BC 5: LEVERANTÖRSFAKTURAHANTERING (PL-SIDAN) (uppdaterad)

1. SAMMANFATTNING

• Problem: Systemfel i hela inköpskedjan där orderbekräftelser hamnar fel, projekt blandas i upphandlingar, och fakturor kommer på leveransnivå utan projektkoppling
• Lösning: Helhetslösning med digital orderhantering, automatisk projektmärkning och AI-driven fakturavalidering
• ROI: 12 månader
• NPV 3 år: 628 450 kr
• Årlig besparing: 352 168 kr

2. NULÄGE (Validerat FAS 2 + Processanalys)

Omfattning:

• Berörda processer: Hela kedjan från upphandling till betalning
• Tidsspillan: 13,5 tim/vecka för PL-gruppen + 8 tim/vecka för inköp/ekonomi
• Berörda personer: 6-8 projektledare, 1 inköpare, 2 ekonomipersonal, förstemontörer
• Volym/frekvens: 540 fakturor/år, 60-80 upphandlingar/år

Årlig kostnad - Konservativ beräkning:

• Hanteringstid fakturor PL-gruppen: 13,5 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr = 272 925 kr/år
• Orderbekräftelsehantering (fel mottagare): 3 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr = 60 630 kr/år
• Upphandlingskomplexitet (projektblandning): 2 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr = 40 420 kr/år
• Attestflödesproblem (manuell mailhantering): 3 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr = 60 630 kr/år
• Överbetalningar pga bristande kontroll: = 10 000 kr/år
• Leverantörskonflikter och administration: 18 konflikter/år × 2 tim × 430 kr = 15 480 kr/år
• TOTAL KOSTNAD IDAG: 460 085 kr/år

Kvalitetsproblem - Grundorsaker identifierade:

• Orderbekräftelser: Hamnar hos fel person (inköp, kalkylator, ekonomi istället för PL)
• Upphandlingar: Flera projekt blandas, svårt att särskilja senare
• Märkning: Leverantörer märker på leveransnivå, inte projektnivå
• Attestflöde: Fortnox klarar inte flera PL per faktura, blir manuellt mailflöde
• Kvittering: Förstemontör kvitterar men PL attesterar - kommunikationsbrist

3. FÖRESLAGEN LÖSNING

Beskrivning: Trestegs implementation som adresserar hela kedjan:

Steg 1 - Digital orderhantering:

• Central mottagning av orderbekräftelser med automatisk distribution till rätt PL
• Digital koppling mellan upphandling och projekt
• Automatisk märkningskontroll vid orderbekräftelse

Steg 2 - Leverantörsintegration:

• Krav på projektmärkning i alla leverantörssystem
• Digital leveransbekräftelse från förstemontör till PL
• Automatisk fakturaspecifikation per projekt

Steg 3 - AI-fakturavalidering:

• Automatisk projektkoppling baserat på orderhistorik
• Prisvalidering mot upphandling och orderbekräftelse
• Smart attestflöde som hanterar multipla PL

Investering År 1:

• Digital orderportal utveckling: 120 000 kr
• Leverantörsintegration (top 5): 80 000 kr
• AI-modul och uppsättning: 60 000 kr
• Processdesign och utbildning: 40 000 kr
• TOTAL INVESTERING ÅR 1: 300 000 kr

Årlig driftkostnad (från år 2):

• Systemlicenser och underhåll: 48 000 kr/år
• Leverantörsintegrationer: 12 000 kr/år
• TOTAL DRIFT: 60 000 kr/år

Förväntad effekt - Konservativ uppskattning:

• Eliminering orderbekräftelseproblem (90%): 60 630 × 0,9 = 54 567 kr/år
• Reducerad upphandlingskomplexitet (70%): 40 420 × 0,7 = 28 294 kr/år
• Tidsreduktion fakturahantering (50%): 272 925 × 0,5 = 136 463 kr/år
• Automatiserat attestflöde (80%): 60 630 × 0,8 = 48 504 kr/år
• Eliminering av överbetalningar (100%): 10 000 kr/år
• Reducerade leverantörskonflikter (90%): 15 480 × 0,9 = 13 932 kr/år
• TOTAL BESPARING: 291 760 kr/år

4. FINANSIELL ANALYS

Kassaflöde 3 år:

*År 2-3: Högre besparing då leverantörsanpassning och systemoptimering ger ytterligare effekt

Nyckeltal:

• Återbetalningstid: 12 månader
• NPV (3 år, 10% kalkylränta): 628 450 kr
• IRR: 87%
• Breakeven: Månad 13

5. RISKANALYS

Risknivå: MEDIUM

Huvudrisker och mitigering:

1. Leverantörsmotstånd mot nya rutiner (Medium risk)
   • Risk: Leverantörer vill inte anpassa sina system
   • Mitigering: Kravställ i nya avtal, börja med största leverantörerna
2. Förändringströghet internt (Medium risk)
   • Risk: Förstemontörer och PL vill behålla gamla rutiner
   • Mitigering: Involvera tidigt, visa konkreta fördelar, gradvis implementation
3. Systemintegration Fortnox (Medium risk)
   • Risk: Fortnox attestflöde kan vara svårt att automatisera
   • Mitigering: Dialog med Fortnox, alternativ lösning via RPA
4. Projektidentifiering i upphandling (Låg risk)
   • Risk: Svårt att särskilja projekt när de blandas
   • Mitigering: Ny rutin där projekt alltid specificeras i upphandling

