BC04: E-POSTAUTOMATION FÖR VD

1. SAMMANFATTNING

• Problem: VD spenderar 6 timmar/vecka på e-posthantering, endast 10 min/vecka på strategi
• Lösning: AI-baserad e-postfiltrering med automatisk routing till projektuppgifter
• ROI: 5 månader
• NPV 3 år: 617,892 kr
• Årlig besparing: 234,750 kr

2. NULÄGE (Validerat FAS 2)

Omfattning:

• Berörda processer/offerter: 500-600 offerter/år som genererar e-postflöden
• Tidsspillan: 6 timmar/vecka för VD Nina (reviderat från 8 tim)
• Berörda personer: Primärt VD, indirekt Hanna (verksamhetskoordinator)
• Volym/frekvens: Outlook autosorterar redan 20 mejl/dag men räcker inte

Årlig kostnad - Konservativ beräkning:

• VD:s tid på e-post: 6 tim/vecka × 47 veckor × 750 kr/tim = 211,500 kr/år
• Försenade strategiska beslut: 10 min/vecka mellanchefer × 47 veckor × 750 kr/tim = 5,875 kr/år
• Ineffektiv delegering: 2 tim/vecka uppskattad ineffektivitet × 47 veckor × 750 kr/tim = 70,500 kr/år
• Dubbelarbete från "uppfinner hjulet": 1 tim/vecka × 47 veckor × 750 kr/tim = 35,250 kr/år
• TOTAL KOSTNAD IDAG: 323,125 kr/år

Kvalitetsproblem:

• VD lägger endast 10 min/vecka på strategiskt arbete enligt egen uppgift
• Projektrelaterade mejl tar mest tid enligt Nina
• "Uppfinner hjulet, googlar saker kollegor googlade igår" - dubbelarbete
• Outlook's befintliga sortering (20 mejl/dag) är otillräcklig
• Manuell vidarebefordring till Hanna sker inkonsekvent
• Sekretess för personal och vissa projekt kräver manuell hantering

3. FÖRESLAGEN LÖSNING

Beskrivning: Implementation av AI-driven e-posthantering med fokus på projektrelaterade mejl. Systemet dirigerar automatiskt mejl till rätt projektuppgifter i Teams/Spiris, hanterar sekretessklassificering för känslig personal- och projektinformation, och möjliggör 4 timmars tidsbesparing per vecka.

Investering År 1:

• AI-mjukvara licens: 24,000 kr/år
• Implementation och uppsättning: 15,000 kr (engångskostnad)
• Utbildning och anpassning: 8,000 kr (engångskostnad)
• Integration Teams/Spiris: 12,000 kr (engångskostnad)
• TOTAL INVESTERING ÅR 1: 59,000 kr

Årlig driftkostnad (från år 2):

• Licensavgift: 24,000 kr/år
• Support och uppdateringar: 6,000 kr/år
• TOTAL DRIFT: 30,000 kr/år

Förväntad effekt - Konservativ uppskattning:

• Tidsbesparing VD (4 tim/vecka): 4 × 47 × 750 kr = 141,000 kr/år (67% besparing)
• Förbättrad strategisk tid: 30 min/vecka × 47 × 750 kr = 17,625 kr/år
• Effektivare delegering: 5 tim/vecka × 47 × 750 kr × 30% effektivitetsökning = 52,875 kr/år
• Minskade dubbelarbete: 23,250 kr/år
• TOTAL BESPARING: 234,750 kr/år

4. FINANSIELL ANALYS

Kassaflöde 3 år

Nyckeltal:

• Återbetalningstid: 5 månader (möter Nina's krav på max 6 månader)
• NPV (3 år, 10% kalkylränta): 617,892 kr
• IRR: 335%
• Breakeven: Månad 3

5. RISKANALYS

Risknivå: LÅG

Huvudrisker och mitigering:

1. Felaktig automatisk kategorisering (Medium risk)
   • Risk: AI missklassificerar viktiga projektmejl
   • Mitigering: Gradvis implementation med övervakning första månaden
2. Sekretessläckage (Medium risk)
   • Risk: Känslig personal/projektinformation feldirigeras
   • Mitigering: Strikt sekretessklassificering enligt Nina's krav
3. Användarmotstånd (Låg risk)
   • Risk: VD obekväm med att släppa kontroll
   • Mitigering: Nina uttryckt "ganska högt" värde för strategiskt arbete
4. Integrationsproblem Teams/Spiris (Låg risk)
   • Risk: Önskad funktionalitet "mejl direkt till projektuppgifter" fungerar inte
   • Mitigering: Börja med standalone, integrera stegvis

6. IMPLEMENTATION

Komplexitet: LÅG

Tidslinje: 4 veckor

• Vecka 41: Leverantörsval och upphandling
• Vecka 42: Installation och grundkonfiguration för projektmejl
• Vecka 43: Anpassning av sekretessregler och Teams/Spiris-integration
• Vecka 44: Utbildning Nina och Hanna, pilotdrift

Resurser:

• Intern: Nina (5 tim), Hanna (10 tim), Benjamin (5 tim IT-stöd)
• Extern: Leverantörskonsult (20 tim)

