INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Extraherad data från Business Case
2. Förberedelseformulär
3. Workshop-agenda - Processfokuserad
4. Intervjufrågor - Processfördjupning
5. Mötesprocessmatris
6. Riskregister - Processrisker
7. Framgångskriterier - Processmål
8. Systemarkitektur för mötesprocess
9. Implementationsplan - Stegvis införande
10. Kvalitetssäkringschecklista

1. EXTRAHERAD DATA FRÅN BUSINESS CASE

Grundläggande processinformation:

• Processnamn: Strukturerad mötesdokumentation och uppföljning
• Projektkod: TRANS-2025-BC4
• Processägare: [Liza Fyhr]
• Årlig volym: 53 Teams-möten/vecka (2 491 möten/år)
• Nuvarande problem: 67% känner inte till befintliga verktyg, 62% av möten saknar strukturerad dokumentation
• Årlig kostnadspåverkan: 515 605 kr

Identifierade problem (utökade från BC):

1. Ingen strukturerad mötesprocess finns
2. Oklar ansvarsfördelning för dokumentation
3. Ingen standardiserad dokumentationsmall
4. Åtgärdspunkter försvinner eller glöms bort
5. Ingen systematisk uppföljning
6. Information från tidigare möten är svår att hitta

2. FÖRBEREDELSEFORMULÄR - UTÖKAT FOKUS

Process som behöver kartläggas:

A. MÖTESTYPER OCH PRIORITERING

• [ ] Vilka mötestyper har vi? (ledningsgrupp, projektmöten, kundmöten, etc.)
• [ ] Vilka är mest kritiska att dokumentera?
• [ ] Olika krav för olika mötestyper?
• [ ] Fysiska vs digitala möten - olika hantering?

B. DOKUMENTATIONSPROCESS

• [ ] Vem ansvarar för dokumentation per mötestyp?
• [ ] När ska dokumentation ske? (under/direkt efter/inom 24h?)
• [ ] Vilken mall ska användas?
• [ ] Hur går vi från transkript → strukturerad dokumentation?

C. SPRIDNING OCH TILLGÄNGLIGHET

• [ ] Hur distribueras mötesdokumentation?
• [ ] Vem ska ha tillgång till vad?
• [ ] Automatisk distribution eller manuell?
• [ ] Notifieringssystem?

D. ÅTGÄRDSPUNKTER (ACTION ITEMS)

• [ ] Hur identifieras åtgärdspunkter?
• [ ] Vilket system för uppgiftshantering?
• [ ] Hur kopplas de till ansvarig person?
• [ ] Hur följs de upp?
• [ ] Deadline-hantering?

E. LAGRING OCH ÅTERSÖKNING

• [ ] Var lagras dokumentation? (SharePoint/Teams/annat?)
• [ ] Mappstruktur och namngivning?
• [ ] Sökbarhet och taggning?
• [ ] Arkivering och gallring?

F. UPPFÖLJNING

• [ ] Hur hämtas öppna punkter från föregående möte?
• [ ] Automatisk påminnelse om ej genomförda åtgärder?
• [ ] Koppling mellan relaterade möten?
• [ ] Dashboard för möteseffektivitet?

3. WORKSHOP-AGENDA - PROCESSFOKUSERAD

Datum: [TBD]
Deltagare: Processägare, Tommy (VD), Projektledare, IT, Administrativ chef

SESSION 1: NULÄGE (3 timmar)

08:30-09:30 - Kartläggning av möteslandskap MÖTESTYP-MATRIS att fylla i:

• Ledningsgruppsmöten: Frekvens? Deltagare? Kritikalitet?
• Projektmöten: Typer? Struktur? Dokumentationskrav?
• Kundmöten: Externa krav? Sekretess?
• Avdelningsmöten: Behov? Nuvarande hantering?
• Ad-hoc möten: Ska de inkluderas?

09:30-10:30 - Nuvarande dokumentationsprocess För VARJE mötestyp, kartlägg:

1. Vem kallar till mötet?
2. Vem dokumenterar?
3. Hur dokumenteras? (anteckningar/minuter/referat?)
4. Var sparas dokumentation?
5. Hur distribueras?
6. Hur följs upp?

10:45-11:45 - Problemidentifiering per mötestyp

• Var brister processen mest?
• Vilka möten genererar mest uppföljningsarbete?
• Var tappas åtgärdspunkter bort?
• Vilka möten saknar helt dokumentation?

