Fas 2 - Beslutsdokument - Bilaga 2.2: BC3 - Intelligent Kontraktsanalys - Projektplan

1. PROJEKTÖVERSIKT

Projektinformation

• Projektnamn: Intelligent Kontraktsanalys
• Projektkod: KONTR-2025-BC3
• Projektägare: Emil Gråberg (PÄ)
• Projektledare: Lars Diethelm (PL)
• Projektteam:
  • Emil Gråberg (Processexpert/Huvudanvändare)
  • Mattias Svensson (Processexpert/Kalkylansvarig)
  • Mats Gråberg (Processexpert/Avtal)
  • Lars Diethelm (PL-Extern)
  • Rebecka Englund (PL-intern)
• Startdatum: 2025-10-14 (Vecka 42)
• Slutdatum: 2026-03-13 (Vecka 11)
• Total tidsram: 5 månader
• Budget: 194 000 kr (År 1) + 44 000 kr (Årlig drift från År 2)

Målbild från Business Case

• Problem: Ingen systematisk kontraktsgranskning resulterar i 500 000 kr/år i direkta missar och 100 tim/år i efterdiskussioner
• Lösning: AI-baserad kontraktsanalys som identifierar risker, markerar ändringar och säkerställer överensstämmelse
• Förväntad nytta:
  • ROI: 5 månader
  • NPV 3 år: 1 311 000 kr
  • Årlig besparing: 541 000 kr

Projektomfattning

Inkluderat:

• AI-plattform för kontraktsanalys
• Integration med befintliga dokumentsystem
• Optimering av AI för TakTema-specifika risker
• Process för dokumentation av muntliga överenskommelser
• Utbildning av användare (Emil, Mattias, Tommy)
• Pilottest med historiska kontrakt

Exkluderat:

• Juridisk rådgivning eller kontraktsskrivande
• Integration med ekonomisystem
• Hantering av underleverantörskontrakt
• Internationella kontrakt (endast svenska)

2. FASINDELNING ENLIGT OPTIMA-METODIKEN

Fas 1: Förstudie ✓ GENOMFÖRD

Period: Vecka 35-38 (Augusti-September 2025)

• Business Case framtagen och validerad
• ROI och NPV beräknad

Fas 2: Målbild & Krav ✓ PÅGÅENDE

Period: Vecka 39-41 (September-Oktober 2025)

• FAS 2-intervjuer genomförda med Emil och Mattias
• Nuläge kartlagt (697 800 kr/år i kostnader)
• Workshop genomförd 24/9
• Styrgruppsbeslut utestående

Fas 3: Förberedelse & Kunskap

Period: Vecka 42-45 (Oktober-November 2025)

Huvudaktiviteter:

• Detaljerad kravspecifikation med Emil och Mattias
• Val av AI-plattform och leverantör
• Samla och strukturera historiska kontrakt för träning
• Definiera TakTema-specifika riskkriterier

Leveranser:

• Kravspecifikation godkänd
• AI-plattform vald och upphandlad
• Träningsdata förberedd (minst 50 historiska kontrakt)
• Riskmatris för kontrakt definierad

Beslutspunkt BP3:

• Kravspecifikation godkänd av PÄ
• Leverantör kontrakterad
• Budget för Fas 4 frigiven

Fas 4: FASM-sprintar (Förenkla, Automatisera, Standardisera, Mäta)

Period: Vecka 46-2025 till Vecka 5-2026 (November 2025 - Februari 2026)

Sprint 1 - Förenkla (Vecka 46-48):

• Kartlägg och förenkla nuvarande kontraktsprocess
• Ta bort onödiga steg i granskningen
• Skapa standardmallar för vanliga kontraktstyper

Sprint 2 - Automatisera (Vecka 49-51):

• Uppsättning av AI-plattform
• Träning av AI med historiska kontrakt
• Automatisering av versionshantering

Sprint 3 - Standardisera (Vecka 2-3):

• Standardisera riskbedömningskriterier
• Skapa checklistor för kontraktsgranskning
• Utveckla process för muntliga överenskommelser

Sprint 4 - Mäta (Vecka 4-5):

• Definiera KPI:er för kontraktskvalitet
• Sätta upp dashboard för uppföljning
• Validera besparingar mot baseline

Leveranser:

• Förenklad kontraktsprocess
• AI-system uppsatt och tränat
• Standardiserade arbetsrutiner
• Mätbart system med KPI:er

Beslutspunkt BP4:

• Pilottest godkänt (minst 80% träffsäkerhet)
• Användare har testat och godkänt
• Go-live beslut fattat

Fas 5: Införande

Period: Vecka 6-10 (Februari-Mars 2026)

Huvudaktiviteter:

• Parallellkörning med manuell kontroll
• Utbildning av alla användare
• Successiv övergång till full drift
• Justering baserat på feedback

Leveranser:

• Utbildningsmaterial och användarguider
• Fullt driftsatt AI-system
• Dokumenterade arbetsrutiner
• Överlämning till förvaltning

Beslutspunkt BP5:

• System i full drift
• Användare självgående
• Förväntade besparingar börjar realiseras

Fas 6: Uppföljning

Period: Vecka 11-12 (Mars 2026)

Huvudaktiviteter:

• Utvärdera projektresultat mot BC
• Mäta faktiska besparingar
• Dokumentera lessons learned

Leveranser:

• Slutrapport med faktiska resultat
• Rekommendationer för fortsatt utveckling
• Projektavslut

Beslutspunkt BP6:

• Projekt formellt avslutat
• Överlämning till linjeorganisation genomförd

3. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Intelligent Kontraktsanalys [KONTR-2025-BC3]
├── 1. Projektledning [PL]
│   ├── 1.1 Projektplanering och uppstart
│   ├── 1.2 Styrgruppsmöten (månadsvis, 5 st)
│   ├── 1.3 Statusrapportering (veckovis)
│   └── 1.4 Projektavslut och dokumentation
│
├── 2. Fas 3: Förberedelse & Kunskap [F3]
│   ├── 2.1 Kravspecifikation
│   ├── 2.2 Leverantörsval
│   ├── 2.3 Datainsamling historiska kontrakt
│   └── 2.4 Riskkriterier definition
│
├── 3. Fas 4: FASM-sprintar [F4]
│   ├── 3.1 Sprint 1: Förenkla
│   ├── 3.2 Sprint 2: Automatisera
│   ├── 3.3 Sprint 3: Standardisera
│   └── 3.4 Sprint 4: Mäta
│
├── 4. Fas 5: Införande [F5]
│   ├── 4.1 Parallellkörning
│   ├── 4.2 Utbildning
│   ├── 4.3 Go-live
│   └── 4.4 Överlämning
│
└── 5. Fas 6: Uppföljning [F6]
    ├── 5.1 Resultatutvärdering
    ├── 5.2 Lessons learned
    └── 5.3 Slutrapport

4. TIDPLAN - GANTT-SCHEMA

Aktivitet                  V42 V43 V44 V45 V46 V47 V48 V49 V50 V51 V52 V2  V3  V4  V5  V6  V7  V8  V9  V10 V11 V12
                          Okt              Nov              Dec         Jan         Feb         Mar
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Projektledning            ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███
Fas 3: Förberedelse       ███ ███ ███ ███
  Kravspecifikation       ███ ███
  Leverantörsval              ███ ███
  Datainsamling               ███ ███ ███
  Riskkriterier                       ███
Fas 4: FASM-sprintar                      ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███ ███
  Sprint 1: Förenkla                      ███ ███ ███
  Sprint 2: Automatisera                          ███ ███ ███
  Sprint 3: Standardisera                                     ███ ███ ███
  Sprint 4: Mäta                                                      ███ ███ ███
Fas 5: Införande                                                                  ███ ███ ███ ███ ███
  Parallellkörning                                                               ███ ███
  Utbildning                                                                         ███ ███
  Go-live                                                                                ███ ███
  Överlämning                                                                                   ███
Fas 6: Uppföljning                                                                                      ███ ███
  Utvärdering                                                                                          ███
  Slutrapport                                                                                              ███

Milstolpar:               BP3                     BP4                                         BP5         BP6

5. RESURSPLAN

Resursmatris per Fas

6. BUDGET OCH KOSTNADSPLAN

Kostnadsfördelning från Business Case

*Interna resurser tas inom befintlig bemanning och belastar inte projektbudgeten

7. KOMMUNIKATIONSPLAN

Intressentmatris

Mötesstruktur

8. KVALITETSPLAN

KPI:er

9. RISKHANTERINGSPLAN

S = Sannolikhet, P = Påverkan (H=Hög, M=Medium, L=Låg)

10. PROJEKTAVSLUT

Aktiviteter vid projektavslut (Vecka 11-12):

1. Slutleverans och godkännande
   • Verifiering att AI-systemet uppnår >80% träffsäkerhet
   • Godkännande från Emil och Mattias
2. Överföring till förvaltning
   • Överlämning till IT-avdelning
   • Förvaltningsplan etablerad
3. Lessons learned workshop
   • Workshop med hela projektteamet
   • Dokumentation av framgångsfaktorer och förbättringsområden
4. Projektdokumentation arkivering
   • Alla projektdokument till TakTemas dokumenthanteringssystem
   • Källkod och konfiguration säkerhetskopierad
5. Resursfrigörande
   • Extern konsult avslutas
   • Interna resurser återgår till linjen
6. Slutrapport till styrgrupp
   • Faktisk ROI vs planerad
   • Realiserade besparingar
   • Rekommendationer för fas 2

Dokumentinformation

• Version: 1.0
• Skapad: 2025-10-01
• Senast uppdaterad: 2025-10-01
• Nästa revision: Vid beslutspunkt BP3 (Vecka 45)
• Dokumentägare: Lars Diethelm, Projektledare

Denna projektplan säkerställer att implementation av Intelligent Kontraktsanalys följer Optima-metodiken och levererar förväntad affärsnytta med ROI på 5 månader och årlig besparing på 541 000 kr.