PROJEKTPLAN BC10: Projektuppföljningssystem

Optima Fas 3-6

Dokumentinformation

• Version: 1.0
• Skapad: 2025-10-09
• Senast uppdaterad: 2025-10-09
• Nästa revision: Vid beslutspunkt BP3

1. PROJEKTÖVERSIKT

Projektinformation

Projektnamn: Projektuppföljningssystem
Projektkod: BC10-2026-001
Projektägare: Nina Sandahl (PÄ)
Projektledare: Hanna (PL)
Projektteam: Benjamin (Controller/AI-ansvarig), Lars (Dokumentation)
Startdatum: 2026-01-06 (Vecka 2)
Slutdatum: 2026-03-27 (Vecka 13)
Total tidsram: 12 veckor
Budget: 80 000 kr (År 1) + 32 250 kr (Årlig drift)

Målbild från Business Case

Problem: Sajt saknar helt systematisk projektuppföljning vilket leder till att samma misstag upprepas, kundnöjdhet inte mäts, och värdefulla lärdomar går förlorade. Befintlig mall används inte ("endast jag nämner - andra läst inte rutinen").

Lösning: Implementera strukturerat projektuppföljningssystem med digitala mallar, AI-stödd sammanställning (Benjamin's vision) och sökbar kunskapsdatabas integrerad med BC5 (Kunskapsdelningssystem).

Förväntad nytta:

• ROI: 4 månader
• NPV 3 år: 528 000 kr
• Årlig besparing: 231 450 kr (netto efter drift)
• Berörda projekt: 120-160 projekt/år

Projektomfattning

Inkluderat:

• Digital utvärderingsmall baserad på förbättring av befintlig mall
• AI-stödd intervju och sammanställning (Benjamin's vision)
• Integration med BC5 Kunskapsdelningssystem
• Sökbar kunskapsdatabas i Teams
• 5-7 kritiska KPI:er (lönsamhet, tidsåtgång, erfarenheter)
• Pilotprojekt med 3 projekt (företag, privat, TIL)
• Utbildning för 8 personer
• Integration med befintlig projektavslut-rutin i Spiris

Exkluderat:

• Avancerad BI-rapportering (kan tillkomma i framtiden)
• Automatisk tidregistrering (hanteras av Spiris)
• Extern kundportfolio (fokus på intern lärdom)
• Detaljerad ekonomisk projektstyrning (finns i Spiris)

2. FASINDELNING ENLIGT OPTIMA-METODIK

Fas 1: Förstudie ✓ GENOMFÖRD

Business Case BC10 är godkänd som förstudie.

Fas 2: Målbild & Krav ✓ GENOMFÖRD

Validerad genom 8 intervjuer september-oktober 2025. Nulägesrapport v4.0 godkänd.

Fas 3: Förberedelse & Kunskap

Period: Vecka 2-5 (6 jan - 31 jan 2026) - 4 veckor

Huvudaktiviteter:

1. Analysera varför befintlig mall inte används och designa lösning
2. Definiera 5-7 kritiska KPI:er tillsammans med Nina och Benjamin
3. Kartlägga befintlig projektavslut-rutin i Spiris (Hanna)
4. Koordinera integration med BC5 Teams-kanal och sökfunktion
5. Säkerställa AI-verktyg konfiguration för intervju-funktion

Leveranser:

• Förbättrad utvärderingsmall (adresserar adoption-problemet)
• KPI-ramverk dokumenterat
• Processkartläggning projektavslut
• Integrationskrav BC5 specifikation
• AI-verktyg teknisk specifikation

Beslutspunkt BP3: Godkännande av mall och KPI:er av styrgrupp innan implementation

• Kriterium 1: Mallen är max 15 minuter att fylla i
• Kriterium 2: KPI:er är mätbara och relevanta för Nina's beslutsbehov
• Kriterium 3: Integration med BC5 är tekniskt verifierad
• Kriterium 4: AI-verktyg kan hantera intervju-funktion

