BC07: TIL-DIGITALISERING

1. SAMMANFATTNING

Problem: Ineffektiv dokumentation av TIL-granskningar utan sökbart arkiv, strukturerad kunskapsåteranvändning, och outnyttjad iControl-licens.

Lösning: Aktivera befintlig iControl-licens alternativt implementera användarvänligt digitalt granskningssystem med sökbart dokumentarkiv.

ROI: 12-18 månader
NPV 3 år: 45 000 - 85 000 kr
Årlig besparing: 42 000 kr

2. NULÄGE (Validerat FAS 2)

Omfattning:

• Berörda personer: 2 (Görel Andersson och Sergej August)
• Granskningar per månad:
  • Görel: 2-3 st
  • Sergej: 2 platskontroller + ritningsgranskningar
  • Total: 4-5 granskningar/månad = 48-60/år (konservativt 54/år)
• Tid per granskning: 2-3 timmar (validerat av båda)
• Kostnad per granskning:
  • Görel: 10-15 000 kr (kundpris)
  • Sergej: 25 000 kr (kundpris)

Nuvarande arbetsmetoder:

• Sergej: Använder REDAN Word och kamera (INTE papperschecklistor)
• Görel: Metod ej specificerad i intervjuer
• Båda: Saknar strukturerad, sökbar dokumentation
• iControl-licens: Finns redan men "problem med kontakt" - används inte

Årlig kostnad - Konservativ beräkning:

Kostnad för ineffektiv kunskapsåteranvändning:

• Svårt att söka i historiska granskningar
• Varje granskning kräver 20 minuter för att leta tidigare liknande fall
• 54 granskningar × 0,33 tim = 18 tim/år
• Kostnad: 18 × 750 kr/tim = 13 500 kr/år

Brist på strukturerad dokumentation:

• Görels uttryckliga önskan: "Alla TIL-dokument sökbart"
• Nuläge: Dokumentation finns men inte sökbar/strukturerad
• Uppskattat 15 timmar/år att sammanställa/leta i gamla dokument
• Kostnad: 15 × 750 kr/tim = 11 250 kr/år

Ineffektiv rapportgenerering:

• Manuell sammanställning i Word (Sergej)
• Uppskattat 0,5 tim per granskning för formatering och sammanställning
• 54 granskningar × 0,5 tim = 27 tim/år
• Kostnad: 27 × 750 kr/tim = 20 250 kr/år

Outnyttjad EyeControl-licens:

• Licens finns men används inte pga "problem med kontakt"
• Årlig licenskostnad (uppskattat): 12 000 kr/år
• Värde: 0 kr (används inte)

Spårbarhetsproblem och dubbelkontroller:

• Svårt dokumentera beslutsvägar
• Risk för missade punkter utan strukturerad checklista
• Uppskattat 8 timmar/år
• Kostnad: 8 × 750 kr/tim = 6 000 kr/år

TOTAL KOSTNAD IDAG: 63 000 kr/år

Kvalitetsproblem och användarkrav:

• Görel: "Får inte bli för fyrkantigt" - oro för att digitalisering tar bort känsla
• Sergej: "För mycket millimeterprecision" - samma oro
• Båda: Uppskattar att digitala verktyg kan ge 30-50% tidsbesparing
• Görel: Uttrycklig önskan: "Alla TIL-dokument sökbart", "Systematiskt: alla dokument på ett ställe"
• Sergej: Problem med befintlig EyeControl-licens - kontaktproblem
• Nina: "Stor betydelse" - fast pris på TIL gör effektivisering kritisk för lönsamhet

Kritisk insikt - iControl:

Företaget har redan investerat i en digital TIL-lösning (iControl) som inte används.

• Detta indikerar tidigare misslyckad digitaliseringsförsök
• Måste förstå varför EyeControl misslyckades innan ny investering görs
• Risk för "EyeControl-upprepning" om samma faktorer inte adresseras

3. FÖRESLAGEN LÖSNING

Beskrivning:
En tvåstegs-approach som först försöker aktivera befintlig iControl-licens, och endast vid misslyckande övergår till alternativ lösning. Ny lösning ska vara molnbaserad, extremt användarvänlig, med fokus på sökbart dokumentarkiv snarare än rigid checkliststruktur.

