Av Lars Diethelm • 12 okt 2025 • 37 min read

STYRGRUPPSBESLUT - SAJT ARKITEKTSTUDIO AI AUTOMATION

Beslutsdokument för Investeringsgodkännande FAS 3 - Fas 6

Datum: 2025-10-09
Version: 1.0
Konfidentialitet: Internt

SAMMANFATTNING FÖR BESLUT

Beslut som krävs:

Godkännande av Quick Wins-paketet: 73 000 kr (BC04 + BC07)
Godkännande av BC05 Kunskapsdelning: 252 000 kr
Principgodkännande BC01 CAD-automation: 935 000 kr (villkorat)
Godkännande av resursallokering: Benjamin 40% Q1 2026
Godkännande av projektorganisation och governance

Nyckeltal Portfölj:

Total investering: 1 448 000 kr (exkl. BC02)
Förväntad årlig besparing: 2 346 255 kr/år
Portfolio ROI: 7,4 månader
NPV 3 år: 4 123 558 kr
IRR: 161%

1. BAKGRUND

1.1 Projektets ursprung och syfte

Sajt Arkitektstudio står inför strategiska tillväxtmöjligheter men begränsas av ineffektiva processer och repetitivt arbete. En inledande analys identifierade betydande tid- och kostnadsförluster inom flera kärnprocesser.

Marknadskontextet:

Ökad konkurrens kräver högre effektivitet
AI-teknologi möjliggör automation av repetitiva uppgifter
Behov av att frigöra tid för strategiskt och kreativt arbete
Risk att förlora konkurrenskraft om inget görs

1.2 Genomförd analys (Fas 1-2)

Fas 1: Förstudie (Augusti-September 2025)

Initial kartläggning av ineffektiviteter
10 Möjligheter identifierade
Ekonomisk potentialbedömning: 2 840 755 kr/år

Fas 2: Fördjupningsanalys och validering (September-Oktober 2025)

8 medarbetare intervjuade (Nina, Benjamin, Görel, Sergej, Anna, Emma, Mikael, Magdalena)
Alla Business Cases validerade med faktisk användardata
Komplexitetsanalys och prioritering genomförd
Nulägesrapport v4.0, Flaskhalsanalys v3.0, Optimeringscanvas v3.0 färdigställda

1.3 Nyckelinsikter från analysen

Kvantifierade ineffektiviteter:

CAD-arbete (BC01): 10-20 timmar/vecka på formaliteter
- Kostnad: 2 184 750 kr/år
- Potential: 1 362 300 kr/år besparing
E-posthantering VD (BC04): 6 timmar/vecka, endast 10 min på strategi
- Kostnad: 234 750 kr/år
- Potential: 234 750 kr/år besparing
Kunskapsdelning (BC05): Systematiskt dubbelarbete
- Kostnad: 390 750 kr/år
- Potential: 357 130 kr/år besparing
Projektuppföljning (BC10): Ingen systematik, lärdomar går förlorade
- Kostnad: 263 700 kr/år
- Potential: 231 450 kr/år besparing

Kritiska organisatoriska insikter:

Existentiell oro är verklig:

Anna: "Oro över ens yrke, om det finns kvar"
Emma: "Det roliga försvinner om man inte får komma på lösningar själv"
Görel: "Kan nog aldrig automatisera vissa uppgifter - behöver känsla"
5 av 8 medarbetare oroliga för kreativitetsförlust

Benjamin som intern champion:

Vision: "All around hjärna" - kunskapsdelning
Drivkraft: "Aldrig göra en sak två gånger"
Krav: "Externa AI hittar på saker" - intern lösning nödvändig
Kritisk fråga: "Vad gör vi med frigjord tid?" - måste besvaras

Sekvens är kritisk:

BC05 måste implementeras före BC10 (tekniskt beroende)
Förtroende måste byggas före transformation (organisatoriskt)

1.4 Strategisk möjlighet

Framgång innebär:

2,3 miljoner kr årlig effektivisering
Nina får 4+ timmar/vecka för strategiskt arbete (från 10 min)
Teamet får tid för utveckling, kreativitet och kvalitet
Intern AI-kompetens uppbyggd
Konkurrensfördel genom effektivitet och innovation

Framgång mäts genom:

ROI enligt Business Cases (4-8 månader per projekt)
Adoption >80% per projekt
Medarbetarnöjdhet >4.0/5.0
Benjamin's fråga besvarad: Alla kan förklara vad de gör med frigjord tid
Ingen kreativitetsförlust rapporterad
Inga uppsägningar på grund av automation

2. PORTFÖLJÖVERSIKT

2.1 Alla identifierade möjligheter

Initiativ	Årlig Besparing	Investering År 1	ROI	Komplexitet	Rekommendation
QUICK WINS
BC04: E-postautomation VD	234 750 kr	59 000 kr	5 mån	1,7	✅ Start Q4 2025
BC07: TIL-digitalisering	44 625 kr	14 000 kr	4 mån	2,3	✅ Pilot Q4 2025
STRATEGISK GRUND
BC05: Kunskapsdelning AI	357 130 kr	252 000 kr	4 mån	3,7	✅ Start Q1 2026
TRANSFORMATIV
BC01: CAD-automation	1 362 300 kr	935 000 kr	8 mån	4,0	✅ Start Q2 2026*
OPTIMERING
BC10: Projektuppföljning	231 450 kr	80 000 kr	4 mån	2,6	✅ Start Q3 2026
BC06: 3D-Visualisering	116 000 kr	108 000 kr	7 mån	2,7	⏸️ Q3 2026
UPPSKJUTEN
BC02: Kundfeedback	240 000 kr	240 000 kr	14 mån	2,0	❌ Utvärdera 2026

*Villkorat på BC05 framgång

Total rekommenderad portfölj (exkl. BC02 och BC06):

Investering: 1 340 000 kr
Årlig besparing: 2 230 255 kr
Portfolio payback: 7,2 månader

2.2 Prioriteringslogik

Komplexitetsanalys (1-5 skala):

Beräkning: Komplexitet = (Teknisk 40%) + (Implementeringstid 30%) + (Beroenden 30%)

Quick Wins (Komplexitet <2,5):

BC04: 1,7 - Enklast, VD ensam användare
BC07: 2,3 - Tvåstegs approach minskar risk

Strategisk Grund:

BC05: 3,7 - Komplex tekniskt men kritisk enabler

Transformativ:

BC01: 4,0 - Högst komplexitet pga organisatorisk risk (existentiell oro)

Optimering:

BC10: 2,6 - Medium komplexitet, beroende av BC05
BC06: 2,7 - Medium komplexitet, lägre prioritet

Uppskjuten:

BC02: 2,0 - Låg komplexitet men svag business case (ROI 14 mån)

2.3 Rationale för uppskjutning BC02

Varför BC02 (Kundfeedback) inte rekommenderas:

Svagast ekonomisk case:
- Längst ROI: 14 månader (vs 4-8 för andra)
- Lägst NPV relativt investering: 196 000 kr för 240 000 kr (0,8x)
- Jämför BC05: 792 000 kr NPV för 252 000 kr (3,1x)
Problem delvis löst:
- Flexibel planering reducerade kostnaden -43%
- Från 420 000 kr/år till 240 000 kr/år
- Mitigering redan på plats
Resursprioritet:
- Begränsad kapacitet (Benjamin, Hanna)
- Högre ROI-projekt bör prioriteras först
- BC02 kan omvärderas Q4 2026 om resurser finns

3. REKOMMENDERAD STRATEGI: "FOUNDATION FIRST"

3.1 Strategisk rationale

Två alternativa approaches analyserade:

❌ Alternativ A: "Big Bang" - BC01 först

Högst besparing (1,36M kr/år)
Men högst risk organisatoriskt
Extern expert leder jobbthotande förändring
Existentiell oro hög, inget bevisat förtroende för AI
Framgångssannolikhet: 40%

✅ Alternativ B: "Foundation First" - BC05 först, sedan BC01

Bygger AI-kompetens innan transformation
Intern champion (Benjamin) leder skrämmande projekt
Bevisat AI-förtroende före stora förändringar
Gradvis adoption, kontrollerad risk
Framgångssannolikhet: 85%

Vald strategi: Foundation First

3.2 Fyra vågor implementation

VÅG 1: Quick Wins (Q4 2025) - 73 000 kr

BC04: E-postautomation VD (59 000 kr)
BC07: TIL-digitalisering pilot (14 000 kr)
Syfte: Bevisa värde, bygg executive support, minska oro

VÅG 2: Strategisk Grund (Q1 2026) - 252 000 kr

BC05: Kunskapsdelningssystem med intern AI
Syfte: Bygg AI-kompetens, förbered organisation, möjliggör BC10

VÅG 3: Transformativ (Q2 2026) - 935 000 kr

BC01: AI-driven CAD-automation
Syfte: Maximal effektivisering när organisation redo

VÅG 4: Optimering (Q3 2026) - 188 000 kr

BC10: Projektuppföljningssystem (80 000 kr)
BC06: 3D-Visualisering om resurser (108 000 kr)
Syfte: Komplettera portfölj, maximera nytta

3.3 Varför BC05 före BC01 är kritiskt

BC05 som foundation löser tre problem:

1. Teknisk bevisföring:

Komplex RAG-implementation demonstrerar AI-kompetens
Lokal hosting adresserar Benjamin's krav ("externa AI hittar på")
Samma teknologi som BC01 använder
Framgång här = trovärdighet för BC01

2. Organisatorisk förberedelse:

Alla 9 medarbetare bidrar aktivt (8-12 tim var)
Bygger AI-bekantskap utan jobbtrygghetshot
Skapar "AI som verktyg"-mindset
Besvarar "vad gör vi med frigjord tid?" med konkret exempel: dela och bygga kunskap

3. Teknisk enabler:

Kritiskt för BC10: Projektuppföljning kräver kunskapsbas
Stödjer BC01: Dokumenterar CAD-lösningar, gör Görels/Sergejs kunskap sökbar
"All around hjärna": Benjamin's vision realiserad

4. Riskreducering för BC01:

Aspekt	BC01 utan BC05 först	BC01 med BC05 först
Projektledare	Extern (hotfullt)	Benjamin (en av oss)
AI-erfarenhet team	Ingen	6 månader positiv
Benjamins kompetens	Teoretisk	Bevisad genom BC05
Organisatoriskt förtroende	Lågt	Byggt genom BC05
Existentiell oro	Hög	Reducerad
Framgångssannolikhet	40%	85%

Ekonomisk kalkyl:

BC01 utan BC05: 935 000 kr × 60% risk = 561 000 kr förväntad förlust
BC05 kostnad: 252 000 kr
BC05 som "försäkring": Ökar BC01 framgång 40% → 85%
Slutsats: BC05 är billig försäkring för BC01-investering

4. DETALJERAD PROJEKTBESKRIVNING

4.1 VÅG 1: Quick Wins (Q4 2025)

BC04: E-postautomation för VD

Investering: 59 000 kr
Årlig besparing: 234 750 kr
ROI: 5 månader
Tid: 10 veckor (Vecka 42-51)

Projektorganisation:

Projektägare: Nina Sandahl (VD)
Projektledare: Lars Diethelm (extern)
IT-stöd: Benjamin (ad hoc)
Support: Hanna (ad hoc)

Omfattning:

AI-baserad e-postfiltrering för projektrelaterade mejl
Automatisk routing till projektuppgifter i Teams/Spiris
Sekretessklassificering för känslig personal/projektinfo
Integration med befintlig Outlook-automatisering
Utbildning Nina och Hanna

Förväntad nytta:

Nina's e-posttid: 6 tim/vecka → 2 tim/vecka (67% besparing)
Nina's strategiska tid: 10 min/vecka → 4+ tim/vecka (2400% ökning)
Automatisk projektmejl-routing: >80% träffsäkerhet
Inga sekretessincidenter

Varför först:

Enklast tekniskt (komplexitet 1,7)
Nina ensam användare = låg adoptionsrisk
Omedelbar synlig effekt för executive sponsor
Bygger executive support för portföljen
Kortast implementation (10 veckor)

Kritiska framgångsfaktorer:

Nina måste släppa kontrollen över mejlsortering
Sekretessklassificering måste fungera felfritt
Integration Teams/Spiris utan friktion

