Optimeringscanvas
Projekt: Sajt Arkitektstudio AI Automation
Datum: 2025-09-26
Version: 2.2 Pre-Validation
Status: Pre-Workshop
Ansvarig: [TBD]
1. PROCESSFLÖDE 📊
Hur ser processen ut från början till slut?
Huvudprocess: Företagsprojekt från förfrågan till leverans
[Företagsförfrågan via mail/telefon] ✓
↓
[Initial kontakt och kravspecifikation] ✓
↓
[Platsbesök/möte med flera intressenter] ✓
↓
[Offertarbete för kommersiell byggnad] ✓
↓
[Designskisser och 3D-modellering] ✓
↓
[Presentation för beslutsteam] ✓
↓
[Väntan på feedback] ⚠️ FLASKHALS: kan ta veckor
↓
[Revidering baserat på flera intressenters input] ⚠️
↓
[Bygglovshandlingar och myndighetskontakt] ✓
↓
[Detaljprojektering] ✓
↓
[Leverans av handlingar] ✓
↓
[Projektuppföljning] ❓ FLASKHALS: saknas helt
Sidoprocess 1: Privatkundprojekt (Emma, Magdalena)
[Privatperson kontaktar] ✓
↓
[Första möte - känslomässig process] ✓
↓
[Situationsplan] ⚠️ Repetitivt arbete
↓
[Offert] ⚠️ FLASKHALS: prisförhandlingar
↓
[Design och presentation] ✓
↓
[Revidering] ⚠️ Osäkerhet och tveksamhet
↓
[Bygglov] ✓
↓
[Leverans] ✓
Sidoprocess 2: Tillgänglighetsgranskning (Görel & Sergej)
- TIL-certifierade granskningar
- Manuell process
- Parallell till huvudprojekt
Sidoprocess 3: Kontrollansvarig-process (Benjamin)
- KA-certifierade granskningar
- Teknisk kontroll
- Följer huvudprojekt
Sidoprocess 4: 3D-visualisering (Twinmotion)
- Separat från CAD-arbetet
- Manuell överföring från ArchiCAD
- Integrationsproblem
Sidoprocess 5: Intern IT-support (Benjamin)
- Informell roll
- Tar tid från kärnarbete
- Ad-hoc process
Sidoprocess 6: Kunskapsdelning (SAKNAS)
- Identifierad som kritisk brist
- Ingen systematik
Sidoprocess 7: Projektuppföljning (SAKNAS)
- Ingen systematisk uppföljning
- Förlorade lärdomar
2. MÄNNISKOR & ROLLER 👥
Vilka är involverade och vad gör de?
Rollkarta
| ROLL | PERSON | FOKUSOMRÅDE | HUVUDANSVAR | TIDSPROBLEM |
|---|---|---|---|---|
| VD/Arkitekt SAR | Nina Sandahl | Både privat & företag | Projektöverlämningar, ledning | 8 tim/vecka e-post |
| Arkitekt SAR | Mikael Stenberg | Företagskunder | Kommersiella byggnader, design | Väntan på kundfeedback |
| Byggnadsutformare | Emma Sandgren | Privatkunder | Villor, mindre projekt | Tidpress vs kvalitet, prisförhandlingar |
| Byggnadsutformare | Magdalena Hellström | Privatkunder | Mindre projekt | Kontextväxling |
| Arkitekt/Inredningsarkitekt SIR | Görel Andersson | Både | CAD-formaliteter, TIL | 8-10 tim/vecka CAD |
| Byggnadsingenjör/KA | Benjamin Anselmo | Både | Tekniskt stöd, kontroll | 10 tim/vecka repetitiva uppgifter |
| Arkitekt SAR | Anna Broman | Både | CAD-arbete | Manuell märkning |
| Byggnadsingenjör/TIL | Sergej August | Både | Tekniska beskrivningar | 3-5 tim/vecka manuella beskrivningar |
| Verksamhetskoordinator | Hanna Kronstedt | Både | Administration | (Ej intervjuad) |
3. SYSTEM & TEKNIK 💻
Vilka system och verktyg används?
Systemlandskap (används för både privat och företag)
| SYSTEM | SYFTE | ANVÄNDARE | PROBLEM |
|---|---|---|---|
| ArchiCAD | Primärt CAD-system | Alla arkitekter | 8% marknadsdel = lite tredjepartsstöd |
| Twinmotion | Visualisering | Arkitekter | ⚠️ Integrationsproblem |
| AutoCAD (export) | Kompatibilitet | Alla | ⚠️ Manuell konvertering från ArchiCAD |
| Spirit | Tid-system | Alla | ❓ Används olika av olika personer |
| Notebook LM | Dokumentanalys | Benjamin | Underutnyttjad - bara Benjamin |
| Word/Excel | Mallar och dokument | Alla | Bristande standardisering |
4. DATA & INFORMATION 📈
Hur flödar data genom processen?
