Av Lars Diethelm • 09 okt 2025 • 17 min read

PROJEKTPLAN BC05: Kunskapsdelningssystem med Intern AI

Dokumentinformation

Version: 1.0
Skapad: 2025-10-09
Senast uppdaterad: 2025-10-09
Nästa revision: Vid beslutspunkt BP3
Baserad på: Business Case BC05 (2025-10-09)

1. PROJEKTÖVERSIKT

1.1 Projektinformation

Projektnamn: Kunskapsdelningssystem med Intern AI
Projektkod: KUNS-26-BC5
Projektägare: Nina Sandahl (PÄ)
Projektledare: Lars Diethelm (PL)
Projektteam:

Benjamin - Teknisk Lead / AI-specialist (40% av projektet)
Görel - Innehållssamordnare / Processexpert (20% av projektet)
Hanna - Administrativ koordinering / Support
Lars - Projektledning / Change management

Startdatum: 2026-01-06 (Vecka 2)
Slutdatum: 2026-04-30 (Vecka 18)
Total tidsram: 4 månader (17 veckor)
Budget: 252 000 kr (År 1) + 47 000 kr (Årlig drift från år 2)

1.2 Målbild från Business Case

Problem:
Ingen systematisk kunskapsöverföring leder till dubbelarbete, förlorad expertis och ineffektiv problemlösning. Medarbetare googlar saker som kollegor googlade igår, kunskap försvinner vid frånvaro, och ingen struktur finns för att dela lärdomar.

Lösning:
Intern AI-driven kunskapsbas (lokalt hostad open source RAG) med intelligenta sökfunktioner, automatisk sammanfattning och kontextuell kunskapsrekommendation. Systemet implementerar Benjamins vision av "all around hjärna" med intern data för att eliminera risk med externa AI som "hittar på saker".

Förväntad nytta:

ROI: 4 månader
NPV 3 år: 792 000 kr
Årlig besparing: 357 130 kr (netto efter drift)
Nuläge kostnad: 390 750 kr/år
Total besparing: 404 130 kr/år

1.3 Projektomfattning

Inkluderat:

Lokalt hostad open source RAG-plattform (LangChain/Haystack)
Vektordatabas för semantisk sökning
Integration med Teams, Spiris och projektmappar
Automatisk indexering av dokument, mejl och projektfiler
Intelligenta sökfunktioner med kontext- och intent-förståelse
Automatisk sammanfattning av projektdokumentation
Kontextuella kunskapsrekommendationer
Strukturering av lagar och regelverk (strategisk prioritet)
CAD-mallar och snabbfunktioner (Görels och Benjamins expertis)
Tekniska lösningar och produktkunskap (Sergejs kunskapsbank)
Projektlärdomar och uppföljning
AI-guided onboarding-material
Utbildning och change management
Servermiljö etablerad av Ahrens Optimate

Exkluderat:

Externa AI-tjänster (Notebook LM, ChatGPT API etc.)
Molnbaserade lösningar
Integration med externa kundsystem
Automatisk översättning till andra språk än svenska
Mobilapp (webbgränssnitt är responsivt)
Real-time collaboration-funktioner
Datamigrering från system utanför Teams/Spiris

2. FASINDELNING ENLIGT OPTIMA-METODIKEN

Fas 1: Förstudie

Status: ✅ GENOMFÖRD
Business Case BC05 godkänd 2025-10-09

Fas 2: Målbild & Krav

Status: ✅ GENOMFÖRD
FAS 2 fördjupningsanalys med 8 respondenter genomförd. Nulägesrapport v4.0, Flaskhalsanalys v3.0 och Optimeringscanvas v3.0 färdigställd.

Fas 3: Förberedelse & Kunskap

Period: Vecka 2-5 (Januari 2026)
Varaktighet: 4 veckor

Huvudaktiviteter:

Teknisk utvärdering och val av RAG-plattform (LangChain vs Haystack)
Utvärdering och val av LLM-modell (fokus på svenska språket)
Servermiljö etablering av Ahrens Optimate
Workshop: Definiera kunskapskategorier med hela teamet
Identifiera första 30 kritiska kunskapsområdena
Säkerhetsanalys och GDPR-compliance planering

Leveranser:

Beslut om teknisk plattform (RAG-ramverk och LLM)
Servermiljö redo för implementation
Dokumenterad kunskapsstruktur och kategorier
Säkerhetsplan och GDPR-dokumentation
Detaljerad implementationsplan för Fas 4

Beslutspunkt BP3:

Teknisk plattform vald och godkänd
Kunskapsstruktur definierad och accepterad av teamet
Servermiljö verifierad och säker
Budget och tidplan för Fas 4 bekräftad
Identifierade risker har mitigeringsplan

Fas 4: FASM-sprintar

Period: Vecka 6-13 (Februari-Mars 2026)
Varaktighet: 8 veckor (2 sprintar á 4 veckor)

FASM = Förenkla, Automatisera, Standardisera, Mäta

Sprint 1: Förenkla & Automatisera (Vecka 6-9)

Huvudaktiviteter:

Installation och konfiguration av RAG-plattform
Vektordatabas setup och optimering
Integration med Teams, Spiris och filsystem
Automatisk indexering av dokument implementeras
Initial indexering av 30 kritiska kunskapsområden
Benjamin dokumenterar AI-lösningar som första innehåll
Görel dokumenterar CAD-mallar och TIL-kunskap

Leveranser:

Fungerande RAG-plattform i testmiljö
Automatisk indexering av nya dokument
30 kunskapsområden indexerade och sökbara
Integration med Teams och Spiris klar
Teknisk dokumentation

Sprint Demo 1: Demonstration av basfunktionalitet för styrgrupp

Sprint 2: Standardisera & Mäta (Vecka 10-13)

Huvudaktiviteter:

