BC 6: SYSTEMINTEGRATION BLUEBEAM-WORD-WORKCLOUD (uppdaterad)

1. SAMMANFATTNING

Problem: Manuell överföring av mängddata mellan Bluebeam, Word och WorkCloud tar 2,5 timmar per vecka och riskerar felaktigheter i offerter.

Lösning: Temporär automatiseringslösning med "föreslå och godkänn"-modell som förbereder för framtida WorkCloud-uppgradering.

ROI: 19 månader
NPV 3 år: 104 717 kr
Årlig besparing: 86 093 kr

2. NULÄGE (Validerat FAS 2)

Omfattning:

• Berörda processer/offerter: 500-600 offerter/år
• Tidsspillan: 2,5 timmar/vecka (justerat efter erfarenhetsnivå)
• Berörda personer: 2 kalkylatorer (Mattias och Karin)
• Volym/frekvens: 15-30 överföringar per vecka totalt

Årlig kostnad - Konservativ beräkning:

• Överföringstid kalkylatorer: 2,5 × 47 × 430 = 50 525 kr/år
• Felhantering och omarbete: 5 fel × 12 mån × 1 tim × 430 = 25 800 kr/år
• Försenad offertleverans: 10% × 500 offerter × 0,5 tim × 430 = 10 750 kr/år
• TOTAL KOSTNAD IDAG: 87 075 kr/år

Kvalitetsproblem:

• Glömmer överföra viktigt innehåll från ritning (0-1 gång/månad enligt Mattias)
• Felaktig manuell inmatning (0-2 gånger/månad enligt Mattias)
• Måste göra om pga fel (1-2 gånger/månad enligt Mattias)
• Upptäcker fel efter offert skickats (0-1 gång/månad enligt Mattias)
• Risk för saknad data i offert: "Finns det inte i offerten = synd för oss" (Mattias)

3. FÖRESLAGEN LÖSNING

Beskrivning: Utveckla en temporär integrationslösning som automatiskt föreslår dataöverföring mellan systemen med användarvalidering. Lösningen inkluderar loggning av alla överföringar och valideringslogik för kritiska fält.

Investering År 1:

• Utveckling av integration (80 tim à 1200 kr): 96 000 kr
• Testning och validering (20 tim à 1200 kr): 24 000 kr
• Utbildning och dokumentation: 10 000 kr
• TOTAL INVESTERING ÅR 1: 130 000 kr

Årlig driftkostnad (från år 2):

• Systemunderhåll och uppdateringar: 12 000 kr/år
• Support och vidareutveckling: 6 000 kr/år
• TOTAL DRIFT: 18 000 kr/år

Förväntad effekt - Konservativ uppskattning:

• Tidsreduktion överföring (80%): 50 525 kr × 0,8 = 40 420 kr/år
• Felreduktion (100%): 25 800 kr × 1,0 = 25 800 kr/år
• Ökad säljkapacitet genom frigjord tid: 2 tim/v × 47 v × 430 kr × 0,25 = 10 105 kr/år
• Snabbare offertleverans: 10 750 kr × 0,5 = 5 375 kr/år
• TOTAL BESPARING: 81 700 kr/år

4. FINANSIELL ANALYS

Kassaflöde 3 år:

Nyckeltal:

• Återbetalningstid: 19 månader
• NPV (3 år, 10% kalkylränta): 104 717 kr
• IRR: 25%
• Breakeven: Månad 20

5. RISKANALYS

Risknivå: MEDIUM

Huvudrisker och mitigering:

1. ROI-risk med längre återbetalningstid (Medium risk)
   • Risk: 19 månaders återbetalningstid kan ifrågasättas
   • Mitigering: Fokusera på kvalitativa fördelar och förberedelse för WorkCloud-uppgradering
2. WorkCloud-uppgradering kan göra lösningen obsolet (Medium risk)
   • Risk: WorkCloud kan uppgraderas inom 12-18 månader
   • Mitigering: Temporär lösning designad som lärandeplattform för permanent integration
3. Användaracceptans för automatisering (Låg risk)
   • Risk: Kalkylatorer kan vara ovilliga att släppa manuell kontroll
   • Mitigering: "Föreslå och godkänn"-modell behåller användarkontrollen
4. Teknisk komplexitet i integration (Medium risk)
   • Risk: Bluebeam API kan vara begränsad
   • Mitigering: Fallback till semi-automatisk lösning om full integration ej möjlig

6. IMPLEMENTATION

Komplexitet: MEDIUM

Tidslinje: 8 veckor

• Vecka 1-2: Teknisk förstudie och API-kartläggning
• Vecka 3-4: Utveckling av grundintegration
• Vecka 5-6: Testning med historiska projekt
• Vecka 7: Utbildning och dokumentation
• Vecka 8: Produktionssättning och uppföljning

Resurser:

• Extern utvecklare: 100 timmar
• Intern projektledning: 20 timmar (Mattias som produktägare)
• Testresurser: Karin och Mattias (10 timmar vardera)

