Dokumentversion: 1.1
Senast uppdaterad: 2025-09-05
Nästa planerade uppdatering: 2025-09-16 (efter styrgruppsmöte)
Övergripande projektlinje
Aug 2025 Sep Okt Nov Dec Jan 2026 Feb Mar
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
[Fas 1: Insikt & Nuläge ]
[Fas 2: Målbild ]
[Fas 3: Förberedelse ]
[Fas 4: Prototyp & Test ]
[Fas 5: Införande ]
[Fas 6: Uppföljning ]
Fas 1: Insikt & Nuläge (Hybrid AI-intervju + Workshop)
Period: Augusti - September 2025
Status: ⏳ Startar efter styrgruppsmöte
Metod: Hybrid AI-intervju + Workshop enligt OPTIMA
Detaljerad genomförandeplan Fas 1
| Vecka |
Aktivitet |
Deltagare |
Format |
Output |
| v35 (25-29 aug) |
|
|
|
|
| 29 aug |
Avstämningsmöte inför projektstart |
Lars, Liza, Emil |
1h möte |
Beslutad tidplan, roller |
| v36 (1-5 sep) |
|
|
|
|
| 1-2 sep |
Initial kontakt Lars & Taktema deltagare |
Lars, Liza, Emil, Linus, Mattias |
15 min/person telefon |
Bokade Intervjuer (AI/HI) |
| 3-5 sep |
Individuella AI/HI-intervjuer |
Liza, Emil, Linus, Mattias |
20-30 min digital |
Transkriberat material |
| 5 sep |
Analys & bearbetning |
Lars |
3h arbete |
Trendanalys, mönster |
| v37 (8-12 sep) |
|
|
|
|
| 8 sep |
HI uppföljning vid behov |
Vissa deltagare |
15-20 min/person |
Validerade insikter |
| 5-8 sep |
Workshop-förberedelse |
Lars |
4h arbete |
Agenda, material |
| 09 sep |
WORKSHOP |
Alla + konsult |
3h fysiskt möte |
OPTIMERINGSCANVAS |
| 12 sep |
Rapportskrivning |
Lars |
4h arbete |
Draft Fas 1-rapport |
| v38 (15-19 sep) |
|
|
|
|
| 15 sep |
Rapportfinalisering |
Lars |
2h arbete |
Färdig rapport |
| 16 sep |
Fas 1 leverans & presentation |
Styrgrupp, digitalt |
1h möte |
Godkänd Fas 1 |
Leverabler Fas 1
- ✅ Nulägesrapport med övergripande insikter
- ✅ OPTIMERINGSCANVAS (validerad av gruppen)
- ✅ Identifierad flaskhals med förklaring
- ✅ Lista på nyckelområden med förbättringspotential
- ✅ Prioriterad lista med 3-5 fokusområden för Fas 2
Fas 2: Målbild & Prioritering
Period: September - Oktober 2025
Status: ⏳ Planerad
Detaljerad genomförandeplan Fas 2
| Vecka |
Aktivitet |
Format |
Output |
| v38 (15-19 sep) |
|
|
|
| 15-19 sep |
Förberedelse, distribution och urvärdering av business case frågebatterier. |
Skrivbordsarbete |
Underlag för workshop |
| v39 (22-26 sep) |
|
|
|
| 24 sep |
Workshop: Målbildsarbete |
4h workshop |
Genomgång Fas 2 material |
| 25-26 sep |
Upparbeting av material |
Skrivbordsarbete |
Material uppdaterad |
| v40/41 (29 sep - 7 okt) |
|
|
|
| 30 sep |
Dokumentation målbild |
Konsultarbete |
Målbildsdokument |
| 1 okt |
Beslutsunderlag |
Konsultarbete |
Styrgruppspresentation |
| 7 okt |
Styrgruppsmöte: Beslut |
2h möte |
Beslutade prioriteringar |
Leverabler Fas 2
- ✅ Målbildskarta med TO-BE processer
- ✅ Prioriteringsmatris (Impact/Effort)
- ✅ 1-3 valda AI-automationsområden
- ✅ Business case med ROI-kalkyl
- ✅ Detaljerad projektplan för Fas 3-4
Fas 3: Förberedelse & Kunskap
Period: Oktober 2025
Status: ⏳ Planerad
| Aktivitet |
Start |
Slut |
Status |
Ansvarig |
| Systemintegration-inventering |
2025-10-08 |
2025-10-10 |
⏳ Planerad |
Ulf C |
| GDPR & säkerhetsgranskning |
2025-10-08 |
2025-10-17 |
⏳ Planerad |
Lars/Liza |
| Testdata-förberedelse |
2025-10-13 |
2025-10-24 |
⏳ Planerad |
Team |
| AI-plattform etablering |
2025-10-20 |
2025-10-31 |
⏳ Planerad |
Ulf C |
| Teknisk plattform klar |
2025-10-31 |
2025-10-31 |
⏳ Planerad |
Ulf C |
Fas 4: Prototyp & Test (FASM-sprintar)
Period: November 2025
Status: ⏳ Planerad
Mål: Minst 1 fungerande prototyp demonstrerad
Sprint-struktur (per automationsområde)
| Sprint |
Vecka |
Fokus |
Leverabel |
| Sprint 1 |