BC07: TIL-digitalisering (Pilot)

Investering: 14 000 kr (tvåstegs-approach)
Årlig besparing: 44 625 kr
ROI: 4 månader
Tid: 20 veckor (Vecka 42-10)

Projektorganisation:

Projektägare: Nina Sandahl
Projektledare: Lars Diethelm (extern)
TIL-granskare: Görel Andersson, Sergej August
Koordinering: Hanna

Tvåstegs-approach:

Steg 1 (Vecka 42-44): Försök rädda befintlig iControl

Kostnad: 8 000 kr
Djupanalys varför iControl misslyckades
Försök lösa tekniska problem
Pilot 3-4 granskningar
Beslutspunkt Vecka 44: Adoption ≥80%? → Full utrullning. <50%? → Steg 2

Steg 2 (Vecka 45-50): Alternativ plattform (endast om Steg 1 misslyckas)

Kostnad: 56 000 kr
Val av användarvänlig plattform
Mobilenheter (2 surfplattor)
Pilot 3-4 granskningar
Beslutspunkt Vecka 50: Adoption ≥80%? → Full utrullning. <50%? → Avbryt

Omfattning:

Digital TIL-granskningsprocess
Sökbart dokumentarkiv
Mobilanpassning för fältarbete
Flexibel checkliststruktur (inte "för fyrkantig")
Utbildning Görel och Sergej

Förväntad nytta:

Tid per granskning: 2-3 tim → <2 tim (33% besparing)
Rapportgenerering: 30 min → 15 min (50% besparing)
Sökbart arkiv: 20 min söktid → <2 min (90% besparing)
Kunskapsåteranvändning möjlig

Varför i Quick Wins:

Minimal initialkostnad (14 000 kr)
Tvåstegs-approach minskar risk
Lär från tidigare iControl-misstag
Nina bekräftar "stor betydelse" (fast pris på TIL)

Kritiska framgångsfaktorer:

Förstå varför iControl misslyckades (tekniskt vs användbarhet)
Undvik "för fyrkantigt" (Görels oro)
Görels önskan "sökbart arkiv" uppfyllt
Offline-funktionalitet för platskontroller

Stoppregel:

Om adoption <50% efter Steg 1 pilot → Aktivera Steg 2
Om adoption <50% efter Steg 2 pilot → Avbryt helt

4.2 VÅG 2: Strategisk Grund (Q1 2026)

BC05: Kunskapsdelningssystem med intern AI ⭐

Investering: 252 000 kr
Årlig besparing: 357 130 kr
ROI: 4 månader
NPV 3 år: 792 000 kr
Tid: 17 veckor (Vecka 2-18, 2026)

Projektorganisation:

Projektägare: Nina Sandahl (VD)
Projektledare: Lars Diethelm (Extern AI-partner) ⭐
Teknisk Lead: Benjamin (40% allokering - lär genom görande)
Innehållssamordnare: Görel (20% - processexpert)
Administrativ koordinering: Hanna
Styrgrupp: Nina, Benjamin, Görel

Omfattning:

Lokalt hostad open source RAG-plattform (LangChain/Haystack)
Vektordatabas för semantisk sökning
Integration med Teams, Spiris och projektmappar
Automatisk indexering av dokument, mejl och projektfiler
Intelligenta sökfunktioner med kontext-förståelse
Automatisk sammanfattning av projektdokumentation
Kontextuella kunskapsrekommendationer
AI-guided onboarding-material

Strategiska innehållsområden (prioriterade):

Lagar och regelverk (Nina's prioritet)
- Strukturerat och sökbart
- Alltid uppdaterat
CAD-mallar och snabbfunktioner (Görel + Benjamin)
- Tekniska lösningar dokumenterade
- Best practices delat
Teknisk produktkunskap (Sergej)
- "Kunskapsbank inom mig själv" externt tillgänglig
Projektlärdomar och uppföljning
- Foundation för BC10
- Systematisk kunskapsåteranvändning

Förväntad nytta:

Kvantitativ:

85% reduktion dubbelarbete: 119 850 kr/år
80% av Benjamin's kunskap tillgänglig: 28 200 kr/år
85% snabbare projektsökning: 47 813 kr/år
70% kunskapsbevarande: 21 000 kr/år
60% kvalitetsförbättring: 13 500 kr/år
80% effektivare informationsinhämtning: 84 600 kr/år
Onboarding-besparing: 22 500 kr/år
Risk förlorade affärer reducerad: 66 667 kr/år

Kvalitativ:

Benjamin's "all around hjärna"-vision realiserad
Görels oro "slumpmässiga upptäckter" adresserad i design
Nina's lagar sökbara
Sergejs kunskap bevarad även vid frånvaro

VARFÖR BC05 ÄR PORTFÖLJENS HJÄRTA:

1. Teknisk bevisföring för BC01:

RAG-implementation = komplex AI-teknologi
Samma principer som BC01 CAD-automation
Framgång här = Lars kompetens bevisad
Framgång här = Benjamin lärt AI-implementation

2. Organisatorisk förberedelse för BC01:

Alla 9 bidrar aktivt innehåll (8-12 tim var)
Positiv AI-erfarenhet: "AI förbättrar mitt arbete"
Ingen jobbtrygghetshot: "AI hjälper mig dela kunskap"
6 månaders vana innan BC01 startar

3. Besvarar "Vad gör vi med frigjord tid?":

Konkret exempel: Dela och bygga kunskap
Utveckling: Lär av andras lösningar
Kvalitet: Snabbare tillgång till rätt info
Strategi: Mindre tid på informationssökning

4. Teknisk enabler:

Kritiskt för BC10: Projektuppföljning kräver denna kunskapsbas
Stödjer BC01: CAD-lösningar och lärdomar dokumenterade
Stödjer alla: Central kunskapsresurs

5. Benjamin's utveckling till BC01-ledare:

40% dedikerad tid Q1 = 80 timmar hands-on
Lär RAG-teknologi (samma som BC01 behöver)
Lär change management genom BC05
Får trovärdighet: "Jag implementerade BC05"
Lars mentorskap inbyggt

Kritiska framgångsfaktorer:

Lokal hosting (Benjamin's krav: "externa AI hittar på")
Bevara "slumpmässiga upptäckter" (Görels oro)
Adoption >80% inom 4 veckor
AI-svarsrelevans >80%
Alla bidrar innehåll aktivt

Riskhantering:

Risk	Sannolikhet	Mitigering
RAG-komplexitet	Medium	Benjamin teknisk lead, Lars expert, pilot-approach
Datakvalitet låg	Medium	Börja strukturerat, gradvis expansion, feedback-loop
AI-skepsis	Medium	Nina sponsor, transparent, källhänvisningar, icke-kritiska områden först
Låg adoption	Medium	"Frigjord tid"-workshop, tydlig värdeproposition, engagerande utbildning

Fasindelning:

Fas 3: Förberedelse (Vecka 2-5, 4 veckor)

Teknisk plattformsutvärdering (RAG-ramverk, LLM)
Servermiljö etablering (Ahrens Optimate)
Workshop: Kunskapskategorier
Säkerhetsanalys GDPR-compliance
Beslutspunkt BP3: Teknisk lösning godkänd

Fas 4: FASM-sprintar (Vecka 6-13, 8 veckor)

Sprint 1 (Vecka 6-9): Förenkla & Automatisera

RAG-plattform installation
Vektordatabas setup
Integration Teams/Spiris
Initial indexering 30 kritiska områden
Sprint Demo 1: Basfunktionalitet

Sprint 2 (Vecka 10-13): Standardisera & Mäta

Användargränssnitt
Kontextuella rekommendationer
Pilot med 3 användare (Benjamin, Görel, Anna)
Innehållsexpansion 100+ områden
Sprint Demo 2: Komplett system
Beslutspunkt BP4: System klart för utrullning

Fas 5: Införande (Vecka 14-16, 3 veckor)

Workshop: "Vad gör vi med frigjord tid?"
Utbildning alla 9 medarbetare (4 timmar)
"AI-veckan" - fokuserad användning
Alla bidrar kärnkunskaper (8-12 tim)
Produktionssättning
Beslutspunkt BP5: System i produktion

Fas 6: Uppföljning (Vecka 17-18, 2 veckor)

Mät adoption och AI-svarsrelevans
Användarfeedback
Lessons learned
Överföring till förvaltning
Beslutspunkt BP6: Projektavslut

Årlig driftkostnad (från år 2): 47 000 kr

Systemunderhåll: 20 000 kr
Tekniskt underhåll Benjamin: 27 000 kr (~3 tim/månad)

4.3 VÅG 3: Transformativ (Q2 2026)

BC01: AI-driven CAD-automation ⭐

Investering: 935 000 kr
Årlig besparing: 1 362 300 kr
ROI: 8 månader
NPV 3 år: 1 847 000 kr
Tid: 26 veckor (Vecka 2-27, 2026)

NY PROJEKTORGANISATION (kritisk förändring):

Projektägare: Nina Sandahl (VD)
Projektledare: BENJAMIN (Intern Champion) ⭐⭐⭐
Extern AI-konsult: Lars Diethelm (Rådgivning/Support)
Teknisk Lead: Görel Andersson (Avgränsnare)
Change Management: Hanna + Extern specialist
Styrgrupp: Nina, Benjamin, Görel, Lars

VARFÖR BENJAMIN LEDER (inte Lars):

✅ Reducerar existentiell oro:

"En av oss" leder projektet
Inte "extern konsult som ändrar våra jobb"
Benjamin förstår oron - har själv uttryckt den

✅ Bevisad AI-kompetens:

Implementerade BC05 framgångsrikt
Har teknisk trovärdighet hos teamet
Kan säga: "Jag vet hur AI fungerar - jag gjorde BC05"

✅ Intern change agent:

Kan prata med Anna, Emma, Görel på deras nivå
Kan säga: "Jag såg hur BC05 gjorde jobbet bättre, inte hotade"
Har personliga relationer som Lars inte har

✅ Görels respekt:

Görel teknisk lead betyder hon bestämmer VAD som automatiseras
Benjamin respekterar hennes "behöver känsla"-avgränsningar
Samarbete istället för konflikt

Lars roll i BC01 (optimerad för framgång):

Teknisk rådgivare (inte projektledare)
AI-implementeringsstöd när Benjamin behöver
Kunskapsöverföring och mentorskap
Kvalitetssäkring teknisk lösning
~20-30% av BC05-effort, lägre kostnad

Omfattning:

Inkluderat (ENDAST formaliteter):

AI-automation ritningsramar och ritningshuvuden
Automatiserad måttsättning och kollare
Dörr- och fönstermärkning
Standardiserade vyer och räcken
Linjestyrkor och materialinställningar
AI-driven felkontroll ("stavningskontroll för CAD")

Explicit EXKLUDERAT (bevarar kreativitet):

Planlösningar och kreativ design (Emma's oro)
Skissande och konceptutveckling
Uppgifter som "behöver känsla" (Görel bestämmer)
"Rita för att lära känna projektet"
All kreativ problemlösning

Förväntad nytta:

Per aktivitet och vecka:

Ritningsramar/huvuden: 4 tim/v → 1,2 tim/v (70% besparing = 789 600 kr/år)
Måttsättning/kollare: 2 tim/v → 1 tim/v (50% besparing = 141 000 kr/år)
Dörr/fönstermärkning: 0,5 tim/projekt → 0,15 tim/projekt (70% = 39 375 kr/år)
Tekniska beskrivningar: 1,5 tim/v → 0,6 tim/v (60% = 126 900 kr/år)
Vyer/räcken: 0,75 tim/v → 0,45 tim/v (40% = 42 300 kr/år)
Linjestyrkor/material: 1,25 tim/v → 0,625 tim/v (50% = 88 125 kr/år)
Export/konvertering: 1,5 tim/v → 0,6 tim/v (60% = 135 000 kr/år)

Total frigöring: ~1,5 heltidstjänster för kreativt arbete

VARFÖR VÄNTA TILL Q2 2026:

1. Benjamin nu förberedd:

16 veckors AI-implementation genom BC05
Lärt RAG, LLM, change management
Bevisad leveransförmåga
Trovärdighet hos teamet

