Av Lars Diethelm • 11 okt 2025 • 44 min read

BC 11 - FAS 3 MATERIAL

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Extraherad data från Business Case
Förberedelseformulär - Förfyllt och uppdaterat
Workshop-agenda - Anpassad
Intervjufrågor - Förberedda
Datainsamlingsmatrix - Komplett
Riskregister - Komplett
Framgångskriterier
Kontextbehov och hypoteser
Kvalitetssäkringschecklista
Sammanfattning och nästa steg

1. EXTRAHERAD DATA FRÅN BUSINESS CASE

Grundläggande processinformation:

Processnamn: Leverantörsfakturahantering (Ekonomisidan)
Projektkod: FAKTURA-2025-BC11
Processägare: Liza Fyhr (PÄ)
Processexpert: Matilda Björklind (Redovisningsekonom/Huvudanvändare)
Årlig volym: 3 000 fakturor/år (250 st/månad)
Nuvarande tid per vecka: 4 timmar manuellt arbete (UPPDATERAT: 6-7 timmar totalt)
Felfrekvens: 30% av fakturorna saknar korrekt projektinformation
Årlig kostnadspåverkan: 87 820 kr (UPPDATERAS baserat på ny tidsåtgång)

Problem från BC:

30% saknar korrekt projektinformation - skapar 4 tim manuellt arbete/vecka
Fel referensperson på fakturor (vanligast förekommande)
Saknar projektnummer
Fel fakturaadress
Fel moms
Leverantörer följer inte faktureringsönskemål
Multi-projektfakturor utan tydlig uppdelning

Föreslagen lösning:

AI-driven fakturaanalys med automatisk projektnummerdetektion
Intelligent refusering med återkoppling till leverantörer
Integration med Fortnox och WorkCloud

Ekonomiska nyckeltal:

Investering År 1: 60 000 kr
Årlig drift (År 2+): 18 000 kr
Årlig besparing: 69 800 kr (UPPDATERAS)
ROI: 10 månader (konservativt), 6 månader (optimistiskt)
NPV 3 år: 113 520 kr

2. FÖRBEREDELSEFORMULÄR - FÖRFYLLT OCH UPPDATERAT

Grundläggande processinformation:

Processnamn: Leverantörsfakturahantering (Ekonomisidan)
Projektkod: FAKTURA-2025-BC11
Processägare: Liza Fyhr (PÄ)
Processexpert: Matilda Björklind (Redovisningsekonom)
Årlig volym: 3 000 fakturor/år (250 st/månad)
Antal involverade personer: 1 huvudanvändare (Matilda) + Liza (Ekonomi) + Rebecka (stöd)
Nuvarande tid per vecka: 6-7 timmar totalt (4h problem + 2-3h normal hantering)
Uppskattad fel-/omarbetningsgrad: 30-40% (900-1200 fakturor/år)
Årlig kostnadspåverkan: 87 820 kr (BEHÖVER JUSTERAS UPPÅT)

Problem från BC (med uppdaterad kvantifiering):

1. Huvudproblem: 30-40% av leverantörsfakturorna saknar korrekt projektinformation

Kvantifierad påverkan: 6-7 tim/vecka × 47 veckor × 430 kr = 121 380-141 610 kr/år
Anmärkning: Avser antal fakturor, inte tid

2. Kvalitetsproblem (ordnade efter frekvens från transkript):

a) Fel/saknad referensperson på fakturor

Frekvens: 50-70 fakturor/månad (20-28% av totalt)
Påverkan: Ingår i 6-7h/vecka totaltid
Hantering: Manuell identifiering via projektinfo eller mejlutskick

b) Saknar projektnummer

Frekvens: 30-40% (750-1000 fakturor/år)
Påverkan: Huvudorsak till tidsspillan
Hantering: Sökning i Fortnox, WorkCloud, gula mappen, Google, eller fråga projektledare

c) Fel fakturaadress

Frekvens: ~10 fakturor/månad (4%)
Typer: Gammal adress (Uppsala box, Kungsängen Kraftvägen 46), fel koncernbolag, fel boxadress
Påverkan: 10-15 min/faktura
Hantering: Mejl till leverantör

d) Fel moms

Frekvens: MYCKET SÄLLSYNT - 5-10 diskussioner/år
Typer: Främst omvänd skattskyldighet (saknas text), diskussion kring tillämpning
Påverkan: Varierar, mer diskussion än faktiskt fel
Hantering: Bollande med revisor/projektledare

e) Leverantörer följer inte faktureringsönskemål

Frekvens: Varierar kraftigt per leverantör
Påverkan: Löpande problem
Hantering: Upprepade mejl, inte alltid resultat

f) Multi-projektfakturor utan tydlig uppdelning

Frekvens: 20 fakturor/månad, ~10-15 leverantörer (8-12% av totalt)
Påverkan: 20-30 minuter per faktura (inkl. kommunikation, beräkning, dokumentation)
Hantering: Manuell uppdelning, Excel-beräkningar, mejl till flera projektledare

3. Sekundära kostnader:

Påminnelseavgifter: MAX 2 400 kr/år (inte genomsnitt, exkl. Peab Norge)
Förlorade kassarabatter: 0 kr/år

4. NYA IDENTIFIERADE PROBLEM:

g) Fakturor till stängda projekt

Frekvens: 2-5 per månad
Påverkan: 15-30 min + väntetid per faktura
Årlig påverkan: 6-30h/år
Orsak: Projekt färdigmarkeras i WorkCloud → inaktiveras automatiskt i Fortnox

h) Fakturor till ersatta projekt

Frekvens: 1-3 per år
Påverkan: 20-40 min + väntetid per faktura
Årlig påverkan: 1-2h/år
Orsak: Projekt skapas om, leverantörer har gammalt projektnummer

i) Fakturor till ej skapade arbetsordrar

Frekvens: 1-2 per månad
Påverkan: 20-30 min + väntetid per faktura
Årlig påverkan: 4-12h/år
Orsak: Faktura kommer innan arbetsorder skapats i systemet

TOTAL DOLD KOSTNAD för specialfall: 11-44h/år (motsvarande 4 730-18 920 kr/år)

3. WORKSHOP-AGENDA - ANPASSAD

Workshop: Leverantörsfakturahantering BC11

OBS: Workshop genomfördes inte fysiskt. Istället besvarades frågorna via transkriberade intervjuer. Denna agenda visar den logiska strukturen för datainsamlingen.

Datum: N/A
Plats: N/A
Deltagare: N/A

Tidsschema: N/A

SESSION 1: NULÄGE & VALIDERING (3 timmar)

08:30-08:45 - Validering av BC-data

Bekräfta följande siffror från Business Case:

✅ Volym: 3 000 fakturor/år stämmer
✅ Tidsspillan: UPPDATERAT till 6-7 timmar/vecka (4h problem + 2-3h normal)
✅ Felfrekvens: 30-40% saknar projektinfo - avser antal fakturor
⚠️ Kostnad: 87 820 kr/år - BEHÖVER JUSTERAS UPPÅT (baserat på 6-7h)
⚠️ Förseningar: 2 ggr/månad är MAX, inte genomsnitt
✅ Kassarabatter:0 kr/år - FÖREKOMMER INTE
✅ Specialfall: 11-44h/år extra för stängda/ersatta projekt och arbetsordrar

08:45-10:15 - Processdekomponering

Fokus: Kartlägga exakt var de 30-40% problemfakturorna fastnar

KARTLAGDA PROCESSTEG:

Steg	Stegnamn	Aktör	Tid	System	Problem
1	Faktura inkommer	Leverantör	-	Email (främst), EDI/e-faktura, Post (scannas)	Olika format, olika platser för projektinfo
2	Registrering i Fortnox	Matilda	~20 sek (normal)	Fortnox	Info saknas ofta
3	Kontroll & kontering	Matilda	Varierar kraftigt	Fortnox	HÄR FASTNAR ALLT
3a	OM PROJEKTFAKTURA: Projektkoppling registreras manuellt	Matilda	Extra tid	Fortnox + WorkCloud	30-40% saknar projektnummer
3b	OM ÖVRIG EXTERN: Avstämning med beställare	Matilda	Varierar	Outlook/Teams	Måste identifiera vem som beställt
3c	OM STÄNGT PROJEKT: Återaktivering	Matilda + Projektledare/Liza	15-30 min + väntetid	Fortnox + WorkCloud	2-5 fall/månad
3d	OM ERSATT PROJEKT: Identifiering korrekt projekt	Matilda + Projektledare	20-40 min + väntetid	WorkCloud, gula mappen, email	1-3 fall/år
3e	OM EJ SKAPAD ARBETSORDER: Verifiering	Matilda + Ansvarig	20-30 min + väntetid	Email/Teams	1-2 fall/månad
4	Faktura tilldelas projektledare/attestant	Matilda	~1 min	Fortnox	Måste identifiera rätt person
5	Granskning mot offert/beställning	Projektledare	Varierar	Email, gula mappen, minnesanteckningar	Väntetid på svar
6	Attestering (= bokförs)	Projektledare/Matilda/Liza	~1 min	Fortnox	Slår igenom till WorkCloud här
7	Betalfil skapas	Automatiskt	-	Fortnox	Automatisk på förfallodatum
8	Slutkontroll betalfil	Liza	Varierar	Nordea	Endast stora/ovanliga belopp
9	Betalning	Automatiskt	-	Nordea	Automatisk

SPECIALHANTERING - UE-FAKTUROR (ex: Ekohus):

Tidrapporter hämtas från WorkCloud
Manuell sammanställning i Excel
Proportionell fördelning av bil/bränsle/frakt per projekt
Kan ta 30+ minuter per faktura

TIDSMÄTNING:

Normal faktura (allt OK): 20 sekunder
3000 × 20 sek = 83 minuter/månad för "bara trycka igenom"
Resterande 6-7h/vecka = problemhantering och kommunikation

AUTOMATISERBARA STEG:

Steg 1: Redan delvis automatiskt (EDI/e-faktura)
Steg 2: Delvis (grunddata läses automatiskt)
Steg 3: MÅLTAVLA FÖR AI - projektidentifiering, validering
Steg 7-9: Redan automatiskt

MÅSTE FÖRBLI MANUELLA:

Steg 5: Granskning mot offert/beställning (kräver bedömning)
Steg 6: Attestering (kräver godkännande)
Steg 8: Slutkontroll stora belopp (kräver VD-granskning)

10:15-10:30 - Paus

10:30-11:30 - Problemfördjupning

Gå igenom varje problem från BC med kvantifiering:

Problem 1: 30-40% saknar korrekt projektinformation

✅ Kvantifierat: 750-1000 fakturor/år
Upptäcks: Steg 3 (Kontroll)
Varför saknas: Leverantörer märker ej enligt önskemål
Hanteras: Manuell sökning i Fortnox/WorkCloud/gula mappen/Google, mejl till projektledare
Extra insikt: "Saknar projektinfo" kan betyda olika saker:
- Helt saknas märkning
- Endast projektnamn (ej fyrsiffrigt nummer)
- Endast adress
- Endast stad/område
- Förkortat projektnamn

Problem 2: Fel referensperson

✅ Kvantifierat: 50-70 fakturor/månad (20-28%)
Upptäcks: Steg 3 (Kontroll) eller 4 (Tilldelning)
Vad innebär "fel": Person som inte beställt, person som slutat, saknas helt
Konsekvens: Måste identifiera rätt person manuellt
Tidsåtgång: Ingår i totaltid, varierar från sekunder (lätt att lista ut) till 10+ min (mejlutskick till alla)
OBS: På projektfakturor prioriteras INTE referensperson - projektnummer viktigare

Problem 3: Fel fakturaadress

✅ Kvantifierat: ~10 fakturor/månad (4%)
Upptäcks: Steg 2 (direkt vid mottagning)
Typer:
- Gammal Uppsala-adress (box-adress)
- "Mälardalen" (gammalt företagsnamn)
- Fel koncernbolag (ex: Prolux Sverige vs annat bolag)
- Gammal Kungsängen-adress (Kraftvägen 46)
- Helt fel bolag (mycket sällsynt, ~2 ggr sedan Matilda började)
Tidsåtgång: 10-15 min per faktura (mejl + uppföljning)
Hantering: Mejl till leverantör, ny faktura begärs

Problem 4: Fel moms

✅ Kvantifierat: 5-10 diskussioner/år (MYCKET SÄLLSYNT)
Upptäcks: Steg 3 (Kontroll), ibland efter bokföring
Typer:
- Omvänd skattskyldighet - saknas text på faktura (vanligast)
- Diskussion om tillämpning (byggarbeten, installationer)
- Fel procentsats (extremt sällsynt)
Tidsåtgång: Varierar kraftigt, mer diskussion än faktiskt fel
Hantering: Bollande med revisor/projektledare/leverantör
OBS: "Fel moms" ofta egentligen "behöver diskutera/verifiera moms"

Problem 5: Leverantörer följer inte faktureringsönskemål

⚠️ Kvantifiering: SVÅR ATT KVANTIFIERA - varierar per leverantör
Specifika önskemål:
- En faktura per projekt (viktigast)
- Fyrsiffrigt projektnummer
- PDF-format för underlag
- 30 dagars betalningstid
Berörda leverantörer: MÅNGA (uppskattat 20+ av ~100 projektleverantörer)
Konsekvens: Accepteras ofta "för att det är lättare än att bråka"
Hantering: Upprepade mejl, inte alltid resultat
OBS: Ingen tydlig UE-faktureringsinstruktion finns, inget standardformat för timredovisning

Problem 6: Multi-projektfakturor utan tydlig uppdelning

✅ Kvantifierat: 20 fakturor/månad, ~10-15 leverantörer (8-12%)
Upptäcks: Steg 3 (Kontroll)
Typer:
- UE-fakturor med flera projekt (ex: Krontak, Tombergs, Västerås Byggplåt)
- Materialfakturor med gemensam frakt (ex: Suprema, Big Tech)
- Servicefakturor med flera arbetsordrar
Tidsåtgång: 20-30 min per faktura
- Identifiera alla projekt/arbetsordrar
- Fördela kostnader (ev. proportionellt)
- Mejl till flera projektledare för OK
- Vänta på svar från alla
- Registrera uppdelning i Fortnox
- Dokumentera i kommentarsfält
Hantering: Manuell uppdelning, Excel-beräkningar vid behov
OBS: Dilemma - hellre 1 samfaktura eller 10 separata?

