Logga in Prenumerera
Av Lars Diethelm • 03 okt 2025 • 4 min read

Fas 2 - Beslutsdokument - Bilaga 2.1: BC2 - AI-Dokumentanalys - Projektplan

Fas 2 - Beslutsdokument - Bilaga 2.1 - BC2 - AI-Dokumentanalys - Projektplan
Fas 2 - Beslutsdokument - Bilaga 2.1 - BC2 - AI-Dokumentanalys - Projektplan.pdf
368 KB
download-circle

1. Projektöversikt

Projektinformation

  • Projektnamn: AI Dokumentanalys & Automatiseringssystem (BC 2)
  • Projektkod: AIDA-2025-BC2
  • Projektägare: Emil Gråberg (PÄ)
  • Projektledare: Lars Diethelm (PL)
  • Projektteam:
    • Lars Diethelm (PL-Extern),
    • Rebecka Englund (PL-Intern, WorkCloud, Gula Mappar),
    • Mattias Svensson (Kalkylator/Sälj),
    • Karin Asp (Kalkylator)
  • Startdatum: 2026-01-05 (Vecka 1)
  • Slutdatum: 2026-06-15
  • Total tidsram: 5,5 månader
  • Budget: 255 760 kr (År 1) + 46 000 kr (Årlig drift)

Målbild från Business Case

Problem: Kalkylatorer spenderar 30% av offerttiden på dokumentsökning, plus 15 min per förfrågan på initial granskning och prioritering.

Lösning: AI-driven dokumentanalys för ALLA inkommande förfrågningar med automatisk prioritering, CRM-uppdatering och dokumenthantering.

Förväntad nytta:

  • ROI: 6 månader
  • NPV 3 år: 852 000 kr
  • Årlig besparing: 394 420 kr

Projektomfattning

Inkluderat:

  • AI-system som analyserar alla 550 förfrågningar/år
  • Automatisk prioritering med definierade parametrar
  • CRM-integration med automatisk uppdatering
  • Dokumenthanteringsintegration
  • Djupanalys för 40 komplexa offerter/år

Exkluderat:

  • Ändringar i befintlig säljprocess utöver dokumenthantering
  • Modifiering av CRM-kärnfunktionalitet
  • Förändring av offertmallar

2. Fasindelning enligt Optima-metodik

Fas 1: Förstudie (Genomförd)

Möjlighet 2 prioriterad

Fas 2: Målbild & Krav (Pågående)

Business Case 2 framtagen och prioriterad

Fas 3: Förberedelse & Kunskap (4 veckor)

Period: Vecka 2-5 (Januari 2026)

3.1 Teknisk förberedelse

  • API-tillgång till CRM-system säkerställd
  • Testmiljö uppsatt
  • Infrastruktur förberedd

3.2 Dataförberedelse

  • Historisk data från 550 förfrågningar analyserad
  • Prioriteringskriterier definierade (storlek, marginal, komplexitet, kund)
  • Träningsdata för AI förberedd

3.3 Säkerhet & GDPR

  • Säkerhetsanalys genomförd
  • GDPR-konsekvensbedömning
  • Datahanteringsrutiner dokumenterade

3.4 Kompetensutveckling

  • Utbildningsplan framtagen
  • Nyckelpersoner identifierade
  • Initial utbildning genomförd (1 dag × 4 personer)

Beslutspunkt BP3: Godkännande att gå vidare till FASM-sprintar

Fas 4: FASM-sprintar (10 veckor)

Period: Vecka 06-15 (Februari 2026 - April 2026)

FASM = Förenkla, Automatisera, Standardisera, Mäta

Sprint 1: AI-Kärna (3 veckor)

  • Analysmodul för dokumentbehandling
  • Initial träning av AI-modell
  • Basintegration med testdata

Sprint Demo: Demonstration av dokumentanalys

Sprint 2: Prioritering & CRM (3 veckor)

  • Prioriteringsalgoritm implementerad
  • CRM-integration utvecklad
  • Automatisk flaggning och uppdatering

Sprint Demo: Automatisk prioritering och CRM-uppdatering

Sprint 3: Dokumenthantering & Översikt (4 veckor)

  • Integration med dokumentmappar
  • Automatisk uppladdning
  • Översiktsdokument-generator