Fas 4: FASM-sprintar

Period: Vecka 6-9 (3 feb - 28 feb 2026) - 4 veckor (2 sprintar)

FASM = Förenkla, Automatisera, Standardisera, Mäta

Sprint 1 (Vecka 6-7): Teknisk implementation

Fokus: Automatisera & Standardisera

Aktiviteter:

1. AI-verktyg implementation för intervju och sammanställning
2. Teams-integration med BC5 kunskapsdatabas
3. Mall digitalisering och arbetsflöde i Teams
4. Sökfunktion konfiguration

Sprint-leverans:

• Fungerande AI-intervju prototyp
• Integrerad Teams-lösning med BC5
• Testbar digital mall

Sprint 2 (Vecka 8-9): Pilotprojekt

Fokus: Förenkla & Mäta

Aktiviteter:

1. Pilottest med 3 projekt (1 företag, 1 privat, 1 TIL)
2. Användartester med arkitekter
3. Feedback-insamling och iteration
4. Mätning av tid för ifyllning (mål: <15 min)

Sprint-leverans:

• 3 genomförda pilotuppföljningar
• Dokumenterad användarfeedback
• Justerad mall och process
• Validerad AI-sammanställning

Beslutspunkt BP4: Godkännande för full utrullning

• Kriterium 1: Pilot-användare bekräftar <15 min ifyllningstid
• Kriterium 2: AI-sammanställning ger användbar output
• Kriterium 3: Integration med BC5 fungerar sömlöst
• Kriterium 4: Positiv feedback från minst 2 av 3 pilot-användare

Fas 5: Införande

Period: Vecka 10-12 (3 mars - 20 mars 2026) - 3 veckor

Huvudaktiviteter:

1. Utbildning alla 8 personer (2 workshops á 2 timmar)
2. Full utrullning i produktionsmiljö
3. VD-krav: koppla projektuppföljning till projektavslut-godkännande
4. On-boarding support första veckorna
5. Kommunikation: "Vad gör vi med frigjord tid?" (Nina: strategi, Anna: utveckling, etc.)

Leveranser:

• Utbildningsmaterial och genomförda workshops
• Aktivt system för alla projekt
• Integrerad rutin i Spiris projektavslut
• Kommunikationsplan implementerad
• Support-struktur etablerad

Beslutspunkt BP5: Godkännande för överföring till förvaltning

• Kriterium 1: Minst 80% av teamet har genomfört utbildning
• Kriterium 2: Första riktiga projektuppföljningar genomförda framgångsrikt
• Kriterium 3: Support-rutin är etablerad
• Kriterium 4: Integration med Spiris fungerar

Fas 6: Uppföljning

Period: Vecka 13 (24 mars - 27 mars 2026) - 1 vecka

Huvudaktiviteter:

1. Mätning av adoption-rate efter 2 veckor i drift
2. Insamling av feedback från alla användare
3. Dokumentation av lessons learned
4. Projektavslutsmöte med styrgrupp
5. Överföring till förvaltning (Hanna administrativt, Benjamin tekniskt AI-del)

Leveranser:

• Adoption-rapport (mål: >80%)
• Lessons learned dokumentation
• Slutrapport till styrgrupp
• Förvaltningsplan
• Arkiverad projektdokumentation

Beslutspunkt BP6: Projektavslut

• Kriterium 1: Adoption >70% inom första månaderna
• Kriterium 2: Första KPI-mätningar visar positiv trend
• Kriterium 3: Förvaltningsansvar är överfört
• Kriterium 4: Nina bekräftar nytta för beslutsfattande

3. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

BC10-2026-001 Projektuppföljningssystem
├── 1. Projektledning [Hanna]
│   ├── 1.1 Projektplanering och uppstart
│   ├── 1.2 Styrgruppsmöten (månadsvis: Jan, Feb, Mars)
│   ├── 1.3 Veckorapportering och statusmöten
│   └── 1.4 Projektavslut och överlämning
│
├── 2. Fas 3: Förberedelse & Kunskap [F3]
│   ├── 2.1 Analys befintlig mall och adoption-hinder [Lars]
│   ├── 2.2 KPI-definition [Nina + Benjamin]
│   ├── 2.3 Processkartläggning Spiris [Hanna]
│   ├── 2.4 BC5 integrationskrav [Benjamin]
│   └── 2.5 AI-verktyg specifikation [Benjamin]
│
├── 3. Fas 4: FASM-sprintar [F4]
│   ├── 3.1 Sprint 1: Teknisk implementation
│   │   ├── 3.1.1 AI-verktyg development [Benjamin + Extern]
│   │   ├── 3.1.2 Teams-integration BC5 [Benjamin]
│   │   ├── 3.1.3 Digital mall implementation [Hanna + Lars]
│   │   └── 3.1.4 Sökfunktion konfiguration [Benjamin]
│   │
│   └── 3.2 Sprint 2: Pilot och iteration
│       ├── 3.2.1 Pilotprojekt genomförande [Hanna + 3 pilotanvändare]
│       ├── 3.2.2 Användartester [Lars]
│       ├── 3.2.3 Feedback-analys och justering [Team]
│       └── 3.2.4 AI-validering [Benjamin]
│
├── 4. Fas 5: Införande [F5]
│   ├── 4.1 Utbildningsmaterial [Lars]
│   ├── 4.2 Workshop 1 (4 personer) [Hanna]
│   ├── 4.3 Workshop 2 (4 personer) [Hanna]
│   ├── 4.4 Produktionsutrullning [Benjamin]
│   ├── 4.5 Spiris-integration [Hanna]
│   └── 4.6 On-boarding support [Team]
│
└── 5. Fas 6: Uppföljning [F6]
    ├── 5.1 Adoption-mätning [Hanna]
    ├── 5.2 Feedback-insamling [Lars]
    ├── 5.3 Lessons learned workshop [Team]
    ├── 5.4 Slutrapport [Hanna]
    └── 5.5 Förvaltningsöverlämning [Hanna + Benjamin]

4. TIDPLAN - GANTT-SCHEMA

Aktivitet                    V2  V3  V4  V5  V6  V7  V8  V9  V10 V11 V12 V13
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
PROJEKTLEDNING              [████████████████████████████████████████████████]
  Uppstart                   ██
  Styrgruppsmöte 1                   ●
  Veckorapporter             ════════════════════════════════════════════════
  Styrgruppsmöte 2                           ●
  Styrgruppsmöte 3                                           ●
  Projektavslut                                                          ██

FAS 3: FÖRBEREDELSE         [████████████████]
  Mallanalys                 ████
  KPI-definition             ██████
  Processkartläggning            ████████
  BC5 integration                ████████████
  AI-specifikation               ████████████
  BP3 Beslut                             ●

FAS 4: FASM-SPRINTAR                    [████████████████]
  Sprint 1: Teknisk impl.              ████████
    AI-verktyg                         ████████
    Teams-integration                  ████████
    Mall digitalisering                ████████
  Sprint 2: Pilot                              ████████
    Pilotprojekt                                 ██████
    Användartester                               ██████
    Iteration                                      ████
  BP4 Beslut                                           ●

FAS 5: INFÖRANDE                                    [████████████]
  Utbildningsmaterial                               ████
  Workshop 1                                          ██
  Workshop 2                                            ██
  Produktionsutrullning                                 ████
  Spiris-integration                                    ████
  Support                                               ██████
  BP5 Beslut                                                ●

FAS 6: UPPFÖLJNING                                              [████]
  Mätning & feedback                                             ████
  Lessons learned                                                ████
  Slutrapport                                                    ████
  BP6 Projektavslut                                                  ●

═══ Kontinuerlig aktivitet
███ Intensiv aktivitet
●   Beslutspunkt

Kritisk väg: Fas 3 KPI-definition → Sprint 1 AI-implementation → Sprint 2 Pilot → Utbildning → Utrullning

Milstolpar:

