Fas 2 - Beslutsdokument - Bilaga 2.3: BC 4 - Mötestranskribering - Projektplan

1. Projektöversikt

Projektinformation

• Projektnamn: Mötestranskribering - Systematisk mötesdokumentation
• Projektkod: TRANS-2025-BC4
• Projektägare: Liza Fyhr (PÄ)
• Projektledare: Lars Diethelm (PL-E)
• Projektteam:
  • Lars Diethelm (PL-E)
  • Rebecka Englund (PL-I, Implementationsansvarig)
  • Emil Gråberg (Processexpert PC)
  • Johannes Ganström (Processexpert PL)
  • Externa konsulter (GDPR-juridik)
• Startdatum: 2025-10-13 (Vecka 42)
• Slutdatum: 2026-03-20 (Vecka 12)
• Total tidsram: 5 månader
• Budget: 73 200 kr (År 1) + 46 320 kr (Årlig drift från År 2)

Målbild från Business Case

• Problem: Bristfällig mötesdokumentation leder till missförstånd, glömda uppgifter och dubbeljobb i organisationen. 67% av medarbetarna känner inte till att mötestranskribering finns.
• Lösning: Aktivera och implementera transkribering för systematisk dokumentation av alla relevanta möten. Start med 5 pilotanvändare år 1, utökning till 15 användare år 2.
• Förväntad nytta:
  • ROI: 3 månader
  • NPV 3 år: 1 006 000 kr
  • Årlig besparing: 382 000 kr (efter licenskostnader)

Projektomfattning

Inkluderat:

• Aktivering av transkribering för 5 pilotanvändare
• GDPR-policy och juridisk granskning
• Utbildning och workshop för 10 nyckelpersoner
• Implementationsstöd och dokumentation
• Pilot med projektledarmöten
• Utvärdering och successiv utrullning

Exkluderat:

• Implementation för hela organisationen (görs i År 2)
• Integration med andra system än Teams
• Automatisk sammanfattning med AI (framtida fas)
• Externa möten under pilotfasen

2. Fasindelning enligt Optima-metodiken

Fas 1: Förstudie ✓ (GENOMFÖRD)

Business case har genomförts och validerats

Fas 2: Målbild & Krav ✓ (Pågående)

Kravspecifikation och målbild från BC är fastställd, Styrgruppsbeslut utestående

Fas 3: Förberedelse & Kunskap

• Period: Vecka 42-45 (13 okt - 7 nov 2025)
• Huvudaktiviteter:
  • Informationskampanj om projektet och transkriberingsfunktionen
  • GDPR-utredning och juridisk granskning
  • Policy-utveckling för mötesdokumentation
  • Val av pilotsystem
• Leveranser:
  • Godkänd GDPR-policy
  • Informationsmaterial
  • Utbildningsplan
• Beslutspunkt BP3: Godkännande av policy och licenskostnader

Fas 4: FASM-sprintar (Förenkla, Automatisera, Standardisera, Mäta)

• Period: Vecka 46-53 (10 nov - 31 dec 2025) + Vecka 2-5 (6 jan - 31 jan 2026)
• Huvudaktiviteter:

Sprint 1 - Förenkla (v46-48):

• Kartläggning av nuvarande dokumentationsprocesser
• Identifiering av överflödiga moment
• Standardisering av mötestyper

Sprint 2 - Automatisera (v49-51):

• Teknisk implementation för pilotgrupp
• Konfiguration av automatiska inställningar
• Test av transkriberingsfunktionen

Sprint 3 - Standardisera (v52-53, v2-3):

• Utveckling av dokumentationsmallar
• Skapande av best practice-rutiner
• Integration i befintliga processer

Sprint 4 - Mäta (v4-5):

• Uppsättning av KPI-mätning
• Baseline-mätning före full implementation
• Kvalitetssäkring av transkribering
• Leveranser:
  • Förenklad dokumentationsprocess
  • Aktiverad transkribering för pilotgrupp
  • Standardrutiner och mallar
  • KPI-dashboard
• Beslutspunkt BP4: Godkännande för bredare utrullning

Fas 5: Införande

• Period: Vecka 6-11 (3 feb - 14 mars 2026)
• Huvudaktiviteter:
  • Utbildning för 10 nyckelpersoner
  • Pilot med 5 användare i projektledarmöten
  • Löpande support och coachning
  • Successiv utökning av användargruppen
• Leveranser:
  • Genomförda utbildningar
  • Fungerande pilot
  • Användarmanual
  • Support-struktur
• Beslutspunkt BP5: Godkännande för drift och skalning

Fas 6: Uppföljning

• Period: Vecka 12-13 (17-28 mars 2026)
• Huvudaktiviteter:
  • Utvärdering mot uppsatta KPI:er
  • Lessons learned workshop
  • Planering för År 2-utökning
  • Överföring till förvaltning
• Leveranser:
  • Slutrapport med resultat
  • Förbättringsförslag
  • Skalningsplan för År 2
  • Överlämning till drift
• Beslutspunkt BP6: Projektavslut och övergång till förvaltning