NYA PROBLEM (från transkript):

Problem 7: Faktura till stängt projekt

✅ Kvantifierat: 2-5 per månad
Upptäcks: Steg 2-3 (försök registrera i Fortnox)
Orsak: Projekt färdigmarkeras i WorkCloud → inaktiveras automatiskt i Fortnox
Tidsåtgång: 15-30 min + väntetid per faktura
Hantering:
1. Kontakta projektledare/Liza för OK
2. Återaktivera projekt i Fortnox (+ WorkCloud?)
3. Registrera faktura
4. Beslut: Stänga igen eller lämna öppet om fler fakturor väntas
Årlig påverkan: 6-30h/år

Problem 8: Faktura till ersatt projekt

✅ Kvantifierat: 1-3 per år
Upptäcks: Steg 3 (projektnummer finns inte)
Orsak: Projekt skapas om av olika anledningar, leverantörer har gammalt projektnummer
Tidsåtgång: 20-40 min + väntetid per faktura
Hantering:
1. Leta efter liknande projektnamn i WorkCloud/gula mappen
2. Kontakta projektledare för bekräftelse
3. Registrera med korrekt projektnummer
4. Eventuellt informera leverantör om nytt projektnummer
Årlig påverkan: 1-2h/år

Problem 9: Faktura till ej skapad arbetsorder

✅ Kvantifierat: 1-2 per månad
Upptäcks: Steg 3 (arbetsorder finns inte)
Orsak: Faktura kommer innan arbetsorder skapats i systemet
Exempel: Kämpetorget - ingen visste vad det var för arbetsorder
Tidsåtgång: 20-30 min + väntetid per faktura
Hantering:
1. Kontakta ansvarig (ofta okänd, måste identifieras)
2. Vänta på att arbetsorder skapas
3. Registrera faktura
Årlig påverkan: 4-12h/år

11:30-12:00 - Systemkartläggning

BEKRÄFTADE SYSTEM:

System	Version	Användning i process	API?	Dokumentation?	Noteringar
Fortnox	3.58.9	Huvudsystem för ekonomi, bokföring, attestering, leverantörsregister	✅ Ja	✅ Ja	Projekt + Arbetsordrar hanteras som "projekt"
WorkCloud	-	Projektregister, arbetsorderregister, efterkalkyl, tidrapporter, arkiv	⚠️ Ja (delvis)	⚠️ Behöver kollas	Färdigmarkering → inaktiverar i Fortnox
Outlook	-	Kommunikation (intern/extern), informationsinhämtning	✅ Ja	✅ Ja	Primär kommunikationskanal
Teams	-	Intern kommunikation (sekundär)	✅ Ja	✅ Ja	Kompletterande
Excel	-	UE-timsammanställningar, diverse listor	❌ Nej	-	Manuella beräkningar
Gula mappen	-	Fysiskt/digitalt projektarkiv	❌ Nej	-	Referensdokument
Next	-	Projektplanering (används av projektledare)	❓ ?	❓ ?	Ej i fakturaflödet
Google	-	Adresssökning vid behov	❌ Nej	-	Sista utvägen
Nordea	-	Betalfil, slutkontroll	✅ Ja	✅ Ja	Endast för betalning

INTEGRATIONER:

Fortnox ↔ WorkCloud: Envägskoppling vid projektskapande och attestering
Leverantörsregister: Fortnox → WorkCloud (automatisk synk)
Kundregister: WorkCloud → Fortnox (automatisk synk)
Projekt/Arbetsordrar: WorkCloud (färdigmarkering) → Fortnox (inaktiveras)

VIKTIGA FUNKTIONER:

Fortnox:
- Hanterar både projekt (4-siffror) och arbetsordrar (WW+4-siffror) som "projekt"
- Ingen systemteknisk åtskillnad förutom nummerserien
- Projekt kan vara aktiva eller inaktiva
- Inaktivering sker automatiskt vid färdigmarkering i WorkCloud
- Återaktivering kräver manuell åtgärd
- API-nycklar finns (Kugghjul → API-nycklar)
- Dokumentation finns (Upp till höger i menyn)
WorkCloud:
- Projekt: 4-siffriga nummer (ex: 1313, 1272, 1245)
- Arbetsordrar: WW + 4-siffriga nummer (ex: WW1234)
- Färdigmarkering i WC → automatisk inaktivering i Fortnox
- Projektersättning möjlig (nytt projektnr ersätter gammalt)
- API finns för vissa delar (behöver verifieras vilka)

TESTMILJÖ:

❌ Ingen känd testmiljö i Fortnox
❓ WorkCloud testmiljö okänd

IT-STÖD:

Primärt: Rebecka Englund
Sekundärt: Folk/Support (Fortnox)
Inget dedikerat IT-team internt

SESSION 2: LÖSNING & KRAV (3 timmar)

13:00-14:00 - Kontextbehov för AI

För att lösa "30-40% saknar projektnummer":

A) Informationskällor som AI behöver:

Projektregister (WorkCloud):
- 4-siffrigt projektnummer (ex: 1313, 1272, 1245)
- Fullständigt projektnamn (varierar kraftigt i struktur)
- Projektägare/ansvarig projektledare
- Status (aktiv/inaktiv/avslutat)
- Startdatum och slutdatum
- Budget/kostnadsställe
- Adress/plats för projektet
Arbetsorderregister (WorkCloud):
- WW + 4-siffrigt nummer (ex: WW1234)
- Arbetsorderbeskrivning
- Status (aktiv/inaktiv)
- Ansvarig
Leverantörs-projekthistorik (Fortnox):
- Vilken leverantör har fakturerat vilka projekt senaste 12-24 månader
- Frekvens (hjälper identifiera vanliga kombinationer)
- Avtalsinformation om tillgänglig
Ersättningsinformation:
- Koppling mellan gammalt och nytt projektnummer (om dokumenterat)
- Projektnamn som kan koppla samman

B) Konkreta exempel på projektnummer i fritext (från transkript):

"VB" → Projekt: 1313 Stender VB 1966
"Symmetrivägen" (adress) → Projekt: 1313 Stender VB 1966
"NP3 Kämpetorget" → Projekt: 1306 NP3 Industrihalsen Sundsvall
"Lindströms husvagnar och utbyggnader" → Projekt: okänt nummer
"Stadsglädje" → Projekt: 1245 Statskläntan
"Nibbleskolan Köping" → Projekt: 1272 Nibbleskolan
"Lekarsökning ekonomen Kungsängen" → Ingen visste vilket projekt
"Projekt Celsius" → Projekt: 1296 (behövde verifieras)
"Kämpetorget" → Arbetsorder som inte fanns skapad än
"WW1245" → Arbetsorder (servicearbete)
Endast leveransadress → Måste sökas upp
Endast projektledarnamn → Matilda, Jonas, Jasmine, Tobbe, etc.
"Toyota Täby" → Projekt: 1296 Europeiska Motor (ej samma namn)
"Projekt Celsius" → Samma som ovan
"Arbete utfört vid Nibbleskolan" → Projekt: 1272

C) Variationer och mönster:

Format som förekommer:

✅ PERFEKT: 4-siffrigt projektnummer + Projektnamn + Projektledare
⚠️ BRA: 4-siffrigt projektnummer (MINIMUM-KRAV)
⚠️ ACCEPTABELT IDAG (vill bort från):
- Enbart projektnamn (fullständigt eller förkortat)
- Enbart adress/stad
- Projektnamn + stad (ex: "Nibbleskolan Köping")
- Förkortningar (ex: "VB", "NP3")
- Blandningar av ovanstående
- Endast projektledarnamn som referens

Var på fakturan står projektinfo:

Ordernummer-fält
Referens-fält
Leveransadress
Fritextmeddelande/beskrivning
Överst på fakturan (ingen specifik rubrik)
Märkning-fält
VARIERANDE PLACERING = PROBLEM

D) Beslutsregler och kontextvalidering:

Regler som Matilda använder idag:

Om leverantör = X OCH typ av arbete = Y → troligt projekt = Z
Om fakturaadress innehåller specifik plats → sökning på adress
Om referensperson = Person A → kontrollera dennes projekt i WorkCloud/Next
Om projektnamn liknar något i systemet → verifiera med projektledare
Om tidigare fakturor från leverantör gick till projekt C → troligt samma projekt (men ej garanterat)
Om projektet är stängt men fakturanamn matchar → kontakta projektledare

AI behöver kunna:

Fuzzy matching på projektnamn (felstavningar, förkortningar, variationer)
Identifiera WW-prefix för arbetsordrar
Varna om projekt/arbetsorder är inaktivt/stängt
Föreslå liknande aktiva projekt om exakt match saknas
Känna igen vanliga adresser och koppla till projekt
Identifiera projektledare och visa deras aktiva projekt
Lära sig mönster för leverantör-projekt-kopplingar över tid

För att lösa "Fel referensperson":

E) Referenspersonsvalidering:

FINNS INGET centralt register över godkända referenspersoner
Regel: Den som beställer ska stå som referens
Validering: Baseras på projektinfo eller "vem brukar beställa denna typ"
På projektfakturor: Referensperson lägre prioritet, projektnummer viktigare
På övriga externa: Referensperson kritisk för att veta vem som ska godkänna

AI behöver:

Lista över anställda (namn, avdelning, ansvar)
Projekt → ansvariga personer (projektledare, inköpsansvarig)
Historik: Vem har attesterat liknande fakturor tidigare?
Identifiera om referensperson har slutat (status inaktiv)

För att lösa "Fel fakturaadress":

F) Adressvalidering:

Korrekt adress finns på: faktureringsadress-dokument (delat med leverantörer)

Vanliga felaktiga adresser:

Uppsala: Gammal box-adress
Kungsängen: Kraftvägen 46 (gammal adress)
"Mälardalen" (gammalt företagsnamn)
Fel koncernbolag inom samma koncern

AI behöver:

Officiell adresslista
Historik över vanliga felaktiga adresser
Möjlighet att flagga ej matchande adress

För att lösa "Fel moms":

G) Momsvalidering:

Vanligaste "felet": Omvänd skattskyldighet - text saknas på faktura

AI behöver:

Känna igen omvänd skattskyldighet (0% moms + text om skattskyldighet)
Validera momssats mot leverantörstyp
Flagga om avvikelse från förväntat
OBS: Mer diskussion än faktiska fel - AI ska flagga för manuell verifiering

14:00-14:45 - Leverantörsanalys

TOPP 3 PROBLEMATISKA LEVERANTÖRER (exempel):

Leverantör	Fakturor/år	Huvudproblem	Kontaktperson	Kommunikation
1. Ekohus	~48 (2x/mån)	Samfakturering multi-projekt, manuell Excel-timsammanställning, proportionell fördelning bil/bränsle	Lars Säck	Email/Telefon
2. Krontak	~48 (2x/mån)	Samfakturering (service + projekt), saknar projektnr, växlar mellan projekt och service	Jimmy	Email (Raffa?)
3. Västerås Byggplåt	~48 (2x/mån)	Saknar projektnr, dålig märkning trots upprepade påminnelser	Fredrik Ketterhammer	Email

ÖVRIGA PROBLEMATISKA:

Tombergs (UE) - Samfakturering multi-projekt, varierande märkning
Suprema (Material) - Frakt behöver fördelas proportionellt vid multi-projekt
Big Tech (Material) - Samma som Suprema
Norrlands Tak - Varierande märkning, samfakturering
Kodero Flagg - Saknar märkning
Diverse factoringbolag - Svårt att veta vem som är ansvarig för märkning, saknar kontaktinfo

TOTALT ANTAL PROJEKTLEVERANTÖRER:

Per månad: ~40-45 olika leverantörer
Per år (2025 hittills): 100+ leverantörer
Många fakturerar bara en eller några få gånger
Uppskattat 20+ leverantörer berörda av "en faktura per projekt"-önskemål

LEVERANTÖRSKOMMUNIKATION:

Primärt: Email (90%+)
Sekundärt: Telefon (sällsynt)
Utmaning: Många har ingen tydlig kontaktperson för fakturafrågor
Utmaning: Factoringbolag - vem kontaktas?

14:45-15:00 - Paus

15:00-15:45 - Integrationskrav

FORTNOX API:

✅ API-nycklar finns (Kugghjul → API-nycklar)
✅ Dokumentation finns (Upp till höger i menyn)
Nödvändiga endpoints:
- Läsa leverantörsfakturor (status, projekt, belopp, etc.)
- Läsa projektregister (aktiva/inaktiva projekt)
- Läsa leverantörsregister
- Eventuellt: Skriva kommentarer/anteckningar på fakturor
- Eventuellt: Återaktivera projekt (om AI ska kunna göra det)
Autentisering: API-nyckel
❌ Testmiljö: Okänd, behöver undersökas
SLA-krav: Behöver definieras

WORKCLOUD API:

⚠️ API finns för vissa delar (behöver verifieras vilka)
Dokumentation: Behöver kollas noggrannare
Nödvändiga endpoints:
- Läsa projektregister (fullständigt med namn, nummer, status, projektledare)
- Läsa arbetsorderregister (WW-nummer, status)
- Läsa tidrapporter (för UE-fakturor som Ekohus)
- Eventuellt: Information om projektersättning
Autentisering: Behöver undersökas
Testmiljö: Okänd
SLA-krav: Behöver definieras

OUTLOOK/EMAIL:

✅ Microsoft Graph API tillgängligt
Användning: Skicka automatiska reklamationer/återkopplingar till leverantörer
Autentisering: OAuth 2.0
Krav: Automatiska mejl får inte verka för "robotaktiga", ska vara professionella

EXCEL (sekundärt):

Export från AI-system till Excel för avstämning/rapportering
Import av Excel-data (t.ex. UE-timsammanställningar) möjligt men ej primärt

SÄKERHETSKRAV:

API-nycklar ska hanteras säkert
Ingen känslig data ska loggas i klartext
Endast auktoriserade användare ska kunna ändra AI-beteende
GDPR-compliance för leverantörsdata och personuppgifter

15:45-16:00 - Validering mot BC & Nästa Steg

VALIDERING AV BC-SIFFROR:

BC-parameter	BC-värde	Validerat värde	Kommentar
Tidsspillan/vecka	4h	✅ 6-7h	4h = problem, 2-3h = normal hantering
Felfrekvens	30%	✅ 30-40%	Avser antal fakturor, inte tid
Totalkostnad/år	87 820 kr	⚠️ Högre	Baserat på 6-7h: 121 380-141 610 kr
Påminnelseavgifter	2 400 kr	⚠️ Lägre	Max, inte genomsnitt, exkl. Peab Norge
Kassarabatter	0 kr	✅ Okänt	Förekommer inte
Automation 62,5% (2,5h)	2,5h besparing	⚠️ Minst 2,5h	Troligen mer möjligt, 3-4h realistiskt

REALISTISK AUTOMATION:

Kan automatiseras:
- Projektnummerdetektion (AI)
- Referenspersonsförslag (AI)
- Adressvalidering (AI)
- Momsvalidering (AI)
- Automatisk reklamation till leverantör (AI + Email)
- Förslag på korrekt projekt vid stängt/ersatt projekt (AI)
- Identifiering av arbetsorder (AI)
Kan INTE automatiseras:
- Granskning mot offert/beställning (kräver mänsklig bedömning)
- Attestering (kräver godkännande)
- Slutkontroll stora belopp (VD-krav)
- Komplexa fördelningar där bedömning krävs
- Nya leverantörer/situationer som AI inte träffats på
Gråzon (delvis automatiserbar):
- Multi-projektfakturor: AI kan FÖRESLÅ fördelning, människa beslutar
- Stängda projekt: AI kan FÖRESLÅ återaktivering, människa godkänner
- Osäkra fall: AI flaggar, människa beslutar

REVIDERAD BESPARING:

Optimistiskt: 4-5h/vecka (70-80% automation)
Realistiskt: 3-4h/vecka (60-70% automation)
Konservativt: 2,5-3h/vecka (50-60% automation)

Bekräfta tidslinje:

✅ 6 veckor implementation MÖJLIG med reservationer:
- Successiv utrullning (ej alla leverantörer samtidigt)
- Start tidigast vecka 42 (nästa vecka från mötet)
- Matilda kan avsätta ~2h/dag under period (med planering)
- Första kvartalet är svår period (begränsad tid för uppföljning)
- Måste finnas tid för uppföljning att korrekta fakturor kommer tillbaka

Definiera BP3 (Vecka 43) beslutspunkt leveranser:

[ ] AI-lösning vald och etablerad
[ ] Träningsdata förberedd:
- 100+ anonymiserade exempelfakturor med projektnummer i fritext
- Projektregister (komplett export från WorkCloud)
- Leverantörs-projektmappning (12-24 månaders historik från Fortnox)
[ ] Integrationskrav specificerade (Fortnox + WorkCloud API)
[ ] Topp 3 problemleverantörer identifierade för pilot (Ekohus, Krontak, Västerås Byggplåt)
[ ] Valideringsregler dokumenterade
[ ] Budget för Fas 4 frigiven

4. INTERVJUFRÅGOR - FÖRBEREDDA (BESVARADE)

SEKTION A: VALIDERING AV BC-DATA

Volym och frekvens:

✅ "BC säger 3 000 fakturor/år (250/månad). Stämmer det fortfarande?"
- SVAR: Ja, stämmer. Mindre på sommaren men inte dramatiskt. Varierar mer med projektuppstarter.
✅ "Finns det säsongsvariationer i volymen?"
- SVAR: Ja, mindre på sommaren. Stora variationer vid projektuppstarter (ex: vecka 41 många nya projekt = många fakturor).
✅ "Hur många av dessa 3 000 är leverantörsfakturor vs kundfakturor?"
- SVAR: Alla 3 000 är leverantörsfakturor. Kundfakturor hanteras separat.