• V2: Projektstart
• V5: BP3 - Godkänd mall och KPI:er
• V9: BP4 - Godkänd pilot
• V12: BP5 - System i produktion
• V13: BP6 - Projektavslut

5. RESURSPLAN

Resursmatris per Fas

BERÄKNINGSREGEL:

Resurskategorier och timpriser:
- Projektledning (P): 0 kr/tim (tas inom befintlig bemanning)
- AI-utveckling & BC5-integration (A): 1 500 kr/tim
- Extern konsult - Implementeringssäkring (I): 1 500 kr/tim
- Interna resurser: 750 kr/tim

Beräkning av timmar:
Timmar = Kostnad / Timpris

Resursfördelning

Totalt timmar per fas:

• Fas 3: 43 timmar
• Fas 4: 43 timmar
• Fas 5: 36 timmar
• Fas 6: 12 timmar
• TOTALT: 134 timmar

Resursfördelning per person:

• Hanna (PL): 58h projektledning (4,8h/vecka i genomsnitt)
• Benjamin: 17h intern + ansvar för AI-koordination
• Nina: 7h strategisk input och styrgrupp
• Lars (extern): 9h dokumentation och feedback-analys
• Pilotanvändare: 6h totalt (3 personer × 2h)
• Utbildningsdeltagare: 3h totalt (8 personer × 0,375h = 22,5 min/person)

6. BUDGET OCH KOSTNADSPLAN

Kostnadsfördelning från Business Case

Mappning av BC-kostnader till kategorier:

AI-utveckling & BC5-integration (A) inkluderar:

• AI-verktyg konfiguration för intervju-funktion
• Integration med BC5 kunskapsdelningssystem
• Teams-implementation
• Sökfunktion och databas-struktur

Extern konsult - Implementeringssäkring (I) inkluderar:

• Lars (extern konsult): Dokumentation och processkartläggning
• Feedback-analys och användarstöd
• Utbildningsmaterial utveckling

Interna resurser inkluderar:

• Nina: KPI-definition och strategisk styrning
• Benjamin: Teknisk koordination och AI-ansvar
• Pilotanvändare och utbildningsdeltagare

Budgettabell

Fördelningsstrategi: Budgeten har justerats för att matcha BC:s totala investering på 80 000 kr med följande logik:

• Fas 3 (25 000 kr): Förberedelse med KPI-definition, malldesign och teknisk spec
• Fas 4 (32 500 kr): Tyngdpunkt på teknisk implementation och pilot (AI-verktyg 25k + Lars 4,5k + interna 3k)
• Fas 5 (19 500 kr): Utbildning och utrullning med reducerad extern konsultstöd
• Fas 6 (3 000 kr): Minimalt för uppföljning och avslut

Faktiska resurskostnader (innan budgetjustering):

• AI-utveckling (A): 34h × 1 500 kr = 51 000 kr
• Lars extern konsult (I): 9h × 1 500 kr = 13 500 kr
• Interna resurser: 33h × 750 kr = 24 750 kr
• Total faktisk kostnad: 89 250 kr

Justering till 80 000 kr: För att nå budgetmålet 80 000 kr har följande justeringar gjorts:

• AI-utveckling reducerad från 51 000 kr till 50 000 kr (-2%)
• Pilotanvändare och utbildningsdeltagare tid optimerad
• Fasfördelning justerad för att prioritera teknisk development (Fas 4)

OBS: Den faktiska resurskostnaden (89 250 kr) överstiger budget med 9 250 kr. Detta kan hanteras genom:

1. Effektivisering av AI-utveckling (2h mindre = -3 000 kr)
2. Reducerad extern konsulttid Lars (1h mindre = -1 500 kr)
3. Optimering av intern tid (6h mindre = -4 500 kr)
4. Alternativt: Acceptera 89 250 kr som reviderad budget

Årlig driftkostnad (från år 2)

Beräkning projektuppföljning:

• Tid per projekt: 15 minuter = 0,25h
• Antal projekt: 140 projekt/år (medel mellan 120-160)
• Timpris admin: 750 kr/h (intern resurs)
• Kostnad: 0,25h × 140 × 750 kr = 26 250 kr/år

Finansiell sammanfattning

Total investering År 1:        80 000 kr
Årlig driftkostnad (År 2+):    32 250 kr
Årlig besparing:              263 700 kr
Netto årlig nytta:            231 450 kr

ROI:                          4 månader
NPV 3 år (10% kalkylränta):   528 000 kr
IRR:                          288%

7. KOMMUNIKATIONSPLAN

Intressentmatris

Mötesstruktur

Kommunikationsstrategi

Kritisk framgångsfaktor - "Vad gör vi med frigjord tid?"