Dependencies:

• Tillgång till Bluebeam API
• IT-support för systemåtkomst
• Testdata från historiska projekt

7. MJUKA VÄRDEN OCH KVALITATIVA FÖRDELAR

• Reducerad stress: Kalkylatorer slipper repetitivt manuellt arbete
• Ökad datakvalitet: Systematisk validering eliminerar mänskliga fel
• Förbättrad kundupplevelse: Snabbare och mer korrekta offerter
• Organisatoriskt lärande: Förbereder för större digitaliseringsinitiativ
• Spårbarhet: Loggning möjliggör kvalitetsuppföljning och processförbättring
• Frigörd kreativ tid: Mer tid för säljarbete och kundkontakt

8. KÄNSLIGHETSANALYS

Pessimistiskt scenario (50% effekt)

• Besparing: 40 850 kr/år
• ROI: 38 månader
• Kommentar: Återbetalningstid över 3 år gör investeringen tveksam

Realistiskt scenario (validerad data)

• Besparing: 81 700 kr/år
• ROI: 19 månader
• Kommentar: Acceptabel återbetalningstid med fokus på kvalitativa fördelar

Optimistiskt scenario (full potential + Karins förbättring)

• Besparing: 163 400 kr/år (om full effektivitet uppnås)
• ROI: 10 månader
• Kommentar: Om Karin snabbt når Mattias effektivitetsnivå och ytterligare optimeringar

9. REKOMMENDATION

☐ Implementera omgående (Quick Win) ☑ Pilot Q1 2026 ☐ Vänta till 2026 ☐ Avvakta vidare utredning

Motivering:

• ROI på 19 månader är acceptabel men inte Quick Win
• Positiv NPV på 104 717 kr visar långsiktig lönsamhet
• Adresserar kritisk affärsrisk ("finns inte i offerten = synd för oss")
• Stark användarförankring - båda kalkylatorer positiva
• Fungerar som lärandeplattform inför WorkCloud-uppgradering
• Eliminerar 5 fel per månad som kan påverka kundrelationer
• Karins effektivitet förväntas förbättras vilket ökar besparingen över tid

Nästa steg:

1. Vecka 39: Diskussion i workshop 24/9
2. Vecka 40-41: Konkretisera underlag, Styrgruppsbeslut
3. Q1 2026: Teknisk förstudie av Bluebeam API
4. Q1 2026: Pilotimplementation med fokus på mest kritiska dataflöden

10. BERÄKNINGSUNDERLAG - NULÄGE

ÖVERFÖRINGSTID KALKYLATORER: 50 525 kr/år

Beräkning: 2,5 timmar/vecka × 47 veckor × 430 kr/timme = 50 525 kr Källor:

• Tid per vecka = 2,5 timmar Källa: Justerat värde baserat på erfarenhetsskillnad mellan Mattias (1,7 tim) och Karin (6,7 tim som ny)
• Årliga veckor = 47 Källa: Projektstandard (52 minus 5 semesterveckor)
• Timpris = 430 kr Källa: FAS 1 workshop standardantagande

FELHANTERING OCH OMARBETE: 25 800 kr/år

Beräkning: 5 fel/månad × 12 månader × 1 timme/fel × 430 kr/timme = 25 800 kr Källor:

• Felfrekvens = 5 fel/månad (medel från 2-6 fel) Källa: Mattias Svensson, FAS 2 fördjupningsanalys
• Tid per fel = 1 timme Källa: Konservativt antagande baserat på omarbetning
• Timpris = 430 kr Källa: FAS 1 workshop standardantagande

FÖRSENAD OFFERTLEVERANS: 10 750 kr/år

Beräkning: 10% × 500 offerter × 0,5 timmar × 430 kr = 10 750 kr Källor:

• Påverkade offerter = 10% av 500 (konservativt) Källa: Antagande baserat på systemfriktioner
• Offertvolym = 500 offerter/år Källa: Mattias uppskattning i validering
• Fördröjning = 0,5 timmar per påverkad offert Källa: Konservativt antagande
• Timpris = 430 kr Källa: FAS 1 workshop standardantagande

Antaganden och osäkerheter:

• Justerat antagande: 2,5 tim/vecka som snitt mellan erfaren (Mattias) och ny (Karin)
• Exkluderat: Kostnader för missade affärsmöjligheter när data saknas i offert
• Förväntning: Karins tidsåtgång kommer minska när hon blir mer erfaren
• Ej kvantifierat: Värdet av förbättrad kundupplevelse och snabbare offertsvar
• Antagande: WorkCloud-uppgradering sker tidigast om 12-18 månader

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Business case baserat på validerad data från 2 respondenter i FAS 2. Med justerad tidsspillan till 2,5 tim/vecka blir ROI 19 månader vilket motiverar en pilot Q1 2026 snarare än omedelbar implementation.