ALTERNATIV A: Aktivera iControl (Föredraget)

Investering År 1:

• Kontakt med EyeControl support och problemlösning: 0 kr (del av befintlig licens)
• Förnyad utbildning (2 personer × 4 timmar): 6 000 kr (internt)
• Konfiguration och anpassning: 8 000 kr (extern konsult)
• Pilotfas med 5 granskningar: 0 kr (internt)

TOTAL INVESTERING ÅR 1 (Alt A): 14 000 kr

Årlig driftkostnad (från år 2):

• EyeControl-licens: 12 000 kr/år (redan betald)
• Support: Ingår i licens

TOTAL DRIFT (Alt A): 12 000 kr/år

ALTERNATIV B: Ny plattform (Om iControl är oåterkallelig)

Investering År 1:

• Anpassning av enkel checklistplattform (iAuditor/SafetyCulture): 25 000 kr
• Mobilenheter (2 st surfplattor): 15 000 kr
• Konfiguration (fokus på flexibilitet): 8 000 kr
• Utbildning (2 personer × 1 dag): 8 000 kr

TOTAL INVESTERING ÅR 1 (Alt B): 56 000 kr

Årlig driftkostnad (från år 2):

• Licensavgifter (2 användare): 12 000 kr/år
• Support och uppdateringar: 6 000 kr/år
• MINUS: Avsluta iControl-licens: -12 000 kr/år

TOTAL DRIFT (Alt B): 6 000 kr/år

Förväntad effekt - Konservativ uppskattning:

Effektiv kunskapsåteranvändning (100%):

• Sökfunktion eliminerar manuellt letande
• 18 tim × 750 kr/tim = 13 500 kr/år

Strukturerad dokumentation (80%):

• Sökbart arkiv enligt Görels önskan
• 15 tim × 80% × 750 kr/tim = 9 000 kr/år

Snabbare rapportgenerering (50%):

• Delvis automatiserade rapporter
• 27 tim × 50% × 750 kr/tim = 10 125 kr/år

Minskade dubbelkontroller (75%):

• Strukturerad process minskar behov av dubbelkontroll
• 6 000 kr × 75% = 4 500 kr/år

Förbättrad kvalitet - försiktig kvantifiering:

• Digitalt arkiv enligt Görels önskan
• Uppskattat värde: 10 tim/år × 750 kr/tim = 7 500 kr/år

EyeControl-licens blir värdefullt (Alt A):

• Befintlig licens börjar användas: 12 000 kr/år

TOTAL BESPARING (Alt A): 56 625 kr/år
TOTAL BESPARING (Alt B): 44 625 kr/år

NETTOBESPARING (Alt A efter drift): 44 625 kr/år
NETTOBESPARING (Alt B efter drift): 38 625 kr/år

4. FINANSIELL ANALYS

Kassaflöde 3 år - ALTERNATIV A (EyeControl)

Nyckeltal (Alt A):

• Återbetalningstid: 4 månader
• NPV (3 år, 10% kalkylränta): 96 850 kr
• IRR: 215%
• Breakeven: Månad 4

Kassaflöde 3 år - ALTERNATIV B (Ny plattform)

Nyckeltal (Alt B):

• Återbetalningstid: 17 månader
• NPV (3 år, 10% kalkylränta): 40 100 kr
• IRR: 52%
• Breakeven: Månad 17

5. RISKANALYS

Risknivå: MEDIUM-HÖG

Huvudrisker och mitigering:

1. "EyeControl-upprepning" - Hög risk ⚠️
   • Risk: Företaget har redan en digital licens (EyeControl) som misslyckats. Risk att upprepa samma misstag med ny lösning.
   • Mitigering:
     • MÅSTE först förstå varför EyeControl misslyckades
     • Djupintervjuer med Görel och Sergej om EyeControl-erfarenhet
     • Om samma faktorer (t.ex. "för fyrkantigt") dödade EyeControl, måste ny lösning designas annorlunda
     • Alternativ A (aktivera EyeControl) eliminerar denna risk
2. Användarmotstånd - "blir för fyrkantigt" (Hög risk)
   • Risk: Både Görel och Sergej oroar sig för att digitalisering tar bort känsla och flexibilitet
   • Mitigering:
     • Designa lösningen med maximal flexibilitet - fritextfält dominerar över checkboxar
     • Pilotfas med kontinuerlig feedback varje vecka
     • Fokusera på "sökbart arkiv" (Görels önskan) snarare än rigid checkliststruktur
     • Gör verktyget valfritt i pilotfasen
3. Låg adoption trots investering (Medium risk)
   • Risk: Verktyget implementeras men används inte (som EyeControl)
   • Mitigering:
     • Starta med Alternativ A (låg investering)
     • Tydliga success metrics: Minst 80% av granskningar ska dokumenteras digitalt inom 3 månader
     • Veckovisa uppföljningar första månaden
     • Eskalera till Nina om adoption < 50% efter 1 månad
4. Tekniska integrationsproblem (Medium risk)
   • Risk: Sergej nämnde "problem med kontakt" för EyeControl
   • Mitigering:
     • Om Alternativ A: Dedikerad teknisk support från EyeControl under pilotfasen
     • Om Alternativ B: Välj beprövad molnbaserad plattform med offline-funktionalitet
     • Test av offline-funktionalitet obligatoriskt innan beslut
5. Överskattad besparing (Medium risk)
   • Risk: Sergej använder redan Word - besparingen kan vara lägre än beräknat
   • Mitigering:
     • Konservativa antaganden i beräkningen (50% rapportgenerering, inte 100%)
     • Fokus på kvalitativa värden (sökbart arkiv) snarare än bara tidsbesparing
     • Pilot mäter faktisk tidsbesparing innan full utrullning
6. För komplex lösning (Låg-Medium risk)
   • Risk: Överdrivet avancerad lösning skapar "millimeterprecision" som Sergej varnar för
   • Mitigering:
     • Starta med minimal funktionalitet
     • "Sökbart arkiv" är kärnfunktion - allt annat är nice-to-have
     • Görel och Sergej måste godkänna design innan implementation

6. IMPLEMENTATION

Komplexitet: LÅG (Alt A) / LÅG-MEDIUM (Alt B)

Tvåstegs-approach: REKOMMENDERAD METOD

FAS 1: Aktivera EyeControl (8 veckor)

Vecka 1-2: Problemanalys och kontakt

• Djupintervju med Görel och Sergej: Varför fungerade inte EyeControl?
• Kontakta EyeControl support: Tekniskt problem eller användarproblem?
• Beslutspunkt: Är EyeControl räddningsbart?

Vecka 3-4: Reaktivering (om räddningsbart)

• EyeControl support löser tekniska problem
• Förnyad konfiguration med fokus på flexibilitet
• Enkel utbildning (4 timmar per person)

Vecka 5-6: Pilot

• 3-4 granskningar med EyeControl
• Daglig support tillgänglig
• Dokumentera användbarhet och tidsbesparing

Vecka 7-8: Utvärdering och beslut

• Om pilot lyckas (≥80% adoption): Full utrullning EyeControl = KLART
• Om pilot misslyckas (<50% adoption): Gå vidare till Fas 2

FAS 2: Alternativ lösning (Endast om EyeControl misslyckats)

Vecka 9-10: Kravspecifikation baserad på EyeControl-lärdomar

• Workshop: Vad gjorde EyeControl fel?
• Definiera "dealbreakers" och "must-haves"
• Utvärdera 3 alternativa plattformar

Vecka 11-13: Implementation och konfiguration

• Välj enklaste möjliga plattform
• Fokus på sökbart arkiv (Görels prioritet)
• Minimalistisk checkliststruktur

Vecka 14-16: Pilot med ny plattform

• 3-4 granskningar
• Kontinuerlig anpassning
• Jämför med EyeControl-pilot

Vecka 17-18: Beslut och utrullning

• Utvärdera adoption och användbarhet
• Beslut: Implementera eller avbryt

Resurser:

• Intern: Görel och Sergej (totalt 24 timmar per person över hela projektet)
• Extern (Fas 1): EyeControl support (ingår i licens) + ev. konsult (8 tim)
• Extern (Fas 2): Plattformsleverantör och konfigurationskonsult
• Kritiska resursbehov:
  • Benjamin för teknisk integration (4 timmar Fas 1, 8 timmar Fas 2)
  • Nina för change management och eskalering vid låg adoption