2. Organisationen redo:

6 månaders positiv AI-erfarenhet (BC05)
Bevisat "AI förbättrar arbete, inte hotar"
"Frigjord tid"-frågan besvarad med exempel
Anna, Emma, Görel såg kollegor blomstra med AI

3. Tekniskt avriskriat:

AI-infrastruktur bevisad (BC05 RAG fungerar)
Integrationsmönster etablerade (Teams, Spiris)
Benjamin har teknisk kompetens
Lars finns som backup

4. Reducerad existentiell oro:

Organisationen har sett inga uppsägningar trots AI (BC04, BC05, BC07)
Konkret bevis att automation frigör tid för utveckling
Förtroende uppbyggt gradvis

Fasindelning (kritisk för framgång):

Fas 0: Oro-hantering och förtroende (Vecka 1-4, Q2 2026) ⚠️⚠️⚠️

DENNA FAS ÄR ABSOLUT KRITISK - får inte hoppas över

Individuella samtal med Anna och andra oroliga medarbetare
Workshop: "AI som hjälpmedel, inte ersättare"
Garanti om inga uppsägningar kommuniceras formellt
Workshop: "Vad gör vi med frigjord tid?" - konkreta utvecklingsplaner
Leverans: Acceptabel oro-nivå (<7/10)

Fas 3: Förberedelse & Kunskap (Vecka 2-5)

Görel definierar exakt VAD som kan och INTE kan automatiseras
Emma och Anna godkänner avgränsningar
Dokumentera "behöver känsla"-uppgifter som alltid manuella
Leverantörsval AI-plugin ArchiCAD
Beslutspunkt BP3: Avgränsningar godkända, oro acceptabel

Fas 4: FASM-sprintar (Vecka 6-17, 12 veckor)

Sprint 1 (Vecka 6-9): Pilot Formaliteter

Benjamin + 1 frivillig arkitekt
ENDAST ritningsramar och märkning
Kontinuerlig feedback varje vecka
Görel övervakar kvalitet
Leverans: Pilot-rapport, lessons learned

Sprint 2 (Vecka 10-13): Expansion Måttsättning

Lägg till måttsättning och kollare
Görel's felkontroll-vision implementeras
Expandera till 50% av teamet (4 personer)
Leverans: Mid-project review

Sprint 3 (Vecka 14-17): Full FASM

Alla formaliteter automatiserade
Hela teamet (8 personer) involverat
Tekniska beskrivningar, vyer, export
Leverans: Komplett automation
Beslutspunkt BP4: Alla formaliteter fungerar, >50% tidsbesparing mätt

Fas 5: Införande (Vecka 18-25, 8 veckor)

Produktionssättning och stabilisering
Optimering baserat på feedback
Kompetensstärkning power users
Förvaltningsförberedelse
Beslutspunkt BP5: System i produktion, adoption >80%

Fas 6: Uppföljning (Vecka 26-27, 2 veckor)

Effektmätning och ROI-verifiering
Kvalitativa intervjuer alla 8
Dokumentera mjuka värden (kreativitet, välbefinnande)
Projektavslut
Beslutspunkt BP6: ROI ≤8 mån, kreativitet bevarad, ingen vill sluta

Budget:

Licenser AI-plugin: 150 000 kr
AI-utveckling & integration: 400 000 kr
Change management: 150 000 kr
Implementation och utbildning: 100 000 kr
Projektledning Benjamin: 135 000 kr

Årlig driftkostnad (från år 2): 220 000 kr

Licenser och underhåll: 150 000 kr
Support och vidareutveckling: 40 000 kr
Kontinuerlig change management: 30 000 kr

Kritiska framgångsfaktorer:

Automation ses som HJÄLPMEDEL, inte ersättare
- Kontinuerlig kommunikation
- Konkreta exempel hur AI frigör tid för kreativitet
Kreativitet ALLTID manuell
- Tydlig avgränsning aldrig kompromissas
- Emma och Anna har vetorätt
Medarbetarna VÄLJER vad automatiseras
- Görel har sista ordet på VAD
- Respektera "kan nog aldrig" och "behöver känsla"
- Opt-out möjlighet
Frigörd tid går till utveckling och kvalitet
- Individuella utvecklingsplaner
- Ingen "fylla på med mer av samma tråkigt arbete"
- Konkreta möjligheter: kurser, strategitid, kreativa projekt
Benjamin som champion
- Hans vision "aldrig göra en sak två gånger" förverkligas
- Han leder genom exempel och entusiasm
- Hans 30% dedikering är kritisk
Görel's tekniska ledarskap
- Hennes expertis definierar gränser och möjligheter
- Felkontroll-vision genomförs
- Kvalitet och yrkesmässig integritet säkerställs
Nina's change leadership
- Hennes ansvar för oro-hantering (särskilt Anna)
- Garanti inga uppsägningar kommuniceras trovärdigt
- Betalningsansvar och försäkringsfrågor säkerställda

Stoppregler (transparenta):

🚩 Pausa projektet omedelbart om:

Oro-nivå >8/10 för någon i två veckor i rad
Rapporterad kreativitetsförlust från mer än en person
Användarnöjdhet <50% i någon mätning
Tidsbesparing <30% av prognostiserat i pilot
Någon säger upp sig på grund av automation

Villkor för final godkännande (beslut Mars 2026):

✅ BC05 demonstrerad framgång (>80% adoption)
✅ Benjamin bekräftar beredskap som projektledare
✅ Oro-hanteringsplan godkänd av styrgrupp
✅ Teknisk infrastruktur bevisad genom BC05
✅ Budget bekräftad 935 000 kr

4.4 VÅG 4: Optimering (Q3 2026)

BC10: Projektuppföljningssystem

Investering: 80 000 kr
Årlig besparing: 231 450 kr
ROI: 4 månader
NPV 3 år: 527 816 kr
Tid: 12 veckor (Q3 2026)

Projektorganisation:

Projektägare: Nina Sandahl
Projektledare: HANNA (Intern) ⭐
Projektteam: Benjamin (Controller/AI-ansvarig), Lars (Dokumentation)
Styrgrupp: Nina, Hanna, Benjamin

KRITISKT BEROENDE: BC05 måste vara operativt först

Omfattning:

Strukturerat projektuppföljningssystem med digitala mallar
AI-stödd sammanställning (Benjamin's vision från BC05)
Integration med BC05 Kunskapsdelningssystem
Sökbar kunskapsdatabas i Teams
5-7 kritiska KPI:er (lönsamhet, tidsåtgång, erfarenheter)
Integration med Spiris projektavslut-rutin

Förväntad nytta:

Projektuppföljning: 5 tim/projekt → 1,25 tim/projekt (75% = 187 500 kr/år)
Informationssökning: 20 min → 2 min (90% = 30 000 kr/år)
Uppföljningstid: 15 min → 2 min (87% = 13 950 kr/år)
Total: 231 450 kr/år netto efter drift

Varför efter BC05:

Tekniskt: Kräver kunskapsdatabas från BC05
Organisatoriskt: Hanna har lärt från BC05, BC01
Adoptionsrisk: Befintlig mall används inte redan, behöver bevisat AI-förtroende

Kritiska framgångsfaktorer:

VD-krav: Koppla uppföljning till projektavslut-godkännande (Nina)
Integration BC05 sömlös
Adoption högre än befintlig mall (från ~10% till >80%)
Max 15 minuter att fylla i

BC06: 3D-Visualisering automation (Om resurser)

Investering: 108 000 kr
Årlig besparing: 116 000 kr
ROI: 7 månader
NPV 3 år: 242 000 kr
Tid: 12 veckor (Q3 2026, om resurser)

Status: Lägre prioritet

Rationale för lägre prioritet:

Nina anger "inte så hög" prioritet
Validerade kvalitetsproblem kräver lösning först
Resurser (Benjamin, team) behövs för högre ROI-projekt
Kan köras parallellt med BC10 om kapacitet finns

Omfattning (om implementeras):

ArchiCAD till Twinmotion exportpipeline
Automatisk materialanvändning via AI
Integration med materialportal
Standardiserade vyer och renderinställningar

Beslut: Utvärdera efter BC01 framgång (Q2 2026)

5. INVESTERINGSANALYS OCH KASSAFLÖDE

5.1 Investering per fas

Fas	Period	Projekt	Investering	Kumulativ	Besparingsaktivering
Q4 2025	Okt-Dec	BC04, BC07	73 000 kr	73 000 kr	279 375 kr/år
Q1 2026	Jan-Mar	BC05	252 000 kr	325 000 kr	+357 130 kr/år
Q2 2026	Apr-Jun	BC01	935 000 kr	1 260 000 kr	+1 362 300 kr/år
Q3 2026	Jul-Sep	BC10	80 000 kr	1 340 000 kr	+231 450 kr/år
Q3 2026	Jul-Sep	BC06*	108 000 kr	1 448 000 kr	+116 000 kr/år

*BC06 villkorat på resurstillgänglighet

Rekommenderad portfölj (exkl. BC06): 1 340 000 kr

5.2 Kassaflöde 3 år

Scenario A: Portfölj utan BC06 (rekommenderad)

År	Investering	Årlig Besparing	Drift	Nettokassaflöde	Ackumulerat
2025	-73 000 kr	+69 844 kr*	0 kr	-3 156 kr	-3 156 kr
2026	-1 267 000 kr	+2 230 255 kr	-90 500 kr**	+872 755 kr	+869 599 kr
2027	0 kr	+2 230 255 kr	-363 250 kr	+1 867 005 kr	+2 736 604 kr
2028	0 kr	+2 230 255 kr	-363 250 kr	+1 867 005 kr	+4 603 609 kr

*Proportionell för Q4 (3 månader)
**Proportionell driftkostnad för projekt som går live under året

Nyckeltal Scenario A:

Break-even: Augusti 2026 (månad 11)
NPV 3 år (10%): ~3,85 miljoner kr
IRR: ~168%
Payback: 11 månader

Scenario B: Full portfölj med BC06

År	Investering	Årlig Besparing	Drift	Nettokassaflöde	Ackumulerat
2026	-1 375 000 kr	+2 346 255 kr	-96 500 kr	+874 755 kr	+871 599 kr
2027	0 kr	+2 346 255 kr	-379 250 kr	+1 967 005 kr	+2 838 604 kr
2028	0 kr	+2 346 255 kr	-379 250 kr	+1 967 005 kr	+4 805 609 kr

Nyckeltal Scenario B:

Break-even: Augusti 2026 (månad 11)
NPV 3 år (10%): ~4,05 miljoner kr
IRR: ~165%

5.3 Känslighetsanalys

Scenario: Pessimistisk (50% av besparing realiseras)

Projekt	Planerad Besparing	Pessimistisk (50%)	ROI Förändring
BC04	234 750 kr	117 375 kr	5 mån → 10 mån
BC07	44 625 kr	22 313 kr	4 mån → 8 mån
BC05	357 130 kr	178 565 kr	4 mån → 8 mån
BC01	1 362 300 kr	681 150 kr	8 mån → 16 mån
BC10	231 450 kr	115 725 kr	4 mån → 8 mån
Total	2 230 255 kr	1 115 128 kr	7,2 mån → 14,4 mån

Slutsats pessimistisk: Även vid 50% realisering är portfolio payback 14,4 månader - fortfarande acceptabelt.

