FAS 2 BESLUTSDOKUMENT FÖR INVESTERINGSGODKÄNNANDE
Styrgrupp HÄR! AI Automation - Fas 2
Datum: 2025-11-26
BAKGRUND
Projektets ursprung och syfte
HÄR! initierade i oktober 2025 ett AI-automationsprojekt enligt Optima-metodiken för att adressera tidskrävande manuella processer inom projektering, BIM-kvalitetskontroll och regelverkshantering. Organisationen upplever flaskhalsar som begränsar kapaciteten och skapar frustration hos medarbetarna.
Genomförd analys (Fas 1-2)
Fas 1 - Nulägesanalys (oktober-november 2025)
- 39 intervjuer med nyckelpersoner
- Workshop 2025-11-09
- Identifiering av 10 potentiella automatiseringsmöjligheter
- Kartläggning av 3 200 - 5 200 timmars årlig tidsspillan
Fas 2 - Business Case-utveckling (november 2025)
- Detaljerad analys av 10 möjligheter
- Konsolidering till 4 portföljer med tekniska synergier
- NPV- och ROI-beräkningar över 3 år
- Validering med processägare (Stina, Adrian, Nada, Martin, Mårten, Helena)
Nyckelinsikter
Analysen visade att organisationen årligen förlorar 2,7 - 4,4 MSEK i ineffektiviteter, främst inom:
| Område | Årlig tidsspillan | Nyckelcitat |
|---|---|---|
| Regelverkssökning | 1 040 - 1 560 tim | Adrian: "Oerhört tidskrävande att leta i PDF:erna" |
| Kunskapssökning | 800 - 2 000 tim | Nada: "Nästan omöjligt att leta bland alla projektmappar" |
| BIM-strategiframtagning | 880 tim | Stina: "Det tar allra, allra mest tid" |
| Klimatberäkningar | 960 - 1 260 tim | Martin: "Verktyg mappar byggdelar VÄLDIGT felaktigt" |
Strategisk möjlighet
Med rätt prioriterade AI-investeringar kan HÄR!:
- Frigöra 3 900+ timmar/år för värdeskapande arbete
- Realisera besparingar på 3,2 - 3,9 MSEK årligen
- Uppnå breakeven inom 4-10 månader beroende på initiativ
- Bygga skalbar AI-infrastruktur för framtida expansion
Organisationen visar stark förändringsberedskap med identifierade champions: Adrian (regelverk), Nada (projektkunskap), Stina (BIM), Martin (klimat).
1. SAMMANFATTNING FÖR BESLUT
Beslut som krävs:
- Godkännande av Fas 1-portfölj (utan BC17): 1 273 000 kr
- Beslut om BC17 som framtida investering: 291 000 kr (Q3-Q4 2026)
- Val av implementeringsstrategi: Strategi 5 (Hybrid) rekommenderas
- Bekräftelse av projektledare och resurser
| Nyckeltal | Fas 1 (utan BC17) | Komplett (med BC17) |
|---|---|---|
| Total investering | 1 273 000 kr | 1 564 000 kr |
| Årlig besparing | 3 203 000 kr | 3 929 000 kr |
| NPV (3 år) | 6 413 000 kr | 7 994 000 kr |
| Breakeven | Månad 10 | Månad 10 |
2. PORTFÖLJÖVERSIKT
Prioriterade portföljer (Fas 1)
| Portfölj | Beskrivning | Investering | Besparing/år | Breakeven | Start |
|---|---|---|---|---|---|
| BC34 | Kunskaps- & Regelverksplattform | 325 000 kr | 1 429 000 kr | 3,4 mån | Q1 2026 |
| BC32 | Förfrågningsunderlagsplattform | 405 000 kr | 916 000 kr | 4,6 mån | Q1 2026 |
| BC33 | BIM-Strategiplattform | 543 000 kr | 858 000 kr | 6,1 mån | Q2 2026 |
| TOTALT FAS 1 | 1 273 000 kr | 3 203 000 kr |
Framtida investering (Fas 2)
| Portfölj | Beskrivning | Investering | Besparing/år | Status |
|---|---|---|---|---|
| BC17 | Klimatberäkningsassistent | 291 000 kr | 726 000 kr | Beslut Q2 2026 |
3. REKOMMENDERAD STRATEGI
Strategi 5: Hybrid (REKOMMENDERAD)
Tre parallella spår med tydlig resursseparation:
| Spår | Portfölj | Tidsram | Champion | Ansvarig VD |
|---|---|---|---|---|
| A | BC34 (Kunskap & Regelverk) | Q1 2026 | Adrian, Nada | - |
| B | BC32 (Förfrågningsunderlag) | Q1-Q2 2026 | Mårten | Helena |
| C | BC33 (BIM-strategi) | Q2-Q3 2026 | Stina | - |
Fördelar:
- Tydlig resursseparation minimerar koordinationskomplexitet
