BC04 - FAS 3-dokumentation - Mötestranskribering

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Extraherad data från Business Case
2. Förberedelseformulär - Förfyllt
3. Workshop-agenda - Anpassad
4. Intervjufrågor - Förberedda
5. Datainsamlingsmatrix - Förfylld
6. Riskregister - Förifyllt
7. Framgångskriterier - Från BC
8. Kontextbehov - Hypoteser
9. Implementationsplan - Hypotes
10. Kvalitetssäkringschecklista

1. EXTRAHERAD DATA FRÅN BUSINESS CASE

Grundläggande processinformation:

• Processnamn: Mötestranskribering - Systematisk mötesdokumentation
• Projektkod: TRANS-2025-BC4
• Processägare: Liza Fyhr (PÄ)
• Årlig volym: 53 Teams-möten/vecka (2 491 möten/år)
• Nuvarande tid per vecka: 13,5 timmar organisatoriskt
• Felfrekvens: 62% av möten dokumenteras ej ordentligt
• Årlig kostnadspåverkan: 515 605 kr

Problem från BC:

1. Bristfällig mötesdokumentation - 67% känner inte till att Teams transkribering finns
2. Missförstånd om beslut - 8 per månad
3. Glömda uppgifter - 24 per månad
4. Dubbeljobb - 20 fall per månad
5. Tommy dokumenterar inte själv - 0 tim/vecka
6. Konflikter om vem som sa vad - 5 per kvartal

Föreslagen lösning:

• Aktivera och implementera Teams transkribering för systematisk dokumentation
• Start med 5 pilotanvändare år 1, utökning till 15 användare år 2
• Gradvis införande genom utbildning och policyutveckling

Ekonomiska nyckeltal:

• Investering År 1: 73 200 kr
• Årlig drift (År 2+): 46 320 kr
• Årlig besparing: 380 528 kr (efter licenskostnader)
• ROI: 3 månader
• NPV 3 år: 806 000 kr

2. FÖRBEREDELSEFORMULÄR - FÖRFYLLT

Grundläggande processinformation:

• Processnamn: Mötestranskribering - Systematisk mötesdokumentation
• Processägare: Liza Fyhr (PÄ)
• Årlig volym: 53 Teams-möten/vecka × 47 veckor = 2 491 möten/år
• Antal involverade personer: Alla anställda, särskilt ledningen, projektledare, ledningsgrupp
• Nuvarande tid per vecka: 13,5 timmar organisatoriskt
• Uppskattad fel-/omarbetningsgrad: 62% av möten dokumenteras ej ordentligt
• Årlig kostnadspåverkan: 515 605 kr

Problem från BC:

• Huvudproblem: Bristfällig mötesdokumentation, 67% känner inte till funktionen
• Kvantifierad påverkan: 13,5 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr = 515 605 kr/år
• Kvalitetsproblem:
  • 67% känner inte till att transkribering finns
  • 8 missförstånd/månad om beslut
  • 24 glömda uppgifter/månad
  • 20 fall dubbeljobb/månad
  • Tommy dokumenterar 0 tim/vecka själv
  • 5 konflikter/kvartal om vem som sa vad

BEHÖVER KLARGÖRAS I WORKSHOP:

• [ ] Exakta processteg för mötesdokumentation (5-10 st)
• [ ] Vilka mötestyper ska prioriteras för transkribering
• [ ] Beslutspunkter och regler för obligatorisk transkribering
• [ ] Systemnamn och API-tillgänglighet (Teams-version)
• [ ] Konkreta exempel på missförstånd och dubbeljobb
• [ ] GDPR-aspekter för inspelning av känsliga möten
• [ ] Lagringsstruktur och åtkomst till transkriberade möten

3. WORKSHOP-AGENDA - ANPASSAD

Datum: [TBD]

Deltagare: Liza Fyhr (PÄ), Lars Diethelm (PL), Tommy, Linus, Johannes, IT-support, GDPR-jurist

Tidsschema (anpassat efter processens komplexitet)

08:30-08:45 - Validering av BC-data

• Bekräfta: 53 möten/vecka, 13,5 tim tidsspillan, 515 605 kr/år
• Validera: 67% känner inte till funktionen
• Uppdatera om nödvändigt

08:45-10:15 - Processdekomponering
Fokus: Nuvarande mötesdokumentationsprocess

• Identifiera 5-10 huvudsteg i dokumentationsprocessen
• Kartlägga vem som dokumenterar vad idag
• Tidsmätning per steg
• Var i processen fallerar dokumentation?

10:30-11:30 - Problemfördjupning
Specifikt för denna process:

• Missförstånd om beslut: Var uppstår de 8/månad?
• Glömda uppgifter: Vilka 24/månad glöms bort?
• Dubbeljobb: Exempel på de 20 fallen/månad?
• Tommy's 0 tim dokumentation: Varför?

