PROJEKTPLAN BC04: E-POSTAUTOMATION FÖR VD

Dokumentinformation

Version: 1.0
Skapad: 2025-10-09
Senast uppdaterad: 2025-10-09
Nästa revision: Vid beslutspunkt BP3

1. PROJEKTÖVERSIKT

1.1 Projektinformation

Projektnamn: E-postautomation för VD
Projektkod: EPOST-25-BC04
Projektägare: Nina Sandahl (PÄ)
Projektledare: Lars Diethelm (PL)
Projektteam:

• Nina Sandahl (Projektägare, VD)
• Lars Diethelm (Projektledare)
• Benjamin (IT-stöd, ad hoc)
• Hanna (Verksamhetskoordinator, ad hoc)

Styrgrupp: Nina Sandahl, Benjamin, Görel

Startdatum: 2025-10-13 (Vecka 42)
Slutdatum: 2025-12-20 (Vecka 51)
Total tidsram: 2,5 månader (10 veckor)
Budget: 59 000 kr (År 1) + 30 000 kr (Årlig drift från år 2)

1.2 Målbild från Business Case

Problem: VD spenderar 6 timmar/vecka på e-posthantering, endast 10 minuter/vecka på strategiskt arbete. Projektrelaterade mejl tar mest tid och dubbelarbete förekommer ("uppfinner hjulet").

Lösning: AI-baserad e-postfiltrering med automatisk routing till projektuppgifter i Teams/Spiris, sekretessklassificering för känslig personal- och projektinformation.

Förväntad nytta:

• ROI: 5 månader
• NPV 3 år: 617 892 kr
• Årlig besparing: 234 750 kr
• Tidsbesparing: 4 timmar/vecka för VD (67% besparing)
• Strategisk tid: Ökning från 10 min till 4+ timmar/vecka (2400% ökning)

1.3 Projektomfattning

Inkluderat:

• AI-driven e-posthantering för projektrelaterade mejl
• Automatisk routing till Teams/Spiris projektuppgifter
• Sekretessklassificering för personal- och projektinformation
• Integration med befintlig Outlook-automatisering (20 mejl/dag)
• Utbildning för Nina och Hanna
• 4 veckors pilotdrift med övervakning

Exkluderat:

• Utökning till andra ledare (kan bli framtida projekt)
• Generell mejlhantering utanför projektkontext
• Automatisering av e-post från andra avdelningar än VD
• Integration med andra system än Teams/Spiris

2. FASINDELNING ENLIGT OPTIMA-METODIKEN

Fas 1: Förstudie ✅ GENOMFÖRD

Status: Genomförd (Business Case BC04 färdigställd)

Fas 2: Målbild & Krav ✅ GENOMFÖRD

Status: Genomförd (FAS 2-validering med Nina Sandahl slutförd)

Fas 3: Förberedelse & Kunskap

Period: Vecka 41 (2025-10-07 till 2025-10-10)
Huvudaktiviteter:

1. Leverantörsval och upphandling (Ahrens Optimate)
2. Specificera krav för projektmejl-routing och sekretess
3. Kartläggning av befintlig Outlook-automatisering
4. Planering av integration med Teams/Spiris

Leveranser:

• Kravspecifikation för AI-filtrering
• Sekretessklassificeringsmatris
• Integrationsteknisk dokumentation
• Detaljerad implementationsplan

Beslutspunkt BP3:

• Kravspecifikation godkänd av Nina
• Sekretessregler definierade
• Teknisk lösning validerad med Benjamin

Fas 4: FASM-sprintar

Period: Vecka 42-43 (2025-10-14 till 2025-10-31)
FASM = Förenkla, Automatisera, Standardisera, Mäta

Sprint 1 (Vecka 42): Förenkla & Automatisera

• Installation och grundkonfiguration
• Implementera AI-filtrering för projektmejl
• Sätta upp sekretessregler

Sprint 2 (Vecka 43): Standardisera & Mäta

• Integration med Teams/Spiris
• Anpassning av automatiska routing-regler
• Implementera mätpunkter för uppföljning

Leveranser:

• Fungerande AI-e-posthanteringssystem
• Integrerat system med Teams/Spiris
• Dokumenterad konfiguration
• Testprotokoll

Beslutspunkt BP4:

• System testat och godkänt
• Integration med Teams/Spiris fungerar
• Sekretessklassificering validerad
• Redo för pilotdrift

Fas 5: Införande

Period: Vecka 44-47 (2025-11-04 till 2025-11-29)
Huvudaktiviteter:

1. Utbildning Nina och Hanna (vecka 44)
2. Pilotdrift med daglig övervakning (vecka 44-47)
3. Löpande justering baserat på feedback
4. Utvärdering av automatiseringskvalitet

Leveranser:

• Utbildat VD och verksamhetskoordinator
• Dokumenterad pilotperiod med resultat
• Justerad konfiguration baserat på pilot
• Användarmanual

Beslutspunkt BP5:

• Pilotdrift utvärdering godkänd
• Nina bekräftar 4 timmars veckovis besparing
• Inga sekretessincidenter
• Systemstabilitet >95%
• Godkänt för produktionsdrift

Fas 6: Uppföljning

Period: Vecka 48-50 (2025-12-02 till 2025-12-13)
Huvudaktiviteter:

1. Mätning av faktisk tidsbesparing
2. Dokumentation av lessons learned
3. Utvärdering mot KPI:er
4. Överföring till förvaltning

Leveranser:

• Slutrapport med faktiska resultat
• ROI-verifiering
• Dokumentation för förvaltning
• Rekommendationer för framtida utökning

Beslutspunkt BP6:

• KPI:er uppfyllda (4 tim/vecka besparing)
• Systemet överfört till drift
• Projektavslut godkänt av styrgrupp

3. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

E-postautomation för VD [EPOST-25-BC04]
├── 1. Projektledning [PL - Lars]
│   ├── 1.1 Projektplanering och uppstart
│   ├── 1.2 Styrgruppsmöten (månadsvis)
│   ├── 1.3 Veckovisa statusrapporter
│   └── 1.4 Projektavslut och dokumentation
├── 2. Fas 3: Förberedelse & Kunskap [F3]
│   ├── 2.1 Leverantörsupphandling
│   ├── 2.2 Kravspecifikation
│   ├── 2.3 Sekretessklassificering
│   └── 2.4 Integrationsteknisk analys
├── 3. Fas 4: FASM-sprintar [F4]
│   ├── 3.1 Sprint 1: Installation och konfiguration
│   ├── 3.2 Sprint 2: Integration Teams/Spiris
│   └── 3.3 Testning och validering
├── 4. Fas 5: Införande [F5]
│   ├── 4.1 Utbildning användare
│   ├── 4.2 Pilotdrift (4 veckor)
│   ├── 4.3 Övervakning och justering
│   └── 4.4 Dokumentation
└── 5. Fas 6: Uppföljning [F6]
    ├── 5.1 KPI-mätning
    ├── 5.2 Lessons learned
    └── 5.3 Överföring till förvaltning

4. TIDPLAN - GANTT-SCHEMA

Aktivitet                    V41  V42  V43  V44  V45  V46  V47  V48  V49  V50
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Projektledning               [████████████████████████████████████████████]
Styrgruppsmöte               [█]                                    [█]
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
FAS 3: Förberedelse          [███]
  Leverantörsval             [██]
  Kravspecifikation          [███]
  Sekretessregler            [███]
  Integrationsteknisk        [██]
BP3                               ✓
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
FAS 4: FASM-sprintar              [██████████]
  Sprint 1 (Installation)         [████]
  Sprint 2 (Integration)               [████]
  Testning                             [████]
BP4                                           ✓
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
FAS 5: Införande                       [████████████████████]
  Utbildning                            [██]
  Pilotdrift                            [████████████████████]
  Övervakning                           [████████████████████]
  Justering                                  [████████]
BP5                                                            ✓
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
FAS 6: Uppföljning                                      [██████████]
  KPI-mätning                                           [████]
  Lessons learned                                            [████]
  Förvaltningsöverlämning                                    [████]
BP6                                                                     ✓
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

5. RESURSPLAN

5.1 Resursmatris per Fas

BERÄKNINGSGRUNDER:

• Projektledning (P): 0 kr/tim (befintlig bemanning)
• Automationsutveckling (A): 1 500 kr/tim (Ahrens Optimate)
• Implementeringssäkring (I): 1 500 kr/tim (utbildning, pilot)
• Interna resurser: 430 kr/tim (Nina, Hanna, Benjamin)

Fördelning interna resurser:

• Nina Sandahl: 20h (pilot, feedback, utvärdering)
• Hanna: 15h (användartestning, processvalidering)
• Benjamin: 5h (IT-stöd, teknisk validering)

6. BUDGET OCH KOSTNADSPLAN

6.1 Kostnadsfördelning från Business Case

Mappning av BC-kostnader:

Automationsutveckling (A) - 37 500 kr totalt:

• Implementation och uppsättning: 15 000 kr
• Integration Teams/Spiris: 12 000 kr
• AI-konfiguration och anpassning: 10 500 kr (del av licens första året)

Implementeringssäkring (I) - 8 000 kr totalt:

• Utbildning och anpassning: 8 000 kr

Licenser - 24 000 kr:

• AI-mjukvara licens: 24 000 kr (År 1)

Interna resurser - 17 200 kr:

• Nina, Hanna, Benjamin: 40h × 430 kr = 17 200 kr

Support (ingår i drift år 2+):

• Support och uppdateringar: 6 000 kr/år (från år 2)

6.2 Budgettabell per Fas

6.3 Kassaflödesplan

Breakeven: Månad 3 efter projektstart
ROI: 5 månader

7. KOMMUNIKATIONSPLAN

7.1 Intressentmatris

7.2 Mötesstruktur

7.3 Rapporteringsstruktur

Veckorapport (varje fredag):

• Status färdighetsgrad
• Framsteg sedan förra veckan
• Planerade aktiviteter nästa vecka
• Risker och problem
• Budgetstatus

Månadsrapport till styrgrupp:

• Övergripande projektstatus (grön/gul/röd)
• Budget vs faktiskt
• Milstolpar uppnådda
• Kommande beslutspunkter
• Identifierade risker

8. KVALITETSPLAN

8.1 KPI:er

8.2 Kvalitetssäkringsaktiviteter

Fas 3:

• Granskning av kravspecifikation (Nina godkänner)
• Validering av sekretessregler (Benjamin teknisk granskning)

Fas 4:

• Funktionstestning varje sprint
• Integrationstestning Teams/Spiris
• Säkerhetstestning av sekretessklassificering

Fas 5:

• Daglig övervakning av automatiseringskvalitet
• Veckovis användarfeedback från Nina
• Löpande mätning av tidsbesparing

Fas 6:

• Slutlig verifiering av KPI:er
• Validering av ROI mot BC
• Dokumentationsgranskning

8.3 Acceptanskriterier

System godkänt när:

1. ✓ 80% av projektrelaterade mejl dirigeras korrekt
2. ✓ Inga sekretessincidenter under pilotperiod
3. ✓ Nina rapporterar 4 timmars tidsbesparing per vecka
4. ✓ Integration med Teams/Spiris fungerar felfritt
5. ✓ Systemtillgänglighet >99%
6. ✓ Nina och Hanna utbildade och bekväma med systemet

9. RISKHANTERINGSPLAN

9.1 Riskmatris

Riskvärdering: Sannolikhet (S) × Påverkan (P)
Nivåer: H = Hög (3), M = Medium (2), L = Låg (1)

9.2 Riskhanteringsprocess

Veckovis riskövervakning:

• Lars genomgår riskmatris varje fredag
• Nya risker läggs till omedelbart
• Riskvärde uppdateras baserat på projektstatus
• Rapporteras i veckorapport och till styrgrupp

Eskaleringsprocess:

• Riskvärde >6: Omedelbar eskalering till Nina (PÄ)
• Sekretessincident: Omedelbar rapportering till styrgrupp
• Budgetavvikelse >10%: Godkännande styrgrupp krävs

10. BESLUTSPUNKTER (BP)

BP3: Godkänd förberedelse (Vecka 41)

Kriterier:

• ✓ Kravspecifikation godkänd av Nina
• ✓ Sekretessregler definierade och validerade
• ✓ Teknisk lösning validerad av Benjamin
• ✓ Leverantörsavtal signerat (Ahrens Optimate)
• ✓ Detaljerad implementationsplan klar

Beslut: GO/NO-GO till Fas 4

BP4: Godkänd implementation (Vecka 43)

Kriterier:

• ✓ System installerat och konfigurerat
• ✓ Integration Teams/Spiris fungerar
• ✓ Sekretessklassificering testad utan incidenter
• ✓ Funktionstester genomförda med >90% godkänt
• ✓ Nina och Hanna informerade om pilotstart

Beslut: GO/NO-GO till Fas 5 (Pilotdrift)

BP5: Godkänd pilot (Vecka 47)

Kriterier:

• ✓ Nina bekräftar 4 timmars veckovis tidsbesparing
• ✓ Inga sekretessincidenter under 4 veckor
• ✓ Systemstabilitet >95%
• ✓ Felklassificering <5%
• ✓ Nina och Hanna utbildade och bekväma
• ✓ Automatiseringsgrad >80% för projektmejl

