Fas 2 - Beslutsdokument - Bilaga 2.4: BC5 - Leverantörsfakturahantering - Projektplan

1. PROJEKTÖVERSIKT

Projektinformation

Projektinformation

• Projektnamn: Leverantörsfakturahantering (PL-sidan)
• Projektkod: FAKTURA-2026-BC5
• Projektägare: Tommy Gråberg (PÄ)
• Projektledare: Lars Diethelm (PL)
• Projektteam:
  • Johannes Ganström (Processexpert/Projektledare)
  • Emil Gråberg (Projektchef)
  • Mattias Svensson (Kalkylator)
  • Rebecka Englund (PL-intern/Processägare)
  • Representant från Förstemontörer (TBD)
• Startdatum: 2026-04-13 (Vecka 16)
• Slutdatum: 2026-08-28 (Vecka 35)
• Total tidsram: 4,5 månader
• Budget: 300 000 kr (År 1) + 60 000 kr (Årlig drift från År 2)

Målbild från Business Case

• Problem: Systemfel i hela inköpskedjan där orderbekräftelser hamnar fel, projekt blandas i upphandlingar, och fakturor kommer på leveransnivå utan projektkoppling - kostnad 460 085 kr/år
• Lösning: Helhetslösning med digital orderhantering, automatisk projektmärkning och AI-driven fakturavalidering
• Förväntad nytta:
  • ROI: 12 månader
  • NPV 3 år: 628 450 kr
  • Årlig besparing: 352 168 kr

Projektomfattning

Inkluderat:

• Digital orderportal för central mottagning
• Automatisk distribution av orderbekräftelser
• Leverantörsintegration (topp 5 leverantörer)
• AI-modul för fakturavalidering
• Integration med Fortnox attestflöde
• Digital leveransbekräftelse från förstemontör
• Utbildning av PL-grupp och förstemontörer

Exkluderat:

• Integration med ekonomisystem utöver Fortnox
• Hantering av leverantörer utanför topp-5 (fas 2)
• Internationella leverantörer
• Ändringar i befintliga upphandlingsrutiner

2. FASINDELNING ENLIGT OPTIMA-METODIKEN

Fas 1: Förstudie ✓ GENOMFÖRD

Period: Vecka 35-38 2025 (Augusti-September)

• Business Case framtagen och validerad
• ROI och NPV beräknad
• Processanalys genomförd

Fas 2: Målbild & Krav ✓ Pågående

Period: Vecka 39-41 2025 (September-Oktober)

• Nuläge kartlagt (460 085 kr/år i kostnader)
• Grundorsaker identifierade med Johannes
• Leverantörsanalys genomförd
• Styrgruppsbeslut utestående

Fas 3: Förberedelse & Kunskap

Period: Vecka 16-19 (April 2026)

Huvudaktiviteter:

• Detaljerad systemkravspecifikation
• Dialog med topp-5 leverantörer om integration
• Fortnox API-genomgång och attestflödeskartläggning
• Historisk orderdata för AI-träning (minst 500 ordrar)

Leveranser:

• Systemarkitektur godkänd
• Leverantörsavtal om projektmärkning
• Testmiljö uppsatt
• AI-träningsdata strukturerad

Beslutspunkt BP3:

• Kravspecifikation godkänd av PÄ
• Minst 3 av 5 leverantörer har accepterat integration
• Budget för Fas 4 frigiven

Fas 4: FASM-sprintar (Förenkla, Automatisera, Standardisera, Mäta)

Period: Vecka 20-31 (Maj-Juli 2026)

Sprint 1 - Förenkla (Vecka 20-22):

• Kartlägg och eliminera onödiga steg i orderkedjan
• Skapa enhetlig orderbekräftelseprocess
• Standardisera projektmärkning

Sprint 2 - Automatisera (Vecka 23-25):

• Implementation av digital orderportal
• Automatisk distribution till rätt PL
• AI-träning för fakturavalidering

Sprint 3 - Standardisera (Vecka 26-28):

• Standardrutiner för leveransbekräftelse
• Enhetlig attestprocess i Fortnox
• Checklistor för förstemontörer

Sprint 4 - Mäta (Vecka 29-31):

• KPI:er för orderhantering och fakturavalidering
• Dashboard för leverantörsprestanda
• Baseline-mätning mot nuläge

Leveranser:

• Förenklad orderprocess
• Digital orderportal i drift
• AI-system tränat och testat
• Mätbart system med KPI:er

Beslutspunkt BP4:

• Pilottest visar 80% korrekt projektmärkning
• AI-validering har 90% träffsäkerhet
• Användare har testat och godkänt

Fas 5: Införande

Period: Vecka 32-34 (Augusti 2026)

Huvudaktiviteter:

• Parallellkörning med befintligt system
• Utbildning av alla projektledare
• Successiv övergång till full drift
• Finjustering baserat på feedback

Leveranser:

• Användarguider och utbildningsmaterial
• Fullt driftsatt system
• Dokumenterade arbetsrutiner
• Överlämning till förvaltning