Sprint Demo: Komplett arbetsflöde från förfrågan till dokumenterad offert

Beslutspunkt BP4: Godkännande för pilotimplementation

Fas 5: Införande (8 veckor)

Period: Vecka 16-23 (April - Juni 2026)

5.1 Pilotimplementation (4 veckor)

  • 2 erfarna användare
  • 20% av inkommande förfrågningar
  • Parallellkörning med manuell process
  • Daglig uppföljning och justering

Milstolpe: Pilotvalidering genomförd

5.2 Utrullning (2 veckor)

  • Gradvis ökning till alla användare
  • 100% av förfrågningar
  • Support på plats

5.3 Stabilisering (2 veckor)

  • Finjustering baserat på feedback
  • Prestandaoptimering
  • Dokumentation färdigställd

Beslutspunkt BP5: Go-live beslut

Fas 6: Uppföljning (2 veckor)

Period: Vecka 24-25 (Juni 2026)

6.1 Utvärdering

  • Nyttorealisering mäts
  • KPI-uppföljning
  • Användarutvärdering

6.2 Överföring

  • Överlämning till förvaltning
  • Kunskapsöverföring
  • Lessons learned workshop

3. Work Breakdown Structure (WBS)

AI-Dokumentanalys [AIDA-2025-BC2]
├── 1. Projektledning [PL]
│   ├── 1.1 Projektplanering
│   ├── 1.2 Styrgruppsmöten (månadsvis)
│   ├── 1.3 Statusrapportering
│   └── 1.4 Projektavslut
│
├── 2. Fas 3: Förberedelse & Kunskap [F3]
│   ├── 2.1 Teknisk setup
│   ├── 2.2 Dataanalys & förberedelse
│   ├── 2.3 Säkerhet & compliance
│   └── 2.4 Kompetensbyggande
│
├── 3. Fas 4: FASM-sprintar [F4]
│   ├── 3.1 Sprint 1 - AI-kärna
│   ├── 3.2 Sprint 2 - Prioritering & CRM
│   └── 3.3 Sprint 3 - Dokumenthantering
│
├── 4. Fas 5: Införande [F5]
│   ├── 4.1 Pilot (2 användare, 20%)
│   ├── 4.2 Utrullning (alla användare)
│   └── 4.3 Stabilisering
│
└── 5. Fas 6: Uppföljning [F6]
    ├── 5.1 Utvärdering & mätning
    └── 5.2 Överföring till förvaltning

4. Tidplan - Gantt-schema

Aktivitet V2-5 V6-8 V9-11 V12-15 V16-19 V20-21 V22-23 V24-25
Fas 3: Förberedelse ███ ██████
Teknisk setup ███ ███
Dataförberedelse ██ █████
Säkerhet & GDPR ████
Fas 4: FASM ██████ ██████ ██████
Sprint 1 ██████ ███
Sprint 2 ████ ████
Sprint 3 ████ ████
Fas 5: Införande ████ ██████
Pilot ████ ████
Utrullning ████
Fas 6: Uppföljning ██████

5. Resursplan

Resursmatris per Fas

Resurs Kostnad/tim Fas 3 Fas 4 Fas 5 Fas 6 Total
Projektledning (P) - - - - - -
Automationsutveckling (A) 1 500 kr 17h 75h 17h 0h 109h
Implementeringssäkring (I) 1 500 kr 9h 0h 7h 0h 16h
Interna resurser 430 kr 19h 47h 35h 7h 108h

Kompetensmatris

Kompetens Behov Tillgängligt Gap Åtgärd
Automationsutveckling Hög Medel Nej -
Processkunskap Hög Hög Nej -
CRM-integration Medel Medel Nej -
Change Management Medel Medel Nej -

6. Budget och Kostnadsplan

Investering År 1: 255 760 kr

Kostnadskategori Fas 3 Fas 4 Fas 5 Fas 6 Total
AI-licenser (4 användare) 2 000 6 000 10 000 6 000 24 000
Automationsutveckling (A) 25 000 75 000 25 000 - 125 000
CRM-integration (A) - 22 000 - - 22 000
Dokumentintegration (A) - 15 000 - - 15 000
Utbildning (I) 13 760 - - - 13 760
Pilotfas (I) - - 10 000 - 10 000
Interna resurser 8 000 20 000 15 000 3 000 46 000
Summa per fas 48 760 138 000 60 000 9 000 255 760

