Workshop-protokoll OPTIMA Fas 1

TakTema - 2025-09-09

1. Workshop-information

Grunduppgifter

• Datum: 2025-09-09
• Tid: 08:00 - 11:06 (3 timmar 6 minuter)
• Plats: TakTemas kontor, Västerås
• Facilitator: Lars Diethelm
• Dokumentatör: Lars Diethelm

Deltagare

Agenda (genomförd)

2. Block 1: Validering och igenkänning (55 min)

Återkoppling på intervjuprocessen

Diskussionspunkter:

• AI-intervjuupplevelse: Övervägande positiv feedback. Deltagarna uppskattade möjligheten att prata fritt och få sina tankar dokumenterade. Några tekniska utmaningar noterades - AI:n upprepade ibland frågor och gav inte alltid möjlighet till korrigering.
• Uppföljningssamtal: Lars följde upp i samband med samtaletvilket uppskattades för att kunna fördjupa och klargöra.
• Förbättringsförslag:
  • Bättre möjlighet att avbryta och korrigera AI:n mitt i samtalet
  • Tydligare instruktioner om att behandla AI:n som en människa (kan avbrytas)

Nyckelcitat:

• "Jag kände att det var svårt att avbryta AI:n även om den sa fel - den bara fortsatte." - om AI:ns begränsningar
• "Man måste behandla den som en människa - avbryt och säg att det som den sa var strunt om man uppfattar det som det." - Lars om hur man ska interagera med AI:n

Presentation av huvudinsikter

Presenterade fynd:

1. Manuell dataöverföring mellan system: Genomgående tema hos alla intervjuade. Skapar onödigt arbete som kunde lösas på annat sätt.
   • Gruppens reaktion: ✅ Starkt bekräftat - alla känner igen problemet
2. Tidsrapportering som återkommande flaskhals: Problem med att få in tidsrapporter i tid (före den 2:a resp 5:e / 10:e varje månad)
   • Gruppens reaktion: ⚠️ Justerat - Det är inte projektledarna som är flaskhalsen, utan montörerna som inte rapporterar i tid
3. Dokumenthantering tar betydande tid: Både för projektledare och kalkylatorer, särskilt informationssökning (30% av tiden för vissa roller)
   • Gruppens reaktion: ✅ Bekräftat - Mattias nickar igenkännande om 200-sidors underlag

Gruppens validering:

• ✅ Bekräftat: Manuell dataöverföring, dokumenthanteringstid, WorkCloud-begränsningar
• ⚠️ Justerat: Tidsrapporteringsflaskhalsen ligger tidigare i kedjan (montörer, inte projektledare)
• ❌ Korrigerat: "Brist på efterkalkyler" omformulerades - det handlar inte om brist utan om att ingen erfarenhetsåterföring sker idag

Kompletterande information

Ny information som framkom:

• Offertvolym reviderat till ~750 offerter/år (inte 900). Dock är detta fortsatt en uppskattning, exakta siffror har inte fastställts.
• Tid för offertgranskning underskattat: Ca 30-45 min/dag för Emil och Tommy tillsammans
• Kvalitetskontroll-perspektivet: Några ser manuell överföring som kvalitetskontroll (särskilt Karin och Johannes med ÄTA)
• Organisatoriskt minne: Problem som varit länge tenderar att förbli "problem" även när de delvis lösts

Lars introducerade TOC (Theory of Constraints):

• Förklarade Eli Goldratt's flaskhals-teori
• Betonade vikten av att identifiera DEN stora flaskhalsen
• Varnade för att öppna flaskhalsar kan skapa nya problem både ned- och uppströms (ovan vid det högre flödet)