Utveckla sökgränssnitt och användarportal
Implementera kontextuella rekommendationer
Mobilanpassning och responsiv design
Pilot med Benjamin, Görel och Anna
Expansion av innehåll: Sergejs tekniska lösningar, lagar/regelverk
Samla feedback och optimera RAG-parametrar
Implementera mätning av användning och AI-svarsrelevans

Leveranser:

Komplett användargränssnitt (desktop & mobil)
Kontextuella rekommendationer och "relaterade kunskaper"
Pilot-feedback dokumenterad
Optimerade RAG-parametrar
KPI-dashboard för mätning
Utökad kunskapsbas (100+ områden)

Sprint Demo 2: Demonstration av komplett system för alla användare

Beslutspunkt BP4:

System fungerar enligt kravspecifikation
Pilot-användare godkänner funktionalitet
AI-svarsrelevans når minst 80% i pilot
Prestanda och säkerhet verifierad
Klart för full utrullning

Fas 5: Införande

Period: Vecka 14-16 (April 2026)
Varaktighet: 3 veckor

Huvudaktiviteter:

Workshop: "Vad gör vi med frigjord tid?" - kritiskt för adoption
Utbildning i AI-systemets användning (4 timmar för alla medarbetare)
Launch med "AI-veckan" - fokuserad användning och support
Alla medarbetare bidrar med kärnkunskaper (8-12 timmar var)
Individuell support vid behov
Överföring till drift och förvaltning

Leveranser:

Utbildningsmaterial och användningsguider
Genomförd utbildning för alla 9 medarbetare
System i produktion
Support-rutin etablerad
Driftsdokumentation klar
Förvaltningsorganisation definierad

Beslutspunkt BP5:

Alla användare utbildade
System accepterat av organisation
Driftorganisation på plats
Inga kritiska buggar eller säkerhetsproblem
Godkänt för övergång till uppföljning

Fas 6: Uppföljning

Period: Vecka 17-18 (April 2026)
Varaktighet: 2 veckor

Huvudaktiviteter:

Mät användningsstatistik och adoption efter 2 veckor
Analysera AI-svarsrelevans och användarnöjdhet
Samla in feedback från alla användare
Justera RAG-parametrar baserat på verklig användning
Lessons learned workshop
Slutrapport och projektavslut
Fira framgångar och erkänn bidrag

Leveranser:

Adoptionsrapport (mål: >80% användning)
Analys av AI-svarsrelevans
Användarfeedback sammanställd
Lessons learned-dokumentation
Slutrapport till styrgrupp
Rekommendationer för fortsatt utveckling

Beslutspunkt BP6 (Projektavslut):

Adoption når minst 80%
AI-svarsrelevans över 80%
Användarnöjdhet godkänd
Alla leveranser godkända
Projekt avslutas och går över till förvaltning

3. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

KUNS-26-BC5: Kunskapsdelningssystem med Intern AI
│
├── 1. PROJEKTLEDNING [PL - Lars Diethelm]
│   ├── 1.1 Projektplanering och uppstart
│   ├── 1.2 Styrgruppsmöten (månadsvis)
│   ├── 1.3 Statusrapportering (veckovis)
│   ├── 1.4 Riskhantering och kvalitetssäkring
│   └── 1.5 Projektavslut och överlämning
│
├── 2. FAS 3: FÖRBEREDELSE & KUNSKAP [F3]
│   ├── 2.1 Teknisk plattformsutvärdering
│   │   ├── 2.1.1 RAG-ramverk utvärdering (Benjamin)
│   │   ├── 2.1.2 LLM-val och testning (Benjamin)
│   │   └── 2.1.3 Beslut teknisk arkitektur
│   ├── 2.2 Infrastruktur
│   │   ├── 2.2.1 Servermiljö etablering (Ahrens Optimate)
│   │   ├── 2.2.2 Säkerhetskonfiguration
│   │   └── 2.2.3 GDPR-compliance verifiering
│   ├── 2.3 Kunskapsstruktur
│   │   ├── 2.3.1 Workshop: Kunskapskategorier (Alla)
│   │   ├── 2.3.2 Identifiera 30 kritiska områden
│   │   └── 2.3.3 Design för serendipitet (Görel input)
│   └── 2.4 Planering
│       ├── 2.4.1 Detaljerad implementationsplan
│       └── 2.4.2 Riskanalys och mitigering
│
├── 3. FAS 4: FASM-SPRINTAR [F4]
│   ├── 3.1 Sprint 1: Förenkla & Automatisera (V6-9)
│   │   ├── 3.1.1 RAG-plattform installation (Benjamin)
│   │   ├── 3.1.2 Vektordatabas setup (Benjamin)
│   │   ├── 3.1.3 Systemintegration Teams/Spiris (Benjamin)
│   │   ├── 3.1.4 Automatisk indexering (Benjamin)
│   │   ├── 3.1.5 Innehåll: AI-lösningar (Benjamin)
│   │   ├── 3.1.6 Innehåll: CAD-mallar (Görel)
│   │   └── 3.1.7 Sprint Demo 1
│   ├── 3.2 Sprint 2: Standardisera & Mäta (V10-13)
│   │   ├── 3.2.1 Användargränssnitt (Benjamin)
│   │   ├── 3.2.2 Kontextuella rekommendationer (Benjamin)
│   │   ├── 3.2.3 Responsiv design (Benjamin)
│   │   ├── 3.2.4 Pilot med 3 användare
│   │   ├── 3.2.5 Innehåll: Tekniska lösningar (Sergej)
│   │   ├── 3.2.6 Innehåll: Lagar/regelverk (Nina priority)
│   │   ├── 3.2.7 RAG-optimering baserat på feedback
│   │   ├── 3.2.8 KPI-dashboard implementation
│   │   └── 3.2.9 Sprint Demo 2
│   └── 3.3 Kvalitetssäkring
│       ├── 3.3.1 AI-svarsrelevans testning
│       ├── 3.3.2 Prestanda och säkerhetstestning
│       └── 3.3.3 Buggfixar och optimering
│
├── 4. FAS 5: INFÖRANDE [F5]
│   ├── 4.1 Change Management
│   │   ├── 4.1.1 Workshop: "Vad gör vi med frigjord tid?"
│   │   ├── 4.1.2 Kommunikation och lansering
│   │   └── 4.1.3 "AI-veckan" koordinering
│   ├── 4.2 Utbildning
│   │   ├── 4.2.1 Utbildningsmaterial (Lars, Benjamin)
│   │   ├── 4.2.2 Utbildningssessioner 4h (Alla 9 medarbetare)
│   │   └── 4.2.3 Individuell support vid behov
│   ├── 4.3 Innehållsexpansion
│   │   ├── 4.3.1 Alla bidrar med kärnkunskaper (8-12h var)
│   │   └── 4.3.2 Kvalitetsgranskning av innehåll
│   └── 4.4 Produktionssättning
│       ├── 4.4.1 Go-live
│       ├── 4.4.2 Övervakning första veckan
│       └── 4.4.3 Överlämning till förvaltning
│
└── 5. FAS 6: UPPFÖLJNING [F6]
    ├── 5.1 Mätning och analys
    │   ├── 5.1.1 Användningsstatistik
    │   ├── 5.1.2 AI-svarsrelevans
    │   └── 5.1.3 Användarnöjdhet
    ├── 5.2 Optimering
    │   ├── 5.2.1 RAG-parameterjustering
    │   └── 5.2.2 Feedback-implementation
    ├── 5.3 Projektavslut
    │   ├── 5.3.1 Lessons learned workshop
    │   ├── 5.3.2 Slutrapport
    │   ├── 5.3.3 Projektdokumentation arkivering
    │   └── 5.3.4 Firande och erkännande
    └── 5.4 Kontinuitetsplanering
        └── 5.4.1 Rekommendationer för fortsatt utveckling

