Sammanfattning

Process-översikt

• Processnamn: [Namn]
• Processägare: [Namn och roll]
• Dokumentationsdatum: [ÅÅÅÅ-MM-DD]
• Version: [1.0]
• Status: Nuvarande process före automatisering

Nyckeltal

• Genomloppstid: [X timmar/dagar]
• Antal steg: [Y st]
• Antal handoffs: [Z st]
• Felfrekvens: [Å %]
• Kostnad per transaktion: [Kr]

1. Processens syfte och omfattning

Syfte

[Beskrivning av vad processen ska åstadkomma]

Trigger

• Start-event: [Vad startar processen]
• Frekvens: [Hur ofta körs processen]
• Volym: [Antal per tidsenhet]

Output

• Leverans: [Vad processen producerar]
• Mottagare: [Vem tar emot resultatet]
• Format: [Hur leveransen ser ut]

Avgränsningar

• Startar vid: [Första steget]
• Slutar vid: [Sista steget]
• Inkluderar inte: [Vad som är utanför]

2. Processflöde AS-IS

Visuellt flöde

[Start] 
    ↓
[Steg 1: Mottagning] - Manual - 15 min
    ↓
[Steg 2: Granskning] - Manual - 30 min
    ↓
[Beslut: Godkänd?] 
    ├─Ja→ [Steg 3a: Registrering] - Semi-auto - 10 min
    └─Nej→ [Steg 3b: Retur] - Manual - 20 min
    ↓
[Steg 4: Bearbetning] - Manual - 45 min
    ↓
[Steg 5: Kvalitetskontroll] - Manual - 20 min
    ↓
[Steg 6: Leverans] - Manual - 10 min
    ↓
[Slut]

Total tid: 2.5 timmar (vid normalt flöde)

Detaljerade processteg

Steg	Aktivitet	Ansvarig	System	Input	Output	Tid	Typ
1	Mottagning av ärende	Handläggare	Email	Kundemail	Registrerat ärende	15 min	Manuell
2	Granskning	Specialist	Excel	Ärende	Bedömning	30 min	Manuell
3a	Registrering	Handläggare	CRM	Godkänt ärende	Case ID	10 min	Semi-auto
3b	Retur	Handläggare	Email	Ej godkänt	Returbesked	20 min	Manuell
4	Bearbetning	Specialist	Flera system	Case	Resultat	45 min	Manuell
5	Kvalitetskontroll	Kontrollant	Checklista	Resultat	Validerat	20 min	Manuell
6	Leverans	Handläggare	Email/Portal	Validerat	Levererat	10 min	Manuell

3. Roller och ansvar

Involverade roller

Roll	Antal personer	Huvudansvar	Tidsåtgång/dag	Kompetenskrav
Handläggare	3	Mottagning, registrering	4h	Grundläggande
Specialist	2	Granskning, bearbetning	6h	Expert
Kontrollant	1	Kvalitetssäkring	3h	Erfaren
Processägare	1	Övervakning	1h	Ledning

RACI-matris

Aktivitet	Handläggare	Specialist	Kontrollant	Processägare
Mottagning	R	I	-	I
Granskning	C	R	-	A
Registrering	R	C	-	I
Bearbetning	I	R	C	A
Kvalitetskontroll	I	C	R	A
Leverans	R	I	C	I

R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed

4. System och verktyg

Systemlandskap

System	Användning	Integration	Problem	Kostnad/år
Email	Kommunikation	Ingen	Ostrukturerat	Inkluderad
Excel	Databehandling	Manuell export	Versionshantering	5k
CRM	Ärendehantering	API finns	Långsam	50k
SharePoint	Dokumentlagring	Manuell	Sökbarhet	20k
[Legacy system]	Datahämtning	Ingen	Gammal teknik	100k

Dataflöde

Email → Copy/paste → Excel → Manuell inmatning → CRM
                          ↓
                    SharePoint ← Manuell uppladdning