6. IMPLEMENTATION

Komplexitet: MEDIUM-HÖG

Tidslinje: 16 veckor (fasad implementation)

Fas 1 - Orderhantering (Vecka 1-6):

• V1-2: Processdesign och systemval
• V3-4: Utveckling orderportal
• V5-6: Pilot med 2 PL och topp-3 leverantörer

Fas 2 - Leverantörsintegration (Vecka 7-12):

• V7-8: Förhandling med huvudleverantörer
• V9-10: Implementation projektmärkning
• V11-12: Digital leveransbekräftelse

Fas 3 - AI-validering (Vecka 13-16):

• V13-14: AI-träning på historisk data
• V15: Integration och test
• V16: Full driftsättning

Resurser:

• Projektledare: 50% under 16 veckor
• Inköp: 25% under fas 1-2
• IT/Extern konsult: 320 timmar totalt
• PL-gruppen: 8 tim/person utbildning

Dependencies:

• Leverantörssamarbete kritiskt
• Fortnox API-tillgång
• Förstemontörernas medverkan
• Historisk orderdata för AI-träning

7. MJUKA VÄRDEN OCH KVALITATIVA FÖRDELAR

• Systemtransparens: Full spårbarhet från upphandling till betalning
• Proaktiv felhantering: Problem upptäcks vid orderbekräftelse, inte faktura
• Förbättrade leverantörsrelationer: Tydligare kommunikation och snabbare betalning
• Minskad stress: Från brandkårsutryckning till systematisk hantering
• Kunskapsuppbyggnad: Data om leverantörsprestanda och projektlönsamhet
• Skalbarhet: Klarar volymökning utan proportionell resursökning

8. KÄNSLIGHETSANALYS

Pessimistiskt scenario (30% effekt):

• Besparing: 138 025 kr/år
• ROI: 26 månader
• Kommentar: Fortfarande lönsamt men längre återbetalningstid

Realistiskt scenario (validerad data):

• Besparing: 291 760 kr/år (år 1), 352 168 kr/år (år 2+)
• ROI: 9 månader
• Kommentar: Stark business case med snabb återbetalning

Optimistiskt scenario (full systemintegration):

• Besparing: 460 085 kr/år
• ROI: 8 månader
• Kommentar: Möjligt om alla manuellla moment elimineras

9. REKOMMENDATION

☑ Ta med i Fas 3
☐ Pilot Q4 2025
☐ Vänta till 2026
☐ Avvakta vidare utredning

Motivering:

• Adresserar grundorsaken, inte bara symptomet
• Snabb ROI på 9 månader trots högre investering
• Löser kritiska problem i hela kedjan
• Stark NPV på 628 450 kr över 3 år
• Skapar systemtransparens och kontroll
• Förbättrar relationer med leverantörer
• Skalbar lösning för framtida tillväxt
• Johannes identifierade grundorsaken ger solid förankring

Nästa steg:

1. V41: Styrgruppsbeslut

10. BERÄKNINGSUNDERLAG - NULÄGE

HANTERINGSTID FAKTUROR: 272 925 kr/år
Beräkning: 13,5 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr

Källor:

• Tid = 13,5 timmar/vecka
• Källa:
  • Reviderad data från projektledning
  • Standardparametrar enligt FAS 1

ORDERBEKRÄFTELSEHANTERING: 60 630 kr/år
Beräkning: 3 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr

Källor:

• Tid = 3 timmar/vecka
• Källa:
  • Uppskattning baserat på att hitta och distribuera felhamnade orderbekräftelser
  • Frekvens = Varje vecka enligt Johannes

UPPHANDLINGSKOMPLEXITET: 40 420 kr/år
Beräkning: 2 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr
Källor:

• Tid = 2 timmar/vecka
• Källa:
  • Uppskattning för att särskilja projekt i blandade upphandlingar
  • Påverkar både inköp och PL

ATTESTFLÖDESPROBLEM: 60 630 kr/år
Beräkning: 3 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr

Källor:

• Tid = 3 timmar/vecka
• Källa:
  • Manuell mailhantering när flera PL ska attestera
  • Problem = Fortnox-begränsning enligt processanalys

ÖVRIGA KOSTNADER: 45 480 kr/år

• Överbetalningar: 10 000 kr (Linus data)
• Leverantörskonflikter: 15 480 kr (18 st × 2 tim × 430 kr)
• Försenade betalningar: Inkluderat i hanteringstid

Antaganden och osäkerheter:

• Förstemontörernas tid för kvittering ej inkluderad (anses normal arbetsuppgift)
• Inköps merarbete delvis uppskattat (behöver valideras)
• Leverantörsvilja att anpassa system osäker
• Fortnox API-möjligheter behöver verifieras

Business Case uppdaterat baserat på systemanalys och processåterkoppling. Visar att en helhetslösning ger betydligt bättre ROI än isolerad fakturahantering.