Logga in Prenumerera
Av Lars Diethelm • 09 okt 2025 • 14 min read

PROJEKTPLAN BC07: TIL-DIGITALISERING

PROJEKTPLAN BC07 - TIL-DIGITALISERING
PROJEKTPLAN BC07 - TIL-DIGITALISERING.pdf
629 KB
download-circle

Dokumentinformation

Version: 1.0
Skapad: 2025-10-09
Senast uppdaterad: 2025-10-09
Nästa revision: Vid beslutspunkt BP3
Baserad på: Business Case BC07 v3.0 (2025-10-09)
Metodik: Optima (Fasbaserad projektmodell)

1. PROJEKTÖVERSIKT

1.1 Projektinformation

Projektnamn: TIL-Digitalisering
Projektkod: TIL-2025-BC07
Projektägare: Nina Sandahl (PÄ)
Projektledare: Lars Diethelm (PL)
Projektteam:

  • Görel Andersson (TIL-granskare, Processexpert)
  • Sergej August (TIL-granskare, Processexpert)
  • Hanna (Change Management, Användarstöd)
  • Lars Diethelm (Projektledning)
  • Benjamin (Teknisk integration, vid behov)

Startdatum: 2025-10-14 (Vecka 42)
Slutdatum: 2026-03-06 (Vecka 11)
Total tidsram: 20 veckor (5 månader)
Budget: 183 000 kr (År 1) + 6 000 kr (Årlig drift från år 2)

1.2 Målbild från Business Case

Problem: Ineffektiv dokumentation av TIL-granskningar utan sökbart arkiv, strukturerad kunskapsåteranvändning och outnyttjad iControl-licens. Årlig kostnad för ineffektivitet: 63 000 kr.

Lösning: Tvåstegs-approach som först försöker aktivera befintlig iControl-licens. Vid misslyckande implementeras användarvänligt digitalt granskningssystem med sökbart dokumentarkiv och flexibel checkliststruktur.

Förväntad nytta:

  • ROI: 17-22 månader (beroende på alternativ)
  • NPV 3 år: 25 100 - 96 850 kr
  • Årlig besparing: 44 625 kr (efter drift)
  • Nettobesparing år 1: -17 375 kr (investering) till +30 625 kr (beroende på alternativ)

1.3 Projektomfattning

Inkluderat:

  • Försök att reaktivera befintlig iControl-licens
  • Vid misslyckande: Implementation av ny digital TIL-lösning
  • Sökbart digitalt dokumentarkiv för alla TIL-granskningar
  • Mobilenheter för fältarbete (surfplattor)
  • Utbildning av Görel och Sergej
  • Change management och användarstöd
  • Pilot med minst 6-8 granskningar totalt
  • Överföring till drift och uppföljning

Exkluderat:

  • KA-kontroller (kan bli framtida expansion)
  • Integration med ekonomisystem
  • Automatisk fakturering
  • Kundportal
  • Avancerad rapportanalys/BI

2. FASINDELNING ENLIGT OPTIMA-METODIK

Fas 1-2: Förstudie & Målbild (GENOMFÖRD)

Status: ✓ Genomförd
Resultat: Business Case BC07 v3.0 godkänd

Fas 3: Förberedelse & Kunskap

Period: Vecka 41-44 (Oktober-November 2025)
Längd: 4 veckor

Huvudaktiviteter:

  1. iControl-problemanalys (Vecka 41-42)
    • Djupintervjuer med Görel och Sergej om tidigare iControl-erfarenhet
    • Kontakt med iControl support för teknisk genomgång
    • Identifiera root cause: Tekniskt problem eller användbarhetsproblem
  2. iControl-reaktivering (Vecka 42-43)
    • Lös tekniska problem med iControl support
    • Konfiguration med fokus på flexibilitet (inte "fyrkantighet")
    • Förnyad utbildning (4 timmar per person)
  3. iControl-pilot (Vecka 43-44)
    • 3-4 granskningar med iControl
    • Daglig support och användarfeedback
    • Dokumentera adoption och tidsbesparing

Leveranser:

  • iControl-problemanalysrapport
  • Konfigurerad iControl-miljö (om räddningsbar)
  • Pilotrapport med adoption% och användarfeedback
  • Beslutsdokumentation: Fortsätt med iControl eller Fas 4?