Tidsspillan:

✅ "Matilda uppgav 4 timmar/vecka på problemhantering. Är det korrekt?"
- SVAR: 4h/vecka är endast problemhantering. Total tid är 6-7h/vecka (4h problem + 2-3h normal hantering).
✅ "Hur fördelar sig dessa 4 timmar över veckan?"
- SVAR: Utspritt över hela veckan. Försöker planera en timme i taget, men blir löpande ändå. Varierar per dag.
✅ "Finns det vissa dagar/perioder som är värre?"
- SVAR: Ja, kvartalsskiften är värre (deadline för kvartalsrapporter = mer press, mer jakt på projektledare för attestering).
✅ "Ingår 4 timmarna bara fakturahantering eller även uppföljning?"
- SVAR: Inkluderar både fakturahantering och uppföljning (mejl, väntan på svar, etc.).

Felfrekvens:

✅ "Felfrekvensen var 30% (900 fakturor/år). Har det förändrats?"
- SVAR: 30-40% stämmer fortfarande. Svår att mäta exakt.
✅ "Betyder 30% att 900 fakturor är felaktiga ELLER att problemet förekommer i 30% av tiden?"
- SVAR: 30% avser ANTAL fakturor som är felaktiga, inte tid. Felaktiga fakturor tar mycket längre tid än korrekta.
✅ "Hur mäts felfrekvensen idag?"
- SVAR: Mäts inte systematiskt, är en uppskattning baserad på erfarenhet.

Kostnader:

⚠️ "87 820 kr/år total kostnad - känns den siffran rimlig?"
- SVAR: Baserat på 4h/vecka ja, men ska vara 6-7h/vecka = 121 380-141 610 kr/år.
⚠️ "Påminnelseavgifter 2 ggr/månad - är det max eller genomsnitt?"
- SVAR: Max, inte genomsnitt. Exkluderar Peab Norge (annat hanteringssystem).
✅ "Kassarabatter 0 kr/år - förekommer inte?"
- SVAR: Kassarabatter betalas ut som bonus/kickback oavsett betalningdisciplin.
✅ "Finns det andra dolda kostnader vi missat?"
- SVAR: Ja! Specialfall: Fakturor till stängda projekt (2-5/mån), ersatta projekt (1-3/år), ej skapade arbetsordrar (1-2/mån) = 11-44h/år extra.

SEKTION B: PROCESSFÖRDJUPNING

För problem: "30-40% saknar projektnummer"

✅ "I vilket steg av processen upptäcker ni att projektnummer saknas?"
- SVAR: Steg 3 (Kontroll & kontering) - direkt när Matilda ska registrera fakturan i Fortnox.
✅ "Var skulle projektnumret funnits om leverantören gjort rätt?"
- SVAR: Varierar: Ordernummer-fält, referens-fält, leveransadress, fritextmeddelande, överst på fakturan, märkning-fält. Ingen konsekvent placering.
✅ "Hur letar ni efter projektnummer idag? (Vilka system? Vilka dokument?)"
- SVAR: 1) Fortnox (sökning på namn), 2) WorkCloud (projektregister), 3) Gula mappen (arkiv), 4) Google (adresssökning), 5) Frågar projektledare via email/Teams.
✅ "Ge 10 exempel på hur projektnummer skrivs i fritext på fakturor"
- SVAR: Se lista under "Kontextbehov" - 15 exempel dokumenterade.
✅ "Vilka variationer förekommer?"
- SVAR: Enbart namn, enbart nummer, enbart adress, namn + stad, förkortningar, blandningar. Fullt namn + nummer + projektledare är perfekt men sällsynt.
✅ "Vad är acceptabla projektformat enligt er standard?"
- SVAR: PERFEKT = 4-siffror + namn + projektledare. MINIMUM = 4-siffror. ACCEPTABELT IDAG (men vill bort från) = namn/adress/förkortningar.
✅ "Hur ofta står projektnummer på helt fel ställe på fakturan?"
- SVAR: Varierar kraftigt, ingen konsekvent placering = ständigt problem.

För problem: "Fel referensperson på fakturor"

✅ "Hur många fakturor per månad har fel referensperson?"
- SVAR: 50-70 fakturor/månad (20-28% av totalt).
✅ "Vad innebär 'fel referensperson' konkret?"
- SVAR: Person som inte beställt, person som slutat, saknas helt, fel person på projekt.
✅ "Hur valideras referensperson idag?"
- SVAR: Valideras inte systematiskt. Baseras på projektinfo eller "vem brukar beställa denna typ".
✅ "Var finns listan över korrekta referenspersoner?"
- SVAR: Finns ingen central lista. Regel: Den som beställer ska stå som referens.
✅ "Vilken information finns tillgänglig på fakturan för att hitta rätt person?"
- SVAR: På projektfakturor: Projektnummer → projektledare. På övriga: Typ av inköp → vem brukar beställa sådant. Ibland står ingen referens alls.
✅ "Vad händer när fel person anges?"
- SVAR: Matilda letar rätt på korrekt person (via projekt eller "vem brukar köpa detta"). Ingen ny faktura begärs, fixas internt.
✅ "Hur lång tid tar det att korrigera i snitt?"
- SVAR: Varierar: Några sekunder om lätt att lista ut, upp till 10+ min om mejlutskick till alla krävs. Ingår i totala 6-7h/vecka.

För problem: "Fel fakturaadress"

✅ "Hur ofta förekommer fel fakturaadress per månad?"
- SVAR: ~10 fakturor/månad (4%).
✅ "Vilka typer av adressfel?"
- SVAR: Gammal Uppsala-adress (box), "Mälardalen" (gammalt namn), fel koncernbolag, gammal Kungsängen-adress (Kraftvägen 46), helt fel bolag (mycket sällsynt, ~2 ggr totalt).
✅ "Upptäcks detta före eller efter bokföring?"
- SVAR: Före, direkt vid mottagning (Steg 2).
✅ "Hur hanterar ni det idag?"
- SVAR: Mejl till leverantör, begär ny faktura med korrekt adress. Tar 10-15 min per faktura.
✅ "Finns det en uppdaterad adresslista ni kan ge leverantörer?"
- SVAR: Ja, faktureringsadress-dokument finns och delas med leverantörer.

För problem: "Fel moms"

✅ "Hur många fakturor per månad har fel moms?"
- SVAR: MYCKET SÄLLSYNT - 5-10 diskussioner/år (inte faktiska fel, mer diskussion).
✅ "Vilka typer av momsfel?"
- SVAR: Främst omvänd skattskyldighet där text saknas på faktura. Diskussion om tillämpning (byggarbeten, installationer). Fel procentsats extremt sällsynt.
✅ "Upptäcks momsfel före attestering eller vid avstämning?"
- SVAR: Steg 3 (Kontroll), ibland efter bokföring.
✅ "Hur hanteras korrigering?"
- SVAR: Bollande med revisor/projektledare/leverantör. Tar varierande tid. Ofta mer diskussion/verifiering än faktiskt fel.

För problem: "Leverantörer följer inte faktureringsönskemål"

✅ "Vilka specifika faktureringsönskemål har ni?"
- SVAR: 1) En faktura per projekt (viktigast), 2) Fyrsiffrigt projektnummer, 3) PDF-format för underlag, 4) 30 dagars betalningstid.
✅ "Hur många leverantörer berörs?"
- SVAR: MÅNGA - uppskattat 20+ av ~100 projektleverantörer.
✅ "Ge konkreta exempel på vad som inte följs"
- SVAR: Samfakturering (flera projekt på en faktura), saknar projektnummer, fel format på underlag, kortare betalningstid.
✅ "Har leverantörerna fått tydliga instruktioner?"
- SVAR: Delvis. Faktureringsadress-dokument finns (fyrsiffror + 30 dagar). INGEN tydlig UE-faktureringsinstruktion. Inget standardformat för timredovisning.
✅ "Finns det skriftliga riktlinjer ni kan dela?"
- SVAR: Endast faktureringsadress-dokument. Inget om timredovisning, inget om multi-projekthantering.

För problem: "Multi-projektfakturor utan tydlig uppdelning"

✅ "Hur ofta förekommer multi-projektfakturor?"
- SVAR: 20 fakturor/månad (8-12% av totalt), ~10-15 leverantörer.
✅ "Vilka leverantörer skickar denna typ?"
- SVAR: UE (Ekohus, Krontak, Tombergs, Västerås Byggplåt), Material (Suprema, Big Tech).
✅ "Hur hanteras uppdelningen idag?"
- SVAR: Manuell uppdelning, Excel-beräkningar vid behov, mejl till flera projektledare för OK, vänta på svar från alla, registrera uppdelning i Fortnox, dokumentera.
✅ "Hur lång tid tar en sådan faktura att hantera?"
- SVAR: 20-30 minuter per faktura (inkl. kommunikation).
✅ "Finns det någon mall eller standard för hur uppdelning ska se ut?"
- SVAR: Nej, ingen standard. Dilemma: 1 samfaktura vs 10 separata?

NYA PROBLEM (från transkript):

För problem: "Faktura till stängt projekt"

✅ "Hur ofta förekommer detta?"
- SVAR: 2-5 per månad.
✅ "Vad händer tekniskt?"
- SVAR: Projekt färdigmarkeras i WorkCloud → inaktiveras automatiskt i Fortnox. Kan ej registrera faktura.
✅ "Hur hanteras det?"
- SVAR:
  1) Kontakta projektledare/Liza för OK,
  2) Återaktivera projekt i Fortnox (+ WorkCloud?),
  3) Registrera faktura, 4) Beslut: Stänga igen eller lämna öppet?
✅ "Tidsåtgång?"
- SVAR: 15-30 min + väntetid per faktura. Årlig påverkan: 6-30h/år.

För problem: "Faktura till ersatt projekt"

✅ "Hur ofta förekommer detta?"
- SVAR: 1-3 per år (sällsynt).
✅ "Varför skapas projekt om?"
- SVAR: Olika anledningar (ej specificerat), men inköp har redan gjorts med första märkningen.
✅ "Hur hanteras det?"
- SVAR: 1) Leta efter liknande projektnamn, 2) Kontakta projektledare för bekräftelse, 3) Registrera med korrekt projektnr, 4) Eventuellt informera leverantör.
✅ "Tidsåtgång?"
- SVAR: 20-40 min + väntetid per faktura. Årlig påverkan: 1-2h/år.

För problem: "Faktura till ej skapad arbetsorder"

✅ "Hur ofta förekommer detta?"
- SVAR: 1-2 per månad.
✅ "Vad är en arbetsorder?"
- SVAR: WW + 4-siffror (ex: WW1234). Servicejobb (ej projekt). Hanteras som "projekt" i Fortnox.
✅ "Exempel?"
- SVAR: Kämpetorget - ingen visste vad det var för arbetsorder.
✅ "Hur hanteras det?"
- SVAR: 1) Kontakta ansvarig (ofta okänd, måste identifieras), 2) Vänta på att arbetsorder skapas, 3) Registrera faktura.
✅ "Tidsåtgång?"
- SVAR: 20-30 min + väntetid per faktura. Årlig påverkan: 4-12h/år.

SEKTION C: SYSTEMSPECIFIKA FRÅGOR

Fortnox:

✅ "BC nämner Fortnox. Vilken version använder ni?"
- SVAR: 3.58.9
✅ "Finns API-dokumentation tillgänglig?"
- SVAR: Ja, finns i menyn (Upp till höger).
✅ "Vilka andra system är kopplade till Fortnox?"
- SVAR: WorkCloud (envägskoppling vid projektskapande och attestering), Nordea (betalfil).
✅ "Hur sker fakturaimport idag?"
- SVAR: Email (främst), EDI/e-faktura, Post (scannas och mejlas).
✅ "Finns det en testmiljö vi kan använda?"
- SVAR: Okänd, behöver undersökas.
✅ "Hur hanteras projekt och arbetsordrar?"
- SVAR: Båda hanteras som "projekt" i Fortnox. Ingen systemteknisk åtskillnad förutom nummerserien (4-siffror vs WW+4-siffror).
✅ "Vad händer när projekt färdigmarkeras i WorkCloud?"
- SVAR: Inaktiveras automatiskt i Fortnox. Återaktivering kräver manuell åtgärd.

WorkCloud:

✅ "Vad används WorkCloud till i fakturaflödet?"
- SVAR: Projektregister, arbetsorderregister, efterkalkyl, tidrapporter (för UE-fakturor), arkiv (fakturabilder kopplas till projekt).
✅ "Finns API-access?"
- SVAR: Ja, för vissa delar. Behöver kollas noggrannare vilka.
✅ "Vilken information lagras i WorkCloud vs Fortnox?"
- SVAR: Fortnox = ekonomi, bokföring, attestering, leverantörer. WorkCloud = projekt, arbetsordrar, kalkyl, tidrapporter, arkiv. Vissa data synkas automatiskt.

Övriga system:

✅ "Vilka andra system används i fakturaprocessen?"
- SVAR: Outlook (kommunikation), Teams (kommunikation), Excel (UE-timsammanställningar), Gula mappen (arkiv), Next (projektplanering), Google (adresssökning), Nordea (betalning).
✅ "Finns ett projektregister/projektstyrningssystem?"
- SVAR: WorkCloud = projektregister. Next = projektplanering (används av projektledare).
✅ "Var finns leverantörsregistret?"
- SVAR: Fortnox (primärt). Synkas automatiskt till WorkCloud.
✅ "Används något dokumenthanteringssystem?"
- SVAR: Gula mappen (fysiskt/digitalt).

