Flaskhalsanalys - TakTema

Projekt: TakTema AI Automation
Datum: 2025-09-09
Version: 2.0 Post-Workshop
Status: Pre-Validation
Ansvarig: Lars Diethelm

Sammanfattning

Identifierad huvudflaskhals

📍 FLASKHALS: Ledningsgodkännande för offertprissättning

Påverkan: Begränsar offertkapacitet till 50% av potential / 30-45 minuter dagligen för ledningen / Uppskattat 2-3 MSEK i missade affärsmöjligheter årligen

Åtgärdsförslag: Implementera delegationsregler för standardofferter kombinerat med "förtuggad information" för avvikelser

1. Analysmetodik

Theory of Constraints (TOC) approach

Denna analys följer Goldratts fem fokuseringssteg, nu validerad genom workshop med 5 nyckelpersoner på TakTema (2025-09-09).

Datainsamling

• Processkartering: Fullständig genomgång validerad i workshop
• Tidsmätningar: Bekräftade genom workshop-diskussion
• Volymanalys: Reviderat till ~750 offerter årligen (inte 900+)
• Workshop: 5 deltagare (Emil, Liza, Rebecka, Linus, Mattias) med TOC-genomgång

2. Systemöversikt

Värdeflöde genom systemet (Validerat)

[Kundförfrågan]
   ↓
[Initial granskning & Kreditkontroll] → Kapacitet: Obegränsad
   ↓
[Dokumentgranskning & Informationssökning] → Kapacitet: Begränsad ⚠️ SEKUNDÄR FLASKHALS
   30% av kalkyltiden
   ↓
[Ritningsanalys i Bluebeam] → Kapacitet: God (5-10x snabbare än manuellt)
   ↓
[Manuell dataöverföring] → Kapacitet: Begränsad ⚠️ FRIKTION
   ↓
[Kalkylering i WorkCloud] → Kapacitet: God
   ↓
[Ledningsgodkännande] → Kapacitet: 30-45 min/dag 🔴 BEKRÄFTAD HUVUDFLASKHALS
   ↓
[Offert till kund] → Kapacitet: Obegränsad
   ↓
[30-dagars uppföljning] → Ofta hoppas över pga tidsbrist
   ↓
[Projektgenomförande]

Systemets begränsningar (Uppdaterat)

3. Huvudflaskhals - Detaljanalys (BEKRÄFTAD)

Beskrivning

Process/Resurs: Ledningsgodkännande för offertprissättning

Plats i värdekedjan: Mellan färdig kalkyl och offertutskick

Ansvarig: Emil Gråberg (Projektchef) och Tommy Gråberg (VD)

System/Verktyg: Manuell granskning, ingen systematik för standardofferter

Kvantifiering (Validerat i workshop)

Rotorsaksanalys (Uppdaterad)

Problem: Alla offerter kräver ledningsgodkännande oavsett storlek eller komplexitet

1. Varför? Ingen delegationsram för standardofferter
2. Varför? Historisk praxis att ledningen ska godkänna prissättning
3. Varför? Risk för felprissättning och marginalerosion
4. Varför? Kalkylatorerna saknar fullständig överblick över lönsamhetskrav
5. Varför? Ingen "förtuggad information" eller tydliga riktlinjer

Rotorsak: Avsaknad av strukturerad delegationsmodell och beslutsunderlag

Workshop-insikter

Nytt koncept - "Förtuggad information":

• Förbereda beslutsunderlag så ledningen bara behöver granska avvikelser
• "Det ska vara färdigt när folk ska titta på det... bara kolla på avvikelser"
• Potential att reducera granskningstid med 70-80%

4. Konsekvensanalys (Uppdaterad)

Uppströms påverkan

• Köbildning: Färdiga kalkyler väntar på godkännande
• Överkapacitet: Kalkylatorer har kapacitet för fler offerter
• Motivationspåverkan: Mattias vill fokusera mer på säljarbete

Nedströms påverkan

• Leveransförseningar: Kunder väntar längre på offertsvar
• Missade affärer: 30-dagars uppföljning hoppas ofta över
• Konkurrenskraft: Längre svarstider än konkurrenter
• Intäktsbortfall: Uppskattat 2-3 MSEK/år i förlorade affärer