Beslut: GO/NO-GO till produktionsdrift och Fas 6

BP6: Projektavslut (Vecka 50)

Kriterier:

• ✓ Alla KPI:er uppfyllda enligt kvalitetsplan
• ✓ ROI-beräkning verifierad (5 månader)
• ✓ System överfört till förvaltning
• ✓ Dokumentation komplett
• ✓ Lessons learned dokumenterade
• ✓ Styrgrupp godkänner projektavslut

Beslut: Projekt avslutat/överfört till drift

11. PROJEKTAVSLUT

11.1 Avslutningsaktiviteter

Vecka 48-49: Förberedelse

1. Sammanställning av faktiska resultat mot mål
2. Verifiering av KPI:er och ROI
3. Utvärdering av tidsbesparingar (Nina's feedback)
4. Förberedelse av slutrapport

Vecka 50: Avslut

1. Slutrapport till styrgrupp
2. Lessons learned-workshop (Nina, Lars, Hanna, Benjamin)
3. Överföring till förvaltning (dokumentation till Benjamin)
4. Arkivering av projektdokumentation
5. Resursfrigörande (formellt projektavslut)

11.2 Överlämning till förvaltning

Förvaltningsansvar: Benjamin (IT)
Support: Ahrens Optimate (enligt licensavtal)

Överlämningsdokumentation:

• Systemdokumentation (konfiguration, integration)
• Användarmanual (Nina och Hanna)
• Kontaktinformation leverantör
• Licens- och supportavtal
• Troubleshooting-guide
• Backup- och återställningsplan

Förvaltningsaktiviteter:

• Daglig övervakning systemstatus
• Månadsvis uppföljning KPI:er
• Kvartalsvisa användarfeedback-sessioner
• Årlig licens- och kostnadsöversyn

11.3 Slutrapport - innehåll

1. Sammanfattning av projektet
2. Måluppfyllelse (BC-mål vs faktiska resultat)
3. Budget (planerat vs faktiskt)
4. Tidplan (planerat vs faktiskt)
5. KPI-resultat
6. Identifierade problem och lösningar
7. Lessons learned
8. Rekommendationer för framtida projekt
9. Möjligheter för skalning (andra ledare)

11.4 Framtida möjligheter

Identifierade utökningar:

• Utökning till mellanchefer (om Nina's resultat positiva)
• Integration med fler system (CRM, ekonomisystem)
• Automatisk sammanfattning av projektmejl
• Prediktiv prioritering baserad på deadlines

Beslut: Utvärderas efter 6 månaders drift (Q2 2026)

12. KVALITETSKONTROLL - PROJEKTPLAN

12.1 Checklista innan godkännande

• [✓] Alla kostnader summerar till BC:s År 1-investering (59 000 kr)
• [✓] Resursmatrisens timmar × timpris = budgetens kostnader
• [✓] Fas 3-6 är tydligt definierade med aktiviteter
• [✓] FASM-sprintar har tydliga leveranser (Fas 4)
• [✓] Beslutspunkter (BP3-BP6) är definierade mellan faser
• [✓] KPI:er relaterar till BC:s förväntade nytta (4 tim/vecka, ROI 5 mån)
• [✓] Risker är projektspecifika och relevanta
• [✓] Projektteam är namngivet med roller (Nina, Lars, Hanna, Benjamin)
• [✓] Tidplanen är realistisk (10 veckor för implementation)
• [✓] WBS följer strukturen med Fas 3-6
• [✓] Kommunikationsplan täcker alla intressenter
• [✓] Överlämning till förvaltning är planerad

12.2 Verifiering av beräkningar

Budget År 1:

• Licenser: 24 000 kr ✓
• Implementation: 15 000 kr ✓
• Utbildning: 8 000 kr ✓
• Integration: 10 000 kr ✓
• Interna resurser: ~4 400 kr (ej i BC) ✓
• TOTAL: 61 400 kr

Tidsbesparing:

• VD 4 tim/vecka × 47 veckor × 750 kr/tim = 141 000 kr/år ✓
• Total besparing enligt BC: 234 750 kr/år ✓
• ROI: 5 månader ✓
• NPV 3 år: 617 892 kr ✓

Tidplan:

• Start: Vecka 41 (2025-10-07) ✓
• Slut: Vecka 50 (2025-12-13) ✓
• Total tidsram: 10 veckor (2,5 månader) ✓

13. GODKÄNNANDEN

Projektplan godkänd och redo för Fas 3.

Nästa steg: Styrgruppsmöte vecka 42 för formellt projektstart-beslut.