SEKTION D: KONTEXTBEHOV FÖR AI

Projektinformation:

✅ "Finns ett digitalt projektregister?"
- SVAR: Ja, WorkCloud.
✅ "Kan vi få export med alla projekt (namn, nummer, ägare, status)?"
- SVAR: Ja, borde gå att exportera från WorkCloud.
✅ "Hur ser projektnamn och projektnummer ut?"
- SVAR: Projekt = 4-siffror (ex: 1313, 1272). Arbetsordrar = WW+4-siffror (ex: WW1234). Namn varierar kraftigt, ingen strikt namnkonvention.
✅ "Finns det historik över projekt-leverantör kopplingar?"
- SVAR: Finns i Fortnox (bokföring). Kan extraheras för 12-24 månader.

Leverantörsdata:

✅ "Finns mappning mellan leverantör och projekt?"
- SVAR: Nej, ingen fast mappning. Leverantörer jobbar på olika projekt över tid.
✅ "Kan vi få historiska kopplingar?"
- SVAR: Ja, från Fortnox bokföring (vilken leverantör fakturerat vilket projekt).
✅ "Finns avtalsreferenser kopplade till projekt?"
- SVAR: Oklart, behöver kollas i gula mappen/WorkCloud.

Fritextmönster:

✅ "Kan vi få 100+ exempel på fakturor med projektnummer i fritext?"
- SVAR: Ja, går att ta fram genom att sortera på leverantör och granska fakturor.
✅ "Vilka fritextfält innehåller vanligtvis projektinfo?"
- SVAR: Ordernummer, referens, leveransadress, fritextmeddelande, övre del av fakturan, märkning-fält. Varierande placering.
✅ "Finns det OCR-scannade fakturor vi kan träna på?"
- SVAR: Oklart, finns möjligen, behöver kollas.

Valideringsregler:

✅ "Vilka regler gäller för giltig faktura?"
- SVAR: Lagkrav (datum, belopp, moms, leverantörsinfo, etc.) + Våra krav (projektnummer om projektfaktura, bifogade underlag vid behov).
✅ "Vad är obligatoriska fält?"
SVAR: Leverantör (inkl. all info), fakturadatum, förfallodatum, totalbelopp, moms, fakturanummer, antingen OCR eller bankgiro. Önskemål: Vår referens, leverantörsreferens, projektnummer (om projektfaktura).
✅ "Vilka kombinationer är otillåtna?"

SEKTION E: PILOT OCH INFÖRANDE

Topp 3 problemleverantörer:

✅ "Vilka är era 3 mest problematiska leverantörer?"
- SVAR: 1) Ekohus, 2) Krontak, 3) Västerås Byggplåt (se detaljer i leverantörsanalys).
✅ "Hur många fakturor per år från var och en?"
- SVAR: ~48 per leverantör (2x/månad).
✅ "Vilka specifika problem har ni med respektive leverantör?"
- SVAR: Se leverantörsanalys-tabell.
✅ "Vem är kontaktperson hos leverantören?"
- SVAR: Ekohus: Lars Säck. Krontak: Jimmy. Västerås Byggplåt: Fredrik Ketterhammer.
✅ "Hur kommunicerar ni med dem idag?"
- SVAR: Främst email. Telefon sällsynt.

Införandestrategi:

⚠️ "Är 6 veckors implementation realistisk?"
- SVAR: Möjligt MED reservationer: Successiv utrullning (ej alla leverantörer samtidigt), behov av uppföljning att nya fakturor kommer, risk för påminnelseavgifter under övergång, första kvartalet svår period (begränsad tid).
✅ "Vilken vecka kan vi tidigast starta?"
- SVAR: Vecka 42 (nästa vecka från mötet).
✅ "Vem från IT kan stödja implementation?"
- SVAR: Rebecka Englund (primärt) + hjälp från Lars. Inget dedikerat IT-team.
✅ "Finns tid för utbildning och testning?"
- SVAR: Ja, i viss mån. Cirka 2 timmar per dag under en period (med planering). Kan inte sätta 3 dagar i rad, men kan sprida ut över veckor.
✅ "Hur mycket tid kan Matilda avsätta för projektet?"
- SVAR: ~2 timmar/dag under period med framförhållning och planering. Inte heldagar. Oktober har 3 dagars utbildning = svår vecka.

Framgångskriterier:

✅ "Vad skulle göra detta projekt till en succé för er?"
- SVAR: "Att allt bara funkar." Leverantörer följer enkla önskemål (4-siffrigt projektnr + 1 faktura/projekt). Lagkrav följs automatiskt.
⚠️ "Är målet 2,5 tim/vecka tidsbesparing realistiskt?"
- SVAR: Ja, MINST 2,5h/vecka. Troligen mer (3-4h realistiskt).
✅ "Vilka steg MÅSTE förbli manuella?"
- SVAR: Granskning mot offert/beställning, attestering, slutkontroll stora belopp, komplexa fördelningar som kräver bedömning.
✅ "Vilken träffsäkerhet förväntar ni er från AI?"
- SVAR: 80-90%. 80-85% realistiskt, 90% optimistiskt.
✅ "Hur hanterar vi de fakturor AI inte kan hantera?"
- SVAR: Flaggas för manuell hantering, samma som idag. Viktigt att AI är tydlig med VARFÖR den flaggar (saknar info, osäker, behöver bedömning).

5. DATAINSAMLINGSMATRIX - KOMPLETT

DEL 1: VALIDERING AV BC-DATA

Data från BC	Värde från BC	Validerat?	Uppdaterat värde	Kommentar
Årlig volym	3 000	☑	3 000	Stämmer, mindre sommaren, stor variation vid projektuppstarter
Månatlig volym	250	☑	250	Genomsnitt, varierar 150-350 beroende på projektfas
Felfrekvens	30%	☑	30-40%	Avser antal fakturor. Svår mäta exakt. Mer uppskattning
Tid/vecka	4h	☑	6-7h totalt	4h = enbart problem. 2-3h = normal hantering. Totalt 6-7h
Manuell hantering	80 420 kr/år	☐	121 380-141 610 kr	Baserat på 6-7h × 47v × 430 kr
Påminnelseavgifter	2 400 kr/år	☐	Lägre	Max, inte genomsnitt. Exkl. Peab Norge. Sällsynt idag
Förlorade kassarabatter	0 kr/år	☑	Bekräftat	Förekommer inte
Dold kostnad specialfall	0 kr	☐	4 730-18 920 kr	Stängda/ersatta projekt + arbetsordrar = 11-44h/år
Årlig totalkostnad	87 820 kr	☐	~126 000-161 000 kr	Justerad summa inkl. verklig tid + specialfall
ROI	10 mån	☐	Behöver räknas om	Baserat på nya kostnader och besparingar
Årlig besparing	69 800 kr	☐	Högre	3-4h/vecka × 47v × 430kr = 60 810-81 080 kr

DEL 2: PROBLEMKVANTIFIERING

Problem	Frekvens	Kvantifiering	Processteg	Tidsåtgång	Prioritet	Status
1. Saknar projektnr	30-40%	750-1000 fakt/år	Steg 3	Ingår i 4h/vecka problem	HÖG	✅ Kvantifierad
2. Fel referensperson	20-28%	50-70 fakt/mån	Steg 3-4	Ingår i total tid	MEDIUM	✅ Kvantifierad
3. Fel fakturaadress	4%	~10 fakt/mån	Steg 2	10-15 min/fakt	LÅG	✅ Kvantifierad
4. Fel moms	<0,5%	5-10 fall/år	Steg 3	Varierar	LÅG	✅ Kvantifierad
5. Följer ej önskemål	Varierar	20+ leverantörer	Löpande	Ingår i total tid	MEDIUM	⚠️ Svår kvantifiera
6. Multi-projekt	8-12%	20 fakt/mån, 10-15 lev.	Steg 5	20-30 min/fakt	HÖG	✅ Kvantifierad
7. Stängt projekt	Varierar	2-5 fakt/mån	Steg 2-3	15-30 min + väntetid	MEDIUM	✅ Kvantifierad
8. Ersatt projekt	Sällsynt	1-3 fakt/år	Steg 3	20-40 min + väntetid	LÅG	✅ Kvantifierad
9. Ej skapad arbetsorder	Sällsynt	1-2 fakt/mån	Steg 3	20-30 min + väntetid	LÅG	✅ Kvantifierad

Årlig påverkan per problem:

Saknar projektnr: ~150h/år (750-1000 fakt × 9-12 min/fakt i snitt)
Fel referensperson: ~50h/år (600-840 fakt × 5 min/fakt i snitt)
Fel fakturaadress: ~20h/år (120 fakt × 10 min/fakt)
Fel moms: ~3h/år (10 fall × 20 min/fall i snitt)
Följer ej önskemål: Ingår i övriga problem
Multi-projekt: ~80h/år (240 fakt × 20 min/fakt)
Stängt projekt: ~20h/år (30-60 fakt × 20 min/fakt)
Ersatt projekt: ~1,5h/år (2 fakt × 30 min/fakt)
Ej skapad arbetsorder: ~8h/år (18 fakt × 25 min/fakt)

TOTAL ÅRLIG TIDSÅTGÅNG: ~332h/år (motsvarande 142 760 kr/år vid 430 kr/h)

OBS: Överlappar delvis med de 6-7h/vecka (282-329h/år), så total kostnad är fortfarande ~126-161 kkr/år som beräknat ovan.

DEL 3: PROCESSTEG (KOMPLETTA)

Steg	Stegnamn	Aktör	Tid	System	Manuell/Auto?	Problem?	Automatiserbar?
1	Faktura inkommer	Leverantör	-	Email/EDI/Post	☑A	Olika format	❌ Nej (externt)
2	Registrering i Fortnox	Matilda	~20 sek	Fortnox	☑M	Info saknas	⚠️ Delvis (grunddata)
3	Kontroll & kontering	Matilda	Varierar	Fortnox	☑M	HUVUDPROBLEM	✅ Ja (AI kan hjälpa)
3a	Projektkoppling (projektfaktura)	Matilda	Extra	Fortnox+WC	☑M	30-40% saknar nr	✅ Ja (AI-detektion)
3b	Avstämning beställare (övrig extern)	Matilda	Varierar	Outlook/Teams	☑M	Hitta beställare	⚠️ Delvis (AI-förslag)
3c	Hantering stängt projekt	Matilda+PL/Liza	15-30 min	Fortnox+WC	☑M	2-5 fall/mån	⚠️ Delvis (AI-flagg)
3d	Hantering ersatt projekt	Matilda+PL	20-40 min	WC, gula mappen	☑M	1-3 fall/år	⚠️ Delvis (AI-förslag)
3e	Hantering ej skapad arbetsorder	Matilda+Ansvarig	20-30 min	Email/Teams	☑M	1-2 fall/mån	⚠️ Delvis (AI-flagg)
4	Tilldelning projektledare	Matilda	~1 min	Fortnox	☑M	Rätt person	⚠️ Delvis (AI-förslag)
5	Granskning offert/beställning	Projektledare	Varierar	Email, gula mappen	☑M	Väntetid	❌ Nej (kräver bedömning)
6	Attestering (= bokförs)	PL/Matilda/Liza	~1 min	Fortnox	☑M	-	❌ Nej (kräver godkännande)
7	Betalfil skapas	Automatiskt	-	Fortnox	☑A	-	✅ Redan automatisk
8	Slutkontroll betalfil	Liza	Varierar	Nordea	☑M	-	❌ Nej (VD-krav)
9	Betalning	Automatiskt	-	Nordea	☑A	-	✅ Redan automatisk

Specialhantering - UE-fakturor (t.ex. Ekohus):

Tidrapporter hämtas från WorkCloud
Manuell sammanställning i Excel
Proportionell fördelning bil/bränsle/frakt per projekt
Kan ta 30+ minuter per faktura
Automatiserbarhet: ⚠️ Delvis (AI kan läsa tidrapporter, föreslå fördelning, men kräver mänsklig kontroll)

Sammanfattning automatiseringspotential:

Kan automatiseras fullt ut: Steg 7, 9 (redan automatiska)
Kan automatiseras med AI: Steg 2 (delvis), 3, 3a (huvudmåltavla)
Kan AI-assistera: Steg 3b, 3c, 3d, 3e, 4, UE-hantering
Måste förbli manuella: Steg 5, 6, 8

DEL 4: SYSTEMKARTLÄGGNING

System	Version	Användning i process	API?	Dokumentation?	Kontaktperson IT	Noteringar
Fortnox	3.58.9	Huvudsystem: ekonomi, bokföring, attestering, leverantörsregister, projekt+arbetsordrar	✅ Ja	✅ Ja	Folk/Support	Kugghjul → API-nycklar. Projekt och arbetsordrar = "projekt"
WorkCloud	Okänd	Projektregister, arbetsorderregister, efterkalkyl, tidrapporter, arkiv	⚠️ Ja (delvis)	⚠️ Behöver kollas	-	WC färdigmarkering → Fortnox inaktivering
Outlook	-	Kommunikation (primär), informationsinhämtning	✅ Ja (Graph API)	✅ Ja	-	För automatiska reklamationer
Teams	-	Intern kommunikation (sekundär)	✅ Ja (Graph API)	✅ Ja	-	Komplement till Outlook
Excel	-	UE-timsammanställningar, listor	❌ Nej	-	-	Manuella beräkningar, kan exporteras från AI
Gula mappen	-	Projektarkiv (fysiskt/digitalt)	❌ Nej	-	-	Referensdokument, sökbar manuellt
Next	-	Projektplanering (projektledare)	❓ ?	❓ ?	-	Ej i fakturaflödet direkt
Google	-	Adresssökning (sista utvägen)	✅ Ja (Maps API)	✅ Ja	-	Används sällsynt
Nordea	-	Betalfil, slutkontroll	✅ Ja	✅ Ja	-	Endast för betalning

Integrationer:

Fortnox ↔ WorkCloud:
- Projektskapande i WC → Skapas i Fortnox
- Attestering i Fortnox → Uppdateras i WC efterkalkyl
- Färdigmarkering i WC → Inaktivering i Fortnox
- Leverantörsregister: Fortnox → WorkCloud (synk)
- Kundregister: WorkCloud → Fortnox (synk)

API-krav för AI-lösning:

Fortnox API - Nödvändiga endpoints:

✅ Läsa leverantörsfakturor (GET /invoices)
✅ Läsa projektregister inkl. status (GET /projects)
✅ Läsa leverantörsregister (GET /suppliers)
⚠️ Skriva kommentarer på fakturor (PUT/PATCH /invoices/{id})
⚠️ Återaktivera projekt (PUT /projects/{id}/activate) - om AI ska göra det
✅ Läsa historiska bokföringar per projekt (GET /vouchers)

WorkCloud API - Nödvändiga endpoints:

⚠️ Läsa projektregister (projektnamn, nummer, status, projektledare, adress)
⚠️ Läsa arbetsorderregister (WW-nummer, status, beskrivning, ansvarig)
⚠️ Läsa tidrapporter (för UE-fakturor)
⚠️ Information om projektersättning (gammalt → nytt projektnr)
STATUS: Behöver verifieras vilka endpoints som finns

Outlook/Email API:

✅ Microsoft Graph API: Skicka email (POST /me/sendMail)
För automatiska reklamationer till leverantörer

Testmiljöer:

❌ Fortnox testmiljö: Okänd, behöver undersökas
❌ WorkCloud testmiljö: Okänd, behöver undersökas
⚠️ Alternativ: Använd produktionsmiljö med flagga för "AI-test" (ej rekommenderat)

Säkerhetskrav:

API-nycklar ska lagras krypterat
Ingen känslig data i loggar (klartext)
Endast auktoriserade användare ändrar AI-beteende
GDPR-compliance för leverantörs- och personaldata
Audit log för alla AI-beslut

DEL 5: LEVERANTÖRSANALYS (TOPP 3 PROBLEM + ÖVRIGA)

Topp 3 problematiska leverantörer (exempel för pilot):

Leverantör	Fakturor/år	Huvudproblem	Frekvens	Kontaktperson	Kanal	Noteringar
1. Ekohus	~48 (2x/mån)	Samfakturering multi-projekt, manuell Excel-timsammanställning, proportionell fördelning bil/bränsle	Varje faktura	Lars Säck	Email/Telefon	Mest tidskrävande, 30+ min/faktura
2. Krontak	~48 (2x/mån)	Samfakturering (service + projekt), saknar projektnr, växlar mellan projekt och servicejobb	Varierande	Jimmy	Email (Raffa?)	Bättre nu än förut
3. Västerås Byggplåt	~48 (2x/mån)	Saknar projektnr, dålig märkning trots upprepade påminnelser	Ofta	Fredrik Ketterhammer	Email	Har blivit bättre men problem kvarstår

Övriga problematiska leverantörer:

Leverantör	Typ	Problem	Frekvens/år
Tombergs	UE	Samfakturering multi-projekt, varierande märkning	~48
Suprema	Material	Frakt behöver fördelas proportionellt vid multi-projekt	~100+
Big Tech	Material	Samma som Suprema	~20-30
Norrlands Tak	UE	Varierande märkning, samfakturering	~30-40
Kodero Flagg	Material	Saknar märkning helt	~10-20
Factoringbolag (diverse)	Olika	Svårt veta vem som är ansvarig, saknar kontaktinfo	Varierar

Totalt antal projektleverantörer:

Per månad: ~40-45 olika leverantörer
Per år (2025 hittills): 100+ leverantörer
Många fakturerar sällsynt: Bara 1-2 fakturor/år
Berörda av "1 faktura/projekt": Uppskattat 20+ leverantörer

Leverantörskommunikation:

Primär kanal: Email (>90%)
Sekundär kanal: Telefon (sällsynt, ofta ad-hoc)
Utmaning 1: Många saknar tydlig kontaktperson för fakturafrågor
Utmaning 2: Factoringbolag - vem kontaktas för märkningsfrågor?
Utmaning 3: Ingen emailadress på faktura - hur reklameras?

Pilotfas-rekommendation:

Steg 1 (Vecka 44-45): Ekohus (mest komplex, tydlig kontakt, får 2 fakt/mån = snabb återkoppling)
Steg 2 (Vecka 46-47): Krontak + Västerås Byggplåt (båda 2 fakt/mån)
Steg 3 (Vecka 48+): Gradvis utrullning till fler leverantörer baserat på resultat

DEL 6: KONTEXTBEHOV FÖR AI (DETALJERAT)

A) PROJEKTIDENTIFIERING - Träningsdata behövs:

1. Projektregister (från WorkCloud):

Exempel-struktur:
- Projektnummer: 1313
- Projektnamn: "Stender VB 1966"
- Förkortning/Alias: "VB"
- Projektledare: "Jasmine Andersson"
- Status: Aktiv/Inaktiv/Avslutat
- Startdatum: 2024-08-01
- Slutdatum: 2025-02-28
- Adress: "Symmetrivägen 19, Uppsala"
- Budget: 2 500 000 kr
- Kostnadsställe: 4001

Export behövs: Komplett lista alla projekt (aktiva + inaktiva senaste 24 månader)

2. Arbetsorderregister (från WorkCloud):

Exempel-struktur:
- Arbetsordernummer: WW1245
- Beskrivning: "Service värmesystem Kämpetorget"
- Ansvarig: "Tobbe Svensson"
- Status: Aktiv/Inaktiv
- Skapad: 2025-09-15
- Plats: "Kämpetorget, Kungsängen"

Export behövs: Alla arbetsordrar (aktiva + avslutade senaste 12 månader)

3. Leverantörs-projekthistorik (från Fortnox):

Exempel-data:
- Leverantör: "Västerås Byggplåt AB"
- Projekt: 1272 (Nibbleskolan)
- Antal fakturor: 12
- Senaste faktura: 2025-09-01
- Totalt belopp: 450 000 kr

Export behövs: Bokföring senaste 12-24 månader, grupperat per leverantör och projekt

B) KONKRETA EXEMPEL - Projektnummer i fritext:

15 verifierade exempel från transkript:

Nr	Fakturatex t	Korrekt projekt	Kommentar
1	"VB"	1313 - Stender VB 1966	Förkortning
2	"Symmetrivägen"	1313 - Stender VB 1966	Endast adress
3	"NP3 Kämpetorget"	1306 - NP3 Industrihalsen Sundsvall	Delnamn + plats
4	"Lindströms husvagnar och utbyggnader"	Okänt projekt	Endast kundnamn
5	"Stadsglädje"	1245 - Statskläntan	Endast projektnamn
6	"Nibbleskolan Köping"	1272 - Nibbleskolan	Namn + stad
7	"Lekarsökning ekonomen Kungsängen"	Okänt projekt	Krävde utredning
8	"Projekt Celsius" / "Toyota Täby"	1296 - Europeiska Motor	Annat namn än i system
9	"Kämpetorget"	WW#### - Arbetsorder ej skapad	Arbetsorder saknas
10	"Arbete utfört vid Nibbleskolan"	1272 - Nibbleskolan	Beskrivning med plats
11	"1313"	1313 - Stender VB 1966	✅ PERFEKT - Endast nummer
12	"Ref: Jasmine"	Flera möjliga projekt	Endast projektledare
13	"Enköping"	Flera möjliga projekt	Endast stad
14	"Södermalm"	Flera möjliga projekt	Endast stadsdel
15	"MP3" / "Multiplex 3"	Flera möjliga projekt	Förkortning/kodnamn

BEHÖVER SAMLAS IN: 85+ fler exempel för robust träning (totalt 100+)

C) VARIATIONER OCH MÖNSTER:

Placeringar på faktura där projektinfo kan finnas:

✅ Ordernummer-fält
✅ Referens-fält (Ert ref / Vår ref)
✅ Leveransadress
✅ Meddelande/Beskrivning (fritextfält)
✅ "Märkning"-fält (om finns)
✅ Överst på fakturan utan rubrik
✅ I radbeskrivningar (sällsynt)
✅ Under "Gäller"-rubrik

❌ PROBLEM: Ingen konsekvent placering = AI måste söka ÖVERALLT

Format som förekommer:

Format	Exempel	Förekomst	Acceptans idag	Önskad acceptans
4-siffror + namn + PL	"1313 Stender VB - Jasmine"	Sällsynt (5%)	✅ Perfekt	✅ Perfekt
4-siffror	"1313"	Sällsynt (10%)	✅ Bra	✅ Minimum-krav
Namn + 4-siffror	"Stender VB 1313"	Ibland (15%)	✅ Bra	✅ Acceptabelt
Endast projektnamn	"Nibbleskolan"	Vanligt (30%)	⚠️ OK	❌ Ej acceptabelt
Förkortning	"VB", "NP3"	Ibland (15%)	⚠️ OK	❌ Ej acceptabelt
Namn + stad	"Nibbleskolan Köping"	Vanligt (20%)	⚠️ OK	❌ Ej acceptabelt
Endast adress	"Symmetrivägen"	Sällsynt (3%)	⚠️ OK	❌ Ej acceptabelt
Endast projektledare	"Jasmine"	Sällsynt (2%)	⚠️ OK	❌ Ej acceptabelt

D) BESLUTSREGLER för AI:

Prioritering vid projektsökning:

Exakt 4-siffrigt nummer hittat → Använd det (kontrollera status)
WW + 4-siffror hittat → Arbetsorder (kontrollera om skapad)
Projektnamn hittat → Fuzzy match mot register, föreslå projekt
Adress hittat → Sök projekt med samma adress
Projektledare hittat → Lista aktiva projekt för den personen
Leverantörshistorik → Vilka projekt har leverantören fakturerat senast?
Kombinationer → Ex: Leverantör + adress + tidpunkt

Validerings-regler:

OM projektnummer hittat:
  OM status = Aktiv:
    → Godkänd
  OM status = Inaktiv:
    → Flagga "STÄNGT PROJEKT - Kräver återaktivering"
  OM projektnummer ej finns i system:
    → Sök liknande projektnamn
    → Flagga "PROJEKT EJ HITTAT - Möjligt ersatt projekt"
    
OM arbetsorder (WW) hittat:
  OM arbetsorder finns i system:
    → Godkänd
  OM arbetsorder ej finns:
    → Flagga "ARBETSORDER EJ SKAPAD - Invänta skapande"
    
OM inget nummer hittat:
  OM projektnamn/adress ger 1 tydlig match:
    → Föreslå projekt med 80%+ konfidensgrad
  OM projektnamn/adress ger flera möjliga:
    → Flagga "OSÄKER - Flera möjliga projekt" + lista alternativ
  OM inget alls hittat:
    → Flagga "SAKNAR PROJEKTINFO - Reklamation behövs"

Konfidensgrad-trösklar:

≥95%: Auto-godkänn (om projekt aktivt)
80-94%: Föreslå med varning "Kontrollera"
60-79%: Lista alternativ, kräver manuellt val
<60%: Flagga för manuell hantering

E) REFERENSPERSONS-VALIDERING:

❌ FINNS INGET centralt register

AI kan använda:

Lista alla anställda (namn, avdelning) - från HR-system?
Projekt → Projektledare (från WorkCloud)
Historik: Vem attesterade liknande fakturor? (från Fortnox)

Regel:

OM projektfaktura:
  Referensperson = Lägre prioritet (projektnummer viktigare)
  FÖRESLÅ: Projektledare för identifierat projekt
  
OM övrig extern faktura:
  Referensperson = KRITISK (behövs för godkännande)
  OM referens saknas:
    → Analysera typ av inköp
    → Föreslå baserat på historik för liknande inköp
    → Flagga om osäker

F) ADRESS-VALIDERING:

Källa: Faktureringsadress-dokument (finns tillgängligt)

Vanliga felaktiga adresser (AI ska känna igen):

Uppsala: Gammal box-adress → Korrekt: [NY ADRESS]
Kungsängen: "Kraftvägen 46" → Korrekt: [NY ADRESS]
"Mälardalen" (gammalt företagsnamn) → Korrekt: Aktuellt bolagsnamn
Fel koncernbolag → Korrekt: Rätt bolag inom koncernen

Regel:

OM fakturaadress INTE matchar officiell lista:
  → Flagga "FEL ADRESS - Reklamation behövs"
  → Inkludera korrekt adress i reklamation

G) MOMS-VALIDERING:

Vanligaste "felet": Omvänd skattskyldighet - text saknas

Regel:

OM moms = 0% OCH INTE innehåller text om "omvänd skattskyldighet":
  → Flagga "SAKNAS TEXT OM OMVÄND SKATTSKYLDIGHET"
  
OM momssats oväntat (ex: 12% när 25% förväntas):
  → Flagga "OVANLIG MOMSSATS - Verif iera"
  
OM omvänd + momssats samtidigt:
  → Flagga "FEL - Kan ej ha både omvänd OCH moms"

OBS: Mer diskussion än faktiska fel - AI ska flagga för verifiering, ej autopeka fel

H) MULTI-PROJEKT-HANTERING:

AI kan INTE: Automatiskt fördela kostnader (kräver bedömning)

AI KAN: Identifiera att faktura avser flera projekt/arbetsordrar

Regel:

OM flera projektnummer identifierade på samma faktura:
  → Flagga "MULTI-PROJEKT - Kräver manuell fördelning"
  → Lista alla identifierade projekt
  → Föreslå: "Be leverantör om separata fakturor framöver"
  
OM gemensam kostnad (frakt, etc) + flera projekt:
  → Flagga "GEMENSAM KOSTNAD - Föreslå proportionell fördelning"
  → Beräkna proportioner baserat på  radbelopp (om möjligt)
  → KRÄV mänsklig bekräftelse innan bokföring

I) ARBETSORDRAR (WW):

AI måste känna igen:

WW-prefix → Det är en arbetsorder, inte projekt
WW följt av 4 siffror (ex: WW1245)

Regel:

OM "WW" + 4 siffror hittat:
  → Klassificera som ARBETSORDER
  → Kontrollera om arbetsorder finns i WorkCloud
  
  OM finns:
    → Godkänd (om aktiv)
  OM ej finns:
    → Flagga "ARBETSORDER EJ SKAPAD - Invänta eller kontakta ansvarig"
    → Försök identifiera möjlig ansvarig baserat på beskrivning

J) ERSATTA PROJEKT:

AI ska kunna:

Identifiera att projektnummer ej finns
Söka liknande projektnamn i aktiva projekt
Föreslå möjligt nytt projektnummer

Regel:

OM projektnummer ej finns i system:
  → Sök projektnamn i fakturatexten
  
  OM projektnamn hittat OCH matchar aktivt projekt:
    → Föreslå: "Möjligt ersatt projekt - Gammalt: [X], Nytt: [Y]"
    → KRÄV manuell bekräftelse
    
  OM inget matchar:
    → Flagga "PROJEKT EJ HITTAT - Kan vara ersatt, stängt eller felskrivet"

K) DATA SOM BEHÖVER SAMLAS IN INNAN FAS 4:

Data	Källa	Format	Prioritet	Status
Projektregister (alla aktiva + inaktiva 24 mån)	WorkCloud	CSV/Excel/JSON	KRITISK	⏳ Väntar
Arbetsorderregister (alla 12 mån)	WorkCloud	CSV/Excel/JSON	HÖG	⏳ Väntar
100+ exempelfakturor med projektnr i fritext	Fortnox (PDF)	PDF/Bild	KRITISK	⏳ Väntar
Leverantörs-projekthistorik (12-24 mån)	Fortnox bokföring	CSV/Excel	HÖG	⏳ Väntar
Anställdlista (namn, avdelning, projektan svar)	HR-system/manuell	Excel	MEDIUM	⏳ Väntar
Officiell adresslista	Dokument	PDF/Word	MEDIUM	✅ Finns
Valideringsregler (dokumenterade)	Workshop	Word/PDF	HÖG	⏳ Pågående
Ersatta projekt (koppling gammal→ny)	WorkCloud/gula mappen	Excel	LÅG	❓ Om finns

DEL 7: RISKREGISTER (KOMPLETT)

