Nulägesrapport - TakTema

OPTIMA Fas 1

Version 2.1 - Post-Workshop

Introduktion

Under de gångna två veckorna har vi tagit de första stegen i TakTema AI Automations projektet. Vi är i Upptäckdelen av projektet (Fas 1 & Fas 2) och fokus har legat på att göra en nulägesanalys dvs kartlägga flaskhalsar och identifiera möjligheter.

I de kommande två veckorna, inom ramen av Fas 2, kommer vi att skapa tydliga business case per möjlighet som skall möjliggöra en prioritering.

Denna Fas 1 rapport är därmed en sammanfattning av arbetet som gjorts och utgör i sig inget beslutsunderlag. Detta då den underliggande datan för möjligheterna inte är validerat samt att flaskhalsar har identifierats som inte kommer att hanteras inom projektets ramar. De tas dock med i informativt syfte.

Inom ramen av Fas 1 genomfördes 9 intervjuer och vi höll en workshop på 3 timmar.

Sammanfattning - Identifierade möjligheter

Projektet identifierade utifrån intervjuerna och i workshopen sammanlagt 12 effektiviseringsmöjligheter. 11 av dessa kommer föras vidare till Fas 2 där de kommer att valideras ur ekonomisk, tekniskt och risk-perspektiv.

Möjligheten som inte kommer att föras vidare till Fas 2, men som uppmärksammas i denna rapport, är den temporära flaskhalsen som uppstått efter Dennis frånfälle: ledningens (Tommy & Emil) godkännande av offertunderlag. Möjlighet 12 nedan kan bidra till en effektivisering av godkännande processen men huvuddelen av flaskhalsen ligger idag i en kombination av upplevd lägre tillgänglighet av Tommy & Emil pga projekten i Boden och Katrineholm samt övergången till impromtu möten isf tidslagda avstämningar.

De 11 möjligheterna, med grovt uppskattat effektiviseringpotential, som förs vidare är:

2. AI-dokumentanalys för informationssökning
   Problem: 30% av kalkyltiden går till dokumentsökning
   Påverkar: Alla kalkylatorer
   Möjlighet: AI analys och sammanfattning av underlag
   Potential: Reducera från 12 till 3 tim/vecka per kalkylator
3. Intelligent kontraktsanalys
   Problem: Ingen systematisk process för kontraktsgranskning
   Risk: Muntliga överenskommelser dokumenteras inte
   Möjlighet: dokumentation av muntliga och skriftliga avtalsprocesser samt analys av resulterade avtal såväl som revisioner därav.
   Potential: Svårt att kvantifiera i tid och pengar.
4. Teams-transkribering för möten
   Problem: Mötesinnehåll dokumenteras bristfälligt och följs inte upp
   Status: Teknologi redan tillgänglig men ej aktiverad
   Potential: 2-3 tim/vecka
5. Automatisering av leverantörsfakturahantering (PL-sidan)
   Problem: Fakturor på leveransnivå, komplex matchning
   Påverkar: Alla projektledare
   Möjlighet: Skapa AI förmatchning som underlag för PL-fakturakontroll
   Tidsspillan: 2-3 tim/vecka per PL
6. Systemintegration Bluebeam-Word-WorkCloud-Word
   Problem: Manuell överföring mellan system
   Frekvens: 5-10 ggr/vecka
   Möjlighet: Automation av överföring i delar eller hela flödet.
   Potential: 4 tim/vecka besparing
7. Automatisk tidsrapporteringspåminnelse och validering
   Problem: Montörer rapporterar sent och felaktigt
   Påverkar: PL måste påminna, löneprocess försenas 1-3 dagar/månad
   Möjlighet: Automatiska påminnelser samt AI validering
   Potential: 3,5 tim/månad besparing
8. UC-kreditkontroll automatisering
   Problem: Manuell export/import process
   Tidsspillan: 25 tim/år
   Möjlighet: Automatisering
   Potential: Full automatisering möjlig
9. Onboarding-automatisering
   Problem: Data matas in i 5+ system manuellt
   Påverkar: Varje nyanställning
   Möjlighet: Automatisering
   Tidsspillan: 0,5 dag per ny anställd, ca 1 dag per månad
10. Automatisk 30-dagars uppföljning av offerter
    Problem: Hoppas ofta över pga tidsbrist
    Påverkar: Försäljningsuppföljning
    Möjlighet: Delvis automatiserad kundkontakt, konfigurerad per kund
    Potential: Ökad konvertering
11. Leverantörsfakturahantering (ekonomisidan)
    Problem: 30-40% av fakturor saknar projektinformation
    Tidsspillan: 4 tim/vecka
    Möjlighet: AI analys av inkommande offerter med automatisk refusering, konfigurerad per kund
    Potential: 3 tim/vecka besparing
12. Offertgodkännande baserad på "förtuggad information"
    Problem: Ledningens godkännande tar 30-45 min/dag
    Påverkar: ~750 offerter/år
    Möjlighet: AI genererad offertsammanfattning med godkännande-indikatorer (grönt/gult/rött) på definierade områden.
    Potential: 70-80% kortare granskningstid