Beslutspunkt BP3:

  • Kriterier för framgång: Adoption ≥80% i pilot, användarnöjdhet >7/10, teknisk stabilitet
  • Beslut: Om BP3 godkänd → Direkt till Fas 5 (iControl-utrullning). Om BP3 ej godkänd → Fortsätt till Fas 4

Fas 4: FASM-sprintar (Endast om iControl misslyckats)

Period: Vecka 45-52 (November-December 2025)
Längd: 8 veckor (två 3-veckors sprintar + beslutspunkt)

FASM = Förenkla, Automatisera, Standardisera, Mäta

Sprint 1: Förberedelse & Konfiguration (Vecka 45-47)

  1. Förenkla: Kravspecifikation baserad på iControl-lärdomar
    • Workshop: Vad gjorde iControl fel? Vad är dealbreakers?
    • Definiera kärnfunktioner: Sökbart arkiv (Görels prioritet)
    • Undvik "fyrkantighet" - fokus på flexibilitet
  2. Standardisera: Plattformsval och anskaffning
    • Utvärdera 3 alternativa plattformar (iAuditor, SafetyCulture, etc.)
    • Välj enklaste lösningen med sökbart arkiv
    • Beställ mobilenheter (2 surfplattor)
  3. Automatisera: Initial konfiguration
    • Grundinställningar i vald plattform
    • Skapa flexibla checklistmallar (inte rigida)
    • Konfigurera sökfunktion och dokumentarkiv

Leveranser Sprint 1:

  • Kravspecifikation baserad på iControl-lärdomar
  • Vald och konfigurerad plattform
  • Mobilenheter mottagna och konfigurerade
  • Checklistmallar version 1.0

Sprint 2: Pilot & Optimering (Vecka 48-50)

  1. Mäta: Pilot med ny plattform
    • 3-4 granskningar med ny lösning
    • Kontinuerlig anpassning baserat på feedback
    • Jämför med iControl-pilot
  2. Förenkla: Användarfeedback och iteration
    • Dagliga avstämningar vecka 1
    • Veckovisa avstämningar vecka 2-3
    • Dokumentera tidsbesparing och användbarhet

Leveranser Sprint 2:

  • Pilotrapport med adoption% och jämförelse mot iControl
  • Optimerade checklistmallar version 2.0
  • Användarguide och quick reference

Beslutspunkt BP4:

  • Kriterier för framgång: Adoption ≥80%, användarnöjdhet >7/10, uppnådda effektivitetsvinster
  • Beslut: Implementera full utrullning eller avbryt projekt

KRITISK STOPP-REGEL: Om adoption <50% efter pilot → Projektet avbryts

Fas 5: Införande

Period: Vecka 51-2 (December 2025 - Januari 2026)
Längd: 6 veckor

Huvudaktiviteter:

  1. Full utbildning (Vecka 51)
    • Fördjupad utbildning för Görel och Sergej (1 dag per person)
    • Praktiska övningar och scenarioträning
    • Q&A och felsökning
  2. Mjukstart (Vecka 52-1)
    • Parallellkörning med gamla metoder (säkerhetsnät)
    • Alla nya granskningar i digitalt system
    • Intensiv support första 2 veckorna
  3. Full övergång (Vecka 2)
    • Avsluta gamla metoder
    • Alla granskningar 100% digitala
    • Kontinuerlig support vid behov

Leveranser:

  • Utbildningsmaterial och inspelningar
  • Supportdokumentation
  • Alla gamla TIL-granskningar överförda till sökbart arkiv (om möjligt)
  • Dokumenterat införandeprotokoll

Beslutspunkt BP5:

  • Kriterier för framgång: 100% digital adoption, systemstabilitet, användarnöjdhet bibehållen
  • Beslut: Överlämna till drift och avsluta projekt

Fas 6: Uppföljning

Period: Vecka 3-10 (Januari-Mars 2026)
Längd: 8 veckor (varav 2 aktiva, 6 observationsveckor)

Huvudaktiviteter:

  1. Effektmätning (Vecka 3-4)
    • Mät faktisk tidsbesparing per granskning
    • Användarintervjuer: Uppfylls Görels önskan om "sökbart arkiv"?
    • KPI-uppföljning mot BC-mål
  2. Lessons Learned (Vecka 5)
    • Workshop med hela teamet
    • Dokumentera framgångsfaktorer och stolpar
    • Identifiera förbättringsområden
  3. Långsiktig observation (Vecka 6-10)
    • Månadsvis avstämning med användare
    • Säkerställ fortsatt adoption
    • Identifiera behov av vidareutveckling

Leveranser:

  • Effektmätningsrapport med faktiska besparingar
  • Lessons Learned-dokumentation
  • Projektavslutningsrapport
  • Överlämnande till förvaltning (Hanna/IT)

Beslutspunkt BP6:

  • Kriterier för framgång: Dokumenterade besparingar ≥80% av BC-mål, fortsatt hög adoption
  • Beslut: Projekt avslutat, förslag på expansion (t.ex. KA-kontroller)

3. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

TIL-2025-BC07: TIL-Digitalisering
├── 1. Projektledning [Lars]
│   ├── 1.1 Projektplanering och uppstart
│   ├── 1.2 Styrgruppsmöten (månadsvis)
│   ├── 1.3 Statusrapportering (veckovis)
│   ├── 1.4 Riskhantering och eskalering
│   └── 1.5 Projektavslut och dokumentation
│
├── 2. Fas 3: Förberedelse & Kunskap [F3]
│   ├── 2.1 iControl-problemanalys
│   │   ├── 2.1.1 Djupintervjuer Görel & Sergej
│   │   ├── 2.1.2 iControl support-kontakt
│   │   └── 2.1.3 Root cause-analys
│   ├── 2.2 iControl-reaktivering
│   │   ├── 2.2.1 Teknisk problemlösning
│   │   ├── 2.2.2 Konfiguration för flexibilitet
│   │   └── 2.2.3 Förnyad utbildning (8h total)
│   └── 2.3 iControl-pilot
│       ├── 2.3.1 Pilot (3-4 granskningar)
│       ├── 2.3.2 Användarfeedback och support
│       └── 2.3.3 Pilotrapport och BP3-beslut
│
├── 3. Fas 4: FASM-sprintar [F4] (endast vid iControl-misslyckande)
│   ├── 3.1 Sprint 1: Förberedelse & Konfiguration
│   │   ├── 3.1.1 Kravspecifikation från iControl-lärdomar
│   │   ├── 3.1.2 Plattformsutvärdering och val
│   │   ├── 3.1.3 Mobilenheter (anskaffning)
│   │   ├── 3.1.4 Plattformskonfiguration
│   │   └── 3.1.5 Checklistmallar v1.0
│   └── 3.2 Sprint 2: Pilot & Optimering
│       ├── 3.2.1 Pilot med ny plattform (3-4 granskningar)
│       ├── 3.2.2 Användarfeedback och iteration
│       ├── 3.2.3 Checklistmallar v2.0
│       └── 3.2.4 Pilotrapport och BP4-beslut
│
├── 4. Fas 5: Införande [F5]
│   ├── 4.1 Full utbildning
│   │   ├── 4.1.1 Utbildningsmaterial
│   │   ├── 4.1.2 Genomförande (2 dagar total)
│   │   └── 4.1.3 Supportdokumentation
│   ├── 4.2 Mjukstart och parallellkörning
│   ├── 4.3 Full övergång till digital process
│   └── 4.4 BP5-beslut
│
└── 5. Fas 6: Uppföljning [F6]
    ├── 5.1 Effektmätning
    ├── 5.2 Lessons Learned workshop
    ├── 5.3 Långsiktig observation
    ├── 5.4 Projektavslutningsrapport
    └── 5.5 Överföring till förvaltning

4. TIDPLAN - GANTT-SCHEMA

AKTIVITET                          V41 V42 V43 V44 V45 V46 V47 V48 V49 V50 V51 V52 V01 V02 V03 V04 V05 V06-10
=====================================================================================================
PROJEKTLEDNING                     [████████████████████████████████████████████████████████████]
Projektplanering                   [██]
Styrgruppsmöte 1                       [█]
Styrgruppsmöte 2                                           [█]
Styrgruppsmöte 3                                                                   [█]
Statusrapportering (veckovis)      [████████████████████████████████████████████████████████████]

FAS 3: FÖRBEREDELSE & KUNSKAP      [█████████████]
iControl-problemanalys             [████]
iControl-reaktivering                  [████]
iControl-pilot                             [████]
BP3: Beslut fortsättning                       [█]

FAS 4: FASM-SPRINTAR (vid behov)               [███████████████████]
Sprint 1: Förberedelse                         [█████████]
  - Kravspec & Plattformsval                   [████]
  - Konfiguration                                  [████]
Sprint 2: Pilot                                          [█████████]
  - Pilot ny plattform                                   [████]
  - Optimering                                               [████]
BP4: Beslut implementation                                     [█]

FAS 5: INFÖRANDE                                               [█████████████]
Full utbildning                                                [██]
Mjukstart                                                          [████]
Full övergång                                                              [██]
BP5: Drift-överlämning                                                         [█]

FAS 6: UPPFÖLJNING                                                             [████████████████]
Effektmätning                                                                  [████]
Lessons Learned                                                                    [█]
Långsiktig observation                                                             [████████████]
BP6: Projektavslut                                                                             [█]

BESLUTSPUNKTER
BP3: Fortsätt med iControl/Fas 4           [█]
BP4: Implementera ny lösning                                       [█]
BP5: Överlämna till drift                                                     [█]
BP6: Avsluta projekt                                                                           [█]

Tidsplan med datum:

Fas Period Veckor Startdatum Slutdatum
Projektstart V42 - 2025-10-14 2025-10-18
Fas 3 V42-44 4v 2025-10-14 2025-11-08
BP3 V44 - 2025-11-08 2025-11-08
Fas 4* V45-52 8v 2025-11-11 2026-01-03
BP4* V52 - 2026-01-03 2026-01-03
Fas 5 V51-2 6v 2025-12-23 2026-01-17
BP5 V02 - 2026-01-17 2026-01-17
Fas 6 V03-10 8v 2026-01-20 2026-03-13
BP6 V10 - 2026-03-13 2026-03-13

*Endast om iControl-reaktivering misslyckas i Fas 3

5. RESURSPLAN

5.1 Resursmatris per Fas

BERÄKNINGSREGLER:

  • Projektledning (P): 0 kr/tim (tas inom befintlig bemanning)
  • Automationsutveckling (A): 1 500 kr/tim
  • Implementeringssäkring (I): 1 500 kr/tim
  • Interna resurser: 430 kr/tim

Timberäkning: Timmar = Kostnad / Timpris

Resurs Kostnad/tim Fas 3 Fas 4* Fas 5 Fas 6 Total
Projektledning (P) 1 500 kr 6h 12h 12h 8h 80h
Automationsutveckling (A) 1 500 kr 8h 22h 12h 12h 27h
Implementeringssäkring (I) 1 500 kr 4h 3h 5h 8h 9h
Interna resurser 500 kr - - - - 0h

*Fas 4 endast om iControl misslyckas

Fördelning per kategori:

Automationsutveckling (A) - 27h totalt:

  • Fas 3: 8 000 kr = 5h (iControl support + initial konfiguration)
  • Fas 4: 33 000 kr = 22h (Plattformsanpassning + konfiguration ny lösning)
  • Fas 5: 0 kr = 0h
  • Fas 6: 0 kr = 0h

Implementeringssäkring (I) - 9h totalt:

  • Fas 3: 6 000 kr = 4h (Initial utbildning iControl: 2 personer × 2h)
  • Fas 4: 0 kr = 0h
  • Fas 5: 8 000 kr = 5h (Full utbildning ny plattform: 2 personer × 1 dag = ~5h effektiv)
  • Fas 6: 0 kr = 0h

Interna resurser - 0h fakturerade:

  • Görel, Sergej och Hanna: Tid tas inom befintlig bemanning
  • Benjamin: Endast vid behov, max 12h totalt över projektet
  • All intern tid hanteras av respektive avdelning

5.2 Nyckelroller och ansvar

Lars Diethelm (Projektledare):

  • Total tid: 80 timmar över 20 veckor
  • Projektplanering och styrning
  • Stakeholder management (Nina, teamet)
  • Riskövervakning och eskalering
  • Dokumentation och rapportering

Görel Andersson (TIL-granskare, Processexpert):

  • Pilot-deltagare (4-6 granskningar digitalt)
  • Användarfeedback och krav
  • Kvalitetsvalidering
  • Total tid: ~30 timmar

Sergej August (TIL-granskare/Platskontroller, Processexpert):

  • Pilot-deltagare (4-6 granskningar digitalt)
  • Teknisk användarfeedback
  • Mobilenhets-testning
  • Total tid: ~30 timmar

Hanna (Change Management & Support):

  • Användarstöd under införande
  • Utbildningsassistans
  • Drift-överlämning
  • Total tid: ~20 timmar

Benjamin (Teknisk integration, vid behov):

  • Teknisk support vid behov
  • Systemintegration om krävs
  • Total tid: Max 12 timmar

Externa resurser:

  • iControl support (ingår i befintlig licens)
  • Plattformskonsult (vid Fas 4): 22h
  • Utbildningskonsult (vid Fas 5): 5h

6. BUDGET OCH KOSTNADSPLAN

6.1 Kostnadsfördelning från Business Case

Mappning av BC-kostnader till kategorier:

Automationsutveckling (A) inkluderar:

  • iControl support och problemlösning
  • Konfiguration iControl alternativt ny plattform
  • Plattformsanpassning
  • Systemintegration
  • Teknisk dokumentation

Implementeringssäkring (I) inkluderar:

  • Utbildning Görel och Sergej (initial + fördjupad)
  • Pilotfas-support
  • Change management
  • Användarstöd
  • Drift-överlämning

Licenser/Hårdvara inkluderar:

  • Mobilenheter (2 surfplattor)
  • iControl-licens (redan betald, ej i budget)
  • Ny plattformslicens (ingår i årlig drift)

6.2 Budgettabell - Alternativ B (Worst Case: iControl misslyckas)

Kostnadskategori Fas 3 Fas 4 Fas 5 Fas 6 Total År 1
Projektledning 9 000 18 000 18 000 12 000 57 000 kr
Licenser/Hårdvara 0 15 000 0 0 15 000 kr
Automationsutveckling (A) 12 000 33 000 18 000 18 000 81 000 kr
Implementeringssäkring (I) 6 000 4 500 7 500 12 000 30 000 kr
Interna resurser 0 0 0 0 0 kr
Summa per fas 27 000 70 500 43 500 42 000 183 000 kr