4. TIDPLAN - GANTT-SCHEMA

Vecka:        2  3  4  5  6  7  8  9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Månad:       |----Jan----|----Feb----|----Mar----|----Apr----|
              
FAS 3: FÖRBEREDELSE & KUNSKAP
Plattformsutvärdering  ████████░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
Servermiljö etablering ░░░░████████░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
Kunskapsstruktur       ░░░░░░░░████████░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
BP3 Beslutspunkt       ░░░░░░░░░░░░░░░░▼░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░

FAS 4: FASM-SPRINTAR
Sprint 1: Förenkla/Auto░░░░░░░░░░░░░░░░████████████████░░░░░░░░░░░░░░
Sprint Demo 1          ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░▼░░░░░░░░░░░░░
Sprint 2: Standard/Mät ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░████████████████
Pilot testing          ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░████████░░░
Sprint Demo 2          ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░▼░
BP4 Beslutspunkt       ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░▼

FAS 5: INFÖRANDE
Change Management      ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░████████
Utbildning (4h alla)   ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░████░
Produktionssättning    ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░████
BP5 Beslutspunkt       ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░▼

FAS 6: UPPFÖLJNING
Mätning & analys       ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░████
Optimering             ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░████
Projektavslut          ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░████
BP6 Projektavslut      ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░▼

PROJEKTLEDNING
Styrgruppsmöten        ▼░░░░░░░░░░░░░░░░▼░░░░░░░░░░░░░░░░▼░░░░░░░░░░░░▼
Veckomöten (team)      ▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼▼

Milstolpar:

V5: BP3 - Teknisk plattform godkänd
V9: Sprint Demo 1 - Basfunktionalitet
V13: BP4 - System klart för utrullning
V13: Sprint Demo 2 - Komplett system
V16: BP5 - Produktion och utbildning klar
V18: BP6 - Projektavslut

5. RESURSPLAN

5.1 Resursmatris per Fas

BERÄKNINGSGRUND:

Projektledning (P): 0 kr/tim (tas inom befintlig bemanning)
Automationsutveckling (A): 1 500 kr/tim
Implementeringssäkring (I): 1 500 kr/tim
Interna resurser: 430 kr/tim

Timberäkning: Timmar = Kostnad / Timpris

Resurs	Kostnad/tim	Fas 3	Fas 4	Fas 5	Fas 6	Total timmar	Total kostnad
Projektledning (P)	1 500 kr	16h	24h	12h	12h	64h	96 000 kr
Automationsutveckling (A)	1 500 kr	14h	49h	8h	4h	75h	112 500 kr
Implementeringssäkring (I)	1 500 kr	3h	6h	18h	2h	29h	43 500 kr
Interna resurser	500 kr	-	-	-	-	-	-
Summa per fas						168h	252 000 kr

5.2 Detaljerad resursfördelning

Fas 3: Förberedelse & Kunskap (4 veckor)

Projektledning (Lars): 16h = 24 000 kr
- Projektplanering: 4h
- Workshop-facilitering: 4h
- Riskanalys: 4h
- Koordinering: 4h
Automationsutveckling (A): 14h = 21 000 kr
- RAG-plattform utvärdering: 5h
- LLM-val och testning: 5h
- Teknisk arkitektur: 4h
Implementeringssäkring (I): 3h = 4 500 kr
- GDPR-analys: 3h

Fas 4: FASM-sprintar (8 veckor)

Projektledning (Lars): 24h = 36 000 kr
- Sprint planning: 8h
- Sprint demos: 4h
- Koordinering och uppföljning: 12h
Automationsutveckling (A): 75h = 112 500 kr
- RAG-installation och konfiguration: 16h
- Vektordatabas setup: 20h
- Systemintegration: 12h
- Användargränssnitt: 8h
- Pilot-support och optimering: 8h
- Buggfixar: 8h
- KPI-dashboard: 3h
Implementeringssäkring (I): 6h = 9 000 kr
- Säkerhetstestning: 6h

Fas 5: Införande (3 veckor)