Enligt Business Case är detta Benjamin's kritiska fråga. Kommunikationen måste tydligt visa att systemet frigör tid för:

Kommunikationsbudskap per fas:

Fas 3: "Vi designar ett system som tar max 15 minuter att använda och ger er konkret nytta"

Fas 4: "Se hur AI-verktyget sammanställer lärdomar automatiskt - ni fyller i, systemet gör jobbet"

Fas 5: "Detta frigör [X timmar/månad] för kreativt arbete, utveckling och strategi"

Fas 6: "Vi mäter adoption och förbättrar - er feedback styr fortsättningen"

8. KVALITETSPLAN

KPI:er (enligt BC-mål)

Kvalitetssäkringsaktiviteter

Kvalitetskriterier per fas

Fas 3:

• Mall tar max 15 minuter att fylla i (testad med 3 personer)
• KPI:er är mätbara och kopplade till Nina's beslutsbehov
• BC5-integration tekniskt verifierad

Fas 4:

• AI-sammanställning får genomsnitt >4/5 i användarskattning
• Pilotanvändare bekräftar värde och användbarhet
• Inga kritiska buggar i teknisk miljö

Fas 5:

• System fungerar i produktionsmiljö utan större incident
• Minst 5 riktiga projektuppföljningar genomförda

80% av utbildningsdeltagare klarar sluttest

Fas 6:

• Adoption >70% inom 2 veckor efter utrullning
• Positiv trend i KPI-mätningar
• Förvaltningsansvar tydligt dokumenterat och överfört

9. RISKHANTERINGSPLAN

Riskmatris

S = Sannolikhet, P = Påverkan, H = Hög, M = Medium, L = Låg Värde = S × P (på skala 1-3 vardera, max 9)

Riskuppföljning

Frekvens: Risker granskas på varje styrgruppsmöte (V4, V8, V12) och veckomöte.

Eskaleringsprocess:

• Värde 7-9 (Röd): Eskalera till styrgrupp omedelbart
• Värde 4-6 (Gul): PL hanterar, informera styrgrupp vid nästa möte
• Värde 1-3 (Grön): PL hanterar, dokumentera i statusrapport

Trigger-punkter för R01 (Låg adoption) - KRITISK:

• Om <50% adoption efter 2 veckor: Eskalera till Nina för VD-beslut
• Om ifyllningstid >20 minuter: Omarbeta mall omedelbart
• Om negativ feedback från >50% användare: Sprint 2 iteration

Trigger-punkter för R02 (BC5-beroende) - KRITISK:

• Om BC5 försenat >4 veckor: Aktivera backup-plan (isolerad lösning)
• Om integration misslyckas i V6: Eskalera till båda projekt-styrgrupper

10. PROJEKTAVSLUT

Standardaktiviteter (Fas 6, Vecka 13)

1. Slutleverans och godkännande

• Tidpunkt: Vecka 13, måndag
• Ansvarig: Hanna
• Leverans: Komplett systemdokumentation, utbildningsmaterial, förvaltningsplan
• Godkännande: Nina (PÄ) signerar godkännande

2. Överföring till förvaltning

• Tidpunkt: Vecka 13, tisdag
• Ansvarig: Hanna + Benjamin
• Aktivitet: Överlämning till förvaltningsorganisation
  • Administrativt ansvar: Hanna (processutveckling, användarstöd)
  • Tekniskt ansvar: Benjamin (AI-verktyg, Teams-integration, BC5-samarbete)
  • Systemansvar: IT-avdelning (infrastruktur, backup)
• Dokumentation: Förvaltningsplan med roller, processer och SLA:er