5. Problem och flaskhalsar

Identifierade problem

Problem	Frekvens	Påverkan	Orsak	Konsekvens
Dubbel dataregistrering	Varje ärende	10 min extra	Ingen integration	Tidsspill, fel
Väntetid mellan steg	80% av ärenden	2h snitt	Handoffs	Lång genomloppstid
Fel i granskning	15%	Omarbete	Manuell process	Kvalitetsbrist
Förlorade dokument	5%	Kritisk	Email-kaos	Kundklagomål
Inkonsistent bedömning	20%	Varierande	Subjektivitet	Orättvisa

Flaskhalsanalys

Huvudflaskhals: Steg 4 - Bearbetning

• Kapacitet: 10 ärenden/dag
• Efterfrågan: 15 ärenden/dag
• Kö: Växande, 2-3 dagars väntetid

6. Tids- och kostnadsanalys

Tidsfördelning

Kategori	Tid per ärende	% av total	Värdeskapande
Värdeskapande arbete	45 min	30%	Ja
Väntetid	90 min	50%	Nej
Administration	20 min	13%	Nej
Omarbete/fel	10 min	7%	Nej
TOTAL	165 min	100%	30%

Kostnadskalkyl

Kostnadspost	Per ärende	Per månad	Per år
Personal	500 kr	150k	1.8M
System	50 kr	15k	180k
Overhead	100 kr	30k	360k
Felkostnader	75 kr	22.5k	270k
TOTAL	725 kr	217.5k	2.61M

7. Mätpunkter och KPI:er

Nuvarande mätning

KPI	Nuvarande värde	Mätmetod	Frekvens	Trend
Genomloppstid	2.5h aktiv + 2h väntan	Manuell	Månadsvis	↑ Ökande
Volym	30 ärenden/dag	System	Dagligen	→ Stabil
Felfrekvens	15%	Stickprov	Veckovis	→ Stabil
Kundnöjdhet	6/10	Enkät	Kvartalsvis	↓ Sjunkande
Kostnad/ärende	725 kr	Beräkning	Månadsvis	↑ Ökande

Datakvalitet för mätning

• Tillförlitlighet: Medel (manuell insamling)
• Täckning: 70% (alla ärenden registreras inte)
• Aktualitet: Fördröjd (månadsvis rapportering)

8. Compliance och regelefterlevnad

Regulatoriska krav

Krav	Källa	Hur uppfylls	Risk
GDPR	EU	Manuella rutiner	Medel
Arkivering	Nationell lag	SharePoint	Låg
Kvalitetsstandard	ISO	Checklistor	Medel
Svarstid	SLA	Prioritering	Hög

9. Förbättringsmöjligheter

Quick wins (kan göras direkt)

1. Standardisera mallar: Minska variation
2. Checklista digital: Snabbare kontroll
3. Automatisk kvittens: Bekräfta mottagning

Större förbättringar (kräver investering)

1. Systemintegration: Eliminera dubbelarbete
2. AI-granskning: Automatisk första bedömning
3. Workflowsystem: Automatiska handoffs

Prioriterad lista

Prioritet	Förbättring	Potential	Investering
1	AI-granskning	-30 min/ärende	100k
2	Integration	-20 min/ärende	50k
3	Workflow	-60 min väntetid	150k

10. Riskanalys av nuvarande process

Processrisker

Risk	Sannolikhet	Konsekvens	Riskvärde	Hantering
Nyckelperson slutar	Medel	Hög	6	Ingen backup
Systemhaveri	Låg	Kritisk	6	Manuell workaround
Volymökning >50%	Medel	Hög	6	Ingen skalbarhet
Compliance-brott	Låg	Hög	4	Manuella kontroller

Bilagor

Bilaga A: Detaljerat processflöde

[BPMN-diagram eller motsvarande]

Bilaga B: Systembeskrivningar

[Teknisk dokumentation]

Bilaga C: Exempeldata

[Verkliga exempel på ärenden]

Bilaga D: Tidsstudier

[Detaljerade mätningar]

---

Dokumentinformation

• Dokumenterat av: [Namn]
• Granskad av: [Processägare]
• Godkänd av: [Chef]
• Nästa revision: [Efter automatisering]

Denna AS-IS dokumentation utgör baslinjen för processförbättring och automatisering i FASM-sprinten.