- BC34 (högst NPV) startar omedelbart
- BC32 och BC33 har olika champions - ingen överbelastning
- Breakeven månad 10
Alternativ: Strategi 1 (Quick Wins First)
Om organisatorisk kapacitet begränsad:
| Fas | Portfölj | Tidsram |
|---|---|---|
| 1 | BC34 (Kunskap & Regelverk) | Q1 2026 |
| 2 | BC32 + BC33 start | Q2 2026 |
| 3 | BC33 slutförs | Q3 2026 |
Fördelar: Lägre risk, sekventiell implementation
Nackdelar: Längre total implementeringstid, breakeven månad 11
4. IMPLEMENTERINGSPLAN (Strategi 5)
Q1 2026: Parallellstart
| Portfölj | Veckor | Investering | Projektledare | Champion |
|---|---|---|---|---|
| BC34 | V1-16 | 325 000 kr | Lars D (PL-E) | Adrian, Nada |
| BC32 | V1-26 | 405 000 kr | Lars D (PL-E) | Mårten, Helena |
Q2-Q3 2026: BC33 och avslut
| Portfölj | Veckor | Investering | Projektledare | Champion |
|---|---|---|---|---|
| BC33 | V8-38 | 543 000 kr | Lars D (PL-E) | Stina, Emi |
Q3-Q4 2026: BC17 beslutspunkt
| Portfölj | Beslutspunkt | Investering | Villkor |
|---|---|---|---|
| BC17 | V26 (Q2) | 291 000 kr | BC34/BC32/BC33 enligt plan |
5. RESURSÖVERSIKT
Extern investering
| Portfölj | Investering | Konsulttimmar |
|---|---|---|
| BC34 | 325 000 kr | 216 tim |
| BC32 | 405 000 kr | 270 tim |
| BC33 | 543 000 kr | 362 tim |
| TOTALT | 1 273 000 kr | 848 tim |
Intern resurs (totalt 570 tim, 507 300 kr)
| Person | Roll | Timmar | Primär portfölj |
|---|---|---|---|
| Stina Nilsson | BIM-koordinator | 120 tim | BC33 |
| Nada Ahmed | Konstruktör | 75 tim | BC34, BC17 |
| Helena Hammar | VD | 70 tim | BC32 |
| Martin Ellmark | Konstruktör | 70 tim | BC17 |
| Mårten Belin | Avdelningschef Arkitektur | 65 tim | BC32 |
| Adrian Blum Fagerström | Arkitekt | 50 tim | BC34 |
| Emi | BIM-koordinator | 40 tim | BC33 |
| August Nordqvist | Arkitekt | 30 tim | BC33 |
6. FÖRVÄNTADE RESULTAT
År 1 (Fas 1 utan BC17)
| Metrik | Värde |
|---|---|
| Investering | 1 273 000 kr |
| Besparing | 3 203 000 kr |
| Nettovinst | 1 930 000 kr |
| Breakeven | Månad 10 |
3-års perspektiv (komplett portfölj)
| Metrik | Värde |
|---|---|
| Total investering | 1 564 000 kr |
| Total NPV | 7 994 000 kr |
| Årlig nettobesparing | 3 612 000 kr |
| Effektivitetsökning | 3 900+ timmar/år frigjorda |
7. KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER
Tekniska beroenden
- SharePoint-integration för BC34 och BC33
- Revit API-tillgång för BC33
- PDF-dokumentåtkomst för BC32 och BC34
Organisatoriska krav
- Champions tillgängliga för validering (Adrian, Nada, Stina, Mårten)
- Stina max 120 tim över 32 veckor (~4 tim/vecka)
- VD-stöd för BC32-implementation
Risker att bevaka
- AI-träffsäkerhet under utveckling
- Adoptionsgrad bland användare
- Parallell projektbelastning
8. BESLUTSPUNKTER
☐ GODKÄNN Fas 1-investering: 1 273 000 kr
- BC34: 325 000 kr
- BC32: 405 000 kr
- BC33: 543 000 kr
☐ GODKÄNN Strategi 5 (Hybrid) som implementeringsmodell
☐ GODKÄNN BC17 som framtida investering (beslut Q2 2026)
☐ GODKÄNN Projektledartilldelning enligt plan
☐ GODKÄNN Intern resursallokering (570 tim)
BILAGOR
- BC32 Beslutsdokument - Förfrågningsunderlagsplattform
- BC33 Beslutsdokument - BIM-Strategiplattform
- BC34 Beslutsdokument - Kunskaps- & Regelverksplattform
- BC17 Beslutsdokument - Klimatberäkningsassistent
- Implementeringsstrategier 1-5 med resursmatriser
- Ekonomisk sammanställning och kassaflödesanalys
Dokumentinformation:
- Version: 1.0
- Datum: 2025-11-26
- Författare: Lars Diethelm (Ahrens Optimate)
- Baserad på: Fas 1 nulägesanalys, Fas 2 business case-utveckling
- Nästa steg: Styrgruppsbeslut
Ahrens Optimate © 2025