3. Work Breakdown Structure (WBS)

Mötestranskribering TRANS-2025-BC4
├── 1. Projektledning [PL]
│   ├── 1.1 Projektplanering och uppstart
│   ├── 1.2 Styrgruppsmöten (månadsvis)
│   ├── 1.3 Veckovis statusrapportering
│   ├── 1.4 Riskhantering och kvalitetssäkring
│   └── 1.5 Projektavslut och dokumentation
├── 2. Fas 3: Förberedelse & Kunskap [F3]
│   ├── 2.1 Informationskampanj
│   ├── 2.2 GDPR och juridik
│   ├── 2.3 Policy-utveckling
│   └── 2.4 Licensupphandling
├── 3. Fas 4: FASM-sprintar [F4]
│   ├── 3.1 Sprint 1: Förenkla processer
│   ├── 3.2 Sprint 2: Automatisera transkribering
│   ├── 3.3 Sprint 3: Standardisera rutiner
│   └── 3.4 Sprint 4: Mäta resultat
├── 4. Fas 5: Införande [F5]
│   ├── 4.1 Utbildningsgenomförande
│   ├── 4.2 Pilotimplementation
│   ├── 4.3 Användarstöd
│   └── 4.4 Utvärdering och justering
└── 5. Fas 6: Uppföljning [F6]
    ├── 5.1 Resultatmätning
    ├── 5.2 Lessons learned
    ├── 5.3 Överlämning till förvaltning
    └── 5.4 Slutrapport

4. Tidplan - Gantt-schema

Milstolpar:

• BP3: 2026-02-06 - Godkännande policy och licenser
• BP4: 2026-04-17 - Godkännande för utrullning
• BP5: 2026-06-05 - Godkännande för drift
• BP6: 2026-06-19 - Projektavslut

5. Resursplan

Resursmatris per Fas

Resursberäkning

• Automationsutveckling (17h × 1 500 kr = 25 500 kr):
  • Teknisk konfiguration och automatisering
  • Implementation av transkriberingsfunktion
  • Systemanpassningar
• Interna resurser (160h × 430 kr = 68 800 kr):
  • Utveckling & Utbildning: 80h (8h × 10 personer)
  • Workshop och processutveckling: 80h
• Externa konsulter (16h × 600 kr = 9 600 kr):
  • GDPR-juridik och policy-utveckling

6. Budget och Kostnadsplan

Kostnadsfördelning från Business Case

Mappning av BC-kostnader till kategorier:

• Automationsutveckling (A) inkluderar:
  • Implementationsstöd: 26 200 kr
  • Teknisk konfiguration
  • Systemanpassning
• Implementeringssäkring (I) inkluderar:
  • Ingår i detta projekt som interna resurser och extern konsult
• Interna resurser inkluderar:
  • Utbildning och workshop: 34 400 kr
  • Tid från befintlig personal
  • Processexperter och testare
• Externa konsulter inkluderar:
  • GDPR och policy-utveckling: 9 600 kr

Budgettabell

Validering: Total investering År 1 = 73 200 kr

7. Kommunikationsplan

Intressentmatris

Mötesstruktur

8. Kvalitetsplan

KPI:er (från Business Case)

9. Riskhanteringsplan

S = Sannolikhet (H/M/L), P = Påverkan (H/M/L)

Riskåtgärder

• R01 - GDPR och datasäkerhet:
  • Extern juridisk konsult engageras vecka 42-43
  • Tydlig policy utvecklas innan pilot
  • Informerat samtycke från alla deltagare
• R03 - Okänd funktionalitet:
  • Informationskampanj startar vecka 42
  • Hands-on workshops för alla berörda
  • Visuella guider och instruktioner

10. Projektavslut

Standardaktiviteter (Vecka 12-13, 2026)

1. Slutleverans och godkännande
   • Presentation av resultat mot KPI:er
   • Demonstration av fungerande system
   • Godkännande från styrgrupp
2. Överföring till förvaltning
   • Dokumentation överlämnas till IT-avdelningen
   • Support-rutiner etableras
   • Ansvar överförs till linjeorganisation
3. Lessons learned workshop
   • Workshop med hela projektteamet
   • Dokumentation av lärdomar
   • Förbättringsförslag för År 2
4. Projektdokumentation arkivering
   • Alla projektdokument arkiveras
   • Slutrapport publiceras
   • Best practice dokumenteras
5. Resursfrigörande
   • Projektteam återgår till ordinarie roller
   • Externa konsulter avslutas
   • Projektbudget stängs
6. Slutrapport till styrgrupp
   • ROI-uppföljning
   • Rekommendationer för skalning År 2
   • Plan för 15 användare

Dokumentinformation

• Version: 1.0
• Skapad: 2025-10-02
• Senast uppdaterad: 2025-10-02
• Nästa revision: Vid beslutspunkt BP3 (2025-11-07)

Denna projektplan är framtagen enligt Optima-metodiken och baseras på validerad data från Business Case BC4: Mötestranskribering med ROI på 3 månader och NPV på 1 006 000 kr över 3 år.