Fas 2 - Beslutsdokument för Investeringsgodkännande Fas 3 - Fas 6
Styrgrupp TakTema AI Automation Fas 2
Datum: 2025-10-07
BAKGRUND
Projektets ursprung och syfte
TakTema initierade i augusti 2025 ett AI-automationsprojekt enligt Optima-metodiken för att adressera kapacitetsbegränsningar i en växande marknad. Företaget hanterar cirka 750 offerter årligen men upplever flaskhalsar som begränsar tillväxtpotentialen utan att öka personalstyrkan proportionellt.
Genomförd analys (Fas 1-2)
Fas 1 - Nulägesanalys (augusti-september 2025)
- 9 djupintervjuer med nyckelpersoner
- Workshop med 5 deltagare (2025-09-09)
- Kartläggning av 110-145 timmars veckovis tidsspillan
- Identifiering av 12 potentiella automatiseringsmöjligheter
Fas 2 - Business Case-utveckling (september 2025)
- Workshop för validering (2025-09-24)
- Detaljerad analys av 11 möjligheter
- Ekonomisk verifiering med processägare
- NPV- och ROI-beräkningar över 3 år
- Komplexitetsanalys och beroendemappning
Nyckelinsikter
Analysen visade att organisationen årligen förlorar över 2,2 MSEK i ineffektiviteter, främst inom:
- Dokumenthantering: Kalkylatorer spenderar 30% av tiden på dokumentsökning
- Kontraktshantering: 500 000 kr/år i direkta missar från bristfällig kontraktsgranskning
- Mötesdokumentation: 67% av medarbetarna känner inte till befintliga transkriberingsfunktioner
- Fakturahantering: 30-40% av leverantörsfakturor kräver manuell korrigering
Strategisk möjlighet
Med rätt prioriterade AI-investeringar kan TakTema:
- Öka offertkapaciteten med upp till 50% utan nyanställningar
- Frigöra 110-145 timmar per vecka för värdeskapande arbete
- Realisera besparingar på 1,4-1,9 MSEK årligen
- Uppnå ROI inom 3-12 månader beroende på initiativ
Organisationen visar exceptionell förändringsberedskap (8-10/10) och har redan identifierat flera "quick wins" som kan implementeras omgående.
Detta beslutsdokument presenterar den prioriterade investeringsportföljen baserad på genomförd analys och validering med verksamheten.
1. SAMMANFATTNING FÖR BESLUT
Beslut som krävs:
- Godkännande av Quick Wins-paket: 327 200 kr
- Godkännande av Strategisk fas: 209 760 kr
- Bekräftelse av implementeringsordning
- Tillsättning av projektledare per initiativ
Total investering för godkännande: 536 960 kr
Förväntad årlig besparing: 1 387 220 kr
ROI: 4-6 månader
2. PORTFÖLJÖVERSIKT
Prioriterade initiativ (4 av 7)
| Initiativ | Årlig besparing | Investering År 1 | ROI | Komplexitet | Start |
|---|---|---|---|---|---|
| QUICK WINS | |||||
| BC4: Mötestranskribering | 382 000 kr | 73 200 kr | 3 mån | Låg (1.6) | V42 2025 |
| BC11: Leverantörsfaktura (Ek) | 69 800 kr | 60 000 kr | 10 mån | Låg (2.0) | V42 2025 |
| BC3: Kontraktsanalys | 541 000 kr | 194 000 kr | 5 mån | Medium (3.4) | V42 2025 |
| STRATEGISK | |||||
| BC2: AI-Dokumentanalys | 394 420 kr | 209 760 kr | 6 mån | Medium (3.0) | V2 2026 |
Uppskjutna initiativ (3 av 7)
- BC5: Leverantörsfaktura PL - Komplex, leverantörsberoende
- BC6: Systemintegration - Inväntar beslut om WorkCloud-uppgradering
- BC7: Tidsrapportering - För lång återbetalningstid
3. INVESTERINGSANALYS
Quick Wins-paket (Q4 2025)
- Total investering: 327 200 kr
- Årlig besparing: 992 800 kr
- Återbetalningstid: 4 månader
- Ansvarig: Se projektledartilldelning nedan
Strategisk fas (Q1 2026)
- Total investering: 209 760 kr
- Årlig besparing: 394 420 kr
- Återbetalningstid: 6 månader
- Ansvarig: Kalkylatorer
4. IMPLEMENTERINGSPLAN
Fas 1: Quick Wins (Oktober 2025 - Mars 2026)
| BC | Projektledare | Huvudanvändare | Tidplan |
|---|---|---|---|
| BC4 | Lars D (PL-E) | Rebecka E (PL-I) | V42-2025 → V12-2026 |
| BC11 | Lars D (PL-E) | Matilda B | V42-2025 → V51-2025 |
| BC3 | Lars D (PL-E) | Emil G | V42-2025 → V11-2026 |
Fas 2: Strategisk (Januari - Juni 2026)
| BC | Projektledare | Huvudanvändare | Tidplan |
|---|---|---|---|
| BC2 | Lars D (PL-E) | Mattias S/Karin A | V2-2026 → V25-2026 |
5. KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER
Tekniska beroenden:
- TakTema AI-plattform måste etableras
- Fortnox API-tillgång för BC11 och BC5
- Teams/Office 365 för BC4
Organisatoriska krav:
- GDPR-policy för BC4 (ev juridisk granskning)
- Intern projektledare
Risker att bevaka:
- AI-träffsäkerhet under utveckling
- Adoptionsgrad bland användare
6. FÖRVÄNTADE RESULTAT
År 1:
- Investering: 536 960 kr
- Besparing: 1 387 220 kr
- Nettovinst: 850 260 kr
3-års perspektiv:
- Total NPV: 3 802 970 kr
- Återbetalningstid: <6 månader
- Effektivitetsökning: 30-50% i berörda processer
7. BESLUTSPUNKTER
□ GODKÄNN Quick Wins-investering (327 200 kr)
□ GODKÄNN Strategisk fas (209 760 kr)
□ GODKÄNN Projektledartilldelningar enligt plan
□ GODKÄNN AI-plattformsetablering
□ BESLUTA om BC5 ska omvärderas Q2 2026
BILAGOR
- Detaljerad prioriteringsanalys
- Individuella projektplaner (BC2, BC3, BC4, BC11)
- Riskregister komplett
- Resursplan detaljerad