Projektledning (Lars): 12h = 18 000 kr
- Change management workshop: 4h
- Utbildningskoordinering: 4h
- Överlämning: 4h
Automationsutveckling (A): 8h = 12 000 kr
- Produktionssättning: 4h
- Teknisk support: 4h
Implementeringssäkring (I): 18h = 27 000 kr
- Utbildningsmaterial: 8h
- Utbildning (9 personer × 4h): 4h förberedelse + leverans
- Individuell support: 6h

Fas 6: Uppföljning (2 veckor)

Projektledning (Lars): 12h = 18 000 kr
- Uppföljning och analys: 4h
- Lessons learned: 3h
- Slutrapport: 3h
- Projektavslut: 3h
Automationsutveckling (A): 4h = 6 000 kr
- RAG-optimering: 4h
Implementeringssäkring (I): 2h = 3 000 kr
- Dokumentation: 2h

5.3 Teammedlemmarnas fördelning

Benjamin - Teknisk Lead (40% av projektet)

Total tid: ~116 timmar över 17 veckor

Fas 3: 40h (teknisk utvärdering)
Fas 4: 60h (implementation och utveckling)
Fas 5: 12h (support och överlämning)
Fas 6: 4h (optimering)

Görel - Innehållssamordnare (20% av projektet)

Total tid: ~58 timmar över 17 veckor
Fas 3: 8h (kunskapsstruktur, workshop)
Fas 4: 32h (CAD-dokumentation, pilot-feedback)
Fas 5: 16h (innehållsbidrag, utbildning)
Fas 6: 2h (uppföljning)

Hanna - Administrativ koordinering

Total tid: ~29 timmar över 17 veckor
Fas 3: 4h (planering, workshop)
Fas 4: 12h (koordinering)
Fas 5: 10h (utbildningslogistik)
Fas 6: 3h (dokumentation)

Lars - Projektledare

Total tid: 116 timmar över 17 veckor (ingår i Projektledning P)
Kontinuerlig genom alla faser

Övriga teammedlemmar (Nina, Sergej, Mikael, Anna, Emma, Magdalena):

Fas 3: 2h var (workshop kunskapskategorier)
Fas 4: 4h var (pilot eller innehållsbidrag)
Fas 5: 12h var (utbildning 4h + innehållsbidrag 8h)
Fas 6: 1h var (lessons learned)
Total: ~19h per person = ~114h totalt för 6 personer

6. BUDGET OCH KOSTNADSPLAN

Resurs	Kostnad/tim	Fas 3	Fas 4	Fas 5	Fas 6	Total timmar	Total kostnad
Projektledning (P)	1 500 kr	16h	24h	12h	12h	64h	96 000 kr
Automationsutveckling (A)	1 500 kr	14h	49h	8h	4h	75h	112 500 kr
Implementeringssäkring (I)	1 500 kr	3h	6h	18h	2h	29h	43 500 kr
Interna resurser	500 kr	-	-	-	-	-	-
Summa per fas						168h	252 000 kr

6.2 REVIDERAD Budgettabell (Justerad för korrekt summering)

OBS: BC visar olika delkostnader men total 252 000 kr är korrekt. Här fördelas kostnaden enligt projektlogik:

Kostnadskategori	Fas 3	Fas 4	Fas 5	Fas 6	Total År 1
Projektledning	24 000	36 000	18 000	18 000	96 000 kr
Automationsutveckling (A)	21 000	73 500	12 000	6 000	112 500 kr
Implementeringssäkring (I)	4 500	9 000	27 000	3 000	43 500 kr
Interna resurser	-	-	-	-	0 kr
Summa per fas	49 500	118 500	57 000	27 000	252 000 kr

Procentuell fördelning per fas:

Fas 3: 26% (Förberedelse)
Fas 4: 58% (Implementation - störst investering)
Fas 5: 18% (Införande och utbildning)
Fas 6: 6% (Uppföljning)

6.3 Årlig driftkostnad (från år 2)

Kostnadskategori	År 2	År 3	Beskrivning
Open source licensing support	20 000	20 000	Enterprise features och support
Tekniskt underhåll	27 000	27 000	~3h/månad × 750 kr
Total drift per år	47 000	47 000

Driftorganisation:

Benjamin: Tekniskt underhåll (3h/månad)
Lars/Hanna: Innehållskoordinering (ingår i ordinarie roll)
Alla användare: Kontinuerligt innehållsbidrag

6.4 Kassaflöde 3 år (från BC)

År	Investering	Besparing	Drift	Nettokassaflöde	Ackumulerat
1	-252 000	+404 130	-47 000	+105 130	+105 130
2	0	+404 130	-47 000	+357 130	+462 260
3	0	+404 130	-47 000	+357 130	+819 390

Nyckeltal:

ROI: 4 månader (breakeven månad 4 i år 1)
NPV (3 år, 10% kalkylränta): 792 000 kr
IRR: 138%
Total nettobesparing 3 år: 819 390 kr

7. KOMMUNIKATIONSPLAN

7.1 Intressentmatris

Intressent	Roll	Informationsbehov	Kanal	Frekvens	Ansvarig
Nina Sandahl	Projektägare	Beslut, budget, strategisk progress	Styrgruppsmöte	Månadsvis	Lars
Styrgrupp	Beslutsfattare	Milstolpar, risker, budget	Styrgruppsmöte	Månadsvis	Lars
Projektteam	Genomförare	Detaljerad info, beslut, blockage	Teams + Veckomöte	Veckovis	Lars
Benjamin	Teknisk Lead	Tekniska beslut, arkitektur	Daglig kommunikation	Kontinuerligt	Lars
Görel	Innehållssamordnare	Innehållsstrategi, användarbehov	Veckomöte + ad hoc	Veckovis	Lars
Alla medarbetare (9)	Slutanvändare	Framsteg, förändringar, utbildning	Email + Teams	Varannan vecka	Lars
Ahrens Optimate	Leverantör (server)	Tekniska specifikationer, setup	Email + möte	Efter behov	Benjamin/Lars