6.3 Årlig driftkostnad (från år 2)

Kostnadskategori År 2 och framåt
Plattformslicens (2 användare) 12 000 kr
Support och uppdateringar 6 000 kr
MINUS: Avslutad iControl-licens -12 000 kr
Netto årlig drift 6 000 kr/år

Om iControl lyckas i Fas 3:

  • Investering: Endast 14 000 kr (Fas 3)
  • Fas 4 och mobilenheter: 0 kr (sparas 56 000 kr)
  • Årlig drift: 12 000 kr (iControl-licens, redan betald)
  • Bästa möjliga scenario

7. KOMMUNIKATIONSPLAN

7.1 Intressentmatris

Intressent Roll Informationsbehov Kanal Frekvens Ansvarig
Nina Sandahl (PÄ) Projektägare, Beslutfattare Projektframsteg, risker, beslutspunkter, budget Styrgruppsmöte + Email Månadsvis + vid BP Lars
Görel Andersson Kärnanvändare, Processexpert Detaljerad info, pilot-status, användarguider Teams + Workshop Veckovis Lars
Sergej August Kärnanvändare, Processexpert Detaljerad info, pilot-status, teknisk support Teams + Workshop Veckovis Lars
Hanna Change Manager Projekt-status, support-behov, införandeplan Teams Veckovis Lars
Benjamin Teknisk support Tekniska krav, integrationsbehov Email/Teams Vid behov Lars
Ledning Strategisk overview Sammanfattning, affärsnytta, risker Dashboard Månadsvis Nina
iControl support Extern leverantör Tekniska problem, konfigurationskrav Email/Support Fas 3 Lars

7.2 Mötesstruktur

Möte Syfte Deltagare Frekvens Längd Dag/Tid
Veckomöte projektteam Synk, status, blockerare Lars, Görel, Sergej, Hanna Veckovis 30 min Fredagar 14:00
Sprint Planning Planera kommande sprint Lars, Görel, Sergej Var 3:e vecka (Fas 4) 2h Måndag 09:00
Sprint Demo Demonstration av lösning Team + Nina Efter varje sprint 1h Fredag 13:00
Styrgruppsmöte Beslut, budget, risker Nina (ordförande), Lars Månadsvis 1h Sista fredagen/mån
Pilotuppföljning Användarfeedback pilot Lars, Görel, Sergej Dagligen (pilotveckor) 15 min 16:00
Beslutspunktsmöte Formellt beslut BP3-BP6 Nina, Lars, (Team vid behov) Vid varje BP 1-2h Enligt tidplan

7.3 Rapporteringsstruktur

Veckorapport (Email till Nina):

  • Framsteg senaste veckan
  • Planerat kommande vecka
  • Risker och blockerare
  • Budget-status
  • Format: Max 1 A4, bullets

Månadsrapport (Styrgrupp):

  • Övergripande status (Grön/Gul/Röd)
  • Uppnådda milstolpar
  • KPI-uppföljning
  • Budget förbrukning vs plan
  • Risker och mitigeringsåtgärder
  • Nästa månads fokus
  • Format: PowerPoint, 5-7 slides

Beslutspunktsrapport (Inför BP):

  • Sammanfattning genomförd fas
  • Uppfyllelse av BP-kriterier
  • Användarfeedback och adoption%
  • Ekonomisk status
  • Rekommendation: Fortsätt/Avbryt/Justera
  • Format: Word/PDF, 3-5 sidor

8. KVALITETSPLAN

8.1 KPI:er och mål

KPI Nuläge Mål Mätfrekvens Ansvarig Datakälla
Tid per granskning 2-3h <2h (33% besparing) Per granskning Lars Tidsregistrering
Adoption digitalt system 0% (iControl) ≥80% i pilot, 100% i drift Veckovis Lars Granskningsloggar
Sökbarhet dokumentarkiv 0% (osökbart) 100% av granskningar sökbara Månadsvis Hanna Systemdata
Rapportgenereringstid 30 min/rapport <15 min (50% besparing) Per rapport Lars Tidsregistrering
Användarnöjdhet N/A ≥7/10 Varje pilot, sedan månadsvis Lars Enkät
Systemtillgänglighet N/A ≥99% Dagligen Benjamin/IT Systemmonitoring
Kostnadsbesparingar 0 kr 44 625 kr/år (netto) Kvartalsvisa Nina Ekonomirapport
Kunskapsåteranvändning 20 min söktid <2 min (90% besparing) Månadsvis Görel/Sergej Användarrapport

