Uppstartsmöte 20250916

Presentationen:

Transkriptors mötessammanfattning:

Huvudämnen som diskuterades:

Introduktion och verktyg: Lars presenterade sin AI-assistent (Transkriptor) för anteckningar, vilket godkändes för användning. Hanna, ny på jobbet, introducerades.

• Projektfilosofi (Optimate):
  • Syfte: AI-automation ska avlasta medarbetare från tråkiga uppgifter, inte ta bort de roliga.
  • Effektivitet: Små automatiseringar (t.ex. 10 minuter/dag) ger stor tidsbesparing (en extra arbetsvecka/år).
  • Implementering: Automation sker stegvis, inte "pang-bom", och börjar där den gör mest nytta (kostar mest pengar).
  • AI som verktyg: AI möjliggör automatiseringar som tidigare var svåra (t.ex. tolka innehåll och sentiment i mejl).
  • Kompetensbyggnad: Målet är att bygga upp intern processkompetens, inte primärt teknisk kompetens, för att företaget självständigt ska kunna driva utvecklingen.
  • Teknikneutralitet och open source: Ambitionen är att använda befintliga verktyg när möjligt och sträva efter öppna plattformar för att undvika leverantörsberoende och kostnadsökningar.
• Nivåer av AI-användning:
  • En distinktion gjordes mellan personlig AI-användning (nivå 1, t.ex. ChatGPT), AI som arbetsplatsverktyg (nivå 2, t.ex. transkribering) och AI-automation (nivå 3).
  • Projektets fokus ligger på nivå 3, där AI kan arbeta autonomt dygnet runt för att reducera manuellt arbete med 70-90%.
• Projektplan och faser:
  • Projektet består av sex faser, där Fas 1 (nulägesanalys) och Fas 2 (målbildsprioritering) är de initialt överenskomna.
  • Potentiella tids- och kostnadsbesparingar från liknande projekt presenterades.
• Projektorganisation och intervjuplan: Diskussion om projektgrupper och upplägg för medarbetarintervjuer under Fas 1.
• Projektplattform: En projektsida kommer att skapas för att samla dokumentation och kunskapsmaterial, med tillgång via länk utan lösenord.

Beslut som fattades:

• Användning av Transkriptor: Godkändes för anteckningar under möten.
• Styrgrupp: Nina Sandahl, Görel och Benjamin bildar styrgruppen.
• Arbetsgrupp: Hanna och Lars Diethelm bildar arbetsgruppen.
• Intervjuer (Fas 1): Alla sju anställda ska intervjuas.
• Intervjuupplägg fredag: Lars leder en intervju, Lars och Hanna leder en tillsammans, och Hanna leder en.
• Intervjuade fredag: Görel, Benjamin och Nina. Deras ordning bestäms av dem själva.
• AI-intervjuer: Möjligheten att testa en AI-ledd intervju som demonstration kommer att diskuteras vidare på fredag.
• Styrgruppsmöte Fas 1: Planerat till den 29 september kl. 14:00.
• Styrgruppsmöte Fas 2: Planerat till den 6 oktober.

Åtgärdspunkter:

• Lars Diethelm:
  • Anlända till Växjö kl. 09:00 på fredag.
  • Förbereda och genomföra intervjuer på fredag (en själv, en tillsammans med Hanna).
  • Skicka AI-genererad transkription och sammanfattning från detta möte till Nina och Hanna.
  • Be Hanna om e-postadress för att ge tillgång till projektplattformen.
  • Sätta upp och fylla projektplattformen med relevanta dokument och kunskapsmaterial.
  • Förbereda för styrgruppsmöten den 29 september och 6 oktober.
  • Planera och genomföra halvdags workshop för Fas 2 i början av oktober.
• Hanna:
  • Förbereda och genomföra en intervju på fredag (ensam) samt delta i en tillsammans med Lars.
  • Tillhandahålla sin e-postadress till Lars för tillgång till projektplattformen.
• Nina Sandahl:
  • Bekräfta ordningen för intervjuerna på fredag (Görel, Benjamin, Nina).
  • Delta i styrgruppsmöten den 29 september och 6 oktober.
• Arbetsgruppen (Hanna & Lars):
  • Genomföra kartläggning och affärscase-analys under slutet av månaden.
  • Genomföra en halvdags workshop för Fas 2 i början av oktober (2/3 oktober).
• Styrgruppen (Nina, Görel, Benjamin):
  • Delta i styrgruppsmöte den 29 september kl. 14:00 för Fas 1-rapport.
  • Delta i styrgruppsmöte den 6 oktober för Fas 2-rapport.