hårt om priset. Detta leder till känslomässigt krävande diskussioner där arkitekterna måste försvara sitt värde istället för att fokusera på design.
• Påverkar: Alla privatprojekt
• Möjlighet: Tre färdiga paket med tydlig värdevisualisering
• Potential: 60% mindre förhandlingstid

4. E-postautomation för VD

• Problem: 8 timmar/vecka på e-posthantering
• Beskrivning: Nina spenderar 40% av sin arbetstid på e-posthantering vilket hindrar strategiskt arbete. Mycket av tiden går åt till att sortera, prioritera och svara på rutinfrågor som kunde hanteras automatiskt eller delegeras.
• Påverkar: VD:s strategiska tid
• Möjlighet: AI-baserad filtrering och prioritering
• Potential: 6 timmar/vecka besparing

5. Kunskapsdelningssystem

• Problem: Ingen systematisk kunskapsöverföring
• Beskrivning: Görel uttrycker frustration: "Vi borde ha någon kanal på kontoret där vi bara slänger in sådan information". Idag löser varje arkitekt samma problem om och om igen eftersom det inte finns något system för att dela lösningar och lärdomar.
• Påverkar: Hela organisationen
• Möjlighet: Teams-kanal med strukturerad dokumentation
• Potential: Svår att kvantifiera men kritisk

6. 3D-visualisering automation

• Problem: Manuell export ArchiCAD→Twinmotion
• Beskrivning: Varje gång en 3D-visualisering ska skapas måste arkitekterna manuellt exportera från ArchiCAD och importera till Twinmotion. Processen är felbenägen och material/texturer måste ofta justeras manuellt efter varje överföring.
• Påverkar: Alla projekt
• Möjlighet: Automatiserad pipeline
• Potential: 2-3 timmar/projekt

7. TIL-digitalisering

• Problem: Pappersbaserad tillgänglighetsgranskning
• Beskrivning: Görel och Sergej använder fortfarande papperschecklistor för TIL-granskningar som sedan måste skrivas rent digitalt. Processen är tidskrävande och det är svårt att återanvända tidigare granskningar eller söka i historisk data.
• Påverkar: Görel och Sergej
• Möjlighet: Digital checklista med automation
• Potential: 50% effektivare

8. Situationsplan-AI (Privat)

• Problem: 4-9 timmar/vecka på manuella situationsplaner
• Beskrivning: Emma beskriver hur varje privatprojekt kräver uppritning av situationsplaner som till stor del följer samma mönster. Hon föreslår själv: "AI för situationsplaner skulle spara mycket tid" eftersom grundelementen är repetitiva.
• Påverkar: Emma och Magdalena
• Möjlighet: AI-generering från tomtdata
• Potential: 80% tidsbesparing

9. IT-support formalisering

• Problem: Benjamin avbryts konstant (15% av tid)
• Beskrivning: Benjamin har blivit informell IT-support för hela kontoret vilket stjäl 15% av hans arbetstid. Kollegor avbryter honom för tekniska frågor som ofta är återkommande och kunde lösas med dokumentation eller formell supportprocess.
• Påverkar: Benjamins produktivitet
• Möjlighet: Strukturerad supportprocess
• Potential: 6 timmar/vecka

10. Projektuppföljningssystem

• Problem: Ingen systematisk uppföljning
• Beskrivning: När projekt avslutas finns ingen process för att fånga lärdomar, dokumentera vad som fungerade eller inte, eller mäta kundnöjdhet. Nina är den enda som nämner detta som ett problem, vilket indikerar att organisationen saknar systematisk kvalitetsutveckling.
• Påverkar: Kvalitetsutveckling
• Möjlighet: Strukturerad utvärderingsmall
• Potential: Kontinuerlig förbättring

Dessa möjligheter representerar en total tidsbesparing på 28-40 timmar per vecka vilket i sig representerar en besparingspotential på 1 mkr. Om vi lägger till kvalitetsförluster, projekt- och opportunitetskostnader kan den siffra flerdubblas.

Business case-framtagning i Fas 2 kommer validera och prioritera dessa baserat på implementeringskomplexitet och förväntad ROI.

Organisationen visar god förändringsberedskap men med viss oro kring kreativitet vs automation som måste adresseras.

Nyckeltal

• Analysperiod: 2025-09-20 till 2025-09-26
• Intervjuade personer: 8 st av 9 anställda
• Bekräftade huvudprocesser: 2 st (företag/privat)
• Identifierade sidoprocesser: 7 st (varav 2 saknas)
• Total tidsspillan: 28-40 timmar/vecka
• Årlig kostnadspåverkan: 3.65 MSEK
• Potential kapacitetsökning: 30-40% fler projekt möjliga

Sajt AI Automation -
Fas 1 rapport

1. Bakgrund och syfte

Projektbakgrund

Sajt Arkitektstudio genomför denna nulägesanalys som del av OPTIMA-processen för att identifiera och eliminera ineffektiviteter som begränsar kreativ tid och tillväxt. Företaget upplever att repetitivt arbete stjäl tid från värdeskapande design.