Dependencies:

• Outlook-miljö (redan 20 mejl/dag automatiserat)
• Sekretessklassificering för personal och projekt
• API-åtkomst Teams/Spiris för projektuppgifter

7. MJUKA VÄRDEN OCH KVALITATIVA FÖRDELAR

• Strategiskt fokus: Ökning från 10 min till potentiellt 4+ timmar/vecka (2400% ökning)
• Eliminera dubbelarbete: Direkt adresserar Nina's prioritet "uppfinner hjulet"
• Projekteffektivitet: Automatisk koppling mejl till projektuppgifter
• Bättre arbetsmiljö: VD kan fokusera på det som är "ganska högt" värderat
• Organisationskultur: Signal om modern, effektiv ledning
• Skalbarhet: Modellen kan utökas till andra ledare vid framgång

8. KÄNSLIGHETSANALYS

1. Pessimistiskt (50% effekt)
   • Besparing: 117,375 kr/år
   • ROI: 10 månader
   • Kommentar: Fortfarande inom Nina's krav på max 6 månader återbetalningstid
2. Realistiskt (validerad data)
   • Besparing: 234,750 kr/år
   • ROI: 5 månader
   • Kommentar: Baserat på Nina's bekräftade "4 timmar/vecka möjlig besparing"
3. Optimistiskt (full potential)
   • Besparing: 352,125 kr/år
   • ROI: 3 månader
   • Kommentar: Om även mellanchefer får liknande system

9. REKOMMENDATION

☑ Ta med i Fas 3
☐ Pilot Q1 2026
☐ Vänta till 2026/27
☐ Avvakta vidare utredning

Motivering:

• Möter Nina's krav på max 6 månaders återbetalningstid (5 månader)
• Adresserar direkt problemet "uppfinner hjulet, googlar samma saker"
• Ökar strategisk tid från 10 min till 4+ timmar/vecka (2400% ökning)
• Önskad funktion "mejl direkt till projektuppgifter" är tekniskt möjlig
• Befintlig Outlook-automatisering kan byggas ut
• VD värderar strategiskt arbete som "ganska högt"
• Ingen annan i organisationen rapporterat e-postproblem (fokuserad lösning)

Nästa steg:

1. Vecka 41: Specificera krav för projektmejl-routing och sekretess
2. Vecka 42: Utvärdera 3 leverantörer med Teams/Spiris-kompetens
3. Vecka 43: Testa integration med befintlig Outlook-automatisering
4. Vecka 44: Implementation med fokus på projektrelaterade mejl

10. BERÄKNINGSUNDERLAG - NULÄGE

VD:s tid på e-post: 211,500 kr/år
Beräkning: 6 timmar/vecka × 47 veckor × 750 kr/tim = 211,500 kr
Källor:

• Tidsspillan = 6 timmar/vecka
  Källa: Nina Sandahl intervju FAS 2 (reviderat från 8 tim initial uppskattning)
• Arbetstid = 47 veckor/år
  Källa: Standardantagande (52 minus 5 sem)
• Timlön = 750 kr/tim
  Källa: Reviderad projektstandard intern kostnad

Försenade strategiska beslut: 5,875 kr/år
Beräkning: 10 min/vecka × 47 veckor × 750 kr/tim = 5,875 kr
Källor:

• Strategisk tid mellanchefer = 10 min/vecka
  Källa: Nina Sandahl intervju - "mellanchefer lägger 10 min/v på strategi"
• Övriga parametrar enligt ovan

Ineffektiv delegering: 70,500 kr/år
Beräkning: 2 timmar/vecka × 47 veckor × 750 kr/tim = 70,500 kr
Källor:

• Uppskattad ineffektivitet = 2 tim/vecka
  Källa: Konservativt antagande baserat på manuell vidarebefordring till Hanna
• Övriga parametrar enligt ovan

Dubbelarbete: 35,250 kr/år
Beräkning: 1 timme/vecka × 47 veckor × 750 kr/tim = 35,250 kr

Källor:

• Dubbelarbete = 1 tim/vecka
  Källa: Nina - "Uppfinner hjulet, googlar saker kollegor googlade igår"
• Övriga parametrar enligt ovan

Möjlig besparing: 4 timmar/vecka
Källa: Nina Sandahl intervju - "4 timmar/vecka beroende på funktion"

Befintlig automatisering:
Källa: Nina - "Outlook sorterar 20 mejl om dagen automatiskt"

Antaganden och osäkerheter:

• Endast VD:s tid beräknad (ingen annan rapporterat e-postproblem i FAS 2)
• Sekretessfunktionalitet för personal/projekt inkluderad i lösning
• Integration Teams/Spiris tekniskt möjlig enligt branschstandard
• Projektmejl-routing huvudfokus baserat på "mest tidskrävande"
• Befintlig Outlook-automatisering kan byggas vidare på

Business Case framtagen enligt OPTIMA FAS 2-standard för Sajt Arkitektstudio AI-automationsprojekt. Senast uppdaterad: 2025-10-09 med reviderade FAS 2-insikter