8.2 Kvalitetssäkringsaktiviteter

Under Fas 3-4 (Pilot):

  • Daglig användarfeedback första veckan
  • Veckovisa avstämningar
  • Teknisk stabilitetstestning
  • Användarenkät efter varje pilotgranskning

Under Fas 5 (Införande):

  • Kvalitetskontroll av utbildningsmaterial
  • Följ användaradoption dagligen första 2 veckorna
  • Support-responstest: Max 4h svarstid

Under Fas 6 (Uppföljning):

  • Effektmätning mot BC-mål
  • Användarintervjuer
  • Långsiktig adoptions-monitoring

8.3 Acceptanskriterier per fas

Fas 3 - iControl-pilot:

  • ✓ 3-4 granskningar genomförda digitalt
  • ✓ Teknisk stabilitet (inga kritiska buggar)
  • ✓ Adoption ≥80% ELLER tydlig orsak till misslyckande dokumenterad
  • ✓ Användarfeedback dokumenterad

Fas 4 - Ny plattform (om aktiverad):

  • ✓ Plattform vald baserat på iControl-lärdomar
  • ✓ 3-4 pilotgranskningar genomförda
  • ✓ Adoption ≥80%
  • ✓ Checklistmallar godkända av Görel och Sergej
  • ✓ Sökbart dokumentarkiv fungerar

Fas 5 - Införande:

  • ✓ Utbildning genomförd (2 personer)
  • ✓ 100% av nya granskningar i digitalt system
  • ✓ Support-dokumentation klar
  • ✓ Parallellkörning genomförd utan problem

Fas 6 - Uppföljning:

  • ✓ Effektmätning visar ≥80% av BC-mål uppnådda
  • ✓ Adoption bibehållen >95%
  • ✓ Lessons Learned dokumenterad
  • ✓ Drift-överlämning genomförd

9. RISKHANTERINGSPLAN

9.1 Identifierade risker

Riskvärdering: Sannolikhet (S) × Påverkan (P) = Värde
Nivåer: H=Hög(3), M=Medium(2), L=Låg(1)

ID Risk S P Värde Strategi Ägare Mitigeringsåtgärder
R01 "iControl-upprepning" - Ny lösning misslyckas av samma orsaker som iControl H H 9 Mitigera Lars • Djupanalys av varför iControl misslyckades (Vecka 41-42)<br>• Tvåstegs-approach: Pröva iControl först<br>• Design ny lösning baserat på lärdomar<br>• Görel & Sergej godkänner design före implementation
R02 Användarmotstånd - "Blir för fyrkantigt" (kärnrisk från BC) H H 9 Mitigera Lars/Hanna • Fokus på flexibilitet, inte rigid checkliststruktur<br>• Prioritera "sökbart arkiv" (Görels önskan)<br>• Veckovisa användarfeedback-sessioner<br>• Gör verktyget valfritt i pilotveckor<br>• Eskalera till Nina om adoption <50%
R03 Låg adoption trots investering - Systemet används inte (som iControl) M H 6 Mitigera Lars • Tydliga success metrics: ≥80% adoption<br>• Daglig uppföljning pilot-veckor<br>• STOPP-REGEL: Avbryt om <50% adoption efter pilot<br>• Nina involverad för change management
R04 Tekniska problem med iControl - Kontaktproblem kan ej lösas M M 4 Acceptera Lars • iControl support involveras omedelbart (Vecka 41)<br>• Budget finns för Alternativ B (ny plattform)<br>• Max 2 veckor för att lösa tekniskt problem<br>• Beslutspunkt vecka 42: Fortsätt eller hoppa till Fas 4
R05 Överskattad besparing - Sergej använder redan Word, lägre faktisk besparing M M 4 Acceptera Nina • BC använder konservativa antaganden (50%, inte 100%)<br>• Fokus på kvalitativa värden (sökbart arkiv)<br>• Mät faktisk tidsbesparing i pilot<br>• Justera förväntningar om nödvändigt
R06 För komplex lösning - "Millimeterprecision" som Sergej varnar för L M 3 Mitigera Lars • Start med minimal funktionalitet<br>• "Sökbart arkiv" är kärnfunktion - allt annat nice-to-have<br>• Görel & Sergej måste godkänna varje funktion<br>• Iteration baserat på feedback
R07 Mobilenheter försvinner/skadas L M 3 Överföra Hanna • Försäkring på surfplattor<br>• Backup-enheter vid kritiska granskningar<br>• Cloud-synk säkerställer ingen dataförlust
R08 Offline-problem vid platskontroller M M 4 Mitigera Benjamin • Obligatorisk test av offline-funktionalitet före val<br>• Backup-rutin (foto + manuell inmatning senare)<br>• Välj plattform med beprövad offline-kapacitet
R09 Budget överskridning - Fas 4 blir dyrare än planerat L M 3 Mitigera Lars/Nina • Tvåstegs-approach minimerar initial risk<br>• STOPP vid kostnad >100 000 kr totalt<br>• Månadsvis budget-uppföljning till Nina<br>• Buffert i Fas 4-budget (48k vs planerat 56k)
R10 Resurskonflikt - Görel/Sergej för upptagna med ordinarie arbete M L 2 Mitigera Nina • Pilot-granskningar = ordinarie arbete (ingen extra tid)<br>• Utbildning max 1 dag per person<br>• Feedback-sessioner korta (15-30 min)<br>• Nina prioriterar projektet internt