SESSION 2: FRAMTIDA PROCESS (3 timmar)

13:00-14:00 - Designa idealprocess STEG 1: FÖRE MÖTET

• Agenda med länk till föregående protokoll
• Öppna punkter automatiskt inkluderade
• Förberedelseunderlag samlat

STEG 2: UNDER MÖTET

• Transkribering aktiveras (automatiskt/manuellt?)
• Ansvarig för dokumentation utses
• Beslut markeras tydligt
• Åtgärdspunkter noteras med ansvarig + deadline

STEG 3: EFTER MÖTET (inom 24h)

• Transkript → Strukturerad dokumentation
• AI-stöd för sammanfattning?
• Godkännande från mötesordförande?
• Automatisk distribution

STEG 4: UPPFÖLJNING

• Åtgärdspunkter → Uppgiftssystem
• Påminnelser före deadline
• Eskalering vid utebliven åtgärd
• Rapportering till nästa möte

14:00-15:00 - Systemkrav och integration

• Teams + transkribering
• Dokumenthanteringssystem
• Uppgiftssystem (Planner/To-Do/annat?)
• E-postsystem för distribution
• Dashboard för översikt

15:00-16:00 - Prioritering och införandeplan

• Vilka mötestyper först? (piloter)
• Vilka system är must-have vs nice-to-have?
• Tidslinje för implementation
• Ansvariga för varje del

4. INTERVJUFRÅGOR - PROCESSFÖRDJUPNING

Kritiska processfrågor för strukturerad mötesdokumentation

MÖTESTYPER OCH STRUKTUR

□ "Vilka formella mötestyper har ni? Lista alla."
□ "Vilka möten är mest kritiska för verksamheten?"
□ "Hur många av varje mötestyp per månad?"
□ "Vilka möten har externa deltagare?"
□ "Skiljer sig kraven mellan fysiska och digitala möten?"

ANSVAR OCH ROLLER

□ "Vem ansvarar för dokumentation i respektive mötestyp?"
□ "Finns utsedda sekreterare eller roterar det?"
□ "Vem godkänner/signerar protokoll?"
□ "Vem ansvarar för distribution?"
□ "Vem följer upp åtgärdspunkter?"

DOKUMENTATIONSPROCESS IDAG

□ "Hur lång tid efter mötet dokumenteras det?"
□ "Används mallar? Vilka?"
□ "Hur detaljerat dokumenteras? (referat/protokoll/anteckningar?)"
□ "Hur hanteras beslut vs diskussion?"
□ "Hur markeras åtgärdspunkter?"

SPRIDNING OCH TILLGÄNGLIGHET

□ "Hur får deltagare mötesdokumentation idag?"
□ "Hur lång tid tar det innan alla har fått?"
□ "Kan icke-deltagare ta del av dokumentation?"
□ "Finns sekretessklassning?"
□ "Hur hanteras GDPR-aspekter?"

ÅTGÄRDSPUNKTER

□ "Hur många åtgärdspunkter per möte (snitt)?"
□ "Hur följs de upp idag?"
□ "Vad händer med ej genomförda punkter?"
□ "Finns koppling till något uppgiftssystem?"
□ "Hur hanteras deadlines?"

UPPFÖLJNING

□ "Hur hämtas information från föregående möte?"
□ "Finns rutin för att gå igenom öppna punkter?"
□ "Hur kopplas relaterade möten ihop?"
□ "Finns KPI:er för möteseffektivitet?"

5. MÖTESPROCESSMATRIS - NY STRUKTUR

Mötesprocessmatris

Processflöde per mötestyp

6. RISKREGISTER - PROCESSRISKER

Processrisker för strukturerad mötesdokumentation

7. FRAMGÅNGSKRITERIER - PROCESSMÅL

Framgångskriterier för strukturerad mötesprocess

Processmål (mätbara):

• 100% av prioriterade möten har dokumentation inom 24h
• 90% av åtgärdspunkter har tydlig ansvarig och deadline
• 75% av åtgärdspunkter genomförs före deadline
• 80% av mötesdeltagare får automatiskt dokumentation
• 50% tidsbesparing på dokumentationsarbete

Kvalitetsmål:

• Standardiserade mallar används för alla mötestyper
• Alla beslut är spårbara och sökbara
• Öppna punkter följs automatiskt upp
• Relaterade möten är länkade
• Historik är lätt att hitta

Systemkrav:

• Ett system för hela kedjan (eller väl integrerade system)
• Automatisk överföring transkript → mall
• Koppling till uppgiftssystem
• Sökbar databas med all mötesdokumentation
• Dashboard för översikt och uppföljning

8. SYSTEMARKITEKTUR FÖR MÖTESPROCESS

Förslag på systemarkitektur

KÄRNKOMPONENTER

1. MÖTESPLATTFORM

• Microsoft Teams (befintligt)
• Transkriberingsfunktion aktiverad
• Integration med kalender