Beslutspunkt BP5:

• System i full drift
• Alla PL använder systemet
• Leverantörer följer nya rutiner

Fas 6: Uppföljning

Period: Vecka 35-36 (Augusti-September 2026)

Huvudaktiviteter:

• Utvärdera faktiska besparingar
• Mäta adoptionsgrad
• Dokumentera lessons learned

Leveranser:

• Slutrapport med resultat
• Rekommendationer för fas 2 (fler leverantörer)
• Projektavslut

Beslutspunkt BP6:

• Projekt formellt avslutat
• Överlämning genomförd

3. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Leverantörsfakturahantering [FAKTURA-2026-BC5]
├── 1. Projektledning [PL]
│   ├── 1.1 Projektplanering och uppstart
│   ├── 1.2 Styrgruppsmöten (månadsvis, 4 st)
│   ├── 1.3 Statusrapportering (veckovis)
│   └── 1.4 Projektavslut och dokumentation
│
├── 2. Fas 3: Förberedelse & Kunskap [F3]
│   ├── 2.1 Systemkravspecifikation
│   ├── 2.2 Leverantörsdialog
│   ├── 2.3 Fortnox-integration
│   └── 2.4 AI-datainsamling
│
├── 3. Fas 4: FASM-sprintar [F4]
│   ├── 3.1 Sprint 1: Förenkla
│   ├── 3.2 Sprint 2: Automatisera
│   ├── 3.3 Sprint 3: Standardisera
│   └── 3.4 Sprint 4: Mäta
│
├── 4. Fas 5: Införande [F5]
│   ├── 4.1 Parallellkörning
│   ├── 4.2 Utbildning
│   ├── 4.3 Go-live
│   └── 4.4 Överlämning
│
└── 5. Fas 6: Uppföljning [F6]
    ├── 5.1 Resultatutvärdering
    ├── 5.2 Lessons learned
    └── 5.3 Slutrapport

4. TIDPLAN - GANTT-SCHEMA

Aktivitet                   V16 V17 V18 V19 V20 V21 V22 V23 V24 V25 V26 V27 V28 V29 V30 V31 V32 V33 V34 V35 V36
                            Apr             Maj                     Jun                     Jul             Aug   Sep
════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Projektledning              ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███

Fas 3: Förberedelse         ███ ███ ███ ███
  Systemkrav                ███ ███
  Leverantörsdialog             ███ ███ ███
  Fortnox-integration           ███ ███
  AI-datainsamling                  ███ ███

Fas 4: FASM-sprintar                        ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███
  Sprint 1: Förenkla                        ███ ███ ███
  Sprint 2: Automatisera                                ███ ███ ███
  Sprint 3: Standardisera                                          ███ ███ ███
  Sprint 4: Mäta                                                              ███ ███ ███

Fas 5: Införande                                                                                ███ ███ ███
  Parallellkörning                                                                              ███ ███
  Utbildning                                                                                        ███ ███
  Go-live                                                                                               ███
  Överlämning                                                                                           ███

Fas 6: Uppföljning                                                                                          ███ ███
  Utvärdering                                                                                                ███
  Slutrapport                                                                                                    ███

Milstolpar:                     BP3                                                         BP4         BP5     BP6

5. RESURSPLAN

Resursmatris per Fas

6. BUDGET OCH KOSTNADSPLAN

Kostnadsfördelning från Business Case

Interna resurser belastar inte projektbudgeten utan tas inom befintlig bemanning

7. KOMMUNIKATIONSPLAN

Intressentmatris

Mötesstruktur

8. KVALITETSPLAN

KPI:er

9. RISKHANTERINGSPLAN

S = Sannolikhet, P = Påverkan (H=Hög, M=Medium, L=Låg)

10. PROJEKTAVSLUT

Aktiviteter vid projektavslut (Vecka 35-36):

1. Slutleverans och godkännande
   • Verifiering att systemet uppnår KPI-mål
   • Godkännande från PL-gruppen och ekonomi
2. Överföring till förvaltning
   • Överlämning till IT-avdelning och inköp
   • Förvaltningsplan etablerad
3. Lessons learned workshop
   • Workshop med projektteam och leverantörer
   • Dokumentation av framgångsfaktorer
4. Projektdokumentation arkivering
   • Alla projektdokument till TakTemas system
   • Systemdokumentation och användarguider
5. Resursfrigörande
   • Externa konsulter avslutas
   • Interna resurser återgår till linjen
6. Slutrapport till styrgrupp
   • Faktisk ROI vs planerad
   • Realiserade besparingar
   • Rekommendationer för utökning till fler leverantörer

Dokumentinformation

Version: 1.0
Skapad: 2025-10-02
Senast uppdaterad: 2025-10-02
Nästa revision: Vid beslutspunkt BP3 (Vecka 19, 2026)
Dokumentägare: Lars Diethelm, Projektledare

Denna projektplan säkerställer att implementation av Leverantörsfakturahantering följer Optima-metodiken och levererar förväntad affärsnytta med ROI på 12 månader och årlig besparing på 352 168 kr.