Syfte med analysen

1. Identifiera och kvantifiera flaskhalsar i både företags- och privatprocesser
2. Kartlägga realistiska AI-automatiseringsmöjligheter
3. Skapa konkret underlag för Fas 2

Omfattning och avgränsningar

Inkluderat:

• Fullständig designprocess från förfrågan till leverans
• Alla CAD-system och arbetsflöden
• Sidoprocesser (TIL, KA, 3D-visualisering)
• Kunskapshantering och projektuppföljning

Exkluderat:

• Externa konsultprocesser
• Ekonomisystem (endast översiktligt)
• Byggfasprocesser

Metodik

• Datainsamling: 8 Intervjuer + uppföljningar
• Analysmetod: OPTIMA-metodiken med Theory of Constraints (TOC)
• Verktyg: OPTIMERINGSCANVAS™, flaskhalsanalys, processkartor

2. Organisationsöversikt

Organisationsstruktur (Validerad genom intervjuer)

• VD/Arkitekt: Nina Sandahl
• Arkitekter: Mikael Stenberg, Anna Broman, Görel Andersson (TIL)
• Byggnadsutformare: Emma Sandgren (privat/företag), Magdalena Hellström (privat)
• Byggingenjörer: Benjamin Anselmo (KA), Sergej August (TIL)
• Verksamhetskoordinator: Hanna Kronstedt

Verksamhetsvolymer

• Projekt: 15-20 projekt/år och arkitekt
• Fördelning: ~75% företag, ~25% privat
• CAD-användning: 95% ArchiCAD
• Genomloppstid projekt: 6-8 veckor
• Parallella projekt: 3-5 per arkitekt

3. Processanalys

Huvudprocess: Företagsprojekt

Processflöde

[Företagsförfrågan]
 ↓
[Kravspecifikation & möten] ✓
 ↓
[CAD-modellering] ⚠️ REPETITIVT (10-19h/vecka)
 ↓
[3D-visualisering] ⚠️ MANUELL EXPORT
 ↓
[Presentation] ✓
 ↓
[Kundfeedback] 🔴 BEKRÄFTAD HUVUDFLASKHALS
 ↓
[Revidering] ✓
 ↓
[Bygglov + TIL/KA] ✓
 ↓
[Leverans] ⚠️ INGEN UPPFÖLJNING

Sidoprocess: Privatprojekt

[Privatförfrågan]
 ↓
[Känslomässig process] ✓
 ↓
[Situationsplan] ⚠️ MANUELL (4-9h/vecka)
 ↓
[Prisförhandling] 🔴 FLASKHALS
 ↓
[Design → Revidering → Leverans]

Sidoprocess 2: TIL-granskning

[Projekt kräver TIL] → [Görel/Sergej] → [Manuell granskning] ⚠️ 
→ [Pappersdokumentation] → [Rapport]

Problem: Helt manuell, pappersbaserad
Tidsspillan: 2-3 tim per granskning
Lösning: Digitalisera checklistor

Sidoprocess 3: KA-kontroll

[Bygglov] → [Benjamin som KA] → [Teknisk granskning] ✓ 
→ [Kontrollplan] → [Byggplatskontroller] → [Slutbesked]

Status: Fungerar men tar tid från kärnarbete
Tidsspillan: 10-15% av Benjamins tid
Lösning: Behåll men effektivisera

Sidoprocess 4: 3D-visualisering

[ArchiCAD-modell] → [Manuell export] ⚠️ → [Twinmotion] 
→ [Rendering] → [Presentation]

Problem: Integrationsproblem, manuell överföring
Tidsspillan: 2-3 tim per projekt
Lösning: Automatisera export/import

Sidoprocess 5: IT-support

[Tekniskt problem] → [Avbryter Benjamin] ⚠️ → [Ad hoc hjälp] 
→ [Problem löst]

Problem: Informell, stjäl 15% av Benjamins tid
Tidsspillan: 3-6 tim/vecka
Lösning: Formalisera eller outsourca

Sidoprocess 6: Kunskapsdelning 🚫 SAKNAS

Nuläge: [Kunskap uppstår] → [Försvinner] ❌

Önskat: [Lärdom] → [Dokumenteras] → [Delas] → [Återanvänds]

Problem: KRITISK BRIST - samma problem löses flera gånger
Kostnad: Svår att kvantifiera men omfattande
Lösning: Implementera Teams-kanal/Wiki omgående

Sidoprocess 7: Projektuppföljning 🚫 SAKNAS

Nuläge: [Projekt avslutas] → [Ingen uppföljning] ❌

Önskat: [Avslut] → [Utvärdering] → [Dokumentera] → [Förbättra]

Problem: KRITISK BRIST - ingen erfarenhetsåterföring
Kostnad: Missade förbättringsmöjligheter
Lösning: Skapa strukturerad process

4. Ekonomisk påverkan per process

Kostnad per processtyp

Aggregerad tidsspillan

Frustrationsnivåer

5. Kulturella observationer

Förändringsberedskap (Bekräftad)

• Generell inställning: Blandad (5-8/10)
• Huvudoro: Kreativitet vs automation
• Enabler: Benjamin redan testat AI framgångsrikt

Viktiga citat från intervjuer

• "Det roliga är kreativiteten" - Emma
• "Jag vill aldrig göra en sak två gånger" - Benjamin
• "AI tar över jobbet" - Existentiell oro

6. Rekommendationer och nästa steg

Kort sikt (Fas 2)

1. Utveckla business case för top 5 möjligheter
2. Sätta mätbara mål per initiativ
3. Ta fram implementeringsplan för Fas 3-6

Rapportinformation

• Version: 3.0 (Post-intervjuer)
• Distribution: Ledningsgrupp, alla intervjuade

Denna nulägesrapport inkorporerar alla insikter från 8 intervjuer och utgör grunden för Fas 2 i OPTIMA-processen där vi kommer prioritera och skapa business cases för de mest värdefulla AI-initiativen.