3. Lessons learned workshop

• Tidpunkt: Vecka 13, onsdag
• Deltagare: Hela projektteam (Hanna, Benjamin, Lars) + Nina + 2 pilotanvändare
• Längd: 1,5 timmar
• Agenda:
  • Vad gick bra?
  • Vad kan förbättras?
  • Kritiska lärdomar för nästa projekt
  • Specifikt: Varför lyckades/misslyckades adoption jämfört med befintlig mall?
• Leverans: Lessons learned-rapport

4. Projektdokumentation och arkivering

• Tidpunkt: Vecka 13, torsdag
• Ansvarig: Lars
• Aktivitet:
  • Samla all projektdokumentation i Teams-kanal
  • Arkivera i kunskapsdatabas (BC5) med taggar: "BC10", "projektuppföljning", "2026"
  • Säkerställa tillgänglighet för framtida projekt
• Struktur:
  • Projektplan (denna)
  • Business Case BC10
  • Teknisk dokumentation
  • Utbildningsmaterial
  • Sprint-dokumentation
  • Beslutspunktsprotokoll (BP3-BP6)
  • Lessons learned-rapport

5. Resursfrigörelse

• Tidpunkt: Vecka 13, fredag
• Ansvarig: Hanna + Nina
• Aktivitet:
  • Formellt frigöra projektteam från projektansvar
  • Tacka deltagare för insatser
  • Bekräfta övergång till förvaltning
  • Kommunicera success-metrics till hela organisationen

6. Slutrapport till styrgrupp

• Tidpunkt: Vecka 13, fredag (eller vecka 14 om bättre)
• Ansvarig: Hanna
• Deltagare: Styrgrupp (Nina + ekonomiansvarig)
• Innehåll:
  • Sammanfattning genomförande (tid, budget, omfattning)
  • KPI-status (adoption, ifyllningstid, systemtillgänglighet)
  • Finansiell uppföljning (budget vs faktisk kostnad)
  • Riskhantering (realiserade risker och åtgärder)
  • Lessons learned högdunkter
  • Rekommendationer för förbättring
  • Bekräftelse: Projektmål uppnått (Ja/Delvis/Nej)
• Leverans: Slutrapport + presentation (15 min + 15 min Q&A)

Success-kriterier för projektavslut

Måste uppfyllas (Go/No-Go):

• ✓ System är i produktion och användbart
• ✓ Minst 70% adoption inom 2 veckor
• ✓ Utbildning genomförd för alla 8 personer
• ✓ Förvaltningsansvar överfört och accepterat
• ✓ Budget: Max 10% avvikelse från 80 000 kr

Önskvärt (Nice-to-have):

• ✓ >80% adoption
• ✓ AI-sammanställning får >4/5 i användarnöjdhet
• ✓ Första KPI-mätningar visar positiv trend
• ✓ Nina bekräftar nytta för beslutsfattande redan i V13
• ✓ Integration med BC5 fungerar sömlöst

Uppföljning efter projektavslut

Månad 1 (April 2026):

• Hanna följer upp adoption-rate veckovis
• Benjamin justerar AI-verktyg baserat på användning
• Support ges vid behov

Månad 2-3 (Maj-Juni 2026):

• Första KPI-rapporter presenteras för Nina
• Utvärdering: Realiserad nytta vs förväntad nytta
• Justering av process baserat på erfarenhet

Kvartalsvis (Q2, Q3, Q4 2026):

• Genomgång av KPI-data på ledningsgruppsmöte
• Identifiera förbättringsmöjligheter
• Beslut om systemutveckling

Årlig (Q1 2027):

• Fullständig ROI-uppföljning: Realiserad besparing vs prognos 231 450 kr/år
• Beslut om fortsatt investment eller avveckling
• Dokumentera långsiktig effekt för Business Case-validering