Driftkostnad År 2+: 46 000 kr/år

  • Licenser: 24 000 kr
  • Support & uppdateringar: 22 000 kr

7. Kommunikationsplan

Intressentmatris

Intressent Informationsbehov Kanal Frekvens Ansvarig
Styrgrupp Beslut, status Möte Månadsvis PL
Projektteam Detaljerad info Teams Veckovis PL
Användare Framsteg Email Veckovis PL
Ledning Översikt Dashboard Månadsvis PL

Mötesstruktur

Möte Syfte Deltagare Frekvens Längd
Veckomöte Synk Team Fredagar 15 min
Sprint planning Planering Team Var 3:e vecka 2h
Sprint demo Demonstration Team + Styrgrupp Efter varje sprint 1h
Styrgruppsmöte Beslut Styrgrupp Månadsvis 1h
Retrospektiv Lärande Team Efter varje sprint 1h

8. Kvalitetsplan

Kvalitetssäkringsaktiviteter per Fas

Fas QA-aktivitet Metod Ansvarig Kriterier
Fas 3 Design review Peer review Teknikledare Checklistor
Fas 4 Sprint demo Demonstration Produktägare Acceptans
Fas 5 User acceptance Testing Användare Testfall
Fas 6 Slutgranskning Audit QA Standarder

KPI:er för Projektuppföljning

KPI Mål Mätfrekvens Ansvarig
Dokumentbehandlingstid <36 min/komplex offert Veckovis PL
Prioriteringsträffsäkerhet >90% Per sprint QA
Systemtillgänglighet >99% Dagligen IT
Användaradoption >80% Månadsvis PL

9. Riskhanteringsplan

Riskregister (Top 5)

ID Risk S P Värde Strategi Ägare
R01 Integrationskomplexitet CRM M H 6 Mitigera: Fasad implementation Teknik
R02 Datakvalitet för prioritering M M 4 Mitigera: Datarensning Process
R03 Användarmotstånd L H 3 Mitigera: Change management PL
R04 AI-träffsäkerhet under mål M M 4 Acceptera: Manuell översyn Teknik
R05 Skalbarhetsproblem L M 2 Överföra: Molnlösning IT

S = Sannolikhet (H/M/L), P = Påverkan (H/M/L)

Riskresponsplan

R01: Integrationskomplexitet CRM

  • Trigger: API-tester misslyckas
  • Respons: Teknisk expert inkopplas
  • Fallback: Semiautomatisk lösning
  • Reserv: 20h konsulttid

10. Change Management

Förändringshanteringsprocess

  1. Change Request (CR) submission
  2. Impact assessment
  3. Change Control Board (CCB) review
  4. Beslut
  5. Implementation
  6. Verifiering

Change Control Board

  • Ordförande: Projektägare
  • Medlemmar: PL, Teknikledare (Ulf C), Processägare (Mattias S)
  • Mötesfrekvens: Vid behov
  • Beslutskriterier: Impact, kostnad, tid

11. Uppföljning och Styrning

Statusrapportering

  • Veckorapport: Kort status, issues, nästa vecka
  • Månadsrapport: Detaljerad med KPI, risker, prognos
  • Fasrapport: Vid varje beslutspunkt
  • Slutrapport: Komplett projektdokumentation

Earned Value Management (EVM)

Tidpunkt PV% Milstolpe
Fas 3 slut 19% Förberedelse klar
Fas 4 slut 73% FASM-sprintar klara
Fas 5 slut 96% Implementering klar
Fas 6 slut 100% Projekt avslutat

12. Projektavslut

Aktiviteter

  1. Slutleverans och godkännande
  2. Överföring till förvaltning
  3. Lessons learned workshop
  4. Projektdokumentation arkivering
  5. Resursfrigörande
  6. Slutrapport till styrgrupp

Överlämning till Förvaltning

  • Systemdokumentation
  • Användarmanual
  • Supportrutiner
  • Driftsinstruktioner
  • Utbildningsmaterial

Projektgodkännande

Roll Namn Datum Signatur
Projektägare & Styrgruppsordförande Emil Gråberg _______ _______
Extern Projektledare Lars Diethelm _______ _______
Intern Projektledare Rebecka Englund _______ _______

Dokumentinformation

  • Version: 1.0
  • Skapad: 2025-10-01
  • Senast uppdaterad: 2025-10-01
  • Nästa revision: Vid beslutspunkt BP3