2. DOKUMENTATIONSMOTOR

• AI-stöd för transkript → strukturerad text
• Mallar per mötestyp
• Automatisk extrahering av:
  • Beslut
  • Åtgärdspunkter
  • Ansvariga
  • Deadlines

3. LAGRINGSSTRUKTUR

• SharePoint/Teams (befintligt)
• Standardiserad mappstruktur:
  • /Mötestyp/År/Månad/Datum_Mötesnamn
• Metadata för sökning:
  • Deltagare
  • Beslut
  • Åtgärdspunkter
  • Nyckelord

4. UPPGIFTSSYSTEM

• Microsoft Planner/To-Do (befintligt?)
• Eller: Dedicated task system
• Automatisk import av åtgärdspunkter
• Påminnelser och eskalering

5. DISTRIBUTIONSSYSTEM

• Outlook (befintligt)
• Automatisk e-post med:
  • Länk till fullständig dokumentation
  • Sammanfattning
  • Dina åtgärdspunkter

6. UPPFÖLJNINGSSYSTEM

• Power BI Dashboard?
• KPI:er för möteseffektivitet
• Översikt öppna punkter
• Trender och mönster

INFORMATIONSFLÖDE

[FÖRE MÖTET]
Kalenderbokning → Agenda skapas → Tidigare protokoll länkas → Öppna punkter listas

[UNDER MÖTET]
Teams-möte → Transkribering aktiv → Realtids-markering av beslut/åtgärder

[EFTER MÖTET - Automatiskt inom 1h]
Transkript → AI-bearbetning → Mall fylls → Granskning (mötesordförande)

[DISTRIBUTION - Automatiskt inom 24h]
Godkänt protokoll → SharePoint → E-post till deltagare → Uppgifter till system

[UPPFÖLJNING - Löpande]
Dashboard uppdateras → Påminnelser skickas → Nästa möte: öppna punkter

9. IMPLEMENTATIONSPLAN - STEGVIS INFÖRANDE

Fas 3-6: Strukturerad implementation

FAS 3: Förberedelse (Vecka 42-45)

Fokus: Kartläggning och design

• Komplett kartläggning av alla mötestyper
• Design av mallar per mötestyp
• Val av systemkomponenter
• GDPR och policy
• Identifiering av pilotgrupper

FAS 4: Piloter (Vecka 46-5)

Sprint 1: Ledningsgruppen (v46-48)

• Mest kritiska möten först
• Test av hela kedjan
• Veckovis iteration

Sprint 2: Projektmöten (v49-51)

• 2-3 utvalda projekt
• Test av skalbarhet
• Anpassning av mallar

Sprint 3: Utökning (v2-5)

• Gradvis fler mötestyper
• Systemintegrationer
• Automatiseringar

FAS 5: Införande (v6-11)

• Utbildning alla berörda
• Go-live per mötestyp
• Support och coaching
• Löpande justeringar

FAS 6: Uppföljning (v12-13)

• Mätning mot KPI:er
• Användarfeedback
• Systemoptimering
• Plan för 2026

10. KVALITETSSÄKRINGSCHECKLISTA

Processchecklista - Strukturerad mötesdokumentation

Kartläggning klar:

• [ ] Alla mötestyper identifierade
• [ ] Volymer och frekvenser dokumenterade
• [ ] Nuvarande problem kvantifierade per mötestyp
• [ ] Ansvariga identifierade

Processdesign klar:

• [ ] Målprocess definierad per mötestyp
• [ ] Mallar skapade och testade
• [ ] Systemarkitektur beslutad
• [ ] Integrationer specificerade

Pilot förberedd:

• [ ] Pilotgrupper utvalda
• [ ] Utbildningsmaterial klart
• [ ] Teknisk setup testad
• [ ] Backup-rutiner definierade

Mätning etablerad:

• [ ] KPI:er definierade
• [ ] Baseline uppmätt
• [ ] Dashboard uppsatt
• [ ] Uppföljningsrutiner klara

Nästa steg:

1. Workshop för processkartläggning (alla mötestyper)
2. Prioritering vilka mötestyper som ska in i pilot
3. Design av mallar och systemval
4. Test med ledningsgruppen
5. Gradvis utrullning

Projektet handlar inte om transkribering utan om att skapa en komplett mötesprocess från kallelse till uppföljning. Transkribering är bara ett verktyg i kedjan. Fokus ligger på:

• Standardisering utan att bli rigid
• Automatisering där det ger värde
• Tydligt ansvar genom hela kedjan
• Systematisk uppföljning av beslut och åtgärder
• Lätt att hitta information från tidigare möten