Dependencies:

• EyeControl-kontakt: Måste etableras vecka 1
• Mobilenheter (endast Fas 2): Surfplattor måste anskaffas om Fas 2 aktiveras
• Projektledning: Nina eller Hanna för koordinering
• Beslutsmandat: Tydligt mandat att avbryta om adoption < 50% efter pilot

7. MJUKA VÄRDEN OCH KVALITATIVA FÖRDELAR

Förbättrad arbetsmiljö:

• Görel: Får det uttryckligt önskade systemet: "Alla TIL-dokument sökbart", "Alla dokument på ett ställe"
• Mindre dubbelarbete: Eliminerar frustration av ineffektiv dokumenthantering
• Professionalism: Strukturerade digitala rapporter ger mer professionellt intryck hos kunder

Kunskapshantering:

• Digital spårbarhet: Enligt Görels prioritet - "Systematiskt: alla dokument på ett ställe"
• Historiskt lärande: Tidigare granskningar blir sökbara och återanvändbara
• Kvalitetssäkring: Konsekvent dokumentation över tid
• Görel kan dela kunskap: T.ex. "Köksådor 100% utdragbara - bara jag som vet"

Strategisk betydelse:

• Nina: "Stor betydelse" - fast pris på TIL gör effektivisering kritisk för lönsamhet
• Räddning av tidigare investering: EyeControl-licensen kan börja ge värde
• Lärande för organisationen: Förstå varför tidigare digitalisering misslyckades
• Skalbarhet: Om framgångsrikt kan lösningen utökas till andra checklistprocesser

Kundvärde:

• Snabbare rapporter: Kunder får digitala rapporter snabbare
• Bättre kvalitet: Strukturerad process minskar risk för missade punkter
• Historik: Enkel åtkomst till tidigare granskningar för återkommande kunder
• Professionell image: Digitala verktyg signalerar modernitet

Risk mitigation för fast-pris-projekt:

• Nina betonade: Fast pris på TIL = effektivisering kritisk
• Bättre kostnadskon troll genom strukturerad tidsregistrering
• Möjlighet att identifiera olönsamma granskningstyper
• Data för framtida prissättningsbeslut

8. KÄNSLIGHETSANALYS

Scenario 1: Pessimistiskt - EyeControl misslyckas + låg adoption av ny lösning

• EyeControl kan inte räddas (14 000 kr investering spill)
• Ny plattform implementeras men endast 40% adoption
• Endast 40% av förväntad tidsbesparing uppnås
• Total investering: 14 000 + 56 000 = 70 000 kr
• Besparing: 44 625 kr × 40% = 17 850 kr/år
• Netto efter drift: 17 850 - 6 000 = 11 850 kr/år
• ROI: Aldrig (eller 6+ år)
• NPV 3 år: -41 400 kr (NEGATIVT)
• Kommentar: MISSLYCKANDE. Risk för "EyeControl-upprepning". Projektet bör avbrytas efter Fas 1 pilot om <50% adoption.

Scenario 2: Realistiskt - EyeControl lyckas

• EyeControl-problemet löstes (tekniskt eller utbildning)
• 80% adoption efter pilotfas
• Investering: 14 000 kr
• Besparing: 56 625 kr/år
• Netto efter drift: 44 625 kr/år
• ROI: 4 månader
• NPV 3 år: 96 850 kr
• Kommentar: BÄSTA SCENARIOT. Låg investering, hög avkastning, tidigare investering räddad.

Scenario 3: Realistiskt - Ny plattform behövs

• EyeControl är oåterkallelig
• Ny plattform med 80% adoption
• Investering: 14 000 (EyeControl-försök) + 56 000 (ny plattform) = 70 000 kr
• Besparing: 44 625 kr/år
• Netto efter drift: 38 625 kr/år
• ROI: 22 månader
• NPV 3 år: 25 100 kr
• Kommentar: Acceptabelt men inte starkt. Kräver noggrann lärdom från EyeControl-misslyckandet.

