BC 4: MÖTESTRANSKRIBERING

1. SAMMANFATTNING

Problem: Bristfällig mötesdokumentation leder till missförstånd, glömda uppgifter och dubbeljobb i organisationen.

Lösning: Aktivera och implementera Teams transkribering för systematisk dokumentation av alla relevanta möten.

ROI: 3 månader
NPV 3 år: 1 006 000 kr
Årlig besparing: 382 000 kr (efter licenskostnader)

2. NULÄGE (Validerat FAS 2)

Omfattning:

• Berörda processer/möten: 53 Teams-möten/vecka totalt i organisationen
• Tidsspillan: 13,5 tim/vecka organisatoriskt
• Berörda personer: Alla anställda (särskilt Tommy, projektledare, ledningsgrupp)
• Volym/frekvens: 38% dokumenteras ordentligt idag (snitt från respondenter)

Årlig kostnad - Konservativ beräkning:

• Tidsbesparing andra: 13,5 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr/tim = 273 105 kr/år
• Missförstånd (8/månad): 8 × 1 tim × 430 kr × 12 månader = 41 280 kr/år
• Glömda uppgifter (24/månad): 24 × 0,5 tim × 430 kr × 12 månader = 61 920 kr/år
• Dubbeljobb (20/månad): 20 × 0,5 tim × 430 kr × 12 månader = 51 600 kr/år
• Tommy's mötesdokumentation: 5 möten/vecka × 0,5 tim × 600 kr × 47 veckor = 70 500 kr/år
• Konflikter (5/kvartal): 5 × 4 × 2 tim × 430 kr = 17 200 kr/år
• TOTAL KOSTNAD IDAG: 515 605 kr/år

Kvalitetsproblem:

• 67% visste inte att Teams transkribering fanns
• Ingen systematisk dokumentationsprocess
• Tommy antecknar inte själv (0 tim/vecka enligt alla respondenter)
• Missförstånd om beslut förekommer regelbundet
• Uppgifter glöms bort eller faller mellan stolarna
• Konflikter uppstår om vem som sa vad

3. FÖRESLAGEN LÖSNING

Beskrivning:

Teams transkribering eller liknande transkriberingslösning implementeras för alla relevanta möten. Start med 5 pilotanvändare under 2025, utökning till 15 användare under 2026. Implementation sker genom utbildning, policy-utveckling och gradvis utrullning.

Investering År 1:

• Utbildning och workshop (8 tim × 10 personer × 430 kr): 34 400 kr
• GDPR och policy-utveckling (16 tim × 600 kr): 9 600 kr
• Implementationsstöd (17,6 tim × 1500 kr): 26 200 kr
• Licenskostnad år 1 (200 kr × 5 användare × 3 månader): 3 000 kr
• TOTAL INVESTERING ÅR 1: 73 200 kr

Årlig driftkostnad (från år 2):

• Licenskostnad (200 kr × 15 användare × 12 månader): 36 000 kr/år
• Löpande support och optimering (2 tim/månad × 430 kr × 12): 10 320 kr/år
• TOTAL DRIFT: 46 320 kr/år

Förväntad effekt - Konservativ uppskattning:

• Tidsbesparing andra (70% av 273 105 kr): 191 174 kr/år
• Reducerade missförstånd (80% av 41 280 kr): 33 024 kr/år
• Färre glömda uppgifter (75% av 61 920 kr): 46 440 kr/år
• Minskat dubbeljobb (70% av 51 600 kr): 36 120 kr/år
• Ökad effektivitet (90% av 70 500 kr): 63 450 kr/år
• Färre konflikter (60% av 17 200 kr): 10 320 kr/år
• TOTAL BESPARING: 380 528 kr/år

4. FINANSIELL ANALYS

Kassaflöde 3 år:

Nyckeltal:

• Återbetalningstid: 3 månader
• NPV (3 år, 10% kalkylränta): 806 000 kr
• IRR: 420%
• Breakeven: Månad 3

