BC02: KUNDFEEDBACK-HANTERINGSSYSTEM (FÖRETAG)

1. SAMMANFATTNING

Problem: Företagsprojekt väntar i veckor på feedback från hierarkiska beslutsstrukturer, flexibel planering minimerar dock kostnadspåverkan

Lösning: Strukturerad feedbackprocess med tydlig förståelse av nödvändig feedbacknivå, deadlines och transparent spårning för alla beslutsnivåer

• ROI: 14 månader
• NPV 3 år: 196 000 kr
• Årlig besparing: 240 000 kr

2. NULÄGE (Validerat FAS 2)

Omfattning:

• Berörda processer/offerter: 60-80 företagsprojekt/år
• Tidsspillan: Projekt kan stå still "i veckor" (Mikael, Nina)
• Berörda personer: 4-5 arkitekter som arbetar med företagsprojekt
• Volym/frekvens: Uppföljning 2 ggr med 1-2 veckors mellanrum (Mikael)

Årlig kostnad - Konservativ beräkning med Fas 2-justeringar:

• Väntetid med flexibel hantering (minimal påverkan): 0,5 tim/vecka × 47 veckor × 4 arkitekter × 750 kr = 70 500 kr/år
• Administrativ hantering av uppföljningar: 2 tim/vecka × 47 veckor × 750 kr = 70 500 kr/år
• Omkopplingsförluster vid projektbyte: 2 tim/vecka × 47 veckor × 4 arkitekter × 750 kr = 282 000 kr/år
• Opportunitetskostnad (mycket konservativt): 1 projekt/år × 50 000 kr marginal = 50 000 kr/år
• TOTAL KOSTNAD IDAG: 473 000 kr/år

Kvalitetsproblem validerade i Fas 2:

• Längst väntetid: Privata näringslivsföretag med styrelse och hierarki (Nina)
• Olika feedback från olika nivåer i kundorganisationen (Mikael)
• Behov av förståelse för "vilken skala vi ska ge feedback på" (Mikael)
• Kassaflödespåverkan: "Inte jättemycket" - fakturerar löpande (Nina)
• Förlorade affärer: Inte pga ledtid, men "fel beslut i slutändan" (Nina)
• Flexibel planering minskar påverkan kraftigt: "tar annat projekt istället" (Mikael)

3. FÖRESLAGEN LÖSNING

Beskrivning: Digital feedbackplattform med strukturerade beslutsmallar som tydliggör feedbackskala, hanterar hierarkier och ger transparent status för alla intressenter.

Investering År 1:

• Systemlicens och uppsättning: 120 000 kr
• Anpassning för skalförståelse: 80 000 kr
• Utbildning och implementation: 40 000 kr
• TOTAL INVESTERING ÅR 1: 240 000 kr

Årlig driftkostnad (från år 2):

• Systemlicens: 48 000 kr/år
• Support och underhåll: 12 000 kr/år
• TOTAL DRIFT: 60 000 kr/år

Förväntad effekt - Konservativ uppskattning justerad för Fas 2:

• Reducerad väntetid (50% av redan låg påverkan): 35 250 kr
• Minskad administration (70%): 49 350 kr
• Minskade omkopplingsförluster (30%): 84 600 kr
• Bättre beslutsunderlag (kvalitetsförbättring): 40 000 kr
• Färre felaktiga beslut (50% av opportunity): 25 000 kr
• TOTAL BESPARING: 240 000 kr/år

4. FINANSIELL ANALYS

Kassaflöde 3 år

Nyckeltal:

• Återbetalningstid: 14 månader
• NPV (3 år, 10% kalkylränta): 196 000 kr
• IRR: 58%
• Breakeven: Månad 14

5. RISKANALYS

Risknivå: MEDIUM-HÖG

Huvudrisker och mitigering:

1. Mycket begränsad kostnadspåverkan (Hög risk)
   • Risk: Flexibel planering löser redan det mesta av problemet
   • Mitigering: Fokusera helt på kvalitetsförbättring och kundnöjdhet
2. Låg ROI kan stoppa investering (Hög risk)
   • Risk: 14 månaders återbetalningstid kan anses för lång
   • Mitigering: Betona mjuka värden och kvalitetsförbättringar
3. Kundmotstånd mot nya rutiner (Medium risk)
   • Risk: Hierarkiska organisationer vill behålla sina processer
   • Mitigering: Anpassa till kundens befintliga beslutsstrukturer
4. Otydlig feedbackskala (Medium risk)
   • Risk: Svårt att standardisera "vilken skala" för olika projekt
   • Mitigering: Utveckla flexibla mallar tillsammans med Mikael
5. Konkurrerande prioriteringar (Hög risk)
   • Risk: CAD-automation och kunskapsdelning har mycket högre ROI
   • Mitigering: Positionera som kvalitetsinitiativ, inte kostnadsreduktion

6. IMPLEMENTATION

Komplexitet: LÅG

Tidslinje: 6 veckor (minimal implementation)

• Vecka 1: Val av enkelt system/mallösning
• Vecka 2-3: Anpassning för skalförståelse med Mikael
• Vecka 4-5: Test med 1-2 pilotkunder
• Vecka 6: Utvärdering och beslut om fortsättning

