BC 3: INTELLIGENT KONTRAKTSANALYS (uppdaterad)
1. SAMMANFATTNING
- Problem: Ingen systematisk kontraktsgranskning resulterar i 500 000 kr/år i direkta missar och 100 tim/år i efterdiskussioner.
- Lösning: AI-baserad kontraktsanalys som identifierar risker, markerar ändringar och säkerställer överensstämmelse. Lösningen ska också kunna jämföra muntliga överenskommelser med skriftliga avtal samt kontrollera mot AB/ABT-regelverk
- ROI: 5 månader
- NPV 3 år: 1 311 000 kr
- Årlig besparing: 541 000 kr
2. NULÄGE (Validerat FAS 2)
Omfattning:
- Berörda processer/offerter: 60-96 nya kontrakt/år + 60 revisioner/år
- Tidsspillan: 180-360 tim/år på kontraktsgranskning
- Berörda personer: 2 (Projektchef + Kalkylansvarig/Säljare)
- Volym/frekvens: 8-14 kontrakt/månad, 5 sidor genomsnitt
Årlig kostnad - Konservativ beräkning:
- Kontraktsmissar som kostar pengar: 500 000 kr/år
- Efterdiskussioner pga otydligheter: 100 tim × 430 kr/tim = 43 000 kr/år
- Granskningsarbete: 270 tim × 430 kr/tim = 116 100 kr/år
- Versionshantering: 90 tim × 430 kr/tim = 38 700 kr/år
- TOTAL KOSTNAD IDAG: 697 800 kr/år
Kvalitetsproblem:
- 4 muntliga överenskommelser/år som inte dokumenteras (Emil)
- 2 ändringar/år som missas mellan versioner (Emil)
- 2 ÄTA-arbeten/år som inte täcks av kontrakt (Emil)
- Ingen systematisk process för kontraktsgranskning (validerat)
3. FÖRESLAGEN LÖSNING
Beskrivning: AI-system som läser kontrakt med "TakTemas ögon", markerar alla risker och avvikelser automatiskt, samt jämför inspelade och transkriberade muntliga överenskommelser från anbudsgenomgångar med skriftliga avtal. Lösningen ska även kontrollera avtal mot AB/ABT-regelverk.
Investering År 1:
- AI-plattform licens: 24 000 kr
- Implementation och uppsättning: 120 000 kr
- Utbildning och processutveckling: 50 000 kr
- TOTAL INVESTERING ÅR 1: 194 000 kr
Årlig driftkostnad (från år 2):
- Licenskostnad: 24 000 kr/år
- Support och underhåll: 20 000 kr/år
- TOTAL DRIFT: 44 000 kr/år
Förväntad effekt - Konservativ uppskattning:
- Kontraktsmissar (70% reduktion): 350 000 kr/år
- Efterdiskussioner (80% reduktion): 34 400 kr/år
- Granskningsarbete (60% effektivisering): 69 660 kr/år
- Versionshantering (90% automation): 34 830 kr/år
- Riskreducering (Mattias uppskattning): 52 000 kr/år
- TOTAL BESPARING: 540 890 kr/år
4. FINANSIELL ANALYS
Kassaflöde 3 år:
| År | Investering | Besparing | Nettokassaflöde | Ackumulerat |
|---|---|---|---|---|
| 1 | -194 000 | +540 890 | +346 890 | +346 890 |
| 2 | -44 000 | +540 890 | +496 890 | +843 780 |
| 3 | -44 000 | +540 890 | +496 890 | +1 340 670 |
Nyckeltal:
- Återbetalningstid: 5 månader
- NPV (3 år, 10% kalkylränta): 1 311 000 kr
- IRR: 234%
- Breakeven: Månad 5
5. RISKANALYS
Risknivå: MEDIUM
Huvudrisker och mitigering:
- AI-systemet missar kritiska klausuler (Medium risk)
- Risk: AI identifierar inte alla TakTema-specifika risker
- Mitigering: Parallell manuell granskning första 3 månaderna, kontinuerlig träning av AI
- Motstånd från användare (Låg risk)
- Risk: Emil och Mattias litar inte på AI-bedömningar
- Mitigering: Involvera användare i systemdesign, visa konkreta framgångsfall
- Integration med befintliga processer (Medium risk)
- Risk: Svårt att få in muntliga överenskommelser i systemet
- Mitigering: Utveckla strukturerad process för dokumentation av anbudsgenomgångar
- Teknisk komplexitet (Medium risk)
- Risk: Svenska kontrakt och branschspecifika termer
- Mitigering: Involvera relevant kompetens tidigt i projektet
6. IMPLEMENTATION
Komplexitet: MEDIUM
Tidslinje: 12 veckor
- Vecka 1-3: Detaljanalys och scoping
- Vecka 4-6: Systemuppsättning och anpassning