9.2 Kritiska stopp-kriterier

Projektet ska omedelbart avbrytas om:

  1. iControl tekniskt omöjligt att lösa (Vecka 42)
    • OCH ingen budget/vilja för Alternativ B
  2. Pilot-adoption <50% efter 4 veckor (Vecka 44 eller 48)
    • Indikerar fundamentalt motstånd eller användbarhetsproblem
  3. Användare rapporterar samma problem som med iControl (Under pilot)
    • Visar att vi upprepar samma misstag
  4. Kostnad överstiger 100 000 kr totalt
    • Affärsnyttan (NPV 25-97k över 3 år) motiverar inte högre investering
  5. Nina eller teamet bedömer motståndet för stort
    • Change management-perspektiv: Redo för digitalisering eller ej?

9.3 Eskaleringsprocess

Nivå 1 - Projektledare (Lars):

  • Hanterar operativa risker och dagliga blockerare
  • Eskalerar till Nivå 2 om: Risk värde ≥6, Adoption <60%, Budget-avvikelse >10%

Nivå 2 - Projektägare (Nina):

  • Beslutar om projektjusteringar, budget-ökningar <20%
  • Eskalerar till Nivå 3 om: Risk värde ≥9, Adoption <50%, Projektavbrott övervägs

Nivå 3 - Ledning:

  • Beslutar om projektavbrott, budget-ökningar >20%
  • Strategiska beslut kring digitaliseringsstrategi

10. PROJEKTAVSLUT

10.1 Avslutningsaktiviteter

Vecka 9-10 (Mars 2026):

  1. Slutleverans och godkännande
    • Presentation av projektresultat för styrgrupp
    • Demonstration av digitalt TIL-system
    • Genomgång av uppnådda mål vs BC
    • Formellt godkännande från Nina (PÄ)
  2. Överföring till förvaltning
    • Dokumentation av förvaltningsrutiner
    • Utbildning av Hanna/IT i support
    • SLA-definition för användarsupport
    • Eskaleringsvägar dokumenterade
  3. Lessons Learned workshop (Vecka 5, redan utförd)
    • Vad fungerade bra?
    • Vad kunde gjorts bättre?
    • Framgångsfaktorer för framtida digitalisering
    • Dokumentation för organisatoriskt lärande
  4. Projektdokumentation arkivering
    • Projektplan, BC, beslutsdokument
    • Teknisk dokumentation
    • Användarguider och utbildningsmaterial
    • Ekonomisk slutredovisning
    • Lagring: SharePoint/Projektarkiv
  5. Resursfrigörande
    • Formellt avsluta projektteamets uppdrag
    • Tack till deltagare
    • Återgång till ordinarie roller
  6. Slutrapport till styrgrupp
    • Sammanfattning av projekt
    • Ekonomisk slutredovisning: Budget vs Faktiskt
    • Uppnådda mål och KPI:er
    • Lessons Learned sammanfattning
    • Rekommendationer för framtiden (t.ex. expansion till KA-kontroller)

10.2 Överlämning till drift

Ansvarig för förvaltning: Hanna (primär), IT (sekundär support)

Förvaltningsaktiviteter:

  • Användarsupport (första linjens support: Hanna)
  • Teknisk support (andra linjens support: IT/Benjamin)
  • Licens- och prenumerationshantering
  • Backup och datahantering
  • Kontinuerlig förbättring baserat på användarfeedback

SLA (Service Level Agreement):

  • Support-svarstid: 4 timmar (kontorstid)
  • Kritiska problem: 1 timme
  • Systemtillgänglighet: ≥99%
  • Planerad nertid: Max 2h/månad (annonseras 1 vecka i förväg)

10.3 Uppföljning efter projektavslut

3 månader efter avslut (Juni 2026):

  • Kontrollera fortsatt adoption (mål: >95%)
  • Mät faktiska besparingar vs BC-mål
  • Användarintervjuer: Har "sökbart arkiv" uppfyllt förväntningar?
  • Identifiera behov av vidareutveckling

12 månader efter avslut (Mars 2027):

