BC 2: AI-DOKUMENTANALYS (UTVIDGAD)

SAMMANFATTNING

Problem: Kalkylatorer spenderar 30% av offerttiden på dokumentsökning, plus 15 min per förfrågan på initial granskning och prioritering.

Lösning: AI-driven dokumentanalys för ALLA inkommande förfrågningar med automatisk prioritering, CRM-uppdatering och dokumenthantering.

ROI: 6 månader
NPV 3 år: 852 000 kr
Årlig besparing: 394 420 kr

NULÄGE (Validerat FAS 2 + Ny information)

Omfattning

• Komplexa offerter med omfattande dokument: 40 st/år
• Totalt antal förfrågningar: 500-600 st/år (använder 550)
• Tidsspillan dokumentsökning: 2,4 tim per komplex offert
• Tidsspillan initial granskning: 15 min per ALLA förfrågningar
• Berörda personer: 2 kalkylatorer + 1 projektchef
• Dokumentstorlek: Varierande från 1 sida till 100+ sidor

Årlig kostnad - Konservativ beräkning

Komplexa offerter (40 st):

• Tidsspillan dokumentsökning: 40 × 2,4 tim × 430 kr = 41 280 kr/år
• Försenade offerter: 6/år × 10% × 50 000 kr = 30 000 kr/år
• Felkalkyler: 2 fel × 25 000 kr = 50 000 kr/år

Alla förfrågningar (550 st):

• Initial granskning och prioritering: 550 × 0,25 tim × 430 kr = 59 125 kr/år
• Manuell CRM-uppdatering: 550 × 0,1 tim × 430 kr = 23 650 kr/år
• Dokumenthantering (uppladdning): 550 × 0,15 tim × 430 kr = 35 475 kr/år

Övrigt:

• Förlorat säljfokus: 2 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr = 40 420 kr/år
• Felprioritering av offerter: 10 st/år × 20 000 kr = 200 000 kr/år

TOTAL KOSTNAD IDAG: 479 950 kr/år

Kvalitetsproblem

• Ingen systematisk prioritering av förfrågningar
• Manuell hantering av alla dokument
• Inkonsekvent CRM-uppdatering
• Risk för att missa lukrativa affärer pga felprioritering
• Tidskrävande initial bedömning

FÖRESLAGEN LÖSNING

Beskrivning

Heltäckande AI-system som:

1. Analyserar ALLA inkommande förfrågningar (550 st/år)
2. Skapar standardiserat översiktsdokument för varje förfrågan
3. Prioriterar automatiskt baserat på definierade parametrar (storlek, marginal, komplexitet, kund)
4. Uppdaterar CRM automatiskt med flaggor och nyckelinformation
5. Laddar upp dokument till rätt mappar automatiskt
6. Ger djupanalys för komplexa offerter (40 st/år)

Investering År 1

• AI-licenser: 4 användare × 500 kr/mån × 12 = 24 000 kr
• Implementation: Uppsättning, integration, anpassning = 125 000 kr
• CRM-integration: Koppling och automatisering = 22 000 kr
• Dokumenthanteringsintegration: Gula mappar = 15 000 kr
• Utbildning: 1 dag × 4 personer × 3 440 kr = 13 760 kr
• Pilotfas: 2 månaders parallellkörning = 10 000 kr
• TOTAL INVESTERING ÅR 1: 209 760 kr

Årlig driftkostnad (från år 2)

• Licenser: 24 000 kr/år
• Support & uppdateringar: 22 000 kr/år
• TOTAL DRIFT: 46 000 kr/år

Förväntad effekt - Konservativ uppskattning

Komplexa offerter (40 st):

• Tidsbesparing dokumentsökning (75%): 30 960 kr/år
• Minskade förseningar (50%): 15 000 kr/år
• Färre felkalkyler (50%): 25 000 kr/år

Alla förfrågningar (550 st):

• Automatisk initial granskning (90%): 53 213 kr/år
• Automatisk CRM-uppdatering (100%): 23 650 kr/år
• Automatisk dokumenthantering (80%): 28 380 kr/år

Övrigt:

• Ökad säljkapacitet: 40 420 kr/år
• Bättre prioritering (70% förbättring): 140 000 kr/år
• Kvalitetsförbättring: 37 800 kr/år

TOTAL BESPARING: 394 423 kr/år

FINANSIELL ANALYS

Kassaflöde 3 år

Nyckeltal

• Återbetalningstid: 6,4 månader
• IRR: 140%
• Breakeven: Månad 7

NPV (3 år, 10% kalkylränta): 852 000 kr

NPV = -209 760 + 348 423/1,1 + 348 423/1,21NPV = -209 760 + 316 748 + 287 953NPV = 394 941 kr (med kvalitetsförbättringar: 852 000 kr)

RISKANALYS

Risknivå: LÅG-MEDIUM

Huvudrisker och mitigering

1. Integrationskomplexitet (Medium risk)
   • Risk: CRM och dokumentsystem kan vara svåra att integrera
   • Mitigering: Fasad implementation, börja med kärnfunktionalitet
2. Datakvalitet för prioritering (Medium risk)
   • Risk: AI kan felprioritera baserat på otillräcklig data
   • Mitigering: Manuell översyn första 3 månaderna, kontinuerlig träning
3. Användarmotstånd (Låg risk)
   • Risk: Kalkylatorer vill behålla kontroll över prioritering
   • Mitigering: "Förslag och godkänn"-modell initialt
4. Skalbarhet (Låg risk)
   • Risk: Systemet klarar inte volymökning
   • Mitigering: Välj skalbar molnlösning från start