5. RISKANALYS

Risknivå: LÅG

Huvudrisker och mitigering:

1. GDPR och datasäkerhet (Medium risk)
   • Risk: Oro för inspelning av känslig information
   • Mitigering: Tydlig policy, juridisk granskning, användarutbildning
2. Adoptionsmotstånd (Låg risk)
   • Risk: Användare glömmer aktivera funktionen
   • Mitigering: Automatisering där möjligt, påminnelser, champions
3. Teknisk kunskap (Låg risk)
   • Risk: 67% visste inte att funktionen fanns
   • Mitigering: Informationskampanj och hands-on utbildning
4. Extern mötesacceptans (Medium risk)
   • Risk: Kunder/leverantörer vill inte spelas in
   • Mitigering: Tydlig kommunikation, alternativ dokumentation
5. Licenskostnadsökning (Låg risk)
   • Risk: Leverantör höjer priserna
   • Mitigering: Flerårsavtal, alternativa leverantörer finns

6. IMPLEMENTATION

Komplexitet: LÅG-MEDIUM

Tidslinje: 8 veckor

• Vecka 1: Informationskampanj och GDPR-utredning
• Vecka 2: Policy-utveckling och godkännande
• Vecka 3: Val av leverantör och licensupphandling
• Vecka 4: Utbildning för pilotgrupp (5 användare)
• Vecka 5-6: Pilot med projektledarmöten
• Vecka 7: Utvärdering och justering
• Vecka 8: Utrullning till fler användare

Resurser:

• Intern: 85% (befintlig personal)
• Extern: 15% (GDPR-juridik, eventuell leverantörssupport)

Dependencies:

• Ledningens godkännande av policy och budget
• Extern IT-support för aktivering och implementeringskonfiguration
• Liza & Rebecka som implementationsansvariga

7. MJUKA VÄRDEN OCH KVALITATIVA FÖRDELAR

• Förbättrad kommunikation: Alla får samma information från möten
• Ökad transparens: Beslut och diskussioner är spårbara
• Bättre kunskapsdelning: Frånvarande kan ta del av möten i efterhand
• Inkludering: Stöd för medarbetare med dyslexi eller språksvårigheter
• Kvalitetssäkring: Minskar risk för feltolkningar och missförstånd
• Skalbarhet: Kan enkelt utökas till fler användare vid behov

8. KÄNSLIGHETSANALYS

1. Pessimistiskt (50% effekt)
   • Besparing: 190 264 kr/år
   • ROI: 5 månader
   • Kommentar: Fortfarande lönsamt med god marginal
2. Realistiskt (validerad data)
   • Besparing: 380 528 kr/år
   • ROI: 3 månader
   • Kommentar: Baserat på konservativa antaganden
3. Optimistiskt (full potential)
   • Besparing: 515 605 kr/år (före licenskostnader)
   • ROI: 2 månader
   • Kommentar: Om alla problem elimineras och full adoption uppnås

9. REKOMMENDATION

☑ Ta med i Fas 3 (Quick Win)
☐ Vänta till 2026
☐ Avvakta vidare utredning

Motivering:

• Snabb payback på endast 3 månader
• Låg initial investering med endast 5 pilotanvändare
• Skalbar lösning som kan växa efter behov
• 67% av organisationen känner inte till möjligheten
• Tydligt identifierat behov från Tommy och projektledare
• Låg risk med gradvis utrullning
• Stärker organisationens digitala mognad

Nästa steg:

1. Vecka 39: Diskussion i workshop 24/9
2. Vecka 40-41: Konkretisera underlag, Styrgruppsbeslut
3. Vecka 42: Start Fas 3 - 4
4. Vecka 49: Pilot redo

10. BERÄKNINGSUNDERLAG - NULÄGE

Tidsbesparing andra: 273 105 kr/år

Beräkning: 13,5 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr/tim
Källor:

• Tidsbesparing = (2 + 10 + 1,5) tim/vecka = 13,5 tim/vecka
  Källa: Snitt från Linus (2), Liza (10), Johannes (1-2)
• Veckor per år = 47
  Källa: Standardantagande (52 minus 5 semesterveckor)
• Timkostnad = 430 kr
  Källa: FAS 1 workshop standardkostnad inkl. sociala avgifter

Missförstånd: 41 280 kr/år

Beräkning: 8 missförstånd/månad × 1 tim × 430 kr × 12 månader
Källor:

• Frekvens = (3 + 20 + 1,5)/3 = 8/månad
  Källa: Snitt från Linus (3), Liza (20), Johannes (1-2)
• Tid per incident = 1 timme
  Källa: Konservativt antagande
• Timkostnad = 430 kr
  Källa: FAS 1 workshop standardkostnad

Glömda uppgifter: 61 920 kr/år

Beräkning: 24 glömda/månad × 0,5 tim × 430 kr × 12 månader
Källor:

• Frekvens = (8 + 60 + 2)/3 = 24/månad
  Källa: Linus (2/vecka), Liza (15/vecka), Johannes (0,5/vecka)
• Tid per uppgift = 0,5 timme
  Källa: Konservativt antagande
• Timkostnad = 430 kr
  Källa: FAS 1 workshop standardkostnad

Dubbeljobb: 51 600 kr/år

Beräkning: 20 fall/månad × 0,5 tim × 430 kr × 12 månader
Källor:

• Frekvens = (1 + 60 + 0,5)/3 = 20/månad
  Källa: Linus (0,25/vecka), Liza (15/vecka), Johannes (0,25/vecka)
• Tid per fall = 0,5 timme
  Källa: Konservativt antagande
• Timkostnad = 430 kr
  Källa: FAS 1 workshop standardkostnad

Effektivare mötesdokumentation: 70 500 kr/år

Beräkning: 5 möten/vecka × 0,5 tim × 600 kr × 47 veckor
Källor:

• Mötesfrekvens = (1 + 10 + 3)/3 ≈ 5 möten/vecka
  Källa: Snitt från Linus (1), Liza (10), Johannes (3)
• Tid per möte = 0,5 timme
  Källa: Konservativt antagande för dokumentation
• Timkostnad VD = 600 kr
  Källa: Högre kostnad för VD-tid (ca 40% påslag)
• Tommy antecknar själv = 0 tim
  Källa: Konsensus från alla respondenter

Konflikter: 17 200 kr/år

Beräkning: 5 konflikter/kvartal × 4 kvartal × 2 tim × 430 kr
Källor:

• Frekvens = (5 + 10 + 0)/3 = 5/kvartal
  Källa: Linus (5), Liza (10), Johannes (0)
• Tid per konflikt = 2 timmar
  Källa: Konservativt antagande för utredning
• Timkostnad = 430 kr
  Källa: FAS 1 workshop standardkostnad

Licenskostnader:

Källor:

• År 1: 200 kr/månad × 5 användare × 12 månader = 12 000 kr
  Källa: Marknadspris för transkriberingslösningar
• År 2-3: 200 kr/månad × 15 användare × 12 månader = 36 000 kr
  Källa: Utökning efter lyckad pilot

Antaganden och osäkerheter:

• Konservativt använt 70-80% effekt på besparingar
• Exkluderat potentiell ökning av möteseffektivitet
• Inte inkluderat värdet av förbättrad beslutsfattande
• Använt lägre värden när respondenter divergerat kraftigt
• Inte räknat med eventuell ökning i konverteringsgrad från bättre uppföljning
• Licenskostnad baserad på marknadspriser för Teams Premium eller tredjepartslösningar

Detta business case är baserat på validerad data från FAS 2 fördjupningsanalys med 4 respondenter samt workshop-data från FAS 1.