  • Årlig effektrapport: Faktiska besparingar År 1
  • NPV-uppföljning: På spår mot 25-97k över 3 år?
  • Utvärdera expansion till KA-kontroller (Benjamin)
  • Lessons Learned för andra digitaliseringsprojekt

11. FRAMGÅNGSFAKTORER OCH KRITISKA FÖRUTSÄTTNINGAR

11.1 Kritiska framgångsfaktorer

  1. Förstå varför iControl misslyckades
    • Vecka 41-42 är avgörande
    • Djupintervjuer med Görel och Sergej
    • Root cause: Tekniskt vs Användbarhet vs Change management?
  2. Användarinvolvering från dag 1
    • Görel och Sergej måste vara med i VARJE designbeslut
    • "Inget om oss utan oss"-princip
    • Veto-rätt över funktioner som känns "för fyrkantiga"
  3. Flexibilitet över struktur
    • Prioritera "sökbart arkiv" (Görels önskan)
    • Minimalistisk checkliststruktur
    • Fritextfält ska dominera över checkboxar
  4. Tydliga beslutspunkter
    • BP3 (Vecka 44): iControl adoption ≥80%? → Full utrullning. <50%? → Fas 4 eller avbryt
    • BP4 (Vecka 50): Ny plattform adoption ≥80%? → Implementera. <50%? → Avbryt
    • Inga gråzoner - tydliga go/no-go-beslut
  5. Change management med Nina
    • Fast pris på TIL gör effektivisering strategiskt
    • Nina måste driva intern prioritering
    • Eskalering till Nina vid adoption <60%
  6. Tvåstegs-approach håller budgeten nere
    • Försök rädda iControl först (14k)
    • Investera i ny lösning endast vid behov (+56k)
    • Lär av misstag innan större investering

11.2 Kritiska förutsättningar

För projektframgång krävs:

✓ Ledningens stöd: Nina prioriterar projektet och frigör tid för Görel/Sergej
✓ Användarengagemang: Görel och Sergej deltar aktivt i pilot och feedback
✓ Teknisk stabilitet: Vald lösning (iControl eller ny) fungerar offline
✓ Budget: 70 000 kr tillgängligt (14k Fas 3, 56k om Fas 4 aktiveras)
✓ Tid: Görel och Sergej har tid för pilot (=ordinarie granskningar digitalt)
✓ Change management: Hanna tillgänglig för användarstöd
✓ Beslutandemandat: Nina har mandat att avbryta vid låg adoption

Projektrisker ökar om:

⚠ iControl-problemet är tekniskt olösbart OCH budget för Alternativ B saknas
⚠ Görel/Sergej har för högt arbetspryck för att delta i pilot
⚠ Tidigare digitaliseringsförsök (iControl) har skapat cynism
⚠ Ingen i organisationen driver change management

12. BESLUT OCH GODKÄNNANDE

12.1 Styrgruppsbeslut

Projektplan godkänd:

Roll Namn Datum Signatur
Projektägare Nina Sandahl __________ __________
Projektledare Lars Diethelm __________ __________

Kommentarer/Justeringar:

12.2 Beslutspunkter (kommer fyllas i under projektets gång)

BP Fas Datum Beslut Motivering Beslutad av
BP3 Efter Fas 3 2025-11-08 ☐ Fortsätt iControl<br>☐ Aktivera Fas 4<br>☐ Avbryt Nina Sandahl
BP4 Efter Fas 4 2026-01-03 ☐ Implementera<br>☐ Avbryt Nina Sandahl
BP5 Efter Fas 5 2026-01-17 ☐ Överlämna drift<br>☐ Förläng Fas 5 Nina Sandahl
BP6 Efter Fas 6 2026-03-13 ☐ Avsluta projekt<br>☐ Expansion Nina Sandahl

PROJEKTPLAN SLUT

Detta dokument är levande och uppdateras vid varje beslutspunkt (BP3-BP6). Revisioner dokumenteras i versionshistoriken nedan.

Versionshistorik

Version Datum Ändring Ansvarig
1.0 2025-10-09 Initial projektplan skapad baserat på BC07 v3.0 Lars Diethelm

VIKTIGT: DENNA PROJEKTPLAN FÖRUTSÄTTER TVÅSTEGS-APPROACH

Alternativ A (Bästa scenario):

  • iControl lyckas i Fas 3 → Direkt till Fas 5
  • Total kostnad: 14 000 kr
  • Fas 4 genomförs EJ

Alternativ B (Worst case scenario, budget enligt denna plan):

  • iControl misslyckas i Fas 3 → Aktivera Fas 4
  • Total kostnad: 183 000 kr
  • Hela projektplanen genomförs

Beslut om vilket alternativ som aktiveras tas vid BP3 (vecka 44/2025-11-08).