Dataflöde Företagsprojekt:
- Kravspecifikation → Multiple intressenter → CAD-modell
- 🔄 Komplexitet: Flera beslutfattare = flera revisionsrundor
- ⚠️ Väntetider: Feedback från olika avdelningar hos kund
- ❓ Missing: Projektuppföljning och erfarenhetsåterföring
Dataflöde Privatprojekt:
- Kundönskemål → Känslomässig tolkning → Situationsplan → CAD
- 🔄 Duplication: Samma info i flera format
- ⚠️ Friktion: Prisförhandlingar baserat på bristande värdeförståelse
5. FLASKHALSAR 🚧
Var är den kritiska begränsningen?
10 Identifierade Flaskhalsar (med uppdelning privat/företag):
| # | FLASKHALS | PÅVERKAR | TID/VECKA | KOSTNAD/ÅR |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Repetitiva CAD-uppgifter | Både | 10-19 tim | 250,000+ SEK |
| 2 | Kundfeedback-väntetid | Företag | Stoppar projekt | Hög |
| 3 | E-postöverbelastning VD | Både | 8 tim | 200,000 SEK |
| 4 | Prisförhandlingar | Privat | 2-3 tim/projekt | 75,000 SEK |
| 5 | Teknisk dokumentation | Både | 3-5 tim | 75,000 SEK |
| 6 | ArchiCAD→AutoCAD export | Både | Per projekt | Medium |
| 7 | Kontextväxling | Privat | Mental energi | 50,000 SEK |
| 8 | Mallstandardisering | Både | 3-4 tim | 100,000 SEK |
| 9 | Projektuppföljning saknas | Både | - | Kvalitetsförlust |
| 10 | Kunskapsdelning saknas | Både | - | Ineffektivitet |
6. FRIKTION & FRUSTRATION 😤
Vad skapar mest irritation i vardagen?
Företagsprojekt - Top friktioner:
- Väntan på feedback från flera beslutfattare
- Komplext beslutsunderlag
- Repetitiva CAD-uppgifter för kommersiella byggnader
Privatprojekt - Top friktioner:
- Prisförhandlingar och värdeförståelse
- Känslomässig handholding
- Småändringar och osäkerhet
7. KVANTIFIERING & MÄTNING 📏
Hur stor är påverkan i siffror?
Tidsmätningar (uppdelat per kundtyp)
| AKTIVITET | FÖRETAG | PRIVAT | TOTAL | POTENTIAL |
|---|---|---|---|---|
| Repetitiva CAD | 6-10 tim/v | 4-9 tim/v | 10-19 tim/v | 8-15 tim besparing |
| Kundfeedback-väntan | 5+ tim/v | - | 5+ tim/v | 4 tim besparing |
| Prisförhandlingar | - | 2-3 tim/v | 2-3 tim/v | 2 tim besparing |
| E-post VD | 4 tim/v | 4 tim/v | 8 tim/v | 6 tim besparing |
| Tekniska beskrivningar | 2 tim/v | 1-3 tim/v | 3-5 tim/v | 3 tim besparing |
| TOTALT | 17-21 tim/v | 11-19 tim/v | 28-40 tim/v | 23-30 tim/v |
Projektfördelning (uppskattad):
- Företagsprojekt: ~60% av omsättning
- Privatprojekt: ~40% av omsättning
8. MÖJLIGHETER & QUICK WINS 🎯
Vad kan vi göra åt det?
Quick Wins - Företagsfokus:
- ✓ Strukturerad feedback-process med deadlines
- ✓ Statusrapporteringsmallar
- ✓ Projektspårningssystem
Quick Wins - Privatfokus:
- ✓ Standardiserade prispaket (minska förhandlingar)
- ✓ Automatiserade situationsplaner (Emma's förslag)
- ✓ Värdevisualiseringsmallar
Quick Wins - Både:
- ✓ Implementera Notebook LM för alla
- ✓ AI-filter för VD's e-post
- ✓ Kunskapsdelningskanal i Teams
Strategiska initiativ (180 dagar):
- 🤖 AI-driven CAD-automation (både privat och företag)
- 🤖 Intelligent feedbackhantering för företagskunder
- 🤖 Automatisk prisoptimering för privatkunder
- 🤖 Fullständig systemintegration
SAMMANFATTNING
Nuläge i ett nötskal
Sajt Arkitektstudio hanterar två distinkta processer: företagsprojekt (hämmas av feedback-väntetider) och privatprojekt (hämmas av prisförhandlingar). Gemensamma problem inkluderar repetitiva CAD-uppgifter (10-19 tim/vecka) och avsaknad av systemintegration. Total tidsspillan uppgår till 28-40 timmar per vecka.
Största potentialen
För företagsprojekt: Strukturerad feedbackprocess och automatiserad statusrapportering.
För privatprojekt: Standardiserade prismodeller och automatiserade situationsplaner.
För båda: AI-driven CAD-automation kan frigöra 60-80% av repetitiv tid.
Rekommenderat fokus för Fas 2
- Primärt: AI-assisterad CAD-automation (gynnar båda kundtyper)
- Sekundärt Företag: Feedbackhanteringssystem
- Sekundärt Privat: Prispaket och värdevisualisering
Canvas-historik
- v2.2 - 2025-09-26 - Separerat företags- och privatkundprocesser