Scenario 4: Optimistiskt - Full potential + expansion

• EyeControl eller ny plattform fungerar utmärkt
• 100% adoption + lösningen utökas till KA-kontroller (Benjamin)
• Digital spårbarhet möjliggör ytterligare kvalitetsförbättringar
• Besparing: 85 000 kr/år
• Netto (Alt A): 73 000 kr/år
• ROI (Alt A): 2 månader
• NPV 3 år (Alt A): 167 200 kr
• Kommentar: Bästa möjliga utfall. Kräver utökad användarskara.

9. REKOMMENDATION

☐ Implementera omgående (Quick Win)
☑ Pilot Q1 2026 - Tvåstegs-approach
☐ Vänta till 2026/27
☐ Avvakta vidare utredning

Motivering:

VARFÖR INTE "Quick Win":

1. Hög risk för "iControl-upprepning": Företaget har redan investerat i TIL-digitalisering som misslyckades - måste förstå varför
2. Stark användarkepsis: Både Görel och Sergej uttrycker oro för "fyrkantighet" och "millimeterprecision"
3. Osäker problembild: Sergej använder redan Word (inte papper) - det verkliga problemet är mer subtilt än initialt antaget
4. Risk för spill-investering: Om adoption blir låg (som ieControl) kastas 56 000 - 70 000 kr bort

VARFÖR TVÅSTEGS-PILOT:

1. Rädda befintlig investering först: iControl-licensen (12 000 kr/år) används inte - borde försöka aktivera den först
2. Låg initial investering: Alternativ A kostar endast 14 000 kr - acceptabel "learning investment"
3. Beslutsflexibilitet: Kan avbryta efter Fas 1 om iControl lyckas (bästa scenario) eller misslyckas totalt (<50% adoption)
4. Lärande för organisation: Förstå varför tidigare digitalisering misslyckades är värdefullt även om projektet avbryts
5. Bevisat behov: Görels uttryckliga önskan om "sökbart arkiv" + Nina's betoning av TIL's strategiska betydelse
6. Solid ROI vid framgång: Om EyeControl lyckas = 96 850 kr NPV. Om ny plattform behövs = 25 100 kr NPV.

KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER:

1. Förstå iControl-misslyckandet: Vecka 1-2 är kritiska - djupintervjuer om varför EyeControl inte används
2. Tydliga beslutspunkter:
   • Efter vecka 2: Fortsätt med iControl eller gå direkt till Fas 2?
   • Efter vecka 6: iControl adoption ≥80%? → Full utrullning. <50%? → Avbryt eller Fas 2.
   • Efter vecka 16: Ny plattform adoption ≥80%? → Implementera. <50%? → Avbryt helt.
3. Change management: Nina måste vara involverad - fast pris på TIL gör detta strategiskt
4. Användarinvolvering: Görel och Sergej måste vara med i varje designbeslut - inte "köra över dem"
5. Flexibilitet över struktur: Om användarna säger "för fyrkantigt" - lyssna och anpassa omedelbart

STOPP-KRITERIER (När projektet ska avbrytas):

1. iControl-problem är tekniskt omöjliga att lösa (vecka 2)
2. Pilot-adoption < 50% efter 4 veckor (vecka 6 eller 16)
3. Användare rapporterar samma problem som med EyeControl (vecka 4 eller 14)
4. Kostnad för anpassning överstiger 100 000 kr totalt
5. Nina eller teamet bedömer att motståndet är för stort

Nästa steg:

OMEDELBART (Vecka 41):

1. Projektbeslut: Nina godkänner tvåstegs-pilot med tydliga stopp-kriterier
2. Mandatfråga: Vem har mandat att avbryta vid låg adoption? (Nina)
3. Boka workshop: Görel + Sergej + Benjamin - "Varför fungerade inte iControl?"

VECKA 41-42 (FAS 1 START):

1. Djupintervjuer:
   • Görel: Vad var problemet med iControl? Vad är "för fyrkantigt" konkret?
   • Sergej: Beskriv "problem med kontakt" - tekniskt eller användbarhet?
2. EyeControl-kontakt: Support-ärende öppnas, teknisk genomgång bokad
3. Beslutspunkt 1: Fortsätt med iControl eller hoppa till Fas 2?