Scenario: Optimistisk (120% av besparing realiseras)

Projekt	Planerad Besparing	Optimistisk (120%)	ROI Förändring
Total	2 230 255 kr	2 676 306 kr	7,2 mån → 6 mån

5.4 ROI-sammanfattning per projekt

Projekt	Investering	Årlig Besparing	Payback	NPV 3 år	IRR
BC04	59 000 kr	234 750 kr	5 mån	617 892 kr	395%
BC07	14 000 kr	44 625 kr	4 mån	96 850 kr	315%
BC05	252 000 kr	357 130 kr	4 mån	792 000 kr	138%
BC01	935 000 kr	1 362 300 kr	8 mån	1 847 000 kr	125%
BC10	80 000 kr	231 450 kr	4 mån	527 816 kr	285%
Portfolio	1 340 000 kr	2 230 255 kr	7,2 mån	~3,88M kr	~168%

6. IMPLEMENTERINGSPLAN OCH TIDSLINJE

6.1 Övergripande tidslinje

2025                                    2026
OCT   NOV   DEC │ JAN   FEB   MAR │ APR   MAJ   JUN │ JUL   AUG   SEP
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
BC04 ████████   │                 │                 │
BC07 ████████████████             │                 │
      ↓         │                 │                 │
  Quick Wins    │                 │                 │
  BESLUT ●      │                 │                 │
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
                │ BC05 ████████████████████████     │
                │       ↓                           │
                │   Foundation                      │
                │   BESLUT ●                        │
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
                │                 │ BC01 ████████████████████████████████
                │                 │ Fas 0 ████                      │
                │                 │       ↓                         │
                │                 │   Transform                     │
                │                 │   BESLUT ●                      │
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
                │                 │                 │ BC10 ████████  │
                │                 │                 │       ↓         │
                │                 │                 │   Optimize      │
                │                 │                 │   BESLUT ●      │
──────────────────────────────────────────────────────────────────────

● = Styrgruppsbeslutspunkt

6.2 Milstolpar och beslutspunkter

Q4 2025 Milestones

Vecka 42 (14 oktober 2025):

✅ Styrgruppsbeslut: Godkänn Quick Wins + BC05 + BC01-ramverk
🚀 BC04 kickoff
🚀 BC07 kickoff
📅 Boka "Frigjord tid"-workshop Vecka 44

Vecka 44 (28 oktober):

🎯 Workshop "Vad gör vi med frigjord tid?" (Alla 9 medarbetare)
🎯 BC07 Steg 1 pilot slutförd
● Beslutspunkt: BC07 Steg 1 - Fortsätt iControl eller Steg 2?

Vecka 50 (9 december):

🎯 BC04 go-live (Nina börjar använda)
🎯 BC07 Steg 2 pilot slutförd (om aktiverad)
● Beslutspunkt: BC07 Steg 2 - Full utrullning eller avbryt?
📊 Q4-resultat till styrgrupp

Q4-resultat:

279 375 kr/år besparing aktiverad
Två konkreta framgångar demonstrerade
Executive support säkrad
Oro börjar minska

Q1 2026 Milestones

Vecka 2 (6 januari 2026):

🚀 BC05 implementation start
👤 Benjamin frigörs 40% från IT-support
🎯 Servermiljö Ahrens Optimate klar

Vecka 5 (30 januari):

● Beslutspunkt BP3: BC05 teknisk plattform godkänd

Vecka 9 (27 februari):

🎯 BC05 Sprint 1 Demo: Basfunktionalitet
🎯 30 kritiska kunskapsområden indexerade

Vecka 13 (27 mars):

🎯 BC05 Sprint 2 Demo: Komplett system
🎯 Pilot med 3 användare slutförd
● Beslutspunkt BP4: BC05 klar för utrullning?

Vecka 17 (24 april):

🎯 BC05 go-live i produktion
📊 BC05 adoption och AI-svarsrelevans mäts
● KRITISK BESLUTSPUNKT: BC01 godkänt för start Q2?

Villkor för BC01-godkännande:

✅ BC05 adoption >80%
✅ AI-svarsrelevans >80%
✅ Benjamin bekräftar beredskap
✅ Teknisk infrastruktur bevisad
✅ Budget 935 000 kr bekräftad

Q2 2026 Milestones

Vecka 18-21 (April-Maj):

🚀 BC01 Fas 0: ORO-HANTERING (KRITISKT)
🎯 Individuella samtal Anna + oroliga
🎯 Workshop "AI som hjälpmedel, inte ersättare"
🎯 Garanti inga uppsägningar formellt kommunicerad
🎯 Workshop "Frigjord tid" konkreta utvecklingsplaner

Vecka 22 (Maj):

● Beslutspunkt BP3: Oro-nivå acceptabel (<7/10)?
🚀 BC01 Fas 3 start (om oro OK)
🎯 Görel definierar avgränsningar

Vecka 26 (Juni):

🎯 BC01 Sprint 1: Pilot med Benjamin + 1 frivillig
🎯 Endast ritningsramar och märkning

Vecka 30 (Juli):

🎯 BC01 Sprint 2: Expandera till 4 personer (50%)
🎯 Måttsättning och Görel's felkontroll

Q3 2026 Milestones

Vecka 34 (Augusti):

🎯 BC01 Sprint 3: Hela teamet (8 pers) tränade
● Beslutspunkt BP4: BC01 alla formaliteter fungerar?

Vecka 38 (September):

🎯 BC01 produktionssättning
● Beslutspunkt BP5: BC01 i drift, adoption >80%?

Vecka 27 (Q3 start):

🚀 BC10 start (2-4 veckor efter BC05 klar)
🎯 Hanna projektledare

Vecka 39 (September slut):

📊 Portfolio Review: Alla projekts framgång utvärderas
🎯 BC01 ROI-verifiering
🎯 BC10 go-live
● Beslutspunkt: BC06 startas eller skjuts upp?

6.3 Kritisk väg

Den kritiska vägen genom portföljen:

BC04 Start → BC07 Pilot Beslut → BC05 Start →
BC05 Go-Live → BC01 Godkännande → BC01 Fas 0 →
BC01 Implementation → BC01 Drift → BC10 Start →
BC10 Go-Live

Kritiska beroenden:

BC05 måste lyckas före BC01 godkänns (Mars 2026)
BC01 Fas 0 oro-hantering måste lyckas före implementation (April 2026)
BC05 måste vara operativt före BC10 startar (Juli 2026)

Buffertar inlagda:

BC05: 2 veckor mellan sprintar för iteration
BC01: 4 veckor Fas 0 oro-hantering (kan ej skippas)
BC10: Startar 2-4 veckor efter BC05 (säkerhetsbuffert)

6.4 Styrgruppsmöten schema

Möte	Datum	Agenda	Beslut
SG1	9 okt 2025	Godkännande portfölj	Quick Wins, BC05, BC01-ramverk
SG2	13 nov 2025	Q4-uppföljning	BC07 Steg 2 aktivering?
SG3	11 dec 2025	Q4-resultat	BC07 final utrullning?
SG4	29 jan 2026	BC05 progress	BP3 godkännande
SG5	26 feb 2026	BC05 pilot-resultat	BP4 godkännande
SG6	26 mars 2026	BC05 go-live + BC01 beslut	BC01 final godkännande
SG7	30 apr 2026	BC01 Fas 0 resultat	Fortsätt BC01 implementation?
SG8	28 maj 2026	BC01 pilot progress	Midpoint review
SG9	25 jun 2026	BC01 expansion	BP4 godkännande
SG10	30 jul 2026	Q2-resultat + BC10 start	BC10 kickoff
SG11	27 aug 2026	BC01 production + BC10	BP5 godkännande BC01
SG12	24 sep 2026	Portfolio review	Q3-resultat, årlig planning

7. RESURSPLAN

7.1 Nyckelroller över tid

Benjamin - AI Champion Journey

Q4 2025: Förberedelse

Roll: Normal IT-support + BC07 support
Dedikerad tid: ~10 timmar
Aktiviteter: BC07 teknisk rådgivning, förbereda BC05

Q1 2026: Lärande (KRITISK FAS)

Roll: Teknisk Lead BC05 (40% = 6,4 tim/vecka)
Dedikerad tid: ~100 timmar över 16 veckor
Aktiviteter:
- Hands-on RAG-implementation
- LLM-konfiguration och optimering
- Integration Teams/Spiris
- Change management observation
- Lars mentorskap
Mål: Klar att leda BC01 i Q2

Q2 2026: Ledare (TRANSFORMATION)

Roll: Projektledare BC01 (30% = 4,8 tim/vecka)
Dedikerad tid: ~125 timmar över 26 veckor
Aktiviteter:
- Leda BC01 implementation
- Oro-hantering tillsammans med Nina
- Teknisk projektledning
- Team change management
- Lars som advisor backup
Mål: Leverera BC01 framgångsrikt

Q3 2026: Konsolidering

Roll: Controller-funktion BC10, tillbaka normal IT
Dedikerad tid: ~20 timmar
Aktiviteter:
- BC10 AI-integration support
- BC01 optimering
- Återgång till normal IT-roll

Total Benjamin AI-dedikering: ~255 timmar över 12 månader

Hanna - Change Management Journey

Q4 2025: Introduktion

Roll: Koordinering BC07
Dedikerad tid: ~15 timmar
Aktiviteter: BC07 pilot-support, användartester

Q1 2026: Support

Roll: Admin koordinering BC05
Dedikerad tid: ~30 timmar
Aktiviteter: Utbildningslogistik, dokumentation, användarstöd

Q2 2026: Intensiv Change Management

Roll: Change Management BC01 (tillsammans med extern specialist)
Dedikerad tid: ~60 timmar
Aktiviteter:
- Oro-hantering support
- Utbildningskoordinering
- Individuell användarcoaching
- Dokumentation lessons learned

Q3 2026: Ledare (OPTIMERING)

Roll: Projektledare BC10
Dedikerad tid: ~40 timmar över 12 veckor
Aktiviteter:
- Leda BC10 implementation
- Integration med BC05
- Utbildning och införande
- Överföring till förvaltning
Mål: Leverera BC10 framgångsrikt

Total Hanna AI-dedikering: ~145 timmar över 12 månader

Kontinuerlig roll genom hela portföljen:

Styrgruppsnärvaro: 12 möten × 1 tim = 12 timmar
BC04 primär användare: ~20 timmar (utbildning, användning, feedback)
BC05 kunskapsstruktur workshop: 4 timmar
BC01 oro-hantering workshops: 10 timmar (kritiskt)
Strategiska beslut och eskaleringar: ~15 timmar

Total Nina AI-dedikering: ~61 timmar över 12 månader (strategisk styrning)

Görel - Processexpert

Q4 2025: BC07 pilot (TIL) - 10 timmar

Q1 2026: BC05 innehållssamordnare (20%)

Dedikerad tid: ~32 timmar
CAD-mallar dokumentation, kunskapsstruktur design

Q2 2026: BC01 teknisk lead

Dedikerad tid: ~40 timmar
Definiera vad som automatiseras
Kvalitetsvalidering
Felkontroll-vision implementation

Q3 2026: BC10 stöd

Dedikerad tid: ~10 timmar

Total Görel AI-dedikering: ~92 timmar över 12 månader

Sergej

Q4 2025: BC07 pilot (TIL) - 10 timmar
Q1 2026: BC05 innehållsbidrag (tekniska lösningar) - 15 timmar
Q2 2026: BC01 användartest och feedback - 20 timmar
Q3 2026: BC10 innehållsbidrag - 8 timmar

Total Sergej AI-dedikering: ~53 timmar över 12 månader

Lars Diethelm (Extern AI-partner)

Q4 2025: Etablering

Roll: Projektledare BC04
Dedikerad tid: ~50 timmar över 10 veckor
Aktiviteter: E-postautomation implementation

Q1 2026: Foundation Building (REFERENSCASE)

Roll: Projektledare BC05
Dedikerad tid: ~120 timmar över 17 veckor
Aktiviteter:
- RAG-implementation ledning
- Benjamin mentorskap och kunskapsöverföring
- Teknisk arkitektur och kvalitetssäkring
- Change management
Leverans: Referenscase för AI-automation

Q2 2026: Advisory

Roll: Extern AI-konsult BC01 (advisory, inte ledare)
Dedikerad tid: ~40 timmar över 26 veckor
Aktiviteter:
- Teknisk rådgivning till Benjamin
- Quality assurance
- Eskalering vid problem
- Mentorskap vid behov
Mindre intensiv roll än BC05

Q3 2026: On-demand

Roll: Advisory support BC10, BC06
Dedikerad tid: ~10 timmar
Aktiviteter: Ad hoc konsultation vid behov

Total Lars dedikering: ~220 timmar över 12 månader

Fokus: Kunskapsöverföring till Benjamin och teamet

Övriga teammedlemmar (Anna, Emma, Mikael, Magdalena)

Q4 2025: Workshop "Frigjord tid" - 2 timmar var = 8 timmar totalt

Q1 2026: BC05 innehållsbidrag - 8-12 timmar var = 40 timmar totalt

Dokumentera kärnkunskaper
Bidra till kunskapsbas

Q2 2026: BC01 utbildning och adoption - 15 timmar var = 60 timmar totalt

Fas 0 oro-hantering workshops: 4 timmar
Utbildning: 2 dagar = 8 timmar
Pilot/adoption: 3 timmar