Dessa möjligheter representerar en total tidsbesparing på 110-145 timmar per vecka, motsvarande över 2,2 MSEK årligen enligt workshopens beräkningar. Dessa siffror måste dock beläggas av business case framtagning som sker i Fas 2.

Organisationen visar exceptionell förändringsberedskap och har redan identifierat flera quick wins, t.ex. aktivering av Teams-transkribering.

Theory of Constraints-analysen bekräftar att fokus bör ligga på att exploatera huvudflaskhalsen genom "förtuggad information" och delegationsregler, vilket kan frigöra 70-80% av ledningens granskningstid och, med implementering av ytterligare effektiviseringar och åtgärder (möjligheter 2 - 12), frigöra tid för bl.a. kalkylatorers sälj- & kvalitetsarbete och/eller öka offertkapaciteten med uppskattningsvis 375 - 750 ytterligare offerter årligen, med samma höga kvalitet och utan att öka antalet anställda årligen.

Nyckeltal

• Analysperiod: 2025-08-29 till 2025-09-09
• Workshop genomförd: 2025-09-09 (5 deltagare)
• Intervjuade personer: 9 st inkl 5 workshop-deltagare
• Bekräftad offertvolym: ~750 offerter/år
• Bekräftad huvudflaskhals: Godkännandedelen i offerprocessen
• Total tidsspillan: 110-145 timmar/vecka
• Årlig kostnadspåverkan: 2,2+ MSEK
• Potential kapacitetsökning i huvudprocessen (offertprocessen): 50%+ inom 6 månader alternativ investering i sälj- och kvalitetsarbete.

1. Bakgrund och syfte

Projektbakgrund

TakTema genomför denna nulägesanalys som del av OPTIMA-processen för att identifiera och eliminera ineffektiviteter som begränsar tillväxt och lönsamhet. Företaget upplever ökad efterfrågan men är begränsat av kapacitetsproblem i nuvarande arbetssätt.

Syfte med analysen

1. Identifiera och kvantifiera huvudflaskhalsen i verksamheten
2. Kartlägga realistiska automatiseringsmöjligheter med fokus på AI-lösningar
3. Skapa konkret underlag för Fas 2

Omfattning och avgränsningar

Inkluderat:

• Fullständig offertprocess från förfrågan till betalning
• Tidsrapporterings- och löneprocess
• Leverantörsfakturahantering (både ekonomi och projektledarsidan)
• Onboardingprocess
• Avtalsgranskning

Exkluderat:

• Produktionsprocesser (endast översiktligt)
• Externa leverantörs- och kundprocesser utöver fakturering

Metodik

• Datainsamling: 9 hybrid AI-intervjuer + introduktionsmöten
• Workshop: 2025-09-09 med 5 nyckelpersoner (3 timmar 6 minuter)
• Analysmetod: OPTIMA-metodiken med Theory of Constraints (TOC)
• Verktyg: OPTIMERINGSCANVAS™, flaskhalsanalys, processkartor

2. Organisationsöversikt

Organisationsstruktur (Validerad i workshop)

• VD: Tommy Gråberg
• Projektchef: Emil Gråberg
• Ekonomichef: Liza Fyhr
• Verksamhetsutvecklare/Inköp: Mats Gråberg
• Kalkylatorer: 2 personer
• Projektledare: 6-8 personer
• Ekonomipersonal: 2 personer
• Montörer: 25 - 30 personer

Verksamhetsvolymer (Reviderat)