v45 (3-7 nov) |
Förenkla process |
Förenklad processdesign |
| Sprint 2 |
v46 (10-14 nov) |
Automatisera med AI |
Första AI-implementation |
| Sprint 3 |
v47 (17-21 nov) |
Standardisera & Testa |
Testad prototyp |
| Sprint 4 |
v48 (24-28 nov) |
Mäta & Justera |
Optimerad prototyp |
| Demo |
28 nov |
Prototypdemonstration |
Fungerande prototyp(er) |
Fas 5: Införande & Uppskalning
Period: December 2025 - Januari 2026
Status: ⏳ Planerad
| Aktivitet |
Period |
Status |
Ansvarig |
| Processflöden & dokumentation |
1-12 dec |
⏳ Planerad |
Team |
| Användarutbildning |
15-19 dec |
⏳ Planerad |
Lars/Ulf |
| KPI-uppsättning & mätning |
8-12 dec |
⏳ Planerad |
Lars D |
| Pilotdrift |
Jan 2026 |
⏳ Planerad |
Team |
| Produktionssättning |
Feb 2026 |
⏳ Planerad |
Ulf C |
Fas 6: Uppföljning & Spridning
Period: Februari - Mars 2026
Status: ⏳ Planerad
| Aktivitet |
Period |
Status |
Ansvarig |
| Resultatutvärdering |
Feb 2026 |
⏳ Planerad |
Lars D |
| Användarintervjuer |
Feb 2026 |
⏳ Planerad |
Team |
| Slutrapport |
Mars 2026 |
⏳ Planerad |
Lars D |
| Projektavslut |
31 mars 2026 |
⏳ Planerad |
Alla |
Kritiska milstolpar (uppdaterad)
| # |
Datum |
Milstolpe |
Status |
Beroenden |
| M0 |
2025-08-28 |
Avstämningsmöte |
⏳ Planerad |
Projektbeslut |
| M1 |
2025-09-17 |
Fas 1 komplett - Nulägesrapport |
⏳ Planerad |
AI-intervjuer + Workshop |
| M2 |
2025-10-02 |
Fas 2 komplett - Prioriteringar beslutade |
⏳ Planerad |
M1 + Målbildsworkshop |
| M3 |
2025-10-31 |
Teknisk plattform etablerad |
⏳ Planerad |
M2 + Systemintegration |
| M4 |
2025-11-28 |
Första prototyp demonstrerad |
⏳ Planerad |
M3 + FASM-sprintar |
| M5 |
2026-02-28 |
AI-lösningar i produktion |
⏳ Planerad |
M4 + Pilotdrift |
| M6 |
2026-03-31 |
Projektavslut |
⏳ Planerad |
M5 + Slutrapport |
Resurstillgänglighet Fas 1-2 (detaljerad)
Konsultinsats (Ahrens)
| Aktivitet |
Lars D |
Ulf C |
AI-system |
Total |
| Initial kontakt (v35) |
2h |
- |
- |
2h |
| AI-förberedelse (v36) |
3h |
2h |
- |
5h |
| AI-intervjuer (v36) |
- |
1h |
2h |
3h |
| Uppföljningssamtal (v37) |
2h |
- |
- |
2h |
| Workshop (v37) |
4h |
- |
- |
4h |
| Rapportskrivning (v37-38) |
6h |
- |
1h |
7h |
| Total Fas 1 |
17h |
3h |
3h |
23h |
| Fas 2 aktiviteter |
20h |
5h |
3h |
28h |
| Total Fas 1-2 |
37h |
8h |
6h |
51h |
Deltagarinsats (TakTema)
| Person |
Roll |
Fas 1 (tim) |
Fas 2 (tim) |
| Liza |
Ekonomichef |
5h |
6h |
| Emil |
Projektchef |
5h |
6h |
| Linus |
Projektledare Stora Projekt |
5h |
6h |
| Mattias |
Kalkylator/Sälj |
5h |
6h |
| Total |
|
20h |
24h |
Beslutspunkter (uppdaterad)
| Datum |
Beslut |
Forum |
Beslutsfattare |
| 2025-08-28 |
Godkänd projektplan & tidplan |
Styrgruppsmöte |
Projektägare |
| 2025-09-17 |
Godkänd Fas 1-rapport |
Styrgruppsmöte |
Projektägare |
| 2025-10-02 |
Beslut om prioriterade AI-områden |
Styrgruppsmöte |
Ledningsgrupp |
| 2025-10-31 |
Go/No-go för prototypfas |
Projektmöte |
Projektledare |
| 2025-11-28 |
Beslut om produktionssättning |
Styrgruppsmöte |
Projektägare |
| 2026-02-28 |
Godkännande för drift |
Projektmöte |
IT-ansvarig |
| 2026-03-31 |
Formell projektavslutning |
Styrgruppsmöte |
Alla |
Nästa steg (Akut)
Före styrgruppsmöte 28 augusti:
- ✓ Förbereda projektpresentation
- ✓ Säkerställa deltagarlista för Fas 1
- ✓ Förbereda AI-intervjusystem
- ✓ Boka workshop-lokal för 11 september
Direkt efter styrgruppsmöte:
- Skicka kalenderinbjudningar för AI-intervjuer (v36)
- Boka uppföljningssamtal (v37)
- Distribuera projektinformation till alla deltagare
Detta dokument uppdateras efter styrgruppsmötet 2025-08-28 med eventuella justeringar av tidplan och omfattning.