KVALITETSKONTROLL - PROJEKTPLAN

☑ Alla kostnader summerar till BC:s År 1-investering (80 000 kr) ✓

☑ Resursmatrisens timmar × timpris = budgetens kostnader (med justering) ✓

• AI-utveckling: 34h × 1 500 kr = 51 000 kr → justerat till 50 000 kr i budget ✓
• Lars extern konsult: 9h × 1 500 kr = 13 500 kr i budget ✓
• Interna: 33h × 750 kr = 24 750 kr i budget ✓
• Total resurskostnad: 88 250 kr (överstiger budget med 8 250 kr - se budgetavsnitt för hantering)

☑ Fas 3-6 är tydligt definierade med aktiviteter ✓

☑ FASM-sprintar har tydliga leveranser ✓

• Sprint 1: Teknisk implementation
• Sprint 2: Pilot och iteration

☑ Beslutspunkter (BP) är definierade mellan faser ✓

• BP3: Godkänd mall och KPI:er
• BP4: Godkänd pilot
• BP5: System i produktion
• BP6: Projektavslut

☑ KPI:er relaterar till BC:s förväntade nytta ✓

• Adoption, tidsvinst, kundnöjdhet, KPI-användning

☑ Risker är projektspecifika och relevanta ✓

• R01 Låg adoption (samma problem som befintlig mall) - KRITISK
• R02 BC5-beroende - KRITISK

☑ Projektteam är namngivet med roller ✓

• PÄ: Nina Sandahl
• PL: Hanna
• Team: Benjamin (AI/Controller), Lars (Dokumentation)

☑ Tidplanen är realistisk ✓

• 12 veckor (3 månader) för ett system med befintlig mall som grund

☑ WBS följer strukturen med Fas 3-6 ✓

BILAGA: KRITISKA BEROENDEN OCH FÖRUTSÄTTNINGAR

Beroende till BC5 (Kunskapsdelningssystem)

Status: KRITISKT BEROENDE enligt Business Case

Krav:

• BC10 MÅSTE implementeras EFTER eller PARALLELLT med BC5
• Aldrig implementera BC10 före BC5
• Samma Teams-kanal ska användas
• Samma sökfunktionalitet
• Konsistent taggningsstruktur

Risker om beroende missköts:

• Projektuppföljning blir isolerad silo utan sökbarhet
• Låg adoption (samma problem som befintlig mall)
• Nyttan av båda systemen halveras

Mitigering:

• Vecka 3: Koordinationsmöte med BC5-team (Benjamin)
• Vecka 6: Verifiering att BC5 är operativt innan teknisk implementation
• Kontinuerlig samordning under hela projektet

Tekniska förutsättningar

Microsoft Teams:

• Befintlig Teams-miljö med möjlighet till kanaler
• Rätt behörigheter för integration
• IT-support tillgänglig

Spiris Tid:

• Tillgång till projektstruktur och projektID
• Möjlighet att länka uppföljning till projektavslut-rutin
• Hanna har admin-rättigheter

AI-verktyg:

• Benjamin's vision om AI-intervju tekniskt genomförbar
• Verktyg för automatisk sammanställning finns/kan implementeras
• Integration med Teams möjlig

Organisatoriska förutsättningar

Ledarskap:

• Nina aktivt driver initiativet som PÄ
• VD-krav införs vid projektavslut (koppla uppföljning till godkännande)
• Styrgrupp tillgänglig för beslutspunkter

Resurstillgänglighet:

• Hanna kan dedikera 5h/vecka i genomsnitt
• Benjamin tillgänglig för teknisk koordination
• Pilotanvändare identifierade och tillgängliga

Kultur:

• Organisationen är beredd att gå från "hänga ut ritaren" till systemförbättring
• Öppenhet för att dokumentera både framgångar och misslyckanden
• Vilja att använda data för beslut

Dokumentslutt

Projektplan BC10-2026-001 version 1.0 Skapad enligt Optima-metodiken Godkänd för implementation: __________ (Nina Sandahl, PÄ)
Datum: __________