3. Block 2: OPTIMERINGSCANVAS (75 min)

Canvas-byggande

Ruta 1: Flöde

Huvudprocess validerad: Kundförfrågan → Initial granskning → Kreditkontroll → Dokumentgranskning/informationssökning (30% av tiden) → Mängdning i Bluebeam → Manuell överföring till Word → Kalkylering i WorkCloud → Ledningsgodkännande (FLASKHALS) → Offert till kund → (Borde göra: 30-dagars uppföljning) → Avtalsskrivning → Projektöverlämning → Projektuppstart → Utförande → Fakturering → Betalning → Projektuppföljning

Identifierade sidoprocesser utöver redan identifierade:

1. Leverantörsfakturahantering (Projektledarens del):

• Flöde: PL tar över projekt → Skickar beställning/behov till inköp → Inköp lägger beställning → Leverans → Mottagningskvittering → Faktura till ekonomi → PL genomför fakturakontroll → PL jämför mot beställning, mottagningskvittering → Attestering eller korrigering → Betalning
• Problem:
  • Fakturor på leveransnivå (per lastbil), inte projektnivå
  • Flera leveranser samma dag måste pusslas ihop
  • Kontroll av många parametrar: rabatter, priser, antal
  • Mycket manuellt arbete, hög felrisk

2. Avtalsgranskning:

• Flöde: Diskussion/muntlig överenskommelse → Avtalsskrivning → Avtalsuppdatering → Projektuppföljning
• Problem:
  • Säkerställa att muntliga överenskommelser kommer med i skriftliga avtal
  • Identifiera luckor och risker i avtalstext
  • Jämföra avtalsversioner för att upptäcka ändringar
  • Ingen systematisk process för kontraktsgranskning

Ruta 2: Människor & Roller

Identifierade roller och utmaningar:

• Säljare/Kalkylatorer: Hanterar offertprocessen, upplever tidsbrist för säljarbete
• Projektledare: Ansvarar för materialbeställning och leverantörskontakt
• Montörer: Rapporterar tid (problemet ligger här, inte hos projektledare)
• Ekonomi (Matilda): Hanterar fakturor med felaktig märkning
• Ledning (Emil/Tommy): Flaskhals för offertgodkännande

Kritiska handoffs:

• Montörer → Projektledare (tidsrapporter försenade)
• Leverantör → Ekomoni → Projektledare (fakturor saknar projektmärkning)
• Kalkylator → Ledning → Kund (godkännandeprocess)

Ruta 3: Teknik/System

Ruta 4: Dataflöden

Identifierade brister:

• Dubbelmatning från Bluebeam → Word → WorkCloud
• Massivt med (delvis onödig) data i kundunderlag (200+ sidor när bara 10+ är relevanta)
• Saknad projektinformation på fakturor (30-40% av fakturorna)
• Personaldata matas in i 5+ system vid nyanställning

Ruta 5: Flaskhalsar

Huvudflaskhals identifierad: Ledningens godkännande för offertprissättning

Motivering:

• Emil och Tommy engagerade i andra uppgifter
• Skapar variabel försening i offertprocessen
• Begränsar total offertkapacitet ("kunde producera mycket mer offerter")
• Påverkar en stor dela av alla offerter.

Ruta 6: Friktion

Top friktionspunkter:

1. Manuell dataöverföring mellan system
2. Dokumentsökning/informationshantering (30% av tiden)
3. Väntan på ledningsgodkännande
4. Leverantörsfakturahantering - komplex matchning
5. Avtalsgranskning - manuell jämförelse
6. Fakturor med fel märkning
7. Tidsrapportering från montörer

Kvantifiering

• Total aggregerad tidsförlust: 110-145 timmar/vecka
• Årlig kostnad: ~2,2+ miljoner SEK (110 timmar à 430 kr/tim)
• Dokumentsökning: 12 tim/vecka → optimal 3 tim/vecka = 9 tim besparing

4. Block 3: Från problem till möjligheter (30 min)

Brainstorming förbättringar

Mest diskuterade förbättringsförslag:

1. "Förtuggad information" för offertgodkännande
   • Förbereda beslutsunderlag så ledningen bara behöver granska avvikelser
   • "Det ska vara färdigt när folk ska titta på det... bara kolla på avvikelser"
2. Teams-transkribering för möten
   • Tommy's anteckningsutmaning som katalysator
   • Redan tillgänglig teknologi som inte används
   • Kräver röstmappning men tekniskt enkelt
3. AI för dokumentsökning
   • Testa på historiska projekt först
   • Bygga "recept" för vad AI ska leta efter
   • Potential att minska från 12 till 3 timmar/vecka
4. Intelligent kontraktsanalys
   • Jämföra muntliga överenskommelser med skriftliga avtal
   • Identifiera ändringar mellan versioner
   • "Väldigt hög ROI potential"

Prioritering inför Fas 2

Valda fokusområden (preliminär):

1. Offertprocessen och ledningsgodkännande
   • Motivering: Huvudflaskhals som påverkar 900 offerter/år
   • Koppling: Direkt påverkan på kapacitet
2. AI för dokumenthantering
   • Motivering: 30% av arbetstiden, snabb ROI
   • Koppling: Frigör tid för värdeskapande arbete
3. Systemintegrationer (temporära lösningar)
   • Motivering: Vänta inte på WorkCloud-uppgraderingar
   • Lars: "Temporära lösningar medan systemuppgradering pågår"

5. Block 4: Vägen framåt (21 min)

Reflektioner från gruppen

Dagens viktigaste insikter:

• "Vi har mycket mer offerter än vi trodde - 750 per år är en ögonöppnare"
• "Flaskhalsen är inte där vi trodde - det är inte projektledarna utan montörerna med tidsrapportering"
• "30% av tiden på dokumentsökning är ohållbart"
• "Vi använder inte de verktyg vi redan har tillgång till" (om Teams-transkribering)

Aha-moment:

• Huvudflaskhalsen (ledningsgodkännande) påverkar hela offertflödet och begränsar tillväxtkapacitet
• TOC-teorin gav ny förståelse för prioritering av förbättringsarbete

Nästa steg

Överenskomna aktiviteter:

Fas 2 planering:

• Preliminärt startdatum: 2025-09-23 (efter ledningsgruppens godkännande)
• Nästa workshop: 2025-09-24, kl 10
• Förberedelser krävs:
  • Ledningsgruppens godkännande av fokusområden
  • Förbereda Fas 2 workshop material

6. Parkerade frågor

För senare diskussion:

• Detaljerad genomgång av leverantörsfakturaprocessen - behöver mer tid
• WorkCloud vs Gula mappar - framtida systemstrategi
• Resursallokering för Fas 2 - väntar på ledningsbeslut
• Säkerhetsaspekter för AI-implementation - behöver IT-genomgång

7. Beslut fattade

8. Workshop-utvärdering

Deltagarfeedback

Vad fungerade bra:

• Transparent process med öppen dokumentation
• Konkreta exempel och kvantifiering
• TOC-teorin gav ny förståelse
• Bra tempo trots kortare tid än planerat

Förbättringsområden:

• Önskan om möjlighet att editera/kommentera materialet digitalt innan / under workshop.
• Mer tid för sidoprocesser (t.ex. leverantörsfakturor, avtal)

Facilitatorns observationer

• Gruppens energi: Hög - engagerad diskussion genomgående
• Deltagande: Jämnt - alla bidrog med perspektiv
• Konflikthantering: Konstruktiv diskussion om kvalitetskontroll vs automation
• Tidshantering: Komprimerat men alla huvudmoment täcktes (3h 6min istället för 4h)

Protokoll godkänt av:

Dokumentinformation

• Version: 1.0
• Upprättat: 2025-09-10
• Distribution: Workshopdeltagare, Ledningsgruppen via projektportalen
• Konfidentialitet: Internt dokument

Detta protokoll dokumenterar de viktigaste diskussionerna, besluten och nästa steg från Fas 1-workshopen. För detaljerad information om intervjuanalyser och underlag, se dokument i projektportalen.