11:30-12:00 - Systemkartläggning Kända system: Microsoft Teams
Att identifiera:

• [ ] Teams-version och konfiguration
• [ ] Licenser (Premium eller standard?)
• [ ] Integration med andra system
• [ ] API-möjligheter för automation
• [ ] Alternativa transkriberingslösningar

13:00-14:00 - Kontextbehov och GDPR
För att lösa: "67% känner inte till funktionen"

• Vilka möten får/ska spelas in?
• Hur hanteras extern medverkan?
• Lagringstid och gallring
• Åtkomst och behörigheter
• Känslig information och personuppgifter

14:00-15:00 - Validering mot BC

• Stämmer 13,5 tim/vecka?
• Stämmer 8 missförstånd/månad?
• Stämmer 515 605 kr/år?
• Är 5 pilotanvändare år 1 realistiskt?

4. INTERVJUFRÅGOR - FÖRBEREDDA

VALIDERING AV BC-DATA

□ "BC säger att ni har 53 Teams-möten/vecka. Stämmer det fortfarande?"
□ "13,5 timmar/vecka på problemhantering. Är det korrekt?"
□ "67% känner inte till att funktionen finns. Hur mättes detta?"
□ "Tommy dokumenterar 0 tim/vecka. Bekräfta?"

PROCESSFÖRDJUPNING

Baserat på problem "Missförstånd om beslut (8/månad)":
□ "I vilket steg fattas beslut som senare missförstås?"
□ "Hur kommuniceras beslut efter möten idag?"
□ "Vad händer när olika personer minns olika?"
□ "Ge exempel på typiska missförstånd"

Baserat på problem "Glömda uppgifter (24/månad)":
□ "Hur fördelas uppgifter efter möten?"
□ "Var dokumenteras åtgärdspunkter?"
□ "Hur följs uppgifter upp?"
□ "Vilka typer av uppgifter glöms oftast?"

Baserat på problem "Tommy dokumenterar inte själv":
□ "Varför dokumenterar inte Tommy själv?"
□ "Vem dokumenterar Tommy's möten idag?"
□ "Hur många möten har Tommy per vecka?"
□ "Vad skulle krävas för att Tommy ska dokumentera?"

SYSTEMSPECIFIKA FRÅGOR

□ "Vilken version av Teams använder ni?"
□ "Har ni Teams Premium eller standard?"
□ "Finns transkribering aktiverat i admin center?"
□ "Vilka andra system för dokumentation används?"
□ "Hur lagras mötesanteckningar idag?"
□ "Finns API-dokumentation tillgänglig?"

KONTEXTBEHOV FÖR TRANSKRIBERING

□ "Vilka mötestyper ska obligatoriskt transkriberas?"
□ "Hur ska transkriberingen struktureras?"
□ "Vem ska ha tillgång till transkriptionerna?"
□ "Hur ska känslig information hanteras?"
□ "Behövs särskilda mallar för olika mötestyper?"

GDPR OCH COMPLIANCE

□ "Finns befintlig policy för inspelning av möten?"
□ "Hur informeras externa deltagare?"
□ "Behövs samtycke från alla deltagare?"
□ "Hur länge ska transkriptioner sparas?"
□ "Vem ansvarar för gallring?"
□ "Behövs facklig förhandling?"

5. DATAINSAMLINGSMATRIX - FÖRFYLLD

6. RISKREGISTER - FÖRIFYLLT

7. FRAMGÅNGSKRITERIER - FRÅN BC

Kvantifierade mål:

• Tidsbesparing: 13,5 tim/vecka → 4-5 tim/vecka (70% reduktion)
• Dokumentationsgrad: 38% → >80% av möten
• Missförstånd: 8/månad → 2/månad (75% reduktion)
• Glömda uppgifter: 24/månad → 6/månad (75% reduktion)
• ROI: 3 månader
• Årlig besparing: 380 528 kr

Att validera i FAS 3:

• [ ] Är 70% tidsbesparing realistisk?
• [ ] Kan 80% dokumentationsgrad uppnås?
• [ ] Vilka möten kan INTE transkriberas?
• [ ] Vad kräver fortfarande manuell dokumentation?
• [ ] Finns tekniska begränsningar?

8. KONTEXTBEHOV - HYPOTESER

För att lösa "67% känner inte till funktionen":

Trolig kontext som behövs:

1. Informationskampanj
   • Visualisering av funktionen
   • Steg-för-steg instruktioner
   • Fördelar med transkribering
   • Best practice exempel
2. Teknisk konfiguration
   • Aktivering i Teams Admin Center
   • Standardinställningar för möten
   • Automatisk aktivering där möjligt
   • Integration med kalender
3. Mötestyper och regler
   • Lista över obligatoriska möten
   • När transkribering ska användas
   • Undantag och känsliga möten
   • Externa möten
4. Lagringsstruktur
   • Var sparas transkriptioner
   • Namngivningsstandard
   • Åtkomst och behörigheter
   • Gallringsrutiner

ATT VALIDERA:

• [ ] Finns Teams Premium eller behövs det?
• [ ] Kan vi få exempel på typiska missförstånd?
• [ ] Vilka möten är mest kritiska att dokumentera?
• [ ] Finns befintlig GDPR-policy för inspelning?
• [ ] Har vi resurser för utbildning?