- Vecka 7-9: Pilottest med historiska kontrakt
- Vecka 10-11: Utbildning och processjustering
- Vecka 12: Go-live och uppföljning
Resurser:
- Intern tid: 200 timmar (Emil 100h, Mattias 50h, IT 50h)
- Extern konsult: 80 timmar systemimplementation
Dependencies:
- Tillgång till historiska kontrakt för träning
- Definierade riskkriterier från ledningen
- Integration med dokumenthanteringssystem (gula mappar)
7. MJUKA VÄRDEN OCH KVALITATIVA FÖRDELAR
- Ökad trygghet: Systematisk riskidentifiering minskar oro
- Bättre kundrelationer: Färre tvister och missförstånd
- Kompetensutveckling: Organisationen lär sig av AI:s analyser
- Konkurrensfördel: Snabbare och säkrare kontraktshantering
- Skalbarhet: Klarar ökade volymer utan extra resurser
8. KÄNSLIGHETSANALYS
- Pessimistiskt (50% effekt)
- Besparing: 270 000 kr/år
- ROI: 9 månader
- Kommentar: Fortfarande mycket lönsamt med kort återbetalningstid
- Realistiskt (validerad data)
- Besparing: 541 000 kr/år
- ROI: 5 månader
- Kommentar: Baserat på konservativa antaganden från intervjuer
- Optimistiskt (full potential)
- Besparing: 830 000 kr/år
- ROI: 3 månader
- Kommentar: Om alla indirekta kostnader inkluderas
9. REKOMMENDATION
☑ Ta med i Fas 3 (Quick Win)
☐ Vänta till 2026
☐ Avvakta vidare utredning
Motivering:
- Exceptionell ROI med återbetalningstid på endast 5 månader
- Låg initial investering (194 000 kr) med mycket låg årlig drift (44 000 kr)
- Validerad årlig kostnad på nästan 700 000 kr
- Adresserar kritisk affärsrisk (500 000 kr/år i direkta missar)
- NPV över 1,3 MSEK på 3 år
- Emil ser störst potential här (20 tim/månad besparing)
- Även i pessimistiskt scenario är ROI under 1 år
Nästa steg:
- Vecka 39: Diskussion i workshop 24/9
- Vecka 40-41: Konkretisera underlag, Styrgruppsbeslut
- Vecka 42: Start Fas 3 - 4
- Vecka 49: Pilot redo
10. BERÄKNINGSUNDERLAG - NULÄGE
Kontraktsmissar: 500 000 kr/år
Beräkning: Direkt uppgift från Emil Gråberg
Källor:
- Faktisk kostnad = 500 000 kr
Källa: Emil Gråberg, projektchef (FAS 2-intervju) - Frekvens = 1 gång/år aggregerat
Källa: Erfarenhet från projektutvärderingar
Efterdiskussioner: 43 000 kr/år
Beräkning: 100 timmar × 430 kr/tim = 43 000 kr
Källor:
- Tid på efterdiskussioner = 100 timmar/år Källa:
Emil Gråberg (FAS 2-intervju) - Timkostnad = 430 kr/tim
Källa: FAS 1 workshop standardkostnad inkl. sociala avgifter
Granskningsarbete: 116 100 kr/år
Beräkning: [(10,5 kontrakt/mån × 1,25 tim) + (4,5 revisioner/mån × 0,75 tim)] × 12 mån × 430 kr/tim
Källor:
- Nya kontrakt = 8-14/månad, använder medel 10,5
Källa: Emil (5-8) + Mattias (3-6) från FAS 2 - Granskningstid = 0,5-2 timmar, använder medel 1,25
Källa: Emil (0,5h) + Mattias (0,5-2h) medelvärde - Revisioner = 3-5/månad, använder medel 4,5
Källa: Emil (5) + Mattias (3-4) medelvärde
Versionshantering: 38 700 kr/år
Beräkning: 10,5 kontrakt/mån × 0,75 tim × 12 mån × 430 kr/tim
Källor:
- Jämföra versioner = 0,5-1 timme, använder medel 0,75
Källa: Emil (0,5h) + Mattias (0,5-1h) från FAS 2 - Kontraktvolym = 10,5/månad
Källa: Medelvärde från båda respondenterna
Antaganden och osäkerheter:
- Använder konservativa medelvärden där Emil och Mattias anger olika siffror
- Exkluderar potentiella tvistekostnader (ej kvantifierat)
- Antar att Tommy Gråbergs tid inte är inkluderad (han arbetar ej med kontrakt)
- Riskreducering från Mattias (50-100k) används som tillägg, ej huvudberäkning
- Faktisk timkostnad kan vara högre för ledningspersoner
Business Case baserad på validerad data från FAS 2 fördjupningsanalys med 2 av 3 respondenter (Emil Gråberg och Mattias Svensson). Tommy Gråberg exkluderad då han inte arbetar med kontrakt.