Q3 2026: BC10 utbildning och bidrag - 4 timmar var = 16 timmar totalt

Total per person: ~30 timmar över 12 månader
Total 4 personer: ~120 timmar

7.2 Resurskonflikter och mitigering

Identifierad konflikt 1: Benjamin Q1 2026

Problem:

BC05 kräver 40% (6,4 tim/vecka)
Normal IT-support fortsätter

Mitigering:

Hanna tar över enklare IT-support under Q1
Dokumentera lösningar löpande i BC05 (minskar framtida support)
Benjamin prioriteras för BC05 - IT-support får vänta vid konflikt
Budget för extern IT-konsult vid akuta problem: 20 000 kr buffert

Identifierad konflikt 2: Projektteam Q2 2026 (BC01)

Problem:

BC01 kräver engagemang från alla 8 personer
Ordinarie projekt fortsätter

Mitigering:

BC01 automation är del av ordinarie arbete (inte extra)
Fasad approach: 2 personer pilot → 4 personer → 8 personer
Endast 2 dagar utbildning per person totalt
Produktionssättning sker gradvis, inte "big bang"

Identifierad konflikt 3: Styrgrupp/Ledning

Problem:

12 styrgruppsmöten över 12 månader = hög frekvens

Mitigering:

Möten koordineras med befintliga ledningsgruppsmöten
Effektiva 1-timmars möten, väl förberedda
Möjlighet delta digitalt vid behov
Kritiska beslutspunkter kan ske asynkront vid enighet

7.3 Total resursåtgång sammanfattning

Resurs	Q4 2025	Q1 2026	Q2 2026	Q3 2026	Total
Intern ledning
Benjamin	10h	100h	125h	20h	255h
Hanna	15h	30h	60h	40h	145h
Nina	10h	15h	20h	16h	61h
Experter
Görel	10h	32h	40h	10h	92h
Sergej	10h	15h	20h	8h	53h
Team
Övriga 4 (á ~30h)	8h	40h	60h	16h	124h
Extern
Lars (konsult)	50h	120h	40h	10h	220h
Total timmar	113h	352h	365h	120h	950h

Genomsnittlig belastning per vecka:

Period	Veckor	Timmar	Genomsnitt/vecka
Q4 2025	10	113h	11,3h
Q1 2026	13	352h	27h
Q2 2026	13	365h	28h
Q3 2026	13	120h	9,2h

Tolkning:

Q1-Q2 2026 är intensivast (BC05 + BC01 samtidigt delvis)
Q4 2025 och Q3 2026 lägre belastning
Total 950 timmar / 9 personer = ~106 timmar per person över 12 månader
Motsvarar ~2 timmar per person per vecka i genomsnitt - hanterbart

8. RISKHANTERING

8.1 Portföljövergripande risker

Risk-ID	Risk	S	P	Värde	Strategi	Åtgärd	Ägare	Status
PR01	Existentiell oro BC01	H	H	9	Mitigera	• BC05 först bygger förtroende<br>• Benjamin leder BC01 (intern)<br>• Fas 0 oro-hantering obligatorisk<br>• Endast formaliteter automatiseras<br>• Garanti inga uppsägningar	Nina + Benjamin	🔴 Kritisk
PR02	Benjamin resursbrist	M	H	6	Mitigera	• Frigörs 40% från IT-support Q1<br>• Hanna täcker enklare IT-frågor<br>• Extern IT-buffert 20 000 kr<br>• Dokumentation i BC05 minskar framtida support	Nina	🟡 Aktiv
PR03	BC05 misslyckas	L	H	3	Mitigera	• Pilot-approach med 3 användare<br>• Benjamin teknisk lead + Lars mentor<br>• Stoppregel adoption <50%<br>• Då pausas BC01 eller omarbetas	Lars + Benjamin	🟢 Övervakas
PR04	Portfolio-trötthet	M	M	4	Mitigera	• Fasad approach (inte allt samtidigt)<br>• Quick Wins först ger energi<br>• "Frigjord tid"-kommunikation kontinuerlig<br>• Fira framgångar efter varje fas	Nina + Hanna	🟡 Aktiv
PR05	Budgetöverskridning	M	M	4	Mitigera	• 10% buffert per projekt<br>• Månadsvis ekonomiuppföljning<br>• Stoppregel >20% avvikelse<br>• Styrgrupp godkänner alla justeringar	Nina	🟡 Aktiv
PR06	Sekvensbrott (BC10 före BC05)	L	H	3	Undvik	• Tydlig projektplan med beroenden<br>• BC10 kan ej starta förrän BC05 live<br>• Teknisk validering före BC10 kickoff	Styrgrupp	🟢 Övervakas
PR07	Nyckelperson slutar	L	H	3	Mitigera	• Dokumentation kontinuerligt<br>• Kunskapsdelning i BC05<br>• Inga single points of failure<br>• Backup-roller definierade	Nina	🟢 Övervakas
PR08	Extern leverantör levererar ej	L	M	2	Överföra	• Tydliga avtal med milstolpar<br>• Veckovis uppföljning<br>• Alternativa leverantörer identifierade<br>• Ahrens Optimate etablerad relation	Lars	🟢 Övervakas

Värdering: S = Sannolikhet (H=Hög 70%+, M=Medium 30-70%, L=Låg <30%)
P = Påverkan (H=>100k kr eller >1 månad, M=50-100k, L=<50k)
Värde = S×P (9=Kritisk, 6=Hög, 4=Medium, 2-3=Låg)

8.2 Projektspecifika top-risker

BC01 - AI-driven CAD-automation

Risk-ID	Risk	Mitigering	Ägare
BC01-R01	Existentiell yrkesoro (Anna: "oro över ens yrke")	• Fas 0 oro-hantering (kan ej skippas)<br>• Garantier om inga uppsägningar<br>• Endast formaliteter automatiseras<br>• Individuella utvecklingsplaner<br>• Benjamin leder (inte extern)	Nina
BC01-R02	Kreativitetsförlust (Emma: "roliga försvinner")	• Tydlig avgränsning dokumenterad<br>• Emma + Anna godkänner design<br>• Görel bestämmer VAD automatiseras<br>• Aldrig planlösningar eller skissande<br>• Mät kreativitetstid månadsvis	Görel
BC01-R03	"Frigjord tid" otydlig (Benjamins fråga)	• Workshop Q1 konkreta planer<br>• Individuella utvecklingsplaner<br>• Ingen "fylla på mer tråkigt arbete"<br>• Uppföljning efter 3 månader	Nina
BC01-R04	AI-fel betalningsansvar (Nina's oro)	• Görel's felkontroll-vision implementerad<br>• Dubbelkontroll kritiska deliverables<br>• Försäkring täcker AI-assisterad design<br>• Logga alla AI-beslut	Nina
BC01-R05	Låg adoption trots BC05	• Stoppregel: <50% adoption → pausa<br>• Daglig uppföljning pilot-veckor<br>• Nina involverad för change management<br>• Görel/Emma/Anna har vetorätt	Benjamin

BC05 - Kunskapsdelningssystem

Risk-ID	Risk	Mitigering	Ägare
BC05-R01	RAG-implementation komplex	• Välj etablerade ramverk (LangChain)<br>• Benjamin teknisk lead + Lars mentor<br>• Stegvis utrullning med pilot<br>• Budget extern konsult vid behov	Benjamin
BC05-R02	Datakvalitet låg → felaktiga AI-svar	• Börja med strukturerad data<br>• Gradvis expansion<br>• Manuell granskning<br>• Feedback-loop och källhänvisningar	Görel
BC05-R03	AI-skepsis användare	• Nina tydlig sponsor<br>• Benjamin intern champion<br>• Transparent om begränsningar<br>• Källhänvisningar i alla svar<br>• Börja icke-kritiska områden	Lars
BC05-R04	Förlust "känsla" (Görels oro)	• Design med Görels input<br>• "Relaterade kunskaper" för serendipitet<br>• Flexibla kategorier<br>• Möjlighet browsea (inte bara söka)	Görel

BC07 - TIL-digitalisering

Risk-ID	Risk	Mitigering	Ägare
BC07-R01	iControl-upprepning (samma problem igen)	• Djupanalys varför iControl misslyckades<br>• Tvåstegs-approach (försök först)<br>• Design baserat på lärdomar<br>• Görel/Sergej godkänner före pilot	Lars
BC07-R02	"För fyrkantigt" (Görels/Sergejs oro)	• Fokus på flexibilitet<br>• Prioritera "sökbart arkiv"<br>• Gör valfritt i pilotveckor<br>• Eskalera till Nina om <50% adoption	Hanna
BC07-R03	Låg adoption trots investering	• Stoppregel: <50% efter pilot → avbryt<br>• Tydliga success metrics (≥80%)<br>• Nina involverad change management<br>• Maximal investering 70 000 kr totalt	Lars

BC10 - Projektuppföljningssystem

Risk-ID	Risk	Mitigering	Ägare
BC10-R01	BC5 inte klar (kritiskt beroende)	• BC10 startar 2-4v EFTER BC05 live<br>• Teknisk validering före start<br>• Backup: Isolerad lösning om BC05 försenat	Hanna
BC10-R02	Upprepar "mall används inte"-problem	• VD-krav projektavslut-godkännande<br>• Koppla till bonussystem<br>• Benjamin controller följer compliance<br>• AI-intervju minskar börda	Nina
BC10-R03	Endast Nina nämner brist (låg medvetenhet)	• Kommunikation värde före start<br>• Visa BC05 integration tidigt<br>• Workshop "projektuppföljning varför?"<br>• Konkreta use cases demonstrerade	Hanna

8.3 Stoppregler och eskaleringsmatris

Transparent stoppregler för hela portföljen:

🚨 Omedelbar projektpaus om:

Adoption <50% i någon pilot (alla projekt)
Oro-nivå >8/10 för någon medarbetare i 2 veckor (BC01)
Budget överskrids >20% (alla projekt)
Kreativitetsförlust rapporterad av >1 person (BC01)
Säkerhets- eller sekretessincident (alla projekt)
Någon säger upp sig på grund av automation (BC01)

⚠️ Eskalering till styrgrupp inom 48h om:

Adoption 50-70% i pilot
Budget överskrids 10-20%
Oro-nivå 7-8/10 för någon medarbetare
Nyckelperson (Benjamin, Görel) överbelastad
Tekniska problem blockerar >2 veckor
Konflikter mellan projekt om resurser

✅ Projektledare hanterar om:

Adoption >70%
Budget inom ±10%
Oro-nivå <7/10
Mindre tekniska problem (<1 vecka)

Eskaleringsvägar:

Nivå 1: Projektledare (Lars/Benjamin/Hanna)
  ↓ Eskalera vid värde ≥6 eller adoption <60%
  
Nivå 2: Projektägare (Nina)
  ↓ Eskalera vid värde ≥9 eller adoption <50%
  
Nivå 3: Styrgrupp
  ↓ Eskalera vid projektavbrott övervägs
  
Nivå 4: Ledning
  (Strategiska beslut, projektavbrott)

8.4 Månadsvis riskrapportering

Till styrgrupp varje månad:

Riskmatris uppdaterad
- Nya risker identifierade
- Värdering ändrad för befintliga
- Status mitigeringsåtgärder
Top 3 risker nästa månad
- Vad är mest kritiskt?
- Vad gör vi för att hantera?
Realiserade risker
- Vilka risker blev verkliga?
- Hur hanterades de?
- Lessons learned
Adoptions- och oro-trender
- Kvartalsenkät resultat
- Utveckling över tid
- Early warning signals

9. FRAMGÅNGSKRITERIER OCH KPI:ER

9.1 Portfölj-nivå KPI:er

Finansiella KPI:er (Månatlig mätning):

KPI	Mål 2026	Mätmetod	Ansvarig
Kumulativ realiserad besparing	≥90% av prognos	Månadsrapport ekonomi	Nina
Budget adherence	±10% per projekt	Månadsrapport ekonomi	Nina
Portfolio ROI-uppfyllelse	≤8 månader	Kvartalsanalys	Nina
NPV-utveckling	På spår mot 3,9M kr	Kvartalsberäkning	Nina
Break-even datum	Augusti 2026	Kassaflödesanalys	Nina

Organisatoriska KPI:er (Kvartalsvis mätning):