VECKA 43-48 (Beroende på beslutspunkt 1):

1. Om iControl: Reaktivering → Utbildning → Pilot (3-4 granskningar) → Utvärdering
2. Om Fas 2: Krav → Plattformsval → Konfiguration → Pilot → Utvärdering

KONTINUERLIGT:

1. Veckovisa avstämningar med Görel och Sergej under hela pilotfasen
2. Månadsrapport till Nina: Adoption%, tidsbesparing, användarnöjdhet, nästa steg

10. BERÄKNINGSUNDERLAG - NULÄGE

INEFFEKTIV KUNSKAPSÅTERANVÄNDNING: 13 500 kr/år

Beräkning: 18 tim/år × 750 kr/tim = 13 500 kr/år

Källor:

• Tid per sökning = 20 minuter
  • Källa: Konservativt antagande - pappersdokumentation eller osörbara Word-filer kräver manuell genomgång
  • Validering: Görels önskan om "sökbart arkiv" indikerar att nuläget INTE är sökbart
• Antal sökningar = 54 (en per granskning)
  • Källa: Antagande att varje ny granskning kräver referens till liknande tidigare fall
  • Validering: Professionell praxis inom TIL att referera till tidigare granskningar
• Lönekostnad = 750 kr/tim
  • Källa: Uppdaterad projektstandard (inkl. sociala avgifter)

Total söktid: 54 × 0,33 tim = 18 tim/år

Datakvalitet: Uppskattad (söktid), Validerad (behov av sökbarhet från Görel)

BRIST PÅ STRUKTURERAD DOKUMENTATION: 11 250 kr/år

Beräkning: 15 tim/år × 750 kr/tim = 11 250 kr/år

Källor:

• Tid för sammanställning = 15 timmar/år
  • Källa: Konservativt antagande baserat på Görels önskan: "Alla TIL-dokument sökbart", "Systematiskt: alla dokument på ett ställe"
  • Indikerar att dokument finns men inte systematiskt organiserade
  • Uppskattat 1 timme/månad + 3 timmar kvartalsvisa sammanställningar
• Lönekostnad = 750 kr/tim
  • Källa: Projektstandard

Validering: Görel uttryckte explicit att hon vill ha "alla dokument på ett ställe" - problemet existerar

Datakvalitet: Antagen (tidsåtgång), Validerad (problemexistens från intervju)

INEFFEKTIV RAPPORTGENERERING: 20 250 kr/år

Beräkning: 27 tim/år × 750 kr/tim = 20 250 kr/år

Källor:

• Tid per rapport = 0,5 timmar
  • Källa: Sergej använder Word och kamera - manuell sammanställning och formatering
  • Konservativt antagande: 30 minuter för att sammanställa text, infoga bilder, formatera
• Antal rapporter = 54 per år
  • Källa: En rapport per granskning (54 granskningar/år)
• Lönekostnad = 750 kr/tim

Total rapporttid: 54 × 0,5 tim = 27 tim/år

Validering: Sergej bekräftade att han använder Word och kamera (manuell process)

Datakvalitet: Validerad (Word-användning), Uppskattad (tidsåtgång per rapport)

OUTNYTTJAD iCONTROL-LICENS: 12 000 kr/år

Beräkning: Uppskattat 12 000 kr/år (standardlicens för 2 användare)

Källor:

• Licenskostnad = 12 000 kr/år
  • Källa: Branschstandard för TIL-digitalisering (baserat på liknande plattformar)
  • Sergej nämnde att EyeControl-licens finns men "problem med kontakt"
• Användning = 0% (används inte)
  • Källa: Sergej's uttalande om problem med kontakt
  • Validering: Sergej använder Word istället - indikerar att EyeControl inte är operativt

Värde: Om licensen inte används = 12 000 kr spill per år
Alternativ värde: Om licensen aktiveras = 12 000 kr börjar ge avkastning

Datakvalitet: Uppskattad (licenskostnad), Validerad (att den inte används)

KRITISK NOTERING: Exakt licenskostnad bör verifieras med ekonomi/IT-avdelningen

SPÅRBARHETSPROBLEM OCH DUBBELKONTROLLER: 6 000 kr/år

Beräkning: 8 tim/år × 750 kr/tim = 6 000 kr/år

Källor:

• Tid för dubbelkontroller = 8 timmar/år
  • Källa: Konservativt antagande baserat på risk för missade punkter utan strukturerad process
  • Uppskattat 2 tillfällen/kvartal där granskningar måste dubbelkontrolleras
• Lönekostnad = 750 kr/tim

Validering: Ingen direkt validering från intervjuer, men logisk konsekvens av ostrukturerad process

Datakvalitet: Antagen (helt baserad på riskbedömning)

TOTAL KOSTNAD NULÄGE: 63 000 kr/år

Sammanställning:

• Ineffektiv kunskapsåteranvändning: 13 500 kr/år
• Brist på strukturerad dokumentation: 11 250 kr/år
• Ineffektiv rapportgenerering: 20 250 kr/år
• Outnyttjad EyeControl-licens: 12 000 kr/år
• Spårbarhetsproblem och dubbelkontroller: 6 000 kr/år

TOTAL: 63 000 kr/år

Antaganden och osäkerheter:

KRITISKA KONSERVATIVA VAL:

1. INTE inkluderat: "Efterbearbetning av papperschecklistor"
   • Tidigare BC7-version antog att papperschecklistor skrevs rent
   • Sergej använder redan Word - detta antagande var FELAKTIGT
   • Detta sparar oss från att överskatta besparingen med ~30 000 kr/år
2. Tidsbesparing endast 30-50% av rapportgenerering
   • Sergej använder redan Word - digital lösning ger inte 100% besparing
   • Konservativt: Endast 50% besparing på rapportgenerering
3. EyeControl-licens kan vara lägre/högre
   • 12 000 kr/år är branschstandard-uppskattning
   • Faktisk kostnad bör verifieras med ekonomi
4. Exkluderat från beräkning:
   • Kassaflödesförbättring från snabbare rapporter
   • Potentiella förlorade granskningar pga ineffektiv process
   • Kundvärde av professionella digitala rapporter
   • Görels tid för att "lära upp" nya medarbetare i osöktbart system

EXKLUDERAD DATA (med motivering):

1. Kundpriser (10-15k, 25k): Irrelevant för intern effektivisering
2. Görels kostnad per granskning: Används för att förstå volym, inte kostnadsberäkning
3. Restid (Sergej): Nämnd som mest tidskrävande men digitalisering påverkar inte restid
4. 30-50% tidsbesparing (uppskattning): Används som valideringscheck, inte direkt i beräkning

DATAKVALITETSNIVÅER:

• Validerad:
  • Antal granskningar (54/år från intervjuer)
  • Tid per granskning (2-3 tim)
  • Sergej använder Word och kamera
  • EyeControl-licens finns men används inte
  • Görels önskan om "sökbart arkiv"
• Uppskattad:
  • Tid för sökning (20 min/granskning)
  • Tid för rapportgenerering (30 min/rapport)
  • Tid för sammanställning (15 tim/år)
  • EyeControl-licenskostnad (12 000 kr/år)
• Antagen:
  • Tid för dubbelkontroller (8 tim/år)
  • Frekvens av kunskapsåteranvändning (varje granskning)

OSÄKERHETER ATT ADRESSERA I FAS 1:

1. Använder Görel papper eller Word? (Påverkar inte beräkningen eftersom vi inte inkluderat "efterbearbetning")
2. Exakt EyeControl-licenskostnad? (Verifiera med ekonomi)
3. Varför fungerar inte EyeControl? (Tekniskt vs användbarhet - påverkar lösningsval)
4. Hur mycket tid lägger de faktiskt på sökning i gamla granskningar? (Kan mätas i pilot)

Dokumentversion: 3.0 (Reviderad)
Skapad: 2025-10-08
Uppdaterad: 2025-10-09
Revideringsorsak: Felaktig problembild i v2.0 - baserad på papperschecklistor som Sergej INTE använder. Reviderad efter granskning av källdokument.
Baserad på: FAS 2 fördjupningsanalys (8 intervjuer), Nulägesrapport v4.0, Flaskhalsanalys v3.0, Optimeringscanvas v3.0