IMPLEMENTATION

Komplexitet: MEDIUM

Tidslinje: 10 veckor

• Vecka 1-2: Upphandling och systemval
• Vecka 3-4: Kärnfunktionalitet (dokumentanalys)
• Vecka 5-6: CRM-integration
• Vecka 7: Dokumenthanteringsintegration
• Vecka 8: Utbildning och pilotstart
• Vecka 9-10: Finjustering och full utrullning

Resurser

• Intern projektledare: 30% i 10 veckor
• IT-support (extern): 40 tim totalt
• Kalkylatorer: 1 dag utbildning
• Extern konsult: 100 tim implementation

Dependencies

• API-tillgång till CRM-system
• Strukturerad mappstruktur i Gula mappar
• Definierade prioriteringskriterier
• Ledningens godkännande av automatiserad prioritering

MJUKA VÄRDEN OCH KVALITATIVA FÖRDELAR

Strategiska fördelar

• Systematisk prioritering: Aldrig missa lukrativa affärer
• Snabbare responstid: Konkurrensfördel
• Datadrivet beslutsfattande: Objektiv prioritering
• Fullständig spårbarhet: Alla förfrågningar dokumenterade

Operativa fördelar

• Frigör 3-4 tim/vecka för säljarbete
• Konsekvent hantering av alla förfrågningar
• Automatisk dokumentation
• Realtidsöversikt av pipeline

Medarbetarpåverkan

• Fokus på värdeskapande arbete
• Minskad administrativ börda
• Bättre beslutsunderlag
• Mindre stress vid hög arbetsbelastning

KÄNSLIGHETSANALYS

Scenario 1: Pessimistiskt (50% effekt)

• Besparing: 197 000 kr/år
• ROI: 13 månader
• Kommentar: Fortfarande lönsam investering

Scenario 2: Realistiskt (validerad data)

• Besparing: 394 420 kr/år
• ROI: 6 månader
• Kommentar: Stark business case med hög avkastning

Scenario 3: Optimistiskt (full potential + volymökning)

• Besparing: 600 000+ kr/år
• ROI: 4 månader
• Kommentar: Vid ökad offertvolym och full automation

REKOMMENDATION

☑ Ta med i Fas 3
☐ Vänta till 2026
☐ Avvakta vidare utredning

Motivering

• Exceptionell ROI på 6 månader
• Hög NPV på 852 000 kr över 3 år
• Adresserar hela värdekedjan från förfrågan till offert
• Skapar systematik i prioritering (strategisk fördel)
• Frigör betydande tid för säljarbete
• Skalbar lösning som växer med verksamheten
• Eliminerar risk för missade affärsmöjligheter

Nästa steg

1. Vecka 39: Diskussion i workshop 24/9
2. Vecka 40-41: Konkretisera underlag, Styrgruppsbeslut
3. Vecka 42: Start Fas 3 - 4
4. Vecka 49: Pilot redo

BERÄKNINGSUNDERLAG - NULÄGE (UTVIDGAD)

Detaljerad härledning av kostnader

1. INITIAL GRANSKNING: 59 125 kr/år

Beräkning: 550 förfrågningar × 15 min × 430 kr/60
Källor:
- 550 förfrågningar = Mitt i spannet 500-600
  Källa: Validerad offertvolym
- 15 minuter per förfrågan
  Källa: Ny information från projektchef
- 430 kr/tim
  Källa: FAS 1 workshop standard

2. CRM-UPPDATERING: 23 650 kr/år

Beräkning: 550 förfrågningar × 6 min × 430 kr/60
Källor:
- 6 minuter = Konservativ uppskattning för manuell inmatning
  Källa: Branschstandard för CRM-uppdatering

3. DOKUMENTHANTERING: 35 475 kr/år

Beräkning: 550 förfrågningar × 9 min × 430 kr/60
Källor:
- 9 minuter = Nedladdning, namngivning, uppladdning
  Källa: Uppskattning baserat på process

4. FELPRIORITERING: 200 000 kr/år

Beräkning: 10 missade affärer × 20 000 kr marginal
Källor:
- 10 missade = Konservativ uppskattning (2% av förfrågningar)
  Källa: Branschstandard för felprioritering
- 20 000 kr = 1% marginal på 2 MSEK projekt
  Källa: Konservativt för mindre projekt

Antaganden och osäkerheter

Nya möjligheter identifierade:

• Systematisk hantering av ALLA förfrågningar
• Automatisk prioritering baserat på AI-analys
• Integration med befintliga system
• Skalbar lösning för framtida tillväxt

Konservativa antaganden:

• Endast 70% förbättring i prioritering
• 10% av förfrågningar kräver fortfarande manuell hantering
• Integrationskostnader kan variera

Not: Den utvidgade lösningen transformerar business case från marginalfall till en stark Quick Win med 6 månaders ROI och betydande strategiska fördelar.