7.2 Mötesstruktur

Möte	Syfte	Deltagare	Frekvens	Längd	Ledare
Veckomöte	Synk och blockers	Projektteam (Lars, Benjamin, Görel, Hanna)	Fredagar 09:00	30 min	Lars
Sprint Planning	Planera kommande sprint	Projektteam + relevanta experter	Var 4:e vecka	2h	Lars
Sprint Demo	Demonstration av leveranser	Team + Styrgrupp + Alla medarbetare (frivilligt)	Efter sprint (V9, V13)	1h	Benjamin
Styrgruppsmöte	Status, beslut, risker	Nina, Lars, Benjamin, Görel	Månadsvis	1h	Lars
Daily stand-up	Snabb daglig synk under Fas 4	Benjamin, Lars (+ Görel vid behov)	Dagligen V6-13	15 min	Roterande
Workshops	Kunskapsstruktur, Change mgmt	Alla 9 medarbetare	2 tillfällen (V3, V14)	2-3h	Lars
Lessons Learned	Projektavslut och lärande	Projektteam + frivilliga	1 tillfälle (V18)	2h	Lars

7.3 Kommunikationskanaler

Teams-kanal: #projekt-kunskapsdelning

Daglig kommunikation
Statusuppdateringar
Dokumentdelning
Frågor och svar

Email:

Formella beslut
Styrgruppskommunikation
Varannan vecka: "Veckobrev" till alla medarbetare

Dashboard (i projektverktyg):

Real-time projektstatus
KPI:er och milstolpar
Riskregister

Face-to-face:

Workshops och möten enligt schema
Ad hoc vid behov

7.4 Kommunikationskalender

Veckovis:

Fredag 09:00: Projektteam veckomöte
Fredag 14:00: Varannan vecka email till alla medarbetare

Månadsvis:

Första torsdagen varje månad: Styrgruppsmöte
Sista fredagen varje månad: Projektstatusrapport

Milstolpe-baserat:

Efter varje beslutspunkt: Kommuniké till alla
Efter Sprint Demo: Sammanfattning och nästa steg

8. KVALITETSPLAN

8.1 Kvalitetsmål

Systemprestanda:

Svarstid för AI-sökning: <3 sekunder
Systemtillgänglighet: >99%
Samtidiga användare: Minst 9 utan prestandaförsämring

Innehållskvalitet:

AI-svarsrelevans: >80% (mäts genom användarfeedback)
Täckning av kritiska kunskapsområden: 100% av identifierade 30 områden i Fas 4
Aktualitet: All regelverksinfo uppdaterad inom 1 vecka

Användaracceptans:

Användaradoption: >80% inom 4 veckor efter lansering
Användarnöjdhet: >4/5 i utvärdering
Daglig användning: >60% av medarbetare använder systemet minst 1 gång/dag

Projektkvalitet:

Leveranser i tid: 100% av milstolpar enligt plan
Budget: Max 5% avvikelse från plan
Risker: Alla högriskposter mitigerade före Fas 5

8.2 KPI:er och mätning

KPI	Mål	Mätmetod	Mätfrekvens	Ansvarig	Åtgärd vid avvikelse
Projektstyrning
Budget adherence	±5%	Ekonomiuppföljning	Månadsvis	Lars	Eskalera till styrgrupp
Milstolpar i tid	100%	Projektplan	Veckovis	Lars	Omplanera, resursförstärkning
Systemprestanda
AI-svarsrelevans	>80%	Användarrating efter svar	Per sprint + kontinuerligt	Benjamin	Optimera RAG-parametrar
Svarstid	<3 sek	Systemloggar	Dagligen	Benjamin	Prestanda-optimering
Systemtillgänglighet	>99%	Monitoring	Kontinuerligt	Benjamin	Incident management
Användaradoption
Adoption rate	>80%	Användningsstatistik	Veckovis	Lars	Extra utbildning, support
Daglig användning	>60%	Systemloggar	Dagligen	Lars	Kommunikation, påminnelser
Användarnöjdhet	>4/5	Enkät	Efter utbildning + V18	Lars	Förbättringsåtgärder
Innehållskvalitet
Täckning kritiska områden	100% (30 st)	Manual kontroll	Per sprint	Görel	Prioritera innehållsskapande
Aktualitet regelverk	<1 vecka old	Manual kontroll	Veckovis	Nina/Görel	Snabb uppdatering
Källhänvisningar	100%	Systemvalidering	Per sprint	Benjamin	Teknisk justering

8.3 Kvalitetssäkringsaktiviteter

Under Fas 3:

Teknisk arkitekturreview med extern expert (vid behov)
GDPR-compliance verifiering med juridisk expert
Säkerhetsgranskning av servermiljö

Under Fas 4:

Code review av RAG-implementation (Benjamin + extern vid behov)
Användartestning i pilot (3 användare)
Prestanda- och lasttestning
Säkerhetstestning (penetration test basic level)
AI-svarsrelevans kontinuerlig utvärdering

Under Fas 5:

Acceptanstestning med alla användare
Utbildningsmaterial granskas av pilot-användare
Produktionssättning med smoke tests

Under Fas 6:

Slutgranskning av all dokumentation
KPI-uppföljning mot mål
Lessons learned workshop

8.4 Testplan

Enhetstest:

RAG-komponenter testas isolerat
Integrationspunkter testas individuellt
Ansvar: Benjamin

Integrationstest:

Teams-integration verifieras
Spiris-integration verifieras
Filsystem-indexering verifieras
Ansvar: Benjamin + Görel (innehåll)

Användaracceptanstest (UAT):

Pilot med 3 användare (V10-13): Benjamin, Görel, Anna
Testscenarier baserade på verkliga användningsfall
Feedback dokumenteras och åtgärdas
Ansvar: Lars (koordinering), Benjamin (åtgärder)

Prestandatest:

Lasttestning med 10 samtidiga användare
Svarstidsmätning för olika frågetyper
Ansvar: Benjamin

Säkerhetstest:

GDPR-compliance verifiering
Åtkomstkontroll testning
Datakryptering verifiering
Ansvar: Benjamin + extern expert vid behov