KPI	Mål 2026	Mätmetod	Ansvarig
Kumulativ adoption	>80% per projekt	Systemstatistik	Projektledare
Medarbetarnöjdhet AI	>4.0/5.0	Kvartalenkät	Hanna
Oro-nivå	Minskande trend	Kvartalenkät	Hanna
Kreativitetstid självskattad	Ökar eller stabil	Kvartalenkät	Görel
"Frigjord tid"-svar klarhet	100% kan förklara	Workshop + enkät	Nina

Tekniska KPI:er (Månatlig mätning):

KPI	Mål 2026	Mätmetod	Ansvarig
Systemtillgänglighet	>99% alla system	Automatisk monitoring	Benjamin/IT
AI-svarsrelevans (BC05, BC10)	>80%	Användarrating	Benjamin
Felfrekvens automation (BC01)	<5% kräver korrigering	Felrapportering	Görel
Integrationsstabilitet	Inga kritiska fel >24h	Incident tracking	Benjamin

9.2 Projektspecifika framgångskriterier

BC04: E-postautomation VD

Kvantitativa:

✅ Nina's e-posttid: 6 tim/v → ≤2 tim/v (67% besparing)
✅ Nina's strategiska tid: 10 min/v → ≥4 tim/v (2400% ökning)
✅ Automatisk projektmejl-routing: >80% träffsäkerhet
✅ Systemtillgänglighet: >99%

Kvalitativa:

✅ Nina bekräftar signifikant tidsbesparing
✅ Inga sekretessincidenter under hela perioden
✅ Integration Teams/Spiris fungerar sömlöst
✅ Nina använder systemet dagligen utan motstånd

BC05: Kunskapsdelningssystem

Kvantitativa:

✅ Adoption: >80% inom 4 veckor
✅ AI-svarsrelevans: >80% i användarbedömning
✅ Systemtillgänglighet: >99%
✅ Daglig användning: >60% använder minst 1 gång/dag
✅ Kunskapsområden indexerade: >100 st

Kvalitativa:

✅ Benjamin's "all around hjärna"-vision realiserad
✅ Görels "slumpmässiga upptäckter" bevarade i design
✅ Nina's lagar och regelverk sökbara
✅ Sergejs "kunskapsbank" externt tillgänglig
✅ Alla 9 medarbetare har bidragit aktivt innehåll

BC05 som foundation för BC01:

✅ Benjamin bekräftar beredskap leda BC01
✅ Team rapporterar positiv AI-erfarenhet (>70%)
✅ Teknisk infrastruktur (RAG, LLM) bevisad
✅ Change management-process etablerad och fungerande

BC01: CAD-automation

Kvantitativa:

✅ Tidsbesparing: ≥50% av prognostiserad nivå
✅ Adoption: >80% inom 3 månader från go-live
✅ Ritningsramar: ≥70% besparing (2,8h sparas/v)
✅ Måttsättning: ≥50% besparing (1h sparas/v)
✅ Systemtillgänglighet: >99%
✅ Felfrekvens: <5% automationer kräver korrigering

Kvalitativa - KRITISKA:

✅ Ingen kreativitetsförlust rapporterad
✅ Oro-nivå <5/10 för alla medarbetare vid projektslut
✅ Inga uppsägningar på grund av automation
✅ Endast formaliteter automatiserade - kreativt arbete 100% manuellt
✅ Anna, Emma, Görel rapporterar mer tid för kreativt arbete
✅ Görels "behöver känsla"-gränser respekterade
✅ 100% kan svara på "Vad gör vi med frigjord tid?"

Benjamin's ledarskap:

✅ Benjamin levererar projekt i tid och budget
✅ Teamet bekräftar Benjamin's trovärdighet som projektledare
✅ Nina nöjd med Benjamin's hantering av oro och change management

BC07: TIL-digitalisering

Kvantitativa:

✅ Tid per granskning: <2 tim (33% besparing från 2-3h)
✅ Rapportgenereringstid: <15 min (50% besparing från 30 min)
✅ Kunskapsåteranvändning söktid: <2 min (90% besparing från 20 min)
✅ Adoption: >80% i pilot och drift

Kvalitativa:

✅ Görels önskan "sökbart arkiv" uppfyllt
✅ Inte "för fyrkantigt" - flexibilitet bevarad
✅ Offline-funktionalitet fungerar fältarbete
✅ iControl-problemet förstått och löst (eller alternativ implementerad)

BC10: Projektuppföljningssystem

Kvantitativa:

✅ Adoption: >80% (högre än befintlig mall ~10%)
✅ Ifyllningstid: <15 minuter/projekt
✅ Integration BC05: Sömlös, inga tekniska problem
✅ KPI-användning Nina: Minst 1 gång/månad för beslut

Kvalitativa:

✅ Nina kan följa "lönsamhet, tidsåtgång, erfarenheter"
✅ Systematisk projektuppföljning etablerad (inte längre ad hoc)
✅ Lärdomar går inte förlorade mellan projekt
✅ AI-sammanställning upplevs som värdefull

9.3 "Vad gör vi med frigjord tid?" - Framgångsmått

Benjamins kritiska fråga måste besvaras konkret:

Efter Q2 2026 ska 100% av medarbetare kunna svara med konkreta exempel:

Person	Frigjord tid går till	Framgångsmått
Nina	Strategiskt arbete	Från 10 min/v till 4+ tim/v strategi
Anna	Utveckling, färglära, träning	Minst 1 kurs påbörjad Q2 2026
Emma	Mer lugn, fler alternativ, "lilla extra"	Självskattad kreativitetstid +20%
Mikael	Mer tid tänka igenom, testa alternativ	Projekt kvalitetscore förbättrad
Magdalena	Mer kreativt, mer kundvärde	Kundnöjdhet projekt +10%
Benjamin	KPI:er och struktur - jobba som controller	BC10 controller-funktion etablerad
Sergej	Effektivare granskning	TIL-tid reducerad 33%
Görel	Kvalitetshöjande felkontroll	BC01 felkontroll-vision realiserad

Mätning:

Workshop Q1 2026: Individuella utvecklingsplaner skapade
Uppföljning Q2 2026: Status utvecklingsplaner
Uppföljning Q3 2026: Resultat realiserade

Stoppregel: Om >50% svarar "mer av samma tråkigt arbete" → Projektet har misslyckats oavsett ROI.

9.4 Kvartalsvis Portfolio Review

Varje kvartal utvärderas:

Finansiellt:
- Realiserad besparing vs prognos
- Budget adherence
- NPV-utveckling
- På spår mot break-even?
Organisatoriskt:
- Adoption-trender
- Oro-nivå utveckling
- Medarbetarnöjdhet
- "Frigjord tid"-svar
Tekniskt:
- Systemtillgänglighet
- AI-prestanda
- Integrationsstabilitet
- Teknisk skuld
Strategiskt:
- Planerade vs faktiska milstolpar
- Risker realiserade och hanterade
- Lessons learned
- Justeringar nästa kvartal

Styrgruppens beslut efter varje kvartal:

✅ Fortsätt enligt plan
⚠️ Justera kurs (specificera hur)
🚨 Pausa projekt (specificera vilket och varför)
❌ Avbryt projekt (specificera vilket och varför)

10. KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER

10.1 Organisatoriska framgångsfaktorer

1. Nina's aktiva sponsring (KRITISKT)

Varför kritiskt:

Executive sponsor avgör adoption mer än teknisk kvalitet
Nina måste vara synligt engagerad i alla projekt
Hennes "endast 10 min/v strategi" måste kommuniceras som problem
Hennes framgång med BC04 driver resten

Vad krävs:

Närvarar vid alla styrgruppsmöten
Deltar aktivt i BC05 kunskapsstruktur-workshop
Leder BC01 oro-hantering tillsammans med Benjamin
Primär användare BC04 - visar genom exempel
Kommunicerar tydligt "vad gör vi med frigjord tid?"

Framgångsmått:

100% närvaro styrgruppsmöten
Teamet kan citera Nina's stöd för initiativen
Nina bekräftar personlig nytta (4+ tim/v strategi)

2. Benjamin som AI-champion (KRITISKT)

Varför kritiskt:

Intern champion reducerar "extern hot"-känsla
Hans vision "all around hjärna" driver BC05
Hans ledning av BC01 avgör om existentiell oro hanteras
Han måste lära sig AI-implementation för att leda BC01

Vad krävs:

Frigörs 40% från IT-support Q1 2026 (har Nina beslutat?)
Får Lars mentorskap genom BC05 (kunskapsöverföring)
Leder BC01 med Lars som advisor (inte tvärtom)
Får tid att faktiskt lära sig, inte bara "leverera snabbt"
Hanna täcker IT-support under BC05-perioden

Framgångsmått:

BC05 levererad framgångsrikt (adoption >80%, AI-svarsrelevans >80%)
Benjamin bekräftar beredskap leda BC01 (Mars 2026)
Teamet ser Benjamin som AI-expert efter BC05
BC01 levererad utan att extern (Lars) tar över ledningen

3. "Vad gör vi med frigjord tid?" besvaras TYDLIGT (KRITISKT)

Varför kritiskt:

Benjamins fråga representerar hela teamets oro
Om svaret är "mer av samma tråkigt" → motstånd garanterat
Måste vara konkret, inte vagt "utveckling"
Måste vara individuellt - olika svar för olika personer

Vad krävs:

Workshop Q1 2026 (före BC01): Individuella utvecklingsplaner
Konkreta exempel:
- Anna: Kurs färglära, utveckling, "sådant som är kul"
- Nina: 4 tim/v strategi istället för mejl
- Mikael: Tid tänka igenom alternativ
- Emma: Mer lugn, fler alternativ
Ingen får svara "mer projekt" eller "mer ritande" utan specificera VAD
Uppföljning Q2, Q3: Realiseras planerna?

Framgångsmått:

100% har individuell utvecklingsplan Q1
Ingen rapporterar "mer av samma tråkigt arbete"

80% rapporterar att planen följs Q3

4. Sekvens respekteras (KRITISKT)

Varför kritiskt:

BC05 måste före BC01 (organisatorisk beredskap)
BC05 måste före BC10 (tekniskt beroende)
Fel ordning = slösat pengar och minskad framgångssannolikhet

Vad krävs:

Styrgruppen godkänner inte BC01 förrän BC05 demonstrerat (Mars 2026)
BC10 startar inte förrän BC05 operativt (Juli 2026)
Ingen "vi hoppar över BC05 och kör BC01 direkt" shortcuts
Tydlig kommunikation till teamet VARFÖR sekvens är viktig

Framgångsmått:

BC01 startar tidigast Vecka 18/2026 (efter BC05 go-live Vecka 17)
BC10 startar tidigast 2 veckor efter BC05 go-live
Inga parallella starter som bryter beroenden

5. Görels krav på "känsla och slumpmässiga upptäckter" respekteras (KRITISKT för BC01 och BC05)

Varför kritiskt:

Görel är teknisk lead och processgodkännare
Hennes oro "kan nog aldrig automatisera vissa uppgifter - behöver känsla" är legitim
Hennes veto över BC01-automation är absolut
Hennes önskan "slumpmässiga upptäckter" i BC05 måste adresseras i design

Vad krävs:

BC05: Design inkluderar "relaterade kunskaper", browsing-möjlighet, inte bara sökning
BC01: Görel bestämmer VAD som automatiseras i Fas 3
BC01: Allt som "behöver känsla" förblir manuellt - ingen diskussion
BC01: Görel's felkontroll-vision ("AI ifrågasätter") implementeras
Ingen övertalning eller övertygelse - respekt för professionell bedömning

Framgångsmått:

Görel godkänner BC05-design (BP3)
Görel godkänner BC01-avgränsningar (BP3)
Görel rapporterar att "känsla" bevarats (Q3 2026)
Görel's felkontroll-vision realiserad i BC01

10.2 Tekniska framgångsfaktorer

6. Lokal AI-hosting (Benjamins krav)

Varför kritiskt:

Benjamin: "Externa AI hittar på saker"
Förtroende för AI kräver kontroll och transparens
Molnlösningar får inte användas för känslig data

Vad krävs:

BC05: RAG-plattform lokalt hostad (Ahrens Optimate)
LLM-modell lokal eller kontrollerad
Ingen data lämnar företaget
GDPR-compliant från start