9. IMPLEMENTATIONSPLAN - HYPOTES

Fas 3: Förberedelse & Kunskap (Vecka 42-45)

• Informationskampanj om projektet och transkriberingsfunktionen
• GDPR-utredning och juridisk granskning
• Policy-utveckling för mötesdokumentation
• Val av pilotsystem (Teams eller alternativ)

Leveranser:

• Godkänd GDPR-policy
• Informationsmaterial
• Utbildningsplan

Fas 4: FASM-sprintar (Vecka 46-53 + Vecka 2-5)

Sprint 1 - Förenkla (v46-48):

• Kartläggning av nuvarande dokumentationsprocesser
• Identifiering av överflödiga moment
• Standardisering av mötestyper

Sprint 2 - Automatisera (v49-51):

• Teknisk implementation för pilotgrupp (5 användare)
• Konfiguration av automatiska inställningar
• Test av transkriberingsfunktionen

Sprint 3 - Standardisera (v52-53, v2-3):

• Utveckling av dokumentationsmallar
• Skapande av best practice-rutiner
• Integration i befintliga processer

Sprint 4 - Mäta (v4-5):

• Uppsättning av KPI-mätning
• Baseline-mätning före full implementation
• Kvalitetssäkring av transkribering

Leveranser:

• Förenklad dokumentationsprocess
• Aktiverad transkribering för pilotgrupp
• Standardrutiner och mallar
• KPI-dashboard

Fas 5: Införande (Vecka 6-11)

• Utbildning för 10 nyckelpersoner
• Pilot med 5 användare i projektledarmöten
• Löpande support och coachning
• Successiv utökning av användargruppen

Leveranser:

• Genomförda utbildningar
• Fungerande pilot
• Användarmanual
• Support-struktur

Fas 6: Uppföljning (Vecka 12-13)

• Utvärdering mot uppsatta KPI:er
• Lessons learned workshop
• Planering för År 2-utökning
• Överföring till förvaltning

Leveranser:

• Slutrapport med resultat
• Förbättringsförslag
• Skalningsplan för År 2
• Överlämning till drift

10. KVALITETSSÄKRINGSCHECKLISTA

LLM ska alltid:

• [x] Markera osäker data med [BEHÖVER VALIDERAS]
• [x] Lista vad som saknas från BC
• [x] Generera hypoteser när information saknas
• [x] Skapa valideringsfrågor för alla antaganden
• [x] Behålla BC:s kvantifiering för validering

Extraherad data:

• [x] Process: Mötestranskribering - Systematisk mötesdokumentation
• [x] Problem: 67% känner inte till att transkribering finns
• [x] Kostnad: 515 605 kr/år
• [x] Processägare: Liza Fyhr [BEHÖVER VALIDERAS]
• [x] Volym: 53 Teams-möten/vecka
• [x] ROI: 3 månader

Behöver klargöras:

• [x] Exakta processteg för hur möten dokumenteras idag
• [x] Vilka mötestyper som ska prioriteras för transkribering
• [x] GDPR-hantering för inspelning av möten med externa
• [x] Teknisk konfiguration av Teams eller alternativ lösning
• [x] Konkreta exempel på de 8 missförstånden/månad
• [x] Varför Tommy dokumenterar 0 tim/vecka

Förberett för workshop:

• [x] Anpassad agenda med fokus på 67% okännedom
• [x] 35 förberedda intervjufrågor baserade på BC-data
• [x] Datainsamlingsmatriser för validering
• [x] GDPR-checklista för känsliga möten
• [x] Implementationsplan enligt OPTIMA-metodiken

Nästa steg:

1. Validera processägare (Liza Fyhr?)
2. Bekräfta Teams-version och licenser
3. Genomföra GDPR-utredning
4. Identifiera 5 pilotanvändare
5. Utveckla informationskampanj för de 67% som inte känner till funktionen

Dokumentstatus:

• Version: 1.0
• Skapad: 2025-10-13
• Baserad på: Business Case BC4 Mötestranskribering
• ROI: 3 månader
• NPV 3 år: 806 000 kr

Notering: Särskilt fokus bör läggas på informationskampanjen eftersom huvudproblemet är att 67% av organisationen inte känner till att funktionen finns. Detta indikerar att teknisk lösning redan finns men behöver aktiveras och kommuniceras.