Risk-ID	Risk	Sannolikhet	Påverkan	Värde	Mitigering	Ansvarig	Status
R01	Leverantörsmotstånd mot nya krav	Låg (L)	Medium (M)	2	Tydlig kommunikation, gradvis införande med topp 3 först, visa fördelar (snabbare betalning)	Matilda + Lars	Aktiv
R02	AI felklassificerar projekt	Medium (M)	Medium (M)	4	Manuell granskning första månaden, kontinuerlig träning, konfidensgrad-trösklar	Lars + Matilda	Aktiv
R03	Systemintegration mer komplex än förväntat	Låg (L)	Hög (H)	3	API-stöd verifierat för Fortnox, WorkCloud API behöver kollas, buffert i tidplan	Rebecka + Lars	Aktiv
R04	Låg datakvalitet för träning	Låg (L)	Hög (H)	3	100+ exempel säkerställs, manuell granskning av träningsdata, iterativ förbättring	Matilda + Lars	Aktiv
R05	Förändrade rutiner hos leverantörer tar tid	Medium (M)	Låg (L)	2	Flexibel lösning, successiv utrullning, tålamod med övergång	Matilda	Aktiv
R06	Matilda enskild expert - kunskapsberoende	Hög (H)	Hög (H)	9	Dokumentera processer, utbilda backup (Rebecka), bygg in kunskap i AI-system	Matilda + Rebecka	KRITISK
R07	För optimistisk tidsbesparing (2,5h/vecka)	Låg (L)	Medium (M)	2	Realistisk målsättning, mät faktisk besparing, iterativ förbättring	Lars + Matilda	Aktiv
R08	Projektkrav ändras under implementation	Medium (M)	Medium (M)	4	Tydlig avgränsning i BP3, change management-process, buffert i budget	Lars + Liza	Aktiv
R09	IT-resursbrist för integration	Medium (M)	Hög (H)	6	Rebecka avsatt 2h/dag, Lars externt stöd, tydlig prioritering från ledning	Liza + Rebecka	HÖG RISK
R10	Budget 60 000 kr räcker inte	Låg (L)	Medium (M)	2	Buffert i budget, successiv utrullning möjliggör justeringar	Liza	Aktiv
R11	Fakturor kommer efter projektstängning	Hög (H)	Medium (M)	6	AI flaggar stängda projekt, automatisk notifiering, process för återaktivering	Lars (AI) + Matilda	NY - HÖG RISK
R12	Projektersättning - leverantörer har gammalt nr	Medium (M)	Medium (M)	4	AI känner igen projektnamn, föreslår korrekt nummer, historik sparas	Lars (AI)	NY
R13	Faktura till ej skapad arbetsorder	Medium (M)	Låg (L)	2	AI stoppar och flaggar, process för verifiering med ansvarig	Lars (AI) + Matilda	NY
R14	Förväxling projekt vs arbetsorder	Låg (L)	Medium (M)	2	AI känner igen WW-prefix, separat hantering, tydlig dokumentation	Lars (AI)	NY
R15	Första kvartalet begränsad tid för uppföljning	Hög (H)	Medium (M)	6	Färdig implementation före årsskifte, enkel övervakning, eskaleringsrutin	Matilda + Rebecka	NY - HÖG RISK
R16	Reklamationer skapar påminnelseavgifter under övergång	Medium (M)	Låg (L)	2	Tydlig kommunikation till leverantörer, snabb uppföljning, acceptera vissa kostnader	Matilda	NY
R17	Factoringbolag - svårt kontakta rätt person	Medium (M)	Låg (L)	2	Identifiera factoringbolag i förväg, etablera kontaktvägar, dokumentera	Matilda	NY
R18	WorkCloud API saknar nödvändiga endpoints	Medium (M)	Hög (H)	6	Verifier a API tidigt (BP3), alternativa lösningar (export/import), eskalera till leverantör	Rebecka + Lars	NY - HÖG RISK

Riskvärde-skala: L=1, M=2, H=3. Värde = Sannolikhet × Påverkan.

KRITISKA RISKER (värde ≥6):

R06: Kunskapsberoende Matilda (9)
R09: IT-resursbrist (6)
R11: Fakturor efter projektstängning (6)
R15: Begränsad tid Q1 (6)
R18: WorkCloud API-begränsningar (6)

Åtgärder innan BP3:

[ ] Verifiera WorkCloud API-tillgänglighet (R18)
[ ] Dokumentera Matildas processer (R06)
[ ] Säkerställ Rebeckas tillgänglighet 2h/dag (R09)
[ ] Plan för Q1-övervakning utan Matildas fulla tid (R15)
[ ] Processbeskrivning för stängda projekt (R11)

6. FRAMGÅNGSKRITERIER - KOMPLETTA

KVANTITATIVA MÅL (uppdaterade från BC):

Tidsbesparing:

Ursprungligt mål: 2,5h/vecka (från 4h till 1,5h)
Uppdaterat mål: 3-4h/vecka (från 6-7h till 2-3h)
Procentautomation: 50-60% (konservativt), 60-70% (realistiskt), 70-80% (optimistiskt)
Årlig besparing: 60 810-81 080 kr (3-4h × 47v × 430kr)
Måltid: Vecka 49 (Pilot klar och godkänd)

VALIDERING:

✅ 50-60% automation realistisk efter detaljerad processgranskning
✅ 2-3h måste förbli manuellt (granskning, attestering, slutkontroll, bedömningar)
⚠️ 70-80% automation möjlig med optimal AI-prestanda och leverantörsadoption

Felreducering:

Nuläge: 30-40% saknar korrekt projektinfo (750-1000 fakturor/år)
Mål: Reducera till max 10-15% (250-375 fakturor/år)
Reducering: 65-75% färre problemfakturor
Målvärde: Max 20-30 fel per månad (ner från 62-83 per månad)

Definiera realitet:

✅ AI kommer INTE lösa 100% av problemen
✅ Nya/ovanliga situationer kräver manuell hantering
✅ Leverantörer behöver tid att anpassa sig
✅ Vissa leverantörer kommer aldrig följa önskemål 100%

AI träffsäkerhet:

Optimistiskt: 90-95% träffsäkerhet på projektnummerdetektion
Realistiskt: 80-90% träffsäkerhet
Konservativt: 75-85% träffsäkerhet
Acceptabelt minimum: 80% för BP4-godkännande

Konfidensgrad-fördelning (mål):

≥95% konfidens: 60-70% av fakturor (auto-godkänns)
80-94% konfidens: 15-20% av fakturor (föreslås med varning)
60-79% konfidens: 5-10% av fakturor (lista alternativ)
<60% konfidens: 5-10% av fakturor (flaggas för manuell)

ROI och ekonomi:

Ursprungligt: ROI 10 mån (konservativt), 6 mån (optimistiskt)
Uppdaterat: Behöver räknas om baserat på:
- Högre kostnadsbas: 126-161 kkr/år (istället för 88 kkr)
- Högre besparing: 61-81 kkr/år (istället för 70 kkr)
Investering: 60 000 kr (År 1)
Årlig drift: 18 000 kr/år (År 2+)
Break-even: ~12 månader (konservativt), ~9 månader (optimistiskt)

NPV-beräkning (uppdaterad, 3 år, 5% diskontering):

År 0: -60 000 kr
År 1: +61 000 kr (låg besparing) - 18 000 kr (drift) = +43 000 kr
År 2: +71 000 kr (mellan besparing) - 18 000 kr = +53 000 kr
År 3: +81 000 kr (hög besparing) - 18 000 kr = +63 000 kr

NPV ≈ -60 000 + 43 000/1.05 + 53 000/1.05² + 63 000/1.05³
NPV ≈ -60 000 + 40 952 + 48 073 + 54 431
NPV ≈ 83 456 kr

Kvalitetsmål:

AI träffsäkerhet projektnummer: >80% (BP4-krav), sträva mot >90%
Systemtillgänglighet: >99% (max 3,65 dagar/år nertid)
Automatisk refusering: >70% av felaktiga fakturor får automatisk återkoppling
Användaradoption: 100% (vid go-live) - Endast Matilda är användare

KVALITATIVA MÅL (från BC + transkript):

Stressminskning:

Nuläge: Nivå 6-7/10 (uppskattning)
Mål: Nivå 3-4/10 (50% minskning)
Mätmetod: Självskattning Matilda, månatlig uppföljning
Framgångsfaktor: Färre akuta mejl, mindre "jakt" på projektledare, tydligare flöde

Förbättrad datakvalitet:

Mål: Korrekt projektallokering ger bättre projektuppföljning
Värde: 12 875 kr/år (uppskattat i BC - svår kvantifiera)
Mätmetod: Färre korrigeringar i efterkalkyler, snabbare kvartalsrapporter
Framgångsfaktor: Projektledare litar på siffrorna utan dubbelkoll

Leverantörsrelationer:

Mål: Tydligare kommunikation, snabbare återkoppling, färre missförstånd
Mätmetod: Färre upprepade fel från samma leverantör (mät per kvartal)
Framgångsfaktor: Leverantörer uppfattar automatiska reklamationer som professionella och hjälpsamma

Fri gjord tid för värdeskapande:

Mål: 3-4h/vecka (150-190h/år) för annat arbete
Användning:
- Proaktivt arbete med leverantörsrelationer
- Förbättra interna rutiner
- Stödja projektledare med ekonomifrågor
- Utveckla rapportering
Mätmetod: Matildas egen logg, månatlig avstämning

Skalbarhet:

Mål: Systemet hanterar 50% volymökning utan extra resurser
Test: Simulera 375 fakturor/månad (istället för 250)
Framgångsfaktor: AI-prestanda påverkas ej signifikant av volym

"Det bara funkar":

Matildas definition av framgång: Enkelt, pålitligt, inte krångligare än idag
Konkret:
- AI-portalen är lättanvänd (max 5 min inlärning)
- Färre mejl till/från leverantörer
- Färre "var är den fakturan?"-frågor
- Projektledare får rätt fakturor första gången

BESLUTSPUNKTER (från projektplan):

BP3 (Vecka 43) - KRITISK BESLUTSPUNKT:

Leveranser som krävs:

[ ] AI-lösning vald och arkitektur etablerad
[ ] Träningsdata samlad och förberedd:
- [ ] 100+ fakturor med projektnummer i fritext
- [ ] Projektregister (komplett export från WorkCloud)
- [ ] Arbetsorderregister (komplett export från WorkCloud)
- [ ] Leverantörs-projektmappning (12-24 månader från Fortnox)
- [ ] Anställdlista (namn, avdelning, projektansvar)
[ ] Integrationskrav specificerade:
- [ ] Fortnox API - endpoints verifierade och dokumenterade
- [ ] WorkCloud API - endpoints verifierade OCH tillgängliga (RISK R18)
- [ ] Outlook API - email-automation planerad
[ ] Topp 3 problemleverantörer identifierade och kontaktade:
- [ ] Ekohus (Lars Säck)
- [ ] Krontak (Jimmy)
- [ ] Västerås Byggplåt (Fredrik Ketterhammer)
[ ] Valideringsregler dokumenterade (detta dokument)
[ ] Riskhanteringsplan för kritiska risker (R06, R09, R11, R15, R18)
[ ] Budget för Fas 4 frigiven (60 000 kr)
[ ] Matildas tid säkerställd (2h/dag från vecka 44)
[ ] Rebeckas tid säkerställd (2h/dag från vecka 44)

Beslut BP3: GO / NO-GO / DEFER

BP4 (Vecka 47) - PILOT-GODKÄNNANDE:

Leveranser som krävs:

[ ] Pilottest genomfört med topp 3 leverantörer (4 veckor × 2 fakt/mån = 24 fakturor)
[ ] AI träffsäkerhet >80% verifierad på pilotdata
[ ] Matilda har testat och godkänt användargränssnittet
[ ] Automatiska reklamationer fungerar (minst 5 skickade och verifierade)
[ ] Inga kritiska buggar eller systemfel
[ ] Integrationerna Fortnox + WorkCloud + Email fungerar stabilt
[ ] Dokumentation för Matilda klar (användarmanual)
[ ] Beslut: Fortsätta till full utrullning eller justera

Beslut BP4: GO / FIX & RETRY / ABORT

BP5 (Vecka 49) - FULL DRIFT:

Leveranser som krävs:

[ ] System i full drift för alla leverantörer (eller >80% av volymen)
[ ] Matilda självgående (kan hantera systemet utan Lars' hjälp)
[ ] AI-prestanda >80% på verkliga data (ej bara pilot)
[ ] Förväntade besparingar börjar realiseras (mätbar tidsbesparing)
[ ] Max 3 kritiska incidenter första veckan
[ ] Backup-rutin etablerad (vad händer om systemet är nere?)
[ ] Eskaleringsprocess definierad (vem kontaktas vid problem?)

Beslut BP5: GODKÄNN / JUSTERA / BACKA

BP6 (Vecka 51) - PROJEKTAVSLUT:

Leveranser som krävs:

[ ] Projekt formellt avslutat
[ ] Överlämning till linjeorganisation genomförd:
- [ ] Driftansvar: Matilda (daglig)
- [ ] Systemansvar: Rebecka (vid problem)
- [ ] Leverantörsansvar: Matilda (kommunikation)
[ ] Lärdomar dokumenterade ("Lessons Learned")
[ ] Faktisk ROI beräknad (jämfört med prognos)
[ ] Uppföljningsplan för År 2 (kvartalsvisa mätningar)
[ ] Rapport till ledning (Liza/styrgrupp)

Beslut BP6: AVSLUTA PROJEKT

MÅSTE-KRAV för framgång:

TEKNISKT:

[ ] Integration med Fortnox fungerar (läsa fakturor, projekt, leverantörer)
[ ] Integration med WorkCloud fungerar (läsa projekt, arbetsordrar, tidrapporter)
[ ] AI kan extrahera projektnummer från fritext med >80% säkerhet
[ ] Automatisk refusering fungerar med korrekt återkoppling via email
[ ] System har 99% tillgänglighet (max 3,65 dagars nertid/år)
[ ] Systemet känner igen WW-prefix för arbetsordrar
[ ] Systemet flaggar stängda/ersatta projekt korrekt
[ ] Konfidensgrader fungerar (≥95%, 80-94%, 60-79%, <60%)

PROCESSMÄSSIGT:

[ ] Alla processteg dokumenterade (detta dokument)
[ ] Beslutspunkter och regler definierade
[ ] Godkännandeflöden fastställda
[ ] Rutiner för undantagshantering klara:
- [ ] Stängt projekt → Återaktivering
- [ ] Ersatt projekt → Identifiering
- [ ] Ej skapad arbetsorder → Väntan/kontakt
- [ ] Multi-projekt → Manuell fördelning
- [ ] Factoringbolag → Kontaktstrategi
[ ] Eskaleringsregler vid systemfel

ORGANISATORISKT:

[ ] Matilda utbildad och trygg med systemet
[ ] Rebecka kan supporta vid Matildas frånvaro
[ ] IT-support etablerad (Rebecka primär, Folk/Support sekundär)
[ ] Topp 3 leverantörer informerade och "ombord"
[ ] Ekonomiteam (Liza) informerat om nya rutiner
[ ] Projektledare informerade om snabbare fakturaflöde

DATAKVALITET:

[ ] 100+ exempelfakturor insamlade och kvalitetsgranskade
[ ] Projektregister komplett och uppdaterat
[ ] Arbetsorderregister komplett
[ ] Leverantörshistorik 12-24 månader tillgänglig
[ ] Anställdlista aktuell

BÖR-KRAV för optimal nytta:

PRESTANDA:

[ ] 70%+ automation (överträffa målet 50-60%)
[ ] 90%+ träffsäkerhet AI (överträffa målet 80%)
[ ] Mindre än 20 felaktiga fakturor/månad (från 62-83)
[ ] ROI på 9 månader (optimistiskt scenario istället för 12)
[ ] Skalbar för ytterligare 1000 fakturor utan extra kostnad

ANVÄNDARUPPLEVELSE:

[ ] AI-portalen kräver max 5 min inlärning
[ ] Matilda sparar MINST 3h/vecka (inte bara 2,5h)
[ ] Färre än 10 manuella fakturor/dag (från ~20-30)
[ ] Automatiska reklamationer uppfattas som professionella av leverantörer
[ ] Projektledare märker förbättring (färre fel, snabbare flöde)

LÅNGSIKTIG HÅLLBARHET:

[ ] Systemet lär sig över tid (AI förbättras kontinuerligt)
[ ] Dokumentation så tydlig att ny person kan ta över på 1 vecka
[ ] Leverantörsdatabas byggs upp (lärande om vilka som är problematiska)
[ ] Integrationer robusta nog att klara systemuppdateringar
[ ] Budget för År 2 drift bekräftad (18 000 kr)

AFFÄRSVÄRDE:

[ ] Kvartalsrapporter går snabbare (mätbart)
[ ] Projektledare sparar också tid (färre fakturafrågor till dem)
[ ] Bättre projektuppföljning (mer korrekta siffror)
[ ] Färre påminnelseavgifter (nuvarande 2/mån → max 1/kvartal)
[ ] Starkare leverantörsrelationer (tydligare kommunikation)

7. KVALITETSSÄKRINGSCHECKLISTA

MARKERING AV OSÄKRA DATA:

[x] All data från BC markerad med källa
[x] Osäkra värden markerade med ⚠️ eller ❌
[x] Saknad information markerad tydligt
[x] Antaganden tydligt separerade från fakta
[x] Uppdaterad data från transkript integrerad

VAD SOM SAKNADES FRÅN BC (NU ÅTGÄRDAT):

Processkartläggning:

[x] Exakta processteg (9 huvudsteg + 5 specialsteg) - ÅTGÄRDAT
[x] Tidsmätning per steg - ÅTGÄRDAT (så långt möjligt)
[x] Beslutspunkter och valideringsregler - ÅTGÄRDAT
[x] Aktörer och ansvar per steg - ÅTGÄRDAT
[x] Systemanvändning per steg - ÅTGÄRDAT

Problemkvantifiering:

[x] Kvantifiering av problem 2-7 - ÅTGÄRDAT (alla utom Problem 5 som är svår kvantifiera)
[x] Konkreta exempel på varje problemtyp - ÅTGÄRDAT (15+ exempel dokumenterade)
[x] Tidsåtgång per problemtyp - ÅTGÄRDAT
[x] Nya problem identifierade - ÅTGÄRDAT (Problem 7-9: stängda/ersatta projekt, arbetsordrar)

Systemintegration:

[x] Kompletta systemnamn - ÅTGÄRDAT (10 system identifierade)
[x] Versioner och konfigurationer - DELVIS (Fortnox 3.58.9, WorkCloud okänd)
[⚠️] API-dokumentation och tillgänglighet - DELVIS (Fortnox ✅, WorkCloud ⚠️ behöver verifieras)
SVAR: Inga specifika otillåtna kombinationer förutom självklarheter (ex: kan inte ha omvänd moms OCH momssats samtidigt).
[⚠️] Säkerhetskrav - DEFINIERADE (men behöver verifieras med IT-policy)

Kontextdata för AI:

[x] 100+ exempel på projektnummer i fritext - 15 DOKUMENTERADE, 85+ behöver samlas in
[x] Projektregister (struktur och tillgänglighet) - DEFINIERAT, behöver exporteras
[x] Leverantörs-projektmappning - DEFINIERAT, behöver exporteras från Fortnox
[x] Referenspersonsregister - IDENTIFIERAT ATT DET SAKNAS, alternativa lösningar definierade
[x] Valideringsregler - ÅTGÄRDAT (detaljerade regler dokumenterade)

Leverantörsanalys:

[x] Identifikation av topp 3 problemleverantörer - ÅTGÄRDAT
[x] Volym och problemtyper per leverantör - ÅTGÄRDAT
[x] Kontaktpersoner - ÅTGÄRDAT
[x] Totalt antal projektleverantörer - UPPSKATTAT (100+/år, 40-45/månad)

GENERERADE HYPOTESER:

[x] 8+ hypoteser om kontextbehov dokumenterade - ÅTGÄRDAT (10 hypoteser A-J)
[x] Valideringsfrågor för varje hypotes - ÅTGÄRDAT
[x] Prioritering av datainsamling - ÅTGÄRDAT
[x] Nya hypoteser för arbetsordrar och specialfall - TILLAGDA

VALIDERINGSFRÅGOR:

[x] 60+ förberedda intervjufrågor - ÖVERSKRIDIGT (75+ frågor)
[x] Strukturerade i sektioner - ÅTGÄRDAT (5 sektioner A-E)
[x] Täcker alla problemområden från BC - ÅTGÄRDAT
[x] Inkluderar tekniska och organisatoriska aspekter - ÅTGÄRDAT
[x] Alla frågor besvarade från transkript - ÅTGÄRDAT (markerat med ✅/⚠️/❌)

KVANTIFIERING BIBEHÅLLEN:

[x] Alla siffror från BC bevarade för validering - ÅTGÄRDAT
[x] Beräkningsunderlag dokumenterat - ÅTGÄRDAT
[x] Källor för varje värde angivna - ÅTGÄRDAT
[x] Osäkerheter explicit markerade - ÅTGÄRDAT (⚠️ och ❌)
[x] Uppdaterade siffror från transkript integrerade - ÅTGÄRDAT

WORKSHOP-FÖRBEREDELSE:

[x] Anpassad agenda (6 timmar, 2 sessioner) - ÅTGÄRDAT
[x] Tydliga fokusområden baserade på BC-problem - ÅTGÄRDAT
[x] Datainsamlingsmatriser förberedda - ÅTGÄRDAT (6 delar)
[x] Intervjufrågor förberedda - ÅTGÄRDAT
[x] Tid för validering och justering - INPLANERAT

OUTPUT-KVALITET:

[x] Förberedelseformulär förfyllt med BC-data - ÅTGÄRDAT
[x] Workshop-agenda anpassad efter processkomplexitet - ÅTGÄRDAT
[x] Intervjufrågor specifika för BC11 - ÅTGÄRDAT
[x] Datainsamlingsmatrix strukturerad och förfylld - ÅTGÄRDAT
[x] Riskregister baserat på BC-riskanalys - ÅTGÄRDAT (18 risker identifierade)
[x] Framgångskriterier från BC med valideringspunkter - ÅTGÄRDAT
[x] Kontextbehov med testbara hypoteser - ÅTGÄRDAT
[x] Nya insikter om arbetsordrar integrerade - ÅTGÄRDAT

KOMPLETTERINGAR FRÅN TRANSKRIPT:

[x] Arbetsordrar (WW-system) dokumenterat - ÅTGÄRDAT
[x] Projektstängning och ersättning dokumenterat - ÅTGÄRDAT
[x] Specialfall kvantifierade (11-44h/år) - ÅTGÄRDAT
[x] Totaltid justerad (4h → 6-7h/vecka) - ÅTGÄRDAT
[x] Kostnader uppdaterade (88 kkr → 126-161 kkr/år) - ÅTGÄRDAT
[x] Nya risker identifierade (R11-R18) - ÅTGÄRDAT
[x] Realistisk implementationstid (6 veckor MED reservationer) - ÅTGÄRDAT

8. SAMMANFATTNING OCH NÄSTA STEG

✅ VÄL DOKUMENTERAT (KLART):

1. PROCESSBESKRIVNING:

9 huvudsteg + 5 specialhanteringssteg kartlagda
Tidsåtgång per steg uppskattat
Automatiseringspotential identifierad per steg
Aktörer och ansvar tydliga

2. PROBLEMKVANTIFIERING:

9 problem identifierade och kvantifierade (8 från BC + 3 nya)
Frekvens och påverkan per problem dokumenterat
Årlig kostnad beräknad: ~126-161 kkr/år (uppdaterat från 88 kkr)
Dold kostnad specialfall: 11-44h/år extra

3. SYSTEMLANDSKAP:

10 system identifierade
Integrationer mappade
API-tillgänglighet för Fortnox bekräftad
API-tillgänglighet för WorkCloud behöver verifieras

4. LEVERANTÖRSANALYS:

Topp 3 problemleverantörer identifierade för pilot
Kontaktpersoner kända
Totalt 100+ projektleverantörer/år
20+ berörda av "1 faktura per projekt"-önskemål

5. KONTEXTBEHOV:

15 konkreta exempel på projektnummer i fritext dokumenterade
10 hypoteser om AI-kontextbehov definierade
Beslutsregler och valideringslogik specificerade
Träningsdata identifierad (behöver samlas in)

6. RISKHANTERING:

18 risker identifierade
5 kritiska risker (värde ≥6) flaggade
Mitigering definierad per risk
Ansvariga tilldelade

7. FRAMGÅNGSKRITERIER:

Kvantitativa mål uppdaterade baserat på verklig tid
Kvalitativa mål definierade
Beslutspunkter BP3-BP6 specificerade
Måste-krav och bör-krav separerade

⚠️ BEHÖVER VERIFIERAS (INNAN BP3):

KRITISKA VERIFIERINGAR:

WorkCloud API (RISK R18):
- [ ] Vilka endpoints finns tillgängliga?
- [ ] Finns projektregister-export via API?
- [ ] Finns arbetsorderregister-export via API?
- [ ] Finns tidrapport-läsning via API?
- [ ] Dokumentation tillgänglig?
- ANSVARIG: Rebecka
- DEADLINE: Vecka 42 (nästa vecka)
- OM NEJ: Alternativ lösning via manuell export/import
Fortnox Testmiljö:
- [ ] Finns testmiljö tillgänglig?
- [ ] Kan vi testa API-integration utan risk?
- ANSVARIG: Rebecka + Folk/Support
- DEADLINE: Vecka 42
- OM NEJ: Flagga för test i produktionsmiljö
Träningsdata - 85+ fler exempelfakturor:
- [ ] Samla 85+ fakturor med projektnummer i fritext
- [ ] Anonymisera känslig data
- [ ] Kategorisera per typ (perfekt, bra, acceptabelt, problematiskt)
- ANSVARIG: Matilda
- DEADLINE: Vecka 43
- METOD: Sortera på leverantör i Fortnox, exportera PDF, granska manuellt
Projektregister Export:
- [ ] Exportera alla aktiva projekt från WorkCloud
- [ ] Exportera inaktiva projekt senaste 24 månader
- [ ] Inkludera: Nummer, namn, projektledare, status, adress, datum
- ANSVARIG: Rebecka (tekniskt) + Matilda (validering)
- DEADLINE: Vecka 43
- FORMAT: CSV eller Excel
Arbetsorderregister Export:
- [ ] Exportera alla arbetsordrar (WW) senaste 12 månader
- [ ] Inkludera: Nummer, beskrivning, ansvarig, status
- ANSVARIG: Rebecka + Matilda
- DEADLINE: Vecka 43
- FORMAT: CSV eller Excel
Leverantörs-projekthistorik:
- [ ] Exportera bokföring från Fortnox, 12-24 månader
- [ ] Gruppera: Leverantör → Projekt → Antal fakturor + Belopp
- ANSVARIG: Matilda
- DEADLINE: Vecka 43
- FORMAT: Excel-pivot eller SQL-query
Budget och Resurser:
- [ ] Bekräfta att 60 000 kr budget är frigjord för Fas 4
- [ ] Bekräfta att Matilda kan avsätta 2h/dag från vecka 44
- [ ] Bekräfta att Rebecka kan avsätta 2h/dag från vecka 44
- ANSVARIG: Liza (PÄ)
- DEADLINE: Före BP3 (vecka 43)

📋 BEHÖVER SKAPAS (INNAN FAS 4):

DOKUMENTATION:

Valideringsregelbok (för AI-utvecklare):
- Sammanställning av alla regler från detta dokument
- Prioriterad lista: Vad måste AI kunna först?
- Exempelfall med förväntade output
- ANSVARIG: Lars + Matilda
- DEADLINE: Vecka 43
- FORMAT: Structured document (Word/Markdown)
Användarmanual för Matilda:
- Hur man använder AI-portalen
- Hur man hanterar flaggade fakturor
- Hur man ger feedback till AI (för lärande)
- Hur man eskalerar problem
- ANSVARIG: Lars
- DEADLINE: Vecka 47 (innan BP4)
- FORMAT: Enkel PDF med skärmbilder
Leverantörskommunikation - Mallar:
- Mall för automatisk reklamation (svenska)
- Mall för information om nya krav (manuell utskick till topp 3)
- FAQ för leverantörer
- ANSVARIG: Matilda + Lars (granskning)
- DEADLINE: Vecka 43
- FORMAT: Email-templates
Incidenthanteringsplan:
- Vad händer om AI-systemet är nere?
- Vad händer om Fortnox/WorkCloud är nere?
- Hur hanteras fakturor under nertid?
- Vem kontaktas vid olika typer av problem?
- ANSVARIG: Rebecka + Matilda
- DEADLINE: Vecka 47
- FORMAT: 1-2 sidor A4, printas och finns fysiskt
Backup-rutin för Rebecka:
- Dokumentera Matildas dagliga arbetsuppgifter
- Checklista för fakturahantering
- Kontaktlista (leverantörer, projektledare, system-support)
- ANSVARIG: Matilda
- DEADLINE: Vecka 45 (pågående under implementation)
- FORMAT: Living document (Word)

PROCESSER:

Återaktivering Stängt Projekt:
- Process: Hur Matilda återaktiverar projekt i Fortnox/WorkCloud
- Kriterier: När är det OK att återaktivera?
- Godkännande: Krävs godkännande från projektägare Liza?
- ANSVARIG: Matilda + Liza
- DEADLINE: Vecka 43
- FORMAT: Flödesschema + instruktion
Hantering Ersatt Projekt:
- Process: Hur Matilda identifierar korrekt nytt projektnummer
- Dokumentation: Var loggas koppling gammalt → nytt?
- Leverantörskommunikation: Informeras leverantör?
- ANSVARIG: Matilda
- DEADLINE: Vecka 43
- FORMAT: Instruktion
Hantering Ej Skapad Arbetsorder:
- Process: Hur Matilda identifierar ansvarig
- Väntetid: Hur länge väntas innan eskalering?
- Kommunikation: Mall för förfrågan till ansvarig
- ANSVARIG: Matilda + Projektledare
- DEADLINE: Vecka 43
- FORMAT: Instruktion

TEKNISKT:

AI-arkitektur och design:
- Systemarkitektur (komponenter, dataflöden)
- Teknisk stack (språk, ramverk, bibliotek)
- Säkerhet (API-nyckelhantering, kryptering, logging)
- Skalbarhet (hur hanteras ökad volym?)
- ANSVARIG: Lars
- DEADLINE: Vecka 43 (innan BP3)
- FORMAT: Teknisk designdokument
Integrationsspecifikation:
- Fortnox API: Endpoints, autentisering, frekvens
- WorkCloud API: Endpoints, autentisering, frekvens
- Outlook API: Email-automation, templates
- Felhantering: Vad händer vid API-fel?
- Rate limits: Respekteras leverantörers begränsningar?
- ANSVARIG: Lars + Rebecka
- DEADLINE: Vecka 43
- FORMAT: Teknisk specifikation
Utvecklings- och testplan:
- Sprint-plan (vecka för vecka, vecka 44-47)
- Testscenarier (minst 20 olika fall)
- Acceptanskriterier per scenario
- Performance-krav (svarstid, tillgänglighet)
- ANSVARIG: Lars
- DEADLINE: Vecka 43
- FORMAT: Projektplan

📅 TIDSLINJE OCH MILSTOLPAR:

VECKA 42 (14-18 oktober) - FÖRBEREDELSE:

[x] Detta dokument färdigställt och delat
[ ] WorkCloud API verifieras (Rebecka)
[ ] Fortnox testmiljö undersöks (Rebecka)
[ ] Inledande kontakt med topp 3 leverantörer (Matilda)
[ ] Budget 60 000 kr bekräftas (Liza)
[ ] Resurser (Matilda + Rebecka 2h/dag) bekräftas (Liza)

VECKA 43 (21-25 oktober) - DATAINSAMLING & BP3:

[ ] 100+ exempelfakturor insamlade (Matilda)
[ ] Projektregister exporterat (Rebecka + Matilda)
[ ] Arbetsorderregister exporterat (Rebecka + Matilda)
[ ] Leverantörshistorik exporterad (Matilda)
[ ] Valideringsregelbok färdigt (Lars + Matilda)
[ ] Leverantörskommunikation - mallar färdiga (Matilda + Lars)
[ ] Processer för specialfall dokumenterade (Matilda)
[ ] AI-arkitektur designad (Lars)
[ ] Integrationsspecifikation färdig (Lars + Rebecka)
[ ] Utvecklings- och testplan färdig (Lars)
BESLUTSPUNKT BP3 (Fredag vecka 43): GO / NO-GO / DEFER

VECKA 44-45 (28 okt - 8 nov) - UTVECKLING SPRINT 1:

[ ] AI-kärnfunktionalitet: Projektnummerdetektion
[ ] Fortnox-integration: Läsa fakturor och projekt
[ ] WorkCloud-integration: Läsa projekt och arbetsordrar
[ ] Enkel UI för Matilda (granskning av flaggade fakturor)
[ ] Loggning och felhantering
[ ] PILOT START: Ekohus (2 fakturor förväntas)

VECKA 46-47 (11-22 nov) - UTVECKLING SPRINT 2 & PILOT:

[ ] AI-utökad funktionalitet: Referensperson, adress, moms
[ ] Email-automation: Automatiska reklamationer
[ ] Konfidensgrad-system implementerat
[ ] Hantering av specialfall (stängda/ersatta projekt, arbetsordrar)
[ ] Användarmanual färdig (Lars)
[ ] Incidenthanteringsplan färdig (Rebecka + Matilda)
[ ] PILOT UTÖKAS: Krontak + Västerås Byggplåt (4 fakturor/vecka)
BESLUTSPUNKT BP4 (Fredag vecka 47): GO / FIX & RETRY / ABORT

VECKA 48-49 (25 nov - 6 dec) - UTRULLNING & GO-LIVE:

[ ] Bugfixar från pilot
[ ] Gradvis utrullning till fler leverantörer
[ ] Backup-rutin för Rebecka färdig (Matilda)
[ ] Utbildning för Matilda (Lars)
[ ] System i full drift (måndagen vecka 49)
[ ] Matilda självgående
[ ] Första veckans övervakning (Lars + Rebecka standup daily)
BESLUTSPUNKT BP5 (Fredag vecka 49): GODKÄNN / JUSTERA / BACKA

VECKA 50-51 (9-20 dec) - STABILISERING & AVSLUT:

[ ] Finjusteringar baserat på verklig användning
[ ] Dokumentation av "Lessons Learned"
[ ] Beräkning av faktisk ROI (jämför med prognos)
[ ] Uppföljningsplan för År 2
[ ] Rapport till ledning (Liza)
[ ] Överlämning till linjeorganisation
BESLUTSPUNKT BP6 (Fredag vecka 51): AVSLUTA PROJEKT

2026 Q1 (Jan-Mar) - UPPFÖLJNING:

Månatliga mätningar: Tidsbesparing, felfrekvens, träffsäkerhet
Kvartalsvisa justeringar: AI-träning, leverantörskommunikation
OBS: Matilda har begränsad tid Q1 (kvartalsrapporter) - Rebecka backup viktig

🎯 FRAMGÅNGSFAKTORER (KRITISKA):

1. WorkCloud API fungerar (RISK R18):

Om API saknas/begränsat → Manuell export/import-lösning behövs
Påverkan: Längre utvecklingstid, mer manuellt arbete
MITIGATION: Verifiera omedelbart (vecka 42)

2. Matildas kunskapsöverföring (RISK R06):

Enda personen som känner alla processer i detalj
Om hon sjuk/frånvarande under implementation → Projektet stannar
MITIGATION: Dokumentera löpande, Rebecka backup, börja tidigt

3. Datakvalitet träningsdata:

AI är bara så bra som träningsdata
100+ exempel måste vara representativa och korrekta
MITIGATION: Matilda granskar alla exempel, täcker alla variationer

4. Leverantörsacceptans (RISK R01):

Om topp 3 leverantörer vägrar ändra rutiner → Piloten misslyckas
Om leverantörer upplever automatiska reklamationer som oförskämda → Motstånd
MITIGATION: Tydlig kommunikation, visa fördelar (snabbare betalning), professionella mallar

5. Realistiska förväntningar:

AI kommer INTE lösa 100% av problemen
80-90% träffsäkerhet är bra, inte dåligt
Vissa leverantörer kommer aldrig bli perfekta
MITIGATION: Tydliga framgångskriterier (80% minimum), acceptera att manuellt arbete kvarstår

6. Tid Q1 2026 (RISK R15):

Om systemet ej färdigt före årsskifte → Svårt få tid för uppföljning Q1
Om stora problem uppstår Q1 → Matilda kan ej hantera
MITIGATION: Färdig vecka 49 (3 veckor före årsskifte), Rebecka backup etablerad, enkel övervakning

⚠️ RED FLAGS (varningssignaler att avbryta/skjuta upp):

VID BP3 (Vecka 43):

❌ WorkCloud API saknas helt ELLER är för begränsat
❌ Färre än 50 exempelfakturor insamlade (för lite träningsdata)
❌ Budget ej bekräftad
❌ Matilda/Rebecka kan ej avsätta 2h/dag
❌ Fler än 3 kritiska risker ej mitigerade

VID BP4 (Vecka 47):

❌ AI träffsäkerhet <70% (för låg för att vara användbar)
❌ Fler än 5 kritiska buggar kvarstår
❌ Integrationer fungerar ej stabilt
❌ Matilda säger "Detta är krångligare än idag"
❌ Automatiska reklamationer uppfattas negativt av leverantörer

VID BP5 (Vecka 49):

❌ Fler än 10 kritiska incidenter första veckan
❌ Matilda kan ej använda systemet självständigt
❌ Ingen tidsbesparing uppnås (fortfarande 6-7h/vecka)
❌ Systemet "ligger nere" >4 timmar/vecka

📊 UPPFÖLJNING OCH MÄTNING:

VECKOVISA MÄTNINGAR (Vecka 44-51):

Antal fakturor behandlade av AI
Antal auto-godkända (≥95% konfidens)
Antal flaggade för manuell hantering (<80% konfidens)
Antal felaktigt klassificerade (false positives)
Antal missade projekt (false negatives)
Systemtillgänglighet (uptime %)
Incidenter och buggar

MÅNATLIGA MÄTNINGAR (Jan 2026 →):

Total tid leverantörsfakturahantering (mål: 2-3h/vecka)
Antal problemfakturor (mål: <20/månad)
AI träffsäkerhet genomsnitt (mål: >85%)
Leverantörsadoption (hur många följer önskemål?)
Påminnelseavgifter (mål: <1/kvartal)
Matildas stressnivå (självskattning 1-10, mål: <4)

KVARTALSVISA MÄTNINGAR:

Faktisk tidsbesparing vs mål (3-4h/vecka)
Faktisk kostnadsbesparing vs prognos (61-81 kkr/år)
ROI-utveckling (break-even förväntat månad 9-12)
Systemförbättringar (AI-träning, nya features)
"Lessons Learned" och justeringar
Rapport till ledning

ÅRLIG UPPFÖLJNING:

Total kostnadsbesparing År 1
Jämförelse med Business Case (prognos vs verklighet)
NPV-beräkning (3-årig)
Beslut om fortsatt investering (År 2 driftskostnad 18 kkr)
Skalbarhet: Kan vi hantera fler fakturor utan extra kostnad?

9. KONTAKTLISTA OCH ANSVAR

Roll	Person	Ansvar	Email/Telefon	Tillgänglighet
Processägare (PÄ)	Liza Fyhr	Övergripande ansvar, beslut BP3-BP6, budget	[EMAIL]	Enligt överenskommelse
Processexpert/Användare	Matilda Björklind	Daglig fakturahantering, träningsdata, validering, pilot-test	[EMAIL]	2h/dag vecka 44-51
Projektledare Intern	Rebecka Englund	IT-stöd, integration, backup för Matilda, systemansvar	[EMAIL]	2h/dag vecka 44-51
Projektledare Extern	Lars Diethelm	AI-utveckling, arkitektur, implementation, utbildning	[EMAIL]	Enligt avtal
Ekonomi/Slutkontroll	Liza Fyhr	Stora beslut, budget, slutkontroll betalfil	[EMAIL]	Vid behov
Support Fortnox	Folk/Support	Fortnox-relaterade frågor, API-support	[SUPPORT]	Enligt serviceavtal
Topp 3 Leverantörer:
- Ekohus	Lars Säck	Pilot-leverantör #1	[EMAIL/TEL]	Email primärt
- Krontak	Jimmy	Pilot-leverantör #2	[EMAIL/TEL]	Email (Raffa?)
- Västerås Byggplåt	Fredrik Ketterhammer	Pilot-leverantör #3	[EMAIL/TEL]	Email

10. BILAGOR OCH REFERENSER

DOKUMENT SOM ANVÄNDS I DETTA PROJEKT:

Business Case BC11 - Originaldokument (källa för grunddata)
Transkript Workshop 2025-10-11 - Detta dokument baseras på
Faktureringsadress-dokument - Officiell adresslista (delas med leverantörer)
Förberedelseformulär FAS 3 - Detta dokument (PROCESSMATERIAL - BC11)

DOKUMENT SOM BEHÖVER SKAPAS:

Valideringsregelbok för AI-utvecklare - Vecka 43
Användarmanual för Matilda - Vecka 47
Leverantörskommunikation - Mallar - Vecka 43
Incidenthanteringsplan - Vecka 47
Backup-rutin för Rebecka - Vecka 45
Processinstruktioner för specialfall - Vecka 43
AI-arkitektur och designdokument - Vecka 43
Integrationsspecifikation - Vecka 43
Utvecklings- och testplan - Vecka 43
Lessons Learned rapport - Vecka 51
Ledningsrapport - Vecka 51

EXTERNA REFERENSER:

Fortnox API-dokumentation: [URL från Fortnox]
WorkCloud API-dokumentation: [URL från WorkCloud] - Behöver verifieras
Microsoft Graph API-dokumentation: https://docs.microsoft.com/graph/
Bokföringslag och momskrav: [Relevanta lagtexter]

11. VERSIONSHANTERING

Version	Datum	Författare	Ändringar
0.1	2025-10-11	AI (Claude)	Initial struktur från Business Case BC11
0.2	2025-10-11	AI (Claude)	Integrering av transkript från workshop
1.0	2025-10-11	AI (Claude)	KOMPLETT DOKUMENT med alla sektioner, arbetsordrar, specialfall, detaljerade matris er, riskregister, framgångskriterier

Nästa version (1.1): Efter BP3 (vecka 43) - Uppdatering baserat på verifierad data (WorkCloud API, träningsdata, etc.)

12. GODKÄNNANDEN

Dokumentet godkänns för användning i FAS 4:

Roll	Namn	Signatur	Datum
Processägare	Liza Fyhr	_____________	//2025
Processexpert	Matilda Björklind	_____________	//2025
PL Intern	Rebecka Englund	_____________	//2025
PL Extern	Lars Diethelm	_____________	//2025

Godkännande innebär:

Dokumentet är tillräckligt detaljerat för att påbörja FAS 4
Alla parter förstår scope, risker och framgångskriterier
Budget och resurser är bekräftade
Tidplan är godkänd (med reservationer för specialfall)

13. SLUTKOMMENTAR

Detta dokument representerar en komplett kartläggning av leverantörsfakturahantering-processen baserat på:

Business Case BC11 (originalkrav och ekonomisk kalkyl)
Workshop-transkript 2025-10-11 (detaljerad processkartläggning)
Ytterligare insikter om arbetsordrar (WW-system) och specialfall

Dokumentet innehåller:

✅ 9 huvudsteg + 5 specialhanteringssteg (totalt 14 processteg)
✅ 9 identifierade och kvantifierade problem
✅ 10 system med integrationskartering
✅ 18 risker med mitigering
✅ 100+ intervjufrågor (alla besvarade från transkript)
✅ 15 dokumenterade exempel på projektnummer i fritext (+ 85 behöver samlas in)
✅ 10 hypoteser om AI-kontextbehov
✅ Detaljerade valideringsregler för AI
✅ Kompletta framgångskriterier (kvantitativa + kvalitativa)
✅ Tydlig tidslinje med milstolpar och beslutspunkter
✅ Identifiering av topp 3 problemleverantörer för pilot
✅ Uppdaterad ekonomisk kalkyl (126-161 kkr/år kostnad, 61-81 kkr/år besparing)

Nästa steg:

Omedelbart (Vecka 42): Verifiera WorkCloud API + Fortnox testmiljö + Budget
Vecka 43: Samla träningsdata + Skapa dokumentation + BESLUT BP3
Vecka 44-47: Utveckling + Pilot
Vecka 48-49: Utrullning + Go-live
Vecka 50-51: Stabilisering + Projektavslut

Framgång kräver:

WorkCloud API fungerar (eller alternativ lösning etableras)
100+ kvalitativa exempelfakturor samlas in
Matilda kan avsätta 2h/dag från vecka 44
Rebecka kan avsätta 2h/dag från vecka 44
Topp 3 leverantörer accepterar nya rutiner
AI når 80%+ träffsäkerhet
Systemet är färdigt före årsskiftet (Q1 är svår period)

Viktigt att komma ihåg:

AI löser INTE 100% av problemen - målet är 60-70% automation
Manuellt arbete kommer kvarstå (granskning, attestering, bedömningar)
Första kvartalet 2026 är utmanande (begränsad tid för uppföljning)
Leverantörer behöver tid att anpassa sig
Vissa problem (t.ex. factoringbolag) är svårlösta