Framgångsmått:

Servermiljö etablerad Vecka 5/2026
Benjamin bekräftar att lösningen är "intern AI"
Inga externa API-anrop för känslig data

7. Integration Teams/Spiris fungerar sömlöst

Varför kritiskt:

BC04, BC05, BC10 kräver integration
Brytpunkter = låg adoption ("för krångligt")
Teamet använder Teams dagligen - måste kännas naturligt

Vad krävs:

Teknisk validering i Fas 3 varje projekt
Backup-planer om integration misslyckas
IT-avdelning involverad från start
Single sign-on, inga extra inloggningar

Framgångsmått:

Integration fungerar utan manuella steg
Användare rapporterar "känns som en del av Teams"
Inga tekniska supportärenden >24h

10.3 Change management framgångsfaktorer

8. Oro-hantering prioriteras över teknisk leverans (BC01)

Varför kritiskt:

Anna: "Oro över ens yrke, om det finns kvar"
Emma: "Det roliga försvinner"
Tekniskt perfekt system som ingen använder = misslyckande

Vad krävs:

BC01 Fas 0 (4 veckor oro-hantering) KAN EJ SKIPPAS
Individuella samtal Anna + oroliga
Workshop "AI som hjälpmedel, inte ersättare"
Garanti inga uppsägningar - formellt från Nina
Individuella utvecklingsplaner FÖRE automation startar

Framgångsmått:

Oro-nivå <7/10 för alla före BC01 Fas 3 startar
Ingen säger "vi hoppade över oro-hantering för att spara tid"
Nina bekräftar att garantier givits trovärdigt

9. Fira framgångar mellan faserna

Varför kritiskt:

12 månader intensivt = risk för trötthet
Positiv energi driver nästa fas
Erkännande av insatser bygger fortsatt engagemang

Vad krävs:

Efter BC04/BC07 (Q4): Fira Quick Wins med teamet
Efter BC05 (Q1): Benjamin får erkännande som AI-ledare
Efter BC01 (Q2): Stort firande - detta var tufft och viktigt
Efter Portfolio (Q3): Årets AI-champion award till bidragande

Framgångsmått:

Teamet rapporterar att framgångar firas, inte bara problem diskuteras
Positiv energi och stolthet inför nästa fas

10. Transparent kommunikation om risker och problem

Varför kritiskt:

Förtroende byggs genom ärlighet, inte PR
Problem hanterade tidigt = mindre eskalering
Teamet måste känna att oro tas på allvar

Vad krävs:

Styrgruppen delar riskmatris öppet
Problem kommuniceras direkt när identifierade
"Vi vet inte än" är OK-svar
Stoppregler är tydliga och följs

Framgångsmått:

Teamet känner att de kan säga "detta fungerar inte"
Inga överraskningar i styrgruppsmöten
Problem eskalerade i tid, inte för sent

11. BESLUTSPUNKTER

11.1 Beslut som krävs idag (2025-10-09)

BESLUT 1: Godkänn Quick Wins-paketet (73 000 kr)

☐ GODKÄNN BC04: E-postautomation för VD

Investering: 59 000 kr
Start: Vecka 42 (14 oktober 2025)
Projektledare: Lars Diethelm (extern)
Tid: 10 veckor

☐ GODKÄNN BC07: TIL-digitalisering pilot

Investering: 14 000 kr (tvåstegs-approach)
Start: Vecka 42 (14 oktober 2025)
Koordinering: Hanna
Tid: 20 veckor

Total Quick Wins: 73 000 kr
Förväntad besparing: 279 375 kr/år
Payback: 4-5 månader

BESLUT 2: Godkänn BC05 Kunskapsdelningssystem (252 000 kr)

☐ GODKÄNN BC05: Kunskapsdelningssystem med intern AI

Investering: 252 000 kr
Start: Q1 2026 (Vecka 2, 6 januari)
Projektledare: Lars Diethelm (extern AI-partner)
Teknisk Lead: Benjamin (40% allokering Q1)
Tid: 17 veckor

Kritiska åtgärder som följer av detta beslut:

☐ GODKÄNN Benjamin frigörs 40% från IT-support under Q1 2026

Hanna täcker enklare IT-support
Extern IT-buffert 20 000 kr vid behov
Dokumentation i BC05 minskar framtida supportbehov

☐ GODKÄNN Servermiljö etableras med Ahrens Optimate

Lokal hosting enligt Benjamins krav
GDPR-compliant från start
Färdig Vecka 5/2026

Villkor för fortsättning:

Beslutspunkt BP3 (Vecka 5): Teknisk plattform godkänd
Beslutspunkt BP4 (Vecka 13): Pilot adoption >80% → fortsätt, <50% → avbryt
Final go-live beslut efter Sprint 2 demonstration

BESLUT 3: Principgodkänn BC01 CAD-automation ramverk (935 000 kr)

☐ GODKÄNN I PRINCIP BC01: AI-driven CAD-automation

Investering: 935 000 kr
Start: Q2 2026 (VILLKORAT på BC05 framgång)
Projektledare: Benjamin (intern)
Extern support: Lars Diethelm (advisory)
Tid: 26 veckor

KRITISKT: Detta är INTE final godkännande, endast ramverk.

Villkor för final godkännande (beslut Mars 2026):

☐ BC05 demonstrerad framgång:

Adoption >80%
AI-svarsrelevans >80%
Teknisk infrastruktur bevisad

☐ Benjamin bekräftar beredskap som projektledare efter BC05-erfarenhet

☐ Oro-hanteringsplan godkänd av styrgrupp:

Fas 0 (4 veckor) oro-hantering obligatorisk
Individuella samtal Anna + oroliga
Workshop "AI som hjälpmedel"
Garanti inga uppsägningar från Nina
Individuella utvecklingsplaner

☐ Teknisk lösning validerad (baserat på BC05)

☐ Budget 935 000 kr bekräftad

Final godkännandebeslut: Styrgruppsmöte Mars 2026 (efter BC05 demonstration)

BESLUT 4: Godkänn resursallokering

☐ GODKÄNN Resursplan enligt projektplan:

Benjamin:

Q4 2025: Normal IT-support + BC07 stöd (~10h)
Q1 2026: 40% BC05 Teknisk Lead (~100h) - KRITISKT
Q2 2026: 30% BC01 Projektledare (~125h)
Q3 2026: Controller BC10, tillbaka normal IT (~20h)

Hanna:

Q4 2025: BC07 koordinering (~15h)
Q1 2026: BC05 admin support (~30h)
Q2 2026: BC01 change management (~60h)
Q3 2026: BC10 Projektledare (~40h)

Nina:

Kontinuerlig executive sponsor (~60h över året)
12 styrgruppsmöten
BC01 oro-hantering ledning (kritiskt)

Görel:

Q1: BC05 innehållssamordnare 20% (~32h)
Q2: BC01 teknisk lead (~40h)
Bestämmer VAD som automatiseras BC01

Lars (extern):

Q4: BC04 projektledare (~50h)
Q1: BC05 projektledare (~120h) - REFERENSCASE
Q2: BC01 advisory (~40h)
Q3: On-demand support (~10h)

BESLUT 5: Godkänn portfolio governance

☐ GODKÄNN Styrnings struktur:

Styrgruppsmöten:

Månadsvis under projektperioden (12 möten)
1 timme per möte
Beslut vid varje beslutspunkt (BP3-BP6 per projekt)

Rapportering:

Månadsvis finansiell uppföljning
Kvartalsvis riskrapport
Kvartalsvis portfolio review
Kvartalsvis medarbetarenkät (adoption, oro, nöjdhet)

Stoppregler (transparenta):

Adoption <50% i pilot → Projektet pausas eller avbryts
Budget överskrids >20% → Styrgruppsbeslut krävs
Oro-nivå >8/10 i 2 veckor → Projektet pausas
Någon säger upp sig pga automation → Projektet pausas

Eskalering:

Projektledare hanterar: Adoption >70%, budget ±10%
Nina (PÄ) hanterar: Adoption 50-70%, budget 10-20%
Styrgrupp hanterar: Adoption <50%, budget >20%

BESLUT 6: Godkänn uppskjutning BC02

☐ GODKÄNN BC02 Kundfeedback UPPSKJUTS

Rationale:

Svagast ROI: 14 månader (vs 4-8 för andra)
Lägst NPV relativt investering: 196k för 240k (0,8x)
Problem delvis löst: Flexibel planering -43% kostnad
Resurser prioriteras högre ROI-projekt

Omvärdering: Q4 2026 efter andra projekt levererat

BESLUT 7: Villkorat godkännande BC10 och BC06

☐ GODKÄNN VILLKORAT BC10: Projektuppföljning (80 000 kr)

Start: Q3 2026
VILLKOR: BC05 måste vara operativt först
Projektledare: Hanna (intern)

☐ UTVÄRDERA SENARE BC06: 3D-Visualisering (108 000 kr)

Beslut: Efter BC01 framgång (Q2 2026)
Nina prioritet: "inte så hög"
Kan köras parallellt BC10 om resurser

11.2 Nästa beslutspunkter

Vecka 44 (28 oktober 2025):

● Beslut BC07 Steg 1: Fortsätt iControl eller aktivera Steg 2?

Vecka 50 (9 december 2025):

● Beslut BC07 Steg 2: Full utrullning eller avbryt?
📊 Q4-resultat godkännande

Mars 2026 (Vecka 13):

● KRITISKT BESLUT: BC01 final godkännande
Baserat på BC05 demonstrerad framgång
Benjamin's bekräftad beredskap
Oro-hanteringsplan godkänd

11.3 Beslutsunderlag sammanfattning

Dokumentation som stödjer detta beslut:

✅ 7 validerade Business Cases (Fas 1)
✅ FAS 2 Fördjupningsanalys med 8 medarbetarintervjuer
✅ Prioriteringsanalys med komplexitets- och ekonomisk utvärdering
✅ 4 detaljerade projektplaner (BC01, BC04, BC05, BC07, BC10)
✅ Nulägesrapport v4.0
✅ Flaskhalsanalys v3.0
✅ Optimeringscanvas v3.0

Finansiell säkerhet:

ROI-beräkningar konservativa (50% antaganden i många fall)
Känslighetsanalys visar lönsamhet även vid 50% realisering
Fasad investering minskar risk
Stoppregler skyddar mot fortsatt investering i misslyckande

Organisatorisk säkerhet:

Intern ledning för högriskmöjligheter (Benjamin BC01, Hanna BC10)
Extern expert för tekniskt komplex grund (Lars BC05)
Omfattande change management planerat
Transparent kommunikation om risker

12. NÄSTA STEG EFTER BESLUT

12.1 Omedelbart (Vecka 41-42)

Om godkännande ges idag:

Vecka 41 (denna vecka, 7-11 oktober):

☐ Formellt:

Signera beslutsdokument (Nina + Styrgrupp)
Kontrakt Lars Diethelm för BC04 och BC05
Budgetallokering 73 000 kr Q4 + 252 000 kr Q1

☐ Resursallokering:

Benjamin bekräftar 40% Q1 2026 frigörande
Hanna bekräftar tillgänglighet för IT-support täckning
Görel bekräftar 20% Q1 2026 för BC05

☐ Kommunikation:

Informationsmöte hela teamet (9 personer):
- "Foundation First"-strategi förklaras
- Sekvens och rationale
- Vad händer Q4, Q1, Q2, Q3
- "Vad gör vi med frigjord tid?"-frågan introduceras
Boka workshop "Frigjord tid" Vecka 44 (alla 9)

☐ Leverantörer:

Kontakta Ahrens Optimate för BC05 servermiljö
iControl support för BC07 Steg 1

Vecka 42 (nästa vecka, 14-18 oktober):

☐ BC04 kickoff:

Nina + Lars startar BC04
Kravspecifikation projektmejl-routing
Sekretessklassificeringsregler

☐ BC07 kickoff:

Djupintervju Görel + Sergej om iControl
Root cause-analys varför iControl misslyckades
Beslut fortsätt iControl eller Steg 2?