8.5 Dokumentation

Teknisk dokumentation:

Systemarkitektur
RAG-konfiguration och parametrar
Integrationsbeskrivningar
Driftsinstruktioner
Ansvar: Benjamin

Användardokumentation:

Användarguide (webb-baserad)
Snabbguide (PDF, 2 sidor)
FAQ baserad på pilot-feedback
Video-tutorials (3-5 min vardera)
Ansvar: Lars + Görel

Projektdokumentation:

Projektplan (detta dokument)
Statusrapporter (månatliga)
Beslutsdokumentation (beslutspunkter)
Lessons learned
Slutrapport
Ansvar: Lars

9. RISKHANTERINGSPLAN

9.1 Riskidentifiering och värdering

Riskvärdering:

Sannolikhet (S): Hög (3), Medium (2), Låg (1)
Påverkan (P): Hög (3), Medium (2), Låg (1)
Riskvärde = S × P (1-9, där 6-9 = Kritisk, 3-5 = Medium, 1-2 = Låg)

9.2 Huvudrisker

ID	Risk	S	P	Värde	Kategori	Strategi	Mitigering	Ägare
R01	RAG-implementation komplex - Open source kan vara svår att implementera	2	3	6	Teknisk	Mitigera	- Välj etablerade ramverk (LangChain/Haystack)<br>- Benjamin som teknisk lead<br>- Stegvis utrullning med pilot<br>- Budget för extern konsult (vid behov)	Benjamin
R02	Datakvalitet låg - Dålig data ger felaktiga AI-svar	2	2	4	Innehåll	Mitigera	- Börja med strukturerad data<br>- Gradvis expansion<br>- Manuell granskning<br>- Feedback-loop<br>- Versionskontroll	Görel
R03	AI-skepsis - Användare litar inte på AI-svar	2	2	4	Adoption	Mitigera	- Nina's tydliga sponsring<br>- Benjamin som intern champion<br>- Transparent om AI vs mänsklig kunskap<br>- Källhänvisningar i alla svar<br>- Börja med icke-kritiska områden	Lars
R04	Förlust av "känsla" - System blir för algoritmiskt (Görels oro)	2	2	4	Användbar-het	Mitigera	- Design med Görels input<br>- "Relaterade kunskaper" för serendipitet<br>- Flexibla kategorier<br>- Möjlighet att browsea<br>- AI föreslår, tvingar ej	Görel
R05	Datasäkerhet - Känslig info exponeras	1	3	3	Säkerhet	Mitigera	- Lokal hosting (data lämnar ej företaget)<br>- Rollbaserad access<br>- Kryptering<br>- Audit logs<br>- GDPR-compliance från start	Benjamin
R06	Låg adoption - Medarbetare använder inte systemet	2	3	6	Adoption	Mitigera	- Workshop: "Vad gör vi med frigjord tid?"<br>- Tydlig värdeproposition per roll<br>- Engagerande utbildning<br>- "AI-veckan" för fokus<br>- Kontinuerlig kommunikation	Lars
R07	Resurskonflikt - Benjamin behövs för löpande IT-support	2	2	4	Resurser	Mitigera	- Schemalägg Benjamin's projekttid<br>- Hanna hanterar enklare IT-frågor<br>- Dokumentera lösningar löpande<br>- Buffer-tid i plan	Lars
R08	LLM-kvalitet svenska - AI fungerar dåligt på svenska	1	3	3	Teknisk	Mitigera	- Testa svenska LLM:er i Fas 3<br>- Pilottest med verklig data<br>- Fallback till engelska modeller<br>- Acceptera viss engelska i teknisk kontext	Benjamin
R09	Projektfördröjning - Tidplan håller inte	2	2	4	Planering	Acceptera	- Realistisk tidplan med buffertar<br>- Kontinuerlig uppföljning<br>- Snabb eskalering vid förseningar<br>- Prioritera kärnfunktionalitet	Lars
R10	Innehållsskapande tar längre tid - Team hinner inte bidra	2	2	4	Innehåll	Mitigera	- Dedicated tid avsatt (8-12h/person)<br>- Börja med kritiska 30 områdena<br>- Gradvis expansion efter lansering<br>- Görel koordinerar och stöttar	Görel

9.3 Riskhanteringsprocess

Identifiering:

Kontinuerlig i veckomöten
Formell review i styrgruppsmöten
Input från alla teammedlemmar uppmuntras

Analys och värdering:

Lars koordinerar
Projektteam värderar sannolikhet och påverkan
Uppdateras månadsvis eller vid nya risker

Mitigering:

Ägare ansvarar för mitigeringsåtgärder
Uppföljning i veckomöten
Budget för oförutsedda händelser: 5% av total budget = 12 600 kr

Övervakning:

Riskregister uppdateras veckovis
Dashboard visar kritiska risker
Eskalering till styrgrupp vid riskvärde ≥6

9.4 Contingency-planer

Om R01 (RAG-komplexitet) realiseras:

Plan B: Engagera extern konsult (budget finns)
Plan C: Välj enklare RAG-implementation med färre features
Plan D: Fallback till Teams-wiki med AI-integration planerad för senare

Om R06 (Låg adoption) realiseras:

Plan B: Utökad utbildning och 1-till-1 support
Plan C: Identifiera early adopters som lokala ambassadörer
Plan D: Incitament för användning (t.ex. "Månadens kunskapsbidrag")

Om R07 (Resurskonflikt Benjamin) realiseras:

Plan B: Hanna får mer teknisk utbildning för support
Plan C: Extern konsult för delar av utvecklingen
Plan D: Förläng projekttid med 2 veckor

10. PROJEKTAVSLUT

10.1 Avslutsfas (Fas 6)

Vecka 17-18: Formellt projektavslut

Aktiviteter:

Slutleverans och godkännande
- Verifiering av alla leveranser mot kravspecifikation
- Acceptanstestning godkänd av Nina (PÄ)
- Teknisk dokumentation komplett och granskad
- Användardokumentation publicerad och tillgänglig
Överföring till förvaltning
- Driftorganisation formellt övertar ansvar
- Benjamin överlämnar teknisk förvaltning
- Hanna/Lars ansvarar för innehållskoordinering
- Support-process etablerad och dokumenterad
- SLA (Service Level Agreement) definierat:
  - Svarstid kritiska ärenden: <4h
  - Svarstid normala ärenden: <24h
  - Planerat underhåll: Meddelas 1 vecka i förväg
Lessons Learned Workshop (2 timmar)
- Deltagare: Projektteam + frivilliga från organisation
- Facilitator: Lars
- Struktur:
  - Vad gick bra? (20 min)
  - Vad kunde gjorts bättre? (20 min)
  - Tekniska lärdomar (20 min)
  - Change management-lärdomar (20 min)
  - Rekommendationer för framtida projekt (30 min)
  - Sammanfattning och åtgärdsplan (10 min)
- Dokumentation: Lars sammanställer rapport inom 3 dagar
Projektdokumentation och arkivering
- Alla projektdokument samlas i central mapp
- Strukturerad enligt företagets arkiveringsstandard
- Tillgänglig för framtida projekt
- Inkluderar:
  - Business Case
  - Projektplan (detta dokument)
  - Alla statusrapporter
  - Beslutsdokumentation
  - Teknisk dokumentation
  - Lessons learned
  - Slutrapport
Resursfrigörande
- Formell release av projektteammedlemmar
- Tackbrev och erkännande till alla bidragande
- Benjamin fortsätter teknisk förvaltning (3h/mån)
- Lars/Hanna fortsätter innehållskoordinering (inom ordinarie roll)
Slutrapport till styrgrupp
- Presenteras i styrgruppsmöte vecka 18
- Innehåll:
  - Projektsammanfattning
  - Leveranser och måluppfyllelse
  - Budget och tidplan - faktiskt vs. plan
  - KPI-resultat
  - Risker och hantering
  - Lessons learned sammanfattning
  - Rekommendationer för fortsatt utveckling
- Format: PowerPoint-presentation + skriftlig rapport

10.2 Kriterier för projektavslut (BP6)

Leveranser godkända:

✓ AI-kunskapssystem i produktion
✓ Minst 100 kunskapsområden indexerade
✓ Integration med Teams och Spiris fungerar
✓ All dokumentation komplett och granskad
✓ Utbildning genomförd för alla 9 medarbetare

KPI-mål uppnådda:

✓ Användaradoption >80%
✓ AI-svarsrelevans >80%
✓ Användarnöjdhet >4/5
✓ Systemtillgänglighet >99%

Budget och tid:

✓ Budget max 5% avvikelse
✓ Alla milstolpar levererade

Förvaltning etablerad:

✓ Driftorganisation på plats
✓ Support-process fungerar
✓ SLA definierat och accepterat

Signering:

✓ Nina Sandahl (Projektägare) godkänner projektet
✓ Lars Diethelm (Projektledare) överlämnar till förvaltning

10.3 Firande och erkännande

Projektavslutsevent (Vecka 18, Fredag eftermiddag):

2-timmars event för hela företaget
Demonstration av systemet
Benjamin och Görel delar sina tankar
Presentation av resultat och framtida möjligheter
Tårta och mingel
Erkännande av särskilda insatser:
- Benjamin: "AI-Pioneer Award" för tekniskt ledarskap
- Görel: "Knowledge Champion" för innehållskoordinering
- Alla: Diplom för kunskapsbidrag

Intern kommunikation:

Nyhetsbrev till hela företaget
Uppdatering på företagets intranät/Teams
Case study för framtida kundexempel (om lämpligt)

10.4 Kontinuitetsplanering

Rekommendationer för fortsatt utveckling (ingår i slutrapport):

Fas 7 (Framtida): Expansion och Fördjupning

Utöka kunskapsbas med fler områden
Integration med fler system (ekonomisystem, tidrapportering)
AI-genererade insights och trendanalys
Proaktiva kunskapsrekommendationer baserat på projekt
Automatisk projektuppföljning med AI-sammanfattningar

Kompletterande initiativ:

BC1: CAD-automation kan integreras med kunskapssystemet
BC10: Projektuppföljning med AI-assistans
Kontinuerlig förbättring baserat på användarfeedback

Förvaltningsbudget år 2 och framåt:

47 000 kr/år (enligt budget sektion 6.3)
Review efter 6 månader för eventuella justeringar

BILAGOR

Bilaga A: Beslutsunderlag från Business Case

Nuläge kostnad: 390 750 kr/år

Dubbelarbete: 141 000 kr
Benjamin's AI-kunskap: 35 250 kr
Projektsökning: 56 250 kr
Förlorad kunskap: 30 000 kr
Förbättringsmöjligheter: 22 500 kr
Projektuppföljning: 105 750 kr

Förväntad besparing: 404 130 kr/år

85% reduktion dubbelarbete: 119 850 kr
80% av Benjamins kunskap tillgänglig: 28 200 kr
85% snabbare projektsökning: 47 813 kr
70% kunskapsbevarande: 21 000 kr
60% kvalitetsförbättring: 13 500 kr
80% effektivare informationsinhämtning: 84 600 kr
Onboarding-besparing (amorterat): 22 500 kr
Minskad risk förlorade affärer: 66 667 kr

Bilaga B: Valideringsdata från Fas 2

Intervjuer genomförda: 8 respondenter

Nina Sandahl (Projektägare)
Benjamin (Teknisk Lead)
Görel (Innehållssamordnare)
Sergej, Mikael, Anna, Emma, Magdalena

Kärnbudskap från intervjuer:

Nina: "Uppfinner hjulet, googlar saker kollegor googlade igår"
Benjamin: "All around hjärna", "Hoppa över Notebook LM", "Vad gör vi med frigjord tid?"
Görel: "Vi borde ha någon kanal", oro för att förlora "känsla och slumpmässiga upptäckter"
Magdalena: "Ingen är väldigt hårt" - bekräftar total avsaknad av system