Resurser:

• 80% extern leverantör (enkelt system)
• 20% intern tid (Mikael 2-3 dagar totalt)
• Minimal resursinsats krävs

Dependencies:

• Inga kritiska beroenden
• Kan pausas/avslutas utan större konsekvenser
• Kräver inte integration med andra system initialt

7. MJUKA VÄRDEN OCH KVALITATIVA FÖRDELAR

• Ökad kundnöjdhet: Professionell och transparent process
• Bättre beslutsunderlag: Rätt feedback på rätt nivå
• Minskade missförstånd: Dokumenterad skalförståelse
• Kompetensutveckling: Team lär sig strukturerad feedback
• Varumärkesförstärkning: Modernare arbetssätt
• Stressreduktion: Tydlighet även när projekt väntar

8. KÄNSLIGHETSANALYS

Pessimistiskt (50% effekt)

• Besparing: 120 000 kr/år
• ROI: Negativ (investering återbetalas inte inom 3 år)
• Kommentar: Risk för förlustprojekt om endast hälften av effekten uppnås

Realistiskt (validerad data Fas 2)

• Besparing: 240 000 kr/år
• ROI: 12 månader
• Kommentar: Breakeven efter ett år, modest vinst över 3 år

Optimistiskt (om kvalitetsförbättring värderas)

• Besparing: 400 000 kr/år
• ROI: 7 månader
• Kommentar: Om mjuka värden och kvalitet kan kvantifieras

9. REKOMMENDATION

☐ Implementera omgående (Quick Win) ☐ Pilot Q4 2025 ☐ Vänta till 2026 ☑ Avvakta vidare utredning

Motivering:

• ROI på 14 månader är svag jämfört med andra möjligheter
• Flexibel planering löser redan huvudproblemet effektivt
• Mycket låg faktisk kostnadspåverkan (473 000 kr/år totalt)
• CAD-automation (ROI 6 mån) och kunskapsdelning bör prioriteras
• NPV på endast 196 000 kr över 3 år motiverar inte prioritering
• Kvalitetsförbättringar svåra att kvantifiera ekonomiskt
• Kan övervägas senare som del av bredare digitaliseringsinitiativ

Nästa steg (om beslut att gå vidare):

1. Vecka 45: Undersök enklare/billigare alternativ
2. Vecka 46: Kvantifiera mjuka värden med kundundersökning
3. Vecka 47: Omvärdera efter CAD-automation implementation
4. Q1 2026: Ny bedömning om resurser finns tillgängliga

10. BERÄKNINGSUNDERLAG - NULÄGE

Väntetid med flexibel hantering: 70 500 kr/år Beräkning: 0,5 timmar/vecka × 47 veckor × 4 arkitekter × 750 kr/timme Källor:

• Väntetid per vecka = 0,5 timmar (kraftigt reducerat från 3) Källa: Mikael: "tar annat projekt istället" - minimal faktisk påverkan
• Antal arkitekter med företagsprojekt = 4 Källa: Nulägesrapport (60% företagsprojekt)
• Timkostnad = 750 kr Källa: Reviderad projektparameter
• Årliga veckor = 47 Källa: Projektstandard

Administrativ hantering: 70 500 kr/år Beräkning: 2 timmar/vecka × 47 veckor × 750 kr/timme Källor:

• Uppföljningstid = 2 timmar/vecka Källa: Mikael: "Följer upp 2 ggr med 1-2v mellanrum"
• Aggregerat för hela organisationen

Omkopplingsförluster: 282 000 kr/år Beräkning: 2 timmar/vecka × 47 veckor × 4 arkitekter × 750 kr/timme Källor:

• Omkopplingstid = 2 timmar/vecka per arkitekt Källa: Uppskattad förlust vid byte mellan projekt

Opportunitetskostnad: 50 000 kr/år Beräkning: 1 projekt × 50 000 kr marginal Källor:

• Förlorade projekt = 1 per år Källa: Nina: "inte pga ledtid", mycket konservativt
• Marginal per projekt = 50 000 kr Källa: Konservativt antagande

Antaganden och osäkerheter:

• Flexibel planering eliminerar 5/6 av väntetidskostnaden
• Huvudkostnad är nu omkopplingsförluster, inte väntetid
• Total årlig kostnad endast 473 000 kr (64% reduktion från första beräkning)
• Svårt att motivera investering på 240 000 kr för så låg besparing
• Mjuka värden inte medräknade men svåra att kvantifiera

Fas 2-justeringar från senaste version:

• Väntetid reducerad från 423 000 kr till 70 500 kr (-83%)
• Total kostnad reducerad från 825 500 kr till 473 000 kr (-43%)
• Besparing reducerad från 480 000 kr till 240 000 kr (-50%)
• ROI förlängd från 6 till 14 månader
• Rekommendation ändrad till "Avvakta vidare utredning"

Business Case reviderad enligt Fas 2-validering 2025-10-09. Justerad för minimal kostnadspåverkan pga flexibel planering