☐ BC05 förberedelse:

Benjamin börjar RAG-plattform utvärdering
Teknisk research inför Q1 start

12.2 Kort sikt (Q4 2025)

Vecka 44 (28 oktober):

🎯 Workshop "Vad gör vi med frigjord tid?" (Alla 9 medarbetare)
Individuella utvecklingsplaner påbörjas
● Beslutspunkt BC07 Steg 1

Vecka 46 (November):

📊 Styrgruppsmöte: Q4-uppföljning BC04, BC07

Vecka 50 (December):

🎯 BC04 go-live (Nina börjar använda)
● Beslutspunkt BC07 Steg 2
📊 Styrgruppsmöte: Q4-resultat
🎉 Fira Quick Wins med teamet

12.3 Medellång sikt (Q1 2026)

Vecka 2 (6 januari):

🚀 BC05 implementation start
Benjamin 40% allokering börjar
Servermiljö Ahrens Optimate klar

Vecka 5 (30 januari):

● Beslutspunkt BP3: BC05 teknisk plattform godkänd

Vecka 9 (27 februari):

🎯 BC05 Sprint 1 Demo

Vecka 13 (27 mars):

🎯 BC05 Sprint 2 Demo
● Beslutspunkt BP4: BC05 klar för utrullning

Vecka 17 (24 april):

🎯 BC05 go-live
📊 KRITISKT STYRGRUPPSMÖTE: BC01 final godkännande?

12.4 Lång sikt (Q2-Q3 2026)

Q2 2026:

BC01 Fas 0 oro-hantering (4 veckor)
BC01 implementation (26 veckor totalt)
Benjamin leder, Lars stödjer

Q3 2026:

BC01 produktionssättning
BC10 start och implementation (Hanna leder)
BC06 utvärdering och eventuell start
Portfolio review: Hela årets resultat

13. SAMMANFATTNING OCH REKOMMENDATION

13.1 Vad vi vet

Ekonomisk potential:

2,3 miljoner kr årlig besparing möjlig
1,4 miljoner kr total investering krävs
7,4 månaders payback för hela portföljen
3,9 miljoner kr NPV över 3 år

Organisatorisk verklighet:

Existentiell oro är verklig och måste hanteras
Benjamin är nyckeln som intern champion
"Vad gör vi med frigjord tid?" måste besvaras konkret
Sekvens är kritisk: BC05 före BC01

Teknisk genomförbarhet:

AI-teknologi är mogen nog
Lokal hosting möjlig (Benjamins krav)
Integration Teams/Spiris verifierad
RAG-implementation beprövad i referenscase

13.2 Vad vi rekommenderar

REKOMMENDATION: Godkänn "Foundation First"-strategin

Fas 1: Quick Wins (Q4 2025) - 73 000 kr

✅ Bevisa värde omedelbart
✅ Bygg executive support (Nina)
✅ Låg risk, hög synlighet

Fas 2: Strategisk grund (Q1 2026) - 252 000 kr

✅ BC05 bygger AI-kompetens före BC01
✅ Benjamin lär genom görande
✅ Organisationen förbereds gradvis
✅ Teknisk infrastruktur bevisas

Fas 3: Transformativ (Q2 2026) - 935 000 kr

✅ BC01 när organisation redo
✅ Benjamin leder (inte extern)
✅ Bevisat AI-förtroende finns
✅ Högst besparing realiseras

Fas 4: Optimering (Q3 2026) - 188 000 kr

✅ BC10 kompletterar BC05
✅ BC06 om resurser finns
✅ Maximera portfolio-nytta

13.3 Varför denna approach

Jämfört med "Big Bang" (BC01 först):

✅ 85% framgångssannolikhet vs 40%
✅ Lägre organisatorisk risk
✅ Benjamin förberedd som ledare
✅ Bevisat förtroende för AI

Jämfört med "Gör ingenting":

✅ 2,3M kr/år fortsatt ineffektivitet undviks
✅ Konkurrenskraft bibehålls
✅ Team får tid för utveckling och kreativitet
✅ Nina får tid för strategiskt arbete

Jämfört med "Random Order":

✅ Tekniska beroenden respekteras (BC05 före BC10)
✅ Organisatorisk beredskap säkerställs
✅ Resurser optimerade (Benjamin lär BC05, leder BC01)

13.4 Vad detta innebär

För Nina:

4+ timmar/vecka för strategiskt arbete (från 10 min)
Executive sponsor-ansvar 12 styrgruppsmöten
Kritisk roll oro-hantering BC01

För Benjamin:

AI-champion journey: Lär Q1 → Leder Q2
40% dedikering Q1 = ~6h/vecka
Frigörs från IT-support (Hanna täcker)
Får bli intern AI-expert

För Hanna:

Change management-resa: Support → Ledare
Täcker IT-support Q1 (Benjamins tid)
Leder BC10 Q3 självständigt

För Görel:

Bevarar "känsla och slumpmässiga upptäckter"
Bestämmer VAD som automatiseras BC01
Felkontroll-vision realiseras

För teamet:

Gradvis AI-introduktion (positivt först)
Konkreta utvecklingsplaner individuellt
Ingen "mer av samma tråkigt arbete"
Kreativitet 100% bevarad

För Lars (extern partner):

Leder BC05 (referenscase)
Advisory BC01 (inte hotfullt)
Kunskapsöverföring fokus
Exit-strategi efter framgång

13.5 Risker vi accepterar

Om vi godkänner:

✅ 1,4M kr investering över 12 månader
✅ 950 timmar total resursåtgång (hanterbart)
✅ Benjamin måste leverera som BC01-ledare
✅ BC05 måste lyckas för att BC01 ska godkännas

Men vi mitigerar genom:

✅ Fasad investering (inte allt på en gång)
✅ Transparenta stoppregler (<50% adoption)
✅ Benjamin får lära genom BC05 först
✅ Lars backup för Benjamin vid behov

Om vi inte godkänner:

❌ 2,3M kr/år fortsatt ineffektivitet
❌ Nina fortsätter med 10 min/v strategi
❌ Konkurrenter får AI-fördel
❌ Team fortsätter frustreras över repetitivt arbete

13.6 Slutord

Detta är inte ett IT-projekt.

Detta är en investering i:

Människornas tid för kreativitet och utveckling
Organisationens konkurrenskraft
Nina's möjlighet leda strategiskt
Teamets professionella tillfredsställelse

Vi har gjort analysen. Vi har lyssnat på er oro. Vi har designat en approach som respekterar både ekonomi och människor.

Nu är det dags att besluta.

BILAGA A: KONTAKTINFORMATION

Styrgrupp:

Nina Sandahl (Projektägare, VD): [email protected]
Benjamin (AI-Champion): [email protected]
Görel Andersson (Teknisk Lead): [email protected]
Lars Diethelm (Extern AI-partner): [email protected]

Projektteam:

Hanna (Change Management): [email protected]
Sergej August: [email protected]
Anna Broman: [email protected]
Emma: [email protected]
Mikael: [email protected]
Magdalena: [email protected]

Leverantörer:

Ahrens Optimate (Servermiljö BC05): [kontakt]
iControl (BC07): [kontakt]

BILAGA B: ORDLISTA

Term	Betydelse
BC	Business Case
BP	Beslutspunkt (Decision Gate)
FASM	Förenkla, Automatisera, Standardisera, Mäta
PÄ	Projektägare
PL	Projektledare
ROI	Return on Investment (Återbetalningstid)
NPV	Net Present Value (Nuvärde)
IRR	Internal Rate of Return
KPI	Key Performance Indicator
RAG	Retrieval-Augmented Generation (AI-teknologi)
LLM	Large Language Model
TIL	Tillsyningsingenjör leverans

GODKÄNNANDEN

Styrgruppsbeslut:

☐ GODKÄNT enligt rekommendation
☐ GODKÄNT MED JUSTERINGAR (specificera nedan)
☐ AVSLAGET (specificera anledning nedan)

Justeringar/Kommentarer:

[Utrymme för styrgruppens kommentarer]

Undertecknat:

Nina Sandahl (Projektägare, VD)
Datum: _____________ Signatur: _______________________

Styrgrupp:

Benjamin
Datum: _____________ Signatur: _______________________

Görel Andersson
Datum: _____________ Signatur: _______________________

Lars Diethelm
Datum: _____________ Signatur: _______________________

Nästa styrgruppsmöte: 13 november 2025
Agenda: BC04 och BC07 uppföljning, BC07 Steg 2 beslut

Dokument slutar

Detta beslutsdokument utgör det formella underlaget för Sajt Arkitektstudios AI Automation-portfölj. Godkännande ger mandat att påbörja implementation enligt "Foundation First"-strategin med fasad investering och transparenta stoppregler.

Dokumentet är skapat baserat på 7 FAS 2-validerade business cases, 8 medarbetarintervjuer, detaljerad komplexitets- och riskanalys, samt beprövade change management-principer.

Version: 1.0
Skapad: 2025-10-09
Författare: Lars Diethelm, Optimate
Godkänd av: [Inväntar styrgruppsbeslut]

SAMMANFATTNING FÖR BESLUT

Beslut som krävs:

Nyckeltal Portfölj:

1. BAKGRUND

1.1 Projektets ursprung och syfte

1.2 Genomförd analys (Fas 1-2)

1.3 Nyckelinsikter från analysen

1.4 Strategisk möjlighet

2. PORTFÖLJÖVERSIKT

2.1 Alla identifierade möjligheter

2.2 Prioriteringslogik

2.3 Rationale för uppskjutning BC02

3. REKOMMENDERAD STRATEGI: "FOUNDATION FIRST"

3.1 Strategisk rationale

3.2 Fyra vågor implementation

3.3 Varför BC05 före BC01 är kritiskt

4. DETALJERAD PROJEKTBESKRIVNING

4.1 VÅG 1: Quick Wins (Q4 2025)

BC04: E-postautomation för VD

BC07: TIL-digitalisering (Pilot)

4.2 VÅG 2: Strategisk Grund (Q1 2026)

BC05: Kunskapsdelningssystem med intern AI ⭐

4.3 VÅG 3: Transformativ (Q2 2026)

BC01: AI-driven CAD-automation ⭐

4.4 VÅG 4: Optimering (Q3 2026)

BC10: Projektuppföljningssystem

BC06: 3D-Visualisering automation (Om resurser)

5. INVESTERINGSANALYS OCH KASSAFLÖDE

5.1 Investering per fas

5.2 Kassaflöde 3 år

5.3 Känslighetsanalys

5.4 ROI-sammanfattning per projekt

6. IMPLEMENTERINGSPLAN OCH TIDSLINJE

6.1 Övergripande tidslinje

6.2 Milstolpar och beslutspunkter

Q4 2025 Milestones

Q1 2026 Milestones

Q2 2026 Milestones

Q3 2026 Milestones

6.3 Kritisk väg

6.4 Styrgruppsmöten schema

7. RESURSPLAN

7.1 Nyckelroller över tid

Benjamin - AI Champion Journey

Hanna - Change Management Journey

Nina - Executive Sponsor

Görel - Processexpert

Sergej

Lars Diethelm (Extern AI-partner)

Övriga teammedlemmar (Anna, Emma, Mikael, Magdalena)

7.2 Resurskonflikter och mitigering

7.3 Total resursåtgång sammanfattning

8. RISKHANTERING

8.1 Portföljövergripande risker

8.2 Projektspecifika top-risker

BC01 - AI-driven CAD-automation

BC05 - Kunskapsdelningssystem

BC07 - TIL-digitalisering

BC10 - Projektuppföljningssystem

8.3 Stoppregler och eskaleringsmatris

8.4 Månadsvis riskrapportering

9. FRAMGÅNGSKRITERIER OCH KPI:ER

9.1 Portfölj-nivå KPI:er

9.2 Projektspecifika framgångskriterier

BC04: E-postautomation VD

BC05: Kunskapsdelningssystem

BC01: CAD-automation

BC07: TIL-digitalisering

BC10: Projektuppföljningssystem

9.3 "Vad gör vi med frigjord tid?" - Framgångsmått

9.4 Kvartalsvis Portfolio Review

10. KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER

10.1 Organisatoriska framgångsfaktorer

10.2 Tekniska framgångsfaktorer

10.3 Change management framgångsfaktorer

11. BESLUTSPUNKTER

11.1 Beslut som krävs idag (2025-10-09)

11.2 Nästa beslutspunkter

11.3 Beslutsunderlag sammanfattning

12. NÄSTA STEG EFTER BESLUT