Total ekonomisk påverkan (mycket grov uppskattning)

5. Förbättringsförslag (Workshop-validerat)

Steg 1: Exploatera befintlig flaskhals - BESLUTAD

Quick wins beslutade i workshop:

• [x] Kartlägga delegationsmöjligheter - Ansvarig: Emil/Tommy/Mattias
• [x] Aktivera Teams-transkribering omedelbart
• [ ] Implementera "förtuggad information" för offertbeslut

Steg 2: Underordna systemet

Nödvändiga anpassningar:

• Uppströms: Kalkylatorer förbereder strukturerat underlag
• Vid flaskhalsen: Fasta tider för offertgranskning
• Nedströms: Automatisk 30-dagars uppföljning

Steg 3: Höj kapaciteten

6. Sekundära flaskhalsar (Workshop-validerat)

Nästa flaskhals (efter huvudflaskhals lösts)

Process: Dokumentsökning och informationshantering Kapacitet: 30% av kalkyltiden går åt till sökning Gap: Kunde reduceras till 10% med AI Workshop-citat: "30% av tiden på dokumentsökning är ohållbart"

Nyidentifierade problemområden från workshop

1. Montörers tidsrapportering (inte projektledare som tidigare trott)
2. Avtalsgranskning - manuell process utan systematik
3. Leverantörsfakturakontroll (PL) - komplex matchning på leveransnivå

7. Implementeringsplan (Uppdaterad)

Fas 1: Omedelbar exploatering (Vecka 1-2)

• [x] Workshop genomförd med TOC-genomgång - 2025-09-09
• [ ] Kartlägga delegationsmöjligheter - Ansvarig: Emil/Tommy/Mattias
• [ ] Aktivera Teams-transkribering - Ansvarig: TBD
• [ ] Implementera "förtuggad information" - Ansvarig: Mattias
• Förväntad förbättring: 50-70% reduktion av flaskhalsen

Fas 2: Systemanpassning (Påbörjas 2025-09-23)

• [ ] Presentera för ledningsgruppen - 2025-09-16
• [ ] Fas 2 workshop - 2025-09-24 kl 10
• [ ] AI-dokumentanalys pilot på historiska projekt
• [ ] Intelligent kontraktsanalys implementation
• Förväntad förbättring: Ytterligare 30% kapacitetsökning

Fas 3: Kapacitetshöjning (Månad 2-6)

• [ ] Full AI-implementation för dokumenthantering
• [ ] Temporära systemintegrationer (vänta inte på WorkCloud)
• [ ] Kontinuerlig optimering baserat på data
• Förväntad förbättring: Total kapacitetsökning 100%+

Workshop-validering och konsensus

Bekräftade insikter

✅ Huvudflaskhals: Ledningsgodkännande är den primära begränsningen ✅ Volym: ~750 offerter/år (inte 900-1000 som tidigare uppskattat) ✅ Tidsproblem: Montörer, inte projektledare, är problemet med tidsrapportering ✅ Dokumentsökning: 30% av tiden bekräftat som ohållbart ✅ Quick wins: Teams-transkribering kan implementeras omedelbart

TOC-förståelse

Workshop-deltagarna fick kort genomgång av Theory of Constraints vilket gav:

• Ny förståelse för prioritering av förbättringsarbete
• Insikt om att öppna flaskhalsar kan skapa nya problem
• Fokus på DEN stora flaskhalsen istället för många små problem

Rekommendation för fortsatt arbete

Omedelbart (denna vecka):

1. Genomför kartläggning av delegationsmöjligheter
2. Aktivera Teams-transkribering
3. Börja förbereda "förtuggad information" mall

Kort sikt (Fas 2 start 2025-09-23):

1. Fokusera på huvudflaskhalsen med strukturerade åtgärder
2. Undersök potentiell AI-pilot för dokumentanalys
3. Implementera temporära systemlösningar

Lång sikt (3-6 månader):

1. Full AI-implementation för dokumenthantering
2. Intelligent kontraktsanalys
3. Systematisk uppföljning och optimering

Med dessa åtgärder kan TakTema öka sin offertkapacitet med minst 100% inom 6 månader samtidigt som kvaliteten förbättras genom strukturerad "förtuggad information" och AI-stödd validering.