• Offerter: ~750/år (varav minst 700 små)
• Offertgranskning: 15-45 minuter/dag för ledningen
• Genomloppstid offert: ~2 veckor
• Pågående projekt: 3-20 samtidigt

3. Processanalys

Huvudprocess: Offert till Betalning (Validerad)

Processflöde (Workshop-bekräftat)

[Kundförfrågan] 
    ↓
[Initial granskning & Kreditkontroll] ✓
    ↓
[Dokumentgranskning & informationssökning] ⚠️ TIDSTJUV (30% av tiden)
    ↓
[Ritningsanalys i Bluebeam] ✓ (5-10x snabbare än manuellt)
    ↓
[Manuell överföring till WorkCloud] ⚠️ FRIKTION
    ↓
[Kalkylering] ✓
    ↓
[Manuell överföring till Word-mall] ⚠️ FRIKTION
    ↓
[Ledningsgodkännande] 🔴 BEKRÄFTAD HUVUDFLASKHALS
    ↓
[Offert till kund] ✓
    ↓
[30-dagars uppföljning] ⚠️ (ofta överhoppad)
    ↓
[Avtalsskrivning] ⚠️ NY PROBLEMIDENTIFIERING
    ↓
[Projektgenomförande → Fakturering → Betalning] ✓

Identifierade sidoprocesser

1. Tidsrapportering & Lönehantering
Flöde: Montörer → Projektledare → Attestering → Ekonomi → Lönefil
Problem: Montörer rapporterar sent (flaskhalsen ligger här, inte hos PL)

2. Leverantörsfakturahantering (Ekonomidelen)
Flöde: Faktura inkommer → Kontroll → Korrigeringar → Projektallokering → Bokföring
Problem: 30-40% av fakturorna har fel, manuella korrigeringar krävs

3. Onboarding
Flöde: Ny anställd → Personaldata → Manuell inmatning i 5+ system
Problem: Samma data matas in i WorkCloud, Fortnox, ABAX, behörighetssystem etc.

4. Leverantörsfakturahantering (Projektledardelen)
Flöde: PL beställer → Inköp → Leverans → Fakturakontroll → Attestering
Problem: Fakturor kommer på leveransnivå istället för projektnivå, komplex matchning

5. Avtalsgranskning
Flöde: Muntlig överenskommelse → Avtalsskrivning → Uppdatering → Riskidentifiering → Uppföljning
Problem: Ingen systematisk process, manuell jämförelse av versioner, risk att missa ändringar

4. Tidsspillan och ekonomisk påverkan

Aggregerad tidsspillan (Validerad)

Frustrationsnivåer

Individuella oviktade frustrationsnivåer

5. Prioriterade åtgärder och quick wins

Omedelbart (Förslag från workshop)

6. Kulturella observationer

Förändringsberedskap (Bekräftad)

• Generell inställning: Exceptionellt hög (8-10/10)
• Workshop-energi: Mycket engagerad diskussion
• TOC-förståelse: Ny insikt om prioritering gav aha-upplevelser

Viktiga citat från workshop

• "Vi har mycket mer offerter än vi trodde - 750 per år är en ögonöppnare"
• "30% av tiden på dokumentsökning är ohållbart"
• "Det ska vara färdigt när folk ska titta på det... bara kolla på avvikelser"
• "Vi använder inte de verktyg vi redan har tillgång till"

7. Rekommendationer och nästa steg

Per omgående

1. Genomför kartläggning av offert godkännande effektivisering (Emil/Tommy/Mattias)
2. Aktivera Teams-transkribering
3. Börja förbereda mall för "förtuggad information"

Kort sikt (Fas 2)

1. Presentera business case per möjlighet
2. Presentera rekommendation
3. Ta fram projektplan för Fas 3 - 6

Rapportinformation

• Version: 2.1 (Post-Workshop)
• Workshop genomförd: 2025-09-09
• Deltagare: Emil Gråberg, Liza Fyhr, Rebecka Englund, Linus Karlsson, Mattias Svensson
• Facilitator: Lars Diethelm
• Nästa workshop: 2025-09-24 kl 10:00 (Fas 2)
• Distribution: Ledningsgrupp, Workshop-deltagare

Denna reviderade nulägesrapport inkorporerar alla insikter från workshop 2025-09-09 och utgör grunden för Fas 2 i OPTIMA-processen.