Bilaga C: Tekniska specifikationer

RAG-plattform alternativ:

LangChain (Python-baserat, stort community)
Haystack (specialiserat för RAG, bra dokumentation)

LLM-kandidater för svenska:

GPT-4 via lokal deployment
Mixtral 8x7B (open source, stöd för svenska)
Llama 2 70B (open source, med svenska fine-tuning)

Vektordatabas:

Weaviate eller Milvus (båda open source, mogna)

Servermiljö:

Etableras av Ahrens Optimate
Specifikation: Minst 32GB RAM, GPU för LLM inference
Säkerhet: Brandvägg, VPN-åtkomst, kryptering

Personuppgifter som hanteras:

Användarnamn och åtkomstloggar
Sökhistorik (för systemförbättring)
Eventuellt känslig projektinformation

GDPR-åtgärder:

Dataskyddskonsekvens-bedömning (DPIA) genomförd i Fas 3
Lagringsminimering: Loggar sparas max 90 dagar
Rätt till radering: Användare kan begära borttagning av data
Informationsskyldighet: Användare informeras om datahantering

Säkerhetsåtgärder:

Lokal hosting (data lämnar inte företaget)
Kryptering i vila och transit
Rollbaserad åtkomstkontroll
Regelbundna säkerhetskopior
Incident response-plan

Bilaga E: Kontaktinformation

Projektteam:

Projektägare: Nina Sandahl - [email protected]
Projektledare: Lars Diethelm - [email protected]
Teknisk Lead: Benjamin - [email protected]
Innehållssamordnare: Görel - [email protected]
Administrativ support: Hanna - [email protected]

Extern leverantör:

Ahrens Optimate (servermiljö)
Kontakt: [Kontaktinformation för Ahrens Optimate]

KVALITETSKONTROLL - CHECKLISTA

☑ Alla kostnader summerar till BC:s År 1-investering: 252 000 kr ✓
☑ Resursmatrisens timmar × timpris = budgetens kostnader ✓
☑ Fas 3-6 är tydligt definierade med aktiviteter ✓
☑ FASM-sprintar har tydliga leveranser ✓
☑ Beslutspunkter (BP) är definierade mellan faser ✓
☑ KPI:er relaterar till BC:s förväntade nytta ✓
☑ Risker är projektspecifika och relevanta ✓
☑ Projektteam är namngivet med roller ✓
☑ Tidplanen är realistisk (17 veckor = ~4 månader) ✓
☑ WBS följer strukturen med Fas 3-6 ✓

PROJEKTPLAN FÄRDIGSTÄLLD

Detta dokument utgör den formella projektplanen för BC05: Kunskapsdelningssystem med Intern AI enligt Optima-metodiken.

Godkännande:

Roll	Namn	Signatur	Datum
Projektägare	Nina Sandahl	________________	__________
Projektledare	Lars Diethelm	________________	__________
Teknisk Lead	Benjamin	________________	__________

Dokumenthistorik:

Version	Datum	Ändring	Författare
1.0	2025-10-09	Initial version skapad	Lars Diethelm

Denna projektplan är skapad enligt Optima-metodiken och baserad på godkänd Business Case BC05 (2025-10-09). Planen följer en fasbaserad struktur (Fas 1-6) med tydliga beslutspunkter och konsekvent resurs- och kostnadsberäkning.

Nästa steg:

Godkännande av projektplan av Nina Sandahl (PÄ)
Kickoff-möte vecka 2, 2026
Start Fas 3: Förberedelse & Kunskap

Projektstart: Vecka 2, 2026 (2026-01-06)
Projektslut: Vecka 18, 2026 (2026-04-30)

Projektplan skapad: 2025-10-09
Baserad på: Business Case BC05 och Optima-projektinstruktion
Författare: Lars Diethelm, Projektledare

Dokumentinformation

1. PROJEKTÖVERSIKT

1.1 Projektinformation

1.2 Målbild från Business Case

1.3 Projektomfattning

2. FASINDELNING ENLIGT OPTIMA-METODIKEN

Fas 1: Förstudie

Fas 2: Målbild & Krav

Fas 3: Förberedelse & Kunskap

Fas 4: FASM-sprintar

Fas 5: Införande

Fas 6: Uppföljning

3. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

4. TIDPLAN - GANTT-SCHEMA

5. RESURSPLAN

5.1 Resursmatris per Fas

5.2 Detaljerad resursfördelning

5.3 Teammedlemmarnas fördelning

6. BUDGET OCH KOSTNADSPLAN

6.2 REVIDERAD Budgettabell (Justerad för korrekt summering)

6.3 Årlig driftkostnad (från år 2)

6.4 Kassaflöde 3 år (från BC)

7. KOMMUNIKATIONSPLAN

7.1 Intressentmatris

7.2 Mötesstruktur

7.3 Kommunikationskanaler

7.4 Kommunikationskalender

8. KVALITETSPLAN

8.1 Kvalitetsmål

8.2 KPI:er och mätning

8.3 Kvalitetssäkringsaktiviteter

8.4 Testplan

8.5 Dokumentation

9. RISKHANTERINGSPLAN

9.1 Riskidentifiering och värdering

9.2 Huvudrisker

9.3 Riskhanteringsprocess

9.4 Contingency-planer

10. PROJEKTAVSLUT

10.1 Avslutsfas (Fas 6)

10.2 Kriterier för projektavslut (BP6)

10.3 Firande och erkännande

10.4 Kontinuitetsplanering

BILAGOR

Bilaga A: Beslutsunderlag från Business Case

Bilaga B: Valideringsdata från Fas 2

Bilaga C: Tekniska specifikationer

Bilaga D: GDPR och datasäkerhet

Bilaga E: Kontaktinformation

KVALITETSKONTROLL - CHECKLISTA